PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS 1. OBJETIVO Identificar
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PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Identificar los grupos de interés de la organización que se ven afectados con el desarrollo de las operaciones propias de la empresa y del sistema de gestión implementado. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable desde la identificación de las partes interesadas de la organización hasta la implementación de planes de acción que conlleven al cumplimiento de intereses colectivos derivados de la toma de decisiones, ejecución de acciones, implementación de políticas empresariales y aplicación de requisitos de índole legal y contractual. 3. DEFINICIONES Accionistas: Persona natural o jurídica que cuenta con participación dentro de una organización al ser propietaria de una o más acciones dentro de la misma. Cliente: Persona que accede a un producto o servicio. Contratista: Persona o empresa que es contratada para la realización de una labor específica en un lapso de tiempo establecido. Competidor: Persona natural o jurídica que desempeña un objeto social similar o igual al de la empresa Comprador: Persona que adquiere un bien o servicio para su satisfacción. Consumidor: Individuo que demanda bienes o servicios proporcionados por un proveedor o productor de bienes para satisfacer sus necesidades. Stakeholders: Individuo o grupos de individuos que manejan intereses directos e indirectos con la organización y a quienes el desarrollo de sus actividades puede llegar a verse afectada la toma de decisiones de la misma. Grupo o individuos que pueden afectar o pueden ser afectados por el logro de los propósitos de la organización. Interés directo: Son los principales beneficiarios o afectados del proyecto, proceso o programa a implementar. Interés indirecto: No son beneficiarios directos pero se verán afectados con el mismo Proveedor: Persona o empresa encargada de abastecer a las industrias con sus artículos o servicios. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 2 de 5 Subcontratista: Tercero que se encarga de la ejecución de una tarea puntual al contar con la especialidad para su desarrollo. Usuario: Persona que utiliza un tipo de bien o servicio para uso público o privado. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. ¿Qué es una parte interesada? Una parte interesada o STAKEHOLDER hace referencia a un individuo o grupo de personas que pueden afectar o afectarse por la toma de decisiones o acciones derivadas para la ejecución de las actividades propias del objeto social de la organización y que en determinadas ocasiones por el desarrollo de las mismas, afectan los intereses de aquellos que interactúan en el mismo medio llegando a impactarlos positiva o negativamente. Fácil, A. (s.f.). Curso Básico de estrategia empresarial. Obtenido de http://www.aulafacil.com/ 4.2. Identificación de los STAKEHOLDERS Este proceso consiste en realizar un análisis minucioso de las partes impactadas directa o indirectamente por la organización bien sean internos o externos a la misma, adicionalmente, estos se pueden encontrar en diversos niveles dentro de la compañía al contar con características y atributos especiales. 4.3. Importancia de las partes interesadas Es relevante conocer los grupos que deben ser tomados en cuenta al momento de ejecutar algún tipo de actividad ya que su influencia e interés en las actividades serán Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 3 de 5 claves para dar inicio a procesos de mutuo acuerdo que logren influenciar positivamente y encaminen a la mejora continua. 4.4. Beneficios de la alianza estratégica Es vital el apoyo de entes para la ejecución de las labores propias de organización debido a que estas relaciones estratégicas permiten: 4.5. Aprendizaje mutuo. Generar niveles de confianza (Empresa-Stakeholders). Influenciar positivamente en la toma de decisiones de los Stakeholders. Impulsar a la sociedad para que sea participe de procesos de toma de decisión. Combinación de recursos (técnicos, tecnológicos, humanos, de infraestructura) que permitan alcanzar las metas propuestas en actividades que requieren apoyo. Niveles de interés En el siguiente cuadro se observan algunos intereses de las diferentes partes interesadas que se pueden presentar dentro de una organización: Stakeholder Familia - Trabajador Personal externo - Cliente Rentabilidad Estabilidad laboral Remuneración justa y móvil1 Crecimiento Cumplimiento de requisitos pactados Calidad Entregas oportunas Cumplimiento de requisitos pactados Competidores - Organismos relacionados con la entidad - Cumplir normatividades, requerimientos y lineamientos definidos 1 - Interés de la organización Confianza Participación - Empleabilidad Motivación Pagos justos - Desarrollo de trabajos encargados - Buena imagen Permanencia Recordación - Condiciones favorables para competir Mejorar la imagen de la empresa Incrementar los niveles de Interés del Stakeholder Precios justos Competencia justa - Que se ajuste a las variaciones anuales otorgadas por el Estado y los representantes de los empleadores Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS Entidades gubernamentales Proveedor Aliados Agremiaciones Comunidades de la entidad Entidades de apoyo Empresas recaudadoras de impuestos 4.6. - Definir los parámetros de operación, cuidando los intereses públicos y del estado - Garantía de compra Pago oportuno Compromisos a plazos definidos - Alianzas estratégicas que permitan la mejora conjunta - Definir estrategias conjuntas para el desarrollo del gremio. - Innovación - Crecimiento - Protección al medio Generación de empleo - Apoyo en la comunidad - Generación de programas que permitan la consecución de las metas estatales - Pago de tributos - - - Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 4 de 5 competitividad Definición de políticas ajustadas a las condiciones de operación de la empresa Calidad Buenos precios Abastecimiento oportuno Alianzas estratégicas que permitan la mejora conjunta Beneficios para la compañía Incremento en niveles de competitividad Mejorar la imagen de la compañía - Buenas relaciones - Interacción - Programas que faciliten el desarrollo de la organización - Pago de tributos Evaluar el poder de las partes interesadas Las partes interesadas poseen distintos grados de poder influyente en la toma de decisiones de la empresa. Para identificar el poder de cada una de las partes interesadas se realiza una caracterización de cada una de ellas y de este modo poder establecer cómo y en qué grado influyen cada uno de ellos en la organización. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PARTES INTERESADAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 5 de 5 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Identificación de los stakeholders Para determinar los grupos de interés de la organización, se cuenta con el formato Identificación partes interesadas, este, permite visualizar globalmente la participación y el nivel de impacto de los miembros involucrados en el desarrollo de las actividades. De acuerdo a las gestiones con las que cuente la organización se realiza un análisis detallado del personal que interactúa en cada una de ellas para lo cual, se recomienda que su diligenciamiento sea realizado por el responsable de la gestión. 5.2. Caracterización de las partes interesadas Una vez se ha diligenciado en su totalidad, se procede a realizar obtención de datos de cada parte interesada para conocerlos mejor; estos, deberán reportarse en la Matriz Stakeholders; su finalidad es conocer información general de este grupo de interés y así conocer el nivel de impacto que este tiene con la organización. 5.3. Analizar el grado de afectación de cada parte interesada Conociendo el poder de cada una de las partes interesadas se procede a determinar de qué manera se verán afectados con cada uno de los ajustes y decisiones que se tomen en el desarrollo de los diferentes procesos, de forma tal que se busque el bienestar de todos los involucrados. Para lograr este aspecto, en cada definición de proceso se analiza cuáles de las partes interesadas se verán involucradas y como se afectarán con cada decisión que se tome. 5.4. Plan de acción Definido el grado de impacto que se va a tener con cada parte interesada y la afectación de los mismos, se establece la necesidad de definir planes de acción para el mejoramiento mutuo. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com Versión IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS Responsable Fecha Actualización Página PROVEEDORES Direccionamiento estratégico 01 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 Primer orden Directos Segundo orden Indirectos Directos Indirectos Directos Indirectos Si la respuesta es afirmativa indique los entes reguladores ¿Cuenta con entes reguladores para el desarrollo de las actividades de la organización? SI NO NA ¿Cuenta con asesoramiento jurídico? SI NO NA ¿Cuenta con asesoramiento de revisoria fiscal? SI NO NA ¿Cuenta con asesoramiento para la implementación de sistemas de gestión? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Seguridad, salud en el trabajo y ambiente ¿Cuenta con personal externo para la recolección de residuos peligrosos? ¿Cuenta con personal externo para la recolección de residuos sólidos? ¿Genera compra de materiales amigables con el medio ambiente? SI NO NA SI NO NA SI NO NA ¿Realiza control de las emisiones atmosféricas? SI NO NA ¿Realiza control a vertimientos? SI NO NA ¿Cuenta con servicios públicos? SI NO NA ¿El levantamiento de la matriz ambiental es realizada por un ente externo? SI NO NA ¿Las auditorias internas son realizadas por un terceero? SI NO NA ¿Cuenta con provedores para el suministro de EPP? SI NO NA ¿Las inspecciones planedas son ejecutadas por un ente externo? SI NO NA ¿El levantamiento de la matriz de peligros es realizada por un ente externo? SI NO NA ¿Las capacitaciones a la brigada de emergencias son desarrolladas por un ente externo? SI NO NA ¿Los simulacros son ejecutados por entes externos? SI NO NA ¿Cuenta con alianzas para la conformación de la brigada de emergencias? SI NO NA ¿Tiene contratado el servicio de extintores? SI NO NA ¿Cuenta con un tercero al que le genere compra de elementos para atención ante emergencias? SI NO NA ¿Cuenta con un plan de cooperación con empresas vecinas para apoyo en caso de emergencia? SI NO NA ¿Las mediciones higiénicas (ruido, iluminación, psicosocial) son desarrolladas por entes externos? SI NO NA ¿Cuenta con entes externos para realización de charlas de seguridad? SI NO NA ¿Cuenta con entes externos para la realización de pausas activas? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Indique quienes son los provedores Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quienes lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien tiene este acuerdo Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Mantenimiento ¿Realiza periodicamente backup de la información con tercero? Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA a. Preventivo ¿Las labores de mantenimiento en equipos de computo son realizadaspor entes externos? ¿Las labores de mantenimiento de infraestructura son realizadaspor entes externos? ¿Las labores de mantenimiento de equipos y/o herramientas son realizadaspor entes externos? ¿El servicio de calibración de equipos son realizadaspor entes externos? Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com b. Correctivo ¿Las labores de mantenimiento en equipos de computo son realizadaspor entes externos? ¿Las labores de mantenimiento de infraestructura son realizadaspor entes externos? ¿Las labores de mantenimiento de equipos y/o herramientas son realizadaspor entes externos? ¿El servicio de calibración de equipos son realizadaspor entes externos? SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realizan Gestión humana Directos Indirectos Directos Indirectos Directos Indirectos Directos Indirectos Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza ¿El proceso de selección es realizado por un ente externo? SI NO NA ¿El proceso de contrataciónn es realizado por un ente externo? SI NO NA ¿El proceso de nómina es realizado por un ente externo? SI NO NA ¿Los exámenes médicos son desarrollados con entes externos? SI NO NA ¿La vacunación es realizada con entes externos? SI NO NA ¿Cuenta con alianzas para formación al personal? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique el nombre de los pasantes ¿Cuenta con pasantes dentro de la organización? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique el nombre del personal IN HOUSE ¿Cuenta con personal que labore IN HOUSE? SI NO NA ¿Tiene contratado personal por medio de temporales? SI NO NA ¿Cuenta con alianzas para actividades de bienestar? SI NO NA ¿Cuenta con proveedores para el suministro de dotación? SI NO NA ¿Tiene contratado el servicio de vigilancia en su empresa? SI NO NA ¿Tiene contratado el servicio de seguridad en su empresa? SI NO NA ¿Cuenta con proveedores para el proceso de mensajería? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza ¿Tiene contratado el servicio de servicios generales? SI NO NA ¿Tiene contratado estudiantes para apoyar algún proceso? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien lo realiza Gestión contable ¿Cuenta con un tercero que realice la contibilzación de ingresos y egresos? SI NO NA ¿Cuenta con un tercero que realice la liquidación de impuestos? SI NO NA ¿Cuenta con un tercero que realice los estados financieros? SI NO NA ¿En la empresa se contrata la operación contable por medio de entes externos? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique el nombre y proveedor ¿Cuenta con aplicativos para el manejo del sistema contable? SI NO NA Gestión tesoreria ¿El proceso de cobro de cartera es realizado por un ente externo? ¿El pago de arrendamientos se realiza a un tercero? ¿El pago de arrendamientos se realiza a una entidad bancaria? SI NO NA SI NO NA SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Gestión comercial Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza ¿Realiza análisis del entorno, competidores y clientes a través de un tercero? SI NO NA ¿El manejo de imagen, marca y estrategias publicitarias lo realiza con entes externos? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com ¿El servicio para la búsqueda de base de datos lo realiza con entes externos? ¿Las visitas de seguimiento a sus clientes son realizadas por entes externos? ¿El proceso de aplicación de encuestas de satisfacción al cliente es realizado por terceros? SI NO NA SI NO NA SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Gestión compras ¿Cuenta con entes externos para la realización de requerimientos de compra? SI NO NA ¿Cuenta con aplicativo para el manejo del proceso de compras? SI NO NA ¿El servicio de bodegaje es realizado por un tercero? SI NO NA ¿El servicio de inventario de mercancia es desarrollado por un tercero? SI NO NA Directos Indirectos Directos Indirectos Directos Indirectos Directos Indirectos Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Gestión despacho y/o distribución SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Gestión producción ¿El proceso de producción es realizado por un tercero? SI NO NA ¿Los controles de calidad realizados a las etapas del proceso productivo son realizados por entes externos? SI NO NA ¿Los controles de calidad realizados a los productos terminados son realizados por entes externos? SI NO NA ¿Los controles de tiempos y movimientos son realizados por un tercero? SI NO NA Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Otras partes interesadas ¿La empresa cuenta con sociedades o accionistas? SI NO NA ¿Tiene establecido los competidores en el comercio? SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA ¿Tiene identificada la comunidad aledaña al sector en donde esta ubicada la empresa? ¿Tiene identificado los entes reguladores de acuerdo a la actividad comercial de la empresa? ¿La empresa cuenta con entidades de apoyo? ¿La empresa cuenta con agremiaciones o aliados estratégicos? ¿La empresa cuenta con aliados estratégicos? ¿Tiene identificado los consumidores del producto o servicio que ofrece? Indirectos Si la respuesta es afirmativa indique nombre aplicativo y proveedor Gestión almacén ¿El servicio de alistamiento y despacho de mercancia es realizado por un tercero? ¿El servicio de distribución de mercancia es realizado por un tercero? (Vehículo y conductor) ¿En el proceso de transporte de mercancía el conductor es subcontratado? ¿En el proceso de transporte de mercancía el vehículo lo proporciona un