Informe de Auditoría Interna Nº 148/2016 Modalidad Programada Plan de Trabajo Anual Nº 15– Código de Riesgo AG07 – Gestión Operativa de las Coordinaciones Departamentales de Supervisiones Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Guairá Ciudad de Villarrica Mes: Junio Año: 2016 Informe de Auditoría 1 AUDITORÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Ing. Com. Alberto D. Rodríguez Ortiz Director General Dirección General de Auditoría Interna Lic. Carlos Céspedes Villalba Encargado de Despacho Coordinación General de Direcciones Operativas de Auditorias Lic. Irides Rosanna Giménez Encargada de Despacho Dirección de Auditoría de Gestión Auditor C.P. Gustavo Pedrozo CONTENIDO DEL INFORME 1.- Objetivo 2.- Antecedentes 3.- Alcance del Examen 4.- Base Legal 5.- Responsables Administrativos 6.- Estructura del Informe 7.- Desarrollo del Informe 8.- Conclusiones 9.- Recomendación Informe de Auditoría 2 1. OBJETIVOS Obtener elementos de juicios suficientes y competentes que nos permitan emitir una opinión objetiva y profesional sobre la gestión administrativa y financiera de la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá, a cargo de la Lic. Sara Victoria Ortiz Paniagua, con CIC Nº 1.256.081. 2. ANTECEDENTES En el Marco de la Resolución N° 25335/2015 Por la cual se aprueba el Plan Anual y Cronograma de Trabajos del año 2016, de la Dirección de Auditoria Interna del Ministerio de Educación, así como las Disposiciones Legales y Reglamentaciones Internas que regulan la gestión de los funcionarios públicos. Por Memorándum de Encargo de Auditoría Nº 040 del 18 de febrero de 2016, se autoriza la realización de una Auditoría de Gestión Financiera a la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá ubicada en la Ciudad de Villarrica del Espíritu Santo. En fecha 01 de marzo de 2016, se da por iniciada la Auditoría de Gestión Financiera en la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá ubicada en la Ciudad de Villarrica del Espíritu Santo. Por Memorándum DAG Nº 525/2016, se remite el informe para su descargo a la Coordinación Departamental de Supervisiones del Departamento de Guairá. La Dependencia auditada, eleva a la Dirección General de Auditoría Interna el Descargo correspondiente según se especifica en su informe CDSEG. N° 218/2016 de fecha 11 de mayo de 2016, con mesa de entrada del 13 de mayo de 2016. 3. ALCANCE DEL EXAMEN Auditoría de Gestión Financiera a la Administración de la Lic. Sara Victoria Ortiz, Coordinadora Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá ubicada en la Ciudad de Villarrica del Espíritu Santo. Abarca el Ejercicio Fiscal 2015 al 04 de marzo de 2016. El examen fue practicado de conformidad al Manual de Auditoría Gubernamental aplicado por el Ministerio de Educación y Cultura; y en consecuencia se incluyen las pruebas necesarias, realizadas en base a las técnicas y procedimientos de Auditoría sobre los documentos de la Administración de la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá, y que son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios intervinientes en su elaboración, formalización e implementación. 4. BASE LEGAL La Auditoría de Gestión Financiera se sustenta en el Artículo 61 de la Ley N° 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, la Resolución N° 25335/15 “Por la cual se aprueba el Plan Anual y Cronograma de Trabajos del año 2016, de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Educación y Cultura”; y la Resolución Nº Informe de Auditoría 3 8685/16 “Por la cual se aprueba la versión Nº 2 del Plan Anual y del Cronograma de Trabajos para el Ejercicio Fiscal 2016, de la Dirección General de Auditoría Interna de este Ministerio”; así como las disposiciones legales y reglamentaciones internas que regulan la gestión de los funcionarios públicos. 5. RESPONSABLE DE LA INSTITUCIÓN Lic. Sara Victoria Ortiz Paniagua con C.I. N° 1.256.081, Encargada de Despacho de la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá, según Resolución N° 12.509 de fecha 29 de mayo del 2015. RESPONSABLES DE CONTROL Lic. Juan Andrés Denis, Director General de Fortalecimiento del Proceso Educativo. 6. ESTRUCTURA DEL INFORME A los efectos de una mejor comprensión el Informe se halla estructurado de la siguiente forma: Sistema de Control Interno. Gestión Financiera. 7. DESARROLLO DEL INFORME 7.1. Sistema de Control Interno A los efectos de establecer el funcionamiento del Sistema de Control imperante en la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento Guairá, sustentado en las disposiciones legales y normativas internas vigentes en el Ministerio de Educación y Cultura, cuya tenencia sirven de base para desarrollar en forma eficiente el rol que tienen asignado. Declaración Jurada de Bienes y Rentas de la Lic. Sara Victoria Ortiz Paniagua, Encargada de Despacho de la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá Se observó la constancia de la Declaración Jurada de Bienes presentada a la Contraloría General de la Republica en fecha 24/03/2015, conforme a la Res. N° 2309/07 (Dimensión Administrativa punto “b”). Cuadro de Personal de la Coordinación Departamental de Guairá Se visualizó copia del Cuadro de Personal correspondiente al mes de Noviembre de 2015 de la Coordinación Departamental, de conformidad a la Resolución N° 11607/2015. “Por la cual se aprueba la implantación del proceso de actualización de datos personales, formación y ubicación laboral de los recursos humanos del Sistema Educativo Nacional, a través del Sistema Integrado para la Gestión del Ministerio de Educación y Cultura (sigmec)”. Informe de Auditoría 4 Supervisiones Educativas dependientes de la Coordinación Departamental de Supervisiones de Guaira La Coordinación Departamental de Guaira tiene a su cargo el control de tres Supervisiones Administrativas, 15 Supervisiones Pedagógicas, 1 Supervisión de Educación Artística y 1 Supervisión Indígena. Perceptorías de la Coordinación Departamental de Guaira C.I.1. En el Departamento del Guairá, existen tres Supervisiones Administrativas, en las mismas no funcionan Perceptorías a cargo de la Coordinación Departamental. Los pagos de aranceles se realizan en la propia oficina de coordinación, produciéndose aglomeraciones y largas filas dentro de la dependencia, lo que puede derivar en omisiones y/o errores. Descargo: En fecha 15/03/2016 la Coordinadora Departamental Lic. Sara Victoria circular mediante (Circular CDSEG N° 03/2016) ha solicitado a las Supervisiones Administrativas la designación de un responsable de Perceptoría por región para el cobro de aranceles. Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 218/2016 de fecha 13/05/2016, se procedió a solicitar la designación de un perceptor por cada Supervisión Administrativa para el cobro de aranceles. Conclusión: al cierre del informe por parte de la auditoría, no se observó la designación de perceptores para las supervisiones administrativas por parte de la Coordinación Departamental del Guairá, se mantiene la Observación realizada. Procedimientos para la distribución de los Fondos Propios Por Resolución Nº 28496 de fecha 9 de agosto de 2011, se aprueba el procedimiento de Distribución de los fondos, ejecución de los gastos y Rendición de Cuentas de los Recursos Institucionales transferidos a las Coordinaciones Departamentales de Supervisiones del Ministerio de Educación y Cultura, a través de los objetos del gasto 834 “Otras Transferencias al Sector Público y Organismos Regionales” y 894 “Otras Transferencias al Sector Público” C.I. 2 No se observan presupuestos elaborados por las Supervisiones Administrativas y Pedagógicas, de los rubros a ser ejecutados, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 4º, de la Resolución Nº 28496/11. Descargo: Se cuenta con los presupuestos elaborado por los responsables de la Supervisiones Educativas, y para el efecto los mismos trabajan con el administrador de la Coordinación Departamental. Para el presente año, se tenía previsto trabajar el Presupuesto de Educación para el Departamento en la última semana del mes de marzo/2016, pero se tuvo la Auditoria Informe de Auditoría 5 en el mes de referencia y se decidió esperar las recomendaciones para proceder a su elaboración. Evaluación del Descargo: Según CDSEG N°218/2016, se procedió a la elaboración del Presupuesto en el mes de marzo para la Supervisiones Administrativas y Pedagógicas, se adjunta presupuesto. Conclusión: La Coordinación presentó planillas de presupuestos con fechas que corresponden al periodo 2015, no observándose las que corresponden al presente año lectivo; se mantiene la observación realizada. Instituciones Educativas Públicas y Privadas a cargo de la Coordinación Departamental La Coordinación Departamental de Guaira tiene bajo su control 504 instituciones educativas con el siguiente desglose: 322 instituciones de Educación Inicial y Escolar Básica, 103 del Nivel Medio y 79 del Nivel Permanente. Instituciones Educativas afectadas y no afectadas al pago de Aranceles. La Coordinación Departamental presenta listado de 7 (siete) Instituciones Educativas Privadas que abonan aranceles de conformidad a las disposiciones legales vigentes y 14 (Catorce) Instituciones exoneradas del pago de Aranceles de conformidad a la Resolución Ministerial Nº 25.211 de fecha 16 de setiembre de 2015, correspondiente al año lectivo 2015. Comisionamiento del Personal C.I.3 La Señora Silvana Franco quien presta servicio en la Coordinación Departamental de Guaira no cuenta con Resolución de Comisionamiento en cumplimiento a la Resolución Nº 21.729/2014 “Reglamento de movilidad del personal administrativo y del educador profesional del MEC”. Descargo: En el mes de Diciembre/2015 se presentaron los pedidos de comisionamiento de los funcionarios que prestan servicio en la Coordinación. Con referencia a la Prof. Silvana Franco quien se desempeña actualmente como Secretaria General de esta dependencia la misma fue técnica de la Supervisión Pedagógica Zona 1 – Nivel 1 a cargo de la Lic. Sara Ortiz – Supervisora Pedagógica y E.D. de la Coordinación Departamental de Supervisiones. La funcionaria de referencia hizo su pedido de Comisionamiento en la Supervisión Pedagógica Zona 1 – Nivel 1. Esto debido a que estaba previsto el Llamado a Concurso para Coordinaciones Departamentales y Supervisiones Educativas y la actual responsable de la Coordinación no estaba interesada en concursar ya que es titular de la Supervisión Pedagógica Zona 1 – Nivel 1. Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 218/2016, nos remite pedido de comisionamiento solicitado a la Dirección de Control del Personal- Departamento de Movilidad Laboral del Personal de la Institución, en fecha 17/12/2015. Informe de Auditoría 6 Conclusión: Se observa pedido de comisionamiento realizado a la Dirección de Control de Personal; sin embargo hasta la fecha no se pudo visualizar el procesamiento de dicha solicitud. Se mantiene la observación realizada. Plan Estratégico Departamental La Coordinación Departamental de Supervisión de Guaira, presentó Plan Estratégico Departamental, la misma cuenta con visión, misión y valores departamentales, así como ejes estratégicos, objetivos y estrategias. C.I.4 No se observó la presentación del Plan Estratégico Departamental a la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo en cumplimiento al Memorándum N° 23/2016 del 04 de marzo de 2016. Descargo: En fecha 21/04/2016 se presentó el plan Estratégico Departamental a la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo para su estudio y solicitud de validación correspondiente. En fecha 26/04/2016 (mesa de entrada CDSN° 954 se ha recibido propuesta de ajustes al Plan Estratégico Departamental por parte de la Directora Mary González de Zabala, que a la fecha se encuentra en proceso de revisión y ajuste). Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 79/2016 de fecha 21/04/2016 se presentó a la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo el Plan Estratégico Departamental 2015-2018 para su validación, Dirección General de Fortalecimiento del Sistema Nacional de Supervisiones devolvió dicho Plan para revisión y ajustes. Se encuentra en proceso. Conclusión: La Coordinación Departamental de Supervisiones, presentó pedido de validación en fecha 21/04/2016 del Plan Estratégico Departamental; sin embargo a la fecha no se cuenta con dicha validación por parte de la instancia. Se mantiene la observación realizada. Plan Operativo Anual de la Coordinación Departamental de Guairá. La Coordinación Departamental de Supervisión de Guaira, presentó Plan Operativo Anual, la misma cuenta con visión, misión y valores departamentales, así como ejes estratégicos, objetivos y estrategias. C.I.5 No se observó la presentación del Plan Operativo Anual a la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo en cumplimiento al Memorándum N° 24/2016 del 04 de marzo de 2016. Descargo: En fecha 20/08/2015 y 12/08/2015 la responsable de la Coordinación y equipo técnico mantuvo mesas de trabajo con los Supervisores Educativos para la elaboración del Plan Estratégico Departamental, el POA y los Planes de Mejora. Informe de Auditoría 7 Se cuenta con el Plan Operativo Anual de la Coordinación y de las Supervisiones Educativas, en el mes de setiembre/2015 se socializo con el director de Supervisiones Educativas pero no se cuenta con la aprobación del mismo. Evaluación del Descargo: Se observa planilla de asistencia de los Supervisores del Departamento de Guaira quienes tuvieron una mesa de trabajo para realizar el POA, hasta la fecha no fue aprobada. Conclusión: No se observa el POA aprobado por la Dirección General de Fortalecimiento del Sistema Nacional de Supervisiones. Se mantiene la observación realizada. Plan de actividades y de visitas mensuales a las Instituciones Educativas. La Coordinación Departamental, cuenta con cronograma semanal de actividades, informe semanal, como así también actas de visitas realizadas a las instituciones, en cumplimiento a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo. Plan de Mejoramiento Institucional (PMI Aprobado) La Coordinación Departamental cuenta con Plan de Mejoramiento Institucional (PMI), de las Supervisiones Educativas del Departamento Guairá tal como lo menciona la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo. Registro de entrega de Informes Técnicos y de Monitoreo y Asesoramientos realizados. La Coordinación Departamental cuenta con Informes Mensuales y de Monitoreo realizados en forma conjunta con las Supervisiones Pedagógicas y Administrativas, sobre las actividades en el año 2015 de conformidad a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo. Registro de Asistencia del Personal de la Coordinación Departamental de Supervisiones de Guaira La Coordinación Departamental de Supervisiones de Guaira, utiliza Planilla de Asistencia Diaria para registrar la hora de entrada y salida de los funcionarios, de conformidad a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo, Área Administrativa Organizacional, y a la Resolución N° 2309/07 Manual de Funciones del Educador para el cargo Coordinador Departamental. C.I.6 El Sistema de registro de asistencia diaria por medio de planillas, es administrada en forma personal por cada funcionario, no