Fortalecer las capacidades de administración y contabilidad básica.

GOBIERNO DEL ESTADO DE CHIAPAS
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
UNIÓN EUROPEA
PROYECTO DESRROLLO SOCIAL
INTEGRADO Y SOSTENIBLE
ASISTENCIA TÉCNICA: PARA FORTALECER LAS
CAPACIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
BÁSICA.
Resumen Ejecutivo
Tradicionalmente el medio rural ha aportado a bajos precios las materias primas que
requieren las ciudades; estas a su vez surten de productos industrializados al campo, a
precios comparativamente altos. Esta situación entre otras muchas, ha provocado un
empobrecimiento económico cada vez mayor de quienes viven en el medio rural, pues
de alguna manera están financiando el desarrollo de las ciudades.
Lo anterior los campesinos lo resienten, sin embargo siguen con su mismo sistema de
labranza y cultivando preponderantemente los mismos productos, (maíz y fríjol), los
cuales ya no son redituables, aunado a que la tierra se ha ido empobreciendo y cada
vez tienen menos terrenos de cultivo; no ha sido fácil encontrar soluciones, pues hay
muchos intereses sobre todo de índole económico y las políticas aplicadas no han sido
las adecuadas.
Ante una problemática tan compleja, los campesinos han tomando infinidad de
alternativas como son emigrar temporal o definitivamente a diversas ciudades de la
república mexicana o a los Estados Unidos.
Algunos campesinos se han ido agrupando como grupos de trabajo u organizaciones
para emprender actividades del campo o pequeños giros empresariales, ya sea
adquiriendo maquinaria o insumos, sembrar o criar animales, sobre todo vacunos,
practicando la ganadería intensiva, sin embargo muy pocos procesan sus productos
para darles un valor agregado, así mismo el problema también existe al pretender
vender sus productos, debido a que las condiciones en el manejo de los precios no lo
manejan ellos.
En una gran cantidad de casos muchas de estas empresas han fracasado debido a un
mal funcionamiento de la organización o por
falta de orientación en aspectos
administrativos y contables, o en algunos casos en que han sido beneficiados por
créditos, los que lo han recibido en la mayoría de los casos no los han pagado o los
intereses los han ahogado.
En este trabajo se describen las actividades de asistencia Técnica, mediante curso taller en aspectos administrativos y contables, como parte del proceso de desarrollo del
ejido de Damasco, Chiapas, México.
Las principales actividades desarrolladas fueron:
Aspectos Administrativos:
Conocer el ciclo administrativo: planeación, organización, dirección y control; y los
aspectos de comercialización (ventas, compras, distribución y mercadeo, promoción),
desarrollo humano, producción, económicos y financieros.
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Aspectos contables:
Se les instruyó en el llenado de los Libros de: Registros de ingresos y egresos, caja,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar y sueldos.
Saber cómo y para que manejar archivos y comprobantes.
Conocer utilizar y saber llenar los estados financieros: El balance y el Estado de
resultados.
Saber utilizar adecuadamente la póliza de cheque, el pagaré y la letra de cambio.
Como llevar a cabo el control de su inventario y almacén y que logística aplicar.
Como empezar a registrar lo que tiene una empresa
Como tener un ingreso extra obtenido a partir de los excedentes
Como asegurar la continuidad del desarrollo del trabajo en equipo.
Aspectos de costos
Los temas impartidos fueron: los costos y la producción, clases de costo, contabilidad
de costos, producción de costos, costo unitario, cálculo del costo unitario, diagrama de
integración de costos, gráfica de integración de costos, gráfica del costo de fabricación
Introducción
Independiente de las buenas intenciones de las personas, estas se mueven en función
de sus intereses económicos, por lo que los acaparadores aprovechan las
circunstancias de aislamiento de los productores y la manera dispersa en que se
desarrollan las producciones, y como afecta la cantidad y calidad el temporal, u otros
aspectos, situación que provoca que los precios sean variables y controlados por los
acaparadores, lo que a su vez se convierte en elemento esencial para la especulación,
Teniendo los acaparadores o comerciantes el manejo de la información y el recurso
económico, en muchas ocasiones obligan a los campesinos a reducir sus precios, hasta
por debajo de sus costos, en el caso de que estos no lo acepten, corren el riesgo de
que se les eche a perder el producto, ya sea por perder cualidades o por que esta se
descomponga y se pudra, lo que implica una pérdida mayor.