tercero? Directos Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Si la respuesta es afirmativa indique con quien se realiza Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com Versión 1 Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Gerente Fecha Actualización Página 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS FAMILIA NOMBRE DEL MIEMBRO FAMILIAR PARENTESCO EDAD TIPO DE CONTRATO TIPO DE RELACIÓN CON LA COMPAÑÍA Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g FUNCION NIVEL DE IMPACTO Versión 1 Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS TRABAJADORES NOMBRE CARGO PERFIL DEL TRABAJADOR PERFIL DEL CARGO FUNCION EDAD GRADO DE ESTUDIOS ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g CURSOS FORMALES O NO FORMALES TIPO DE CONTRATO SALARIO MEDIO DE PAGO TIPO DE CARGO JEFE DIRECTO NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS PERSONAL EXTERNO NOMBRE TIPO DE VINCULO CON LA TIEMPO DEL VINCULO ORGANIZACIÓN LABORAL FUNCIÓN REALIZADA REMUNERADO/NO REMUNERADO REALIZACIÓN DE PAGO PROFESIÓN JEFE INMEDIATO TIPO DE SERVICIO OFRECIDO Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g DEBE PERMANECER DENTRO DE LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA ¿DELEGA FUNCIONES A LA EMPRESA? LICITA CON EL ESTADO GENERA VALOR AGREGADO PARA LA EMPRESA NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS CLIENTES NOMBRE TIPO DE SERVICIO REQUERIDO TIPO DE COMPRA QUE REALIZA SERVICIOS SUMINISTRADOS TIPO DE EMPRESA MANEJADA ESTADO TIPO DE FRECUENCIA VOLUMEN DE COMPRAS Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g TIEMPO DE PRESTACION DE SERVICIO NECESIDAD DE GRADO DE ACEPTACION OTROS SERVICIOS DEL CLIENTE PORQUE USA NUESTROS SERVICIOS NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS COMPETIDORES NOMBRE TIPO DE SERVICIOS OFRECIDOS NUESTROS SERVICIOS VENTAJAS SOBRE LOS SERVICIOS PRESTADOS DESVENTAJAS SOBRE LOS SERVICIOS PRESTADOS CLIENTES IMPORTANTES FACTURACION MENSUAL NUMEROS DE EMPLEADOS ESTADO DE LA EMPRESA TIPO DE MERCADO Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g REPRESENTA UNA AMENAZA DENTRO DE NUESTRO MERCADO GRADO DE INFLUENCIA PROVEEDORES PROBLEMAS ENCONTRADOS DENTRO DE LA ESTRCTURA ORGANIZACIONAL NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS ORGANISMOS RELACIONADOS CON LA ENTIDAD ENTIDAD TIPO DE ENTIDAD RELACION CON LA EMPRESA TIPO DE FUNCIÓN PRESTADA MEJORA O PERJUDICA LA IMAGEN DE LA EMPRESA TIPO DE PAGO INFLUYE EN LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA HACE PARTE DE LA NORMATIVA NACIONAL Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g ¿PUEDE LLEGAR A INTERRUMPIR LAS OPERACIONES DE LA EMRPESA? QUE BENEFICIOS TRAE PARA LA COMPAÑÍA ¿INCREMENTA LOS NIVELES DE COMPETITIVIDAD? NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS ENTIDADES GUBERNAMENTALES ENTIDAD TIPO DE ENTIDAD RELACION CON LA EMPRESA TIPO DE FUNCION PRESTADA MEJORA O PERJUDICA LA IMAGEN DE LA EMPRESA REMUNERADO / NO REMUNERADO O PAGO UNICO INFLUYE EN LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA HACE PARTE DE LA NORMATIVA NACIONAL ¿PUEDE LLEGAR A INTERRUMPIR LAS OPERACIONES DE LA EMRPESA? Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g QUE BENEFICIOS TRAE ¿INCREMENTA LOS NIVELES DE PARA LA COMPAÑÍA COMPETITIVIDAD? EXIGE ALGÚN TIPO DE PAGO NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS PROVEEDOR NOMBRE ¿QUE OFRECE' TIPO DE PRODUCTOS OFRECIDOS TIPO DE SERVICIOS OFERCIDOS IMPORTANCIA PARA LA EMPRESA TIEMPO DE ENTREGA AGILIDAD EN LOS SERVICIOS CALIDAD PRESTADA TIPO DE PAGO TIEMPO DE PAGO Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g OFRECE TODOS LOS SERVICIOS NECESARIOS PARA LA OPERACIÓN INTERNA DE NUESTRA EMPRESA REQUIERE DE APOYO DE OTROS PROVEEDORES TERCERIZA SUS PRODUCTOS NIVEL DE CUMPLIMIENTO NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS ALIADOS NOMBRE TIPO DE ALIANZA PRODUCTOS O PRODUCTOS Y SERVICIOS PRODUCTOS O SERVICIOS SERVICIOS DEL ALIADO NUESTROS COMUNES PRODUCTOS O SERVICIOS DISTINTOS OFRECEN LOS MISMOS SERVICIOS PORCENTAJE DE GANANCIAS RECIBIDAS Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g POTENCIAL AMENAZA EN GRADO DE DESVINCULACION ALIANZA NECESARIA PARA ¿PORQUÉ SE REALIZÓ LA OFRECER SERVICIOS ALIANZA? INTERNOS ¿ES RENTABLE LA ALIANZA? NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS AGREMIACIONES ENTIDAD TIPO DE ENTIDAD RELACION CON LA EMPRESA TIPO DE FUINCION PRESTADA MEJORA O PERJUDICA LA IMAGEN DE LA EMPRESA REMUNERADO / NO REMUNERADO O PAGO UNICO INFLUYE EN LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA HACE PARTE DE LA NORMATIVA NACIONAL Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g ¿PUEDE LLEGAR A INTERRUMPIR LAS OPERACIONES DE LA EMRPESA? QUE BENEFICIOS TRAE ¿INCREMENTA LOS NIVELES DE PARA LA COMPAÑÍA COMPETITIVIDAD? NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS COMUNIDADES DE LA EMPRESA COMUNIDAD INFLUYE EN LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA PUEDE EVITAR LA PRODUCCION DE UN PRODUCTO AYUDA A LA EMPRESA EN GENERAL TIPO DE COMUNIDAD ¿COMUNIDAD ASOCIADA CON OTRAS? Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g APORTA VALOR AGREGADO ACEPTA A LA EMPRESA A LA ORGANIZACIÓN DENTRO DE SU COMUNIDAD NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS ENTIDADES NOMBRE TIPO DE ENTIDAD TIPO DE APOYO FORMAS DE BENEFICIO ¿REQUIERE PAGOS MENSUALES? ¿CUENTAN CON INSTALACONES PROPIAS? ¿OFRECE ALGUN TIPO ¿PERTENECE A GRUPOS DEL DE CARNE O ESTADO? DISTINTIVO? Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g ¿ES RECONOCIDA A NIVEL NACIONAL? ES CONFIABLE NIVEL DE IMPACTO Versión Responsable MATRIZ STAKEHOLDERS Fecha Actualización Página 1 Gerente 04/08/2014 Página 1 de 1 MATRIZ STAKEHOLDERS EMPRESAS RECAUDADORAS DDE IMPUESTOS ENTIDAD TIPO DE ENTIDAD ¿OFRECE ALGÚN TIPO DE CREDITO PARA EL PAGO? ¿PORQUÉ USAR ESTA ENTIDAD.? VENTAJAS DESVENTAJAS ¿REALMENTE AYUDA A ¿PERTENECE A ALGUN TIPO LA ORGANIZACIÓN? DE ORGANIZACIÓN? Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com g NIVEL DE IMPACTO PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión Responsable Fecha Actualización Página 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 5 1. OBJETO Definir el plan estratégico de la entidad (políticas, objetivos, metas y estrategias generales), de la organización que la lleve al cumplimiento de su objeto social y al logro del éxito sostenido en su gestión, estableciendo guías generales de acción a cada uno de los procesos de la misma. Establece las metodologías para la definición, seguimiento y control de dicha planeación organizacional. 2. ALCANCE Incluye las actividades de evaluación, definición, elaboración, aprobación y liberación del Plan General Estratégico de la Organización. 3. DEFINICIONES Requisitos de Calidad: Necesidades o expectativas establecidas por alguna de las partes interesadas y pueden ser de carácter obligatorio o una práctica común generalmente implícita. Planificación Estratégica: Establecimiento de los objetivos de la organización en el mediano y largo plazo, así como las acciones que se van a llevar a cabo para alcanzar dichos objetivos. Es establecida por la alta dirección y debe ser comunicada a todo el personal de la organización. Misión: Expresa la razón de ser de la organización, es la definición del negocio en todas sus dimensiones e involucra al cliente como parte del ser del negocio. Responde a las siguientes preguntas: Para qué existe la organización y cuál es su negocio. Visión: Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que quiere ser en el futuro una empresa. Es definida por la alta dirección de la compañía y debe ser alentadora. Señala el rumbo, da dirección. Política de Gestión: Intenciones globales y orientación de una organización, relacionadas con el desempeño del sistema de gestión. Pueden existir diversos tipos de políticas en la organización. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com Versión Responsable Fecha Actualización Página PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 2 de 5 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. DEFINICIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO El sistema implementado por la empresa se basa en la siguiente ruta que asegura su adaptabilidad en toda la organización. NECESIDADES DEL CLIENTE EXTERNO E INTERNO VISIÓN REQUISITOS LEGALES CÓDIGO DE ÉTICA MISIÓN POLÍTICA DE GESTIÓN OBJETIVOS DE GESTIÓN MAPA DE PROCESOS CARACTERIZACIONES PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS FORMATOS - REGISTROS MEJORA El modelo inicia con la definición del plan estratégico de la organización a través de la identificación de: Los requisitos legales que debe cumplir, esta actividad es apoyada por el responsable del sistema de gestión. Las necesidades de los clientes externos (consumidores de los productos y/o servicios de la empresa) y clientes internos (funcionarios de la empresa). Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión Responsable Fecha Actualización Página 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 3 de 5 4.1.1. MISIÓN La dirección de la empresa con el apoyo del comité de gerencia o los líderes de proceso, redacta la misión de la organización, esta es analizada en cada una de las revisiones por la dirección para determinar si continua siendo adecuada para la organización o si necesita alguna modificación. 4.1.2. VISIÓN Al igual que la misión de la empresa, dirección de la empresa con el apoyo del comité de gerencia o los líderes de proceso, define la visión de la organización a cumplir en un periodo de tiempo determinado. El cumplimiento se analiza en el momento de efectuar la revisión por la dirección con el fin de asegurar que se va por el camino correcto y de este modo, cumplida la visión definida se re-evalúa para continuar con el proceso de mejoramiento continuo. 4.1.3. CÓDIGO DE ÉTICA El código de ética se redacta con la participación de los líderes de proceso, con el ánimo de trazar las pautas generales del comportamiento que deben mantener sus trabajadores. Este documento es verificado en la revisión por la dirección. 4.1.4. POLÍTICA DE GESTIÓN Teniendo claras las necesidades de los clientes, los requisitos legales, los parámetros de la misión y visión definidas por la dirección, se determinan los elementos de entrada de la política a redactar. Adicionalmente, se contemplan los requisitos de la norma implementada en lo referente a la definición de la política. Se genera el texto de la política, asegurado que sea clara, concreta y concisa. 4.1.5. OBJETIVOS Basados en la política definida, se establecen los objetivos generales teniendo en cuenta que sean medibles y coherentes con la política. Los objetivos se redactan iniciando con un verbo para indicar la acción (mejorar, aumentar, estructurar, conformar, etc) 4.1.6. MAPA DE PROCESOS El mapa de procesos muestra los procesos identificados en el sistema de gestión y su aplicación a través de la organización. Permite identificar la interacción entre los mismos. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión Responsable Fecha Actualización Página 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 4 de 5 El mapa de procesos se actualiza cada vez que exista un cambio que modifique el flujo normal de información, cuando se incluya un nuevo proceso o se excluya alguno existente. Hace parte de la etapa de planear del sistema. 4.1.7. CARACTERIZACIONES Para detallar cada uno de los procesos se elabora este documento, el cual muestra las entradas y salidas del proceso, el objetivo y alcance, así como las actividades generales a cumplir. Finaliza la etapa de planeación del sistema. 4.1.8. PROCEDIMIENTOS Detallan las actividades a realizar en cada uno de los procesos indicando los responsables de efectuarlas, de este modo, junto con el organigrama se planifica la responsabilidad y autoridad dentro de la organización. Establece el Hacer del sistema. 4.1.9. INSTRUCTIVOS Detallan de forma minuciosa la forma de manipular equipos, herramientas, maquinarias, programas o actividades de extremo cuidado en su desarrollo o manipulación. 4.1.10. FORMATOS, REGISTROS Con base en los registros demostramos la aplicación de los procesos diseñados. Demuestra el hacer y permite verificar el cumplimiento del sistema. 4.1.11. MEJORA Después de efectuar la verificación, se toman medidas para asegurar el mejoramiento de la organización, a través del fortalecimiento de los aspectos positivos y la corrección de los negativos. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión Responsable Fecha Actualización Página 5. PROCEDIMIENTO Inicio Responsable del sistema de gestión Identificación de requisitos legales Dirección de la empresa Definir necesidades del cliente y los requisitos legales aplicables Estas necesidades se refuerzan a través de la medición de satisfacción del cliente, donde se validan las ya definidas tanto de clientes internos como externos. Dirección de la empresa Definir las directrices de misión y visión Se establecen los puntos clave de estos textos. Dirección de la empresa Redactar la política Teniendo en cuenta los puntos descritos en condiciones generales Dirección de la empresa Definir las directrices de la política Dirección de la empresa Establecer los objetivos Se definen de acuerdo a las directrices y políticas y a los aspectos mencionados en condiciones generales, es posible que una directriz de la política se convierta en objetivo. Dirección de la empresa Definir despliegues de objetivos y proceso A través de estos documentos se divulga a todos los procesos de la organización las directrices definidas por la gerencia. Fin Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 5 de 5 LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICACIÓN DE LA MISIÓN Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 1 VALORACIÓN DE ASPECTOS 1: NO MENCIONADO. (NO) 2: MENCIONADO SUPERFICIALMENTE. (MS) 3: SATISFACTORIO. (SI) MISIÓN: Escriba aquí la Misión SI MS NO 1. ¿Permite identificar quienes son los clientes de la 0 0 0 2. ¿Determina cuáles son los principales productos o servicios de la empresa? 3. ¿Delimita el mercado en el cuál compite la empresa? 4. ¿Muestra cuáles son los valores de la empresa, creencias o aspiraciones? 5. ¿Resalta la ventaja competitiva de la empresa o su característica distintiva? 6. ¿Muestra preocupación por aspectos sociales o ambientales? 7. Da respuesta a la pregunta ¿para qué existe la organización? 8. ¿Es clara? 9. ¿Es comprensible? 10. ¿Es breve? 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ASPECTO empresa? OBSERVACIONES RESULTADOS Entre 0-20 La Misión debe replantearse, no genera identidad, ni refleja el propósito de la compañía. Entre 0-20 La misión debe ajustarse ya que no cumple con los parámetros necesarios. Entre 25-30 En la Misión se refleja el propósito o razón de ser de la existencia de la compañía, es consistente y clara. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, consultores en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICACIÓN DE LA VISIÓN Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 1 VALORACIÓN DE ASPECTOS 1: NO MENCIONADO. (NO) 2: MENCIONADO SUPERFICIALMENTE. (MS) 3: SATISFACTORIO. (SI) VISIÓN: Escriba aquí la Visión ASPECTO 1. ¿Está enfocada en la satisfacción del cliente? 2. ¿Es corta? 3. ¿Es precisa? 4. ¿Permite orientar el trabajo hacia una meta? 5. ¿Es fácil de captar y recordar? 6. ¿Es motivadora? 7. ¿Está alineada con la Misión? 8. ¿Es clara y sin ambigüedades? 9. ¿Describe el futuro de la compañía? 10. ¿Es realista? SI MS NO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 OBSERVACIONES RESULTADOS Entre 0-20 La Visión debe replantearse, no refleja el direccionamiento que se desea dar a la compañía. Entre 0-20 La Visión debe ajustarse ya que no cumple con los parámetros necesarios. Entre 25-30 En la Visión se enmarca claramente el accionar de la compañía y refleja la imagen que desea proyectar a largo plazo. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, consultores en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICIÓN DE DIRECTRICES ORGANIZACIONALES Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 4 1. OBJETIVO Promover el proceso de Planeación Estratégica mediante la definición de lineamientos y directrices claras aplicables a la Organización. 