DISEÑO ORGANIZACIONAL

SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
MINISTERIO DE TRABAJO
Dirección de Gestión y Reforma
Jose David Arzabe Armijo
1
Diseño organizacional

DEFINICIÓN
Es un proceso que permite ajustar la
estructura sobre la base del análisis
organizacional.
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2
Etapas del diseño
organizacional




Identificar y evaluar las necesidades de
servicio, de los usuarios internos y
externos de la entidad.
Identificar los servicios que debe prestar
la entidad para satisfacer estas
necesidades.
Diseñar los procesos para la producción
de los servicios requeridos.
Establecer resultados e indicadores;
propuestas de ajustes ó soluciones a
problemas detectados.
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3
Etapas del diseño
organizacional




Identificar y conformar áreas y unidades
que llevarán a cabo las operaciones
necesarias, especificando su ámbito de
competencia.
Determinar el tipo y grado de autoridad
de las unidades y su ubicación en los
niveles jerárquicos.
Definir los canales y medios de
comunicación dentro de la estructura.
Determinar
las
instancias
de
coordinación interna.
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4
Etapas del diseño
organizacional


Definir los tipos e instancias de
relación interinstitucional.
Elaborar:
 Manual de Objetivos y Políticas
 Manual de Organización y
Funciones,
 Manual de Procesos.
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5
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA
ASISTENTE
SUBORDINADO 1
SUBORDINADO 2
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SUBORDINADO 3
6
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores


Se identificarán y
establecerán los procesos
por los cuales se generan
los servicios que
satisfacen las
necesidades de los
usuarios.
El diseño de los procesos
será formalizado en el
Manual de
Procedimientos.
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Diseño de los procesos,
resultados e indicadores


Se procederá al diseño de los
procesos en forma general o de
las actividades, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad:
Los procesos descritos en forma
general, seguirán las etapas
determinadas en el Reglamento
Específico del Sistema de
Organización Administrativa.
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8
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores





Los procesos seleccionados para ser
descritos hasta el nivel de procedimientos,
seguirán al menos, las siguientes etapas:
Definición del objetivo del proceso.
Ordenamiento lógico y secuencial de tareas
necesarias, como también su descripción.
Identificación de los insumos que requieren
los procedimientos y sus especificaciones.
Identificación de la unidad responsable de la
ejecución de cada tarea, o del cargo
respectivo.
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9
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores



Descripción de los
registros, formularios u
otros impresos a utilizar.
Identificación de los
resultados verificables.
Definición de periodos de
seguimiento y ajustes.
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10
Identificación y conformación
de áreas y unidades
organizacionales


Una vez definidos los usuarios, los servicios
y los procesos de la entidad, se identificarán
y conformarán sobre la base de estos, las
unidades organizacionales, las que tendrán
objetivos organizacionales específicos.
Posteriormente, se conformarán las áreas
agrupando unidades que requieren estar
relacionadas entre sí, y se determinará su
ámbito de competencia.
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Formalización del diseño
organizacional



El diseño organizacional se formalizará
en los siguientes documentos:
Manual de Organización y Funciones
Manual de Procedimientos.
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Manual de Organización y
Funciones
QUE INCLUIRÁ:
 Las disposiciones
legales que regulan la
estructura.
 Los objetivos
institucionales.
 El organigrama.
 La disposición legal
interna de aprobación.
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Manual de Funciones para las
unidades de nivel superior:




Los objetivos
El nivel jerárquico y relaciones de
dependencia.
Las funciones.
Las relaciones de coordinación
interna y externa.
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Manual de Funciones para las
otras unidades



Los objetivos.
La relación de dependencia.
Las funciones
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Manual de Procedimientos








Denominación del proceso.
Objetivo del proceso.
Normas de operación.
Descripción del proceso y sus
procedimientos debidamente
detallados.
Diagramas de flujo.
Formularios y otras formas
utilizadas.
Fecha de vigencia.
ÁmbitoJose
deDavid
aplicación.
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16
Diagrama de Flujo




Es una representación gráfica de los
pasos en un proceso.
Util para determinar como funciona.
Sirve para examinar los diferentes pasos.
Ayuda a descubrir causas de problemas,
cuellos de botella, pasos innecesarios,
circulos de duplicación para lograr
mejoras.
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Símbolos de los diagramas de
flujo
Una etapa o tarea del proceso.
Punto de verificación o decisión.
Punto de almacenamiento.
Formulario o documento.
Inicio o fin del proceso.
Cola o punto de espera
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PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA
Unidad Solicitante
Jefe Unidad
Administrativa
Responsable de
Compras
Contrataciones
Encargado de
Almacenes
Registra la
Solicitud y remite
El formulario
Inicio
Solicitud del
Form. “Solicitud
De Mat.y/o Compras
Con Fondo Fijo
De Caja Chica
B
Recepción del Form.
y Selección del
proveedor
Formulario
“Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Llenado del
Formulario y
Remisión del mismo
Existencia
Del
Material
SI
Entrega de Material previa
Firma del Form. De Almacen
Movimiento de
Formulario
“Solicitud de
Mat. y/o Comp.
SI
B
A
si
Comunica
Deficiencia
a Almacenes
O Resp.
Caja Chica
Utiliza el
Material
FIN
Evaluación
Para
La Comp.
Form. “Solicitud
De Mat. Y/o
Comp.
Adquisición del Material
Y entrega del mismo
Previa firmad el Form.
NO
Material
Requerido
?
Responsable de
Fondo Fijo de Caja Chica
Form.
“Mov. De Alm.
Remite el formulario
“Solicitud de Mat. y/o
Compras con....
Form.
Solicitud
A
D
NO
Form. “Solicitud
De Mat. y/o Comp.
D
A
D
Remisión del Formulario
Comunicando la imposibilidad
de la Compra
Verificación del Material
Para el cambio respectivo
Y entrega del mismo
A
Verificación del Material
Para la Devolución al
Proveedor y Entrega
Del Material
A
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Jose David Arzabe Armijo
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