Introducción a la facturación electrónica Tracker

ADMINISTRADOR DE FACTURACIÓN PARA ESTUDIOS JURÍDICOSGUÍA DE REFERENCIA RÁPIDA
Introducción a la facturación electrónica Tracker
Antes de enviar una factura en Tracker, primero debe crear y guardar la factura en un formato de archivo
electrónico aceptable. Los formatos utilizados comúnmente son LEDES (Norma de Intercambio Electrónico de
Datos Legales), preferido por la mayoría de las empresas; Microsoft Word; texto; o Adobe PDF; pero puede enviar
facturas en cualquier formato de archivo aceptado por sus clientes.
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Botones de navegación
8.
Estos botones representan las principales áreas en Tracker.
Utilice siempre el botón Billing (Facturación) para emitir
facturas.
2.
Logout (Cerrar sesión)
Haga clic aquí para enviar instantáneamente un recordatorio
a los usuarios responsables por las tareas incompletas.
9.
Haga clic aquí para finalizar su sesión de Tracker.
3.
Help (Ayuda)
Haga clic aquí para obtener acceso al sitio Online Help
(Ayuda en línea), que incluye cientos de páginas de ayuda,
al igual que tutoriales, suscripciones de capacitación en
vivo, un formulario para comentarios del producto, y más.
4.
10.
6.
11.
7.
12.
Your User Name (Su nombre de usuario)
Copyright © 2010 Serengeti Law. Todos los derechos reservados.
Icono Invoice (Factura)
Haga clic en el icono para abrir la página Invoice (Factura),
donde puede ver el importe, ajustes, documentos adjuntos y
comentarios de la factura.
View selector (Selector de vista)
Haga clic en su nombre para ver su perfil de usuario y ver la
opción para editar sus Preferencias.
Aviso Delivery On Hold (Entrega retenida)
Si un asunto tiene tareas incompletas, cualquier factura
que se le emita se cargará en Tracker, pero no se entregarán
las facturas al cliente hasta que se hayan resuelto todas las
tareas incompletas correspondientes a ese asunto. El estado
de la factura aparecerá como Delivery on Hold (Entrega
retenida). Para ver qué tareas se deben completar y quién
es responsable, haga clic en view incomplete tasks (ver
tareas incompletas) en el aviso Delivery on Hold (Entrega
retenida). IMPORTANTE: Delivery On Hold (Entrega retenida) le
impide cargar la factura.
Búsqueda rápida
Seleccione elementos de las listas desplegables y luego
haga clic en Go (Ir) para cambiar los elementos que se
muestran en la página.
What You Can Do (Qué puede hacer)
Muestra las acciones disponibles para la página actual.
Pestañas para asuntos y botones específicos
Escriba una palabra, frase o número de factura y luego haga
clic en GO (IR). Cuando se muestran los resultados, si no
ve lo que estaba buscando, haga clic en [advanced search]
(búsqueda avanzada) en el extremo derecho de la pantalla
para obtener más criterios de búsqueda.
Icono Field Help (Ayuda para campo)
Haga clic aquí para ver una ventana de ayuda emergente.
Estas pestañas se encuentran disponibles después de que
haya hecho clic en un botón o seleccionado un asunto.
5.
Botón Send Email Reminder (Enviar recordatorio
de correo electrónico)
13.
Icono Invoice Profile (Perfil de factura)
Haga clic en el número de factura para abrir el Invoice
Profile (Perfil de factura), donde puede ver el historial de
aprobación y otra información y documentos adjuntos como
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la carta de compromiso.
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de respaldo).
Ordenar por columna
7.
Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar
según esa columna. Por ejemplo, haga clic en Matter
Name (Nombre del asunto) para ordenar las facturas
alfabéticamente por el nombre del asunto.
Cargue todas las facturas y documentos adicionales en
los campos que aparezcan.
8.
A la izquierda, en What You Can Do (Qué puede hacer),
haga clic en Post Invoice(s) (Emitir factura(s)).
