mantenimiento a instalaciones y servicios asociados

PROCEDIMIENTO:
No.
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
ACTIVIDAD
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
1
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
MANTENIMIENTO
ASOCIADOS
9.1.1.2
9.1.1.1
9.1.1
A
INSTALACIONES
PSOSG01
Y
RESPONSABLE
SERVICIOS
OBJETIVO:
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, mobiliario y
equipo eléctrico de la PROFEDET en área central, para asegurar su adecuado
funcionamiento, conservación y en su caso, la reintegración en el menor tiempo
posible a su servicio especifico, así como proporcionar oportuna y adecuadamente los
servicios asociados de acuerdo a lo requerido por las áreas sustantivas y
administrativas para el desarrollo de los procesos a su cargo.
Elaborar un programa anual que considere las necesidades de remozamiento de los inmuebles, la revisión y acondicionamiento del mobiliario y equipo
eléctrico en el área central. Preservación.
Proceder al mantenimiento determinado en el programa anual.
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
Dirección de
Recursos Materiales
y Servicios Generales
Subdirección de
Servicios Generales
Departamento de
Mantenimiento
Departamento de
Mantenimiento
Si en el seguimiento se determina necesario realizar algún ajuste al programa, se realizará con la aprobación de la Dirección de Recursos Materiales y Dirección de Recursos
Servicios Generales y en caso de no concluirse algunas de las actividades planeadas se investigará la razón, a efecto de contar con el soporte para una Materiales y Servicios
reprogramación. Registrar en el Programa de Mantenimiento Preventivo la conclusión de los trabajos y obtener el Vo. Bo. de la Subdirección de Servicios
Generales
Generales y de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Subdirección de
Servicios Generales
9.1.1.3
Departamento de
Mantenimiento
R01PSOSG01
2
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
9.1.1.5
9.1.1.4
Mantenimiento Correctivo
Dirección de
Recursos Materiales
y Servicios Generales
Recibir de las áreas usuarias las solicitudes de servicio requeridas.
Subdirección de
Servicios Generales
Departamento de
Mantenimiento
Subdirección de
Servicios Generales
Si el reporte es recibido por la Subdirección de Servicios Generales se le informa al jefe del departamento de mantenimiento para su atención inmediata, si
la recibe el jefe de departamento o el personal de mantenimiento proceden a realizar el servicio solicitado.
Departamento de
Mantenimiento
Atendida la falla, se registra en el formato “Solicitud de Servicio de Mantenimiento Correctivo”.
Departamento de
Mantenimiento
Hora de solicitud.
Hora de respuesta
Tiempo de atención,.Tipo de servicio proporcionado
Solicitud atendida al 100%
si______ no____ explicar
Nombre y firma de conformidad del solicitante
Nombre y firma del ejecutante del servicio
Área Solicitante
9.1.1.6
a)
b)
c)
d)
e)
f)
R02PSOSG01
FIN DEL PROCEDIMEINTO
3
PROCEDIMIENTO:
No.
9.2.2.1
9.2
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Supervisión de limpieza en instalaciones
Inspeccionar diariamente las instalaciones a efecto comprobar que el servicio ha sido realizado de acuerdo a lo establecido en el programa de trabajo
vigente. En caso de requerirse algún mantenimiento correctivo (en función de la supervisión realizada), se solicita al personal del servicio de limpieza su
intervención
Registrar las incidencias detectadas quincenalmente en el formato
“Resumen quincenal de supervisión a instalaciones.
Departamento de
Mantenimiento
9.2.2.2
Departamento de
Mantenimiento.
9.2.2.3
R03PSOSG01
En función de las incidencias detectadas se determinan las acciones de mejora correspondientes, y se indican en el recuadro “Acciones a
implementar para la mejora del servicio” establecido en el formato
Subdirección de
Servicios
Generales
Departamento de
Mantenimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
4
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
9.3
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Formato Universal de Servicios
Acondicionamiento de auditorio y salas de capacitación
Acondicionamiento de auditorio y salas de capacitación
Departamento de
Mantenimiento
9.3.3.1
a) Recibir el formato universal de servicios debidamente requisitado en el apartado correspondiente (acondicionamiento de espacios para
reuniones, videoconferencias o cualquier tipo de eventos) por las áreas solicitantes con 48 hrs. de anticipación a su realización.
b) Realizar el acondicionamiento conforme a lo señalado en la solicitud.
c) Supervisar que el acondicionamiento este conforme a los requerimientos del solicitante.
