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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) Código: FT-E-GP-04 Fecha: 2014-09-01 Versión: 2 Página 1 de 6 DATOS GENERALES DEL PROYECTO NOMBRE: Caracterización del Sistema Integral de CÓDIGO: Información. DIRECTOR FUNCIONAL: Vicerrector Administrativo y Financiero DIRECTOR DEL PROYECTO: César Augusto Chísica FECHA DE INICIO DEL PROYECTO: Octubre 1 FECHA DE TERMINACIÓN DEL de 2015 PROYECTO: Junio 30 2016 DEFINICIÓN DEL PROYECTO: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE? El equipo de TIC realizará un diagnóstico del Sistema de Información Iceberg – Sinu mediante un análisis DOFA el cual pretende obtener las condiciones de operación, características funcionales, condiciones técnicas del SI (sistemas de información) y mejor la calidad de los datos preparando la Base de Datos para poder obtener información consistente con los sistemas que la institución demande. DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A GENERAR. Realizar un diagnóstico basado en la matriz DOFA Obtener estrategias Mejoramiento de la calidad de los datos mediante la actualización y depuración de la Base de Datos ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) Código: FT-E-GP-04 Fecha: 2014-09-01 Versión: 2 Página 2 de 6 DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO STAKEHOLDERS / PARTES INTERESADAS Vicerrector Administrativo y Financiero ROL Miembro del comité gerencial REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO Ayuda a conseguir los objetivos del proyecto Cumplir con los requerimientos técnicos del proyecto Dispone de la infraestructura tecnológica para asegurar el éxito del proyecto, define DOFA Suministrar la información técnica de los sistemas de información, define DOFA Líder Funcional Técnico Hacer que procesos y sistemas correspondan con necesidades y/o requerimientos de usuarios Hace cumplir los requerimientos de bases de datos necesarios Líder funcional del sistema Hace cumplir los requerimientos funcionales del sistema Comité Gerencial Hace cumplir los objetivos contractuales del proyecto Director de Tecnología Director técnico Coordinador de sistemas de Información Líder Funcional Técnico Coordinador de bases de datos Líderes funcionales Iceberg y Sinu Comité de Tecnología NECESIDADES, DESEOS O EXPECTATIVAS Puente entre la dirección técnica y la alta dirección Jefe de Registro y Control Académico Líder Funcional Director Talento Humano Líder funcional Preparado para utilizar el sistema operativamente, hace cumplir los requerimientos funcionales del sistema Preparado para utilizar el sistema operativamente, hace cumplir los requerimientos funcionales del sistema Prepara lo necesario para hacer la actualización y depuración de la Base de datos, participa en el diseño e la matriz DOFA Define requerimientos, hace pruebas funcionales, revisa informes del sistema, participa en el diseño e la matriz DOFA Hace seguimiento del proyecto y toma decisiones críticas, participa en el diseño de la matriz DOFA Suministrar la información y requerimientos, participa en el diseño de la matriz DOFA Suministrar la información y requerimientos, participa en el diseño de la matriz DOFA ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) Código: FT-E-GP-04 Director Financiero Líder funcional Director de Servicios Administrativos Líder funcional Fecha: 2014-09-01 Versión: 2 Preparado para utilizar el sistema operativamente, hace cumplir los requerimientos funcionales del sistema Preparado para utilizar el sistema operativamente, hace cumplir los requerimientos funcionales del sistema Página 3 de 6 Suministrar la información y requerimientos, participa en el diseño de la matriz DOFA Suministrar la información y requerimientos, participa en el diseño de la matriz DOFA FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN. La finalidad del proyecto es hacer un diagnóstico objetivo del Sistema de los sistemas Iceberg – Sinu para determinar la acción a emprender: Comprar un sistema nuevo o mejorar el actual o desarrollar in house algunos procesos. Además, preparar la Base de Datos mejorando la calidad de los datos. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO. (incluya información cualitativa y cuantitativa). Este proyecto encuentra justificación porque: El Sistema de Información Iceberg y Sinu observa inconvenientes funcionales, operacionales y de relación costo/beneficio. Los proveedores tienen un gran poder sobre las posibilidades de negociación porque aprovechan su posición dominante en el mercado. N° HITOS O EVENTO SIGNIFICATIVO Plan del proyecto Análisis de Debilidades , Oportunidades, Fortalezas y Amenazas Auditoría del Sistema Determinar la estrategia a seguir Modelo de Administración Funcional del Sistema FECHA PROGRAMADA Octubre de 2015 Octubre de 2015 Noviembre de 2015 Diciembre de 2015 Diciembre de 2015 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) Código: FT-E-GP-04 Fecha: 2014-09-01 Versión: 2 Página 4 de 6 Roles de los usuarios del sistema de Información Determinar faltantes de información Determinar módulos faltantes del sistema Actualización de la información del sistema Revisar los informes del sistema Diciembre de 2015 Diciembre de 2015 Diciembre de 2015 Enero-Junio 2016 Enero 2016 EXCLUSIONES Este proyecto NO pretende remplazar sistemas, proveedores, máquinas, programas o personas. SUPUESTOS DEL PROYECTO: FACTORES QUE PARA PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO SE CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS. RESTRICCIONES DEL PROYECTO: FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO, EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO DEL PROYECTO, O LAS OPCIONES DE PLANIFICACION DEL PROYECTO. PUEDEN APLICAR A LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO O A LOS RECURSOS QUE SE EMPLEAN EN EL PROYECTO. SUPUESTOS Y RESTRICCIONES SUPUESTOS INTERNOS Compromiso del equipo de trabajo La institución cuenta con el apoyo financiero para desarrollar el proyecto. RESTRICCIONES EXTERNOS Hay legislación favorable para el desarrollo del proyecto INTERNOS Prioridad de otros proyectos Cambios en la normatividad institucional Cambios en los cronogramas de trabajo La Alta gerencia de la institución tiene claros los lineamientos del proyecto y su alcance otorgando todo el apoyo administrativo, EXTERNOS Cambios en la legislación colombiana ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) Código: FT-E-GP-04 Fecha: 2014-09-01 Versión: 2 Página 5 de 6 académico y financiero para su desarrollo. PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO Cambio en la dirección gerencial del proyecto CONSECUENCIA Cambiar el alcance, tiempo y costo Ausencia parcial o definitiva de los miembros del equipo de trabajo Cambio de sponsor del proyecto Cambios en el alcance del proyecto Retraso en los cronogramas de trabajo Cambio de decisiones, alcances, presupuestos y/o cronograma Incremento de los costos y variación del cronograma Falta de apoyo institucional Cambios en el plan de desarrollo Cambios en la legislación y normatividad No desarrollar el proyecto Retrasar el proyecto Acabar el proyecto PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO Tener un panorama objetivo de la operación del sistema Mejorar la calidad de los datos Prevenir fallas operativas Permite conocer que estrategia seguir: Comprar o Potenciar el sistema actual PRESUPUESTO GENERAL DEL PROYECTO CONCEPTO 2 Equipos de computo 2 Digitadores BASE DE ESTIMACIÓN $1.100.000 *2 +700.000 * 2 * 5 meses 12 días * factor prestacional MONTO $2.200.000 $11.340.000 TOTAL: $13.540.000 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER) Código: FT-E-GP-04 Fecha: 2014-09-01 Versión: 2 Página 6 de 6 ENTREGABLES RELEVANTES N° ENTREGABLE CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Documento DOFA Matriz DOFA Estrategias Alineadas con el plan estratégico y el PEI y avaladas por la alta dirección, deben permitir a la alta dirección determinar el camino a seguir Revisados y corregidos Evidenciar la actualización y actualización Informes del sistema Base de datos actualizada FECHA DE ENTREGA APRUEBA 31 de Octubre de 2015 Diciembre 15 de 2015 Comité de Tecnología Comité de Tecnología 31 de Enero de 2016 30 de junio de 2016 Líderes funcionales Líderes funcionales REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO REVISADO POR: FECHA: APROBADO POR: FECHA:
