PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directores de Investigación y Extensión de Facultad Profesional Vicerrectoría de Investigación y Extensión Código : PIN.09 Versión : 04 Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Febrero 12 de 2014 Resolución No. 239 Aprobó: Rector OBJETIVO ALCANCE Tramitar las solicitudes realizadas por los Directores de los proyectos durante la ejecución de los proyectos de investigación con financiación interna. Aplica para el trámite de las solicitudes realizadas durante la ejecución de los proyectos de investigación con financiación interna, desde que se registra la solicitud hasta que se ejecuta, tanto solicitudes de tipo financiero y administrativo. NORMATIVIDAD Creación de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Acuerdo Superior 073 de 2005 Estatuto de Investigación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 043 de 2011 Por el cual se reglamentan las auxiliaturas docentes, de investigaci6n, de extensión, administrativas y especiales. Acuerdo Superior 20 de 2014. Por el cual se modifican los artículos 4° y 6° del Acuerdo Superior 20 de 2014. Acuerdo Superior 55 de 2014. Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la UIS , y se adoptan otras disposiciones. Resolución 2527 de 2014. Por la cual se modifica el artículo primero de la resolución N° 2527 del 10 de diciembre de 2014. Resolución 807 de 2015 Por la cual se realizan delegaciones vía general en personal de dirección de la UIS en asuntos contractuales y de ordenación del gasto. Resolución 2627 de 2015 Por el cual se adopta el Estatuto de contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 034 de 2015. Por la cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la UIS. Acuerdo 050 de 2015. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ACUERDO: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal. COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión DIEF: Dirección de Investigación y Extensión de la Facultad OC: Orden de compra OPM: Orden de pago manual OPS: Orden de prestación de servicios OT: Orden de trabajo SIF: Sistema de Información Financiero SIVIE: Sistema de Información de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión SMLMV: Salario mínimo legal mensual vigente TR: Términos de referencia de la convocatoria UAA: Unidad Académico Administrativa VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA Código : PIN.09 Versión : 04 Página 2 de 6 CONSIDERACIONES Durante la ejecución del proyecto, se debe enviar a la DIEF un informe de avance, especificamente a la mitad del tiempo total de duración del proyecto, para ello se debe utilizar eI formato de Informe final o de avance de proyectos de investigación con financiación Interna – FIN.51. Las solicitudes de tipo financiero incluyen contrataciones de servicios, compras, viajes, vinculación de estudiantes o traslados. Se deben adjuntar Los documentos soportes teniendo en cuenta los lineamientos de contratación vigente. Las solicitudes administrativas hacen referencia a otro sí, ajustes de los compromisos, cambio de director del proyecto, cambio de supervisor, entre otras. Cuando se requiere contratar una persona o empresa extranjera, o se cubran gastos de viaje o pasajes de aéreos y que derivado de ello, un extranjero debe ingresar al país, el extranjero debe solicitar visa de trabajo ante la ciudad de origen en caso que se incurran en honorarios , de lo contrario se solicita un permiso ante la autoridad competente en Colombia encargada de la migración. Según el Acuerdo del Consejo Superior 020-2014, para la vinculación de Estudiantes de Maestría de Investigación hasta 2 SMLMV mensuales y para los de Doctorado hasta 3 SMLMV, se genera una OPM, si supera el monto anterior se realiza una OPS. Los recursos entregados al personal no de planta (gastos de viaje) deberán legalizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, entregando el Certificado de Comisión o Actividad a la Sección de Tesorería para realizar el registro correspondiente en el S IF. PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA Inicio/Fin Dec isión Actividad Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Código : PIN.09 Versión : 04 Página 3 de 6 Conector DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO 1. Registra y envía la solicitud con el fin de dar cumplimiento a los compromisos establecidos en el proyecto. Se utiliza el SIVIE para enviar solicitudes financieras, de lo contrario se envía por correo electrónico o en físico. Sujeto al tiempo del Director del Proyecto Director del proyecto ½ Jornada Secretaria DIEF ½ Jornada DIEF Secretaria DIEF DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Registra y envía solicitud ¿La solicitud es para ejecución presupuestal? Si No A Pág.4 ¿La solicitud se puede aprobar? No 3. Informa que no es posible realizar el trámite Si 4. Asigna Visto Bueno y completa documentos de la solicitud. 5. Revisa y registrar solicitud en el Sistema Financiero o Intranet. 1 Si la solicitud no es para ejecución presupuestal, continúe con la actividad 9. 2. Revisa la solicitud en el SIVIE, verificando que sea acorde a la propuesta aprobada, que el proyecto esté vigente, que se encuentren los documentos adjuntos, verifica el CDP y rubro del cual está solicitando recursos. 