DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PUBLICO: Secretaría de Gobierno
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Boletín Oficial y Archivo del Estado
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración, préstamo y divulgación de documentos con valor permanente.
INICIO
Transferencia
documental
primaria?
NO
Eliminación
documental?
SI
A
A
Recibe solicitud para transferir
documentación
semiactiva
procedente de las unidades y
dependencias del Ejecutivo a ser
resguardada en el área de archivo
de la Dirección General del Boletín
Oficial y Archivo del Estado
NO
Préstamo de
documentación
semiactiva?
Acude a revisar archivos a la oficina o
unidad solicitante
Transferencia
documental
secundaria?
SI
SI
B
NO
D
o
La unidad solicitante procede a la
depuración,
previa
a
la
transferencia, registra en los
formatos correspondientes
Transferencia Primaria Documental
Eliminación Documental
B
Recibe solicitud y comisiona a
personal del archivo para acudir al
acto de eliminación documental
Se acude al acto de eliminación, da
recomendaciones y sugiere a la
unidad
interesada
solicite
la
intervención de personal de la
Secretaría de la Contraloría General
del Estado en el acto de eliminación
de la documentación
La unidad solicitante realiza la eliminación
documental de acuerdo a criterios y
recomendaciones de Dirección General del
boletín Oficial y Archivo del Estado, se relaciona
la documentación eliminable y las características
de la misma, relación que es firmada por los que
intervienen.
Consulta de
documentación?
NO
Expedición de
constancia de
servicio?
SI
SI
C
Revisa si la documentación está clasificada y
relacionada y con el inventario para realizar la
transferencia, que cuente con datos de
identificación y de prescripción legal y se
determina la documentación semiactiva y la de
la eliminación documental
NO
Hoja 1 de 4
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
04-DBA-P01/REV.00
NO
G
SI
F
E
Recibe transferencia de la unidad solicitante, así
como la relación de la documentación
resguardable, coteja documentación contra
relación de transferencia, firma y sella original y
copia de la relación, asigna clave topográfica a
cajas de documentos y a los formatos, firma,
sella y entrega copia a la unidad solicitante
o
Documentación
y relación y
oficio
Etiqueta de Identificación
G
o
Rinde informe pormenorizado a
la Dirección General adjunta
relación de la eliminación
documental a la cual fue
comisionado.
Recibe copia de la relación
de la documentación
eliminable y de todo lo
actuado.
Relación, oficio y
anexos
Eliminación Documental
04-DBA-P01-A01/REV.00
G
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ENTE PUBLICO: Secretaría de Gobierno
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Boletín Oficial y Archivo del Estado
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración, préstamo y divulgación de documentos con valor permanente.
C
D
Atiende solicitud de consulta
o
préstamo
de
documentación resguardada
de parte de una dependencia
o unidad administrativa, y
delega al departamento de
de archivo
Se revisa la solicitud de la
documentación descrita que será
consultada. Pasa a sala de consulta
Delega al Departamento de
Archivo la solicitud de la
unidad solicitante relativo a la
intervención en transferencias
documental secundaria
Acude a la unidad solicitante para
determinar si hay documentación que
conserva valor permanente y mediante
oficio informa a la unidad solicitante
o
Solicitud de consulta
Oficio
lSe levanta carta compromiso si
ocupa retirar la documentación,
indicando fecha de devolución.
o
Hoja 2 de 4
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
04-DBA-P01/REV.00
Recibe de la unidad
solicitante, revisa el
expediente
Expediente
G
Carta compromiso
o
Relaciona la documentación
que determino con valores
secundarios sujeta a ser
transferida.
La relación de documentación determinada para
transferencia secundaria se firma por personal
comisionado por la Dirección General del Boletín
Oficial y Archivo del Estado y responsable de la
unidad solicitante y se turna al área de archivo
histórico
o
Recibe de la unidad solicitante
la documentación histórica,
coteja con la relación y se
procede al correspondiente
archivo
Relación de
documentación
transferida
Relación Documental de transferencia
secundaria
04-DBA-P01-A01/REV.00
G
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ENTE PUBLICO: Secretaría de Gobierno
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Boletín Oficial y Archivo del Estado
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración, préstamo y divulgación de documentos con valor permanente.
Delega al área correspondiente brindar el
servicio de consulta de documentación histórica
y se atiende las solicitudes de consulta a través
del área de archivo histórico
E
Facilita las “guías” al usuario, localiza esté el
tema , requisita y firma de conformidad lo que
exige el archivo histórico, así como presentar
identificación
o
Busca, localiza y entrega al
usuario el expediente solicitado,
para su consulta
Hoja 3 de 4
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
04-DBA-P01/REV.00
Al concluir el usuario la consulta, recibe y revisa
el expediente y si está correcto, regresa su
credencial, en caso contrario, se notifica a la
jefatura del departamento de archivo.
Cédula
H
Guías de consulta
Cédula de consulta
Si el usuario requiere que se le venda copia
simple de la documentación consultada, se le
Cuantifica los servicios de fotocopiado simple o
certificado, informa el importe al usuario
F
Si acepta el importe, se le expide Boleta de
Pago para que éste realice el pago
correspondiente en la institución bancaria que se o
le indique
Procede a fotocopiar y entregar
al usuario, previa presentación
del documento oficial de pago
Si el usuario requiere que se le venda copia
certificada de la documentación consultada,
Turna el documento al área de Certificación y
Control
I
Boleta de Pago
I
Recibe el documento, lo certifica de acuerdo a
su ubicación topográfica y Turna documento a la
Dirección General para que se certifique.
La Dirección General recibe, revisa, firma y turna
documento para su entrega al usuario
Recibe documento certificado y entrega al
usuario previa presentación del recibo oficial de
pago de derechos
G
04-DBA-P01-A01/REV.00
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ENTE PUBLICO: Secretaría de Gobierno
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Boletín Oficial y Archivo del Estado
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN, PRÉSTAMO Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTACIÓN CON VALOR
PERMANENTE
Hoja 4 de 4
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
04-DBA-P01/REV.00
G
F
Recibe solicitud, revisa y
turna al área de Archivo
Administrativo para que
proceda a localizar el
expediente
Si la solicitud es particular,
se le indica al interesado el
costo de dicho trámite
Si acepta el importe, se le
expide Boleta de Pago
para que éste realice el
pago correspondiente en la
institución bancaria que se
le indique
o
Elabora constancia, sella y
turna a firma a la Dirección
General para su firma
correspondiente
Recibe documento firmado y
entrega a la Dirección de
Recursos Humanos para que
éste entregue al interesado
previa presentación de
recibo oficial de pago
Expediente
Boleta de Pago
04-DBA-P01-A01/REV.00
FIN