Con los conocimientos básicos de administración y contabilidad se buscó fortalecer la
posición de las organizaciones para saber como administrar mejor su empresa, así
como saber como realizar los movimientos contables básicos, así como poder controlar
los costos en que se incurre al realizar operaciones en sus empresas rurales.
Por lo general en las comunidades chiapanecas y de esta micro región, son las mujeres
quienes administran el gasto de la casa y se encargan de comprar las cosas que se
necesitan.
Mediante este proyecto
asistencia técnica en aspectos de contabilidad se buscó la
participación de las asistentes, y que estas se lo transmitieran a sus parientes y demás
vecinos de las localidades; se les proporcionaron los elementos básicos que permitan
un cambio de actitud y aptitud, para que con su ayuda
aprendan a tener las
capacidades de llevar una
correcta
administración y contabilidad de sus
organizaciones, así como buscar alternativas de solución y aprender a tomar decisiones
correctas ante cualquier situación que se les presente, además
duplicar los
conocimientos adquiridos y difundirlos a pobladores de otras localidades.
Se trabajó con personas jóvenes y adultas, que viven en la comunidad de Damasco, y
que en su mayoría se dedican a la actividad de producción artesanal, comercialización
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y/o transformación de productos agropecuarios y ecoturísticos, para que adquieran
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conocimientos básicos en aspectos de administración y contabilidad, con el propósito
de que manejen sus recursos, con eficiencia, transparencia
Metodología
Se realizaron entrevistas con las responsables de cada organización, donde se les
aplicó un cuestionario primeramente para saber cuantas personas sabían leer y escribir,
que tanto conocimiento tenían del manejo de las operaciones matemáticas básicas, que
conocimientos teóricos o prácticos tenían sobre aspectos de administración y
contabilidad y así poder determinar cuantas personas asistirían al taller.
La asistencia técnica se llevó al cabo en 8 sesiones, de dos días
cada una. En
aspectos organizativos, administrativos, contables y de costos, su contenido estuvo
dirigido a adultos miembros de las organizaciones sociales y productivas, para lograr un
mejor manejo y control de sus recursos y actividades que vienen desarrollando, para la
sostenibilidad de los servicios y productos que se producen en la región. Básicamente
el curso fue práctico y de acuerdo con lo visto en el taller se les dejaban ejercicios
prácticos durante los días que no tenían taller para que
lo aplicaran en sus
microempresa y así reforzaran los temas vistos.
Durante la ejecución de los cursos, los recursos materiales que utilizamos para la
realización de las actividades fueron: Ejercicios prácticos, rotafolios, Hojas tabulares,
hojas blancas, bolígrafos, cinta masking, revistas, entre otros; también se realizaron
dinámicas participativas como “La Telaraña”, “El Bum” etc.
Esta Metodología se presentó utilizando un lenguaje sencillo y utilizando una forma
didáctica adaptada a la educación de adultos. Se les proporcionó una guía básica para
que reforzaran sus conocimientos a través de
su lectura y análisis, en ella pueden
encontrar orientaciones importantes.
Dentro de los aspectos que también se les trató de manera continua fue el cambio de
actitud, buscando como motivarlos y hacerles saber que el éxito depende en gran
medida del ánimo y esfuerzo con que realicen las tareas, sobre todo deben buscar ser
empresarias entusiastas, aplicando los valores el conocimiento y el esfuerzo continuo
estamos seguros que recogerán los frutos a muy corto plazo.
La evaluación del desempeño, construcción de conocimientos
y desarrollo de
habilidades de los participantes se realiza a través de la revisión de las
autoevaluaciones al final de cada una de las 8 sesiones del proyecto y la formulación
completa y pertinente de su proyecto de curso.
OBJETIVOS
• Comprender los beneficios que proporciona el saber aplicar los conocimientos de
administración y contabilidad en las empresas, en los proyectos productivos,
identificar y saber utilizar sus procesos. Metodología y herramientas.
• Obtener las habilidades para planear, administrar y tomar decisiones dentro de
una microempresa.
• Adquirir una visión detallada de la Administración y Contabilidad básica.