2. ALCANCE Aplica para todos los procesos y proyectos de la organización 3. DEFINICIONES Estrategia: Conjunto de acciones y disposiciones definidas para alcanzar un objetivo. Eficacia: Medida en la que se cumple lo propuesto. Eficiencia: Relación entre el cumplimiento de las metas y los recursos invertidos. Medición: Proceso en el que se compara lo obtenido contra un patrón definido. Misión: Razón de ser de la Organización, define que hace y para quien lo hace. Organización: Conjunto de personas y edificaciones pertenecientes a un grupo con funciones, responsabilidades y jerarquías definidas claramente. Objetivos de Calidad: Propósito que se pretende alcanzar relacionado con la calidad. Política de Calidad: Expresión formal de las intenciones de la Dirección, para orientar la organización con respecto a la Calidad. Valores Organizacionales: Cualidades o características que enmarcan funcionamiento de la Organización y que define el actuar de sus integrantes. el Visión: Estado al cual desea llegar la Organización en un mediano plazo, y que debe ser modificado en la medida que se alcancen los objetivos propuestos. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 PREGUNTAS A RESPONDER PARA ELABORAR LA MISIÓN Y LA VISIÓN. El primer paso para elaborar correctamente la misión y la visión es dar respuesta a los siguientes interrogantes: Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICIÓN DE DIRECTRICES ORGANIZACIONALES o o o o o o Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 2 de 4 ¿Quiénes somos? ¿Qué Hacemos? ¿Quiénes son los destinatarios? ¿Cómo lo hacemos? ¿Qué haremos en el futuro? ¿Qué queremos lograr? 4.1.1 ¿QUIÉNES SOMOS? Es necesario que la empresa y los empleados conozcan claramente quienes son, esta respuesta se da conociendo que es eso que los hace diferentes y qué hace que sea que la empresa sea única en el mercado. 4.1.2 ¿QUÉ HACEMOS? Al responder este interrogante es necesario tener en cuenta todas las variables que definen a la Organización y no cometer el error de enfocarse hacia un producto, sino a la línea de negocio, esto con el fin de evitar los riesgos que se deriven en el futuro por cambios en el mercado o en la legislación. Como por ejemplo decir que “Somos una empresa dedicada a la Asesoría y consultoría en Normas ISO 9001”, ¿qué sucede entonces con las otras normas técnicas?, lo que sucederá es que la empresa saldrá del mercado, ya que su misión se encuentra mal planteada. 4.1.3 ¿QUIÉNES SON LOS DESTINATARIOS? Una de las preguntas más importantes y que define el éxito en la declaración de la Misión es decir para quien se hace, lo que se hace, ya que es necesario recordar que toda Organización centra su razón de ser en el consumidor final de su producto y/o servicio. 4.1.4 ¿CÓMO LO HACEMOS? Esta pregunta se refiere a los medios para cumplir la propuesta de valor, es decir si la empresa define que va a prestar servicios de asesoría, el cómo lo hacemos se refiere a los medios para garantizar que sea una “buena asesoría”, la respuesta a este ejemplo será “con estrategias, procesos y operaciones de calidad”. 4.1.5 ¿QUÉ HAREMOS EN EL FUTURO? Es el estado de la Organización a donde se quiere llegar en el mediano plazo. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICIÓN DE DIRECTRICES ORGANIZACIONALES Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 3 de 4 4.1.6 ¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR? Es el “sueño” empresarial, producto de estudios de mercado, análisis de clientes, lineamientos estratégicos y/o proyecciones de la Organización. 4.2. DECLARACIÓN DE LA MISIÓN. La Misión rara vez es modificada, por esto debe ser redactada cuidadosamente. En esta debe indicarse la respuesta a las preguntas hechas anteriormente; es decir las actividades que realiza la empresa, cómo y los destinatarios que justifican su existencia. Esta es un enunciado breve y claro de lo que es la compañía, por lo tanto ha de ser: comprensible, realista y servir de modelo o marco para el accionar de todos los miembros de la organización y permitir traducirse en valores y objetivos Organizacionales. 4.3. DECLARACIÓN DE LA VISIÓN. Cuando se crea una empresa esta nace con un propósito, una razón de ser, pero adicionalmente con una meta, y esta idea que se tiene de hacia donde se quiere ir, debe estar definida en la visión. Al enunciar la visión es necesario tener en cuenta que este alineada con la misión, que sea atractiva y que comprometa a los empleados con el cumplimiento de los objetivos de la Organización, esta debe ser posible de realizarse, flexible para tener la posibilidad de adaptarse a la situación cambiante del mercado y ser fácil de comunicar {1} La visión a diferencia de la Misión puede ser modificada a mediano plazo si los objetivos de la compañía cambian o si por necesidades del mercado, es necesario ampliarla o replantearla, debe evitar utilizar frases cliché como “ser líderes en el mercado”, si realmente no podemos llegar a lograr dicha posición. 4.4. VALORES ORGANIZACIONALES. Los Valores Organizacionales son aquellos principios que posee la empresa o que carece de ellos y que es necesario enunciar para trabajar en conseguirlos y mantenerlos. Estos valores permiten a la empresa conseguir el cumplimiento de la visión y es recomendable que sean 5 o 6 como máximo, para que sean reales y tengan el sentido y la fuerza que se busca al redactarlos, pero estar ajustados a la misión para que trasciendan y no sean solo declaraciones impresas. {1}. John P. Kotter. “El Líder del Cambio”. Mc Graw Hill, México, 1997 . Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICIÓN DE DIRECTRICES ORGANIZACIONALES Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 4 de 4 Los valores son los que decidirán el comportamiento de los colaboradores y darán un juicio en determinadas situaciones, por eso los valores se redactan en términos de conductas observables y medibles por todos los involucrados en el proceso. 4.5. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES. Este es un punto muy importante en la planeación estratégica, al definir los objetivos de la organización se debe tener en cuenta que estos sean específicos ya que no bastaría con decir por ejemplo “ Aumentar la participación y consulta de los usuarios en red”, sino que tendría que añadirse el porcentaje de crecimiento que desea tener la compañía. Los objetivos constituyen una motivación para los colaboradores por lo tanto es preciso que sean alcanzables, claros, coherentes y medibles, ya que no basta con enunciarlos, los involucrados deben comprenderlos, además es pertinente su revisión permanente y verificar cómo ayudan estos al cumplimiento de la estrategia Organizacional. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD POLÍTICA DE CALIDAD: Escriba aquí la Política Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 1 VALORACIÓN DE ASPECTOS 1: NO MENCIONADO. (NO) 2: MENCIONADO SUPERFICIALMENTE. (MS) 3: SATISFACTORIO. (SI) SI ASPECTO 1. ¿Es adecuada al propósito de la Organización? 0 2. ¿Denota compromiso para cumplir con los 0 requisitos y la mejora continua del SGC? 3. ¿Permite Establecer y revisar los objetivos de 0 la calidad? 4. ¿Es fácil de comprender y de comunicar? 0 5. ¿Es acorde con la realidad actual de la 0 Organización? 6. ¿Hace una presentación de la empresa e 0 implica el compromiso de la Alta Dirección? 7. ¿Indica cómo entiende la Organización la 0 Calidad? 8. ¿Incluye valores y directrices 0 Organizacionales? 9. ¿Expresa el compromiso hacia la calidad? 0 10. ¿Refleja la Misión y la Visión de la 0 Organización? MS NO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 OBSERVACIONES RESULTADOS Entre 0-20 La Política de Calidad debe replantearse, ya que no es un marco de referencia para los objetivos Organizacionales. Entre 0-20 La Política de Calidad debe ajustarse ya que no cumple con los parámetros necesarios. Entre 25-30 La Política de Calidad es una carta de presentación para la Organización; refleja claramente el Direccionamiento estratégico que se le desea dar a la compañía. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, consultores en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO POLÍTICA SST: Escriba aquí la Política ASPECTO 1. ¿Es apropiada para la naturaleza de la Organización? 2. ¿Es apropiada a la escala de riesgos de SST? 3. ¿Incluye el compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades? 4. ¿Indica el compromiso con la mejora continua y desempeño del Sistema de SST? 5. ¿Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos aplicables y relacionados? 6. ¿Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST? 7. ¿Es clara? 8. ¿Es coherente con los objetivos de la Organización? 9. ¿Es fácil de comprender y comunicar? 10. ¿Está actualizada? Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 1 VALORACIÓN DE ASPECTOS 1: NO MENCIONADO. (NO) 2: MENCIONADO SUPERFICIALMENTE. (MS) 3: SATISFACTORIO. (SI) SI MS NO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 OBSERVACIONES RESULTADOS Entre 0-20 La Política de SST debe replantearse, ya que no es apropiada a la naturaleza y nivel de riesgo de la Organización. Entre 0-20 La Política de SST debe ajustarse ya que no cumple con los parámetros necesarios. Entre 25-30 La Política de SST es adecuada, proporciona una visión clara de los objetivos y planes que tiene la organización con el SST. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, consultores en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com LISTA DE CHEQUEO PARA VERIFICACIÓN DE LA POLÍTICA AMBIENTAL POLÍTICA AMBIENTAL: Escriba aquí la Política Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 1 VALORACIÓN DE ASPECTOS 1: NO MENCIONADO. (NO) 2: MENCIONADO SUPERFICIALMENTE. (MS) 3: SATISFACTORIO. (SI) SI ASPECTO 1. ¿Es apropiada a la naturaleza, magnitud e 0 impactos ambientales de la Organización? 2. ¿Incluye un compromiso de mejora continua? 0 3. ¿Está enfocada en la prevención de la 0 contaminación? 4. ¿Incluye un compromiso de cumplir con los 0 requisitos legales aplicables? 5. ¿Proporciona el marco de referencia para 0 establecer las metas ambientales? 6. ¿Permite revisar el cumplimiento de los 0 objetivos ambientales? 7. ¿Es clara? 0 8. ¿Es de fácil comprensión? 0 9. ¿Describe el principio de responsabilidad que 0 tienen la Organización hacia el medio ambiente? 10. ¿Presenta coherencia con la realidad actual? 0 MS NO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 OBSERVACIONES RESULTADOS Entre 0-20 La Política Ambiental debe replantearse, ya que no es adecuada al impacto ambiental de las actividades de la organización. Entre 0-20 La Política Ambiental debe ajustarse ya que no cumple con los parámetros necesarios. Entre 25-30 La Política Ambiental es adecuada, sirve de marco de referencia para establecer y revisar las metas y objetivos ambientales. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, consultores en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 3 1. OBJETIVO Establecer el marco estratégico de la compañía en lo referente a temas específicos y de aplicabilidad general, tales como: la calidad del servicio prestado o producto fabricado, lineamiento en salud y seguridad en el trabajo, ambiente entre otros. 2. ALCANCE La definición de una política parte desde el análisis de las metas organizacionales, las necesidades de las partes interesadas y los requerimientos legislativos, su emisión, comunicación y seguimiento periódico que asegure su adecuación permanente. 3. DEFINICIONES Grupo de Interés: toda aquella persona, grupo o institución que tiene relación con la organización y que se ve afectada por las decisiones que allí se tomen. Calidad: Según la NTC - ISO 9000 es el grado en el que un conjunto de características cumple con los requisitos. Mejora de la Calidad: Parte de la Gestión de Calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o explícita. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, profesionales en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 4. INSTRUCTIVO INICIO Involucra las necesidades de las partes interesadas Establecimiento de requisitos de entrada, exigencias normativas para la definición de la política Análisis de la directrices organizacionales establecidas en la entidad Redacción de modelo de política Revisión de la propuesta por parte de los involucrados Se requieren ajustes SI Ajustar la propuesta presentada SI Ajustar la propuesta presentada NO Generar acta de aprobación de la política Tomando las directrices de la política, generar los objetivos que demuestren su cumplimiento Revisión de la propuesta por parte de los involucrados (validación) Se requieren ajustes NO Establecer el presupuesto requerido para la implementación de la política y los objetivos 1 Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, profesionales en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 2 de 3 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE POLÍTICAS Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 1 Definir actividades para difundir la política y los objetivos una vez aprobados Efectuar difusión de la política y objetivos Despliegue e implementación de la política y los objetivos Revisión periódica de la política, los objetivos y las actividades de difusión; análisis de resultados Siguen siendo válidos NO Elaboración de la nueva versión de los documentos SI Revisión y mejora del proceso FIN Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, profesionales en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 3 de 3 MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer metodologías, herramientas y/o canales para recibir, registrar, documentar y responder a comunicaciones relevantes, con el fin de implementar una estrategia comunicativa tanto a nivel interno como externo, garantizando la difusión, de la información en los diferentes niveles y tipos de comunicación organizacional. 2. ALCANCE Aplica desde la estructuración y establecimiento de un mecanismo de comunicación, hasta canalizar y centralizar los tipos y canales de comunicación organizacional, a nivel interno y externo, relacionadas con el Sistema de Gestión implementado (Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo, Gestión Ambiental, entre otros), para que la comunicación fluya de forma adecuada. 3. DEFINICIONES Partes interesadas: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño de calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental de una organización. Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea incorporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso específico. Notificación: Acto por medio del cual una autoridad pública da a conocer de manera legal, el contenido de una decisión, como por ejemplo: Autos, Requerimientos, Resoluciones, Citaciones, etc. Canal de comunicación: Es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de la información que pretenden intercambiar emisor y receptor. Los medios o canales, de comunicación son el método de difusión que se emplea para enviar el mensaje. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 2 de 7 Tipo de comunicación: Clase de comunicación presente en una organización entre la estructura organizacional y clientes, entre ellos tenemos la comunicación descendente, ascendente, horizontal o lateral, transversal. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Comunicación Interna - Técnicas de comunicación 4.1.1 Tipos de comunicación: En la empresa se establecen los siguientes tipos de comunicación: Comunicación descendente: Comunicación de los directivos hacia los trabajadores. (Directrices organizacionales, asignación de tareas, normatividad etc.,). Cartelera de anuncios Comunicación ascendente: Comunicación de los trabajadores hacia los directivos. (Informes, análisis de resultados, situaciones que afecten el ambiente laboral etc.,) Cartelera de anuncios Comunicación horizontal o lateral: Hace referencia a la comunicación entre gestiones. Cartelera de anuncios Comunicación transversal: Se refiere al lenguaje común que adopta la empresa entre los empleados. 4.1.2 Vías de comunicación En la empresa se establece la vía de canal formal, en donde la comunicación fluye de forma descendente, ascendente, horizontal y transversal respectivamente; el canal informal se puede dar puesto que son los canales creados por los empleados, con algún interés en particular. 4.1.3 Canales y Herramientas de comunicación En la empresa se tienen definidas los siguientes canales y herramientas, como soporte de la comunicación interna: a. Mecanismos de comunicación directa: Buzón de sugerencias: Mecanismo de comunicación ascendente, para que los empleados expresen sus ideas, opiniones o sugerencias, lo que permite medir el grado de satisfacción del empleado, sobre temas administrativos, metodología de trabajo, oportunidades de mejora, seguridad e higiene en el trabajo, condiciones laborales, entre otros. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 3 de 7 El responsable del sistema de gestión revisa el buzón de sugerencias direccionando a quién corresponda, para analizar la viabilidad de las propuestas realizadas por el personal. Reuniones: Herramienta para informar, analizar, tomar decisiones, estructurar proyectos, etc., son planificadas y previamente organizadas. Entrevista personal: La entrevista es un contacto que se establece entre dos personas de la organización para tener una relación bidireccional. Gonzalo (1989: 304-314). Se debe realizar bajo cita previa, ya sea por la Dirección o por el empleado. Cartelera de anuncios: Mecanismo utilizado para publicar información puntual de la empresa, temas de bienestar, de seguridad y salud en el trabajo, entre ellos: - Normatividad legal: Temas de seguridad e higiene en el trabajo, horarios, jornadas de salud etc., Campañas de sensibilización como la política de No uso de alcohol y drogas, prevención de cáncer, etc., Resultados de la actividad comercial de la empresa, resultados de medición de procesos. Información de bienestar, actividades sociales y culturales. Para alcanzar el objetivo con esta herramienta la empresa debe tener en cuenta: - - La cartelera debe estar ubicada en sitios transitados, tanto en oficinas como en planta (según aplique), la información debe ser clara, concisa, con presentación atractiva y mantener actualizada. Se nombra un responsable de sustituir la información con periocidad mensual, teniendo cuidado de no sobrecargar de información la cartelera. b. Herramientas de comunicación: Procedimiento de bienvenida: Debe contener la historia de la empresa, las directrices organizacionales, normas internas, políticas del personal tales como estructura salarial, normas de seguridad e higiene en el trabajo, normas de seguridad y salud en el trabajo, sistema de promoción, actividad comercial de la empresa, servicios o productos que se ofrecen, actividades culturales y/o deportivas. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 4 de 7 Correo electrónico: Herramienta óptima para el intercambio de información en los diferentes tipos de comunicación, como adjuntar archivos, concretar citas, enviar mensajes cortos. Intranet: “Definida como una pequeña Internet, con la gestión de la información y herramientas de acceso del World Wide Web juntos en una organización”. Ambegaonkar (1997:17). La empresa utiliza esta herramienta para centralizar la información multimedia, compartida por las diferentes gestiones, analizar la información, tomar decisiones y establecer estrategias con toda la información en general. Boletín de información: Hace referencia a información relevante de la empresa enviada por correo electrónico, como resultados de informes de gestión, normatividad legal vigente referente a seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, eventos culturales y recreativos, entre otros. Circulares informativas: Dirigidas a un área, proceso o a todo el personal, con la finalidad de difundir información de índole organizativa, tal como memorandos, cambios en las directrices organizacionales, resultados de informes, temas administrativo, convocatoria de reuniones, avisos, entre otros. Periódico o revista empresarial: Es una herramienta de comunicación transversal, se entrega directamente al empleado o a su domicilio de forma periódica, tiene como finalidad mantenerlo informado de la actividad económica y social mostrando información actualizada de los medios de comunicación que incide directamente en el negocio de la empresa, de tal forma que el empleado mantenga motivado, tenga sentido de pertenencia con la empresa y pueda integrar la información relevante. La frecuencia propuesta es trimestral. Mensajería instantánea: Herramienta útil para la comunicación entre empleados sea al interior o exterior de la empresa, facilitando el trabajo en grupo, son herramientas como Skype, WhatsApp entre otros chats. c. Acciones de apoyo Jornadas de puertas abiertas: Permite la visita de la comunidad, familias, proveedores, empleados y demás personal que tenga una relación directa o indirecta con la empresa, con la finalidad de conocer las políticas, directrices, ambiente y contexto laboral en el que emerge la empresa. También se presentan como herramienta de comunicación las celebraciones, eventos que incluyen participación de los familiares. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 5 de 7 Convenciones o congresos: Se convoca a todo el personal por medio de una de las herramientas establecidas en la empresa, para divulgar lanzamientos de producto y/o servicios, cambios a nivel direccionamiento estratégico, capacitar en temas de control de productos, temas de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente. Videoconferencias: La empresa utiliza esta acción para permitir reuniones con personal de la empresa que se encuentra por fuera de la ciudad o país. d. Comunicación oral interna: Establecida a través de una comunicación telefónica, personal, charlas, entrevista, reuniones, conferencias o contacto informal con temas de índole empresarial.(Sistema de gestión integral, información para una actividad específica, análisis de datos, toma de decisiones etc.,) 4.2. Comunicación externa 4.2.1. Recepción de comunicaciones verbales Cuando un trabajador reciba de alguna de las partes interesadas, una comunicación verbal relacionada con no conformidades, accidentes de trabajadores o ambientales, directos o de contratistas y en general con respecto a Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental, se procederá de la siguiente manera: Tomar los datos de la persona: nombre, dirección, teléfono, breve descripción de la queja o reporte de accidente y trasladar esta información al Coordinador del sistema, bien sea en medio físico o por correo electrónico. El Coordinador del sistema le dará el tratamiento definido en el procedimiento de Quejas y reclamos. 4.2.2. Recepción de comunicaciones escritas Cuando sea recibida una comunicación escrita de alguna de las partes interesadas, con respecto a temas relacionados con: Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental tales como no conformes, accidentes de trabajo o ambientales, enfermedades profesionales, elementos de seguridad y campañas en la comunidad, comunicaciones de entes gubernamentales, comunicados del cliente, comunicados de contratistas, invitaciones a ferias ambientales, comunicación de las comunidades. Se deberá remitir a la mayor brevedad al Coordinador del sistema en medio físico o magnético. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 6 de 7 4.2.3. Tratamiento de las solicitudes de información En caso de solicitudes de información relativas a los sistemas de gestión en HSEQ, el Coordinador del sistema, con el apoyo del proceso responsable preparará, de acuerdo con los términos de la comunicación recibida, la respuesta a dicha comunicación. La solicitud se considerará cerrada en la fecha de envío de la respuesta. Si una vez recibida la respuesta el solicitante envía una nueva, ésta se tratará como una nueva solicitud para propósitos del manejo de los registros del presente procedimiento. 4.2.4. Comunicaciones con los entes gubernamentales nacionales Cualquier persona que reciba una solicitud de notificación proveniente de cualquier ente gubernamental nacional, deberá comunicarla a la mayor brevedad a la Dirección de la empresa quien determina cual es la dependencia facultada para realizar el trámite legal de la notificación. La respuesta a las comunicaciones se realiza de la misma manera que los reclamos. 4.2.5. Comunicación de aspectos e impactos ambientales Una vez analizados los aspectos e impactos ambientales generados por las actividades ejecutadas por la empresa tanto en oficinas como en proyectos, Direccionamiento estratégico decide que no se comunicaran dichos aspectos a las partes externas con el fin de evitar conflictos con comunidades y situaciones de alarma innecesarias. Sin embargo si en el transcurso del proyecto se presentan situaciones que pueden afectar las comunidades por posibles emergencias ambientales se realizara dicha comunicación a través de los comités locales de emergencia. Si el cliente o las comunidades del área de influencia solicitan la socialización de los proyectos, la comunicación de aspectos e impactos se realiza a través del funcionario delegado por la gerencia general mediante reuniones con la comunidad o a través de intermediarios como los comités locales de emergencias. De estas reuniones se debe dejar acta de reunión y listado de asistencia. