Propuesta de Mejora en el Sistema de Control Interno del Inventario
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UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A; PARA LOGRAR EFICIENCIA EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRÁFICOS Autoras Hernández Ana Torres, Dessireé Barbula, Octubre del 2007 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A; PARA LOGRAR EFICIENCIA EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRÁFICOS Autoras Hernández Ana Torres, Dessireé Tutor: Prof. Manuel González Fierro Barbula, Octubre del 2007 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A; PARA LOGRAR EFICIENCIA EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRÁFICOS Autoras Hernández Ana Torres, Dessireé Trabajo de Grado presentado para optar el titulo de Licenciada en Administración Comercial Barbula, Octubre del 2007 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA CONSTANCIA DE ACEPTACION PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A; PARA LOGRAR EFICIENCIA EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRÁFICOS Autoras Hernández Ana Torres, Dessireé Aceptado en la Universidad de Carabobo Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración Comercial y Contaduría Publica Por: Prof. Manuel González Fierro C.I: 9.129.212 Barbula, Octubre del 2007 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA VEREDICTO Nosotros miembros del jurado designado para la evaluación del Trabajo de Grado Propuesta de Mejora en el Sistema de Control Interno del Inventario de la Empresa Cenprofot C.A; para lograr eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos Presentado por: Hernández, Ana C.I Nº 16.050.223 Torres, Dessireé C.I Nº 16.784.498 Para optar al Titulo de Licenciada en Administración Comercial, estimamos que el mismo reúne los requisitos para ser considerado como: __________________________________________________________ Apellido Nombre C.I Firma _____________ _____________ ____________ _____________ _____________ _____________ ____________ _____________ _____________ _____________ ____________ _____________ _____________ _____________ ____________ _____________ Barbula, Octubre 2007 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA CONSTANCIA DE CALIDAD Quien suscribe, Lic. Manuel González Fierro; titular de la cedula de identidad Nº 4.129.212, por medio de la presente deja constancia que en su condición de tutor de contenido del trabajo de grado titulado: PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A; PARA LOGRAR EFICIENCIA EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRÁFICOS Elaborado por: Hernández, Ana C.I Nº 16.050.223 Torres, Dessireé C.I Nº 16.784.498 Cumple con los criterios de calidad para ser presentado ante el jurado evaluador. Tutor de contenido: Lic. Manuel González Fierro. C.I 4.129.212 Lic. Manuel González Fierro Bárbula, Octubre 2007 UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA CERTIFICADO DE VALOR AGREGADO (Trabajo de Grado) Trabajo de Grado: Propuesta de Mejora en el Sistema de Control de Inventario de la empresa Cenprofot C.A; para lograr eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos Nombre: Hernández, Ana C.I Nº 16.050.223 Nombre: Torres, Dessireé C.I Nº 16.784.498 Tutor de contenido: Lic. Manuel González Fierro. C.I 4.129.212 Descripción del producto del logrado: Una propuesta diseñada para la Empresa Cenprofot, C.A, con el objetivo principal que es la de proporcionar una mejora en el Sistema de Control Interno de Inventario en el área de almacén con la finalidad de obtener controles adecuados para manejar los inventarios así como las actividades que se desarrollan dentro de el área del almacén en dicha empresa. Beneficios que generara el producto descrito: Propuesta elaborada representa: - Una herramienta guía para lograr el manejo eficiente del inventario en área del almacén de la Empresa Cenprofot, C.A - Optimizaría la competitividad de la empresa al ser más eficaz y eficiente en el ciclo de Almacén- Inventario. - Ventajas económicas en corto, mediano, y largo plazo al disminuir la perdida de mercancía en el almacén. Usuarios potenciales del producto obtenido: - Empresa Cenprofot, C.A. - Empresas del ramo con similares características - Sirve de base para futura investigaciones o fuente de conocimiento para los estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de Carabobo u otras instituciones educativas. Aprobación por el Tutor de Contenido Firma: Fecha: Prof: C.I: Barbula, Octubre 2007 DEDICATORIA A Dios por permitirnos vivir este momento por llenarnos de salud cada dia por ser nuestra guía espiritual en nuestras vida y en nuestra carrera, por regalarme momentos hermosos en nuestras vidas. A nuestra fe puesta en la carrera espiritual, quienes han sido el apoyo y la perseverancia, por sus consejos en todo momento, y por guiarnos en los momentos mas difíciles de nuestras vidas, y a quienes quisiéramos dedicarles nuestro proyecto. A nuestros padres que en todo momento nos han apoyado y han vivido con nosotras el estudio de nuestra carrera, por guiarnos por el camino del bien, por los momentos incondicionales vividos gracias a ellos, por los consejos recibidos dia a dia, por sobre todas las cosas por darnos la vida. A nuestros hermanos que han compartido con nosotras nuestras vivencias en la carrera, y con sus risas y alegrías no han enseñado que la vida tiene momentos hermosos y este es uno de ellos, y les damos gracias por eso. A nuestros compañeros de clase que de una u otra forma han compartido con nosotras momentos inolvidables, por su colaboración, sus consejos, y por participar con nosotras en el logro de nuestras metas y objetivos. Las Autoras AGRADECIMIENTO Agradecemos y nuestros padres, a nuestros hermanos, a toda nuestra familiares, que nos acompañaron en todo momento en el desarrollo de nuestras actividades y en logro de nuestra profesión. Agradecemos nuestro tutor el Prof. Manuel González, quien nos ha apoyado en todo momento, por aceptar ser nuestro tutor de contenido, por su dedicación su paciencia, sus consejos y constancia, muchas gracias profesor. A la Empresa Cenprofot; por brindarnos su colaboración y ayuda en la realización de nuestro trabajo de grado y a quienes agradecemos por abrirnos las puertas de su empresa, y plantearnos su problemática. A todos los profesores que formaron parte de nuestra profesión y que nos impartieron sus consejos y conocimientos para nuestra formación profesional. A todos nuestros compañeros, a nuestros amigos, a todos aquellas personas que formaron parte y compartieron con nosotras nuestro formación en esta casa de estudio, muchísimas gracias a todos. Las Autoras UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA “Propuesta de Mejora en el Sistema de Control Interno del Inventario de la Empresa Cenprofot C.A; para lograr eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos” Autoras: Hernández, Ana y Torres, Dessireé Tutor: Manuel González Fierro. Fecha: Octubre del 2007 RESUMEN La presente investigación ha sido realizada con el fin de elaborar una propuesta de mejora en el sistema de control interno del inventario en la Empresa Cenprofot, C.A, a que contribuya con la productividad y rentabilidad de la misma con la finalidad de subsanar las debilidades existentes en el área del almacén, y contribuyendo con la eficiencia y optimización del proceso del inventario y de todas las operaciones realizadas por el personal que labora en la empresa, destacado la importancia que constituye para toda organización contar con un eficiente manejo de los inventarios. La investigación estuvo enmarcada bajo la modalidad de proyecto factible, ya que la misma aporta una posible solución ejecutable en la problemática planteada; fundamentada en una investigación de campo de tipo descriptivo, apoyada en las bases teóricas y en las referencias bibliográficas. Las técnicas de recolección de datos utilizadas fueron: la observación directa, y la aplicación de un cuestionario que consta de seis (6) preguntas cerradas. Los datos obtenidos de tales instrumentos fueron analizados para conocer la situación actual de el anejo de los inventarios en la empresa y sobre esta base elaborar la propuesta de mejora que se adapte a las necesidades de la mismas y las cuales permitieron darle validez y confiabilidad a la investigación. El objetivo principal de esta propuesta proporcionar una mejora en el Sistema de Control Interno de Inventario en el área de almacén con la finalidad de obtener controles adecuados para manejar los inventarios así como las actividades que se desarrollan dentro de el área del almacén en dicha empresa. Palabras Claves: Sistema, Control Interno, Inventario INDICE GENERAL Dedicatoria .......................................................................................... viii Agradecimiento ................................................................................... ix Resumen .............................................................................................. x Índice General ..................................................................................... xi Índice de Cuadros ............................................................................... xiii Índice de Gráficos ............................................................................... xvi Introducción ........................................................................................ 1 CAPITULO I: EL PROBLEMA ................................................................................ 4 Planteamiento del Problema ............................................................... 4 Formulación del problema ................................................................... 8 Objetivos de la Investigación ............................................................... 8 Justificación del Problema .................................................................. 9 CAPITULO II: MARCO TEÓRICO .............................................................................. 12 Antecedentes…………………………………………………………….... 14 Bases Teóricas…………………………………………………………...... 19 Definición de Términos Básicos………………………........................... 52 CAPITULO III: MARCO METODOLÓGICO ……………………………………….......... 55 Tipo de Investigación……………………………………………………... 55 Diseño de la Investigación……………………………………………...... 56 Nivel de Investigación ......................................................................... 57 Población …………………………………………………….................... 57 Muestra ................................................................................................ 58 Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos………………......... 60 Análisis y Procesamiento de Datos ...................................................... 62 Validación del Instrumento ................................................................... 63 CAPITULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ................. 64 CAPITULO V LA PROPUESTA ................................................................................... 71 Titulo ...................................................................................................... 71 Presentación .......................................................................................... 71 Diagnostico de la Situación .................................................................... 72 Objetivos de la propuesta ...................................................................... 73 Fundamentación .................................................................................... 76 Factibilidad ............................................................................................. 77 Diseño de la propuesta .......................................................................... 78 CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 127 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................... 132 ANEXOS ................................................................................................135 INDICE DE CUADROS Cuadro Nº 1. Estructura Organizacional ..................................................14 Cuadro Nº 2. Distribución de la Población ...............................................58 Cuadro Nº 3. Distribución de la Muestra ..................................................60 Cuadro Nº 4. Materiales y Productos Fotográficos Existentes .................81 Cuadro Nº 5. Fallas Existentes en el Almacén de Inventarios .................89 CuadroNº 6: Codificación de los materiales y productos fotográficos ......92 Cuadro Nº 7: Clasificación de los Materiales y Productos Fotográficos. Cintas de Video ........................................................................................93 Cuadro Nº 8. Clasificación del Papel Fotográfico .....................................93 Cuadro Nº 9. Clasificación de los Bolsos ............................................. ....94 Cuadro Nº 10. Clasificación de los Álbumes ........................................ ....95 Cuadro Nº 11. Clasificación de Las Memorias ..................................... ....96 Cuadro Nº 12. Clasificación del Químico Fotográfico ..............................96 Cuadro Nº 13. Clasificación de las Películas Fotográficas........................97 Cuadro Nº 14. Clasificación de los Portarretratos ....................................98 Cuadro Nº 15. Clasificación de las Baterías .............................................99 Cuadro Nº 16. Clasificación de las Cámaras Fotográficas .......................99 Cuadro Nº 17. Codificación de los Materiales y Productos Fotográficos.............................................................................................101 Cuadro Nº 18. Codificación del Papel Fotográfico. Cintas De Video .....101 Cuadro Nº 19. Codificación de Las Memorias ........................................102 Cuadro Nº 20. Codificación de las Baterías ...........................................102 Cuadro Nº 21. Codificación del Químico Fotográfico .............................103 Cuadro Nº 22. Codificación de los Bolsos ..............................................103 Cuadro Nº 23. Codificación de los Álbumes ..........................................104 Cuadro Nº 24. Codificación de Películas Fotográficas ...........................105 Cuadro Nº 25. Codificación de los Portarretratos ...................................106 Cuadro Nº 26. Codificación de las Cámaras Fotográficas .....................107 Cuadro Nº 27. Organización actual del almacén ....................................112 Cuadro Nº 28. Diseño de los Estantes ...................................................113 Cuadro Nº 29. Diseño de las Etiquetas ..................................................113 Cuadro Nº 30. Diseño de los Carteles ....................................................114 Cuadro Nº 31. Diseño de las Paletas .....................................................114 Cuadro Nº 32: Nueva Organización del almacén Propuesta a la Empresa Cenprofot, C.A ........................................................................................115 Cuadro Nº 33. Formato de Entrada de Materiales y Productos Fotográficos al Almacén .........................................................................118 Cuadro Nº 34. Formato de Salida de Materiales y Productos Fotográficos ...........................................................................................120 Cuadro Nº 35. Formato de Control de Existencias de Materiales Productos Fotográficos en el Almacén ...................................................122 Cuadro Nº 36. Cronograma de Adiestramiento ......................................127 INDICE DE GRAFICOS Grafico Nº 1: Eficiencia del Sistema Control Interno del Inventario .........65 Grafico Nº 2. Codificación y clasificación de los materiales y productos fotográficos ...............................................................................................66 Grafico Nº 3: Cantidad de materiales y productos fotográficos existentes .................................................................................................67 Grafico Nº 4 Control de inventario ............................................................68 Grafico Nº 5: Registro de entradas y salidas de materiales y productos fotográficos son los adecuados ................................................................69 Grafico Nº 6. Registro de entradas y salidas de materiales y productos fotográficos son los adecuados ................................................................70 INTRODUCCIÓN En los últimos años, las empresas venezolanas se han visto en la necesidad de implementar y evaluar estrategias de optimización de procesos, la cual les va a permitir obtener información valedera, confiable y justa. En la actualidad se ha presentado que las empresas requieren optimizar los procesos de las actividades con la finalidad de controlar, coordinar y planificar todos aquellos movimientos u operaciones que se realizan en un departamento especifico. De aquí la importancia que tiene las gestiones de inventarios ya que por medio de los mismos se puede llevar un control adecuado sobre los activos de la empresa. Los inventarios son generalmente uno de los renglones mas representativos en los balances y los problemas operativos son numerosos. Se originan no solamente en la actividad del negocio sino también en los controles y sistemas contables de costos utilizados por cada empresa. Sin embargo no en todos los casos la gerencia presta una adecuada atención a la administración de sus inventarios por considerar de mayor importancia otras transacciones. Se debe tomar en cuenta que el buen manejo de los inventarios constituye un factor importante para el éxito o fracaso de una empresa cualquiera sea sus especialidad, tamaño o complejidad puesto que a través de los proveedores se adquiere una gran cantidad de compromisos por recibir los materiales para la venta o para el proceso de un producto terminado. Tomando en consideración lo antes expuesto no solo se requiere de información precisa, sino también de controles que permitan establecer las actividades propias que las organizaciones deben realizar coordinándolas de manera lógica y así cumplir de forma efectiva los objetivos que persiguen y poder reafirmarse la empresa en el mercado en el cual se desenvuelven. En este sentido el objetivo de esta investigación es elaborar una propuesta de mejora en el sistema de control interno del inventario de la empresa Cenprofot, C.A Cabe destacar que la presente investigación se encuentra estructurado de la manera siguiente: CAPITULO I; el problema, el cual aborda el planteamiento del problema, que no es mas que la situación actual de la investigación a realizar; también abarca los objetivos, tanto general como específicos, la formulación del problema y la justificación de la investigación, que se refiere a la importancia