Funciones de Gerencia Administrativa - puerto

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
EMPREA PORTUARIA QUETZAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
GERENCIA ADMINISTRATIVA
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
OBJETIVO GENERAL
Sostener el potencial del recurso humano de la Empresa
Portuaria Quetzal en su nivel óptimo de rendimiento, dentro
de una cultura de eficiencia en el servicio portuario,
administración de personal así como facilitar los servicios de
apoyo administrativo, compras y suministros para la
satisfacción de nuestros clientes internos.
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
GERENCIA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIÒN DE PUESTOS
No. DE ORDEN
NOMBRE DEL PUESTO
No. DE PUESTOS
01
GERENTE ADMINISTRATIVO
01
02
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO
01
03
SECRETARIA DE GERENCIA
01
TOTAL DE PUESTOS
03
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
I.
UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA
II.
TITULO DEL PUESTO:
GERENTE ADMINISTRATIVO
CÓDIGO: 01-17
III
FUNCIÓN BÁSICA:
Planificar, dirigir y controlar las actividades Administrativas de la Empresa,
así como coordinar y supervisar los Departamentos de Servicios
Administrativos y Compras.
IV.
FUNCIONES:
1.
Es responsable de la organización, coordinación dirección y desarrollo de
los servicios Administrativos de la Empresa.
2.
Asesorar a la Gerencia General en materia de administración.
3.
Formular el Presupuesto Anual de Egresos de la Gerencia de a su cargo.
4.
Rendir informes de a la Gerencia General, en cuanto a los resultados de la
Gestión Administrativa, aplicación de procesos y Sistemas de Gestión.
5.
Coordinar la formulación de los planes de trabajo de las unidades que
integran la Gerencia a su cargo.
6.
Participar en reuniones con Junta Directiva y Gerencia General, para
informar sobre las actividades de la Gerencia a su cargo y plantear
soluciones, a la problemática que se presenta en las diferentes áreas de
trabajo.
7.
Asumir el liderazgo para realizar reuniones periódicas con los Gerentes de
Área para evaluar los resultados de la gestión de la Empresa.
8.
Debe asumir la responsabilidad de evaluar periódicamente los riesgos del
personal de la Gerencia a su cargo e imponer las medidas correctivas.
9.
Mantener la excelencia en la presentación de servicios y administración de
los Sistemas de Gestión.
10.
Coordinar los servicios administrativos de transporte de personal,
adquisición y suministros de bienes, mantenimiento de edificios, áreas
verdes e instalaciones portuarias.
11.
Administrar los bienes inmuebles de la Empresa ejerciendo control sobre
arrendamiento y conservación de terrenos, oficinas administrativas
principales, edificios auxiliares y complejo habitacional.
12.
Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
13.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad
orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
14.
CÓDIGO: 01-17
Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.
15.
Realizar otras tareas afines al puesto.
ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
V.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente y Subgerente General.
Ejercida a: Subgerente Administrativo y Jefes de Departamento
VI.
RELACIONES:
Con Gerencia y Subgerencia General, con los Jefes de Unidades Asesoras,
Gerentes de Áreas con todo el personal de la Empresa, en la solución de
problemas que los mismas presentan.
V.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna
Cinco años en el desempeño de funciones a nivel de Jefatura de
Departamento o Subgerente del Área Administrativa.
Poseer título
universitario a nivel de Licenciatura, como Administrador de Empresas o
Administrador de Recursos Humanos.
Opción “B” Externa
Acreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional a
nivel de Maestría de una carrera afín al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco años como Administrador o Director Administrativo en una empresa
de servicios.
Capacitación:
Básico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestión
Planeación Estratégica
Liderazgo
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Gestión del Talento
Curso de ingles
Habilidades:
Administración del Tiempo
Capacidad de Negociación
Espacial y Abstracta
Manejo de Recurso Humano
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
CÓDIGO: 01-17
Autocontrol
Analítica y Expresiva
Toma de Decisiones
Capacidad de Análisis
Para Elaborar, Conducir y Presentar Proyectos
Agudeza Visual y Auditiva
Cálculos Matemáticos
Don de Mando
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Económica:
Por el mobiliario y equipos asignado para la realización de su Trabajo. Y por
el valor en documentos que firme.
Documentación e Información:
Por la documentación e Información que maneje en el desempeño
de su cargo. La información es de carácter confidencial.
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
I.
UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA
II.
TITULO DEL PUESTO:
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO
CÓDIGO: 01-22
III.
FUNCIÓN BÁSICA:
Asistir al Gerente Administrativo en la planificación, organización,
coordinación, dirección y desarrollo de los servicios administrativos.
IV.
FUNCIONES:
1.
Asistir al Gerente de Área en la planificación, coordinación y supervisión de
las actividades administrativas.
2.
Presentar al Gerente de Área las sugerencias y recomendaciones sobre
políticas a seguir en los servicios administrativos para el logro de los
objetivos globales de la Empresa.
3.
Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de elaborar planes
de acción que permitan la mejora de los servicios de compras, servicios
generales, suministros y almacenamiento.
4.
Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades del Departamento de
Compras, bodegas de materiales.
5.