Subdirección de
Servicios
Generales
R04PSOSG01
Copiado, engargolado y enmicado
Recibir el formato “Solicitud de trabajo centro de copiado” verificar los datos y la firma.
Departamento de
Mantenimiento
9.3.3.2
R05PSOSG01
Subdirección de
Servicios
Generales
Proceder a su realización de acuerdo al orden de recepción de la solicitud y entregar el trabajo terminado al solicitante.
5
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Departamento de
Mantenimiento
9.3.3.3.
Clasificar los formatos por área solicitante y anotar en el formato “Concentrado diario de solicitudes de trabajo”. Al finalizar el mes se
totaliza el número de copias registrándose en el formato: “Concentrado mensual de solicitudes de trabajo”, conciliando la cifra total de
copias con la registrada en las máquinas copiadoras a efecto de validar las cifras reportadas en la factura del mes.
R06PSOSG01
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6
PROCEDIMIENTO:
No.
9.4
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Correspondencia y mensajería interna
Recibir, clasificar, registrar en el formato “Control de Correspondencia y Mensajería” así como distribuir la documentación de procedencia
interna y externa utilizando los medios correspondientes (mensajeros internos, servicio postal, empresas de mensajera, etc.).
9.4.4.1
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
Subdirección de
Servicios
Generales
R07PSOSG01
Obtener el acuse de Recibo.
Registrar en el libro de gobierno la recepción y entrega del acuse al área remitente.
FIN DEL PROCEDIMEINTO
7
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
9.5
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Seguridad y vigilancia
9.5.5.1
Verificar que los elementos de vigilancia se encuentren en las ubicaciones determinadas por la PROFEDET conforme a los horarios
establecidos.
Subdirección de
Servicios
Generales
Departamento de
Mantenimiento
9.5.5.2
Revisar que se cumplan las consignas de cada ubicación de acuerdo a lo estipulado, así como verificar que se realicen las anotaciones
correspondientes al desarrollo de las mismas.
Subdirección de
Servicios
Generales
Departamento de
Mantenimiento
Presentar a la Subdirección de Servicios Generales los resultados de las supervisiones mediante el formato “Resumen Quincenal de
Supervisión al Servicio de Seguridad y Vigilancia” y en su caso proceder a las correcciones necesarias.
Subdirección de
Servicios
Generales
9.5.5.3
Departamento de
Mantenimiento
R08PSOSG01
8
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
9.6
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
Versión No.:
ACTIVIDAD
ALMACENES DE BIENES MUEBLES Y DE CONSUMO
PSOSG02
9.6.6.1
PSOSG01
06
RESPONSABLE
Objetivo: Proveer suficiente, precisa y oportunamente a todas las áreas de los
bienes muebles y consumibles, necesarios para el adecuado desarrollo de sus
funciones.
Procedimiento Recepción, registro, custodia y distribución de Bienes de Consumo
Subdirección de
Servicios
Generales
Recepción de bienes de consumo en el Sistema de Almacén (Integralgov) POFEDET.
- Recibe de la Subdirección de Adquisiciones copia del pedido y/o contrato con al menos 3 días de anticipación a la fecha de
- Entrega y turna al Departamento de Almacén copia de cada pedido y/o contrato.
El departamento de Almacén deberá:
- Recibir copia de cada pedido y firma de acuse de recibido en el pedido y lo regresa a la Subdirección de Servicios Generales.
- Recibir al proveedor y le solicita los originales de la factura y del pedido, que formalizan la entrega de la mercancía.
- Verificar físicamente las características de los bienes contra las mencionadas en el pedido y la factura.
- Recibir la factura en original y tres copias y el original del pedido
- Sellar la factura y el pedido en todas sus copias de recibido con la fecha del día en que se entrega el material y
avala mediante su firma, la recepción de los bienes.
