LIBRO II - contraloria municipal de popayán

Contraloría Municipal de Popayán
Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
CON ENFOQUE INTEGRAL
Modalidad Especial
CAJA MENOR MUNICIPIO DE POPAYAN
AÑO AUDITADO 2011
MEMORANDO ENCARGO 022
NOVIEMBRE 2011
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Contraloría Municipal de Popayán
Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL
Sujeto de Control: Municipio de Popayán
Contralor Municipal (E): José Italo Caicedo Varona.
Coordinador-supervisor auditorias: Juan José Segura Guevara.
Equipo Auditor: Ronaldo Silva Delgado
Cronograma del proceso auditor:
Inicio Auditoría: 25 de noviembre y termina el 19 de diciembre de 2011.
Presentación Informe preliminar: 14 diciembre de 2011
Presentación Informe Final:
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Contraloría Municipal de Popayán
Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización
TABLA DE CONTENIDO
Página
1. INTRODUCCION.
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2. CARTA DE CONCLUSIONES
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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
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3.1 OBSERVACIONES
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Contraloría Municipal de Popayán
Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización
1. INTRODUCCION
La Contraloría Municipal de Popayán, para dar cumplimiento al Plan General de
Auditorias de la vigencia 2011, suscribió el Memorando de Encargo No. 022 del
25 de noviembre de 2011, para efectuar Auditoría Gubernamental con enfoque
integral modalidad especial a la Caja Menor del Municipio de Popayán vigencia
2011.
El objetivo general es emitir un pronunciamiento que contenga la opinión sobre los
puntos a evaluar.
Dentro de las líneas y objetivos se contemplaron las siguientes :
-Revisar el valor ejecutado por gastos autorizados desde la asignación de
recursos.
-Si se ha dado cumplimiento de lo establecido en la Resolución 219 de 2011 con
relación a la reglamentación para el manejo de gastos autorizados por Caja
Menor.
-Verificar la existencia de Pólizas que garanticen el manejo de los recursos.
-Verificar la numeración de los recibos de Caja Menor.
-Si se presenta o no fraccionamiento de compras.
En la ejecución del trabajo Auditor se aplicaron métodos de Evaluación
implementados por la Contraloría Municipal de Popayán a través del proceso
MECI, también métodos y procedimientos de la Contraloría General de la
República.
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2. CARTA DE CONCLUSIONES
Popayán Diciembre 30 de 2011
Doctor
RAMIRO ANTONIO NAVIA DIAZ
Alcalde Municipio de Popayán
La Contraloría Municipal de Popayán, con fundamento en las facultades otorgadas
por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental
con Enfoque Integral modalidad Especial a la Caja Menor del Municipio de
Popayán vigencia 2011.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Popayán.
Esta responsabilidad incluye: Diseñar, implementar y mantener mecanismos de
control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque
integral prescritos por la Contraloría Municipal de Popayán. Tales normas
requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad
razonable para fundamentar nuestro informe.
RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 3
hallazgos
administrativos, de los cuales 2 corresponde a hallazgos con alcance disciplinario.
JOSE ITALO CAICEDO VARONA
Contralor Municipal de Popayán. ( E )
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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
Se hizo la revisión de la Caja Menor del Municipio de Popayán la cual se maneja
en una cuenta corriente del Banco de Colombia la número 86867752259. Los
recibos de caja menor se encuentran prenumerados. Existen pólizas de seguro
manejo póliza global sector oficial con la Previsora la número 1002806 de vigencia
21 de febrero de 2011 al 23 de marzo de 2011, la número 1003027 vigencia del 23
de marzo de 2011 al 23 de noviembre de 2011 y la número 1003027 vigencia del
23 de noviembre de 2011 al 10 de febrero de 2012. Se lleva un control de los
gastos y descuentos en una hoja de Excel la cual se encuentra impresa. Los
descuentos por retención y estampillas se realizan las consignaciones a las
cuentas del Municipio respectivas. Se maneja efectivo para pagos menores que no
ameritan giro de cheques.
Se pudo verificar según extracto bancario de octubre de 2011 que el saldo es de
$5.855.390 el cual cuadra con el libro auxiliar de bancos que se adjuntan en los
anexos.
Integrantes del equipo Auditor:
Ronaldo Silva Delgado, Profesional Universitario 04.
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Nro.
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Observación
Respuesta
Observación 1. Los recibos de Orden de Con respecto a las órdenes de pago, existe un documento
Gasto Menor no se encuentran firmados matriculado en Meci-Calidad con el nombre de Controlpor el responsable del fondo, ni por el jefe Pedidos urgentes y necesarios de Caja Menor, firmado y
de despacho en este caso la Secretaria autorizado por la dra. María del Socorro Realpe, como
General del Municipio de Popayán.
responsable del manejo del fondo, que a través de la ley de
Meci Calidad se debe hacer, y reemplaza el formato de
orden de pago, que en este año se diligenció con el fin de
llevar una orden a los consecutivos de pago, que se está
utilizando desde el año 2010 por el stock de talonarios que
en este momento se encuentran, hasta que se agoten en su
totalidad. Este recibo se hace firmar por el beneficiario del
pago como mecanismo de auto control internamente, hacia
Secretaría General.