que reviste este capitulo. El CAPITULO II; marco teórico; basado en los antecedentes de la investigación que son aquellos estudios, trabajos de grado o tesis realizados por autores, donde se plantean una breve síntesis conceptual de las investigaciones realizadas, bases teóricas; basándose en teorías que han desarrollado modelos y/o síntesis que soporten la investigación y definición de términos, donde dan una breve explicación de los conceptos mas usados en la investigación. El CAPITULO III; relativo al marco metodológico, presenta el tipo de investigación y su diseño; así como también los procedimientos planteados para obtener información y la manera como se realizara el análisis e interpretación de la información obtenida a través de los instrumentos diseñados. El CAPITULO IV; se presenta la información recopilada donde se analizan de acuerdo al instrumento de recolección de datos la información adquirida; así mismo en el CAPITULO V; se presenta la propuesta de mejora planteada al inicio de la investigación, las conclusiones y recomendaciones una vez desarrollada y analizada la investigación, que contienen las reflexiones alcanzadas con el estudio realizado. Por ultimo, también se presentara las referencias bibliográficas, que fueron pertinentes revisar para la realización del estudio. CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema El mercado globalizado exige la utilización e implementación de herramientas que permitan el correcto y eficiente manejo de los recursos de una organización para poder ser competitivos y acudir a los mercados globales de esta misma manera considerando que el mercado en el cual compiten los productos fotográficos requieren de tres elementos básicos de la globalización los cuales son: la calidad, servicio y precio. Es por eso que muchas empresas fundamentan su posicionamiento económico en el desarrollo armónico y adecuado de las operaciones tanto administrativas, como productiva o comercial, por lo que un buen control interno pasa a formar parte de unos de los aspectos más importantes de la empresa. De allí pues surge un nuevo concepto de Control Interno donde se brinda una estructura común que viene a ser de gran utilidad en la consecución de objetivos y metas institucionales sobre todo de las pequeñas y medianas empresas que son las mas requieren de una adecuada asesoría operativa, financiera y normativa El Instituto Americano de Contadores (AICA) define el control interno como sigue: El control interno abarca el plan de organización y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y flexibilidad de información financiera de contabilidad, promover eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas (p.278) En este sentido, Catacora (1996) expresa que el Control Interno: Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los Estados Financieros. Una debilidad importante del Control Interno; o un sistema de control interno poco confiable representa un aspecto negativo dentro del sistema contable. (p.238) El Control interno esta directamente relacionado con las operaciones normales de una organización, pues es necesario estar convencidos que la información financiera es segura y confiable, y que se logra a través del sistema del control interno de la entidad. Entre algunas de esas operaciones normales de una organización se encuentra la de la administración de almacenes y dirigir sus actividades de forma efectiva, es por ello que el inventario pasa hacer la plataforma que posibilita la producción, lo que significa que la obtención de una buena utilidad debe comenzar por una buena gestión de inventario. Actualmente los almacenes desempeñan funciones importantes dentro de las organizaciones por muy pequeñas que estas sean, entre estas funciones están las de custodiar y resguardar los inventarios, lo cual permitirá llevar un adecuado control, manejo y uso de los inventarios. Igualmente deben contribuir a que los despachos se hagan de manera inmediata evitando contratiempos, por lo que el responsable de los almacenes debe recibir de alta gerencia la información precisa y comprensible, para que el personal oriente sus esfuerzos y puedan delinear las funciones dentro del almacén. El desarrollo exitoso de una empresa, tiene su base en contar con un eficiente manejo de su inventario, ya que cumple una función primordial en los planes de operaciones en la empresa, donde cada actividad da un patrón calculado para producir una acción conjunta y rígida para llegar a su meta especifica. Cuando una empresa no cuenta con un control de inventario eficiente afecta directamente en los descensos de los niveles de comercialización en insatisfacciones tanto para el cliente como para el comercio, teniendo como consecuencia los siguientes: Deficiencia en el servicio del despacho, fallas en las actividades del almacén para hacer el despacho, insuficiencia de productos en el almacén, para cubrir los despachos, desperdicio de los materiales, perdida de tiempo a la hora de procesar la materia prima, manejo inadecuado de los materiales. El sistema de control interno debe estar preparado para descubrir y evitar cualquier irregularidad, relacionada con falsificación, fraude o colusión y aun cuando estos montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros es importante que estos sean descubiertos oportunamente debido a que tiene implicaciones sobre la correcta conducción de negocio. Es importante indicar que; un control interno logra su cometido, siempre que sea oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista tomando en cuenta las características y necesidades de cada entidad. La Empresa Cenprofot, C.A ubicada en la Avenida Cedeño, Centro Comercial Las Vegas, local N – 4, se a dedicado continuamente a la compra venta, distribución de servicio de productos fotográficos basándose en la calidad de sus mercancías. Actualmente se presenta una situación caracterizada, por el hecho de que no se determina, con exactitud las cantidades de materiales existentes lo cual ocasionan un inadecuado y deficiente control de inventario, de esta manera dificulta establecer los niveles de inventario de tales rubros. El origen del problema radica en la falta de identificación, clasificación, codificación y control del manejo de los materiales, lo cual permite que no haya una visualización adecuada, de la existencia de los productos que posteriormente será desperdiciados, también se observa la desorganización en el área del almacén, ya que la mayoría de los materiales y productos fotográficos no tienen un sitio especifico de almacenamiento, lo que genera desorden y congestionamiento en dicha área. Otra causa es que no existe un registro que determine la entrada, salida y existencia de los materiales y productos fotográficos. Lo anteriormente expuesto trae como consecuencia perdida de clientes e índole monetaria como robo, perdida de tiempo al ubicar la mercancía, lo que ha ocasionado ciertas dificultades al momento de organizar, comprar o vender mercancía. Partiendo de lo expuesto anteriormente conlleva a la creación de un Propuesta de Mejora del proceso de inventarios que actualmente se desarrolla en la Empresa Cenprofot C.A. Formulación del Problema ¿Qué incidencias ocasionará la implementación de una Propuesta de mejora en el Sistema de Control Interno de inventarios en la Empresa Cenprofot C.A? Objetivos de la Investigación Objetivo General Diseñar una Propuesta de Mejora en el Sistema de Control Interno del Inventario de la Empresa Cenprofot C.A, para lograr eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos. Objetivos Específicos Diagnosticar las deficiencias presentes en los procedimientos de control interno del inventario que actualmente sigue la Empresa Cenprofot C.A, específicamente en el área de materiales y productos fotográficos. Establecer los basamentos teóricos que sustenten el sistema de control interno del inventario Proponer la Mejora del Sistema de control interno del Inventario de la empresa Cenprofot C.A, a objeto de lograr un control de existencia de los materiales y productos fotográficos. Justificación del Problema En todas las empresas sean pequeñas, medianas grandes se debe de cumplir a cabalidad el buen manejo de los inventarios para tratar de minimizar los costos y así lograr que la empresa pueda invertir mucho mas en materiales que realmente necesiten; esto implica que el personal encargado del área de almacén tiene que estar suficientemente capacitado para poder llevar un buen control, además el departamento de compra también juega un papel importante ya que el personal que ocupe el cargo deberá realizar la requisición de materiales precisa para continuar con las operaciones de la empresa. El nivel organizacional en la actualidad requiere que las empresas sean responsables desde la compra de los materiales pasando por su procesamiento hasta que llegue a el consumidor final (cliente), por eso la Empresa Cenprofot C.A no se escapa de esta situación, lo cual implica que dicha compañía presenta la necesidad de que se realice un programa de mejora en la parte de inventario que contribuya al crecimiento de la misma. La Empresa Cenprofot C.A, ubicada en la Avenida Cedeño, entre Farriar y Boyacá, Centro Comercial Las Vegas local N – 4, Valencia- Edo. Carabobo, desde su creación y hasta la presente fecha ha presentado un problema bastante considerable, ya que en el área del almacén existe una desorganización de materiales, a demás de que no existe un control de entrada, salida y existencia de los mismos. Lo planteado trae como consecuencia mal funcionamiento del área sujeta a estudio así como la falta de información veraz, impidiéndole a la gerencia la acertada toma de decisiones. Ante tal situación, el objeto de estudio va dirigido a evaluar los distintos niveles de eficacia y eficiencia de los controles de inventarios, con la finalidad de regularizar los procesos elaborar la propuesta; el objetivo de la investigación, es eminentemente constructivo la cual no se limita a criticar las deficiencias; sino a proponer medidas que se consideran convenientes, señalando las posibles mejoras, que se lograrán con las implementación de una mejora en el control interno de los inventarios y que una vez aprobadas por la gerencia la empresa logrará obtener mayores beneficios con un alto nivel de motivación, operatividad y rendimiento, alcanzando un sitial en el mercado donde se desenvuelve. El alcance social de esta investigación, beneficia a las empresas ya que les permite obtener información necesaria para cumplir a cabalidad con todas las normas y procedimientos que se deben seguir para alcanzar un buen manejo en el control interno del inventario en cualquier entidad, y así lograr un equilibrio en todas las áreas de una organización. Cabe destacar, que la realización de esta investigación, va orientada al aporte de ideas y búsqueda de alternativas en la implementación de una propuesta que contribuyan al mejoramiento del control interno del inventario. De allí, su importancia como fuente de consulta para otros investigadores y material de apoyo para la Universidad de Carabobo, otras instituciones educativas a nivel superior, y al resto de los lectores que muestren interés por el tema. CAPITULO II MARCO TEORICO Arias Fidias, indica que el marco teórico de la investigación se puede decir que es “el comprendió de una serie de elementos conceptuales que sirven de base a la indagación a realizar, el mismo generalmente, se estructura de tres elementos: antecedentes de la investigación, bases teóricas y definición de términos básicos.(p.38) Reseña Histórica Empresa Cenprofot, C.A se encuentra ubicada en la Avenida Cedeño, entre Farriar y Boyacá, Centro Comercial Las Vegas local N – 4, Valencia – Edo. Carabobo. Características de la Empresa Es un empresa que se dedica a la compra, venta, distribución y comercialización de materiales y equipos fotográficos, así como también presta el servicio de revelado y copiado de películas fotográficas, tanto digital como convencional en todos sus niveles igualmente como profesionales y aficionados de la fotografía. Misión Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, sucursales, distribuidores, accionistas, trabajadores y suplidores, a través de nuestros productos y de la gestión de nuestros negocios, garantizando los mas altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relación precio/valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo al mejoramiento continuo de todas nuestras actividades. Visión Somos lideres en el negocio de la fotografía, en el cual nos desempeñamos. Enaltecemos el nivel de satisfacción de nuestros clientes, ofreciéndoles las mejores condiciones en precio, calidad, tecnología y tiempos de respuesta, a sus necesidades y expectativas haciendo uso de los recursos disponibles, para así mismo mantener el dominio con la tecnología mas avanzada. Objetivos de la Empresa Esta empresa tiene como objetivo satisfacer a los clientes a través de una gestión integral del negocio que garantice el buen funcionamiento de sus tiendas, ofreciendo calidad y un servicio de primera en todos sus productos basándose en las marcas y la tecnología de punta reconocidas tanto a nivel nacional como internacional. Estructura Organizativa de la Empresa Cuadro Nº 1. Estructura Organizacional GERENTE Departamento de Caja Departamento de Revelado Departamento de Copiado Atencion al Cliente Operador Operador de Minilab Clasificación Fuente: Cenprofot C.A Antecedentes Para la elaboración del presente trabajo de investigación, se presenta un resumen de algunas investigaciones relacionadas con el tema planteado las cuales anteceden este estudio y fueron considerados como relevantes para presentar la misma. A continuación se mencionan algunas propuestas que contribuyen como apoyo a la investigación a desarrollar. Según Cuares, Portocarero, Velásquez (2005) realizaron un trabajo en la Universidad de Carabobo, titulado “Propuesta de Procedimientos de Control Interno en el Inventario de Materiales e Insumos del Departamento de Servicios de la Empresa Autoyota C.A ubicada en la Av. Bolívar, cruce con Av. Valencia sector Naguanagua Edo. Carabobo”, para optar el titulo de Licenciado en Contaduría Publica. El desarrollo de la investigación se llevo a cabo bajo la metodología de campo, de carácter descriptivo. Se concluye que la mayor falla de control interno se debe a la falta de documentación de procesos y la ausencia de un manual de funciones y procedimientos mediante el cual cada organización, según su estructura organizacional, su misión y sus recursos, determine objetivamente las funciones y establezca los métodos y procedimientos para alcanzar sus objetivos. Esta investigación guarda relación con el objeto del presente estudio ya que permite conocer los procedimientos a seguir para lograr que no existan fallas en el control interno del inventario y que el cumplimiento efectivo de dichos procedimientos y la determinación objetiva de las funciones en dicho departamento de servicios permitirá alcanzar con los objetivos propuestos por la empresa. Alarcón y Perruelo (2005). En su trabajo de grado para obtener el titulo de licenciado en Contaduría Publica, realizado en la Universidad de Carabobo; titulado “Propuesta de un modelo de control de inventarios para la Empresa Emeval C.A,. dedicada a la venta y comercialización de material medico quirúrgico ubicada en el Municipio San José Mora Edo. Carabobo”. Este estudio de campo se realizo bajo un paradigma cualitativo, apoyada en una base documental, se enfoca en establecer un modelo de control de inventario, bajo el enfoque de control interno para mejorar y optimizar el manejo de las entradas – salidas de los materiales del almacén. Este estudio guarda relación con la investigación ya que sirve de apoyo para llevar acabo la investigación. Según Arévalo, Pimentel, Torres (2004) “Propuesta de un sistema de control de inventario para optimizar el nivel de almacenamiento de productos terminados en la Empresa Alpla de Venezuela S.A,” desarrollado en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de Carabobo; para optar el titulo de Licenciado en Administración Comercial. Investigación que estuvo enmarcada en la modalidad de proyecto factible, apoyada en una investigación de campo de carácter descriptiva y documental. En dicha investigación se conoció que la empresa carece de un manual de procedimientos acerca de las labores que se realiza en el departamento de almacén, por otra parte al aplicar el instrumento de recolección de datos el 75% de los entrevistados indico que la organización en dicho departamento se encuentra de manera regular ya que no existe un orden correlativo de los materiales. Esta propuesta constituye un aporte muy valioso a la presente investigación, por establecer la importancia y las ventajas de una adecuado manejo, y control del inventario, ya que su desorganización y falta de procedimientos ocasionará que cada vez sea mas difícil lograr un sistema óptimo que permita a la empresa obtener en sus departamentos un orden y así alcanzar su efectividad. Según Guerra, Pérez, Valdivez (2004); en su trabajo de grado realizado en la Universidad de Carabobo, titulado; “Propuesta de un modelo de control interno para el manejo de inventario de materia prima de la empresa Plasseeerca Valencia – Edo. Carabobo”, la presente investigación fue realizada bajo la modalidad de proyecto factible con un estudio de campo de carácter descriptiva, esta propuesta persigue facilitar a la empresa una herramienta para el control interno en el área de inventario con el objeto de lograr el eficiente manejo de los inventarios en la empresa. Este antecedente sirve de apoyo a la presente investigación ya que proporcionó información acerca de las pautas a seguir dentro de una problemática similar ya que manifiesta la inquietud de alcanzar, a través de una propuesta, la correcta supervisión de inventarios, pero siempre resaltando las ideas y directrices de la organización por supuestos flexibles cambios. Alfonso Dilia (2002) “Evaluación del control interno de inventarios en la sección de almacén de la empresa agropecuaria Marapure C.A; ubicada en San Fernando de Apure”; desarrollado en la Universidad de Carabobo; para optar el titulo de Licenciado en Contaduría Publica; esta investigación de campo de tipo descriptiva evaluativa plantea la necesidad de llevar a cabo la evaluación de control interno del inventario con la implementación de procedimientos claros y precisos que contribuyan a obtener buenos resultados en sus actividades y así asegurar el flujo adecuado de materiales. Concluye en que la empresa estudiada no existen normas dirigidas a mantener el adecuado control de los inventarios por lo cual recomendaron a la organización actualizar sus normativas y procedimientos, efectuar auditorias internas y técnicas y recursos que faciliten un control automatizado de los inventarios. Dicha