- Separar el original del pedido y de la factura y los devuelve al proveedor.
- Capturar pedido en el sistema.
Subdirección de
Adquisiciones
Elaboración y distribución de notas de entrada de bienes de consumo
9.6.6.2
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
-
En un máximo de cinco días hábiles posteriores a la recepción elabora Nota de Entrada, en original y copia, con base en la copia
de la factura, a través del Sistema de Almacén (Integralgov) de PROFEDET.
Anexa a la Nota de Entrada copia de la factura y del pedido.
Entrega de bienes de consumo.
Departamento de
Mantenimiento
Área Solicitante
Subdirección de
Servicios
Generales
Departamento de
Almacén
Área Solicitante
9
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
Requisición mensual de Bienes de Consumo
Recibir en los últimos 5 días hábiles del mes de todas las áreas, solicitudes de requisición mensual de bienes de consumo,
firma de autorizado para su surtimiento y turna al Jefe del Departamento de Almacenes.
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Subdirección de Servicios
Generales
Departamento de Almacén
9.6.6..2
Compara contra consumos históricos y existencias procediendo a surtir adecuando cantidades, una vez entregado el material Área Solicitante
durante los primeros 5 días del mes, se procede a la captura correspondiente y si el área usuaria no recoge su material, su
requisición será cancelada y el material será colocado en su lugar designado.
R09PSOSG01
10
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Vale extraordinario
Cuando por cualquier razón las áreas requieren material posterior a los 5 primeros días del mes, podrán solicitarlo por un vale
extraordinario de bienes de consumo, autoriza el vale extraordinario
R10PSOSG01
Entrega el material inmediatamente al solicitante y captura información en el sistema.
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Preparación y levantamiento físico del inventario de bienes de consumo
-
9.6.6.4
-
-
Subdirección de Servicios
La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales emitirá oficio de invitación al Órgano Interno de Control, y a la
Generales
Subdirección de Programación y Presupuesto, para su participación informando el periodo en el que se efectuará el
inventario físico de bienes de consumo a realizarse en los últimos días del mes de diciembre.
La Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales emitirá con anticipación de diez días hábiles una circular
informando a las diversas áreas que conforman este organismo, el periodo que permanecerá cerrado el Almacén de
Departamento de Almacén
Bienes de Consumo.
Subdirección de
El Departamento de Almacén deberá:
Programación y
Elaborar el programa de trabajo para realizar la toma del inventario de bienes de consumo, considerando horarios, fechas
Presupuestos
de inicio, fechas de conclusión y asignación de responsabilidades.
Acomodar los artículos en forma homologa.
Órgano Interno de
Identificar y separar los artículos obsoletos, de nulo y lento movimiento, de los demás bienes.
Control
Imprimir marbetes
Elaborar la cédula de control de marbetes, considerando el número de marbete, la descripción del artículo, la unidad y
existencia.
Colocará los marbetes en cada uno de los lotes de artículos.
Identificará y determinará tipo y cantidad de materiales que solo se encuentran en custodia del almacén, a fin de que no
sean tomados en cuenta al momento de llevarse a cabo el recuento físico, (requisiciones pendientes de entregar, artículos
que no son considerados como Bienes de Consumo, bienes pendientes de recibir por irregularidades administrativas etc.).
Elaborar acta de inicio indicando los nombres de las dos personas integrantes de cada grupo de trabajo y del responsable
de la mesa de control, con la participación de los representantes del Órgano Interno de Control, de Auditoria Externa y de
la Subdirección de Programación y Presupuesto, así como de la Subdirección de Servicios Generales.
Elaborar acta de corte de formas conforme a lo siguiente:
Deberán participar el Órgano de Interno de Control, la Subdirección de Programación y Presupuesto, la Subdirección de
Servicios Generales y el Jefe del departamento de Almacén.
11
PROCEDIMIENTO:
No.
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
- Se adjuntarán fotocopias de la última Nota de Entrada, el último Vale Extraordinario y última requisición utilizados.
- Se cancelarán el folio siguiente de Nota de Entrada y de Vale Extraordinario integrando estos documentos al acta.
