Six Sigma White Paper - Tlamatini...Especialistas en Administración
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Tlamatini Especialistas en Six Sigma ¿Qué es Six Sigma? Six Sigma es una metodología de rediseño y mejora de los procesos de negocio para alcanzar, mantener y maximizar el éxito de una organización; es una útil herramienta de mejora de cada uno de los Procesos de Negocio y permite la definición e implantación de instrumentos para monitorear sus actividades diarias para minimizar el desperdicio y maximizar la satisfacción de clientes, expresadas como “métricas”. Es el Método de Mejora, Reingeniería de Procesos y Cambio Organizacional creado por Motorola y que al adoptarlo y enriquecerlo importantes y exitosas organizaciones como General Electric, ABB, Aligned Signal (ahora Honeywell) y DuPont entre otras, ha sido una de las principales razones de su éxito y según reconocen los líderes mundiales en sus ramos. Six Sigma se centra en entendimiento y satisfacción de las necesidades del cliente a través del uso disciplinado de datos, análisis estadístico y práctica intensiva de modelos de administración de procesos, con énfasis en su mejora continua para mejorar la rentabilidad de las organizaciones, donde la mejora en calidad y eficiencia son subproductos inmediatos de Six Sigma. En los casos en los que la Metodología Six Sigma ha reportado los mejores beneficios a las empresas, es cuando es adoptada como una filosofía de negocio por su orientación a la satisfacción de las expectativas de calidad del cliente; también donde se aplica como disciplina estadística de medición de la efectividad o capacidad de cada proceso; se asume como estrategia de mejora que contiene rigurosos métodos analíticos y herramientas practicas para diseñar nuevos productos y procesos (DFSS) o para mejorar los productos y procesos ya existentes (DMAIC). También debe entenderse como la meta organizacional de realizar todas las actividades diarias de una organización con calidad Six Sigma, es decir de sólo 3.4 DPMO´s (Defectos por Millón de Oportunidades), así optimizar el uso de todos los recursos de la organización. Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 1 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma Metodologías Six Sigma. Los métodos involucrados en la implementación de la iniciativa Seis Sigma son: Administración de Procesos La metodología AP, tiene como objetivo establecer un ciclo de mejora continua en la organización a través de las fases de desarrollo del sistema de proceso, implantación de proceso, operación de procesos y Mejora de procesos. Administración de Procesos (XQ(XQ-AP) Desarrollar Desarrollar Implantar Implantar ¿Cómo Definir el Proceso? Guía de Admón. Del proceso ¿Cómo medir el proceso? Análisis modo de falla ¿Cómo analizár el proceso? Adnmón. Del Cambio ¿Cómo Controlar el proceso? Plan de Acción de implantación Operar Operar Mejorar Mejorar *Ejecutar el proceso Conexión con objetivos del negocio Medir el proceso Identificar-definir oportunidades de mejora Controlar el proceso Mejorar a través de DMAIC, DFSS Evaluar Rendimiento Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 2 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma DMAIC La metodología DMAIC, tiene como objetivo el mejorar de manera puntual una o dos características críticas de calidad que el proceso no esté satisfaciendo de acuerdo a los requerimientos del cliente. Los pasos de la metodología son Definir el alcance del proyecto, Medir la capacidad actual del proceso, Analizar e identificar las causas raíz de variabilidad y rendimiento, Incrementar / Mejorar y eliminar los defectos a partir de proponer soluciones y mejoras a los componentes que afectan directamente el rendimiento del proceso y por último Controlar y reforzar el diseño del proceso a través de técnicas de plan de contingencia y anticipación de errores. DMAIC Definir Definir Medir Medir Analizar Analizar Incrementar Incrementar Contrato del Proyecto Seleccinar CTQ del Proyecto Establecer Capacidad del Proceso Seleccionar Causas Raíz Definir Estándar de rendimiento Establecer Metas de rendimiento Plan de Colección de Datos Identificar causas raiz Determinar CTQs Mapa de Proceso Determinar relación entre variables Establecer límites de tolerancia operacional