PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

P ROCEDIMIENTO :
Código:DAF-SRMSG-03
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Revisión 1
Responsable del Proceso: Jefe de Almacén General y Transporte
Requerimiento:
Fecha de Efectividad:
Junio de 2014
1. O BJETIVO
Recibir los materiales requeridos para cumplir con la misión de los programas y centros del Sistema DIF NL
2. ALCANCE
Programas y Centros del Sistema DIF NL
3. DIAGRAMA DEL P ROCESO
1
Comprador
Proveedor
Enviar Orden de
Compra al
Proveedor
Recibir y surtir
Orden de Compra
Destinatario
?
Usuario
Encargado de
Almacén
Recibir mercancía
1
2
Recibir tráiler con
la mercancía
3
Tomar muestra de
mercancía recibida
4
Dar indicaciones de
acomodar la
mercancía recibida
5
Capturar en el sistema
la mercancía recibida
Distribuir folios de
entrega al
transportista
6
7
1
Entregar factura a
revisión
Asistencia
Alimentaria
DAF-SFT-01
Realizar toma física
de inventario
8
1 de 4
Generar folios para
entrega de mercancía
P ROCEDIMIENTO :
Código:DAF-SRMSG-03
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Revisión 1
Responsable del Proceso: Jefe de Almacén General y Transporte
Requerimiento:
Elaboró
Puesto
Fecha
Nombre
Jefe de Almacén y Transporte
Junio 2014
Joel Iván Quintero Díaz
Fecha de Efectividad:
Junio de 2014
Revisó
Sub-director de Recursos Materiales y
Servicios Generales
Junio 2014
Lic. Hugo Daniel Villarreal Sandoval
Autorizó
Director de Administración y Finanzas
Junio 2014
Ing. Carlos A. González Garza
Firma
4. NORMATIVIDAD
5. RESPONSABILIDADES
Secuencia
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Enviar Orden de Compra al proveedor
1. Recibir la Orden de Compra autorizada por el Director de Administración y
Finanzas, el Sub-director de Finanzas y Tesorería y el Sub-director de
Recursos Materiales y Servicios Generales e imprimirla.
2. Enviar Orden de Compra al Proveedor seleccionado para que surta el material
solicitado.
Recibir y surtir Orden de Compra
3. Recibir del comprador la Orden de Compra
4. Recibir adjunto a la Orden de Compra en su caso, la “Hoja de Atributo” (es la
programación con fechas y cantidades de entrega) y surtir el material de
acuerdo a la descripción solicitada y en el tiempo requerido.
5. Enviar la mercancía dependiendo el destinatario:
 Directamente al Usuario
 Entrega al Almacén
Recibir mercancía
1. Recibir del proveedor la mercancía solicitada.
2. Revisar si el pedido contiene las especificaciones solicitadas en calidad y
unidades requeridas.
3. Firmar y sellar en la factura del proveedor de recibido, para que éste a su vez
tramite el pago de la misma.
1
Comprador
1
Proveedor
1
Usuario
2
Encargado de
Almacén
Recibir tráiler con la mercancía
1. Recibir las mercancías revisando las especificaciones de empaque acordadas
en el contrato.
Encargado de
Almacén
Tomar muestra de mercancía recibida
1. Tomar una muestra de la mercancía recibida, verificando el contenido.
2. Verificar que el pedido esté completo y en el caso de Asistencia Alimentaria,
revisar que tenga impresa la leyenda “Desayunos escolares”, así como que
venga con la fecha de elaboración y lote de caducidad.
3. Revisar que la fecha de caducidad tenga una vigencia de 3 meses como
3
2 de 4
P ROCEDIMIENTO :
Código:DAF-SRMSG-03
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Revisión 1
Responsable del Proceso: Jefe de Almacén General y Transporte
Requerimiento:
Secuencia
Fecha de Efectividad:
Junio de 2014
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
mínimo, de ser menor el plazo de caducidad, no se recibe la mercancía.
4. Firmar y sellar la factura del proveedor de recibido
4
Encargado de
Almacén
Dar indicaciones de acomodar la mercancía recibida
1. Informar al Auxiliar de Almacén el rack donde se acomodará la mercancía que
se está recibiendo, de tal manera que quede organizado por PEPS, es decir, lo
primero que se recibió es lo primero que debe salir.
5
Encargado de
Almacén
Capturar en el sistema la mercancía recibida
1. Realizar la captura en el sistema del almacén diariamente de todos los artículos
recibidos
6
Asistencia
Alimentaria
6
Encargado de
Almacén
7
Proveedor
Generar los folios para entrega de mercancía
1. Generar los folios correspondientes para cada escuela o municipio.
2. Entregar folios al Almacén para que realice la entrega.
Distribuir folios de entrega al Transportista
3. Coordinar con el Supervisor de Transporte las entregas de mercancía en el
área metropolitana, una vez surtida la mercancía se los folios se regresan a
Asistencia Alimentaria
4. Coordinar con el Supervisor de Transporte las entregas de mercancía fuera del
área metropolitana, se realiza un recibo de Almacén para que firme el
destinatario de recibido y se adjuntan los folios correspondientes.
5. Entregar folios correspondientes para que se realice la entrega en tiempo y
forma.
Entregar factura a revisión
1. Acudir los días de entrega de facturas a revisión y entregar la factura al Jefe de
Cuentas por Pagar a cambio de un contra-recibo para que se realice el trámite
de su cheque o transferencia bancaria de acuerdo a las condiciones de pago
negociadas.
(Conectar con proceso de trámite de programación de Cuentas por Pagar a
Proveedores)
8
Encargado de
Almacén
Realizar toma física de inventario
1. Revisar diariamente la existencia de mercancía en el archivo electrónico.
2. Revisar semanalmente la existencia física vs la existencia en el archivo
electrónico.
3. Realizar inventario físico mensualmente y cotejarlo vs el inventario en el
sistema, aclarando las diferencias en su caso.
6. P ROCEDIMIENTOS CORRELACIONADOS
Código
DAF-SRMSG-01
DAF-SFT-01
Documentos
Compra de Mercancías
Trámite de programación de Cuentas por Pagar a Proveedores
3 de 4
P ROCEDIMIENTO :
Código:DAF-SRMSG-03
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
Revisión 1
Responsable del Proceso: Jefe de Almacén General y Transporte
Requerimiento:
Fecha de Efectividad:
Junio de 2014
7. REGISTROS
Tiempo de
Conservación
Registro
Factura
10 años
Orden de Compra
Folios de Entrega
10 años
10 años
4 de 4
Responsable de Conservarlo
Sub-dirección de Finanzas y
Tesorería
Jefe de Adquisiciones
Asistencia Alimentaria