investigación se relaciona con la presente investigación, ya que resalta el control interno en cuanto al manejo de los inventarios, resaltando la importancia del buen funcionamiento del almacén para de esta manera obtener los máximos beneficios económicos de la empresa. Ferreira, Jiménez y Zapata (2001), realizaron un trabajo en la Universidad de Carabobo, para optar el titulo de Licenciado en Contaduría Publica, en su trabajo de grado titulado; “Propuesta de un modelo de control interno para el eficiente manejo del inventario de la Empresa MAC de Venezuela C.A Valencia − Edo. Carabobo”, la presente investigación fue realizada bajo la modalidad de proyecto factible con un estudio de campo de carácter descriptivo documental; esta propuesta persigue facilitar a la empresa una herramienta para el control interno en el área de inventarios en la empresa MAC de Venezuela C.A. Este antecedente de investigación sirvió de apoyo a las autoras del presente trabajo ya que proporcionó información acerca de las pautas a seguir dentro de una problemática similar, ya que manifiesta la inquietud de alcanzar a través de una propuesta la correcta supervisión de los inventarios. Según Calderón, Colmenares y Málave (2001), trabajo de Grado Titulado, “Propuesta de un sistema de control interno para el manejo de inventario de mercancías en la Empresa Distribuidora de Rodamientos Maracay Diromar, C.A ubicada en Maracay − Edo. Aragua”; para optar el titulo de Licenciado en Contaduría Publica, presentado en la Universidad de Carabobo. La cual fue una investigación de campo de tipo descriptiva con base documental orientada específicamente al departamento del almacén, donde todos los datos obtenidos se tomaron a través de la visita a la empresa y a la aplicación de cuestionarios referentes al control interno de inventarios, los que les permitió conocer las debilidades existentes en el almacén, de igual manera se pudo constatar que los controles empleados para el manejo de los inventarios son deficientes; en cuanto a la toma física se pudo conocer que no se realiza una planificación previa, en la cual se descubran las actividades a realizar y no se preparan los formatos para hacer las anotaciones respectivas al proceso, además el conteo se lleva a cabo con el mismo personal de la empresa. Se recomienda capacitar a los empleados mediante cursos en el manejo de los inventarios y el diseño de un manual de procedimientos en cuanto a la recepción, despacho y almacenamiento de la mercancía, entre otras. Esta investigación hace énfasis en la existencia de un control interno eficiente para el buen manejo de los inventarios; se relaciona con la investigación en desarrollo ya que uno de los objetivos es diagnosticar las deficiencias presentes en los procedimientos de control interno de la Empresa Cenprofot C.A con el propósito de determinar cuales son las causas que originan dicha problemática. Bases Teóricas El objetivo de las bases teóricas es enriquecer el problema planteado mediante un conjunto de conocimientos sólidos y actualizados, que permita orientar la búsqueda de información científica, a través de una conceptualización adecuada de los términos. La fundamentación teórica, durante el desarrollo de la investigación esta sustentada por la literatura de diferentes autores que proporcionan teorías aplicadas al problema de investigación, con la finalidad de obtener como resultado una perspectiva teórica que permita abordar el problema con más claridad. Los Sistemas en la Empresas Dice Chiavenato (1993), que: Los sistemas existen para lograr uno o mas objetivos. Un objetivo es una situación deseada un resultado a alcanzar. Un sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales fue creado. La eficiencia esta ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos logrados. (p.50). En síntesis se puede decir que el objetivo principal de una empresa es el de producir y vender bienes y servicios idóneos para satisfacer constantemente las exigencias (de calidad, cantidad, precio, tiempo y lugar), de aquella parte de la comunidad a la que se dirige faltando este objetivo, desaparece la razón de existir de una organización empresarial. Al objetivo antes indicado naturalmente se suman otros distintos según los casos: ampliar la inversión de la empresa, conquistar una parte del mercado, alcanzar una determinada porción en términos de venta, de producción o de prestigio, ofrecer las mejores condiciones de trabajo para los empleados, etc... Control Interno El control interno se consideraba como una responsabilidad del auditor. Sin embargo, los descubrimientos de pagos secretos y malversaciones de fondos llevaron al control interno al frente en la forma de un responsabilidad central de la alta gerencia. Bajo el enfoque tradicional se han desarrollado muchas teorías de control interno, la primera definición formal que constituyo uno de los conceptos mas importantes formulados por la profesión contable fue emitida por la Junta de Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) en la declaración sobre procedimientos de auditoria Nº 1 (SAS Nº 1), párrafo 320.09, el cual expresa: El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinador y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las practicas ordenadas por la gerencia. El control interno también trata con la observación de políticas y procedimientos administrativos y puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad con el objetivo de asegurar que la información financiera sea confiable. El objeto del control interno, es el de ayudar a la administración a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios. Una definición extraída del documento conocido como Standars para la Practica Profesional de la Auditoria Interna 1997, (citado por Charry, 2000), que: El control interno se define como cualquier acción tomada por la gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas sean cumplidos. La gerencia establece el control interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados. (p.87). Para dar una definición mas concreta y amplia de control interno es importante mencionar la establecida en el Tomo II de los Principios de Contabilidad y las Normas y procedimientos de Auditoria de Aceptación General en Venezuela y otras Publicaciones técnicas (cuarta edición 1999): “El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las practicas ordenadas por la gerencia”. (p.310) Objetivos del Control Interno Según Cepeda (1997); el diseño, la implementación, la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema del control interno, se debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos: Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada solución ante riesgos potenciales y reales que las puedan afectar. Garantizar eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas. Velar porque todas las actividades y recursos están dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión de la organización. En general los objetivos del control interno radican en velar por las normas legales a los principios de eficiencia en donde hoy en dia, el control interno compromete a todos los empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión donde se establece una estructura flexible y dinámica que permita asumir los retos de la misión organizacional para mayores y mejores niveles de productividad. Standars para la Practica Profesional de la Auditoria 1997, (citado por Charry Alirio 2000) establece también, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr: Confiabilidad e integridad de la información Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones. Salvaguarda de los bines. Uso eficiente y económico de los recursos. Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas. El control interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en todas la empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial. Es importante destacar que el control interno, no importa que tanto haya sido diseñado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la alta dirección sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficiencia del sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al sistema de control interno. El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin y no un fin en si mismo. No es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que penetran las actividades de una entidad, tales acciones son penetrantes y son inherentes a la manera como la administración dirige sus negocios, por tanto es una herramienta y no un sustituto de la administración. El control interno es ejecutado por personas. No solamente manuales de políticas y formas, sino personas que establecen los objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control en cada uno de los niveles de la organización, para lo cual deben conocer sus responsabilidades y limites de autoridad. El control interno puede proporcionar seguridad razonable de que se cumplan los objetivos de la organización, no seguridad absoluta, puesto que esta sujeto a la equivocación humana y afectado por las limitaciones inherentes a los sistemas de control interno. El control interno esta enfocado al cumplimiento de los objetivos de la organización, dirigido a las operaciones de la entidad, a la información financiera y al cumplimiento de las leyes y regulaciones. Principios de Control Interno Según Cepeda (1997); en el ejercicio del control interno, implica que este se debe hacer siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales: Principio de Igualdad: consiste en velar que las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general. Principio de Moralidad: todas la operaciones se deben realizar no solo acatando las normas aplicables a la organización sino los principios éticos y morales que rigen la sociedad. Principio de Eficiencia: velar por la igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, que la provisión de bienes y /o servicios se haga al mínimo costo con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. Principio de Economía: vigila que la asignación de los recursos sea la mas adecuada en función de los objetivos y metas de la organización. Principio de Celeridad. Es uno de los principales aspectos sujetos al control, debe ser capacidad de respuesta oportuna por parte de la organización a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia. Principio de Imparcialidad y Publicidad: consiste en obtener la mejor transparencia en las actuaciones de la organización. Principio de Valorización de Costos Ambientales: consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo, sea un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de las actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales sus operaciones puedan tenerla. Componentes del Control Interno Meigs R (1998); establecen que la profesión contable ha publicado recientemente un estudio profundo de las estructuras de control interno, denominado control interno-marco conceptual integrado. Este marco describe cinco (5) componentes básicos de control interno: El Ambiente de Control: consiste en la filosofía de la gerencia, el estilo y los valores éticos e incluye también la forma en que estos conceptos se comunican a lo largo de la organización. La Valoración del Riesgo. Comprende los medios los cuales identifica y maneja los riesgos que amenazan a este tipo de organización. Las Actividades de Control: comprende las políticas y procedimientos establecidos para asegurar que las directivas de la administración están siendo controladas. Las revisiones periódicas de desempeño a los departamentos y al personal clave son ejemplos de actividades de control. Información y Comunicación: los medios a través de los cuales la organización identifica, registra y comunica información a quienes toman las decisiones. En gran parte la información y la comunicación es manejada por el sistema contable. Monitoreo: describe procedimientos empleados para determinar que las estructuras de control interno están trabajando efectivamente. Tipos de Control Interno Establecer y mantener un sistema de control interno es una responsabilidad importante de la empresa. Para lograr esto es necesario delimitar, identificar y conocer la clasificación del mismo con el objeto de lograr y mantener una supervisión constante de su funcionamiento en razón de cambios en las condiciones. En el año 1958, el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) emite el SAS Nº 29, en el cual el control interno se subdivide en controles contables y controles administrativos. Control Interno Administrativo. Es el plan que elabora una empresa, basado en sus propios procedimientos, métodos operacionales y contables para el logro de los objetivos administrativos. Tal y como lo define el AICPA (Ob.Cit): Los controles administrativos comprende el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común, solo tienen que ver indirectamente con los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como los análisis estadísticos, estudios de tiempo y movimiento, informes de actuación, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad. Control Interno Contable: surge como un instrumento del control interno administrativo, con el objetivo de uq las actividades se efectúen con las aprobaciones y se registren oportunamente. Y según el AICPA (Ob.Cit) debidas Los controles contables comprenden el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos que tiene que ver principalmente y que están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas relativas a la anotación de registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos sobre los activos y la auditoria interna. Debilidades del Control Interno Al aplicar medidas de control interno se ponen de manifiesto ciertas debilidades; la primera se produce cuando los individuos que están en situación de perpetuar fraudes o de cometer errores que implican perdida de bienes para la empresa, tienen también acceso a los registros que le permitirían asentar esas perdidas. El segundo tipo de debilidad del control interno, se produce donde los individuos tienen acceso solo a los o registros, no a ambos, pero donde los fraudes o errores no son detectados de forma oportuna o precisa. Cualquiera de estos resultados pudieran prevenirse en una empresa por accidente, o podría producirse a consecuencia de una acción deliberada. Por tal razón la empresa debe poseer uno o más controles específicos para detectar cualquier situación anómala. Inventario Existen diferentes definiciones de inventarios entre las cuales se encuentran: Según Catacora F. (1998): Los inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresa, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. Los inventarios en el caso de las empresas comercializadoras se pueden definir como los artículos que se encuentran disponibles para la venta y en el caso de una compañía manufacturera, los producto terminados, en proceso, materia prima y suministro que se vayan a incorporar en la producción. (p.148) Según Aldana, M (2002), se consideran inventarios: Todas las materias primas, los materiales, suministros, productos, totalmente elaborados, productos en proceso de elaboración, recursos renovables, recursos no renovables, semovientes y todos los bienes con que cuenta la empresa, los cuales se utilizan como base para procesos de transformación, adición, subdivisión, coproducción o acondicionamiento de otro producto, estos inventarios pueden venderse o arrendarse en el ciclo de la operación normal del negocio, en cumplimiento del objeto social. (p.108) Características del Inventario Según Aldana, M (2002) los inventarios tienen las siguientes características: Generalmente de bienes corporales. También se puede hablar del rubro de inventarios en empresas de servicios y en este caso el inventario esta constituido por el paquete de servicios que la compañía ofrece. Destinados al cumplimiento del objeto social de los negocios o a la realización de la actividad económica para la cual fue creada la empresa. En otras palabras, el inventario se reconoce porque es el recurso que directamente genera el ingreso operacional. Los inventarios forman parte importante del activo corriente, pues son el cuarto activo en liquidez después del efectivo, las inversiones y los deudores. En economía inflacionaria se clasifica como partida no monetaria y sus cambios de valor económico se reconocen a través de la aplicación de ajustes integrales por inflación. Los inventarios forman parte del capital de trabajo; un elemento importante de la solvencia que, unida con las políticas de ventas, afecta en un alto porcentaje la liquidez. Es el recurso generador del estado de costos y producción. Dependiendo de las características de los inventarios estos pueden ser susceptibles de valorizaciones y provisiones. Clasificación de los Inventarios Inventario Mixto: es una de las clases mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote particular. Inventario de Productos Terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a su cliente. Inventario en Transito: es utilizado con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras que el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de Materia Prima: en el se representan existencias en los insumos básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de producción de una compañía. Inventario en Proceso: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea en sub.ensamblaje o en componente de un producto terminado; mientras no incluya su proceso de fabricación, ha de ser inventarios en proceso. Inventario en Consignación: es aquella mercancía que se entrega para ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Máximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide por meses de demanda pronosticada. Inventario Mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén. Inventario Disponible: es aquel que se encuentran disponibles para la producción o la venta. Inventario en Línea: es aquel que se aguarda a ser procesado en línea de producción. Inventario Agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del único articulo que representa un alto costo, y minimizar el impacto del costo al administrar el inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica. Inventario en Cuarentena: es aquel que debe cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros. Inventario de Previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad definida en el futuro. Se diferencia con respecto a los de seguridad, en los que de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de materia prima, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas en la demanda. Inventario de Anticipación: son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un periodo de cierre de la planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas- trabajadas y horasmaquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasa de producción. Inventario De Lote o De Tamaño De Lote: estos son en tamaños en que se piden en tamaño de lote por que es más económico hacerlo así que pedirlo es cuando sea necesario para satisfacer la demanda. Inventarios Estaciónales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. También estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del pedido contable. Inventarios Permanentes: es un método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier valor de los stocks. También este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por lo que los registros de inventarios esta siempre actualizados. Inventario Final: este inventario se hace al término del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar una situación patrimonial en este sentido, después de haber efectuado las operaciones mercantiles de dichos periodos. Inventario Inicial: es aquel que se realiza al dar comienzo de las operaciones Inventario Físico: es el inventario real. Es contar, pensar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que hallan en existencia en la fecha que se realice el inventario, y evaluar cada una de las partidas de dicho inventario. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases las cuales son: Manejo de inventarios ( preparativos ) Identificación Instrucción Adiestramiento Inventarios Clínicos: son inventarios para apoyar la decisión de los inventarios, algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general de inventarios. Sistema de Inventarios El sistema de inventario es definido por Aldana, M (2002) es “la estructura que se ajusta a las características de la organización, la cual se elige teniendo en cuenta las características de la empresa, las particularidades del inventario, la relación entre el sacrificio económico de su diseño, montaje y mantenimiento”.(p.113) Según Catacora F (1996); en este mismo orden de ideas, define al sistema de inventario como aquel que “debe permitir controlar los materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa”. Control Interno de los Inventarios El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventario. Loe elementos de un buen control interno sobre los inventarios según Meigs, Williams, Haka, Bettner (2000) incluyen: Conteo físico de los materiales por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimiento de embarque. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición además deben encontrarse limpios y ordenados. Permitir el acceso al inventario solamente aquel personal que no tiene acceso a los registros. El personal del almacén no pueden tener acceso a los registros contables, ni a los submayores de control de inventarios. El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos contables. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario La persona del almacén deben contar, medir, y pesar todos aquellos productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (recepción a ciega). Las tarjetas kardex tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas. Los mayores de inventarios del área contable deben estar al dia. El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los submayores de inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas. Cuando el programa automatizado contable y el del control de inventario no estén integrados, se ejecutara el cuadre diario en valores por el área de contabilidad. El personal de los almacenes tienen que tener firmadas actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales. Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se contabilizaran inmediatamente. En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pago por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes. Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos verificarse sistemáticamente, elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material. Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero en artículos innecesarios. Elementos de un Sistema de Control Interno Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad. http://www.aerocivil.gov.co/Scontrol/SCI/ElementosdeunSistemadeControl nterno. 1.- Definición de los objetivos y las metas tanto generales como especificas, además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios). 2.- Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. 3.- Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes. 4.- Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. 5.- Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos. 6.- Dirección y administración del personal común adecuado sistema de evaluación. 7.- Aplicación de las recomendaciones de las evaluaciones de control interno 8.- Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tiene sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada. 9.- Establecimiento de sistemas modernos de información que facilite la gestión y el control. 10.- Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión. 11.- Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal. 12.- Simplificación y actualización de normas y procedimientos. Características de un Sistema de Control Interno Confiable. 1.- Un plan de organización que facilite la división adecuada de las responsabilidades y funciones. La estructura de una organización varia dependiendo de la naturaleza de la empresa, su métodos de funcionamiento, tamaño, etc.. Lo que tienen en común las organizaciones que aspiran contar con un plan de organización satisfactorio puede definirse en dos objetivos: Interdependencia de la organización, lo cual consiste en un plan de organización que permita una separación adecuada de las funciones operacionales, de custodia, de contabilidad y de auditoria interna, además debe existir una separación entre la custodia de los activos y la contabilización de tales activos o el registro relacionado con ellos. Líneas de responsabilidad; se refiere a que dentro de los departamentos deben estar bien definidas las responsabilidades de cada miembro, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Además debe existir una correcta delegación de autoridad a personas especificas con el fin de que estas cumplan con sus responsabilidades de forma eficiente y eficaz. Un plan de organización eficaz comprende varias fases, pero las mas importantes es la creación de normas, objetivos y procedimientos generales de la empresa siendo esto preparado con mucho cuidado y de manera que resulte aceptable. Como segunda fase se encuentra la confección de un organigrama en donde se representen las líneas de responsabilidad y se enumeren las competencias funcionales relacionadas. 2.- Un sistema de procedimientos de autorización y registro que sea suficiente para proporcionar un control contable razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos. Es importante que los formatos y los procedimientos establecidos permitan la revisión y autorización de todas las transacciones antes de que estas queden registradas en los libros de contabilidad de la empresa. 3.- Unas practicas que se han de seguir en la realización de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización. Las practicas de sondeo incluyen la división de las obligaciones o competencias y el sistema de autorización y registro, además también se involucran los diversos procedimientos de comprobación de errores que deberían realizarse en relación con el mantenimiento de los registros de las empresas. 4- Un personal de una calidad proporcional a las responsabilidades que les corresponde. La calidad debe incluir la ética, dedicación y responsabilidad de un individuo. No es conveniente contar con empleados incompetentes que dañan el buen funcionamiento del sistema. Limitaciones de la Efectividad de un Sistema de Control Interno. 1.- Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos. 2.- Solo brinda seguridad razonable. 3.- El costo esta ligado al beneficio que proporciona. 4.- Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales. 5.- Se puede presentar error humano por mal entendidos descuidos o fatiga. 6.- Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones. 7.- Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección. Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y controlarlas lo mas rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud. Las áreas o departamentos a considerar para establecer control interno tienen que ser aquellas donde se lleva a cabo gran parte de las operaciones de la empresa, por ejemplo: en el departamento de recursos humano, de contabilidad, departamento de ventas y el departamento de inventarios, área en la cual se pondrá especial atención en la investigación. El inventario en una empresa es vital, ya que generalmente constituyen el activo circulante mas importante; y es una de las áreas que esta mas susceptible a errores, en cuanto se puede hacer manipulaciones inadecuadas de la mercancía y su costo por lo que se hace necesario medidas de control interno para poder evitar circunstancias que pudiesen afectar a la empresa en forma negativa. Meigs (1994); en cuanto a los principios de auditoria considera que: Un buen control interno es un medio para suministrar datos precisos del costo para los inventarios, así como de exactitud al informar sobre cantidades físicas. Los controles internos inadecuados pueden ocasionar perdidas, permitiendo que la gerencia use datos erróneos de costo al fijar precios. Y al tomar otras decisiones basadas en los márgenes de utilidad que se informan. Si las cuentas no proporcionan un cuadro realista del costo de los inventarios en existencia, el costo de las mercancías manufacturadas y el costo de la mercancía vendida, los estados financieros pueden ser muy engañosos, tanto en las utilidades como en la situación financiera. (p.510). Toda organización debe contar con un manual de principios y procedimientos contables. De esta manera asegura la protección de sus activos. A continuación se presenta el procedimiento de control interno de los inventarios: 1.- La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibios, sin tener acceso al documento del suministrador. 2.- Las tarjetas de estiba; aquellas utilizadas para distribuir ordenadamente los bienes para que ocupen el menor espacio posible; deben de estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en el lugar próximo a los que se encuentren en la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas. 3.- Los almacenes tiene que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados. 4.- Los submayores de inventarios del área contables deben estar al dia. 5.- El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con los submayores de inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas. 6.- Cuando el programa actualizado contable y el de control de inventarios no estén integrados, se ejecutara el cuadre diario en valores por el área de contabilidad. 7.- El almacén debe contar con listados de los cargos y nombre del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos. 8.- Es obligatorio elaborar un plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemáticas, realizarse un inventario general anual. 9.- El personal de los almacenes tiene que tener firmada actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o perdidas, aplicárseles dicha responsabilidad. 10.- Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizaran inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos. 11.- Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tiene que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de esta. 12.- Es preciso controlar a través de las tarjetas y de los submayores de inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en deposito. 13.- En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes. 14.- Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos verificarse sistemáticamente; elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose la responsabilidad material. 15.- El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los submayores de control de inventarios. 16.- El área contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recibidos. 17.- Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación. Teoría del Almacén Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata delos artículos. http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtmlAlmacenes. Trabajo enviado por: Juana Villalva. jvillalva[arroba]cantv.net Función del Almacén 1. Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. 4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). Cualquier estudio de gestión de almacenes debe orientarse sobre los principios de la economía, ya que siendo el almacén un servicio que si origina gastos, el objetivo es hacer óptimos esos gastos de una forma que los mismos sean reducidos a su mínima expresión. Objetivos del Almacén Matalobos Ángel (1999), los principales objetivos del almacenamiento son la protección y la conservación de los bienes que se almacenen para lograr para lograr estos objetivos es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: Identificar los inventarios Aprovechar racionalmente el espacio La identificación de los inventarios permite un aceptado planeamiento para aprovechar racionalmente el espacio disponible con una buena organización que superan los problemas de traslado de artículos desde el lugar de carga hasta el depósito y viceversa, obteniéndose así un ahorro de tiempo y mano de obra. El aporte que tiene este enfoque, apunta hacia la comprensión de la concepción, organización y objetivos del almacén así como una unidad fundamental en toda empresa, por lo que constituye un gran soporte a los investigadores, ya que permiten comprender los elementos integrantes de una buena gestión de almacén, así como la necesidad de organizar los procesos que se producen en esta área, en función de ejecutar las acciones necesarias parara la eficacia en el manejo y control del área. Almacén – Inventario Existe una estrecha relación entre almacén e inventario debido a que el almacén representa la unidad de servicio que sirve de resguardo al inventario siendo este el conjunto de bienes propiedad de la empresa destinados a la venta en el curso normal de las operaciones. En la actualidad el almacén se maneja como un medio para pontencializar las economías e incrementar las utilidades de la empresa. La administración de hoy integra sus funciones a las ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución, es por ello que el responsable del almacén recibe de la alta gerencia la información concerniente a los objetivos de la empresa, de allí nace la importancia que la alta gerencia establezca las instrucciones para el cumplimiento del control interno a fin que la persona responsable y su personal oriente sus esfuerzos hacia los aspectos financieros y organizativos de los mismos. Existen diversos criterios acerca de la función de almacenaje debido a que la manera de organizar y administrar el almacén es particular para cada organización; muchos opinan que este debe formar parte de la función de control de inventario mientras otras organizaciones lo ven como funciones complementarias. Considerando que el almacén es una unidad de servicio al proceso productivo, se listan a continuación las siguientes funciones que son comunes en todos los almacenes: Recepción de materiales. Registro de entradas y salidas de almacén Inventario de materiales Mantenimiento de materiales y del almacén Despacho de materiales Coordinación entre el almacén, los departamentos de compras, control de inventario (si es independiente) y de contabilidad. Los almacenes sirven para conservar mercancías durante el tiempo necesario y suficiente para reponerlas; estos son importantes porque cumplen con la misión de regularizar la distribución de la mercancía dentro de la empresa y sus respectiva conservación. Catacora (1996); dice: “Los inventarios representan el conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisición o fabricación es el de volver a venderlos, a fin de obtener un margen de utilidad razonable”. Según Catacora (1996); los inventarios deben poseer las dos condiciones esenciales siguientes: 1) Que sean propiedad de la empresa: sin importar el sitio donde se encuentren, bien sea que estén en transito o estén guardados en almacenes generales o depositados en aduanas o se hayan entregados a un comisionista para su venta. 2) Que sean destinados a la venta: para tratar de obtener beneficios a través del cambio de la propiedad o de su transformación en productos terminados. Cabe destacar que las llamadas empresas comerciales las cuales se dedican a la compra y venta de mercancía; el valor de las existencias se denomina inventarios de mercancías. Por otra parte en las empresa manufactureras o transformadoras se pueden distinguir cuatro clases de inventarios (inventario de materia prima, inventario de productos en proceso, inventario de productos terminados e inventarios de suministros). Teoría de Codificación Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada de genero material ocupe un legar especifico, que facilite su identificación y localización de la bodega La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada articulo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, numéricos y alfanumérico. http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtmlAlmacenes. Trabajo enviado por: Juana Villalva. jvillalva[arroba]cantv.net Sistema Alfabético: Codifica los materiales con un conjunto de letras, las cuales cada unas de ellas determinan las características y especificaciones del material o articulo. Sistema Alfanumérico: Es una combinación de letras y números que abarca un mayor numero de artículos, las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador de cada articulo. Estas dos teorías aportan al diseño propuesto los pasos que se deben hacer para la realización de la codificación de los materiales de la empresa Cenprofot, C.A, ya que deben ir ubicados en un sitio especifico de almacenamiento, debidamente clasificados y codificados para así lograr facilitar la búsqueda a la hora de despachar algún material y de esa forma evitar los retrasos. Técnicas de Inventario Ahora bien después de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de la siguiente manera: Técnicas de Administración de Inventarios El objetivo de la administración de inventarios, igual que la administración del efectivo, tienen dos aspectos que se contraponen. Por una parte se requiere la inversión de inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con el inventario suficiente para hacer frente la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funciones sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objetivo son conflictivos. Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión. Los inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un producto. Se sabe que existen tres tipos de estos, los cuales son el inventario de materia prima, de productos en procesos y el de productos terminados. El inventario de materia prima proporciona la flexibilidad a la empresa en sus compras, el inventario de artículos terminados permite la organización mayor flexibilidad en la programación de su producción y en su mercadotecnia. Control de Inventario Justo a Tiempo La idea del control de inventario justo a tiempo, es que se adquieran los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respectos a los artículos terminados, se puede decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de este tipo. Definición de Términos Básicos Almacén: son instalaciones que mantiene productos en existencia y es considerado punto de distribución de la empresa. Auditoria: proceso que recurre al examen de libros, cuentas y registros de una empresa para precisar si es correcto al estado financiero de la misma, y si los comprobantes están debidamente presentados. Control de inventario: adecuado manejo de los inventarios a través de la verificación y corrección de posibles anomalías, permitiendo así su confiabilidad, de tal manera que se lleve una dirección continua de las operaciones que mantengan un nivel optimo de existencia en los almacenes. Control: comprobación, intervención, inspección, dirección de normas para el cumplimiento de objetivos. Despacho: salida de los productos del almacén y da por concluido la función de almacenaje y conservación. Eficiencia: logro de metas y objetivos en términos de cantidad y calidad. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Eficacia: virtud, fuerza y poder para obrar. La eficacia es una cualidad que debe tener tanto el sistema de control interno como la auditoria interna. Existencias: son las mercancías que se tienen para su venta en el transcurso normal de una actividad mercantil de una empresa. Evaluación: valorización del sistema de control interno para conocer su grado de desarrollo, operatividad y eficacia. Kardex: instrumento manual, mediante el cual se registra las operaciones de retiro o entrada del material al almacén. Norma: regla que se debe seguir o a que se debe ajustar una conducta. Procedimientos: son el conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática en la que se realiza las operaciones la entidad en este caso para sistematizar el control interno que se establezca en la entidad. CAPITULO III MARCO METODOLOGICO Tipo de Investigación Al realizar esta investigación basada en una Propuesta de Mejora en el Sistema de Control de Inventario de la empresa Cenprofot C.A; se debe tener presente una estrategia metodológica que permita afianzar el camino hacia la resolución del problema planteado utilizando técnicas de documentación y análisis de datos con el fin de alcanzar mayor exactitud y confiabilidad. El desarrollo de esta investigación, se enmarca dentro del esquema denominado proyecto factible definida en el Manual de Trabajo de Grado de Especializaciones, Maestrías y Tesis Doctórales de la UPEL (2002) como: El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos, necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p.6). Diseño de la Investigación Se considera que el diseño de la investigación aplicada en este estudio esta definido en la modalidad de investigación no experimental en donde Hurtado (2001), expresa como: “aquella en las cuales el investigador no ejerce control, ni manipulación alguna sobre las variables en estudio”. (p.87); ya que su aplicación metodológica se realizará dentro del campo de desarrollo del objeto de estudio en el área del almacén de la empresa Cenprofot C.A., ya que es donde se refleja la carencia de control de inventario. De acuerdo a los Planteamientos de Sabino (1992), se deduce que los estudios de campo permiten al investigador asegurarse de las condiciones en que se han encontrado los datos, posibilitando su modificación en el caso de que surjan dudas acerca de su calidad, lo cual garantiza un nivel de confiabilidad para el conjunto de información obtenida, de igual manera, para este autor este diseño de investigación permite que los datos sean recogidos directamente en el lugar de los hechos. Por otra parte, la investigación también se enfocara hacia un diseño documental o bibliográfico; en este sentido en el presente estudio se recurrió a diversas fuentes de investigación sobre el tema tales como libros, informes, revistas, y otros documentos los cuales aportaron conceptos y teorías básicas sobre lo que es el control de inventario y su importancia. Las primeras fuentes a las que recurre el investigador se conoce como fuentes de información primarias, la cual brinda la posibilidad de formar un repertorio bibliográfico concreto y definido sobre el tema. Nivel de Investigación La presente investigación puede considerarse de tipo descriptiva; porque tiene como propósito la descripción de un evento o fenómeno tal cual ocurre en realidad. Señala Tamayo Tamayo (1993); las investigación descriptiva: La investigación descriptiva comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre como una persona, grupo o cosa, se conduce o funciona en el presente... trabaja sobre realidades de hecho y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta. (p.35). Población En la presente investigación la población va a estar conformada por las personas que laboran en el área donde se desarrolla el trabajo en estudio. Según Tamayo Tamayo (1993) expone: Una población esta determinada por sus características definitorias por tanto, el conjunto de elementos que posea esta característica se denomina población o universia. Población es la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación. (p.92). Por tanto la población del trabajo en estudio se conformó con la totalidad de las personas que laboran en la empresa Cenprofot C.A., la cual esta integrada por (20) veintes empleados. En el siguiente cuadro Nº 1, se presenta la distribución de la población Cuadro Nº 2. Distribución de la Población Descripción de Cargos Cantidad Gerente General 1 Encargado de la Tienda 1 Cajero 2 Atención al Cliente 4 Operador de Minilab 5 Revelado 5 Personal de Clasificación 2 Total 20 Fuente: Cenprofot, C.A Muestra La muestra es un subconjunto de la población. Son los sujetos involucrados en el estudio; es decir, es la unidad contextual que aporta la información Al respecto Sabino (1992) define a la muestra en un sentido bien amplio como, “una parte del todo llamado universo y que sirve para representarlo”. (p.118). En la presente investigación, el tipo de muestreo es probabilistico al azar simple, ya que la selección de los elementos que la conforman fue realizada al azar, permitiendo que todos los individuos que integran la población tiene la misma posibilidad de integrarla. Dicha población esta conformada por 20 personas, se determinara el tamaño de la muestra aplicando la siguiente formula: Población Finita n = p (1 − p ) e p (1 − p ) + 2 N Z 2 En donde: n: ? Nivel de confianza (& - 1): 90% Z: 1.96 Error muestral (E): 10% p: 0.5 1-p: 0.5. N = 20 Sustituyendo: n = 0 . 50 ( 0 . 50 ) 0 . 10 2 0 . 50 ( 0 . 50 ) + 2 20 1 . 96 = 5,814 ≈ 6 Personas El tamaño de la muestra utilizada esta conformada por 6 personas, distribuidos como se indica en el Cuadro Nº 3 Cuadro Nº 3. Distribución de la Muestra Descripción del Cargo Cantidad Encargado de Tienda 1 Operador de Minilab 2 Revelado 2 Personal de Clasificación 1 Total 6 Fuente: Hernández, Torres (2007) Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos Las técnicas de recolección de datos constituyen estrategias que permiten llevara acabo el levantamiento de la información con el objeto que sea posible determinar las necesidades existentes en la empresa objeto de estudio. El principal método de recolección de información a ser utilizado por el equipo de investigación es de la Observación Directa; esta modalidad le dará al investigador la facilidad de percibir la realidad del objeto de investigación, directamente del escenario en el que se desarrolla; esta técnica de recolección de información, representa un método sistemático y confiable, ya que permite obtener información clara y precisa acerca del desarrollo de cada una de las actividades que se ejecutan dentro del departamento de almacén y despacho y acerca de la situación presente en el almacén de la empresa Cenprofot C.A, a través de la cual se evaluaran las variables que inciden directamente la evolución óptima del inventario. Por otra parte se utilizara el cuestionario como otro instrumento para recolectar información, el cual esta compuesto por seis (6) preguntas de tipo cerradas, las respuestas estarán condicionadas a un si o a un no, y redactadas de manera sencilla para que sean comprendidas con facilidad por parte de los encuestados, las cuales se realizaron con base a los objetivos propuestos y a sus respectivos indicadores De acuerdo a Tamayo Tamayo (1992); expresa que el cuestionario: “Es un instrumento de gran utilidad en la investigación científica ya que constituye una forma concreta de la técnica de observación, logrando que el investigador fije su atención en ciertos aspectos y se sujeta a determinadas condiciones”. (p.115). Análisis o Procesamiento de Datos En todo trabajo de investigación es importante obtener las diversas formas con las que se puede procesar los datos que se obtienen luego de la utilización de las técnicas e instrumentos de recolección de datos. En tal sentido Tamayo Tamayo (1992); enuncia que: “El procesamiento de datos, cualquiera que sea la técnica empleada para ello no es otra cosa que el registro de los datos obtenidos por los instrumentos empleados, mediante una técnica analítica en la cual se comprueba la hipótesis y se obtiene las conclusiones”.(p.103). La información será presentada a través del medio escrito; es decir, por ser esta técnica una de las técnicas o métodos mas explicativos para este tipo de investigación, por lo que se escribe la información, se analiza y se hará énfasis a las especificaciones o aspectos referentes a la finalidad de la investigación, posteriormente será seleccionada la información recopilada a través de un orden de importancia previamente establecido; ya que no toda la información recolectada es evidentemente descriptiva del proceso en estudio. Una vez recopilada la información y previo su análisis, será necesario utilizar un procesamiento matemático y sistemático para realizar su interpretación; se verifica el tratamiento que se le dará a los datos, a fin de si se pueden clasificar, codificar, graficar y tabular para ser sometidos a análisis e interpretación con base a frecuencias y porcentajes, como parte del proceso estadístico, lo que permite emitir conclusiones y recomendaciones. Validación del Instrumento Los instrumento serán primeramente validados por expertos, los cuales los evaluaran de acuerdo a los siguientes aspectos: coherencia con los objetivos de la investigación y correspondencia de las preguntas con el propósito planteado La validez del instrumento de recolección de datos se estableció a través de la aprobación del contenido en el cual Sabino, C. (1992), define: “es una consulta a un de expertos, para que revisen y organicen los elementos pertinente al campo de estudio”. (p.26). Se procedió a la consulta de expertos en el área de control de inventario quienes evaluaron el contenido del mismo y consideraron su pertenencia. En la presente investigación el instrumento de recolección de datos fue evaluado por el juicio de tres expertos; quienes revisaron cada uno de los ítem contenidos en el instrumento aplicado con la finalidad de determinar la validez del mismo. CAPITULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS En este capitulo se presentan los resultados obtenidos previa aplicación de los instrumentos de recolección de los datos a la población objeto de estudio. Se interpretaron los resultados con la finalidad de facilitar la comprensión de los mismos atendiendo a la problemática planteada, y a sus objetivos de estudio. Cada uno de los ítem se analizaron de manera cualitativa y cuantitativa. El diagnostico de la situación actual del control interno sobre los inventarios que lleva la empresa Cenprofot C.A, fue determinado mediante la aplicación de cuestionarios y de la observación directa; con el fin de orientar la investigación y servir de soporte al estudio, debido a que ambas técnicas de recolección de datos permitirán determinar las debilidades en el área de inventarios. Ítem 1. ¿Considera usted que el sistema de control interno de inventario que actualmente existe en la empresa es eficiente? Tabla Nº 1. Eficiencia del Sistema de Control Interno del Inventario ALTERNATIVAS MUESTRA PORCENTAJE SI 1 17% NO 5 83% TOTAL 6 100% Fuente: Hernández, Torres (2007) Grafico Nº 1. Eficiencia del Sistema de Control Interno del Inventario 17% si no 83% Análisis El 83% del personal respondió que NO, ya que el sistema de inventario que se maneja dentro de la empresa el personal considera que es ineficiente debido al descontrol que existente en el manejo de los materiales y productos fotográficos, sin embargo un 17% del personal restante considera que SI es eficiente; esto muestra una inclinación evidente y de mayor factibilidad la elaboración de una propuesta de mejora que permita eliminar estas deficiencias existentes. Ítem 2. ¿Considera usted que los materiales fotográficos y productos están debidamente codificados y clasificados? Tabla Nº 2. Codificación y clasificación de los materiales y productos fotográficos ALTERNATIVAS MUESTRA PORCENTAJE SI 1 17% NO 5 83% TOTAL 6 100% Fuente: Hernández, Torres (2007) Grafico Nº 2. Codificación y clasificación de los materiales y productos fotográficos 17% si no 83% Análisis El 83% del personal esta en desacuerdo, ya que la empresa no cuenta con una debida codificación y clasificación tanto de los productos fotográficos como los materiales, pero existe un 17% restante del personal que se encuentra de acuerdo, debido a que consideran y por no tener los conocimientos necesarios, que si existen una buena clasificación de los productos; existe una gran debilidad en este aspecto ya que es necesario que todo el personal de la empresa este de acuerdo en una clasificación adecuada para que no exista confusión a la hora de realizar las operaciones en la empresa. Ítem 3. ¿Conoce usted con certeza la cantidad de materiales y productos fotográficos que existen en el almacén? Tabla Nº 3. Cantidad de materiales y productos fotográficos existentes ALTERNATIVAS MUESTRA PORCENTAJE SI 0 0% NO 6 100% TOTAL 6 100 % Fuente: Hernández, Torres (2007) Grafico Nº 3: Cantidad de materiales y productos fotográficos existentes 0% si no 100% Análisis El 100% de los encuestados respondieron que NO, ya que la empresa no cuenta con un sistema de control de inventario efectivo; pudiéndose demostrar a través de la encuesta que el personal no tiene conocimiento de la cantidad de materiales que existe en la empresa, y no existe seguridad en las decisiones tomadas ni en las operaciones realizadas, producto de la desorganización dentro del área del almacén de la empresa, produciendo desperdicios considerables tanto de materiales como de beneficios financieros. Ítem 4. ¿Cree usted que la desorganización en el área del almacén de materiales y productos fotográficos incide negativamente en el control de inventario? Tabla Nº 4 Control de inventario ALTERNATIVAS MUESTRA PORCENTAJE SI 6 100% NO 0 0% TOTAL 6 100 % Fuente: Hernández, Torres (2007) Grafico Nª 4 Control de inventario 0% si no 100% Análisis El 100% de la muestra respondió que SI, pudiéndose demostrar que la empresa requiere de un buen control de inventario, es por ello necesario y de mayor factibilidad elaborar una propuesta de mejora que permita a la empresa obtener mayores conocimientos sobre los controles de inventario, ya que se considera que el control de inventario es la base fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Ítem 5. ¿Cree usted que el registro de entrada y salida de los materiales fotográficos son adecuados? Tabla Nº 5 Registro de entradas y salidas de materiales y productos fotográficos son los adecuados ALTERNATIVAS MUESTRA PORCENTAJE SI 0 0% NO 6 100% TOTAL 6 100 % Fuente: Hernández, Torres (2007) Grafico Nº 6. Registro de entradas y salidas de materiales y productos fotográficos son los adecuados 0% si no 100% Análisis Se puede observar que el 100% de los encuestados consideran que los registros que existen en la empresa no representan ningún control de entrada y salidas de los materiales y productos fotográficos, no existen formularios de control que permita llevar un orden de todo la mercancía que entra a la empresa, la que sale y la que se mantiene en existencia, esto traerá beneficios a la empresa ya que los materiales y productos fotográficos estarán mejor ubicados y bien identificados Ítem 6. ¿Cree usted que con la mejora del sistema del control de inventario agilizaría la operatividad de la empresa? Tabla Nº 6 Mejoras del sistema de control de inventario ALTERNATIVAS MUESTRA PORCENTAJE SI 6 100% NO 0 0% TOTAL 6 100 % Fuente: Hernández, Torres (2007) Grafico Nº 6. Mejoras del sistema de control de inventario 0% si no 100% Análisis El 100% de los encuestados están de acuerdo que debería de existir un mejor control interno de los inventarios, debido a que los resultados obtenidos afianza mas la idea plantear una propuesta de mejoras en el sistema de control de inventario, pues daría buenos resultados a la hora de controlar, supervisar y obtener un buen manejo de materiales y productos fotográficos, y a mantener la eficiencia en la realización de las operaciones. CAPITULO V LA PROPUESTA TITULO DE LA PROPUESTA Propuesta de Mejora en el Sistema de Control Interno de Inventarios de la Empresa Cenprofot, C.A; para lograr eficiencia en el control de existencias de materiales y productos fotográficos. PRESENTACIÓN El proceso para el control de inventario es vital para toda organización, ya que a través de estos controles se logra ejecutar efectivamente el proceso normal de las operaciones diarias de dicha organización; lo cual permite atender oportunamente las necesidades de los clientes logrando la consecución de los objetivos planteados en el presente estudio y que de manera indirecta favorezca la creación de vínculos comerciales exitosos. De allí la importancia que los inventarios sean llevados en toda organización de una manera eficiente y asertiva, a través de un sistema de control interno que permita generar a la empresa información confiable y oportuna a corto plazo, y que esta información se asemeje con la información tomada físicamente a través de los conteos físicos del inventario, y así de esta manera obtener resultados reales y que estén relacionados con los materiales y productos fotográficos existentes. En este sentido la Empresa Cenprofot C.A; ha presentado debilidades que tiene gran relación con el proceso de controles internos de inventarios, cuya información manejada actualmente es incongruente tanto en el aspecto físico como en el aspecto teórico, debido a que la información registrada no coincide con la física. La propuesta que se presenta a continuación esta basada en el estudio de los controles internos de los inventarios presentes en la Empresa Cenprofot, C.A; dicha propuesta estará formulada bajo los principios de Control Interno; orientado hacia el mejoramiento de todas las actividades y procesos relacionados con el inventario que realiza la Empresa Cenprofot, C.A; ya sea desde el primer momento en que entra la mercancía a la empresa hasta el momento de su venta; fundamentado en las bases teóricas anteriormente planteadas acerca de la sistematización, de la teoría de control interno, de los inventarios, y como mantener un control interno de inventario de acuerdo a sus elementos y componentes que lo conforman; con el propósito de corregir las fallas y debilidades existentes en el área de inventarios y de diseñar una serie de actividades y procesos que contribuyan con el mejoramiento significativo de los controles de inventario. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN De acuerdo a los objetivos planteados en el presente estudio acerca de la problemática existente en la empresa Cenprofot C.A; específicamente las deficiencias presentes en los procedimientos de control de inventario que actualmente sigue la empresa, en el área de materiales y productos fotográficos; se comprobó que dicha problemática se debe a la inexistencia de controles internos que permitan poner en practica un apropiado control de inventario; lo cual afecta a la empresa en el funcionamiento efectivo y eficiente de sus operaciones. Existe deficiencia en el área de despacho de materiales, en desperdicio de materiales, debido a que se desconocen las cantidades exactas de productos que existen en el almacén, perdida de tiempo a la hora de procesar el despacho, ausencia de documentos que registren los movimientos de entradas y salidas de los materiales y productos fotográficos, un manejo inadecuado de materiales, lo que ocasiona una deficiencia en la prestación de servicios y una perdida de estabilidad en el mercado de productos fotográficos, debido a la falta de un buen servicio a sus clientes. Este diagnostico se detecto después de aplicar las diversas técnicas de recolección de datos como la observación directa realizada por las investigadores de la problemática en estudio y la aplicación de un cuestionario que consta de seis ítem aplicado a los trabajadores de la empresa; lo que conlleva a elaborar una propuesta de mejora en el sistema de control interno de inventario de la empresa Cenprofot C.A; que permitan corregir las deficiencias existentes y lograr un manejo adecuado del inventario. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA La propuesta diseñada para la Empresa Cenprofot, C.A, tiene un objetivo principal que la de; proporcionar una mejora en el Sistema de Control Interno de Inventario en el área de almacén con la finalidad de obtener controles adecuados para manejar los inventarios así como las actividades que se desarrollan dentro de el área del almacén en dicha empresa. Sin embargo para la elaboración de dicha propuesta es necesario clasificar y enumerar diferentes etapas; las cuales permitirán obtener una idea mas precisa de los objetivos que se quieren alcanzan con la elaboración de esta propuesta de mejora. Etapas de la Propuesta Esta propuesta comprende el desarrollo de las siguientes etapas: Etapa I Presentar un listado de los materiales y productos fotográficos que se encuentran en área del almacén de la Empresa Cenprofot, C.A. Etapa II Determinar las fallas existentes en el control interno del inventario actual. Etapa III Codificación y Clasificación de los materiales y productos fotográficos. Etapa IV Organización del almacén del inventario. Etapa V Elaborar formatos de control de inventarios (Entradas, Salidas y Existencias de materiales y Productos Fotográficos). Etapa VI Realizar taller de adiestramiento sobre las propuestas de mejoras en la recolección, registro y actualización de la información sobre la existencia y control de todos los materiales que se encuentran en el almacén de la Empresa Cenprofot, C.A. FUNDAMENTACIÓN Con el desarrollo de la Propuesta de mejora en el sistema de control interno de inventario de la Empresa Cenprofot, C.A; fundamentada en bases teóricas y en las exigencias misma de toda organización en cuanto a llevar y mantener controles internos; se pretende dar solución y mejoramientos la las diversas situaciones que han venido afectando el desenvolvimiento de empresa Cenprofot, C.A, en las cuales se ha suscitado una serie de variaciones inconsistentes de acuerdo a que la mayoría de los materiales y productos fotográficos no tienen un lugar especifico de almacenamiento, tampoco existen registros de entradas y salidas de mercancía, lo que ocasiona perdidas de la mercancía, robo, perdida de tiempo al momento de ubicar los diversos materiales y productos fotográficos; lo que trae como consecuencia al momento de organizar, de comprar o de vender dichos productos. Por lo general, los inventarios representan una parte importante en toda organización ya que forman parte de los activos totales de una empresa y las cuales son necesarios para su funcionamiento, así como también logran satisfacer a los clientes con un buen servicio. Cualquier organización o compañía, independientemente del área donde labore o las actividades que realiza, debe cumplir y trabajar de manera coordinada para lograr un mejor desempeño en las funciones y obtener buenos resultados; es por ello que toda organización debe mantener un buen equilibrio en los controles de inventarios, y aplicar dicho control para alcanzar una seguridad en la empresa contra perdidas, malos inventarios, mercancía obsoleta o dañada, o robos, etc... De acuerdo a toda estos elementos; esta propuesta planteada se justifica debido a la necesidad que tiene la organización de corregir sus errores y proponer una mejora en el Sistema de Control Internos de los inventarios; respaldados por los resultados obtenidos mediante la aplicación del instrumento de recolección de datos. Esta mejora en el sistema de control de inventario estará orientada a satisfacer las necesidades de la organización, a mantener el control sobre las existencias y detectar variables en los procesos, para así corregirlas a tiempo, siendo este un activo de gran valor, el de primer orden y el centro principal de operación de las empresas; además ayudara a la optimización del proceso actual de toma del inventario, la mejor utilización de sus recursos, sean técnicos, humanos, materiales o financieros. FACTIBILIDAD La presente propuesta esta orientada a ayudar a la Empresa Cenprofot, C.A logrando la implementación de la misma; es factible debido a la necesidad de su aplicación, utilidad y bajos costos, además reúne todas las condiciones mínimas de manejo y cumplimiento de exigencias de la Empresa; en cuanto al factor técnico y el factor humano, dicha empresa dispone de las persona y equipos necesarios para su desarrollo; y de acuerdo a la factor económico, los beneficios que obtenga la empresa deben ser iguales o no excederse a los costos del mismo, en este sentido la disposición de la empresa para asignar los recursos para la ejecución de la propuesta resulta fundamental para alcanzar el éxito esperado. DISEÑO DE LA PROPUESTA En la investigación y en los diversos estudios realizados en la Empresa Cenprofot, C.A, cabe destacar la presencia de una problemática que afecta directamente y claramente el bienestar de la empresa debido al descontrol y la mala distribución en el área del almacén; situación que amerita la necesidad de realizar una propuesta de mejoras en el sistema de inventarios para alcanzar un perfeccionamiento en las operaciones de la empresa y así lograr la efectividad en los controles internos del inventarios. A continuación se desarrolla el diseño de la propuesta. ETAPA I PRESENTAR UN LISTADO DE LOS MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRAFICOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL AREA DEL ALMACEN DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A ETAPA I Esta etapa consiste en presentar un listado donde se identifique los materiales y productos fotográficos que se encuentran en el área de almacén de la empresa Cenprofot C.A, mediante un conteo manual, posteriormente se realizo una selección de cada uno de los productos y materiales fotográficos de acuerdo a sus especificaciones. La realización de este conteo facilitara una verificación completa de la existencia real de los materiales y productos fotográficos comparada con la existencia en el sistema y de esta forma dar seguridad del conocimiento de la cantidad de los materiales y productos fotográficos que se encuentran dentro del área del almacén para asumir que es el inventario inicial. Mediante el desarrollo de esta etapa se podrá dar respuesta viable de la forma funcional a la problemática que se presentar en el área de almacén de la empresa Cenprofot, C.A, procurando obtener a través de este conteo manual beneficios como lo son, conocimientos de la existencia de los productos y materiales fotográficos, una visualización de los materiales y productos dentro del área del almacén de la empresa. A continuación se describen en el cuadro Nº 4 todos los productos y materiales existentes. Cuadro Nº 4. Materiales y Productos Fotográficos Existentes DESCRIPCION CÁMARA MINOLTA MAXUM QTSI EXISTENCIA (Und) 10 CÁMARA NIKON N55 28/80MM 5 CÁMARA SAKAR COMBO 2089 3 CÁMARA PENTAK ESPIO 115M 5 CÁMARA PENTAK 90/MC CON FECHA 1 CÁMARA RAPID FOT KIT AUTO 4 CÁMARA KODAX KE-30 2 CÁMARA BRAUN FLASH - M 3 LENTE CANON EF 20-105MM 1 CÁMARA CANON PRIMA ZOOMMG5 DATE 7 CÁMARA CANON EOS7500N SILVER 12 CÁMARA CANON ZOOM 135 8 CÁMARA CANON PRIMA BF800 12 CÁMARA CANON PRIMA ZOONM85N 7 CÁMARA CANON PRIMA AS-1 5 CÁMARA CANON PRIMA ZOOM 76 3 CÁMARA CANON ZOOM 76 DATE 22 CÁMARA CANON PRIMA AF 9S 10 CÁMARA CANON PRIMA BF 800 7 LENTE CANON EF 28-300MM 4 BATERÍA KODAK AAA PAQUETE 2 8 BATERÍA KODAK AA PAQUETE 2 9 BATERÍA MAXELL AAA PAQUETE 2 13 BATERÍA MAXELL AA PAQUETE 2 11 PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 400 10 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 400 5 Fuente: Cenprofot, C.A. Continuación: Cuadro Nº 4. Materiales y Productos Fotográficos Existentes DESCRIPCIÓN PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 400 EXISTENCIA (Und) 3 PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 800 5 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 800 1 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 800 4 PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 1600 2 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 1600 3 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 1600 1 PELÍCULA FUJI 36 ASA 100 7 PELÍCULA FUJI 24 ASA 100 12 PELÍCULA FUJI 12 ASA 100 8 PELÍCULA FUJI 36 ASA 200 3 PELÍCULA FUJI 24 ASA 200 15 PELÍCULA FUJI 12 ASA 200 10 PELÍCULA FUJI 36 ASA 400 5 PELÍCULA FUJI 24 ASA 400 12 PELÍCULA FUJI 12 ASA 400 4 PELÍCULA FUJI 36 ASA 800 3 PELÍCULA FUJI 24 ASA 800 3 PELÍCULA FUJI 12 ASA 800 10 PELÍCULA FUJI 36 ASA 1600 5 PELÍCULA FUJI 24 ASA 1600 3 PELÍCULA FUJI 12 ASA 1600 6 ÁLBUM CARTONHA 120 FOTOS 10X15 10 Fuente: Cenprofot, C.A. Continuación: Cuadro Nº 4. Materiales y Productos Fotográficos Existentes DESCRIPCIÓN ÁLBUM CARTONHA DISNEY 120 FOTOS 10X15 EXISTENCIA (Und) 5 ALBUM CARTONHA WINIE POOH 3 PORTARRETRATO DAKE 10X15 5 PORTARRETRATO DAKE 6X8 1 PORTARRETRATO DAKE 8X10 4 PORTARRETRATO MADERA 10X15 3 PORTARRETRATO MADERA 6X8 1 PORTARRETRATO MADERA 20X25 7 PORTARRETRATO MADERA 12X30 12 PORTARRETRATO TRITONM 10X15 8 PORTARRETRATO TRITONM 20X25 3 PORTARRETRATO TRITONM 6X8 15 PORTARRETRATO TRITONM 8X10 10 PORTARRETRATO COLUMBIA 10X15 5 PORTARRETRATO COLUMBIA 20X25 12 PORTARRETRATO COLUMBIA 8X10 4 PORTARRETRATO COLUMBIA 8X12 3 PORTARRETRATO PICTURE 10X15 3 PORTARRETRATO PICTURE 6X8 5 PORTARRETRATO OLENGER 10X15 3 VHS-TC30 MAXELL HGX T-120 10 VHS-TC30 MAXELL BRONCZE T-120 5 VIDEO 8 MAXELL 120 3 MINI-DV MAXEL 60MM 5 Fuente: Cenprofot, C.A. Continuación: Cuadro Nº 4. Materiales y Productos Fotográficos Existentes DESCRIPCIÓN DISKETT MAXEL 3.5 EXISTENCIA (Und) 1 CD-R MAXEL 700MB – 80MIN 4 VIDEOS 8 H18MM 120 SONY 2 VHS TS30 PANASONIC SGH 3 VHS PANASONIC 90MIN 1 CINTA TDK HIB MB 120 7 JVC 45 COMPAC VHS 12 DVD PANASONIC 8 BOLSA PLÁSTICA PEQUEÑA 500 BOLSA PLÁSTICA GRANDE 500 SOBRE CON MEMBRETE 1000 SOBRES SIN MEMBRETE 1000 QUÍMICO P-1 25 QUÍMICO P-2 25 QUÍMICO N-2 15 QUÍMICO N-4 20 QUÍMICO N-3 20 PAPEL 6 PULGADAS 80 PAPEL 8 PULGADAS 90 PAPEL 8 PULGADAS 60 CÁMARA DIGITAL FINEPIX 2800 FUJI 10 CÁMARA DIGITAL BRAUM C310 3.1 5 CÁMARA DIGITAL PRAKTIKA DCZ5.3 3 CÁMARA DIGITAL PRAKTIKA DC24.4 5 Fuente: Cenprofot, C.A. Continuación: Cuadro Nº 4: Materiales y Productos Fotográficos Existentes DESCRIPCIÓN CÁMARA DIGITAL PRAKTIKA DC44 EXISTENCIA (Und) 1 CÁMARA DIGITAL PRAKTIKA DIGICAN 3 4 CÁMARA DIGITAL PREMIERE DC4085 5.0 2 CÁMARA DIGITAL FUJI A 350 5.2 MG 1 CÁMARA DIGITAL FUJI A 345 4.1 MG 7 MEMORIA SD MARKVISION 256MB 12 MEMORIA AGFA COMPA FLASH 512MB 8 MEMORIA SD 128MB 3 MEMORIA AGFA SD/1GB 15 MEMORIA SD CARD PRAKTIKA 128MB 10 MEMORIA SD PRAKTIKA 256MB 5 MEMORIA SD PRAKTIKA 510MB 12 MEMORIA CF SANDISK 128MB 4 MEMORIA CF SANDISK 256MB 3 MEMORIA XD SANDISK 128MB 3 MEMORIA XD SANDISK 256MB 10 MEMORIA MEMORY STIK PRO 64MB 5 MEMORIA USB 128MB 3 MEMORIA TRANSCEND USB 512MB 6 MEMORIA TRANSCEND USB 256MB 3 MEMORIA TRANSCEND USB 128MB 3 CAMARA MINOLTA MAXUM QTSI 2 CAMARA NIKON N55 28/80MM 12 CAMARA SAKAR COMBO 2089 12 Fuente: Cenprofot, C.A. Continuación: Cuadro Nº 4: Materiales y Productos Fotográficos Existentes DESCRIPCIÓN BOLSO SAKAR MOD WP-33 EXISTENCIA (Und) 10 BOLSO SAKAR CE-700 5 BOLSO SAKAR DIGITAL VIDEO 3 BOLSO SAKAR MOD 38421 5 BOLSO SAKAR 16361V 1 BOLSO SAKAR V15361 4 BOLSO SAKAR PT-46V 2 BOLSO SAKAR WP-30V 3 BOLSO SAKAR WP70 1 BOLSO VANGUARD VEGA 6 7 BOLSO VANGUARD VEGA 8 12 BOLSO CULUMBU 255 8 BOLSO VANGUARD TEMPLETON 12 BOLSO VANGUARD NEW MARCO 6 7 BOLSO VANGUARD NEW MARCO 5 5 BOLSO VANGUARD VEGA 5 3 BOLSO VANGUARD PORTO 5 22 BOLSO VANGUARD PORTO 6 10 BOLSO VANGUARD PANAMA 5 7 BOLSO VANGUARD PANAMA 6A 4 BOLSO VANGUARD 8A 8 BOLSO VANGUARD MINORCA 9 BOLSO VANGUARD MINORCA 6B 13 BOLSO VANGUARD PANAMA LI65 11 Fuente: Cenprofot, C.A. ETAPA II DETERMINAR LAS FALLAS EXISTENTES EN EL CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO ACTUAL ETAPA II Esta etapa consiste en determinara las fallas existentes en el control interno del inventario en el área del almacén de la Empresa Cenprofot, C.A. Se realizaron diversas inspecciones que permitió detectar una serie de problemas en el almacén; siendo uno de estos la falta de identificación y codificación de los materiales y productos fotográficos, también se pudo conocer que existe una inadecuada distribución de los materiales y productos fotográficos en el almacén; así como también la falta de registro que permitan visualizar las entradas, salidas y existencias de los diversos materiales y productos. También se pudo observar que en el área del almacén no se encuentran debidamente clasificados los productos y materiales fotográficos. De acuerdo al basamento teórico; los principales objetivos de un buen almacenamiento es la protección y conservación de los bienes y para lograrlo es necesario identificar los inventarios o la mercancía y aprovechar al máximo el espacio disponible, sin embargo esto no ocurre después de el análisis y la investigación realizada en la Empresa Cenprofot, C.A; esto conlleva a la realización de mejoras en el sistema de control interno del inventario de dicha empresa. A continuación se presenta en el Cuadro Nº 5 las fallas existentes en al área del almacén del inventario de la empresa; considerando los diversos lugares, actividades y operaciones que se realicen en un almacén, tomando en cuenta la siguiente lectura dependiendo de las debilidades que presentan Cenprofot C.A.: X: no la tiene O: regular Y: muy bueno. Cuadro Nº 5. Fallas Existentes en el Almacén de Inventarios OBSERVACION 1 Ubicación de los Materiales Fotográficos 2 Ubicación de los Productos Fotográficos 3 Localización 4 Visualización Clasificación de los materiales y productos 5 fotográficos según su características 6 Niveles de existencia de los materiales y productos fotográficos 7 Carteles Informativos 8 Codificación 9 Orden y Limpieza X O Y 10 Organización del Almacén Fuente: Cenprofot, C.A, ETAPA III CODIFICAR Y CLASIFICAR LOS MATERIALES Y PRODUCTOS EXISTENTES EN EL ALMACEN DE LA EMPRESA CENPROFOT, C.A. ETAPA III En esta etapa se realizara una codificación y clasificación de los materiales y productos fotográficos que se encuentran actualmente en el almacén de la Empresa Cenprofot, C.A; ya que se requiere obtener una organización mas optima y eficiente y de un conocimiento mas practico y entendible de los materiales y productos codificados. Desde esta perspectiva, la codificación y la clasificación tiene como objetivo principal dar el mejor conocimiento de forma clara y concisa, de la existencia y ubicación de cada uno de los materiales y productos fotográficos que se encuentran en el almacén, facilitando una rápida visualización de cada uno de estos materiales y productos, en el momento de realizar una salida o conteo de los mismos desarrollando lineamientos adecuados para el proceso de las actividades que deriven una mejora en el control interno del inventario de la Empresa Cenprofot, C.A. Se diseñara a continuación una codificación de los diversos productos, ha si como también se clasificara por tipo y clases de productos. El diseño de la codificación se hará de forma alfanumérica, utilizando doce (12) dígitos, distinguiendo a cada uno de los productos y materiales de otros similares que estén en existencia en el almacén de la empresa, tomando en cuenta las características y especificaciones que contenga cada uno de los mismos; evitando por consiguiente que existen códigos repetidos que puedan causar alguna confusión en el manejo y clasificación de los productos. A continuación se presentan el desglose del código asignado, con su lectura correspondiente para cada uno de los productos. Los primeros cinco (5) dígitos alfanuméricos representaran el nombre del producto, los cuatro (4) dígitos siguientes representan la marca o especificaciones de los materiales y productos, según su clasificación; luego los tres (3) últimos dígitos restantes reflejaran la identificación para la ubicación de los estantes donde se ubicaran los materiales y productos fotográficos. Ejemplo: CuadroNº 6: Codificación de los materiales y productos fotográficos CODIGO CODIGO CODIGO XXXXX XXXX XXX Nombre del Producto Especificación Ubicación Fuente: Hernández, Torres (2007) Para la realización de la codificación se deberá proceder a clasificar los productos y materiales fotográficos