Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Especial CAJA MENOR MUNICIPIO DE POPAYAN AÑO AUDITADO 2011 MEMORANDO ENCARGO 022 NOVIEMBRE 2011 1 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL Sujeto de Control: Municipio de Popayán Contralor Municipal (E): José Italo Caicedo Varona. Coordinador-supervisor auditorias: Juan José Segura Guevara. Equipo Auditor: Ronaldo Silva Delgado Cronograma del proceso auditor: Inicio Auditoría: 25 de noviembre y termina el 19 de diciembre de 2011. Presentación Informe preliminar: 14 diciembre de 2011 Presentación Informe Final: 2 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización TABLA DE CONTENIDO Página 1. INTRODUCCION. 4 2. CARTA DE CONCLUSIONES 5 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5 3.1 OBSERVACIONES 5 3 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización 1. INTRODUCCION La Contraloría Municipal de Popayán, para dar cumplimiento al Plan General de Auditorias de la vigencia 2011, suscribió el Memorando de Encargo No. 022 del 25 de noviembre de 2011, para efectuar Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad especial a la Caja Menor del Municipio de Popayán vigencia 2011. El objetivo general es emitir un pronunciamiento que contenga la opinión sobre los puntos a evaluar. Dentro de las líneas y objetivos se contemplaron las siguientes : -Revisar el valor ejecutado por gastos autorizados desde la asignación de recursos. -Si se ha dado cumplimiento de lo establecido en la Resolución 219 de 2011 con relación a la reglamentación para el manejo de gastos autorizados por Caja Menor. -Verificar la existencia de Pólizas que garanticen el manejo de los recursos. -Verificar la numeración de los recibos de Caja Menor. -Si se presenta o no fraccionamiento de compras. En la ejecución del trabajo Auditor se aplicaron métodos de Evaluación implementados por la Contraloría Municipal de Popayán a través del proceso MECI, también métodos y procedimientos de la Contraloría General de la República. 4 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización 2. CARTA DE CONCLUSIONES Popayán Diciembre 30 de 2011 Doctor RAMIRO ANTONIO NAVIA DIAZ Alcalde Municipio de Popayán La Contraloría Municipal de Popayán, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial a la Caja Menor del Municipio de Popayán vigencia 2011. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Popayán. Esta responsabilidad incluye: Diseñar, implementar y mantener mecanismos de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría – (NIA´s) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría Municipal de Popayán. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 3 hallazgos administrativos, de los cuales 2 corresponde a hallazgos con alcance disciplinario. JOSE ITALO CAICEDO VARONA Contralor Municipal de Popayán. ( E ) 5 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Se hizo la revisión de la Caja Menor del Municipio de Popayán la cual se maneja en una cuenta corriente del Banco de Colombia la número 86867752259. Los recibos de caja menor se encuentran prenumerados. Existen pólizas de seguro manejo póliza global sector oficial con la Previsora la número 1002806 de vigencia 21 de febrero de 2011 al 23 de marzo de 2011, la número 1003027 vigencia del 23 de marzo de 2011 al 23 de noviembre de 2011 y la número 1003027 vigencia del 23 de noviembre de 2011 al 10 de febrero de 2012. Se lleva un control de los gastos y descuentos en una hoja de Excel la cual se encuentra impresa. Los descuentos por retención y estampillas se realizan las consignaciones a las cuentas del Municipio respectivas. Se maneja efectivo para pagos menores que no ameritan giro de cheques. Se pudo verificar según extracto bancario de octubre de 2011 que el saldo es de $5.855.390 el cual cuadra con el libro auxiliar de bancos que se adjuntan en los anexos. Integrantes del equipo Auditor: Ronaldo Silva Delgado, Profesional Universitario 04. 6 Contraloría Municipal de Popayán Nro. 1 2 Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización Observación Respuesta Observación 1. Los recibos de Orden de Con respecto a las órdenes de pago, existe un documento Gasto Menor no se encuentran firmados matriculado en Meci-Calidad con el nombre de Controlpor el responsable del fondo, ni por el jefe Pedidos urgentes y necesarios de Caja Menor, firmado y de despacho en este caso la Secretaria autorizado por la dra. María del Socorro Realpe, como General del Municipio de Popayán. responsable del manejo del fondo, que a través de la ley de Meci Calidad se debe hacer, y reemplaza el formato de orden de pago, que en este año se diligenció con el fin de llevar una orden a los consecutivos de pago, que se está utilizando desde el año 2010 por el stock de talonarios que en este momento se encuentran, hasta que se agoten en su totalidad. Este recibo se hace firmar por el beneficiario del pago como mecanismo