laboratorios leti, sav

~LABORATORIOS
POLITICAS
Título: Política de Devolución de Productos
Acabados
LETI, S.A.V.
CODIGO: POL-00I-00l
Sustituye a:
01-06-11
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Fecha de Efectividad:
tJg - f)0
OBJETIVO:
Establecer las pautas para el manejo de las devoluciones de Producto(s) Acabado(s)
desde los establecimientos farmacéuticos hasta el Almacen de Distribución de
Laboratorios Leti S.A.V.
ALCANCE:
Aplica a todas los establecimientos farmacéuticos autorizados que intervienen en la
cadena de distribución de los medicamentos distribuidos por Laboratorios Leti S.A.V.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
REFERENCIAS Y ANEXOS:
.
Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 37966. Normas de
Buenas Prácticas de Distribución de Medicamentos. Junio 2004.
.
Manual de Buenas Prácticas de Manufactura, para la Fabricación de Productos
Farmacéuticos (BPM) de la Organización Mundial de la Salud (OMS), Documento
WHO, Serie Informes Técnicos N° 823, Anexo I. Informe 32 de la OMS.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Droguerías:
Establecimientos que comercializan medicamentos al mayor; que funcionen como
intermediarios entre los laboratorios, fabricantes, las casas de representación, las
farmacias e instituciones dispensadoras de salud. Dichos intermediarios no podrán
realizar operaciones farmacéuticas ni dispensar medicamentos al público.
Devoluciones inmediatas: Son aquellas realizadas por los clientes debido a errores en
facturación que son notificadas a ATENCIÓN AL CLIENTE de Laboratorios Leti
S.A.V en un tiempo máximo de 3 días hábiles luego de la recepción por parte del
cliente.
Las devoluciones inmediatas deben ser regresadas a Laboratorios Leti S.A.V en un
tiempo máximo de 5 días hábiles (este tiempo no incluye los 3 días hábiles de
notificación por parte del cliente).
1/
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Título: Política de Devolución de Productos
Acabados
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Fecha de Efectividad:
tJD
-00- 11
POLITICAS:
l. El cliente debe revisar cuidadosamente la cantidad de bultos, la factura impresa y el
estado del embalaje de la mercancía, ante cualquier signo de violación NO reciba el
bulto sin antes chequear el contenido en presencia del transportista.
2. El cliente debe informar por escrito a
ATENCIÓN AL CLIENTE de
Laboratorios Leti S.A.V todas las anormalidades encontradas y/o bultos faltantes.
Esta es la única constancia del estado en que recibió su pedido, y la base para poder
notificar la devolución.
3. Los clientes deberán notificar al departamento de ATENCIÓN AL CLIENTE vía
e-mail, sobre la devolución. No se procesarán devoluciones que no sean informadas
por las vía antes mencionada (ver anexo III).
4. Las devoluciones deben ser gestionadas por los Gerentes Corporativos, Asistentes
Corporativos o Representantes asignados de Laboratorios Leti S.A.V. No se
aceptarán devoluciones directas del cliente.
5. El cliente deberá firmar y sellar la "NOTA DE DEVOLUCIÓN Y
CLASIFICACIÓN DE MERCANCIA" levantada por el Gerente Corporativo,
Asistente Corporativo o Representante. Este documento es el único que valida la
devolución antes mencionada.
6. Las devoluciones inmediatas deben ser notificadas Laboratorios Leti S.A.V en un
período no mayor a 3 días hábiles después de la recepción por parte del Cliente.
7. Si el Cliente desea devolver inmediatamente, en el mismo transporte que entrega la
mercancía, éste deberá indicar la desviación en la factura al momento de recibir el
pedido o en la nota de devolución del cliente y notificar vía fax o a Atención al
Cliente de Laboratorios Leti S.A.V. (en un tiempo no mayor a 24 horas) indicando
el número de la factura y la causa de la devolución.
8. Solo se emitirán notas de crédito a las devoluciones inmediatas que se generen por
los motivos señalados en el anexo 1 (Tabla 1).
9. Solo se emitirán notas de crédito a las devoluciones de productos próximos a
vencerse que sean notificadas a Laboratorios Leti S.A.V en un periodo no mayor a u
(3) meses antes de su vencimiento.
10. Pedidos con mercancía faltante (unidades en bultos originales) serán debitados
administrativamente previa verificación y autorización por parte del Gerente
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()z- OG -Ir
Corporativo, Asistente Corporativo o Representante, y deberán ser notificados en un
periodo máximo de 3 meses.
11. Pedidos con defectos de calidad verificados por el Gerente Corporativo, Asistente
Corporativo o Representante de Lab. Leti SAV y determinados por este como
imputables al fabricante aplicara nota de crédito.
12. Pedidos con defectos de calidad verificados por el Gerente Corporativo, Asistente
Corporativo o Representante de Lab. Leti SAV y determinados por este como
imputables al cliente NO aplicara nota de crédito.
13. Las devoluciones deben ser notificadas a Laboratorios Leti S.A.V a través de los
medios para notificar la devolución señalada en el anexo III . No se emitirán notas
de crédito a devoluciones de productos vencidos. Los productos devueltos
vencidos serán destruidos por Laboratorios Leti SAV.
14. Laboratorios Leti SAV emitirá notas de crédito en un plazo no mayor a 25 días
contados a partir de la evaluación de la devolución por parte del Gerente
Corporativo o Representante. El Cliente NO deberá descontar dicha nota antes de su
emisión. La nota de crédito solo aplicara a la factura que la generó.
15. No se emitirán notas de crédito por concepto de devoluciones de productos en buen
estado como consecuencia de sobre stocks y baja rotación por parte del cliente.
16. Las devoluciones de productos psicotrópicos y estupefactivos deberán traer anexo el
permiso sanitario emitido por el Ministerio del Poder Popular para la Salud.
17. La gestión de devoluciones de productos acabados en la presentación Combos debe
realizarse basado en la fecha de expiración del producto mas próximo a vencer.
18. En el caso de devolución de mercancía ocasionada por un Retiro de Producto del
mercado, esta debe ser registrada en la Nota de devolución y Recepción de
Mercancía sin relacionar con otros productos y debe ser embalada en forma
separada del resto de las devoluciones.
19. Las devoluciones de productos en mal estado, que serán devueltas para destrucción
deben ser embaladas por separado y etiquetadas como "Producto para
destrucción".
20. Los motivos para la emisión o no de notas de crédito se encuentran listados en el
anexo n.
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I
Título: Política de Devoluciónde Productos
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V- 8(0-
21. Para devolver mercancía próxima a vencerse o vencida el cliente debe embalar los
productos en cajas de cartón integras separados por el criterio siguiente:
.
Productos en buen estado ordenados por línea comercial, por producto y por lote
(Leti, Genven, Gentek, OTC, Megat, Fitoleti).
.
Productos en mal estado ordenados por línea comercial (Leti, Genven, Gentek,
OTC, Megat, Fitoleti).
L'
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Fecha de Efectividad:
0&-0&-
ANEXO I
Tabla I
DEVOLUCIONES INMEDIATAS
TIPO DE
DEVOLUCIÓN
Productos no
solicitados
Productos mal
despachados o
sobrantes
Diferencia de
precios
DEFINICIÓN
TIEMPO MÁX.
NOTIFICACIÓN
DE LA
DEVOLUCIÓN
Productos que
llegaron
físicamente al
cliente ,están en
la factura pero no
fueron solicitados
Productos que
llegaron
físicamente pero
no aparecen en la
factura
Diferencia entre
el precio marcado
y el precio
facturado
3 días hábiles
PRODUCTOS
QUE NO SE LE
RECONOCERÁ
NOTA DE
CRÉDITO
{f
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Fecha de Efectividad:
O-f)0
ANEXO 11
Listado de motivos de devoluciones para las cuales será valida la emisión de una
nota de crédito:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
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.
.
.
.
.
..
Envase derramado sin violación del sello.
Frascos sin etiquetas.
Estuche con Blister faltante imputable al fabricante.
Blister con comprimido, cápsula o comprimido barnizado faltante.
Blister con 2 comprimidos en un alveolo.
Envase vacío sin violación del sello.
Estuche vacío imputable al fabricante.
Blister con Foil roto imputable al fabricante.
Blister con Foil con defectos de sellado.
Comprimido partido imputable al fabricante.
Cápsulas con polvo derramado.
Estuches o Etiquetas con defectos de impresión.
Etiquetas o Estuches deteriorados imputables al fabricante.
Entremezclas imputables al fabricante.
Desviaciones en las características organolépticas del producto sin violación del
sello del envase.
Defectos en codificado de fecha de elaboración, expiración y lote.
Doble comprimido o cápsula en una burbuja del blister.