según sus características o especificaciones y serán agrupados de acuerdo a la familia a la que pertenezcan cada uno de los diversos productos que se encuentren en el almacén. A continuación se presenta la clasificación de los productos según sus características y especificaciones: Cuadro Nº 7: Clasificación de los Materiales y Productos Fotográficos. Cintas de Video CINTAS DE VIDEO VHS-T30 MAXEL HGX T-120 VHS-TC30 MAXEL BRONCZE T-120 VIDEO 8 MEXEL 120 MINI-DV MEXEL 60MM DISKETT MAXEL 3.5 CD.R MAXEL 700MB-80MIN VHS TS30 PANASONIC SGH DVD PANASONIS 90MIN CINTA TDK HIB MB 120 JVC 45 COMPAC VHS DVD PANASONIC VIDEO 8MM TDK MP-120 VHS-TC30 MAXEL VHS-TC30 MAXEL T-120 VHS-TC30 MAXEL GX SILVER VHS-TC30 MAXEL BRONCZE T-120 Fuente : Cenprofot, C.A Cuadro Nº 8. Clasificación del Papel Fotográfico. PAPEL FOTOGRAFICO PAPEL 6 PULGADAS PAPEL 8 PULGADAS PAPEL 4 PULGADAS Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 9. Clasificación de los Bolsos BOLSOS BOLSO SAKAR MOD WP-33 BOLSO SAKAR CE-700 BOLSO SAKAR DIGITAL VIDEO BOLSO SAKAR MOD 38421 BOLSO SAKAR 16361V BOLSO SAKAR V15361 BOLSO SAKAR PT-46V BOLSO SAKAR WP-30V BOLSO SAKAR WP70 BOLSO VANGUARD VEGA 6 BOLSO VANGUARD VEGA 8 BOLSO CULUMBU 255 BOLSO VANGUARD TEMPLETON BOLSO VANGUARD NEW MARCO 6 BOLSO VANGUARD NEW MARCO 5 BOLSO VANGUARD VEGA 5 BOLSO VANGUARD PORTO 5 BOLSO VANGUARD PORTO 6 BOLSO VANGUARD PANAMA 5 BOLSO VANGUARD PANAMA 6A BOLSO VANGUARD 8ª BOLSO VANGUARD MINORCA BOLSO VANGUARD MINORCA 6B BOLSO VANGUARD PANAMA LI65 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 10. Clasificación de los Álbumes ALBUMES ALBUM GOLBUCH – 32932 ALBUM SLIP–IN 200 FOTOS ALBUM ALADDIN 96 FOTOS ALBUM COMBI APS ALBUM WOLDUS 200 FOTOS NEW YORK ALBUM PROMOCION 80 FOTOS ALBUM QUINCE AÑOS 50 FOTOS 8X10 ALBUM PRIMERA COMUNIÓN 50 FOTOS ALBUM BAUTIZO 50 FOTOS ALBUM GRADUACIÓN 50 FOTOS 8X10 ALBUN BODA WORLDUS 20X25 50 FOTOS ALBUM HOJAS REPUESTO WORLDUS 20X25/12 ALBUM WORLDUS 100 FOTOS OURWEDDING ALBUM WORLDUS 300 FOTOS OURWEDDING ALBUM WORLDUS 40 FOTOS 8X10 ALBUM WORLDUS 200 FOTOS APS ALBUM WORLDUS 300 FOTOS APS ALBUM ICAL MOTIVOS VARIOS ALBUM ICAL 120 FOTOS ALBUM ICAR ARO 40 FOTOS ALBUM ICAR TOP 96 FOTOS ALBUM ICAR 300 FOTOS ALBUM ICAR 300 FOTOS JPC Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 11. Clasificación de Las Memorias MEMORIAS MEMORIA SD MARKVISION 256MB MEMORIA AGFA COMPA FLASH 512MB MEMORIA SD 128MB MEMORIA AGFA SD/1GB MEMORIA SD CARD PRAKTIKA 128MB MEMORIA SD PRAKTIKA 256MB MEMORIA SD PRAKTIKA 510MB MEMORIA CF SANDISK 128MB MEMORIA CF SANDISK 256MB MEMORIA XD SANDISK 128MB MEMORIA XD SANDISK 256MB MEMORIA MEMORY STIK PRO 64MB MEMORIA USB 128MB MEMORIA TRANSCEND USB 512MB MEMORIA TRANSCEND USB 256MB MEMORIA TRANSCEND USB 128MB Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 12. Clasificación del Químico Fotográfico QUÍMICOS QUÍMICO P-1 QUÍMICO P-2 QUÍMICO N-2 QUÍMICO N-4 QUÍMICO N-3 QUÍMICO N-1 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 13. Clasificación de Películas Fotográficas PELICULAS PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 800 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 800 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 800 PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 1600 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 1600 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 1600 PELÍCULA FUJI 36 ASA 100 PELÍCULA FUJI 24 ASA 100 PELÍCULA FUJI 12 ASA 100 PELÍCULA FUJI 36 ASA 200 PELÍCULA FUJI 24 ASA 200 PELÍCULA FUJI 12 ASA 200 PELÍCULA FUJI 36 ASA 400 PELÍCULA FUJI 24 ASA 400 PELÍCULA FUJI 12 ASA 400 PELÍCULA FUJI 36 ASA 800 PELÍCULA FUJI 24 ASA 800 PELÍCULA FUJI 12 ASA 800 PELÍCULA FUJI 36 ASA 1600 PELÍCULA FUJI 24 ASA 1600 PELÍCULA FUJI 12 ASA 1600 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 14. Clasificación de los Portarretratos PORTARRETRATOS PORTARRETRATO DAKE 10X15 PORTARRETRATO DAKE 6X8 PORTARRETRATO DAKE 8X10 PORTARRETRATO MADERA 10X15 PORTARRETRATO MADERA 6X8 PORTARRETRATO MADERA 20X25 PORTARRETRATO MADERA 12X30 PORTARRETRATO TRITONM 10X15 PORTARRETRATO TRITONM 20X25 PORTARRETRATO TRITONM 6X8 PORTARRETRATO TRITONM 8X10 PORTARRETRATO COLUMBIA 10X15 PORTARRETRATO COLUMBIA 20X25 PORTARRETRATO COLUMBIA 8X10 PORTARRETRATO COLUMBIA 8X12 PORTARRETRATO PICTURE 10X15 PORTARRETRATO PICTURE 8X10 PORTARRETRATO PICTURE 6X8 PORTARRETRATO OLENGER 6X8 PORTARRETRATO OLENGER 10X15 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 15. Clasificación de las Baterías BATERIAS BATERIA KODAK AA PAQUETE 2 BATERIA KODAK AAA PAQUETE 2 BATERIA MAXELL AA PAQUETE 2 BATERIA MAXELL AAA PAQUETE 2 BATERIA ULTRA LIFE Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 16. Clasificación de las Cámaras Fotográficas CAMARAS CAMARA DIGITAL FINEPIX 2800 FUJI CAMARA DIGITAL BRAUN C310 3.1 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DCZ5.3 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DC24.4 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DC44 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DIGICAN 3 CAMARA DIGITAL PREMIERE TAURUS 5.0 CAMARA DIGITAL PREMIERE DC4085 5.0 CAMARA DIGITAL FUJI A350 5.2MG CAMARA DIGITAL FUJI A345 4.1MG CÁMARA MINOLTA MAXUM QTSI CÁMARA NIKON N55 28/80MM CÁMARA SAKAR COMBO 2089 CÁMARA PENTAK ESPIO 115M CÁMARA PENTAK 90/MC CON FECHA CÁMARA RAPID FOT KIT AUTO Fuente: Cenprofot, C.A Continuación: Cuadro Nº 16. Clasificación de las Cámaras Fotográficas CAMARAS CÁMARA KODAX KE-30 CÁMARA BRAUN FLASH – M CÁMARA CANON PRIMA ZOOMMG5 DATE CÁMARA CANON EOS7500N SILVER CÁMARA CANON ZOOM 135 CÁMARA CANON PRIMA BF800 CÁMARA CANON PRIMA ZOONM85N CÁMARA CANON PRIMA AS-1 CÁMARA CANON PRIMA ZOOM 76 CÁMARA CANON ZOOM 76 DATE CÁMARA CANON PRIMA AF 9S Fuente: Cenprofot, C.A A continuación se presentara el inventario de las existencias de los diferentes materiales y productos fotográficos que se encuentran en el almacén de la Empresa Cenprofot, C.A; con sus respectiva codificación e identificación. Cuadro Nº 17. Codificación de los Materiales y Productos Fotográficos. Cintas De Video CINTAS DE VIDEO CODIGO VHS-T30 MAXEL HGX T-120 VHST-T30-009 VHS-TC30 MAXEL BRONCZE T-120 VHST-TMAX-009 VIDEO 8 MAXEL 120 VIDEO-8MAX-009 MINI-DV MAXEL 60MM MINI-DV MAX-009 DISKETT MAXEL 3.5 DISKT-MA60-009 CD.R MAXEL 700MB-80MIN CD.RMA-700M-009 VIDEO 8 H18MM 120 Sony Video-H18M-009 VHS TS30 PANASONIC SGH VHST-TCPA-009 DVD PANASONIS 90MIN DVDP-PA90-010 CINTA TDK HIB MB 120 CINTA-TDKH-010 JVC 45 COMPAC VHS JVC45-COMP-010 DVD PANASONIC DVDP-SONI-010 VIDEO 8MM TDK MP-120 Video-8MMT-010 VHS-TC30 MAXEL VHSTC-MAXE-010 VHS-TC30 MAXEL T-120 VHST3-MAXG-010 VHS-TC30 MAXEL GX SILVER VHST3-GXSI-010 VHS-TC30 MAXEL BRONCZE T-120 VHST3-MAXB-010 Fuente : Cenprofot, C.A Cuadro Nº 18. Codificación del Papel Fotográfico. PAPEL FOTOGRAFICO CODIGO PAPEL 6 PULGADAS PAPEL-6PUL-901 PAPEL 8 PULGADAS PAPEL-8PUL-P02 PAPEL 4 PULGADAS PAPEL-4PUL-P03 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 19. Codificación de Las Memorias MEMORIAS CODIGOS MEMORIA SD MARKVISION 256MB MEMOR-SDMV-011 MEMORIA AGFA COMPA FLASH 512MB MEMOR-COAG-011 MEMORIA SD 128MB MEMOR-SD12-011 MEMORIA AGFA SD/1GB MEMOR-SDAG-011 MEMORIA SD CARD PRAKTIKA 128MB MEMOR-SDPR-011 MEMORIA SD PRAKTIKA 256MB MEMOR-PR25-011 MEMORIA SD PRAKTIKA 510MB MEMOR-SD50-011 MEMORIA CF SANDISK 128MB MEMOR-CFSC-012 MEMORIA CF SANDISK 256MB MEMOR-CF25-012 MEMORIA XD SANDISK 128MB MEMOR-XDSC-012 MEMORIA XD SANDISK 256MB MEMOR-XD25-012 MEMORIA MEMORY STIK PRO 64MB MEMOR-MSPR-012 MEMORIA USB 128MB MEMOR-USB5-012 MEMORIA TRANSCEND USB 512MB MEMOR-TRAN-012 MEMORIA TRANSCEND USB 256MB MEMOR-TRAU-012 MEMORIA TRANSCEND USB 128MB MEMOR-TRA1-012 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 20. Codificación de las Baterías BATERIAS CODIGO BATERIA KODAK AA PAQUETE 2 BATEK-AAP2-010 BATERIA KODAK AAA PAQUETE 2 BATEK-AAA2-010 BATERIA MAXELL AA PAQUETE 2 BATEK-AAP4-010 BATERIA MAXELL AAA PAQUETE 2 BATEK-AAA4-010 BATERIA ULTRA LIFE BATEK-ULTA-010 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 21. Codificación del Químico Fotográfico QUÍMICOS CODIGO QUÍMICO P-1 QUIMC-00PI-011 QUÍMICO P-2 QUIMC-00P2-011 QUÍMICO N-2 QUIMC-00N2-011 QUÍMICO N-4 QUIMC-00N3-011 QUÍMICO N-3 QUIMC-00N4-011 QUÍMICO N-1 QUIMC-00N1-011 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 22. Codificación de los Bolsos BOLSOS CODIGO BOLSO SAKAR MOD WP-33 BOLSK-MODW-001 BOLSO SAKAR CE-700 BOLSK-CE70-001 BOLSO SAKAR DIGITAL VIDEO BOLSK-DIGT-001 BOLSO SAKAR MOD 38421 BOLSK-MOD3-001 BOLSO SAKAR 16361V BOLSK-1316-001 BOLSO SAKAR V15361 BOLSK-V153-001 BOLSO SAKAR PT-46V BOLSK-PT46-001 BOLSO SAKAR WP-30V BOLSK-WP30-001 BOLSO SAKAR WP70 BOLSK-WP70-001 BOLSO VANGUARD VEGA 6 BOLSV-VEGA-001 BOLSO VANGUARD VEGA 8 BOLSV-VEG8-001 BOLSO CULUMBU 255 BOLSC-C255-001 BOLSO VANGUARD TEMPLETON BOLSO-VAGT-001 BOLSO VANGUARD NEW MARCO 6 BOLSO-VANW-001 BOLSO VANGUARD NEW MARCO 5 BOLSO-VANM-001 BOLSO VANGUARD VEGA 5 BOLSO-VAV5-001 Fuente: Cenprofot, C.A Continuación: Cuadro Nº 22. Codificación de los Bolsos BOLSOS CODIGO BOLSO VANGUARD PORTO 5 BOLSO-VANP-001 BOLSO VANGUARD PORTO 6 BOLSO-VANP6-001 BOLSO VANGUARD PANAMA 5 BOLSO-VAGP-001 BOLSO VANGUARD PANAMA 6A BOLSO-VAP6-001 BOLSO VANGUARD PANAMA 8A BOLSO-VAP8-001 BOLSO VANGUARD MINORCA BOLSO-VANM-001 BOLSO VANGUARD MINORCA 6B BOLSO-VAM6-001 BOLSO VANGUARD PANAMA LI65 BOLSO-VAPL-001 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 23. Codificación de los Álbumes ALBUMES CODIGO ALBUM GOLBUCH – 32932 ALBUM-GOLB-001 ALBUM SLIP–IN 200 FOTOS ALBUM-SLIP-001 ALBUM ALADDIN 96 FOTOS ALBUM-ALAD-001 ALBUM COMBI APS ALBUM-COAP-001 ALBUM WOLDUS 200 FOTOS NEW YORK ALBUM-WORL-001 ALBUM PROMOCION 80 FOTOS ALBUM-PROM-001 ALBUM QUINCE AÑOS 50 FOTOS 8X10 ALBUM-QUIN-001 ALBUM PRIMERA COMUNIÓN 50 FOTOS ALBUM-PRMC-001 ALBUM BAUTIZO 50 FOTOS ALBUM-BAUT-001 ALBUM GRADUACIÓN 50 FOTOS 8X10 ALBUM-GRAD-001 ALBUN BODA WORLDUS 20X25 50 FOTOS ALBUM-BWOR-001 ALBUM HOJAS REPUESTO WORLDUS 20X25/12 ALBUM-RWOR-001 ALBUM WORLDUS 100 FOTOS OURWEDDING ALBUM-WORL-001 ALBUM WORLDUS 300 FOTOS OURWEDDING ALBUM-W300-002 ALBUM WORLDUS 40 FOTOS 8X10 ALBUM-WO40-002 Fuente: Cenprofot, C.A Continuación: Cuadro Nº 23. Codificación de los Álbumes ALBUMES CODIGO ALBUM WORLDUS 200 FOTOS APS ALBUM-W200-002 ALBUM WORLDUS 300 FOTOS APS ALBUM-W.300-002 ALBUM ICAL MOTIVOS VARIOS ALBUM-ICAM-002 ALBUM ICAL 120 FOTOS ALBUM-I120-002 ALBUM ICAR ARO 40 FOTOS ALBUM-IC40-002 ALBUM ICAR TOP 96 FOTOS ALBUM-TO96-002 ALBUM ICAR 300 FOTOS ALBUM-I300-002 ALBUM ICAR 300 FOTOS JPC ALBUM-ICBB-002 ALBUM ICAR BEBE MINIMO 40 FOTOS ALBUM-IC40-002 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 24. Codificación de Películas Fotográficas PELÍCULAS CODIGO PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 400 PELIC-K436-003 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 400 PELIC-K424-003 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 400 PELIC-K412-003 PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 800 PELIC-K836-003 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 800 PELIC-K824-003 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 800 PELIC-K812-003 PELÍCULA KODAK GOL 36 ASA 1600 PELIK-1636-003 PELÍCULA KODAK GOL 24 ASA 1600 PELIK-1624-003 PELÍCULA KODAK GOL 12 ASA 1600 PELIK-1612-003 PELÍCULA FUJI 36 ASA 100 PELIC-FU36-003 PELÍCULA FUJI 24 ASA 100 PELIC-FU24-003 PELÍCULA FUJI 12 ASA 100 PELIC-FU12-003 PELÍCULA FUJI 36 ASA 200 PELIF-2036-003 Fuente: Cenprofot, C.A Continuación: Cuadro Nº 24. Codificación de Películas Fotográficas PELÍCULAS CODIGO PELÍCULA FUJI 24 ASA 200 PELIF-2024-003 PELÍCULA FUJI 12 ASA 200 PELIF-2012-003 PELÍCULA FUJI 36 ASA 400 PELIF-4036-003 PELÍCULA FUJI 24 ASA 400 PELIF-4024-003 PELÍCULA FUJI 12 ASA 400 PELIF-4012-003 PELÍCULA FUJI 36 ASA 800 PELIF-8036-003 PELÍCULA FUJI 24 ASA 800 PELIF-8024-003 PELÍCULA FUJI 12 ASA 800 PELIF-8012-003 PELÍCULA FUJI 36 ASA 1600 PELIF-1636-003 PELÍCULA FUJI 24 ASA 1600 PELIF-1224-003 PELÍCULA FUJI 12 ASA 1600 PELIF-1612-003 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 25. Codificación de los Portarretratos PORTARRETRATOS CODIGOS PORTARRETRATO DAKE 10X15 PORTR-DA10-005 PORTARRETRATO DAKE 6X8 PORTR-D6X8-005 PORTARRETRATO DAKE 8X10 PORTR-D8X10-005 PORTARRETRATO TOP 10X15 PORTP-10X1-005 PORTARRETRATO MADERA 10X15 PORTR-M1X5-005 PORTARRETRATO MADERA 6X8 PORTR-M6X8-005 PORTARRETRATO MADERA 20X25 PORTM-8X10-005 PORTARRETRATO MADERA 12X30 PORTM-1X30-005 PORTARRETRATO TRITONM 10X15 PORTT-1X15-005 PORTARRETRATO TRITONM 20X25 PORTT-2X25-005 PORTARRETRATO TRITONM 6X8 PORTR-T6X8-005 Fuente: Cenprofot, C.A Continuación: Cuadro Nº 25. Codificación de los Portarretratos PORTARRETRATOS CODIGO PORTARRETRATO TRITONM 8X10 PORTT-8X10-005 PORTARRETRATO COLUMBIA 10X15 PORTC-1X15-005 PORTARRETRATO COLUMBIA 20X25 PORTC-8X10-006 PORTARRETRATO COLUMBIA 8X10 PORTC-T6X8-006 PORTARRETRATO COLUMBIA 8X12 PORTC-8X12-006 PORTARRETRATO PICTURE 10X15 PORTP-1X15-006 PORTARRETRATO PICTURE 8X10 PORTP-8X10-006 PORTARRETRATO PICTURE 6X8 PORTP-P6X8-006 PORTARRETRATO OLENGER 6X8 PORTO-O6X8-006 PORTARRETRATO OLENGER 10X15 PORTO-1X15-006 PORTARRETRATO OLENGER 8X10 PORTO-8X10-006 PORTARRETRATO OLENGER 20X30 PORTO-2X30-006 PORTARRETRATO STRME 10X15 PORTS-1X15-006 PORTARRETRATO STRME 6X8 PORTS-S6X8-006 PORTARRETRATO STRME 8X10 PORTS-8X10-006 Fuente: Cenprofot, C.A Cuadro Nº 26. Codificación de las Cámaras Fotográficas CAMARAS CAMARA DIGITAL INEPIX 2800 FUJI CODIGO CAMAR-DF28-007 CAMARA DIGITAL BRAUN C310 3.1 CAMAR-DBC3-007 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DCZ5.3 CAMAR-DPDC-007 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DC24.4 CAMAR-DC24-007 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DC44 CAMAR-DC44-007 CAMARA DIGITAL PRAKTIKA DIGICAN 3 CAMAR-DPD3-007 CAMARA DIGITAL PREMIERE TAURUS 5.0 CAMAR-PRDC-007 Fuente: Cenprofot, C.A Continuación: Cuadro Nº 26. Codificación de las Cámaras Fotográficas CAMARAS CODIGO CAMARA DIGITAL PREMIERE DC4085 5.0 CAMAR-PD40-007 CAMARA DIGITAL FUJI A350 5.2MG CAMAR-F350-007 CAMARA DIGITAL FUJI A345 4.1MG CAMAR-F345-007 CÁMARA MINOLTA MAXUM QTSI CAMAR-MMQT-007 CÁMARA NIKON N55 28/80MM CAMAR-NIKN-007 CÁMARA SAKAR COMBO 2089 CAMAR-SAKC-007 CÁMARA PENTAK ESPIO 115M CAMAR-PENE-007 CÁMARA PENTAK 90/MC CON FECHA CAMAR-PE90-007 CÁMARA RAPID FOT KIT AUTO CAMAR-RAPK-008 CÁMARA KODAX KE-30 CAMAR-KO30-008 CÁMARA BRAUN FLASH - M CAMAR-BRFL-008 CÁMARA CANON PRIMA ZOOMMG5 DATE CAMAR-CAPR-008 CÁMARA CANON EOS7500N SILVER CAMAR-EOS7-008 CÁMARA CANON ZOOM 135 CAMAR-ZOBF-008 CÁMARA CANON PRIMA BF800 CAMAR-CPRI-008 CÁMARA CANON PRIMA ZOONM85N CAMAR-CPZM-008 CÁMARA CANON PRIMA AS-1 CAMAR-CPAS-008 CÁMARA CANON PRIMA ZOOM 76 CAMAR-CPZ7-008 CÁMARA CANON ZOOM 76 DATE CAMAR-CP76-008 CÁMARA CANON PRIMA AF 9S CAMAR-CP9S-008 Fuente: Cenprofot, C.A Con la información anteriormente presentada se dio cumplimiento a la Etapa III, que consistió en clasificar y en Codificar los materiales y productos fotográficos existentes en el área del almacén de la Empresa Cenprofot, C.A. ETAPA IV ORGANIZACIÓN DEL AREA DEL ALMACEN ETAPA IV Los almacenes tienen un objetivo principal que es el de brindar a los materiales una protección y ubicación adecuada, el principal recurso de los almacenes es el espacio por lo que se busca cubrir el objetivo principal aprovechando al máximo el espacio disponible. Para esto se realizara una cuidadosa planificación. La Empresa Cenprofot C.A, cuenta con un almacén de cien metros cuadrados (100m2); teniendo diez (10) metros de ancho y diez (10) metros de largo. El espacio aprovechado por este almacén realmente es muy poco ya que los materiales y productos fotográficos no cuentan con suficiente estantes para ubicar dichos materiales y productos. En este almacén se detecto que varios de los materiales y productos fotográficos son colocados en todas partes del almacén desorganizadamente argumentando falta de estantes para ubicar dichos materiales y productos. Con esta información se llevara a cabo la organización del área del almacén mediante pasos que a continuación se presentarán: 1.- Paso: colocar doce (12) estantes nuevos y productos para asi sustituir los estantes que se encuentran deteriorados. 2.- Paso: Identificar los materiales y productos fotográficos con una etiqueta autoadhesiva que contenga el código de identificación, característica, y ubicación para cada uno de los materiales y productos. En esta propuesta se diseñaron etiquetas con el nombre del producto, código, descripción y ubicación de los materiales y productos fotografiaos de cinco centímetros de ancho (5cm) por siete centímetros de largo (7cm). Ejemplo 7cm Nombre del producto 5cm CAMARA BF 800 Código CAMAR-CRPI-008 Fuente: Hernández, Torres (2007) 3.- Paso: Identificar con la colocación de carteles o letreros de información los estantes donde se ubicaran los materiales y productos fotográficos. En esta propuesta se realizara la identificación de cada uno de los estantes del almacén lo que permitirá una mejor visualización de donde se encuentra cada material y producto fotográfico. Esto se hará mediante la colocación de un cartel grande para cada estantes correspondiente así como también la descripción de los productos que están ubicados en dichos estantes; estos carteles tendrán un tamaño de veinte centímetros de ancho (20 cm) por treinta centímetros de largo (30 cm). 4.- Paso: Diseñar tres (3) paletas de madera donde serán ubicados los materiales fotográficos, dichas paletas serán de un metro de ancho (1 Mts) por dos metros y 50 centímetros de largo (2,50 Mts); en la cual será ubicado única y exclusivamente solo papel fotográfico según sus especificaciones. Cuadro nº27: organización del almacen Cuadro Nº 28. de los Estantes actual Diseño 2 Mts 2 Mts Fuente: Hernández, Torres (2007) Cuadro Nº 29. Diseño de las Etiquetas 7 cm 5 cm Fuente: Hernández, Torres (2007) Cuadro Nº 30. Diseño de los Carteles 30 cm 20 cm Fuente: Hernández, Torres (2007) Cuadro Nº 31. Diseño de las Paletas 2,50 Mts 1,50 Mts Fuente: Hernández, Torres (2007) Cuadro 33. nueva organización del almacen ETAPA V ELABORAR FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS, ENTRADA, SALIDAS Y CONTROL DE EXISTENCIAS ETAPA V En esta se realizaran formatos de entradas, salidas y control de existencias de los diversos materiales y productos fotográficos; esta traerá beneficios al área del almacén ya que dichos materiales y productos estarán mejor ubicados y muy bien identificados, esto facilitara la búsqueda de todos y cada uno de ellos ; por lo tanto no habrá perdida de tiempo a la hora de ubicarlos, así como también no habrá tanta perdida de materiales y productos debido buena ubicación, por ende se determinará la cantidad exacta de estos materiales y productos existentes en el área del almacén de la Empresa Cenprofot, C.A. Formato de entrada al Almacén Este formato se elaboro con la finalidad de controlar y registrar las entradas de materiales y productos fotográficos, ya que es un registro muy delicado y debe llevarse con exactitud. El responsable de los formatos es el jefe del área del almacén por lo cual deberá llenarlo con precisión. Formato de Salida del Almacén La implementación de este formato establece un control optimo que permita registrar las salidas de materiales y productos fotográficos del área del almacén de la Empresa. Formato de Control de Existencias El diseño de este formato servirá de ayuda para controlar y registrar los materiales y productos fotográficos existentes en el almacén; de igual forma verificar la cantidad máxima y mínima de los materiales y productos que se encuentran allí para realizar el pedido correspondiente. Cuadro Nº 33. Formato de Entrada de Materiales y Productos Fotográficos al Almacén Nº Talonario CONTROL DE ENTRADA Nº Correlativo al Saint (1) Fecha(2) Tipo de Material (3) Autorizado por: Fecha: (8) Código (4) Descripción (5) Cantidad (6) Despachado por Fecha: Sello: (9) Proveedor (7) Recibido por: Fecha: (10) Fuente: Hernández, Torres (2007) Instructivo de llenado del Formato de Entrada al Almacén 1.