Observación 2. La orden de Gasto Menor Con respecto al gasto realizado por compra de papelería
No. 000772 de marzo 31 de 2011 a para todas las dependencias del Municipio de Popayán, a
nombre de Sandra Milena Falla Bravo por través de la Factura de Venta No. 1270, se hizo necesario
adquisición de Papelería la cual según realizar esta adquisición debido a la no autorización a su
factura No. 1270 por valor de $ 3.195.650
debido tiempo para contratar por parte del Concejo
excede el valor del 10% de la Caja Menor
como lo estipula el Artículo Quinto de la Municipal, para la vigencia 2011; por lo tanto, el proceso
Resolución No. 000219 del 18 de febrero público de selección no se pudo publicar en los primeros
de 2011 por medio de la cual se constituye meses del año.
Valoración
La
respuesta
no
desvirtúa
la
observación. Normas
de
control
interno
contable
establecen
que los comprobantes
deben
estar
debidamente
diligenciados
y
firmados. Se configura
como
Hallazgo
Administrativo.
La repuesta dada no
desvirtúa
la
observación,
se
establece
como
Hallazgo
administrativo
y
Disciplinario
la Caja Menor de la Alcaldía de Popayán.
De acuerdo con lo anterior, la compra fue efectuada, con el
fin de evitar que los servicios o gestión que presta la
Administración Municipal, se vieran afectados por la falta de
estos insumos los cuales son de la esencia del buen
desarrollo de la administración y en aras de garantizar
estos insumos, se adelantó la compra. Para no dejar en
parálisis total a la entidad, y no permitir que el ente
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Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización
económico, tuviera consecuencias gravosas por no
responder actos administrativos a tiempo, sin tener las
herramientas necesarias.
De igual forma, la compra esta facturada de la siguiente
manera:
Subtotal (Valor
2.754.871
Iva 16%
Total
3
adquisición
elementos
de
papelería)
440.779
3.195.650
Como se puede evidenciar el valor de la compra de
papelería asciende a la suma de $2.754.871, que no supera
el 10% del presupuesto de caja menor, ya que el valor
pagado por impuesto Iva es de $440.779, compra que no
hace parte del valor del costo, ya que es una cuenta por
pagar a la DIAN y hacen parte del valor que las empresas
depositarán y recogerán para beneficio de la Dian, por lo
tanto la suma total es de $3.195.650.
Observación 3. La orden de Gasto Menor Como usted bien lo manifiesta en su oficio, con respecto al
No. 000866 de abril 26 de 2011 a nombre gasto efectuado, en el rubro de atenciones protocolarias,
de Alejandrina Díaz Cruz por servicio de existe un documento administrativo la resolución No. 919
preparación y elaboración de pasabocas de abril 20 de 2011, donde se decidió, que dado que la
según cuenta de cobro por valor de $
Unesco declaró la Semana Santa de Popayán como
6.027.900 excede el valor del 10% de la
La respuesta dada no
desvirtúa
la
observación, se omite
lo establecido en los
decretos de austeridad
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Caja Menor como lo estipula el Artículo Patrimonio Cultural Inmaterial de la Humanidad en su
Quinto de la Resolución No. 000219 del reunión en Abu Dhabi, la capital de Emiratos Árabes Unidos
18 de febrero de 2011 por medio de la (EUA), el pasado 30 de septiembre de 2009, donde es
cual se constituye la Caja Menor de la visitada a nuestra ciudad por personalidades del Gobierno
Alcaldía de Popayán. Existe una
Nacional e Internacional, autoridades legislativas,
resolución la No. 000919 del 20 de abril de
2011 firmada por el señor alcalde Ramiro administrativas y judiciales donde la Semana Mayor declara
Antonio Navia Díaz donde autoriza a la como huéspedes de honor a los visitantes, por lo tanto se
Secretaria General Doctora María del hace necesaria esta atención, para brindar la atención que
Socorro Mazorra Realpe para afectar el su condición exige.
rubro de atenciones protocolarias.
en el gasto público,
articulo 8 decreto 26 de
1998, articulo 10, 11 y
12 del decreto 1737 de
1998. el hallazgo se
configura
como
Hallazgo
administrativo
y
disciplinario
La administración Municipal para ejecutar esta partida
expidió la resolución 919 de abril 20 de 2011.
Cabe aclarar que en la resolución No. 001 de enero 3 de
2011, por la cual se reglamenta la constitución y
funcionamiento de las cajas menores, del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, en ningún artículo está
estipulado este porcentaje ya que tomamos como ejemplo
la resolución de constitución de la caja menor de la
Contraloría Municipal que contempla esa restricción, previa
consulta con la Sra. Contralora, pero insistimos en que esta
restricción no está contemplada en la resolución No. 001 de
enero 03 de 2011, del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, que es la que reglamenta a nivel Nacional y
Territorial la Constitución de las Cajas Menores.
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