la ley 20.396 modifica los lugares y forma mantener disponible la

LA LEY 20.396 MODIFICA LOS
LUGARES Y FORMA MANTENER
DISPONIBLE LA DOCUMENTACION
LABORAL
PARA
SU
FISCALIZACION
Introducción.
La ley 20.396 publicada con fecha 23 de noviembre de 2009, modificó el artículo 9
del Código del Trabajo en lo relativo a los lugares y forma en que debe mantenerse
disponible la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de
trabajo.
Esta modificación viene a resolver un grave problema para los empleadores, que por su
actividad les era muy difícil mantener la documentación laboral en el lugar donde se
prestan los servicios, ya sea por trabajar en instalaciones de terceros o por tratarse de
faenas muy móviles, así las empresas que desarrollan actividades agrícolas, forestales,
mineras y de vigilancia, habían sido objeto de diversas multas por no tener la
documentación laboral disponible en el lugar de las faenas al momento de una
fiscalización. Además, no debemos olvidar que la realidad numerosos empleadores, en
su mayoría pequeños empresarios, acostumbran a tener toda su documentación laboral
y previsional, en la oficina del contador, quien además, de ser su asesor contable es
quien les administra todas sus diligencias previsionales y laborales.
Para hacer un análisis mas profundo de esta norma, primero repasaremos la normativa
vigente antes de la ley 20.396, para finalizar con el estudio del alcance de esta ley.
Normativa vigente antes de la ley 20.396
Antes de la ley 20.396 existían tres normativas que se referían a la documentación
laboral que debía mantenerse en el lugar de las faenas y a la posibilidad de solicitar una
centralización de ésta documentación:
a.- El artículo 9 del Código del Trabajo, que en su inciso quinto señalaba: “ El
empleador, en todo caso estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, un ejemplar
del contrato de trabajo, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la
relación laboral, firmado por las partes”
b.- El artículo 31, inciso Nº 2, del Decreto con Fuerza de Ley Nº2, de 1967, del
Ministerio del Trabajo y Previsión Social, prescribe que "toda aquellas documentación
que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y
faenas en que se desarrollen labores y funciones".
De acuerdo a esta norma el empleador se encontraba obligado a mantener en los
lugares de trabajo toda la documentación que se derivara de las relaciones de trabajo.
Esta documentación debía mantenerse en el lugar de las faenas, aún cuando la empresa
dispusiera de oficinas centrales.
De acuerdo a lo prescrito en esta y otras normas del ámbito laboral, la documentación que
el empleador esta obligado a mantener en la empresa, es la siguiente:
- Contrato de trabajo
- Registro control de asistencia
- Pacto de horas extraordinarias
- Libro auxiliar de remuneraciones
- Reglamento interno de orden, higiene y seguridad
- Comprobante de pago de remuneraciones
- Comprobantes de feriado
- Instrumentos colectivos
- Finiquitos
- Avisos por término de contrato de trabajo
- Acta de Constitución de Comité Paritario de Higiene y Seguridad
- Actas de reuniones mensuales del Comité Paritario de Higiene y Seguridad
- Acta de constitución de Comité Bipartito de Capacitación
- Otros documentos laborales:
Se mantendrá, además, en el lugar de trabajo, toda otra documentación de carácter
laboral relacionada con el cumplimiento de disposiciones legales de este tipo. Por
ejemplo, comprobantes de anticipos o compensar tiempo trabajado, convenios respecto
de sala cuna, etc.
- Planillas de cotizaciones previsionales
- Otros documentos previsionales:
Por ejemplo, formularios de solicitud y autorización de cargas familiares; avisos de
contratación y cesación de servicios (ex Caja de Empleados Particulares); certificados
de afiliación y desafiliación a Administradoras de Fondos Previsionales; autorización de
descuentos por prestamos otorgados por C.C.A.F. etc. Avisos de iniciación y cesación
de servicios a la AFC
- Documentación contable-laboral:
Es aquella que, siendo por naturaleza contable, su revisión permitirá acreditar
eventuales infracciones, principalmente la evasión previsional y el no pago de
gratificaciones que en derecho correspondan.
- Otra documentación:
Escrituras públicas o privadas y sus modificaciones, a objeto de verificar razón social
vigente, representante legal y domicilio de ambos, porcentaje de participación y si
alguno aporta a la sociedad trabajo en el pacto social y aparece contratado como
trabajador dependiente de ésta.
Patente municipal, principalmente para verificar R.U.T. y actividad económica.
Formulario de iniciación de actividades.
La única posibilidad para mantener parte de la documentación laboral y previsional en
un lugar distinto a la faena, era mediante una autorización de la Dirección del Trabajo,
que permitiera su centralización, como pasaremos a revisar en la letra siguiente.
c.- La Circular Nº 052 de 27.04.94, regula el procedimiento para solicitar la
centralización de la documentación, derivada de las relaciones de trabajo.
Para que la Dirección del Trabajo autorice a la empresa a centralizar la documentación,
es necesario que se cumplan las siguientes exigencias:
1) Que se cumplan los requisitos de forma, esto es, de admisibilidad.
2) Que la solicitud de centralización sea efectuada por peticionarios que no tengan
multas pendientes de pago ni deuda previsional.
3) Que se trate de casos calificados, situaciones de excepción debidamente justificadas.
4) Que involucren un lugar de mantención de la documentación en original, a cargo o en
posesión del peticionario.
5) Que preserven la obligación de mantener documentación en copia legible en los
lugares de trabajo centralizados, sin perjuicio de la obligación de mantener en uso
correctamente el registro control de asistencia.
.
