Optimización de Negocios y Tecnología de la Información

Optimización de
Negocios y
Tecnología de la
Información
Carlo Angeles O.
[email protected]
Enero, 2011
1. INTRODUCCION
• Las organizaciones de negocios
en los nuevos tiempos de economía
globalizada como el actual,
no
pueden estar estáticos basados en
conceptos
de
administración
clásicos.
• La empresa moderna exige
dinamismo e integración en todo el
flujo de la estructura orgánica para
obtener los objetivos y metas
estratégicos con resultados en
tiempo oportuno.
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1. INTRODUCCION
•
La búsqueda de rentabilizar siempre más el
negocio surge como algo natural, para ello es
necesario cuidar los gastos lo que nos lleva a la
optimización de costos como es obvio, sin
embargo en este contexto lo normal es abocarse
a la búsqueda de ahorros en los procesos
considerados dinámicos de un flujo operativo
directo (manufactura y/o servicios), con logros de
mejora
de
eficiencia
(no
siempre
considerando la eficacia),
productividad,
y
rendimientos.
•
Este concepto siendo valido, no enfoca en forma
general la posibilidad de mejoras y optimización.
•
La base del éxito del proceso de mejoramiento es
el establecimiento adecuado de una buena
política de calidad
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1. INTRODUCCION
•
La calidad total es un concepto, una filosofía, una estrategia,
un modelo de hacer negocios y está focalizado hacia el
cliente.
•
La calidad total no solo se refiere al producto o servicio en sí,
sino que es la mejoría permanente del aspecto
organizacional, gerencial; tomando una empresa como una
máquina gigantesca, donde cada trabajador, desde el
gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel jerárquico o el
personal operativo están comprometidos con los objetivos
empresariales.
•
La calidad se presenta en cada uno de las actividades, desde
una mera acción de la toma de un pedido por el área
comercial, la gestión de la planificación y producción de
procesos, la gestión logística, la administración de materiales,
la gestión de atención de distribución en función a una oferta
de servicios , pasando por los mas mínimas tareas y
actividades; cada uno de ellos en mayor o menor grado
representa un ahorro efectivo hacia nuestra organización.
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1. INTRODUCCION
•
Teniendo
definido
nuestros
objetivos
de
establecer una Optimización de Negocios en base
a una política o cultura de calidad en nuestro
negocio o empresa, es imperativo considerar la
integración con herramientas tecnológicas y de
sistemas de información.
•
Las Tecnologías de información (TIC) para la
mejora continua de la calidad son un apoyo tan
importante que permiten ayudar a las empresas ha
organizar la información que en ella se maneja
tanto en las relaciones internas como externas, por
lo tanto las ayuda a ser más productivas y a ahorrar
en recursos.
•
Además permiten obtener información clave para
un mayor crecimiento lo cual trae como
consecuencia que pueda tener una mejor interrelación con el entorno empresarial y/o comercial.
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1. INTRODUCCION
•
El ámbito de la Tecnología de Información existe
aplicado a cualquier tipo de empresa privada como
publica que le permite obtener y compartir información e
integrar una fluidez de comunicación.
•
Dentro del contexto publico y enmarcado en la política
estratégica del Estado se dictamino la Agenda Digital
Peruana y el plan de desarrollo de la sociedad de la
información mediante D.S Nº 031-2006-PCM del 20 de
junio del 2006.
•
Este es un documento que contiene lineamientos,
objetivos y estrategias sobre la aplicación de las
tecnologías de información y comunicaciones en los
diversos sectores de la sociedad peruana como
infraestructura de comunicaciones, desarrollo de
capacidades humanas, programas sociales, sectores de
servicios de producción, gobierno electrónico y
relaciones internacionales. Es un medio para que todos
los ciudadanos, puedan ejercer su derecho a estar
informados y acceder a los servicios que ofrece el
estado.
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1. INTRODUCCION
•
Terminológicamente
La
tecnología
de
información (TIC), según lo definido por la
asociación de la tecnología de información de
América (ITAA) es “el estudio, diseño,
desarrollo, implementación, soporte o dirección
de los sistemas de información computarizados,
en particular de software de aplicación y
hardware de computadoras.” Se ocupa del uso
de las computadoras y su software para
convertir, almacenar, proteger, procesar,
transmitir y recuperar la información.
•
Podemos definirla además como aquellas
herramientas y métodos empleados para
recabar, retener o distribuir información. La
tecnología de la información se encuentra
generalmente asociada con las computadoras y
las tecnologías afines aplicadas a la toma de
decisiones
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2. DEFINICIÓN
•
Habiendo conceptuado nuestra necesidad de mejora,
uno de los puntos dentro de la búsqueda de la
PERSONAS
&
Optimización
de una organización es la relacionada
COMPORTAMIENTOS
a la integración de la cadena de abastecimiento.
•
Podemos definir a “La Cadena de Abastecimiento”
como el conjunto de organizaciones e individuos
involucrados en el flujo de productos, servicios,
dinero y la información relacionada (TIC), desde su
origen en la proyección de ventas hasta el
consumidor final.
•
Integra todos los procesos ligados desde ventas,
proveedores, procesos en planta, centros de
almacenamiento, distribuidores y clientes con el
objeto de que los bienes sean producidos y
distribuidos en las cantidades adecuadas, en los
lugares y en tiempos correctos, con rentabilidad para
todas las entidades involucradas y cumpliendo con
los niveles de servicio requeridos para satisfacer al
consumidor final.
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INSERT
GRAPHIC
SQUARE
HERE
3. OBJETIVOS
• La integración de la cadena de
abastecimiento debe considerar el
logro de resultados reflejado en
los siguientes objetivos :
PERSONAS &
PERSONAS
COMPORTAMIENTOS
& COMPORTAMIENTOS
Integración de Procesos,
Tecnología y Recurso
Humano, dinamizando el flujo
de información en ambos
sentidos de la cadena.
PROCESOS
Solucionador de problemas
existentes, ya que vamos a
optimizar costos, tiempos,
insumos y personal en toda la
cadena de abastecimiento.
TECNOLOGIA
Asegurar los niveles de servicio
requeridos por los clientes de manera
eficiente (con los mínimos costos) y
eficaz (cumpliendo los objetivos de la
Oferta de servicio).
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INSERT
GRAPHIC
SQUARE
HERE
4. NIVELES DE INTEGRACIÓN
• Los niveles deben reflejar la integración paulatina de la organización.
1er. Nivel PROVEEDORES
Entidades
Independientes
PERSONAS &
COMPORTAMIENTOS
CONTROL DE
COMPRAS
2do. Nivel
Integración
PROVEEDORES
Interna:
Dpto. administración
de Materiales
3er. Nivel
Integración de
la cadena de
abastecimiento
COMPRAS
DISTRI
BUCION
PRODUCCION
CONTROL DE DISTRI
PRODUCCION BUCION
CADENA
PROVEEDORES ABAST
INTERNA
CLIENTES
CLIENTES
CLIENTES
Integración de
la Información
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5. FLUJO DE GESTIÓN
• El reto es sincronizar la demanda con
• La cadena de Abastecimiento, incluye
la oferta para encontrar un balance
entre estos objetivos, se requiere
integración dentro de la firma,
colaboración entre las organizaciones y
sincronización de todo el sistema para
lograr flujos de productos e información
sin interrupción, sin cuellos de botella.
todas las actividades comprendidas en
planeamiento, manufactura, logística de
entrada, logística interna, logística de
salida y logística inversa.
• Es
importante
notar
que
el
consumidor final forma parte de la
Cadena de Suministro; la demanda del
consumidor final es el motor de la
cadena y ésta no sólo depende del
precio o de la disponibilidad del
producto sino también del mercado y la
economía en su conjunto.
• Incluye también sistemas de integración
con los proveedores de mis proveedores
y con los clientes de mis clientes para
poder evaluar el flujo de los productos en
procesos
integrados,
midiendo
su
velocidad, visibilidad y su grado de
sincronización.
• El soporte de tecnología de la
información (TIC) es una plataforma
indispensable para el desarrollo de esta
gestión.
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5. FLUJO DE GESTIÓN (procesos)
Manufactura
Mercadeo
Transporte
Planeación
Ventas
Ordenes
Procesos de la Cadena de Abastecimientos
Despacho
Almacén
Envío
Distribuidores
Consumidor
Final
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5. FLUJO DE GESTIÓN (enfoque)
La Cadena de Abastecimiento describe un enfoque alternativo de administración logística, basado en
estrategias ínter-organizacionales, con objetivos comunes y medidas de desempeño globales,
contrario al enfoque tradicional por áreas funcionales con objetivos en permanente conflicto.
Enfoque Tradicional
Compras
Producción
Distribución
Costo
total
Ventas
Nivel
de
Servicio
Clientes
Proveedores
La optimización de funciones aisladas no
optimiza globalmente el proceso logístico
Enfoque Moderno
Compras Producción Distribución Ventas
Costo
total
Nivel
de
Servicio
Integración de la cadena
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INSERT
5. FLUJO DE GESTIÓN (componentes)
GRAPHIC
SQUARE
HERE
Tener
ingredientes
disponibles
Proveedores
Transformar
ingredientes en
Productos
Compras
Tener los
productos
correctos
disponibles
PERSONAS &
Abastecimiento
Cliente
Comercial
PrograCOMPORTAMIENTOS
mación
Fabrica
Stock
en proveedor
Llevar
Productos
a los Clientes
Stock
en fabrica
Manufactura
Vender
productos a los
consumidores
Consumidor
Distribucion
Stock
OUT fabrica
Stock
distribuidor
Supply planning
Stock
en cliente
Distribución
Stock
en consumidor
Clientes
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5. FLUJO DE GESTIÓN (responsabilidades)
Responsabilidad
de Compras
Responsabilidad
de Planeamiento
y Control de Producción
Responsabilidad de
Distribución
CD 1
PT
wip
Proveedores
PT
PT
Almacenamiento
Trabajo en Proceso
Proveedor de
Transporte
CD 2
Centros de
Distribución
Almacenamiento
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6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN
• Es indispensable la utilización de
la tecnología de información (TIC)
para asegurar que cada integrante
de la cadena de abastecimiento
maneje su unidad de negocio con
la información veraz y actualizada
en
forma
oportuna,
la
comunicación es bidireccional y
fuerza una retroalimentación que
involucra
a
todos
en
ser
expeditivos
dinamizando
la
gestión.
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6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (interaccion)
La Interacción de la Información es fluida y bidireccional en
la cadena …
La
Retroalimentación
involucra a todas la
areas en la
búsqueda continua
de estrategias para
mejorar.
Proveedores
Organizacion
Empresarial
Información bidireccional y
continua Proveedores
Consumidor Final
Clientes
Informacion bidirecciónal
y continua Clientes
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6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (valor)
El valor de la Información es clave para un seguimiento,
negociación y decisión oportuna …
•
La tecnología hace a la
información disponible.
Información = Recurso
Crítico.
•
Obtener la información
correcta,
en
el
momento correcto y
con
las
personas
correctas.
•
Los
cambios
procedimentales van
de la mano con
cambios de recursos
tecnológicos.
• Internet , Intranet
• Intercambio Electrónico de
datos (EDI)
• Correo electrónico
• Transferencia electrónica de
fondos
• Publicaciones y Boletines
electrónicos
• Base de datos compartidos
• Código de Barras
• RFID
• Soluciones ERP
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6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (impacto)
El Impacto de la Información …
• La transferencia electrónica
de datos reduce
espacio-temporales.
distancias
• Internet favorece la integración
virtual
generando
nuevas
oportunidades comerciales en
mercados electrónicos y canales
de distribución, y facilita la
colaboración entre integrantes
de las cadenas de suministro.
• La actualización de modelos
de negocios y el uso de
herramientas de apoyo a la
toma
de
decisiones
son
necesarios para lograr eficiencia
en el nuevo esquema.
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6. INTEGRACION DE LA INFORMACIÓN (impacto)
El Impacto de la Información …
• Las cadenas de suministro
electrónicas establecen nuevas
oportunidades y desafíos.
• Debido
a
la
creciente
conectividad y disponibilidad de
información, el universo de
posibilidades en la toma de
decisiones
se
expande
enormemente.
• El análisis elaborado de la
gran cantidad de información
recolectada confiere eficiencia
y ventaja competitiva.
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7. NEGOCIOS ELECTRONICOS
• Los negocios electrónicos son
Intercambios
de
información
propietaria
que
puede
ser
procesada directamente y en
tiempo real por los miembros de
una comunidad de negocios.
e-Commerce es el marketing,
ventas y compras de productos
y servicios en Internet
• La cadena de abastecimiento
utiliza los conceptos de e-business
y tecnologías web para coordinar y
optimizar los procesos de ámbito
empresarial en todas y cada una de
las áreas de su empresa y con el
entorno de proveedores y clientes.
e-Business es usar
electrónicamente la
información para mejorar
el desempeño, crear valor
y establecer nuevas
relaciones entre clientes y
proveedores
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7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (acceso comunidad comercial)
Las empresas pueden realizar transacciones en un ambiente abierto,
ágil y accesible.
Red Electrónica
COMPRADORES
PROVEEDORES
Solución Integral Estandarizada
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7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (recursos .)
Tecnología de la Información
EDI (Intercambio Electrónico de datos)
Es un Conjunto coherente de datos,
estructurados conforme a normas
de mensajes acordadas, para la
transmisión por medios electrónicos,
preparados en un formato capaz de
ser leído por el ordenador y de ser
procesado automáticamente y sin
ambigüedad.
El EDI consiste en transmitir
electrónicamente
documentos
comerciales y administrativos entre
aplicaciones informáticas en un
formato normalizado, de forma que
la información entre las empresas
pueda
ser
procesada
sin
intervención manual.
Las empresas que desean utilizar
el EDI se suelen poner en contacto
con compañías ligadas al sector de
las
telecomunicaciones
que
ofrecen servicios EDI.
Un servicio EDI, es el conjunto de
prácticas
asociadas
a
la
explotación
de
un
sistema
telemático particular de EDI que
cubren
todos
los
aspectos
funcionales del servicio(técnicos,
organizativos, de formación, de
soporte
y
mantenimiento,
comerciales y administrativos),
dando así forma a una aplicación
EDI concreta para un segmento.
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7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (recursos ..)
Tecnología de la Información
ECR (Efficient Consumer Response)
Es una estrategia en la cual
distribuidores,
proveedores
y
supermercados trabajan en forma
mancomunada para dar un mejor
valor a los consumidores a través de
un enfoque conjunto, orientado a
lograr una mayor eficiencia global
de la Cadena de Abastecimiento.
Así, más que maximizar la eficiencia
de cada participante por separado,
lo que se busca es lograr reducir los
costos totales del sistema, los
inventarios totales y los activos
físicos, así como también poner a
disposición de los clientes mejores
mix de productos para que éstos
tomen sus decisiones de compra.
Es un proceso de mejoramiento
continuo, donde las compañías junto a algunos de sus socios
comercialesimplementan
progresivamente
las
nuevas
herramientas o componentes de
ECR a través de planes pilotos, para
luego reaplicarlas a un número
creciente
de
contrapartes
comerciales.
Esta estrategia permite alcanzar
reducciones en los costos totales,
en los inventarios y activos fijos, así
como también en la variedad de
productos que llegan al consumidor
final, brindándoles mayores niveles
de satisfacción y de servicio.
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7. NEGOCIOS ELECTRONICOS (recursos …)
Tecnología de la Información
CRM (client relationship Management)
Es básicamente la respuesta de la
tecnología a la creciente necesidad
de las empresas de fortalecer las
relaciones con
sus clientes.
Las herramientas de gestión de
relaciones con
los clientes
(Customer
Relationship
Management o CRM) son las
soluciones
tecnológicas
para
conseguir desarrollar la "teoría" del
marketing relacional.
En el proceso de remodelación de
las empresas para adaptarse a las
necesidades del cliente, es cuando
se detecta la necesidad de
replantear
los
conceptos
"tradicionales" del marketing y
emplear los conceptos del marketing
relacional:
Enfoque al cliente
Inteligencia de clientes
Interactividad
Fidelización de clientes
Personalización.
El marketing relacional se puede
definir como "la estrategia de
negocio centrada en anticipar,
conocer
y
satisfacer
las
necesidades y los deseos presentes
y previsibles de los clientes".
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8. OPTIMIZACIÓN EN PYMES
Debemos considerar que el uso
de modelos de optimización de
negocios no es solo potestad
de
empresas
de
gran
envergadura.
Consideremos
que
cuanto
menor tamaño tenga una
empresa
mayor
será
la
flexibilidad de su estructura
organizativa y por tanto mayor
será el impacto de las
tecnologías en la información
sobre la productividad.
En este contexto es muy
importante la situación de las
empresas como las PYMES
para su economía sostenible de
acuerdo a los sectores de
actividad.
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8. OPTIMIZACIÓN EN PYMES
Muchas PYMES no utilizan una
herramienta básica como es el
ordenador y menos aún un
sistema de información.
Las PYMES deben valorar las
importantes ventajas que el uso
de las TIC pueden realizar en
su negocio.
Los negocios deben tomar
conciencia que el recorrido de
una inversión en el uso de las
TIC se reflejara en incrementos
significativos del output y del
valor.
Esta relación es especialmente
positiva en las PYMES debido
al potencial de crecimiento.
En
consecuencia
podemos
concluir que probablemente el
incremento de la inversión en TIC,
el nivel de implantación y el
aumento del uso de esas
tecnologías se traduzca en
mejoras
sostenibles
de
la
productividad, seguramente más
en las PYMES y en aquellos
sectores con bajos niveles de
implantación.
Por esta razón es sumamente
importante que las empresas
PYMES tomen conciencia de los
beneficios
de
crecimiento
económico, haciendo uso de
modelos y herramientas de
soporte; en los cuales la inversión
inicial
será
largamente
compensada.
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Optimización de
Negocios y
Tecnología de la
Información
Carlo Angeles O.
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Enero, 2011