INSTITUTO TECNOLOGICO DE AGUA PRIETA COMPILACION DE

INSTITUTO TECNOLOGICO DE AGUA PRIETA
COMPILACION DE DATOS
Arabella Alonso Samaniego
Agua Prieta Sonora a 08 de Noviembre de 2011.
2.7 COMPILACION DE DATOS
2.7.1 INTEGRACION DE PAPELES DE TRABAJO
Los requisitos básicos que deberán contener los papeles de trabajo
Son:
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

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Nombre de la entidad auditada. Descripción del tipo de examen
Descripción del área o componente objeto de examen
Período de examen
Índice o código del papel de trabajo
Iníciales del personal que los preparó, revisó y supervisó los papeles
de trabajo.
 Fecha de elaboración del papel de trabajo.
 Referenciación del procedimiento del programa de auditoría que se
desarrolle.
ÍNDICE
El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá hacerse de acuerdo
a las agrupaciones de cuentas o áreas definidas en el examen, para lo cual
se podrá utilizar el tipo de índice alfabético, numérico y alfanumérico.
En el caso de auditorías financieras, los índices en los papeles de trabajo
específicos se aplicarán por subgrupos de cuentas, relacionados con
el Estado de Situación Financiera y el Estado de Posición financiera. En los
casos necesarios, se podrá aplicar Índices por ciclos operacionales.
REFERENCIACIÓN:
El auditor debe referenciar los papeles de trabajo, incluyendo el informe
final de la Auditoria, permitiendo la interrelación cruzada entre sí.
EJEMPLO
DE
CONTENIDO
DEL
ARCHIVO
PERMANENTE
Y
CORRIENTE
El archivo permanente y corriente, deberán contener al menos la información
siguiente:
CÓDIGO CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE
 Información sobre antecedentes y organización de la entidad auditada.
Estructura organizativa de la entidad.
 Reglamentos, de organización y funciones.
 Extractos
o
copias
de
acuerdos
importantes
y
otros
documentos legales importantes.
 Creación, modificaciones y otros documentos relacionados.
 Plan estratégico
 Plan anual operativo.
 Manuales Institucionales
 Presupuesto autorizado.

Acuerdos
o
decisiones
importantes
tomadas
por
la
superioridad.

Extractos sobre el sistema de contabilidad. Nombres de personal
clave,
autorizados
para
procesar
los
asientos contables; para
firmar y aprobar operaciones
 Estados financieros.
 Documentos de Auditoria

Informes de auditoría: De la Corte de Cuentas.
De auditoría interna.
De firmas privadas.
CÓDIGO CONTENIDO DEL ARCHIVO CORRIENTE o legajo de
Auditoria
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Informe de auditoría.
Carta a la Gerencia
Respuestas de la administración
Estados financieros
Hojas de trabajo
Sumarias
Cedulas de detalle
Cédulas analíticas
Determinación de la Muestra
Examen de la Muestra
Hallazgos de Auditoria
Cédulas sumarias o de resumen
Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los
renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de
análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero
conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como
resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes
a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para
cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cédula sumaria de efectivo:
CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN
En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y
contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos
aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio
de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas.
En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque
como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace
necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La analíticas
deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en
estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que
sirven de prueba del trabajo realizado.
En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo
general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica
o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo
particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados
financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en
conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores
obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las
sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el
trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se
termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de
la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el
dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el
auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de
un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la
cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede.
Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia
cruzada.
En la práctica de auditorias, los auditores emplearán siempre que fuere
posible, un método uniforme de índices,
referenciación y marcas de
auditoría. Se integran los por los archivos que se mencionan además con la
información obtenida de la auditoria. Se integran las cedula de auditoria
cuyo documento es el que guarda el trabajo realizado por el auditor
sobre la cuenta o rubro sujeto a el examen.
Las cedulas de auditoría se consideran de dos tipos; básicas y especificas,
cedulas tradicionales se consideran estándar y su uso es muy común y muy
conocido come es el ejemplo de la Cedula Sumaria que es el resumen de
toda la revisión de una cuenta o
rubro u área de operación, Las cedulas
Analíticas, se detalla los conceptos que conforman una cuenta por separado,
es decir cuenta por cobra, clientes ya sea como se otorgo el crédito y se
harán tantas como sean necesarias para presentar claramente los
procedimientos aplicados a la cuenta que se revisan.
Existen otras cedulas que se realizan de forma eventual ya que no tiene
un lineamiento impositivo ya que se realizan para una cuenta especifica, sin
olvidar que aunque sean eventuales están obligadas a presentar las mismas
característica de una cedula en forma.
2.7.2 VERIFICACION PENDIENTE DE AUDITORIA
En la etapa final de la auditoria es necesario que el auditor verifique los
pendientes que tiene para poder cerrar la auditoria en forma “Los auditores deben
comunicar a los auditados, a quienes contratan o
soliciten
servicios
de
auditoria y al Comité de auditoría, la naturaleza y alcance del trabajo a
realizar y que la auditoria incluirá un reporte de cumplimento legal y un
reporte de control interno.” Si es el caso de la entidad auditada y en
caso que se tengan pendientes antes del cierre del ejercicio, Evitando así la
pérdida de tiempo y modificaciones al trabajo presupuestado en la
carta de honorarios, existen ejemplos de pendientes de auditoría, ya que
como todo trabajo contable está sujeto a doble verificación de lo registrado en
contabilidad, La cuenta que por su naturaleza o grado de dificultad se ha quedado
pendiente de revisión, Algún registro pendiente por causas adjudicable a la
entidad o responsabilidad total del auditor.
2.7.3 PRESENTACION Y DISCUSIÓN CON LA ADMINISTRACION DE
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES
Lo siguiente está relacionado con cuestiones de ética profesional ya que a
lo largo de este estudio estamos consientes de que se deben encontrar
errores, los cuales corregirán siempre con la autorización de la
Administración, como se menciono el apartado anterior cuando se detecta un
ajuste o una reclasificación es necesario comentarlas con la autoridad de la
entidad para resolver el asunto, Mediante una reunión con los directivos
de la entidad y los propuestos por los auditores, se debe comentar
cual es la repercusión de dicha operación a sus estados financieros así
como que beneficios tendría hacer una corrección, Es donde el profesional de
auditoria debe mostrar su paciencia, además de sus reservas sobre sus
comentarios y los efectos económicos de un cambio en la entidad. Una vez
que por común acuerdo se han presentado y discutido los ajustes o
reclasificaciones se procede a ingresarse a la contabilidad de la entidad
para proporcionar información real que deberá presentar, Es importante
que el auditor considere que el resultado de su opinión es en base a
los hallazgos encontrados y por lo mismo debe demostrarse seguro de lo
que ha presentado de ahí radica la confianza en su grupo de trabajo y
todo el personal que integra el despacho contratado.