Funcionamiento del Registro de Entrada del Ayuntamiento

Funcionamiento del Registro de Entrada del Ayuntamiento
Fecha de la consulta: 28/10/2014
Planteamiento
En este Ayuntamiento, en el momento de dar entrada o salida a los documentos en el Registro
General, se les impone un sello en el que consta la fecha y un número, que se otorga en ese mismo
momento. Los ciudadanos que presentan los documentos se llevan en ese mismo momento copia de
su escrito con tal sello (con fecha y número). Posteriormente se asienta el documento en la
aplicación informática correspondiente.
¿Resulta obligatorio otorgar un número de registro de entrada a los documentos en el mismo
momento en que se presentan? ¿O es posible que tal numeración se ponga después, y que en la
copia del documento que se lleva el particular únicamente aparezca el sello con la fecha de
presentación?
¿Es obligatorio que se haga figurar también la hora de entrada y salida de documentos en el registro,
o simplemente es recomendable?
Finalmente, ¿puede el Ayuntamiento establecer un horario de apertura del registro que no abarque
la totalidad de la jornada laboral, pero que garantice la apertura del mismo los días hábiles? Por
ejemplo, de 09:00 a 14:00 horas.
Respuesta
Respecto a la operativa para practicar el asiento del registro de entrada comenzaremos reseñando el
contenido que nos interesa del tenor de las disposiciones legales aplicables.
Del art. 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común -LRJPAC-, se desprende que los asientos del
registro de entrada se anotarán respetando el orden temporal de recepción de los escritos y
comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción, debiendo instalarse en soporte
informático que ha de garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un número,
epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación,
identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano
administrativo al que se envía y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que
se registra.
De la norma común ya podemos inferir que ésta nos diferencia entre la fecha y hora de presentación
del documento y la fecha y número de entrada en el registro.
De los arts. 4 y 6 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de
solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de
copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, que, sin
ser directamente aplicable a la Administración local, sí nos sirve de guía de interpretación de la
norma común, se desprende que la fecha del asiento de entrada garantiza el inicio del cómputo de
cumplimiento de los plazos de los ciudadanos, y que éstos sólo pueden exigir a la Administración
que en los recibos extendidos acreditativos de la presentación del escrito, documento o solicitud
conste la fecha de presentación y el lugar de presentación.
http://www.policiacanaria.com
Como establece la STSJ Galicia de 30 de septiembre de 2005:

"El estampillado en el escrito de acompañamiento de aquel documento del sello de la
oficina de registro supone o conlleva la fehaciencia de la recepción de dicha
documentación por parte de la Administración".
Por último, el art. 153 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-,
relaciona los extremos que han de contener los asientos del Registro exigiéndose, a los efectos que
nos interesa, el número de orden correlativo y la fecha de ingreso del documento en las oficinas del
Registro.
Recapitulando las normas examinadas, vemos que el asiento de anotación del escrito, documento o
solicitud en el registro de entrada debe hacerse bajo un número de orden correlativo en una fecha
cierta, que puede o no coincidir con la fecha y hora de presentación del mismo en las oficinas de
registro. Es decir, el documento o solicitud se presenta ante la oficina en una hora, fecha y el lugar
concreto, que debe garantizar que el asiento de registro se anote correlativamente por riguroso
orden de presentación, sin que la hora y fecha de presentación tengan porqué coincidir siempre con
la fecha y hora de anotación en el registro.
Para entender lo dicho debemos conocer que la regulación del procedimiento del registro de
documentos trae causa de la regulación de la anotación de documentos en el Registro de la
Propiedad, donde antes de la inscripción registral se practica un asiento peculiar en el Libro Diario
de operaciones. De este modo, presentado un título formal en el Registro y solicitada su inscripción,
una vez tomada razón del documento en el folio-registro de entrada, el Registrador extiende en el
Libro Diario de operaciones y en el momento de presentarse el título, un breve asiento de su
contenido (art. 248 de la Ley Hipotecaria -LH-, aprobada por Decreto de 8 de febrero de 1946). Es
el llamado asiento de presentación, que tiene carácter preliminar, preparatorio o transitorio, que
permite la extensión de otros asientos en los libros de inscripciones y que está sujeto a caducidad, y
cuya finalidad es proclamar oficialmente el momento de acceso del título al Registro. Por ello, el
art. 249 LH dispone que los asientos del Diario se extenderán por el orden con que se hayan
presentado los títulos y manda que se haga constar en dichos asientos, entre otras circunstancias, la
hora de presentación de cada uno de los títulos.
De este modo, el interesado tiene derecho a que se le justifique la fecha y lugar de presentación del
escrito, pero no la hora, ni que se le dé número de registro en ese momento. Ahora bien, la
indicación de la hora de presentación del escrito es obligatoria hacerla constar en el asiento de
inscripción en el registro del documento para garantizar que el número que se le asigne en ese
momento respeta el orden cronológico de entrada.
Respecto a si puede el Ayuntamiento establecer un horario de apertura del registro que no abarque
la totalidad de la jornada laboral, pero que garantice la apertura del mismo los días hábiles, no
vemos ningún inconveniente, ya que, partiendo de la obligación que fija el art. 151.2 ROF que exige
que el Registro General permanezca abierto al público todos los días hábiles durante las horas
prevenidas en la legislación de procedimiento administrativo común, el art. 38.6 LRJPAC da
libertad a cada Administración pública para establecer los días y el horario en que deban
permanecer abiertos sus registros, siempre que se garanticen los derechos del ciudadano previstos
en el art. 35 LRJPAC.
Dicho acuerdo forma parte de la potestad de autoorganización municipal que corresponde al
Alcalde, debiendo adoptar la forma de Resolución, y siendo su publicación preceptiva.
Fuente:
http://www.derecholocal.es/novedades_consultas_ampliada.php?id=CATSUYZE:7DE2C3EE