Primer y segundo conteo :
Los grupos de trabajo que realizarán los conteos, anotarán los datos necesarios en cada uno de los marbetes (cantidad, unidad,
responsable del conteo, fecha y observaciones)
Entregarán los marbetes verificados y rubricados al responsable de la mesa de control
Tercer conteo:
Se realizará únicamente cuando existan diferencias entre el primero y segundo conteo.
Registro y control de los marbetes:
Los marbetes de los artículos ya contados deberán ser entregados al responsable de la mesa de control, para su registro en la
cédula correspondiente y resguardo
Subdirección de Servicios
Generales
9.6.6.5
El responsable de la mesa de control entregará al representante del área de programación y presupuesto, los talones del primer
conteo inmediatamente después de registrarlo en la cédula.
Al concluir los conteos, el jefe de inventarios y el personal del almacén procederán a cotejar las cifras obtenidas vs. existencias,
a efecto de determinar diferencias y en su caso elaborar relación de las mismas.
El responsable del almacén deberá integrar el listado definitivo al cierre de la toma del inventario considerando descripción del
artículo, unidad, existencia y costos unitario y total.
El responsable del almacén deberá elaborar la relación de los artículos obsoletos, de lento y nulo movimiento.
Departamento de Almacén
El Jefe de Departamento de Almacén deberá elaborar el acta de cierre de la toma del inventario físico considerando total de
marbetes utilizados, marbetes cancelados y marbetes no utilizados, así como las diferencias encontradas.
La Subdirección de Servicios Generales será el responsable de supervisar que la toma de inventario se realice conforme a lo
estipulado en este instructivo.
Deberá realizar muestreos trimestrales que deberán ser aprobados por la Subdirección de Servicios Generales
Deberá elaborar mensualmente “Informe de Movimientos de Bienes de Consumo ” y remitirlo a la Subdirección de Programación y
Presupuesto para su conciliación respectiva
Deberá realizar conciliaciones mensuales con el área de contabilidad.
12
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
9.6.6.6
Control de Bienes Instrumentales
Procedimiento para el registro de alta y control de bienes muebles propiedad de la PROFEDT
- Entrega al Jefe de Departamento de Inventarios copia del pedido y/o contrato correspondiente a adquisición de bienes
muebles (capitulo 5000).
Recibe de la Subdirección de Servicios Generales: copia del pedido y/o contrato de adquisiciones de bienes.
- Conforme al Catálogo de Bienes Muebles, clasifica los bienes muebles y obtiene la codificación que le corresponde a
cada artículo asignándole número.
- Envía a la Subdirección de Servicios Generales formato de “Actualización de Resguardos” solicitando asignación de
bienes muebles
- Asigna en el Sistema SICPLA; nombre del usuario responsable y área de adscripción.
- Con los datos obtenidos de la documentación de entrada, procede a elaborar el resguardo correspondiente de bienes
muebles en original y copia, anotando: área solicitante, clave del área, clave Camb, número progresivo e inventario,
cantidad de artículos, descripción del bien y fecha.
- Elabora y coloca las etiquetas de identificación con número de inventario, clave del área, clave Camb y número
progresivo.
- Coordina la entrega física de los artículos a las diversas áreas de la PROFEDET.
Reciben los bienes muebles y resguardo correspondiente, verifica que los artículos cumplan con sus especificaciones.
Recibe el original del resguardo de bienes muebles debidamente firmado y archiva.
Jefe de Departamento de
Inventarios
Área solicitante
Procedimiento para el registro de bienes muebles en el sistema de computo de la PROFEDET
- Recibe de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Subdirección de Servicios
Generales la solicitud de alta, baja o cambio de bienes muebles.
- Analiza la solicitud, verifica y asigna en su caso los datos de cada artículo; código del Catálogo de Bienes Muebles Departamento de Inventarios
(CABM), número progresivo, número de inventario y descripción
13
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
PROCEDIMIENTO:
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
Captura en el sistema de inventarios el o los movimientos solicitados.
Imprime el resguardo general y las tarjetas individuales, procede a recabar las firmas del usuario, así como la firma del
responsable de este Jefe de Departamento exceptuando las solicitudes de baja.