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• Buscar apoyos de financiamiento y aprender a hacer alianzas con productoras y
artesanas de su localidad como de otros municipios, con el fin de contar con
mayor producción de piezas y para conseguir canales de distribución mas
adecuados que les permita mejorar su distribución y comercialización, logrando
con esto que los productos que elaboren lleguen a mercados de mayor
relevancia.
Proporcionar a la Organización recursos humanos altamente calificados en
términos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño de su
trabajo.
• Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la Organización a través de una
mayor competitividad y conocimientos apropiados.
• Lograr cambios en su comportamiento con el propósito de mejorar las relaciones
interpersonales entre todos los miembros de la Organización.
•
Los resultados que se obtuvieron durante los cursos taller son los siguientes:
• Mejorar la organización con el fin de hacer más eficientes a sus empresas o
emprender microempresas ligadas a las siguientes actividades: producción
artesanal, comercialización, transformación de productos agropecuarios y el
ecoturismo.
• Mejora en la calidad de vida de los habitantes de la Microregión, mediante el
aprendizaje de conocimientos contables, administrativos, de negociación y
mejora en la calidad de sus productos, para venderlos en mayor cantidad y a un
mejor precio.
• Aprendieron técnicas para incrementar la productividad en el trabajo.
• Aprendieron a trabajar en forma organizada.
• Aprendieron a trabajar en equipo y armonía para mayor desarrollo en la
comunidad.
• Se les mostró que el trabajo ayuda al sustento económico.
El curso se desarrolló de la siguiente manera:
Primero se les dio a conocer de manera general, la relación que existe entre la empresa y
la administración, para que tuvieran clara la importancia que la administración tiene
dentro de una empresa.
Se definió a la empresa como la unidad productiva económico social en la que
participan el trabajo, el capital y la dirección, para el logro de una producción con el fin
de responder a los requerimientos del medio humano en la que actúa.
A continuación se les explicaron las diferentes tipos de sociedad, haciéndoles mención
que dentro de las asociaciones rurales, las más funcionales son:
Las asociaciones rurales de interés colectivo (ARIC), sociedades de producción rural
(S.P.R.)
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Se les señalaron los beneficios que pueden tener al estar organizados ya que al tener
una figura que represente a la comunidad, son sujetos de crédito en las dependencias
privadas, lograr la participación en diferentes programas gubernamentales que manejan
las dependencias, producción homogénea gracias a un plan general, comercio más
accesible, etc.
Se les indicaron las características y requisitos diferentes de constitución y
funcionamiento de cada tipo de organización,
como ejemplo se les indicó que las
“triples eses” como común mente se conocen, no pueden ser sujetas de crédito, dadas
sus características de conformación y funcionamiento. Así mismo que el tipo de
asociación a utilizar deberá ser de acuerdo con los fines que se pretendan.
Las participantes conocieron las fases del ciclo administrativo (planeación,
organización, dirección y control), así también los aspectos contables y de costos, con
el fin de que aprendieran a administrar y manejar su microempresa.
Dentro de la fase de planeación, los asistentes de acuerdo a su empresa, fijaron sus
objetivos, metas, propósitos que desean alcanzar, determinaron las políticas y
procedimientos, así también hicieron una planeación de los recursos materiales,
técnicos, humanos y financieros con que cuentan para lograrlo.
En la fase de organización establecieron el orden de las funciones específicas que
cada integrante, debe realizar, para lograr los objetivos, metas y propósitos comunes,
que se establecieron en la primera fase, buscando no omitir acciones y ni duplicar
funciones.
Dentro de los objetivos que van inmersos en la conformación de una empresa rural,
están los de servicio, social y económicos. Respecto al primer objetivo de servicios, se
les ilustró mediante el ejemplo de una tienda de abarrotes, en la cual se analizó lo
referente al trato al cliente, en este ejemplo los asistentes señalaron que el cliente
prefiere comprar donde:
9 lo tratan amablemente
9 le dan buenos precios
9 encuentra las cosas que necesita, etc.
