Proceder a digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de
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2004 ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: CÓDIGO Nº 100.01 100.01.01 100.01.02 100.02 DIRECCIÓN 100 ASUNTO O SERIE ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE DIRECCIÓN Actas Anexos del acta ACTAS DE CONTROL SANITARIO Solicitud Informe de visita Formatos ACUERDOS Acuerdos Anexos de los acuerdos RETENCIÓN AC 8 CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PROCEDIMIENTOS Digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. Transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional. X 20 10 CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar X Proceder a digitalizar en el archivo central y una vez cumplido de retención en este. transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº ASUNTO O SERIE 100.05 CIRCULARES Circulares normativas Circulares informativas 100.07 100.09 100.09.01 CONCEPTOS JURÍDICOS Solicitud Concepto CONTRATOS CONTRATOS Formato Único de Hoja de Vida Declaración juramentada de bienes y rentas Acta de nombramiento del interventor Acta de inicio Acta de terminación Certificado médico de ingreso Acta de liquidación Solicitud CDP CDP CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección RETENCIÓN AC 4 5 CT DISPOSICIÓN FINAL S E D/M X X PROCEDIMIENTOS Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar aquellas de carácter informativo y transferir al archivo histórico las de carácter normativo. Seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución y proceder a eliminar el resto los conceptos que se relacionen con contratos deben de integrarse al expediente Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto. 20 X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº ASUNTO O SERIE 100.09.03 RETENCIÓN AC CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PROCEDIMIENTOS Solicitud RDP RDP Pago seguridad social(salud, riesgos, pensiones y cesantías) Pago parafiscales caja de compensación Certificado de Procuraduría Certificado DAS Certificado de Contraloría CONVENIOS Minuta del convenio Acta de inicio Notificación de inicio Propuesta Propuesta de trabajo Acta nombramiento de interventor Acta de requisitos técnicos generales Fotocopia RUT Certificado de existencia y Una vez cumplido el tiempo el tiempo de retención en el archivo central, seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para l institución. Proceder a eliminar el resto. 20 X . CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº ASUNTO O SERIE 100.10 100.10.01 RETENCIÓN AC CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S representación legal Certificación de pagos de seguridad social salarios y prestaciones Certificado de no ser deudor fiscal Certificado de inhabilidades e incompatibilidades Acuerdo municipal de creación Acta de posesión de representante legal Decreto de nombramiento Estatutos de la institución Lista del personal profesional y hojas de vida Certificación de idoneidad para prestar servicios de capacitación CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA EXTERA PROCEDIMIENTOS Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar Comunicaciones Anexos 5 CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº 100.10.02 100.11 100.11.02 ASUNTO O SERIE CORRESPONDENCIA INTERNA Comunicaciones Anexos RETENCIÓN AC 5 CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S X PROCEDIMIENTOS Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central realizar muestreo del 2% y transferir al Archivo Histórico, el resto proceder a eliminar. HISTORIAS HISTORIAS LABORALES Acto administrativo de nombramiento Oficio de notificación de nombramiento Oficio de aceptación de nombramiento Documentos de identificación Hoja de vida ( Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudio y experiencia laboral Acta de posesión Pasado judicial Certificado de antecedentes penales Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Declaración de bienes y rentas CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, hacer selección por polo de interés( conservar las de todos los directores) y transferir al archivo histórico, el resto proceder a eliminar. 100 X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº ASUNTO O SERIE RETENCIÓN AC CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PROCEDIMIENTOS 100.12 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a régimen de salud EPS, pensión, cesantías, caja de compensación y otros Actos administrativos Evaluación de desempeño Actos administrativos de retiro o desvinculación INFORMES DE GESTIÒN 100.13 100.13.04 Comunicación Informe de Gestión 5 X LIBROS LIBROS RADICADORES DE CORRESPONDENCIA Cuaderno Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a eliminar 8 CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico el informe de dirección ya que consolida la información de las dependencias , el resto proceder a eliminar X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº 100.16 ASUNTO O SERIE 100.18 100.21 CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL, PEI 100.17 RETENCIÓN AC Copia del Acuerdo PEI POLIZA DE SEGUROS ESTUDIANTILES Póliza RESOLUCIONES Resolución Anexos 10 12 Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al Archivo Histórico ya que constituye memoria institucional. X 20 X CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar aquellos asuntos que hayan cobrado relevancia para la institución. Proceder a eliminar el resto. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central seleccionar muestra aleatoria del 1% para ser transferida al Archivo Histórico, el resto del asunto proceder a eliminar. X SOLICITUDES Solicitud Anexos 5 PROCEDIMIENTOS X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº 100.22 ASUNTO O SERIE VARIOS Solicitudes Listas de Asistencia Hojas de Vida Inventario Salas de Belleza Presentación proyectos de Trabajos CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección RETENCIÓN AC 5 CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S X PROCEDIMIENTOS Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central , seleccionar aquellas comunicaciones relevantes o de carácter patrimonial para la institución, el reto proceder a eliminar Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: CÓDIGO Nº COORDINACIÓN ACADÉMICA 200 ASUNTO O SERIE RETENCIÓN AC CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PROCEDIMIENTOS 200.01 200.01.03 200.03 ACTAS DE GRADO Actas CARPETA CONTROLADA Instrucciones para el instructor Instructivo para elaboración guía de aprendizaje Informe de seguimiento Presentación de la asignatura Contenido Programa Guía de Aprendizaje GANTT Lista de Asistencia Seguimiento de Evaluaciones Plan de Mejoramiento Informe de Seguimiento del interventor Deserción CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección 50 Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico para su conservación total. X Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus Valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica. 5 X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº 200.09 200.09.02 200.11 200.11.01 ASUNTO O SERIE CONTRATOS CONTRATOS DE APRENDIZAJE Minuta del contrato Comunicaciones Evaluación de desempeño de la práctica Informe final de la práctica HISTORIAS HISTORIA ACADÈMICA Planillas de inscripción Documento de identidad Certificado del último año aprobado RETENCIÓN AC 7 CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PROCEDIMIENTOS Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central proceder a su eliminación ya que esta información se encuentra en el consolidado de prácticas . X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central realizar muestreo selectivo o cualitativo de aquellos estudiantes sobresalientes o que hayan generado actividad relevante para la sociedad. 50 CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT Nota: los documentos que conforman el asunto se encuentran separados debe de reconstruirse el expediente para facilitar la localización de la información. X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº 200.14 200.19 ASUNTO O SERIE MOSAICO FOTOGRÁFICO Planilla de Fotos RETENCIÓN AC 5 CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central , transferir al archivo histórico por constituir memoria institucional X SEGUIMIENTO PEDAGOGICO Planilla de Notas 5 CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección PROCEDIMIENTOS Eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ya que se han agotado sus valores administrativos y técnicos. Además la información se recupera en la historia académica. X Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. ENTIDAD PRODUCTORA: CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL PARA TRABAJO CEFIT UNIDAD ADMINISTRATIVA: COORDINACIÒN FINANCIERA 300 CÓDIGO ASUNTO O SERIE Nº 300.02 ACUERDOS 300.02.02 ACUERDOS DE PAGO Liquidación matricula Documento de Identidad del Estudiante Documento de identidad del Fiador o codeudor 300.04 CERTIFICADOS DE RETEFUENTE Certificado Anexos 300.06 COMPROBANTES 300.06.01 COMPRANTES DE EGRESO RETENCIÓN AC 20 CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. y la información se puede recuperar en los libros contables. 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. Orden de pago Disponibilidad Presupuestal Certificado de compromiso CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección PROCEDIMIENTOS Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº ASUNTO O SERIE RETENCIÓN AC CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S PROCEDIMIENTOS presupuestal Comprobante de causación Cuenta de Cobro Visto Bueno del Interventor Informe de interventoría Pago Seguridad Social 300.06.02 COMPRANTES DE INGRESO Recibo de Caja Comprobante de Consignación 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado 300.08 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. y la información se puede recuperar en los libros contables. 20 X 300.13.02 LIBROS DIARIO Movimiento Diario 20 X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar, ya que sus valores han caducado. 300.13.03 LIBROS MAYOR Movimiento Mensual 20 X CONCILIACIONES BANCARIAS Extracto bancario Relación de cheques por cobro Planilla de saldo 300.13 LIBROS 300.13.01 LIBROS AUXILIARES Planilla de Movimiento Diario CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central eliminar , ya que sus valores han caducado. Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011. CÓDIGO Nº 300.15 ASUNTO O SERIE NOMINA Hoja de ruta Relación de abonos Nómina Comunicaciones CONVENCIONES Aprobación_______________________________ CT=Conservación Total E=Eliminación M=Microfilmación S=Selección RETENCIÓN AC 100 CT DISPOSICIÓN FINAL E D/M S X PROCEDIMIENTOS El asunto se elimina al termino de retención en el archivo central ya que todos sus valores primarios han caducado Firma Fecha :JUNIO 07 DE 2011.