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com MECANISMOS DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo Empresa 25/03/2015 Página 7 de 7 4.2.6. Comunicación con contratistas y visitantes A los visitantes de proyectos y oficinas se les toma los datos relacionados en el formato Control visitantes una vez ingresen a la empresa, y se da a conocer los peligros, riesgos y acciones en caso de emergencia mediante la comunicación del folleto de comunicación. 4.3. Comunicación Interna 4.3.1. Comunicación hacia el Sistema El trabajador está en posibilidad de aportar sus opiniones, comunicar peligros, aspectos ambientales, y temas calidad, solicitar información en general sobre temas relacionados con Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y Gestión ambiental a través del formato Reporte de actos, condiciones inseguras o casi accidentes, por comunicación verbal directamente en la oficina o vía celular al Coordinador del sistema. El trabajador cuenta también con otros canales a través de los cuales tiene representación y puede emitir su opinión, como son el Comité Paritario de Salud en el trabajo en el caso de tema de seguridad y salud en el trabajo. En la inducción y re inducción que se realiza se comunican todos los elementos relacionados con el sistema HSEQ y las decisiones tomadas en las revisiones gerenciales, así como a través de medios escritos como volantes y/o frizos. 4.3.2. Difusión del Sistema HSEQ Como parte del proceso de inducción y re inducción que reciben los empleados, el Coordinador del sistema de gestión, brinda la información sobre el sistema de HSEQ y las responsabilidades de cada uno de los integrantes en la implementación y mantenimiento de los Sistemas. En las oficinas y en las carpetas se dispone de información en temas del sistema de HSEQ donde se publican aspectos fundamentales como: Políticas, Reglamento de Higiene y Seguridad, Peligros, Aspectos e impactos, Responsabilidades y funciones, lecciones aprendidas de accidentes, requisitos legales, entre otros. También en caso de ser necesario se dispone de folletos informativos. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialista en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 1 de 4 1. OBJETO Asegurar la integridad del sistema de gestión en la organización cuando se hace necesario efectuar cambios debido al desarrollo o modificación de uno o varios procesos, productos y/o servicios, analizando los riesgos generados y las medidas de mitigación requeridas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos aquellos procesos, productos y/o servicios que impliquen algún tipo de ajuste dentro del Sistema de Gestión, ya sea por su modificación, eliminación o creación. Involucra el registro, análisis, evaluación, planeación y desarrollo de los cambios. 3. DEFINICIONES Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un sistema existente. Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un proceso. Introducción de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la forma de un documento. Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una profesión o una entidad. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 ANÁLISIS DE RIESGOS En la medida que se estudia la necesidad de cambio, se definen los riesgos generados por la modificación y dado el caso en que el cambio se desarrolle, dichos riesgos son registrados en el mapa del respectivo proceso. 4.2 NECESIDAD DEL CAMBIO Los cambios surgen en cualquier momento dentro de la organización, algunos de los ítems a tener en cuenta son: Establecer indicadores internos eficaces de los procesos que aporten la información necesaria para detectar una necesidad de cambio. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 2 de 4 Aprovechar la información aportada por los miembros de la empresa para detectar necesidades de cambio. Difundir la necesidad de cambio. 4.3 DIAGNÓSTICO DEL CAMBIO Recopilar y analizar la información necesaria para conocer la situación actual del factor a modificar como de aquellos otros factores que vayan a apoyar este cambio: factores estructurales, operativos, culturales. Materializar el diagnóstico en el “formato Acta de reunión de gestión del cambio”. 4.4 PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar a través del cambio que se va a llevar a cabo. Detallar las actuaciones que se van a llevar a cabo en el factor a cambiar, así como, todas aquellas relativas a los otros factores que apoyan al factor origen del cambio. Reflejar los resultados en el “formato Acta de reunión de gestión del cambio”. 4.5 IMPLANTACIÓN DEL CAMBIO Llevar a cabo la implantación del cambio prevista en las fases planeadas, es importante asegurarse de no dejar de lado las prácticas y los controles ya implementados hasta no tener completamente funcional los cambios dispuestos Si dentro del proceso de implementación del cambio, se observa la necesidad de incluir acciones temporales, estas se dejan registradas en el acta de gestión de cambio y antes de iniciar su aplicación, se establecen los controles necesarios para asegurar el correcto funcionamiento de las actividades. Recopilar información que se va generando como fruto de dicha implantación Esta información es muy útil para poder llevar a cabo una correcta evaluación y control del cambio así como para futuros cambios que se puedan plantear en la organización. 4.6 EVALUACIÓN Y CONTROL DEL CAMBIO Resultados que la implantación del cambio va produciendo. Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 3 de 4 Esta información se ha de referir a todos los factores del cambio no solo al que lo ha originado. 5. PROCEDIMIENTO Inicio Funcionario Designado por la Gerencia Registrar y exponer ante el comité de Seguimiento ó reunión Gerencial la propuesta de creación o modificación del proceso mediante el Acta Reunión Gestión de Cambio. En caso de ser el comité, la información la registra el Representante de la Dirección Funcionario Designado por la Gerencia Realización de estudios necesarios para determinar viabilidad de propuesta Regist rar en Acta de reunión gestión del cambio Funcionario Designado por la Gerencia Identificar los recursos físicos, tecnológicos, financieros y humanos necesarios para implementar la propuesta Fin NO Viable SI Gerente General Determinar características integrales de calidad con la creación o modificación del proceso. Registrar en Acta reunión gestión del cambio Gerente General Revisar coherencia de política y objetivos de calidad, efectuar modificaciones necesarias. Representante de la Dirección Analizar el impacto causado en el Sistema de gestión de Calidad definiendo cambios o anexos requeridos en documentación y los riesgos generadas 1 Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAMBIO Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 1 Gerente General, Funcionario delegado por la Gerencia Generar plan de acción detallando actividades a realizar, responsables y fechas de ejecución. Registrar en Acta reunión gestión del cambio. Incluye actividades de mitigación del riesgo Gerente General con apoyo de los directos involucrados con el nuevo proceso Definir necesidades de formación y capacitación al personal Gerente General, funcionario delegado por la Gerencia Efectuar seguimiento al plan de acción y registrar resultados en Acta reunión gestión del cambio. Grupo Auditores Realizar auditorías internas de calidad Fin Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 4 de 4 ACTA REUNIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa GENERALIDADES NOMBRE DEL EVENTO / PROYECTO: FECHA FIN: FECHA DE INICIO: LUGAR: RESPONSABLE: ASISTENTES: DURACIÓN: PERIODICIDAD: DESCRIPCIÓN (INCLUIR LIMITACIONES Y CONDICIONES) GENERALIDADES OBJETIVOS INDICADOR ALCANCE PLAN DE ACCIÓN ACTIVIDADES FECHA PROGRAMADA RESPONSABLE Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com 25/03/2015 Página 1 de 2 ACTA REUNIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO Versión Responsable Fecha Actualización Pagina 01 Directivo empresa 25/03/2015 Página 2 de 2 RECURSOS TIPO DETALLE CANTIDAD CARACTERÍSTICAS COSTOS HUMANOS ECONÓMICOS MATERIALES MAT. PROMOCIONAL SEGUIMIENTO FECHA OBSERVACIONES DEL DESARROLLO PROBLEMAS Y RIESGOS DETECTADOS RESPONSABLE ACCIONES A TOMAR OBSERVACIONES Este documento fue desarrollado por ATCAL SAS, especialistas en sistemas de gestión y desarrollo de software 317 501 56 30 - 802 31 88 - [email protected] - www.atcalsas.com