2. Revisa la solicitud FIN 3. Si la solicitud no se puede aprobar, informa que no es posible realizar el trámite. (Se incluyen los casos en donde hay presupuesto pero no se ha contemplado en el proyecto inicial) 4. Si la solicitud se puede aprobar, le asigna VoBo en el SIVIE y 5 Jornada completa la solicitud con los documentos requeridos según la *10 Jornadas OPS normatividad de la contratación. 5. Revisa y registra solicitud en el SIF o intranet (según el caso), para darle trámite. Nota: Para registrar la solicitud en el sistema se deben tener todos los documentos requeridos. Una vez realizada, el contratista procede a su ejecución. 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil Sujeto a la recepción de los documentos (Actividades 4 y 5) Secretaria DIEF Secretaria DIEF Normatividad interna de contratación. Tutorial SIVIE. PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA DIAGRAMA DE FLUJO Código : PIN.09 Versión : 04 Página 4 de 6 DESCRIPCIÓN TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE 6. Ejecuta procedimiento definido según el estatuto de contratación actual. Sujeto al tiempo del Director del Proyecto y Contratista Secretaria DIEF Contratista Director del Proyecto DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Ejecuta procedimiento definido Si ¿Hay algún inconveniente? Si hay algún inconveniente: 7.Informa al responsable y resuelve el problema No Normatividad interna de contratación. 8. Autorizar el ordenador del gasto. 7. Informa al responsable (Director del Proyecto – Contratista) y resuelve el problema. 8. Si no hay inconvenientes para realizar el pago, lo autoriza. ½ Jornada 1 Jornada Secretaria DIEF DIEF FIN A 9. Revisa la solicitud del Director del proyecto y completa la información requerida, de acuerdo con los criterios fijados en los TR y el COIE. 9. Revisa la solicitud y completa la información requerida ¿La solicitud requiere revisión por el COIE? Si B Pág.5 1 Jornada DIEF Secretaria DIEF ½ Jornada DIEF Si la solicitud requiere revisión por el COIE, continua con la actividad 11. No ¿El DIEF aprueba la solicitud? Si C Pág.5 Si no se requiere revisión por el COIE y el DIEF aprueba la solicitud, continua con la actividad 12. No D 10. Comunica al investigador la decisión de no aceptar la solicitud 10. Si el DIEF no aprueba la solicitud, comunica al Director del proyecto la decisión de no aceptarla. FIN 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil TR de las convocatorias internas PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA DIAGRAMA DE FLUJO B 11. Presenta la solicitud ante el COIE. Nota: el COIE se realiza una vez por semana. 11. Presenta solicitud ante el COIE ¿El COIE considera pertinente la solicitud? DESCRIPCIÓN No D Pág. 4 TIEMPO ESTIMADO Código : PIN.09 Versión : 04 Página 5 de 6 RESPONSABLE 1–5 Jornadas DIEF ½ Jornada DIEF DOCUMENTOS DE REFERENCIA Si el COIE no considera pertinente la solicitud, el DIEF comunica al Director del proyecto. Si C 12. Notifica la aceptación de la solicitud 12. Si el COIE considera pertinente la solicitud, notifica al director del proyecto la decisión de aprobación. ¿La solicitud es modificación de convenio? En caso que sea aceptada la solicitud por el COIE y se requiera la modificación de un convenio elaborado con una empresa externa continua con la actividad 13. No Si 13.Diríjase al PIN 03 13. Diríjase al Procedimiento para la modificación de Ver PIN.03 convenios o contratos de los proyectos de investigación PIN.03. 14. Ejecuta la solicitud y solicita actualización en el SIF 14.Ejecuta la solicitud aprobada, solicita la actualización en el SIF a la Sección de Presupuesto y a la División de Servicios de Información, e informa al técnico del SIVIE. 15. Actualiza información del proyecto en el SIVIE 15. Actualiza la información del proyecto en el SIVIE. FIN 1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil Ver PIN.03 ½ Jornada Secretaria DIEF ½ Jornada Técnico SIVIE PIN.03 Modificación de convenios o contratos de los proyectos de investigación. PROCESO INVESTIGACIÓN / SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN INTERNA Código : PIN.09 Versión : 04 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Febrero 12 de 2014 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del documento. 02 Agosto 06 de 2015 03 04 Julio 29 de 2016 Septiembre 27 de 2016 Modificación quién revisó el documento, el objetivo, alcance, normatividad, definiciones y/o abreviaturas y consideraciones. Unión de las actividades anteriores 1 y 2, 5 y 6. Modificación de las anteriores actividades 4, 5, 12, 14, 15, 16, 18, 20 y 21. Modificación del condicional ¿La solicitud es financiera? , ¿La solicitud amerita revisión por parte del COIE? Y ¿El DIEF considera pertinente la solicitud? . Inclusión del condicional: ¿La solicitud es modificación de convenio? Eliminación de las anteriores actividades: 3, 7, 8, 9, 10, 11 y 19. Eliminación de los condicionales: ¿Tiene disponibilidad presupuestal? , ¿Hay algún inconveniente con la documentación? y ¿Desea apelar la decisión? Inclusión de las nuevas actividades 2, 6, 13 y 15. Inclusión documento de referencia en la actividad 1. Se incluye la columna de tiempo estimado de las actividades, descripción 1 jornada y ½ jornada, y se modifica la numeración de los conectores. Modificación de la normativa y eliminación de la consideración que menciona los procedimientos de contratación. Se incluye el Acuerdo Superior 55 de 2014 en la normatividad.