Controlar Controlar Validar el Sistema de medición Establecer Capacidad del Proceso Establecer Plan de Control de Procesos DFSS (Designed for Six Sigma) La metodología DFSS, tiene como objetivo diseñar nuevos procesos de Design For Six Sigma Definir Definir Iniciar Alcance Plan Medir Medir Voz del Cliente Definir CTQs Analizar Analizar Diseñar Diseñar Desarrollar Conceptos de Diseño Elaborar Diseño Detallado Elaborar Diseño de Alto Nivel Elaborar Plan de Control y Pruebas Verificar Verificar Diseño de Pruebas Implantación escala completa del Proceso producción o rediseñar radicalmente los existentes para mejorar múltiples características críticas de calidad y que el proceso actual tenga la habilidad para Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 3 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma lograrlo. Las fases principales con las de Definir el concepto del producto o servicio a desarrollar, Medir y establecer los requerimientos del cliente, Analizar y desarrollar el diseño del producto a alto nivel, Implementar el diseño detallado del producto y finalmente verificar a través de pruebas exhaustivas la funcionalidad del producto. Consolidación del Cambio La metodología CDC, tiene como objetivo facilitar la introducción de cambios en la organización, estableciendo una estrategia clara de asimilación, involucramiento y conservación del cambio. Básicamente se inicia por definir la necesidad de la organización de hacer modificaciones en sus prácticas actuales y hacer consciente a la gente de que el cambio es requerido, establecer una visión clara de a dónde se quiere llegar y que tipo de consecuencias en la cultura se producirán una vez que el cambio se consolide, la movilización del compromiso de gente clave en la organización para aceptar el cambio y la institucionalización del cambio a partir de la documentación, el establecimiento de políticas, el abastecimiento de recursos, capacitación, entrenamiento, la definición de responsabilidades, la ejecución con base en una orientación de medición clara de resultados. Establecer procesos de monitoreo de procesos y de prácticas, tales como la y medición de resultados, la verificación de la ejecución ante los niveles directivos así como la auditoría sistemática de procesos para su optimización. Todo esto en un marco de patrocinio de la organización y de la adecuación de los sistemas de reconocimiento y compensación y las estructuras jerárquicas de la organización. Consolidación del Cambio Necesidad Necesidad Movilizar Movilizar Visión Visión Institucionalizar Institucionalizar Monitorear Monitorear Patrocinio Patrocinio Sistemas Sistemas yy Estructuras Estructuras ¿Cómo es un Proyecto Six Sigma? Siguiendo la metodología DMAIC para la mejora de procesos de del negocio consistente en Definición: documentar a través del contrato del proyecto la situación actual, el caso del negocio, el enunciado del problema, y la característica crítica (CTQ Critical to Quality) que se requiere mejorar; se establece el alcance del proyecto al ubicar el proceso a mejorar dentro de la organización, mapeando en detalle el proceso y subprocesos hasta llegar a nivel de cada actividad. Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 4 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma Requerimiento Demanda Procesos sustantivos • Producto. • Servicio. Insumos Proveedores Cadena de valor Cliente •Información. •Recursos. •Tecnología. Procesos de Apoyo Procesos Facilitadores Insumos • Proveen tecnología • Mantener infraestructura. Administración del negocio Integración de talleres Una vez definido el alcance, la característica a mejorar y el grupo de trabajo para el proyecto se realiza la Medición: que establece las definiciones operacionales y planes para la recolección de datos, la validación del sistema de medición y el análisis de la variabilidad histórica de resultados del proceso, para establecer la línea base rendimiento del proceso. Media o Promedio Lo ideal para el cliente ( o r x ) Proceso A Desviación estándar () Lo que siente el ecliente Cliente Satisfecho Proceso B Probabilidad de defecto LSE Cliente No Satisfecho Cliente No Satisfecho LSE limite superior especificación Una vez conocida la situación actual de rendimiento del proceso se identifican las causas raíz de los defectos, se realiza el Análisis: evaluando todos los aspectos de los procesos como de los datos obtenidos para lograr un profundo nivel de entendimiento de la forma actual de trabajo de la organización y así ir identificando diferentes alternativas de optimización. Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 5 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma Análisis Datos Análisis de Procesos En el análisis de procesos se identifican los insumos, las habilidades y entrenamiento de la gente, las herramientas, las políticas, etc. Los procesos se definen como una serie de actividades que agregan valor, las cuales agrupadas en una secuencia lógica, permiten identificar a sus participantes y los bienes o servicios que proporcionan en la cadena de valor del negocio. El análisis de datos nos permite, a través de la segmentación y evaluación estadística formular y probar hipótesis sobre causas raíz de variabilidad y dispersión del proceso actual. De tal manera que se establezcan las relaciones entre variables de entrada (X´s) y las salidas producidas por el proceso actual. Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 6 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma Adicionalmente se abstrae el problema aplicativo a una forma estadística para proponer soluciones estadísticas sobre el control y medición de la propuesta de solución. De tal manera que dependiendo de la forma de la curva de probabilidad actual del proceso se seleccionan métodos específicos para la comprobación de la mejora. Forma Normalidad (tendenciacentral) (dispersion) Normal Probability Plot for a Normal Distribution ML Estimates Mean:15.7224 StDev:1.74183 Pe rce nt mean (x) media (x) Desviación standard deviation (S) EStandar (S) Valor delValue Quartile Quartil Q1 o orQ3 Q3 stability factor (SF) ~(x) Median (x) Mediana Dispersión span or range o Rango normal Normal Probability Plot for an Exponential Distribution ML Estimates Mean: 15.0790 StDev: 12.6232 Pe rce nt skewed Sesgada Normal Probability Plot for a Bimodal Distribution 99 ML Estimates Mean: 14.6382 StDev: 5.47084 95 Pe90 rce80 70 nt 60 50 40 30 20 10 5 long -tailed 1 0 10 20 30 Normal Probability Plot for a Bimodal Distribution 99 ML Estimates Mean: 14.6382 StDev: 5.47084 95 Pe90 rce80 70 nt 60 50 40 30 20 10 5 bimodal 1 0 10 20 Must stratify into distinct processes before calculating central tendency and dispersion 30 Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 7 de 8 14/11/2015 Tlamatini Especialistas en Six Sigma En la fase de Incrementar /Mejorar (Improve) se identifican los patrones encontrados durante el análisis, se determina un “contra-patrón” utilizando métodos de creatividad formal, lluvia de ideas, para asegurar el cumplimiento de CTQ´s identificados, y establecer posibles soluciones que se someten a pruebas de viabilidad por diferentes métodos, que pueden ser desde diseño de experimentos hasta técnicas de modos simulación de falla y planes de prueba, con el fin seleccionar o construir alternativas que cumplan nuevos estándares de tolerancias de operación. Se establece la capacidad de mejora potencial con la solución propuesta y se cuantifica la oportunidad de mejora y beneficios financieros. La fase de Control del proyecto es para reforzar la solución seleccionada a través de planes de implantación e institucionalización que incluyen planes de control del proceso con base en métodos de Control Estadístico, pruebas exhaustivas, aceptación de productos, establecimiento de planes de contingencia, herramientas de análisis de modo de falla, técnicas para evitar errores, documentación de procesos y procedimientos, estrategia de influencia y consolidación del cambio, estrategia de roll-out, validación de beneficios financieros, comunicación y cierre del proyecto. Es muy importante aclarar que en todo proyecto de Six Sigma, en soporte y actuando en paralelo a la aplicación de la ruta metodológica de DMAIC se aplican rigurosamente los conceptos de Administración por Procesos y Consolidación del Cambio, de otra forma, NO SERIA SIX SIGMA. Consultores y Asesores Tlamatini, S. A. de C. V. Camino a Santa Teresa 13 T7-401 Pedregal del Lago, Tlalpan México D. F. 14110 Tel. (55) 55 50 37 06 04455 3222 0578 eMail [email protected] 8 de 8 14/11/2015