de auto control internamente, hacia Secretaría General. Observación 2. La orden de Gasto Menor Con respecto al gasto realizado por compra de papelería No. 000772 de marzo 31 de 2011 a para todas las dependencias del Municipio de Popayán, a nombre de Sandra Milena Falla Bravo por través de la Factura de Venta No. 1270, se hizo necesario adquisición de Papelería la cual según realizar esta adquisición debido a la no autorización a su factura No. 1270 por valor de $ 3.195.650 debido tiempo para contratar por parte del Concejo excede el valor del 10% de la Caja Menor como lo estipula el Artículo Quinto de la Municipal, para la vigencia 2011; por lo tanto, el proceso Resolución No. 000219 del 18 de febrero público de selección no se pudo publicar en los primeros de 2011 por medio de la cual se constituye meses del año. Valoración La respuesta no desvirtúa la observación. Normas de control interno contable establecen que los comprobantes deben estar debidamente diligenciados y firmados. Se configura como Hallazgo Administrativo. La repuesta dada no desvirtúa la observación, se establece como Hallazgo administrativo y Disciplinario la Caja Menor de la Alcaldía de Popayán. De acuerdo con lo anterior, la compra fue efectuada, con el fin de evitar que los servicios o gestión que presta la Administración Municipal, se vieran afectados por la falta de estos insumos los cuales son de la esencia del buen desarrollo de la administración y en aras de garantizar estos insumos, se adelantó la compra. Para no dejar en parálisis total a la entidad, y no permitir que el ente 7 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización económico, tuviera consecuencias gravosas por no responder actos administrativos a tiempo, sin tener las herramientas necesarias. De igual forma, la compra esta facturada de la siguiente manera: Subtotal (Valor 2.754.871 Iva 16% Total 3 adquisición elementos de papelería) 440.779 3.195.650 Como se puede evidenciar el valor de la compra de papelería asciende a la suma de $2.754.871, que no supera el 10% del presupuesto de caja menor, ya que el valor pagado por impuesto Iva es de $440.779, compra que no hace parte del valor del costo, ya que es una cuenta por pagar a la DIAN y hacen parte del valor que las empresas depositarán y recogerán para beneficio de la Dian, por lo tanto la suma total es de $3.195.650. Observación 3. La orden de Gasto Menor Como usted bien lo manifiesta en su oficio, con respecto al No. 000866 de abril 26 de 2011 a nombre gasto efectuado, en el rubro de atenciones protocolarias, de Alejandrina Díaz Cruz por servicio de existe un documento administrativo la resolución No. 919 preparación y elaboración de pasabocas de abril 20 de 2011, donde se decidió, que dado que la según cuenta de cobro por valor de $ Unesco declaró la Semana Santa de Popayán como 6.027.900 excede el valor del 10% de la La respuesta dada no desvirtúa la observación, se omite lo establecido en los decretos de austeridad 8 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización Caja Menor como lo estipula el Artículo Patrimonio Cultural Inmaterial de la Humanidad en su Quinto de la Resolución No. 000219 del reunión en Abu Dhabi, la capital de Emiratos Árabes Unidos 18 de febrero de 2011 por medio de la (EUA), el pasado 30 de septiembre de 2009, donde es cual se constituye la Caja Menor de la visitada a nuestra ciudad por personalidades del Gobierno Alcaldía de Popayán. Existe una Nacional e Internacional, autoridades legislativas, resolución la No. 000919 del 20 de abril de 2011 firmada por el señor alcalde Ramiro administrativas y judiciales donde la Semana Mayor declara Antonio Navia Díaz donde autoriza a la como huéspedes de honor a los visitantes, por lo tanto se Secretaria General Doctora María del hace necesaria esta atención, para brindar la atención que Socorro Mazorra Realpe para afectar el su condición exige. rubro de atenciones protocolarias. en el gasto público, articulo 8 decreto 26 de 1998, articulo 10, 11 y 12 del decreto 1737 de 1998. el hallazgo se configura como Hallazgo administrativo y disciplinario La administración Municipal para ejecutar esta partida expidió la resolución 919 de abril 20 de 2011. Cabe aclarar que en la resolución No. 001 de enero 3 de 2011, por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en ningún artículo está estipulado este porcentaje ya que tomamos como ejemplo la resolución de constitución de la caja menor de la Contraloría Municipal que contempla esa restricción, previa consulta con la Sra. Contralora, pero insistimos en que esta restricción no está contemplada en la resolución No. 001 de enero 03 de 2011, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que es la que reglamenta a nivel Nacional y Territorial la Constitución de las Cajas Menores. 9 Contraloría Municipal de Popayán Porque los recursos públicos son sagrados… participe de su fiscalización 10