observándose controles sobre el llenado de las mismas, este sistema conlleva un alto riesgo de vulnerabilidad, considerando que no se puede asegurar la veracidad de los datos. Informe de Auditoría 8 Descargo: Desde la segunda quincena del mes de marzo/2016 se ha designado a una funcionaria Lic. Noelia Sánchez como responsable del registro de asistencia de los funcionarios de la Coordinación. Evaluación del Descargo: Según Memorándum N° 43/2016 la Coordinadora de Guaira designo a la Funcionaria Noelia Manantial Sánchez con C.I. N° 3.654.611 como responsable del control de las planillas de firmas (registro de asistencia). Conclusión: Se observa designación de una funcionaria para encargada del control de las planillas de firmas a partir de la segunda quincena de marzo/2016. Se mantiene la observación. Documentos de Entrega de Kits Escolares en la Coordinación Departamental por parte de las Instituciones Educativas La Coordinación Departamental de Guaira cuenta con planillas de control y Actas de Entregas de Kit de Útiles Escolares – Operativo 2015. Alimentación Escolar Planilla Anexo II de las Supervisiones Educativas La Coordinación Departamental de Guaira cuenta con los Formularios Anexo II – Informe de Complemento Nutricional por Supervisión Administrativa, correspondiente al año lectivo 2015. Documentos normativos de la Coordinación Departamental Copias de documentos normativos, consta en el archivo de la Coordinación Departamental (Resoluciones, Circulares y otras disposiciones legales) de conformidad a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo y a la Resolución N° 2309/07 Manual de Funciones (Dimensión Administrativa punto “a”). Inventario General de Bienes y útiles de la oficina de la Coordinación Departamental Se visualizó Inventario de Bienes elaborado por funcionarios de la Coordinación Departamental. C.I.7 No se observó el Inventario de Bienes elaborado por el Departamento de Bienes Patrimoniales, conforme al Decreto 20.132/2003 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”. Descargo: Se cuenta con Inventario de Bienes elaborado por el Departamento de Bienes Patrimoniales, conforme al decreto 20132/2003 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, Uso, Control Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado” Evaluación del Descargo: Según CDSEG N° 218/2016 se pudo observar un Inventario del año 2013, año 2014 y año 2015 de la Coordinación del Guaira, sin embargo no está refrendado por el Departamento de Bienes Patrimoniales del MEC. Informe de Auditoría 9 Conclusión: Se observó la Planilla del Inventario sin la firma del Dpto. de Bienes Patrimoniales. Se mantiene la observación realizada. Registro de Conformación de ACE`s Se visualizó Registro de Conformación de ACEs, de las Instituciones Educativas de acuerdo a la Resolución N° 2309/07, Dimensión Administrativa, Inciso i) Aprobar por Resolución de Reconocimiento de las Asociaciones de Cooperación Escolar. Registro de Conformación de los Equipos de Gestión de Instituciones Educativas del Departamento. La Coordinación Departamental cuenta con registro de reconocimiento de las Actas de conformación y Resoluciones del Equipo de Gestión Escolar (EGIE) de las Instituciones Educativas de conformidad a la Resolución Ministerial N° 15.917 del 25 de junio de 2015 “Reglamentación de creación y conformación del Equipo de Gestión de instituciones educativas en establecimientos, centros educativos e instituciones de gestión oficial, de los niveles de Educación Inicial y Escolar Básica y Educación Media de este Ministerio”. Título de Propiedad Se visualizó copia de la Escritura de Propiedad a favor del Ministerio de Educación y Cultura “Escuela Normal de Villarrica” de la ciudad de Villarrica del Departamento de Guaira de fecha 07 de setiembre de 1989. Evaluación del Desempeño de los Supervisores La Coordinación Departamental de Guaira cuenta con formularios de Evaluación de Desempeño de los Supervisiones Regionales, de conformidad a la Resolución N° 2309/2007, “Dimensión Administrativa”. Inciso f. 7.2. Desarrollo en el Área de Gestión Financiera 7.2.1 Recursos Recibidos La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá, durante el Ejercicio Fiscal 2015 al 22 de febrero de 2016 , fue beneficiada con un total de Gs. 46.600.000 (Guaraníes cuarenta y seis millones seiscientos mil), en el marco de Otras Transferencias al Sector Publico del O.G. 834 Gastos Corrientes y O.G. 894 Gastos Capital, conforme a lo expresado en el Memorándum DT Nº 288 de fecha 22 de febrero de 2016 del Departamento de Tesorería dependiente de la Dirección Financiera. 