En cuanto al objetivo social este trata lo referente a las relaciones que se dan dentro del
negocio entre los trabajadores, cómo se llevan, etc. ya que el trabajar con alegría y en
un ambiente de cordialidad propicia que la empresa rural sea más productiva, tenga
menos complicaciones y prospere, en esas condiciones cuando se presenta un
problema este es absorbido por los que en ella laboran y la solución puede ser más
fácil, rápida y efectiva; el sentirse útiles y motivados, saben que están trabajando para
ayudar a mejorar su calidad de vida y que dependiendo del progreso del negocio y su
crecimiento pueden dar empleo o bienestar a otras personas. El trabajo permite
cambiar la imagen del lugar donde viven ya que se les reconocerá a ellos y a su
empresa rural con una imagen de responsabilidad, trabajo y que brindan un beneficio
para su comunidad, además de que son productivos.
Para finalizar esta sección se abordaron los objetivos intrínsecos de las empresas
rurales, dentro de los que están el económico, lo cual persiguen la mayoría, ya que es
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el resultado lógico del buen funcionamiento de la actividad desarrollada y que beneficia
a:
)Trabajadores
)Inversionistas
)Proveedores
)Empresa, etc.
En la fase de organización, los participantes aprendieron que para que un negocio
funcione es necesario saber organizarse para tener un buen control de sus actividades.
Ya que la organización es la forma en la que se ordena y coordinan las tareas por
realizar, con los recursos disponibles, de modo que se cumplan todos con la máxima
eficiencia. Por tanto, al darle la debida importancia se sabrá que hacer primero
Dentro de esta etapa dimos inicio señalándoles los siguientes puntos importantes:
• Su carácter es continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que está
sujeta a cambios constantes.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y
responsabilidades.
• Es un medio y no un fin, porque es una fase de la administración para lograr los
fines que se persiguen en un organismo social.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Las participantes hicieron patente el deseo de querer conformar diversas
organizaciones formales, con el objeto de mejorar su calidad legal, poder funcionar
correctamente y crecer día a día.
Después de lo anterior se realizó un ejercicio práctico donde se presentaron un
organigrama donde la autoridad es lineal partiendo de que todas deben participar
homogénea y equitativamente tanto en lo operativo como en la vigilancia del
buen
desarrollo del grupo, para el bienestar de todos los integrantes de la organización:
ASAMBLEA
GENERAL DE
SOCIOS
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
PRESIDENTE
SECRETARIO
TESORERO
2do.
VOCAL
(Control y
vigilancia)
1er.
VOCAL
Con lo anterior se dieron cuenta que la finalidad primordial de la organización es
promover eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo. Que el trabajo de una
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persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad y
que cada una asuma su responsabilidad de la actividad que se le asigne.
A continuación se habló de la fase de la dirección, de una manera simple se señaló que
es la guía proporcionada por una o más personas, cada una en su área, Al dirigir la
actividad que deben realizar las demás personas que laboran dentro de una empresa
rural, se pretende que las cosas se realicen bien en tiempo y forma, de acuerdo con
los beneficios esperados.
En el tema de la toma de decisiones se tuvo la participación de varias asistentes, ya
que la pregunta que derivó tal fue: ¿qué necesito para tomar una decisión? a lo que
respondieron: Tener voluntad, tener alguna situación que definir y pensar en las
consecuencias de la decisión, a estas respuestas se le anexaron algunas más las
cuales son: definir el problema a resolver, analizarlo, pensar o buscar en posibles
alternativas de solución, elegir entre alguna de ellas y aplicar la alternativa
seleccionada.
La motivación fue el siguiente tema, les explicamos de manera simple que era la causa
que impulsa la realización de algo, que nos hace mover, etc. y que para motivar a un
grupo es necesario el tener en cuenta ciertos factores como son:
) Espíritu de equipo
) Identificación y establecimiento de compromisos con los objetivos de la empresa
) Práctica de la administración por participación
) Establecimiento de relaciones humanas adecuadas.
) Eliminación de prácticas desalentadoras
Se les aclaró que las personas tienen diferentes maneras ser motivadas, lo que puede
funcionar con un grupo o individuo puede no funcionar con otro, dentro de los
motivadores más conocidos se encuentra la motivación económica, el reconocimiento
ante los demás, descansos laborales, solventar necesidades de alimentación, invitación a
participar en algún evento o ser miembro de un grupo social, etc.
