documentación previa - Junta Central de Contadores

GESTIÓN ADMINISTRATIVA – CONTRATACIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
1.
Código: GA-CT-IN-001
Versión: 2
Vigencia: 26/06/2015
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OBJETIVO
Fijar los parámetros y requerimientos mínimos para la elaboración de los estudios y documentos previos soporte
de la contratación de bienes o servicios que pretenda adquirir con el fin de suplir las necesidades que le asistan a
la entidad.
2.
ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad y finaliza con la aprobación de los estudios previos.
3. DEFINICIONES
3.1 ESTUDIOS PREVIOS: Documento en el cual se define el objeto a contratar, la descripción de la necesidad, la
justificación, condiciones técnicas exigidas, valor estimado del contrato, plazo de ejecución, requisitos
habilitantes, imputación presupuestal, tipo de contrato, forma de pago, Obligaciones del Contratista,
Obligaciones de la UAE Junta Central de Contadores, Supervisión, Riesgos del contrato y amparos mínimos y
fecha de la presentación de la solicitud.
3.2 COTIZACIONES: Documento enviado por los proveedores contactados para establecer el presupuesto.
3.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Documento que establece la disponibilidad
presupuestal del servicio y/o elemento solicitado, generado por el área de presupuesto.
4. MARCO LEGAL
4.1 Ley 80 de 1993
4.2 Ley 1150 de 2007
4.3 Ley 1474 de 2011
4.4 Decreto 1082 de 2015
1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD
TAREA O ACTIVIDAD
Identificar la necesidad a satisfacer
RESPONSABLE
El área que requiere los bienes y/o
servicios
2. OBJETO
TAREA O ACTIVIDAD
Establecer el objeto a contratar de acuerdo a
la necesidad, con sus especificaciones
técnicas
RESPONSABLE
El área que requiere los bienes y/o
servicios con apoyo del área de
contratación
2.1 TIPOLOGÍA CONTRACTUAL
TAREA O ACTIVIDAD
Señalar el tipo de contrato a celebrar
RESPONSABLE
El área que requiere los bienes y/o
servicios con apoyo del área de
contratación
2.2 PLAZO DE EJECUCIÓN
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Calle 96 No. 9A-21 • PBX: (57) (1) 644 4450 • Bogotá D.C. • Colombia
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TAREA O ACTIVIDAD
Estimar el plazo máximo dentro del cual
deberán entregarse los bienes o servicios a
adquirir
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RESPONSABLE
El área que requiere los bienes y/o
servicios con apoyo del área de
contratación
2.3 FORMA DE PAGO
TAREA O ACTIVIDAD
Relacionar la forma de pago
RESPONSABLE
Área de contratación
3. MODALIDAD DE SELECCION
TAREA O ACTIVIDAD
Establecer los fundamentos jurídicos que
soportan la modalidad de contratación, de
acuerdo a lo previsto en la modalidad
contractual.
RESPONSABLE
Área de contratación
4. ESTUDIO DE MERCADO PARA ESTIMAR EL VALOR DEL CONTRATO
TAREA O ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepcionadas las cotizaciones se hace el
Apoyo Logístico y Área de contratación
estudio y el cálculo del valor del contrato
4.1 CUANTÍA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
TAREA O ACTIVIDAD
Señalar el valor del contrato
RESPONSABLE
Área de contratación
4.2 IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL
TAREA O ACTIVIDAD
Señalar el rubro presupuestal y el respectivo
valor
RESPONSABLE
Área de contratación con apoyo del área
de presupuesto
5. FACTORES DE SELECCIÓN (REQUISITOS HABILITANTES) Y/O PONDERACION
TAREA O ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4.5 Justificar los factores de selección que Área de contratación
permitan identificar la oferta más favorable,
de conformidad con el Decreto 1082 de
2015
.
6. ESTIMACIÓN, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS
TAREA O ACTIVIDAD
Estimar, tipificar y asignar los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio
económico del contrato
RESPONSABLE
Área de contratación
7. EXIGENCIA DE GARANTÍAS
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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
TAREA O ACTIVIDAD
Analizar la exigencia de garantías destinadas
a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato.
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RESPONSABLE
Área de contratación
8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
TAREA O ACTIVIDAD
Señalar y discriminar taxativamente las
obligaciones contractuales que harán parte de
las tareas y compromisos a desarrollar por
parte del contratista
RESPONSABLE
El área que requiere los bienes y/o
servicios
9. OBLIGACIONES DE LA JUNTA UAE-JCC
TAREA O ACTIVIDAD
Señalar y discriminar taxativamente las
obligaciones contractuales que harán parte de
las tareas y compromisos a desarrollar por
parte del contratista
RESPONSABLE
Área solicitante y área de contratación
10. SUPERVISIÓN
TAREA O ACTIVIDAD
Designar el nombre y cargo del funcionario
que ejercerá la función de supervisor del
contrato
RESPONSABLE
El área que requiere los bienes y/o
servicios
11. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACION RESPECTIVA ESTA COBIJADA POR UN ACUERDO
INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO
TAREA O ACTIVIDAD
Realizar el respectivo análisis que demanda el
Decreto 1082 de 2015 para establecer sí la
contratación esta cobijada por un acuerdo
internacional o un tratado de libre comercio
vigente para el Estado Colombiano
RESPONSABLE
Área de contratación
12. FECHA DE LA PRESENTE SOLICITUD
FECHA EN LA QUE SE ELABORAN LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Revisó: Mauricio Umbarila – Asesor 1020 Grado 06 UAE - JCC
Proyecto: (Funcionario – contratista del área que requiere la necesidad) – Contratista UAE JCC
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