7.2.2 Rendiciones de Cuentas Por Memorándum D.R.C Nº 107 del 11 de febrero de 2016, el Departamento de Rendición de Cuentas, dependiente de la Dirección Financiera, informa sobre el estado de rendición de cuentas de gastos de la Institución, en la cual consta que la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Informe de Auditoría 10 Guairá, realizó rendiciones de cuentas de las transferencias en el marco de Otras Transferencias al Sector Publico del Objeto de Gastos 834 -Gastos Corrientes y Objeto de Gastos 894 Gastos Capital, correspondientes al Ejercicio Fiscal 2015 al 11 de febrero de 2016. Se observa igualmente, que la Coordinación Departamental, presentó al Departamento de Rendición de Cuentas del MEC la Planilla de Ejecución de Ingresos y Gastos, formulario (Anexo B-09-01 y B-09-02) con la constancia de la presentación a la Contraloría General de la República, conforme al siguiente detalle: Objeto del Gasto 834 –Otras Transferencias al Sector Público y a Organismos Detalles 1er Desembolso 2do desembolso Fecha de retiro desembolso 24.02.15 29.10.15 8.000.000 21.280.000 13.01.16 8.000.000 1er Desembolso Total Monto Gs. Fecha de Expediente Rendición CGR 20.04.15 7.888 26.11.15 28.060 Se encuentra en periodo de rendición 37.280.000 Objeto del Gasto 894 –Otras Transferencias al Sector Público Detalles 1er Desembolso 2do desembolso 1er Desembolso Total Fecha de retiro desembolso 24.02.15 29.10.15 13.01.16 Monto Gs. 2.000.000 5.320.000 2.000.000 Fecha de Rendición 14.04.15 26.11.15 Expediente CGR 7.888 28.060 Se encuentra en periodo de rendición 9.320.000 La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del Guairá, durante el Ejercicio Fiscal 2016, fue beneficiada con un total de Gs. 10.000.000 (Guaraníes diez millones), en el marco de Otras Transferencias al Sector Publico del O.G. 834 Gastos Corrientes y O.G. 894 Gastos Capital 7.2.3 Arqueo de Caja realizado en la Coordinación Departamental de Guaira correspondiente al Ejercicio Fiscal 2016. En fecha 04 de marzo de 2016 se realizó el arqueo de caja correspondiente a las transferencias del Ejercicio Fiscal 2016, pendiente de Rendición de Cuentas, observándose: El importe total arqueado asciende a Gs. 10.000.000, y cuya composición es: En efectivo En documentos Total arqueado Informe de Auditoría Gs. 2.533.000 Gs. 7.467.000 Gs. 10.000.000 11 7.2.4 Detalle de la distribución de las Transferencias de Recursos en la Coordinación Departamental con relación a los gastos efectuados Tipo de Respaldo Contrato de Transferencias Contrato de Transferencias Gastos de la Coordinación Departamental Arqueo de caja en efectivo en la Coordinación Departamental Destino 20 (Supervisiones Educativas) 20 (Supervisiones Educativas) Coordinación Departamental Coordinación Departamental Objeto de Gasto 834 Importe Total del Importe 280.000 5.600.000 894 70.000 1.400.000 834 y 894 467.000 467.000 834 y 894 2.533.000 2.533.000 Total 10.000.000 Los importes de Gs. 5.600.000 (Guaraníes cinco millones seiscientos mil) y 1.400.000 (Guaraníes un millón cuatrocientos), que totalizan Gs. 7.000.000 (Guaraníes siete millones) corresponden a Transferencias realizadas a las Supervisiones respaldadas por Contratos de Transferencias sobre los cuales no se realizó las verificaciones por encontrarse en plazo de rendición. De las documentaciones verificadas por Gs. 467.000, los mismos se ajustan a las disposiciones legales vigentes, se detalla: Fecha 22/02/2016 01/03/2016 01/03/2016 03/03/2016 04/03/2016 04/03/2016 Total Proveedor Librería Central Librería San Luis Librería María Luisa PRPOVIN (Insumos) Librería San Luis Copy Master Factura N° 5.104 233 283 18.089 234 131 Importe 73.000 113.000 17.000 137.000 82.000 45.000 467.000 H.1 Los Contratos de Transferencias con cargo a rendir por las transferencias a las Supervisiones Educativas, no contienen fecha de entrega de los importes. Descargo: Se ha omitido por error involuntario las fechas de entrega de los importes a las Supervisiones Educativas, y los mismos han sido subsanados posteriormente. Evaluación de Descargo: según CDSEG N° 218/2016, se observó fotocopias de recibos y contratos de transferencias con cargo a rendir cuentas de las Supervisiones con las fechas respectivas de retiro. Conclusión: Al momento de la verificación los Contratos de Transferencias con cargo a rendir por las transferencias a las Supervisiones Educativas, no contienen fecha de entrega de los importes. Posteriormente fueron fechados el 15/02/2016 todos los recibos y contratos de transferencias con cargo a rendir cuentas, se mantiene la observación. Informe de Auditoría 12 Verificación de las Documentaciones de Respaldos Detalles según Planilla de ejecución de Ingresos y Gastos H.2 La Transferencia correspondiente al Primer desembolso efectuado en el 2015 por valor de 8.000.000 (Guaraníes ocho millones) de fecha 24 de febrero de 2015, fue presentado al Departamento de Rendición de Cuentas del MEC, las Planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos fuera del plazo establecido según las disposiciones legales para cada Ejercicio Fiscal. Descargo: No corresponde a la gestión de la actual responsable de Coordinación Departamental de Supervisiones. Evaluación del Descargo: Las rendición de cuentas fue presentada al Departamento de Rendición de Cuentas del MEC, fuera del plazo establecido según las disposiciones legales para cada Ejercicio Fiscal. Conclusión: Se mantiene la observación. H.3 La Factura Nº 002-001 0001991 de fecha 19-11-2015 correspondiente a la transferencia de Gs. 21.280.000 (29/10/15), emitida