- Numero Correlativo al Saint: se coloca el numero correspondiente a la descarga del Saint 2.- Fecha: se coloca la fecha de entrada del material 3.- Tipo de Material: se coloca el tipo de material o producto fotográfico. 4.- Código: se coloca el código del material 5.- Descripción: se coloca el nombre del material o producto fotográfico. 6.- Cantidad: se coloca la cantidad exacta del material o producto. 7.- Proveedor: se coloca el nombre de la empresa que envió el material o producto. 8.- Autorizado por: nombre de la persona que autoriza la entrada del producto o material. 9.- Despachado por: se coloca el nombre de quien entrego la mercancía. 10.- Recibido por: se coloca el nombre de quien recibió el material o producto. Cuadro Nº 34. Formato de Salida de Materiales y Productos Fotográficos al Almacén Nº Talonario CONTROL DE SALIDA Nº Correlativo al Saint (1) Fecha (2) Tipo de Material (3) Autorizado por: Fecha: (8) Código (4) Descripción (5) Cant Solicitada Cant Entregada (6) (7) Despachado por Fecha: Sello: (9) Recibido por: Fecha: (10) Fuente: Hernández, Torres (2007) Instructivo de llenado del Formato de Salida del Almacén 1.- Numero Correlativo al Saint: se coloca el numero correspondiente a la descarga del Saint 2.- Fecha: se coloca la fecha de salida del material 3.- Tipo de Material: se coloca el tipo de material o producto fotográfico solicitado. 4.- Código: se coloca el código del material 5.- Descripción: se coloca el nombre del material o producto fotográfico. 6.- Cantidad Solicitada: se coloca la cantidad exacta del material o producto de salida. 7.- Cantidad Entregada: se coloca la cantidad exacta del material o producto entregado 8.- Autorizado por: nombre de la persona que autoriza la salida del producto o material. 9.- Despachado por: se coloca el nombre de quien entrego la mercancía. 10.- Recibido por: se coloca el nombre de quien recibió el material o producto solicitado. Cuadro Nº 35. Formato de Control de Existencias de Materiales y Productos Fotográficos en el Almacén Nº Talonario CONTROL DE EXISTENCIA Nº Correlativo al Saint (1) Supervisado Por: (2) Fecha (3) Tipo de Material Código Descripción (4) (5) (6) Entrada (7) Fuente: Hernández, Torres (2007) Salida (8) Existencia (9) Instructivo de llenado del Formato de Control de Existencias en el Almacén 1.- Numero Correlativo al Saint: se coloca el numero correlativo al Saint 2.- Supervisado por: se coloca el nombre de la persona que supervisa la mercancía en existencia 3.- Fecha: se coloca la fecha en que se realizo el informe 4.- Tipo de Material: se coloca si el informe se realiza a los materiales y/o productos 5.- Código: se coloca el código del material o producto 6.- Descripción: se coloca el nombre del material o producto fotográfico. 7.- Entrada: se coloca la cantidad exacta de los materiales o productos fotográficos que entran en el almacén. 8.- Salida: se coloca la cantidad de productos o materiales fotográficos que salen del almacén. 9.- Existencias: se coloca la cantidad de productos o materiales fotográficos en existencias. ETAPA VI REALIZAR TALLERES DE ADIESTRAMIENTO SOBRE LA PROPUESTA DE MEJORA EN LA RECOLECCION, REGISTRO Y ACTUALIZACION DE LA INFORMACIÓN SOBRE LA EXISTENCIAS Y CONTROL DE TODOS LOS MATERIALES Y PRODUCTOS FOTOGRAFICOS ETAPA VI Esta etapa consiste en realizar un adiestramiento al personal que labora en la Empresa Cenprofot, C.A. Se considera imprescindible la realización de un adiestramiento al personal, con el propósito de presentarles la propuesta de mejoras en el Sistema de Control Interno del Inventario para dicha empresa donde laboran; la cual estará orientada al desarrollo mas eficiente de las actividades y operaciones dentro del área del almacén, beneficiando tanto a la empresa como a su personal. El capital mas importante dentro de una organización, es el capital humano, es decir, sus empleados; debido a que ellos forman parte del equipo productivo que se hace presente en el desarrollo de todas las actividades que se realizan dentro de la Empresa Cenprofot, C.A. Con respecto a esto es necesario, que la empresa realice eventualmente y constantemente talleres de adiestramiento acerca de las funciones especificas que tienen relación con las diversas operaciones que se llevan a cabo dentro de la organización, así como también permitirles al personal conocer con mas exactitud el desempeño mas eficientes de sus funciones dentro del área en que laboran. Con esta idea, se busca orientar al personal activo de la Empresa Cenprofot, C.A, mediante los talleres de adiestramiento que se realizara especialmente sobre el área del almacén; capacitar al personal al mejoramiento de sus funciones, a las normas que deben seguir para mantener un buen control de inventario y como se debe manejar el inventario para simplificar las debilidades existentes dentro del mismo, y alcanzar un aprovechamiento máximo del espacio, logrando una efectividad tanto en el control del inventario, como la satisfacción de propio personal que labora en la empresa, como la de sus clientes. Objetivo del Adiestramiento El objetivo principal de estos talleres, es capacitar al personal que labora dentro de la Empresa Cenprofot; en el manejo de la nueva propuesta de mejora en Sistema de Control de Inventario; con la finalidad de optimizar el cumplimiento de sus funciones y el desarrollo optimo de los procesos de inventarios. El adiestramiento que se espera realizar, se ejecutara mediante charlas y talleres impartidos dentro de la Empresa. Estas charlas y talleres consistirán en la demostración de cómo se debe manejar el control interno de inventario; a través del aprendizaje audiovisual y les enseñara de manera mas dinámica como cumplir con los objetivos planteados para lograr la evolución de la propuesta de mejora. Tendrán lugar dos (2) veces al año, dentro de las instalaciones de la empresa, donde se dispongan de los medios necesarios para su realización como: sillas, escritorio, una pizarra magnética, etc. Estas charlas se desarrollaran en un tiempo de tres (3) horas y serán impartidas los días dispuestos por la empresa en la cual no se labore, como son los días domingos. Los talleres y las charlas que se llevaran a cabo demostraran de manera practica, como el personal debe desenvolverse dentro de la empresa, y como debe llevar a cabo el desarrollo de sus diversas actividades y funciones con respecto al manejo correcto del inventario. Cuadro Nº 36. Cronograma de Adiestramiento CRONOGRAMA DE ADIESTRAMIENTO PARA EL PERSONAL DE LA EMPRESA CENPROFOT, C.A CHARLAS LUGAR DIA Control de Empresa Domingo Inventario Cenprofot, C.A Domingo HORA DURACION FACILITADOR 08:00 a.m. 3 horas Hernández, Torres 08:00 a.m. 3 horas Hernández, Torres TALLER Practica de Empresa Control de Cenprofot, C.A Inventario (Área del Almacén) Fuente: Hernández, Torres (2007) CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Con el desarrollo de esta investigación de acuerdo a la problemática planteada, los objetivos trazados para el cumplimiento de la misma, seguido de las bases teóricas y diversas investigaciones que sustentan la problemática, y descrita la metodología a seguir, se procedió al diagnostico de la situación actual, referidas a las debilidades existentes en la mayoría de los procedimientos relacionados al proceso de inventarios. La situación actual del sistema de control interno de inventarios de la Empresa Cenprofot, C.A, mostró mucha deficiencia en el servicio del despacho, fallas en las actividades del almacén para hacer el despacho, insuficiencia de productos en el almacén, para cubrir los despachos, desperdicio de los materiales, perdida de tiempo a la hora de procesar la materia prima, manejo inadecuado de los materiales. El origen del problema radica en la falta de identificación, clasificación, codificación y control del manejo de los materiales por la falta de implementación de formularios y formatos adecuados en la aplicación y desarrollo de inventarios continuos, compras de insumos y desincorporación de mercancía deteriorada; lo que produce que las operaciones diarias de inventarios se realicen sin soportes adecuados, lo cual genera confusión al personal que opera en el área involucrada La falta de segregación de funciones, delimitación de responsabilidades; es decir que los procedimientos de inventarios físicos y continuos y el proceso de compra, son desarrollados por el personal no autorizado, la ausencia de procedimientos básicos correctamente definidos, por lo que se observa la desorganización en el área del almacén, ya que la mayoría de los materiales y productos fotográficos no tienen un sitio especifico de almacenamiento, lo que genera desorden y congestionamiento en dicha área; todo esto trae como consecuencia perdida de clientes e índole monetaria como robo, perdida de tiempo al ubicar la mercancía, lo que ha ocasionado ciertas dificultades al momento de organizar, comprar o vender mercancía. De acuerdo a los resultados obtenidos, se pudo constatar que la mayoría de las diferencias y debilidades presentadas en la organización; es necesario que la Empresa Cenprofot, C.A tome los correctivos y medidas para reducir al máximo las diferencias y deficiencias en el sistema de inventario; y de esta manera lograr mayor exactitud en los registros de las mercancías y control físico de los diferentes materiales y productos fotográficos; aumentar la eficiencia en las operaciones, la productividad y se mejore la motivación del cliente que labora dentro de la empresa y el servicio prestado al cliente externo. Es por ello que se ha planteado en esta investigación elaborar una propuesta de mejora que alcance optimizar las debilidades existentes en la empresa; pero resulta un poco difícil solucionar cada uno d estos problemas presentados en la organización solo con la implementación de esta propuesta; pero en virtud de las innovaciones y los cambios que forman parte del mundo globalizado; para los accionistas y dirigentes de esta empresa debe ser de importancia y mostrar un interés diario en lograr solucionar poco a poco los problemas y mantener las mejoras alcanzadas; dicha investigación pretende ser el comienzo para que la gerencia reflexión y estudie o considere los puntos aquí planteados, como punto de partida hacia le camino de la reorganización administrativa y la optimización de los recursos. Recomendaciones En general, se recomienda la implementación de la Propuesta de Mejora en el Sistema de Control Interno del Inventario de la Empresa Cenprofot, C.A; la cual responde en gran medida a el alcance y la solución de las debilidades encontradas en dicha organización, en este sentido, se recomiendan algunos aspectos relevantes: La aplicación de la propuesta de mejora, para corregir el manejo de los inventarios y el desarrollo positivo de las actividades del personal que labora en la empresa, ya que se encargan de la realización del inventario de la empresa; y así obtener un progreso y desarrollo económico como medio para lograr involucrarse en el mercado competitivo nacional. La implementación y buen uso de los formatos de entradas, salidas y las existencias de los materiales y productos fotográficos, el cual permitirá un mejoramiento en el control del almacén, y ayudara a registrar las operaciones de manera mas sencilla y clara para así contribuir a la fluidez y control de las mismas, y al mismo tiempo proporcionar información confiable. Restringir el acceso al área del almacén de personal no autorizado o ajeno al mismo, para así de esta manera evitar el ingreso de personal que no cumpla con los requisitos y el conocimiento y capacidad de administrar y controlar adecuadamente el inventario, basado en la experiencia e información. Implementar nuevas política de seguridad dentro de la organización, que vaya desde el proceso de entrada de la mercancía a la empresa hasta la salida o venta de la misma; por lo que se recomienda reforzar y aplicar una constante vigilancia y revisión del almacén y la tienda; este deberá ser evaluado y revisado por la gerencia para así asegurar la eficiencia de las operaciones. Que el personal encargado del área del almacén mantenga una organización de los materiales y productos fotográficos que se encuentran en dicha área, chequeando continuamente la ubicación de estos según su clasificación y codificación correspondiente. A la gerencia que diseñe programas de actividades de supervisión dirigidos al personal que labora en toda la empresa, para así vigilar que los procedimientos de control de inventario se estén realizando adecuadamente. Por otro lado, se recomienda el adiestramiento y entrenamiento del personal que labora dia a dia con los procesos de control de inventario con la finalidad que se familiaricen con los procedimientos y se les facilite las operaciones, cumpliendo siempre con el requisito de conocimiento y capacidad de administrar y controlar los inventarios. Que la gerencia le informe a todo el personal de la organización de las funciones que deben cumplir en su área, y como debe realizarla correctamente, con el propósito de evitar la falta de delimitación de responsabilidades y que varias personas realicen las mismas funciones, congestionando y dificultando el alcance de dichas operaciones por la diversidad de funciones. Se recomienda la creación de manuales y procedimientos en las diferentes áreas de la empresa, lo cual facilitara el flujo de información y el cumplimiento de las responsabilidades que mejoraran la organización. Por ultimo, es fundamental que la gerencia se mantenga en constante actualización en cuanto a alternativas de mejora y de inversión y nuevos criterios basados en administración y control de inventarios que permitan adecuar a la empresa a las necesidades y oportunidades propias, evitando las deficiencias en sus operaciones. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA ALARCÓN Y PERRUELO (2005). “Propuesta de un modelo de control de inventarios para la Empresa Emeval C.A,. Trabajo de grado para obtener el titulo de licenciado en Contaduría Publica. Maracay − Edo. Aragua. ALFONSO (2002). “Evaluación del control de inventarios en la sección de almacén de la Empresa Agropecuaria Marapure C.A; ubicada en San Fernando de Apure _ Edo. Apure”. Trabajo de grado no publicado, universidad de Carabobo. Valencia. ALDANA M (2002). Enciclopedia de Contabilidad. Manejo de Inventarios. Primera Edición Venezuela. Editorial Panamericana. Colombia. ARÉVALO, PIMENTEL, TORRES (2004) “Propuesta de un sistema de control de inventario para optimizar el nivel de almacenamiento de productos terminados en la Empresa Alpa de Venezuela S.A,”. Universidad de Carabobo. Valencia. ARIAS FIDIAS (1999). Proyecto de Investigación. Ediciones Orial. Caracas. CATACORA FERNANDO (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Caracas Venezuela. Ediciones Mac Graw Hill. México. CATACORA FERNANDO (1998). Sistemas y Procedimientos Contables. Ediciones Mac Graw Hill. México. CEPEDA, G (1997). Auditoria y Control Interno. Santa Fe Bogota. Colombia. D’Vinni. Editorial Lida. CHARRY R ALIRIO (2000). El control interno y los principios de evaluación de gestión en las entidades del estado. 1era Edición. CHIAVENATO IDALBERTO (1993). Iniciación a la Planificación y Control de la Producción. México Mac Graw Hill. CHIAVENATO IDALBERTO (1993). Iniciación a la administración Financiera. México Mac Graw Hill CALDERÓN, R (2001), “Propuesta de un sistema de control interno para el manejo de inventario de mercancías en la Empresa Distribuidora de Rodamientos Maracay Diromar, C.A ubicada en Maracay − Edo. Aragua”. CATACORA, FERNANDO (1996). Sistemas y Procedimientos contables. Primera Edición. Editorial Mcgraw-Hill. Venezuela CUARES, PORTOCARERO, VELÁSQUEZ (2005) “Propuesta de Procedimientos de Control Interno en el Inventario de Materiales e Insumos del Departamento de Servicios de la Empresa Autoyota C.A. Trabajo de Grado presentado para optar por el titulo de Licenciado en Contaduría Publica. Universidad de Carabobo. Valencia FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PUBLICOS DE VENEZUELA. Los principios de Normas y Procedimientos de Auditoria de Aceptación General en Venezuela y otras publicaciones. Tomo II. Fondo Editorial del Contador Publico Venezolano. Cuarta Edición 1999. 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ANEXOS UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS – BÁRBULA INSTRUMENTO DE MEDICIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN TITULADA: PROPUESTA DE MEJORA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA CENPROFOT C.A. Aplicado por: Hernández, Ana y Torres, Dessire aspirantes a optar por el título de Licenciadas en Administración Comercial. Dirigido a clientes potenciales y futuros de la empresa Cenprofot C.A INSTRUCCIONES DEL LLENADO - Lea detenidamente cada una de las proposiciones planteadas. - Marque con una equis (X) sólo una alternativa que considere se adapte más a su realidad. - Responda cada una de las proposiciones planteadas según su criterio sobre la situación o alternativa que considere se adapte más a su realidad. - Si presenta alguna duda al responder, diríjase al encuestador a fin de clarificar el contenido a interrogar. A continuación se le presenta cada una de las proposiciones: ENCUESTA PREGUNTAS SI 1.- Considera usted que el sistema de control de inventarios que existe en la empresa es eficiente 2.- Cree usted que los materiales fotográficos y productos están debidamente codificados y clasificados 3.- Conoce usted con certeza la cantidad de materiales y productos fotográficos que existen en el almacén. 4.- Cree usted que la desorganización en el área del almacén de materiales y productos fotográficos inciden negativamente en el control de inventario. 5.- Cree usted que el registro de entrada y de salida de los materiales fotográficos son los adecuados. 6.- Cree usted que con la mejora del sistema de control de inventario agilizaría la operatividad de la empresa. NO