- En caso de baja determina si es definitiva o temporal:
- Si es definitiva se agrupan en sección de bienes susceptibles de baja física, se elabora dictamen de baja y la STPS
determina su destino final.
- Si es temporal se agrupan en la sección de bienes por asignar
Se deberá realizar una conciliación trimestral con la Subdirección de Programación y Presupuesto.
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
-
Departamento de
Inventarios.
De acuerdo a lo establecido en el lineamiento tercero inciso II de los “ Lineamientos Generales para la Administración de
Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, el levantamiento físico de bienes se
realizará por lo menos una vez al año
Procedimiento para el levantamiento de inventario físico documental de bienes muebles (activo fijo).
9.6.6.7
Emite circular dando a conocer el periodo en el que se efectuará el levantamiento de inventario físico de los bienes muebles
asignados a las diferentes Áreas de la PROFEDET.
Realiza el levantamiento de inventario físico de los bienes muebles a la PROFEDET verificando físicamente que todos los
bienes muebles estén registrados en los resguardos personales. Identifica los bienes que carecen de etiqueta de inventario y
asigna la correspondiente. Procede a solicitar al resguardante, informe por escrito la ubicación de bienes muebles no localizados
y en su caso procede a levantar acta administrativa de extravío de bienes. Y el responsable del bien firma resguardo actualizado
y se queda con copia.
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Subdirección de Servicios
Generales
Se deberán realizar muestreos trimestrales que deberán ser aprobados por la Subdirección de Servicios Generales
Procedimiento para reporte de extravió de bienes muebles
En caso de que algún servidor público se percate de la desaparición de algún bien mueble propiedad de la PROFEDET deberá Departamento de Inventarios
notificar al Jefe de Departamento de Inventarios
El resguardante deberá realizar una búsqueda exhaustiva del bien desaparecido.
En caso de que no sea localizado procederá a realizar un acta administrativa circunstancial y posteriormente una acta ministerial
certificada o reponer el bien igual o equivalente.
Resguardante
Deberá enviar los originales de las actas mencionadas a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Enviará las actas recibidas al Órgano Interno de Control en la S.T.P.S. a efecto de que se deslinden las responsabilidades.
14
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
Procedimiento para el control y resguardo del inventario de bienes muebles, asignados a las diferentes áreas de la Profedet
9.6.6.8
Elabora "Resguardos Personales de Bienes Muebles" en original y copia, registrando los siguientes datos:
o
Área de adscripción.
o
Nombre del empleado.
o
Número de inventario de bienes.
o
Descripción del bien mueble
o
Fecha de elaboración
o
Tipo de movimiento
o
Suma total del número de bienes.
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Subdirección de Servicios
Generales
Departamento de Inventarios
Resguardante
Recibe los bienes muebles, verifica que los artículos correspondan a las especificaciones, firma de recibido y conserva una copia
para su control y archivo.
Recibe los bienes muebles, verifica que los artículos correspondan a las especificaciones, firma de recibido en el resguardo y lo
remite al Jefe de Departamento de Almacenes, conservando una copia para su control y archivo.
Recibe resguardos debidamente firmados y los archiva


Área solicitante
Departamento de Inventarios
15
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Procedimiento para asignación, uso y control de vehículos oficiales de la PROFEDET.
9.6.6.9
Asignación de vehículos de uso exclusivo:
-
Elabora oficio de asignación de vehículo a funcionarios públicos que ocupan los puestos de procurador general,
subprocuradores y secretario general administrativo y lo turna para recabar firma de la Secretaría General
Administrativa e instruye a la Subdirección de Servicios Generales para que formalice la entrega del vehículo.
-
Instruye al Jefe de Departamento de Inventarios para elaboración del resguardo correspondiente y a control vehicular
para que realice la entrega física del vehículo conforme a lo especificado en el oficio de asignación.