Carga de LEDES SpeedPost™
Con SpeedPost , puede emitir varias facturas con formato LEDES a
la vez. Antes de utilizar SpeedPost, debe ingresar el cliente del
estudio jurídico y el número de asunto para cada asunto.
IMPORTANTE: Estos números deben coincidir exactamente con los
números de cliente y asunto de su sistema de tiempo y facturación;
de lo contrario, no se emitirá la factura LEDES.
Ingresar números de cliente del estudio
jurídico y asunto, nombre del asunto y
ubicación del trabajo legal
1.
Haga clic en el botón Billing (Facturación).
2.
Haga clic en la pestaña Set Matter #s (Establecer
números de asunto). Se abre la página Set Matter Numbers
(Establecer números de asunto).
3.
Haga clic en Edit Firm Client & Matter # (Editar número
de cliente del estudio jurídico y asunto) junto al asunto
para el cual desea ingresar la información del estudio
jurídico. Se abre la ventana Firm Data (Datos del estudio
jurídico).
4.
Ingrese la información de su estudio jurídico en los
cuadros de texto.
5.
Si necesita asignar números adicionales, haga clic en
Assign additional Firm Client & Matter # (Asignar números
adicionales de cliente del estudio jurídico y asunto)y repita
los pasos anteriores.
6.
Haga clic en Save & Close (Guardar y cerrar)en la parte
inferior de la página.
Emitir varias facturas LEDES con Tracker
SpeedPost
Carga Manual de LEDES
Siga el procedimiento que se indica a continuación para emitir una
sola factura existente con formato LEDES.
1.
Haga clic en el botón Billing (Facturación).
2.
Haga clic en la pestaña Post Invoices (Emitir facturas).
3.
En la parte superior de la página, seleccione LEDES
Manual Upload (Carga manual LEDES). Nota: Para obtener
más información acerca de este método, haga clic en el
icono Field Help (Ayuda para campo)
.
4.
Haga clic en Post Invoice (Emitir factura) junto al asunto
para el cual desee emitir una factura. Se abre la página
New Invoice (Nueva factura).
5.
Complete el formulario. Nota: los campos con flechas
rojas
son obligatorios.
6.
Adjunte la factura y si tiene un recibo u otro documento
de respaldo, adjúntelo junto a «Supporting Documents»
(Documentos de respaldo).
7.
En la esquina superior izquierda, en What You Can Do
(Qué puede hacer), haga clic en POST & CLOSE (EMITIR Y
CERRAR).
LEDES Generator
Siga el procedimiento que se indica a continuación para crear y
emitir una factura con formato LEDES 1998BI (internacional) que
incluya impuestos.
1.
Haga clic en el botón Billing (Facturación).
2.
Haga clic en la pestaña Post Invoices (Emitir facturas).
3.
AEn la parte superior de la página, seleccione LEDES
Generator. Nota: Para obtener más información acerca de
este método, haga clic en el icono Field Help (Ayuda para
campo)
.
4.
Haga clic en Post Invoice (Emitir factura) junto al asunto
para el cual desee emitir una factura. Se abre la página
New Invoice (Nueva factura).
1.
Haga clic en el botón Billing (Facturación).
2.
Haga clic en la pestaña Post Invoices (Emitir facturas).
3.
En la parte superior de la página, seleccione la opción
LEDES SpeedPost Upload (Carga LEDES SpeedPost).
4.
Seleccione su oficina y moneda desde las listas
desplegables.
5.
Complete la información del encabezado de la factura.
Nota: los campos con flechas rojas
son obligatorios.
5.
Junto a «LEDES Invoice File #1», (Archivo de factura
LEDES N°1), haga clic en el botón Browse (Examinar)
para cargar la factura.
6.
En Invoice Data (Datos de factura), seleccione la moneda.
7.
En Fees (Cargos), haga clic en Add Line Item (Agregar
partida) para ingresar una descripción y los cargos
cobrados por el trabajo realizado. Agregue todas las
partidas que necesite para describir todo el trabajo
6.
Si tiene un recibo u otro documento de respaldo,
adjúntelo junto a «Supporting Documents» (Documentos
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realizado.
En Expenses (Gastos), haga clic en Add Line Item (Agregar
partida) para ingresar una descripción y los cargos
cobrados por el gasto.
9. Para reducir el importe total de cargos o gastos, haga
clic enAdd Fee Adjustment (Agregar ajuste de cargos) o
Add Exp Adjustment (Agregar ajuste de gastos).
10. En la parte superior de la página, en What You Can Do
(Qué puede hacer), haga clic en POST & CLOSE (EMITIR Y
CERRAR).
8.
Carga de otros archivos
Siga el procedimiento que se indica a continuación para emitir una
factura que no se encuentre en formato LEDES, como Microsoft Word
o PDF.
1. Haga clic en el botón Billing (Facturación).
2.
Haga clic en la pestaña Post Invoices (Emitir facturas).
3.
En la parte superior de la página, seleccione Other File
Upload (Carga de otros archivos). Nota: Para obtener más
información acerca de este método, haga clic en el icono
Field Help (Ayuda para campo)
.
4.
Haga clic en Post Invoice (Emitir factura) junto al asunto
para el cual desee emitir una factura. Se abre la página
New Invoice (Nueva factura).
5.
Complete los campos en el Invoice Header (Encabezado
de la factura). Nota: los campos con flechas rojas
son
obligatorios.
6.
En Invoice Data (Datos de factura), seleccione la moneda
para la factura.
7.
En Invoice Amounts (Importes de factura), ingrese el
importe de cargos, gastos e impuestos cargados.
8.
Adjunte la factura y si tiene un recibo u otro documento
de respaldo, adjúntelo junto a «Supporting Documents»
(Documentos de respaldo).
9.
En la esquina superior izquierda, en What You Can Do
(Qué puede hacer), haga clic en POST & CLOSE (EMITIR Y
CERRAR).
Aviso de facturas rechazadas
o reducidas
Comentarios del cliente
Si un responsable de aprobación rechaza una factura, deberá
entregar comentarios. Además, algunos responsables de aprobación
incluyen comentarios en las facturas aprobadas. En el caso de las
facturas LEDES, los responsables de aprobación pueden incluir
comentarios sobre las partidas. Para ver comentarios a nivel de
factura, en la sección del encabezado de la factura o en la página
del perfil de factura, haga clic en Show Comments (Mostrar
comentarios). Para ver comentarios de partidas en una factura
LEDES, haga clic en el icono para abrir la factura misma (consulte
N°12 en la página 1 de esta guía), y luego desplácese hasta la
sección de la partida.
Impuesto
Si necesita cargar impuestos sobre sus servicios, debe utilizar el
formato LEDES 1998BI. Puede utilizar su sistema de tiempo y
facturación para crear la factura o usar la opción de emisión LEDES
Generator (consulte lo indicado anteriormente). Sin embargo, existen
métodos alternativos para cargar impuestos en otros tipos de facturas.
Facturas LEDES 1998B
Si su factura LEDES contiene impuesto, incluya el código
E124 en el Código de gastos correspondiente a la partida,
e incluya el tipo de impuesto (como VAT (Impuesto al valor
agregado) o GST (Impuesto a los bienes y servicios)) en la
descripción de la partida.
Facturas que no se encuentran en
formato LEDES
Tracker le permite incluir impuestos en las facturas que no
se encuentran en formato LEDES sólo si su preferencia de
moneda o la preferencia de moneda de su estudio jurídico es
una moneda distinta a dólares estadounidenses.
Establecer su preferencia de moneda
1.
A la izquierda de la pantalla, haga clic en su nombre de
usuario (consulte N°7 en la página 1 de esta guía).
2.
Haga clic en Preferences (Preferencias).
3.
Desplácese hacia la sección General Preferences
(Preferencias generales) y seleccione la moneda de su
preferencia.
Si su cliente reduce o rechaza una factura que usted emitió, recibirá
un alerta por correo electrónico de la factura reducida o rechazada.
Luego puede iniciar sesión en Tracker para ver la página de perfil de
factura (consulte N°13 en la página 1 de esta guía) para obtener más
información.
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