Tapas rotas imputables al fabricante.
Sello de tapa roto imputable al fabricante.
Faltantes en bultos originales.
Pedido no solicitado.
Error en despacho Vs. pedidos.
Por diferencia de precio ( si el cliente no acepta nota de crédito o debito)
Mercancía próxima a vencerse que haya sido notificada por parte del cliente
como máximo 3 meses previo a su vencimiento.
Listado de motivos de devoluciones para las cuales NO será valida la emisión de
una nota de crédito:
.
.
.
.
.
.
Envase derramado con violación del sello.
Estuche con Blister faltante imputable al cliente.
Envase vacío con violación del sello.
Estuche vacío imputable al cliente.
Blister con Foil roto imputable al cliente.
Comprimido partido imputable al cliente.
-{I
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I
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Título: Política de Devolución de Productos
Acabados
CODIGO: POL-001-OOl
Sustituye a:
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.
.
.
.
.
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.
.
.
.
.
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Fecha de Efectividad:
Or. -éJ(p -
Etiquetas o Estuches deteriorados imputables al cliente.
Entremezclas imputables al cliente.
Desviaciones en las características organolépticas del producto con violación del
sello del envase.
Tapas rotas imputables al cliente.
Sello de tapa roto imputable al cliente.
Productos terminados que no estén en su empaque original.
Cajas originales abiertas por los costados o el fondo.
Productos dañados por malas prácticas de almacenamiento y/o manejo por parte
del cliente.
Todos aquellos productos recibidos por los clientes los cuales no manifiesten
observaciones o defectos transcurridas 72 horas desde la fecha de recepción por
parte del cliente.
Productos en buen estado y todavía no vencidos.
Mercancía próxima a vencerse que no haya sido notificada por parte del cliente
como máximo 3 meses previos a su vencimiento.
Mercancía vencida.
Devoluciones que no hayan sido notificadas a Atención al Cliente de
Laboratorios Leti SAV.
{
{
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I
I
CODIGO: POL-OOI-OOI
Título: Política de Devolución de Productos
Acabados
Sustituye a:
Fecha de Efectividad:
01-06-11
() -()(# -11
ANEXO III
Medios para notificación de devoluciones
Cliente
Drogueria
Nena
Nombre del Buzón
(Su2erencias)
atencionalcliented [email protected]
Destinatarios
Maria Gomes
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
Gleijer Pérez
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
Dirección de correos
Electrónicos
m2omes(a),leti.com.ve
drondon(a),leti.com. ve
rmendoza(a),leti.com. ve
Grupo Locatel
[email protected]
Grupo
Drolanca
[email protected]
Damelys
Vaamonde
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
dvaamonde(a),leti.com. ve
drondon(a),leti.com. ve
rmendoza(a),leti.com. ve
Grupo
Farvenca
[email protected]
Maria Gomes
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
m2omes(a),leti.com.ve
drondon(a),leti.com. ve
rmendoza(a),leti.com. ve
Grupo Cobeca
atencionalclien [email protected]
Damelys
Vaamonde
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
dvaamonde(a),leti.com. ve
drondon(a),leti.com. ve
rm endoza(a),leti.com.ve
de
Grupo
clientes
Hospitalarios
[email protected]
Farmatodo
Jenmy Diaz
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
[email protected]
Jenmy Diaz
Dudleiby
Rondon
Ruth Mendoza
Fax vía alterna 0212.3630065
2Iperez(a),leti.com.ve
drondon(a),leti.com. ve
rmendoza(a),leti.com. ve
iediaz(a),leti.com.ve
drondon(a),leti.com. ve
rmendoza(a),leti.com. ve
iediaz(a),leti.com.ve
drondon(a),leti.com.ve
rmendoza(a),leti.com. ve
POLITICAS
CODIGO: POL-00I-00l
Título: Política de Devolución de Productos
Acabados
Sustituye a:
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Fecha de Efectividad:
01-06-11
O-()0-
tI
APROBACION:
Las siguientesfirmasseñalanquiénelabora,revisay apruebaesta Política.
APROBACION
NOMBRE
Letra de Molde)
Gerente de
Aseguramiento de la
Calidad
Deliana Monascal P.
Director Corporativo
de Ventas
Gustavo Ramírez
tf&'- t?é- //
Director General de
Operaciones
Douglas Almarza
orl-otv- 2(1)
FIRMA
FECHA
.
O 8--0b_J) !