Mapa de Procesos y Documentación

MAPA DE PROCESOS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
¿QUÉ ES UN MAPA DE PROCESOS?
El
mapa
de
procesos es una
representación
grafica que nos
ayuda
a
visualizar todos
los procesos que
existen en una
empresa y su
interrelación
entre ellos.
ESTRATÉGICOS
Planeación
Estratégica.
Gestión de
Información y
Comunicaciones.
Gestión del
Desempeño.
MISIONALES
U
S
U
A
R
I
O
S
Gestión de
Políticas.
Fomento y
Promoción.
Asesoría,
Capacitació
n
y Asistencia
Técnica.
Negociación y
Administración
de Relaciones
Comerciales
APOYO
Adquisición de
Bienes y
Servicios.
Gestión de Recursos
Físicos, Tecnológicos
y Financieros
Gestión
Documental.
U
S
U
A
R
I
O
S
Gestión
Jurídica.
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LOS PASOS PARA HACER UN MAPA DE
PROCESOS SON:
• Identificar los actores
• Identificar la línea Operativa
• Añadir los procesos de soporte a la línea
operativa.
• Añadir los procesos que afectan a todo el sistema.
Estratégicos
Misionales
Apoyo
Mejora Continua y Control de la Gestión
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Incluyen procesos relativos al establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión
de
comunicación,
aseguramiento
de
la
disponibilidad de recursos necesarios.
PROCESOS MISIONALES
Incluyen todos los procesos que proporcionan el
resultado previsto por la entidad en el cumplimiento
de su objeto social o razón de ser.
PROCESOS DE APOYO
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de
los recursos que son necesarios en los procesos
estratégicos, misionales y de mejora continua.
APOYO
Adquisición de Bienes y
Servicios.
Gestión de Recursos
Físicos, Tecnológicos y Financieros
Gestión Documental.
Gestión
Jurídica.
PROCESO DE MEJORA CONTINUA
El
proceso
de
mejora continua es
el que pretende
mejorar
los
productos, servicios
y procesos de la
entidad para dar
mejores resultados.
ESTRATÉGICOS
Planeación
Estratégica.
Gestión de
Información y
Comunicaciones.
Gestión del
Desempeño.
MISIONALES
Gestión de
Políticas.
Asesoría,
Capacitación y
Asistencia
Técnica
Fomento y
Promoción.
Negociación y
Relaciones
Comerciales
APOYO
Adquisición de
Bienes y
Servicios.
Gestión de Recursos
Físicos, Tecnológicos y
Financieros
Gestión
Documental.
Gestión
Jurídica.
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¿QUE ES LA DOCUMENTACIÓN?
Es un requisito principal de
la norma técnica que
implica identificar toda la
documentación producida
y recibida por la entidad,
desde su origen hasta su
destino final, con el objeto
de facilitar su utilización y
conservación.
LOS
DOCUMENTOS
MÍNIMOS, identificados en
el Sistema Integrado de
Gestión Son:
MANUAL
OPERATIVO
DOCUMENTOS
REQUERIDOS POR LA
NORMA
DOCUMENTOS REQUERIDOS POR
LA ENTIDAD PARA EL
CUMPLIMIENTO DE SUS
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
REQUISITOS REQUERIDOS POR LA
NORMA TÉCNICA
MANUAL OPERATIVO
Es una guía que nos
permite
entender
las
operaciones
de
la
entidad,
fomentar
el
autocontrol
y
la
autorregulación.
Contiene las políticas, las
normas o disposiciones
internas y externas, así
como
los
procesos,
procedimientos
y
sus
registros .
DOCUMENTOS
REQUERIDOS POR LA
NORMA
Son aquellos que, de
forma
obligatoria,
debemos cumplir todos,
para hablar de un sistema
documentado: son cinco:
Control de Documentos,
Control
de
Registros,
Control de Producto no
Conforme,
Auditorias
Internas
y
Acciones
Correctivas y Preventivas.
DOCUMENTOS
REQUERIDOS POR LA
ENTIDAD
Son los procedimientos
que
me
permiten
asegurarse de la eficaz
planificación, operación y
control de los procesos en
cada
una
de
las
dependencias
del
Ministerio.
REGISTROS
REQUERIDOS POR LA
NORMA TÉCNICA
Son las evidencias que
reflejan el hecho de
haber
adelantado
una actividad y que,
al final, conforman los
archivos
de
la
información
de
la
misma.