-
Recibe copia del oficio de asignación del vehículo
-
Prepara documentación y resguardo y obtiene firma del resguardante conservando una copia para control y archivo
-
Recibe vehículo conforme a lo siguiente:
o Resguardo de vehículo.
o Tarjeta de Circulación.
o Póliza de seguro.
o Juego de llaves.
o Herramienta (llave de cruz, gato y llanta de refacción)
Elabora expediente por vehículo, integrando los siguientes documentos:
o
Secretaría General
Administrativa
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Subdirección de Servicios
Generales
Departamento de Inventarios
Resguardante
16
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
PSOSG01
Versión No.:
ACTIVIDAD
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
9.6.6.10
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
06
-
Certificado de verificación de contaminantes.
Bitácora (para vehículos asignados a la Subdirección Servicios Generales)
Programa de verificación.
Programa de mantenimiento preventivo y correctivo.
Estadísticas de reparación.
Resguardo de vehículo.
Original de Tenencia.
Copia de factura.
Copia de Tarjeta de Circulación.
Oficio de Asignación (únicamente para vehículos asignados a Servidores Públicos que ocupen algún puesto
comprendido dentro de los grupos jerárquicos del nivel “K” al “G”) .
Póliza de seguro.
Servicios.
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Subdirección de Servicios
Generales
Elabora oficio de asignación de vehículo a la subdirección de servicios.
Recibe oficio, instruye a control vehicular para su recepción y al área de inventarios para que realice los resguardos
correspondientes.
Realiza inspección del vehículo, verifica documentos, herramienta básica, llanta de refacción y elabora recibo
correspondiente.
El Jefe de Departamento de Inventarios y realiza actualización de resguardos.
Servicio de uso de vehículo para atención de asuntos oficiales
-
Recibe formato de “Solicitud de Uso de Vehículo”, requisitado por el área usuaria, con la firma de autorización del
Servidor Público de nivel n menor a Director de Área.
-
Verifica la disponibilidad de vehículos y en su caso, entrega bitácora y llaves del vehiculo. Si el vehículo requiere
combustible entrega vales de gasolina y solicita firme de recibido en formato de control.
17
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
PSOSG01
Versión No.:
ACTIVIDAD
-
-
9.6.6.11
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
06
Recibe vehículo y verifica que: el kilometraje y cantidad de gasolina anotada en bitácora correspondan a lo marcado en
los instrumentos del vehículo y cuente con la herramienta básica y la llanta de refacción en condiciones de uso. En su
caso recibe vales de gasolina.
Entrega vehículo, bitácora debidamente requisitada y llaves a Control Vehicular. Si recibió vales de gasolina, deberá
entregar ticket que ampare la cantidad de combustible que suministró al vehículo.
Realiza inspección del vehículo, herramienta básica, llanta de refacción y verifica que la bitácora esté debidamente
requisitada, en su caso verifica ticket de gasolina corresponda a los vales entregados.
Control de vales de gasolina.
-
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Subdirección Generales
Departamento de
Mantenimiento
Entrega el primer día hábil del mes la dotación asignada de gasolina a los siguientes funcionarios: Procurador General,
Oficina de la Procuraduría General, Subprocuradores y Secretario General Administrativo.
La dotación para los vehículos asignados a la Subdirección de Servicios Generales, se realiza conforme a las necesidades
del servicio.
Cajones de Estacionamiento
-
-
Envía oficio de asignación de cajón a los servidores públicos con los puestos de: Procurador General, Secretario General
Administrativo, Coordinador , Secretario Técnico del Titular del Organismo, Coordinador de Asesores, Director de Área y
Subdirector de Área.
Verifica que los vehículos de los Servidores Públicos con derecho a uso de cajón de estacionamiento porten el tarjetón con
el número de cajón asignado y ocupen el lugar que les corresponde.
18
PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
ACTIVIDAD
PSOSG01
Versión No.:
06
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
Mantenimiento Preventivo y Correctivo en las Procuradurías Foráneas
9.6.6.12
-
Mediante oficio se hace del conocimiento a los Procuradores Foráneos respecto de la Aplicación de Programa de
Dirección de Recursos
Mantenimeinto a las Procuradurías Foráneas, en el que se señala la participación conjunta del Subprocurador General
Materiales y Servicios
de Asuntos Foráneos, los Directores de Control de Procesos de Zona Centro, Norte y Sur, de la Subdirección de
Generales
Programación y Presupuesto, en el que se establece el programa de trabajo calendarizado.
