tabla de retención documental
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE 1-4044 SUBSERIE 001 14 Soporte Físico Original ACTAS Actas Comité Sostenibilidad Contable 02 PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Soporte Electró nico Archivo Gestión Central X 1 9 X Tecnologia de Conservación SF SE X X M D S E La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas. X X X X Convocatorias Acta Anexos al Actas COMPROBANTES 036 Copia Disposición Comprobantes Diarios de Contabilidad X Comprobantes de Contabilidad X Actas de Cancelación de Reservas. Presupuestales Informes de Ahorro en el Fondo Nacional de Vivienda Asiento de ajustes y Análisis Financieros 1 X X X X X Consolidado de Cesantías X X Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago Legalización de Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos Informe de Cartera de Ahorro Informe de Cartera de Vivienda Cruce de Cuentas por Vivienda y Prestaciones Sociales Cruce de Cuentas con Terceros Notas de Cuenta Interna Crédito 4 Se microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1 Grupo de Contabilidad SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Rubén Dario Carvajal Pardo, Coordinadora Grupo de Contabilidad Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Copia Archivo Gestión Central PROCEDIMIENTO Final CT Archivo SF SE Tecnologia de Conservación M D S E X X X X Notas de Cuenta Interna Débito Notas de Entrada al Almacén Cuente Interna Relación de Cuotas Partes Pensionales Relación de Gastos de Caja Menor Relación de Prestaciones Sociales Anticipadas Relación de Títulos de Inversión X X X X X X X X Resolución de Liquidación de Aportes Notas de Conformación de Traspasos Informe de Cartera de Aportes y Multas Actas de Responsabilidad Fiscal Informe de Crédito Externo Distribución de Aportes de Ley Solicitudes de Ajustes y Reclasificaciones Contables Informe Cesantías Fondo Nacional del Ahorro Distribución IVA a Regionales X X Actas de Avance de Obras X X X X X X Informe de Interventoría X Resolución de Pensiones del Seguro Social Cálculo Actuarial Avalúos de Bienes Muebles Depreciación de Propiedad Planta y Equipo 037 Soporte Electró nico Disposición CONCEPTOS CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 2 Grupo de Contabilidad SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Rubén Dario Carvajal Pardo, Coordinadora Grupo de Contabilidad Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE 02 Soporte Físico Original Copia Archivo Gestión Central X 1 4 Respuesta CONCILIACIONES 038 01 Conciliaciones Bancarias X X X Extractos Bancarios Solicitudes de Aclaración a Movimientos Pendientes Aclaraciones a Movimientos Pendientes 02 03 SF X X Solicitud X X X X X Conciliaciones Bancarias Conciliaciones de Cuenta Interna Conciliación de Cuenta Interna Libro Auxiliar por Cuenta Interna Dirección General Libro Auxiliar por Cuenta Interna Regionales Solicitudes de Aclaración a Cuenta Interna Aclaraciones a Cuenta Interna Conciliaciones Financieras Conciliación Nacional Contable Estados Contables Dirección General Estados Contables Regionales y Seccionales Solicitudes Aclaraciones Estados Contables Aclaraciones a Estados Contables PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Soporte Electró nico Conceptos técnicos Disposición Tecnologia de Conservación SE M D S E Cumplido el tiempo de retención, hacer una selección cualitativa de aquellos que han incidido en el normal desarrollo de la misión de la entidad. X X X 5 0 X Se elimina cumplido el tiempo de retención. X Se elimina cumplido el tiempo de retención. X Se elimina cumplido el tiempo de retención X X X X 5 0 X X X X X X X X X X X X 5 0 X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3 Grupo de Contabilidad SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Rubén Dario Carvajal Pardo, Coordinadora Grupo de Contabilidad Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE 051 01 Soporte Físico Original DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaraciones de Ingresos y Patrimonio Central 5 0 1 4 SE M D S E X Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no genera ningún valor secundario x x X X Consolidado Contable Dirección General Libro Mayor y Balances Balance de Comprobación Estado de Actividad Económica Financiera y Social por Fondo Consolidado Balance por Fondo Consolidado Libro Diario - Libro Auxiliar INFORMES 08 SF Tecnologia de Conservación X X X ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 104 PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Archivo Gestión X Catálogo de Cuentas Informe de Estado de Actividad Financiera Requerimientos a Declaración de Ingresos y Patrimonio Aclaraciones a Requerimientos de la DIAN Libro Auxiliar por Cuenta Interna Regionales Solicitudes de Aclaración a Cuenta Interna Aclaraciones a Cuenta Interna 064 Copia Soporte Electró nico Disposición Se conserva totalmente cumplido el tiempo de retención. Evidencia el manejo financiero de la entidad, genera valor secundario de carácter administrativo, jurídico, legal, X X X X X X X X Informes de Gestión X Informes Anexos a Informes X X 1 4 X Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4 Grupo de Contabilidad SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Rubén Dario Carvajal Pardo, Coordinadora Grupo de Contabilidad Versión 2012 - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