Respecto de toda aquella documentación que reviste el carácter de permanente o
indispensable para ser fiscalizada oportunamente, el empleador estará obligado a
mantener, en los lugares en que se desarrollan las labores o funciones, copia legible de
la misma, con la excepción que se indica más adelante. Tal documentación es la
siguiente:
- contratos individuales de trabajo,
- comprobante de pago de remuneraciones (últimos 6 meses),
- finiquitos de trabajo (últimos 6 meses),
- reglamento interno de orden higiene y seguridad y/o sólo de higiene y seguridad,
según corresponda,
- convenio de sala cuna, si procede y
- comprobante de otorgamiento de feriado (últimos dos años).
Opcionalmente se sugerirá la conveniencia y podrá mantenerse copia de las planillas de
pago y/o declaración de cotizaciones previsionales de los últimos 6 meses.
Todo el resto de la documentación que derive de las relaciones de trabajo será factible
de centralizar sin obligación de mantener copia de la misma en los lugares de trabajo,
tales como:
- contratos o convenios colectivos,
- planillas de cotizaciones previsionales, de A.F.P., INP, ISAPRES, C.C.A.F. y
Mutualidades,
- autorización de cargas familiares, etc.
La autorización de centralización de documentación excluye el registro de asistencia
que se deberá mantener siempre en original en los lugares de trabajo, conforme a las
reglas generales o especiales procedentes.
Conclusión: Como podemos observar la
presentaba dos grandes inconvenientes:
centralización de la documentación
1.- Era de carácter restringida, solamente se autorizaba en casos calificados, frente a
situaciones de excepción, debidamente justificadas.
2.- Respecto de la documentación que comprendía la centralización, y que se
consideraba de carácter permanente, igualmente había que mantener copias legibles de
ellas, lo que en algunos casos presentaba gran dificultad.
Normativa vigente con la nueva ley 20.396
La ley 20.396, contempla un artículo único que modifica el artículo 9 del Código del
Trabajo, reemplazando su inciso quinto y agregando un inciso sexto y final:
a)
Se
reemplaza
el
inciso
quinto
por
el
siguiente:
"El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un
lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la
Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que
conste el término de la relación laboral, firmado por las partes.".
b)
Se
agrega
un
inciso
sexto:
"Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de
centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su
giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por
razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores
presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica,
o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida
documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre
otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para
centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de
dichos documentos laborales y previsionales. Para estos efectos, el Director del
Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha
centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este
inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el
inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario”.
c)
Se
agrega
un
inciso
final:
“La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y
previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro
control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.".
Análisis de esta nueva normativa:
Como principio básico podemos señalar que nuestra legislación laboral exige al
empleador mantener toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las
relaciones del trabajo, en el lugar donde se ejecutan los servicios, excepcionalmente la
Dirección del Trabajo podrá autorizar su centralización, cuando por ciertas
circunstancias, el empleador tenga necesidad para ello.
En nuestra opinión, creemos que la posibilidad de mantener los contratos de trabajo y
los finiquitos en un lugar distinto (previamente fijado) al que se prestan los servicios,
según lo dispone el actual inciso quinto del artículo 9 del Código del Trabajo, se
enmarca dentro de la posibilidad de centralización de la documentación laboral y
previsional, ya que no se entendería, que estos documentos estuvieran en un lugar y el
resto de la documentación laboral y previsional en otro lugar, es decir, si el empleador
tiene la necesidad de centralización, esta debería abarcar toda la documentación laboral
y previsional. Por lo anterior, estimamos que en esta parte nada aporta el nuevo inciso
quinto, ya que de existir necesidad de centralización se pediría esta para toda la
documentación, de conformidad al lo dispuesto en el nuevo inciso sexto del artículo 9
del Código del Trabajo.
A su vez el nuevo inciso final del artículo 9 del Código del Trabajo, viene a reafirmar
que la centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional
que se deriva de las relaciones de trabajo, excluyendo obviamente al registro de control
de asistencia, el cual siempre deberá encontrarse en el lugar donde se prestan los
servicios.
En consecuencia, el real cambio legislativo y que pasaremos a analizar, lo encontramos
en el nuevo inciso sexto del artículo 9 del Código del Trabajo, que se refiere a la nueva
modalidad de centralización de la documentación laboral y previsional.
Causales que facultan la solicitud de centralización:
a.- Al tener organizado su giro en diversos establecimientos, sucursales o lugares de
trabajo.
b.- Por razones de administración, control, operatividad o seguridad.
c.- Cuando los trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, lugares de
difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener
adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras , forestales
y de vigilancia, entre otras.
Solicitud de centralización:
La solicitud debe presentarse a la Dirección del Trabajo. Para estos efectos el Director
del Trabajo mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para
dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud en el plazo
de 30 días.
Novedad de esta modificación:
El nuevo art. sexto del art. 9 da la posibilidad al empleador de ofrecer en el
procedimiento de centralización, mantener la documentación laboral, en los lugares de
trabajo, en forma digitalizada.
Si bien para los efectos de la centralización de la documentación, la posibilidad de
ofrecer mantener copias digitalizadas de la documentación en nuevo, es una materia
que ya se ha aplicado en el ámbito laboral, especialmente en materia de seguridad (DS.
75 art. 5)
Conclusión:
Realmente con esta nueva normativa se soluciona un grave problema operativo para las
empresas, y que en algunos casos era insalvable y que más aún se hacía acreedora de
multas.
Con esta nueva centralización es posible que el empleador no tenga ningún documento
laboral ( físico) en el lugar de las faenas.
Ahora esperemos que se dicte una resolución por la Dirección del Trabajo que venga a
reglamentar la forma de mantener la documentación digitalizada.