- Requerir a los titulares de las representaciones foráneas, determinen las necesidades de mantenimiento, (pintura,
albañilería, electricidad, cancelería, decoración, aire acondicionado, etc.) de todos aquellos trabajos que permita un
mejor funcionamiento, mejorar el aspecto institucional.
- Los Procuradores deberán de obtener dos cotizaciones de proveedores que lleven a cabo los trabajos
Subdirección de
correspondientes, mismas que deberán de remitirlas a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Programación y Presupuesto
- Se analizaran las propuestas presentadas y se elegirá la mas económica o aquella que sus especificaciones sean de
mejor calidad y que supere a la otra propuesta, mediante memorando se comunicará que propuesta fue autorizada, por
lo que se girará instrucciones a efecto de solicitar al proveedor llevar a cabo los trabajos correspondientes.
- Los titulares de la Procuradurías Foráneas tendrán la responsabilidad de supervisar los trabajos contratados para que
estos se lleven conforme a lo señalado en las cotizaciones presentadas, quienes al final de que se concluyan con los
trabajos, deberán de requisitar acta de entrega-recepción, que comprobará que los trabajos se recibieron de
conformidad por resta Procuraduría.
- El procurador Federal y Auxiliar Foráneo tendrá que remitir por escrito la factura original correspondiente con los datos
fiscales a favor de la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo, acompañando con el acta de entrega señalada en
el punto anterior.
- Mediante memorando se remitirá la factura original solicitara a la Subdirección de Programación y Presupuesto para
que lleve a cabo la radicación de los recursos al titular de la representación para que este realice al pago
correspondiente al proveedor que realizo los trabajos.
Procurador General
Subprocuradores Generales,
Solicitud de reservación y expedición de Boletos de Avión para Comisiones Oficiales
Directores, Subdirectores,
- La Áreas que por sus funciones tengan que realizar comisiones al interior de la republica, deberán de solicitar por
Jefes de Departamento,
escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, con copia al Departamento de Vinculación
Médicos general “A”
Foránea, la reservación y expedición del o los boletos de avión, adjuntando la Solicitud de Pasajes Nacionales e
Internacionales debidamente requisitada y firmada por el comisionado y la autorización correspondiente.
- El tiempo de entrega de la documentación señalada en el punto anterior, tendrá que darse con dos días de
Dirección de Recursos
anticipación.
Materiales y Servicios
- El Departamento de Vinculación Foránea realizará las gestiones respectivas para solicitar la reservación y expedición
Generales
de los boletos de avión, conforme a la fecha y los horarios señalados en la Solicitud de Pasajes Nacionales e
Internacionales.
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PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO A INSTALACIONES Y SERVICIOS ASOCIADOS
9.6.6.14
9.6.6.13
No.
CLAVE PROCEDIMIENTO ISO:
PSOSG01
Versión No.:
06
ACTIVIDAD
4
Proceso:
MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES
RESPONSABLE
-
El Departamento de Vinculación Foránea, entregara mediante escrito el recibo del pasajero y/o ticket que se obtiene de
manera electrónica, en el que se especifica el nombre del cliente, el número de reservación, el número del boleto así
como el destino, los días y número de vuelo y los horarios.
-
El comisionado debe de presentarse en los módulos de la aerolínea que los llevara a su lugar de comisión, en los
horarios determinados, a efecto de que se les entregue los boletos y los pases de abordar y lleven acabo la Departamento de Vinculación
Foránea
documentación del equipaje correspondiente.
Una vez concluida la comisión encomendada al servidor publico, este tendrá que entregar al Departamento de
Subdirección de
Vinculación Foránea y por escrito dentro de los cinco días posteriores los pases de abordar de dicha comisión.
Cuando por necesidades del servicio el periodo de comisión se extienda y el comisionado no regrese en los días y Programación y Presupuesto
horarios especificados originalmente, los gastos de cambio de día y horario, estos se pagaran con la asignación de
viáticos que proporciona la Subdirección de Programación y Presupuesto.
-
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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