por la Estación de Servicios COPEG “Don Salomón”, en concepto de compra de 403,7 litros de combustible Gasoil Normal, equivalente a Gs. 1.924.000 (Guaraníes un millón novecientos veinticuatro mil). No se ha observado los detalles del uso de combustible ni autorización para la carga de combustible en vehículos particulares. Descargo: En fecha 15/03/2016 la Coordinadora Departamental Lic. Sara Victoria Ortiz (circular CDSEG N° 03/2016) ha orientado a las Supervisiones que todo vehículo que se utiliza para transporte y carga deberá registrarse en Coordinación Departamental, especificando marca, chapa y responsable. Igualmente orientó con respecto a la forma de presentar las facturas para la rendición de cuentas referente a la transferencia de fondos Institucionales. Evaluación de Descargo: Según memorándum N° 22/2016 se comunica a las Supervisiones el procedimiento para la utilización del rubro 361 combustibles y la disposiciones legales al respecto. Conclusión: No se ha observado los detalles del uso de combustible ni autorización para la carga de combustible en vehículos particulares. Se mantiene la observación. H.4 Factura Nº 001-0010011750 de fecha 8 de noviembre de 2015 emitida por el Frigorífico “ALVARTIZA” por la venta de detergentes, trapos de pisos, desodorantes de ambientes, lavandina y otros, por valor de Gs. 150.000. Los artículos vendidos no se encuentran en relación al producto cárnico que ofrece la empresa según se puede observar en logo de la FIRMA. Informe de Auditoría 13 Descargo: Con relación a la Factura N° 001-001-0011750 de fecha 08/11/2015 emitida por el frigorífico “Alvariza”, se aclara que las compras se realizó de dicha firma, y si bien en la boleta figura frigorífico “Alvariza” también tiene la venta de productos de limpieza y otros. Evaluación de Descargo: según CDSEG N° 218/2016 de la Coordinación de Guaira se observó fotocopias de fotos del frigorífico Alvariza. Conclusión: Se observó fotocopia de fotos del Frigorífico Alvariza. Los artículos vendidos no se encuentran en relación al producto cárnico que ofrece la empresa según se puede observar en logo de la FIRMA., se mantiene la observación realizada. H.5 Se observan un total de 20 facturas con un mismo importe de Gs. 186.200 (Guaranies ciento ochenta y seis mil doscientos), fueron emitidas por varias Firmas y con diferentes conceptos. Correspondientes al Segundo Desembolso Objeto de Gasto 894 Gs. 5.320.000 (29/10/15), Los productos considerados según las facturas observadas, no pudieron ser adquiridos con un mismo precio en las 20 (veinte) supervisiones educativas de la zona. A modo de ejemplo se citan: Fecha Factura N° 06/11/2015 003052 10/11/2015 0828 12/11/2015 0004249 16/11/2015 000136 Timbrado 11247744 Vigencia 30/09/2016 11180255 Vigencia 30/11/2016 11244461 Vigencia 30/09/2016 11130895 Vigencia 30/06/2016 Concepto Importe Empresa 4 Sillas Plástica 186.200 Casa Oviedo 1 estante doble enchapado 186.200 Comercial “Ka’ Avotory” 1 Escalera 186.200 Manos a la Obra 1 Adquision de muebles y enseres (Pizarra acrílica) 186.200 Aire Car & Cia Descargo: El costo real de las diferentes adquisiciones por parte de las distintas Supervisiones Educativas es Superior al costo que figura en las facturas, pero debido a que el monto presupuestado era de G. 186.200 los Supervisores han solicitado la expedición por ese monto siendo la diferencia absorbida por cada uno de ellos. Evaluación de Descargo: Según CDSEG 218/2016, la Coordinación remite presupuesto en donde se constata que el precio de los productos es superior a lo que figura en la factura. Conclusión: Se mantiene la observación realizada. Informe de Auditoría 14 7.3 Ingresos y Depósitos de Aranceles 7.3 Ingresos Percibidos año 2015 por la Coordinación Departamental La Coordinación Departamental de Supervisiones del Departamento del Guairá, en el periodo 2015, percibió en concepto de aranceles la suma de Gs. 37.777.050 (Guaranies treinta y siete millones setecientos setenta y siete mil cincuenta). 7.4 Depósitos Realizados Periodo 2015 La institución depositó en el año 2015, los ingresos percibidos en el Banco Nacional de Fomento Cta. Cte. Nº 940030/7, un total de Gs. 37.777.050 (Guaranies treinta y siete millones setecientos setenta y siete mil cincuenta). 7.5. Verificación de ingresos correspondientes al mes de Marzo de 2015 Se procedió a establecer una muestra de los ingresos mensuales originados en la Coordinación Departamental, tomando como base el mes de marzo de 2015, del cual resulto lo siguiente: Conceptos Total Constancias Varias Expedición de Certificados Documentales Constancias de Ingresos Total Ingresos 2015 206.000 3.790.000 22.000 4.018.000 La información del cuadro precedente, fue corroborada con información solicitada al Departamento de Recursos Institucionales dependiente de la Dirección Financiera y proporcionada por Memorándum RI N° 133 de fecha 15 de febrero de 2016. Ingresos y Depósitos de Aranceles La Coordinación Departamental de Supervisiones del Departamento del Guairá, en el periodo 2016, percibió en concepto de Aranceles la suma de Gs. 1.792.500 (Guaraníes un millón setecientos noventa y dos mil quinientos). En fecha 04 de marzo de 2016 se realizó el arqueo de caja correspondiente a los ingresos percibidos por la Coordinación Departamental resultando: Fecha de deposito 04/03/2016 Monto 1.792.500 Boleta de Dep. Nº 155.572 De la verificación de los documentos de Ingresos y Depósitos de Aranceles presentados por la Coordinadora Departamental a la Dirección General de Auditoría Interna, surge que los mismos se hallan adecuados a las disposiciones legales vigentes. Informe de Auditoría 15 8.1 Conclusiones 8.1 Área de Control Interno C.I.1. En el Departamento del Guairá, existen tres Supervisiones Administrativas, en las mismas no están habilitadas las Perceptorías a cargo de la Coordinación Departamental. C.I. 2 No se observan Presupuestos elaborados por las Supervisiones Administrativas y Pedagógicas, de los rubros a ser ejecutados, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 4º, de la Resolución Nº 28496/11. C.I.3 La Señora Silvana Franco quien presta servicio en la Coordinación Departamental de Guaira no cuenta con Resolución de Comisionamiento en cumplimiento a la Resolución Nº 21.729/2014 “Reglamento de movilidad del personal administrativo y del educador profesional del MEC”. C.I.4 La Coordinación Departamental de Supervisiones, presentó pedido de validación en fecha 21/04/2016 del Plan Estratégico Departamental; sin embargo a la fecha no se cuenta con dicha validación por parte de la Dirección General de Fortalecimiento. C.I.5 No se observó la presentación del Plan Operativo Anual a la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo en cumplimiento al Memorándum N° 24/2016 del 04 de marzo de 2016. C.I.6 El Sistema de registro de asistencia diaria por medio de planillas, es administrada en forma personal por cada funcionario, no observándose controles sobre el llenado de las mismas, este sistema conlleva un alto riesgo de vulnerabilidad, considerando que no se puede asegurar la veracidad de los datos. C.I.7 No se observó el Inventario de Bienes elaborado por el Departamento de Bienes Patrimoniales, conforme al Decreto 20.132/2003 “Manual de Normas y Procedimientos para la Administración, Uso, Control, Custodia, Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”. Área de Gestión Financiera H.1 Al momento de la verificación los Contratos de Transferencias con cargo a rendir cuentas por las transferencias a las Supervisiones Educativas, no contienen fecha de entrega de los importes. Posteriormente fueron fechados el 15/02/2016 todos los recibos y contratos de transferencias con cargo a rendir cuentas. H.2 La Transferencia correspondiente al Primer desembolso efectuado en el 2015 por valor de 8.000.000 (Guaraníes ocho millones) de fecha 24 de febrero de 2015, fue presentado al Departamento de Rendición de Cuentas del MEC, las Planillas de Ejecución de Ingresos y Gastos fuera del plazo establecido según las disposiciones legales para cada Ejercicio Fiscal. H.3 La Factura Nº 002-001 0001991 de fecha 19-11-2015 correspondiente a la transferencia de Gs. 21.280.000 (29/10/15), emitida por la Estación de Servicios COPEG “Don Salomón”, en concepto de compra de 403,7 litros de combustible Gasoil Informe de Auditoría 16 Normal, equivalente a Gs. 1.924.000 (Guaraníes un millón novecientos veinticuatro mil). No se ha observado los detalles del uso de combustible ni autorización para la carga de combustible en vehículos particulares. H.4 Factura Nº 001-0010011750 de fecha 8 de noviembre de 2015 emitida por el Frigorífico “ALVARTIZA” por la venta de detergentes, trapos de pisos, desodorantes de ambientes, lavandina y otros, por valor de Gs. 150.000. Los artículos vendidos no se encuentran en relación al producto cárnico que ofrece la empresa según se puede observar en logo de la FIRMA. H.5 Se observan un total de 20 facturas con un mismo importe de Gs. 186.200 (Guaranies ciento ochenta y seis mil doscientos), fueron emitidas por varias Firmas y con diferentes conceptos. Correspondientes al Segundo Desembolso Objeto de Gasto 894 Gs. 5.320.000 (29/10/15), Los productos considerados según las facturas observadas, no pudieron ser adquiridos con un mismo precio en las 20 (veinte) supervisiones educativas de la zona. 8. RECOMENDACIONES 8.1. L La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas, del Departamento de Guaira, deberá formular y remitir a esta Dirección General el Plan de Mejoramiento Institucional (PMI) para corregir las “Debilidades del Control Interno” (C.I.1, 2, 3,4,5,6,7) y los hallazgos (H1,2 3,4 y 5), en un plazo de 15 (quince) días a los efectos de su evaluación y posterior registro en el Tablero de Control Informático BPM de la Auditoría General del Poder Ejecutivo. 8.2. La Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo, deberá realizar seguimiento a las recomendaciones descriptas en el presente informe, a la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento Guairá. 12. Disposiciones Aplicables Ley Nº 1.264/98 “General de Educación”. Ley Nº 1.535/99 “De Administración Financiera del Estado” Ley Nº 1.626/00 “De la función pública”. Ley Nº 1.725/ 01 “Estatuto del Educador”. Ley Nº 5.142/14 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2014”. Ley Nº 5.386/15 “Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2015”. Ley N° 2.880/2006 “Que reprime hechos punibles contra el Patrimonio del Estado” Decreto Nº 1.100/14 Informe de Auditoría 17 “Por la cual se reglamenta la Ley Nº 5142/14 que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2014”. Resolución Ministerial Nº 1.391/2006 “Por la cual se aprueba el Reglamento de Traslado y Comisionamiento de Funcionarios Administrativos y del Educador Profesional del MEC”. Resolución Ministerial Nº 2.309/2.007 “Manual de Funciones del Educador” Resolución Ministerial N° 797/2008 “Por la cual establecen los requisitos para la elaboración, aprobación y vigencia de los Reglamentos Internos o Normas de convivencia de las instituciones Educativas de gestión oficial, privada y privada subvencionada del nivel medio, reconocidas por el Ministerio de Educación y Cultura…” Resolución N° 25.335/2015 “Por la cual se aprueba el Plan Anual y Cronograma de trabajos del Ejercicio Fiscal 2016, correspondiente a la Dirección General de Auditoría Interna de esta Secretaria de Estado” Resolución Nº 8.685/2016 Por la cual se aprueba la Versión Nº 2 del Plan Anual y del Cronograma de Trabajos para el ejercicio fiscal 2016, de la Dirección General de Auditoria Interna de este Ministerio. Resolución N° 19.796/2014 “Por la cual se aprueba el Calendario Educativo Nacional correspondiente al año lectivo 2015, para Instituciones Educativas de gestión oficial, privada y privada subvencionada de todo el país.” Resolución N° 915/13 “Por la cual se Reglamenta la conformación del Equipo de Gestión Institucional de Instituciones Educativas del Nivel Medio de todo el país.” Resolución N° 5.766/2015 “Por la cual se aprueba la guía para la elaboración participativa de normas de convivencia a ser aplicada en las Instituciones Educativas de Gestión Oficial, privada y privada subvencionada.” Resolución N° 351/2013 “Por la cual se establecen procedimientos Administrativos para la Recolección de datos del Personal Docente, Técnico y Administrativo de las Instituciones Educativas Oficiales y Privadas Subvencionadas, Supervisiones de Control y Apoyo Administrativo, Supervisiones de Apoyo Técnico Pedagógico y Coordinaciones Departamentales de Supervisiones Educativas”. Resolución N° 2.078/2012 “Por la cual se establecen los Aranceles de las Instituciones Educativas del sector Oficial Privadas y Privadas Subvencionadas de todo el país a ser percibidos por el Ministerio DE Educación y Cultura y se deja sin efecto las Resoluciones Ministeriales N° 2261 /2011 y 4938/2011 y sus modificaciones.” Resolución N° 28.496/2011 “Por la cual se aprueba el procedimiento de distribución de los fondos, ejecución de los gastos y rendición de cuentas de los recursos Institucionales transferidos a las Coordinaciones Departamentales de Supervisiones del Ministerio de Educación y Cultura. A través de los objetos del Gasto 834 “Otras Transferencias al Sector Público y Organismos Regionales “ y 894 “ Otras transferencias al Sector Público” Resolución N° 1.418/2009 “Por la cual el Reglamento de Procedimientos de Ingresos, desembolsos y Rendiciones de Cuentas de los Recursos Percibidos, Asignados y Utilizados por las Instituciones Educativas del Ministerio de Educación y Cultura.” Informe de Auditoría 18 Resolución N° 7.563/2001 “Por la cual se establecen procedimientos Administrativos para el Descuento por llegadas tardías y ausencias en las Instituciones Educativas Públicas de Gestión Oficial de todos los niveles y modalidades del Sistema Educativo Nacional. Resolución N° 144/2001 “ Por la cual se aprueba la guía de excursiones escolares que establece los requisitos, condiciones y procedimientos para la concesión de excursiones escolares propiciadas por las instituciones educativas dependiente de la Dirección General de Educación Inicial y Escolar Básica.” Resolución N° 720/2001 “Por la cual se reglamenta los procedimientos para la organización e implementación de proyectos de excursiones estudiantiles en Instituciones Educativas de Gestión Oficial, Privada y Privada Subvencionada del Nivel Medio. “ Resolución N° 3.285/2014 “Por la cual se establecen los procedimientos Administrativos para la entrega de Informes del Programa de Complementos Nutricional del Ministerio de Educación y Cultura” Resolución N° 1.042/2015 “Por la cual se establecen los Aranceles de las Instituciones Educativas del sector Oficial, Privadas y Privadas Subvencionadas de todo el país a ser percibidos por el Ministerio de Educación y Cultura” Resolución N° 10.867/14 “Por la cual se aprueba el Manual de Micro Planificación de la oferta Educativa y sé deja sin efecto la Resolución N° 1872/2008.” Circular DGGTH N° 20/14 “Cuadro de personal” Circular DGGTH N° 12/14 “Que Reglamenta el Articulo 104 de la Constitución Nacional, de la Declaración Jurada de Bienes y Rentas, Activos y Pasivos de los Funcionarios Públicos.” Informe de Auditoría 19