Conocer, responder y marginar correspondencia y otros documentos que
llegan a su despacho.
6.
Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto de la Gerencia
Administrativa.
7.
Coordinar con el Jefe del Departamento de Compras en la adquisición de
maquinaria, equipo, repuestos y materiales para agilizar las compras que
sean necesarias con el funcionamiento de la Empresa.
8.
Autorizar y refrendar los procedimientos y documentación en materia de los
Sistemas de Gestión.
9.
Velar por el cumplimiento de las Normativas de la Empresa.
10.
Coordinar las acciones relacionadas con los seguros de la Empresa.
11.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad
orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.
12.
Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.
13.
Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
14.
Realizar otras tareas afines al puesto.
ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
CÓDIGO: 01-22
V.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente Administrativo.
Ejercida a: Personal Profesional, Técnico y Administrativo del Área
de Recursos Humanos
VI.
RELACIONES:
Con el Gerente Administrativo, para recibir instrucciones, coordinar labores,
proporcionar información y recibir delegación de funciones. Con el personal
de los diferentes Departamentos, Secciones y Unidades del área
Administrativa. Con funcionarios y jefes de otras áreas de la Empresa, para
coordinar información o para ejercer con mayor eficacia las funciones de la
Empresa.
VII.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna
Cinco años como jefe de Departamento. Licenciatura, como Administrador
de Empresas o Administrador de Recursos Humanos.
Opción “B” Externa
Acreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional a
nivel de Maestría de una carrera afín al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco años en labores relacionadas con el puesto.
Capacitación:
Básico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestión
Planeación Estratégica
Liderazgo
Gestión del Talento
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Curso de ingles
Habilidades:
Administración del Tiempo
Capacidad de Negociación
Espacial y Abstracta
Autocontrol
Analítica y Expresiva
Manejo de Recurso Humano
Toma de Decisiones
Agudeza Visual y Auditiva
Cálculos Matemáticos
Don de Mando
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
CÓDIGO: 01-22
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Económica:
Existe responsabilidad compartida por la custodia y manejo de los recursos
de la Empresa. Por el mobiliario y los equipos asignados para la realización
de sus labores.
Documentación e Información:
Por la documentación e información que reciba y se envía en el
desarrollo de su trabajo, debe observar confidencialidad.
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
I.
UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA
II.
TITULO DEL PUESTO:
SECRETARIA GERENCIA
CÓDIGO: 04-14
III.
FUNCIÓN BÁSICA:
Trabajo que consiste en realizar las actividades de secretaría de la
Gerencia Administrativa.
IV.
FUNCIONES:
1.
Tomar dictados taquigráficos de su Jefe Inmediato y los transcribe
mecanográficamente.
2.
Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, informes y otros
documentos.
3.
Organizar y llevar los archivos diversos de la correspondencia y
documentos de trabajo de la Gerencia Financiera.
4.
Atender y hacer llamadas telefónicas; atender al público a funcionarios y
empleados de la Empresa, proporcionando la información correspondiente.
5.
Transcribir documentos diversos que se le indiquen tales como informes,
cuadros y otros.
6.
Redactar cartas, oficios, providencias y otros documentos diversos,
presentarlos a firma de su superior, controlar la numeración respectiva y
estampar los sellos correspondientes.
7.
Atender solicitudes de audiencias o entrevistas con sus superiores.
8.
Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo.
9.
Elaborar requisiciones de materiales y suministros a través del sistema de
Recursos Humanos y llevar control de los mismos.
10.
Asistir a superior en reuniones de trabajo y otros eventos y llevar agendas
de reuniones, citas y otros asuntos de su Jefe Inmediato.
11.
Elaborar conocimientos
documentos.
12.
Notificar a donde correspondan asuntos encomendados por la Gerencia de
Recursos Humanos y Administrativos.
13.
Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la
protección de instalaciones, carga y equipo.
14.
Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la
seguridad y salud laboral.
15.
Realizar otras actividades afines al puesto.
de
correspondencia,
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA
expedientes
y
otros
EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012
CÓDIGO: 04-14
ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL
V.
SUPERVISIÓN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Ninguno
VI.
RELACIONES:
Con el Gerente y Subgerente Administrativo, para recibir instrucciones,
supervisión de sus actividades y proporcionarles información o
documentación que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras áreas
de la Empresa, usuarios de los servicios portuarios y funcionarios de
entidades públicas nacionales e internacionales.
VII.
REQUISITOS:
Opción “A” Interna
Dos años como Secretaria de Departamento
Opción “B” Externa
Poseer Titulo de Secretaria Bilingüe o Comercial.
Experiencia:
Tres años en labores de Secretaría
Capacitación:
Básico Operativo Portuario (BOP
Sistemas de Gestión
Redacción y ortografía
Redacción de Informes
Trabajo en Equipo
Relaciones humanas
Servicio al cliente
Curso de ingles
Habilidades:
Comunicación Efectiva
Cálculos Matemáticos
Habilidad Mecanográfica
Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación
Habilidad conceptual
Taquigrafía
VIII.
RESPONSABILIDADES:
Económica:
Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo.
Documentación e Información:
Es responsable por la recepción de documentos y archivo de expedientes
de valor, debe observar confidencialidad.
MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA