Anexo I Procedimiento de Incorporación de Asuntos

Anexo I
Procedimiento de Incorporación de Asuntos en la Agenda de la Junta General de Accionistas
Los accionistas podrán solicitar al Directorio de la Sociedad, la inclusión de asuntos en la agenda
de la Junta Obligatoria Anual de Accionistas o de cualquier otra Junta General de Accionistas,
siempre que dichos asuntos se encuentren dentro del ámbito de competencia de la Junta de
Accionistas. En ese sentido, los accionistas que deseen incluir tales asuntos en la agenda de la
Junta deberán seguir el siguiente procedimiento:
1. Presentación de la Solicitud
1.1. Presentar una solicitud dirigida al Presidente del Directorio de la Sociedad, que contenga los
siguientes puntos:
1.1.1. Datos de identificación del solicitante:
a) Si es Persona Natural: Nombre, documento de identidad/carnet de
extranjería/pasaporte, domicilio, teléfono (fijo o celular) y correo electrónico.
b) Si es Personal Jurídica: Razón social, número de inscripción en el Registro Único de
Contribuyentes (RUC) o registro equivalente si se trata de una empresa extranjera,
nombre y documento de identidad/carnet de extranjería/pasaporte de su
representante, domicilio, teléfono (fijo o celular) y correo electrónico.
1.1.2. Descripción del(los) asunto(s) que se desean incluir en la agenda.
1.1.3. Justificación detallada que sustenta la inclusión del(los) asunto(s) presentado(s).
1.2. La solicitud puede ser presentada a través de los siguientes canales:
1.2.1. En la sede social: La solicitud debe ser presentada en la sede de la Sociedad, sito en
República de Panamá 3117, piso 11, San Isidro, con atención al área de Gerencia
General.
1.2.2. A través de correo electrónico: la solicitud debe ser enviada al correo electrónico
[email protected], colocando en el asunto “Solicitud de
Incorporación de Asuntos en la JGA”.
1.3. Se deberán tener en cuenta los siguientes plazos de presentación:
1.3.1. Junta Obligatoria Anual: La solicitud podrá ser presentada hasta el 31 de enero de
cada año como máximo.
1.3.2. Otras Juntas: Durante el transcurso del año.
2. Evaluación Preliminar
2.1. La solicitud presentada será evaluada preliminarmente por el Secretario del Directorio,
quien deberá determinar si esta cumple con los requisitos y plazos estipulados en el punto
anterior.
2.1.1. Si cumple: El Secretario del Directorio presentará la solicitud válida en la próxima
sesión del Directorio, convocada en fecha inmediatamente posterior a la fecha de
recepción de la solicitud.
2.1.2. Si no cumple: El Secretario del Directorio comunicará mediante carta escrita en un
plazo máximo de cinco (5) días hábiles al(los) accionista(s) solicitante(s) que su
solicitud no es válida por incumplir los requisitos y plazos estipulados, pudiendo
presentar nuevamente la solicitud si el plazo de presentación aún lo permite.
3. Evaluación Final
3.1. Las solicitudes válidas según lo estipulado en el punto anterior, serán evaluadas por el
Directorio, en sesión convocada en fecha inmediatamente posterior a la fecha de recepción
de las solicitudes.
3.2. El Directorio evaluará la solicitud teniendo en cuenta la justificación presentada para cada
asunto y la situación particular de la Sociedad. En ese sentido, el directorio decidirá por
separado sobre cada asunto que contenga la solicitud.
3.3. La aceptación o rechazo de cada asunto que contenga la solicitud se decidirá por mayoría
simple, en caso de empate el Presidente del Directorio tiene voto dirimente. Esta decisión
debe constar en el acta de la sesión del Directorio.
3.4. La aceptación total o parcial de los asuntos incluidos en una solicitud no implica que el
Directorio deba convocar a una Junta General de Accionistas para tratar dicho(s) asunto(s).
En ese sentido, los asuntos que hubiesen sido aceptados por el Directorio serán
incorporados en la agenda de la siguiente Junta General de Accionistas, en caso el Directorio
decida convocar a una durante el transcurso del año o, de lo contrario, en la agenda de la
siguiente Junta Obligatoria Anual de Accionistas.
4. Comunicación de la decisión
4.1. Una vez que el Directorio ha tomado una decisión sobre la aceptación o rechazo de los
asuntos incluidos en las solicitudes, deberá instruir al Secretario del Directorio para que este
emita una comunicación escrita al accionista solicitante notificándolo sobre la decisión. Esta
comunicación también puede ser enviada por correo electrónico u otro medio disponible
que garantice el contacto con el accionista solicitante.
4.2. La comunicación a la que se refiere el párrafo anterior debe ser remitida al accionista
solicitante en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles desde la sesión del Directorio en la
cual se tomó dicha decisión.
4.3. Las comunicaciones referidas a la denegatoria total o parcial de asuntos incluidos en las
solicitudes debe indicar expresamente los motivos por los cuáles dichos asuntos fueron
denegados.