Para abordar el aspecto de la comunicación realizamos diversos ejercicios separamos a
las dos participantes a 25 metros y en vez de vasos utilizamos embudos y en lugar de
hilo manguera, la que se conectó perfectamente en los embudos, de esta manera los
participantes expresaron que entendieron todo lo que se comunicaron uno al otro
extremo. La ilustración para el ejercicio desarrollado fue que los materiales
ejemplificaban a las personas dentro de una organización, posteriormente se presentó
la información siguiente:
La comunicación consta de tres elementos básicos:
) Emisor, en donde se origina la información
) Transmisor, a través del cual fluye la información
) Receptor, que recibe y debe entender la información
Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuación de la
información.
Al presentarles el tema del liderazgo, se enlistaron una serie de característica de un
verdadero líder y se fueron explicando sus características:
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)
)
)
)
)
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Visión
Honestidad
Compromiso
Mantenerse bien informado
La disponibilidad de delegar y dar poder
)
)
)
)
)
Astucia política
Iniciativa propia
Facilidad de comunicación
Objetividad de las cosas
Actitud positiva
En la última fase describimos el control administrativo, explicando que los controles
serán o no complicados de acuerdo el área, negocio y la persona que lo diseñe.
Plasmamos la importancia de la etapa del control en los siguientes puntos: Establece
medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente, se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos, determina y
analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro, localiza a los sectores responsables de la
administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas,
proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo
como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación, reduce costos y ahorra
tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los
recursos de la empresa.
Realizamos con las personas asistentes de la comunidad una dinámica, en la que cada
uno de ellos escogió una tarjeta que llevaba inscrita alguna de las siguientes frases:
realización oportuna de las tareas, calidad del producto o servicio requeridos, llamar la
atención delante de todos para corregir una tarea, buscar un culpable en todo caso,
demasiados gastos no planeados, accidentes dentro de las áreas de trabajo, encontrar
errores y corregirlos, crear discusiones sin sentido, etc. y creamos una línea en el piso y a
la cuenta de tres ellos debían ubicarse del lado que decía esto es controlar o esto no es
controlar. La dinámica creo un buen relajamiento de los participantes y expresaron que
les agradó esa forma de aprender de manera amena, una vez que todos eligieron su
lugar de la línea se revisaron los aciertos y errores para luego volver a meter los
papeles al recipiente e iniciar con la dinámica hasta que nadie se equivocara.
Luego expusimos la etapa de seguimiento, se les explicó que es el proceso constante
de medición de los resultados obtenidos durante las distintas acciones del plan,
teniendo como punto de referencia las expectativas, expresadas en objetivos, con la
finalidad de reconducir acciones que no cumplan su cometido, así como programar
actuaciones de futuro.
El penúltimo punto presentado es el de la evaluación, esencial para una administración
eficaz. Dijimos a los asistentes que en ella debe medirse el desempeño tanto en el
cumplimiento de metas y planes. La evaluación es la estimación final del rendimiento de
las acciones llevadas a cabo. Los aspectos que se conocen al término de una
evaluación son: Conocer los resultados que se han obtenido con una acción
determinada, destacar los aspectos positivos y negativos que han llevado a la obtención
de esos resultados, analizar el comportamiento y las causas de los factores que han
intervenido positiva o negativamente en la ejecución de la actividad, determinar las
medidas correctivas que son necesarias para superar los resultados obtenidos.
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Por último platicamos sobre la rendición de cuentas es decir, la obligación de responder
por las actividades realizadas y los resultados obtenidos, esto implica la capacidad de
garantizar que las personas o autoridades de una empresa respondan por sus
acciones.
Se les señaló que existen tres cosas que no se deben separar de una rendición de
cuentas las cuales son: transparencia y vigilancia, justificación y aplicación, siendo cada
una de ellas igualmente importante para prevenir el mal uso del poder que se confiere a
una persona.
ASPECTOS CONTABLES
Comenzamos dando una breve introducción a los asistentes acerca de la contabilidad,
la cual dijimos a las presentes en el aula, que es una técnica diseñada por el hombre
para satisfacer su necesidad de administrar y conocer el resultado de ganancia o
pérdida en las actividades que realiza, ya sea de
comercialización de bienes o
servicios, producción o manufactura o transformación de bienes, etc. Explicamos que
esta necesidad, surge desde el momento mismo en que el hombre inicia el trueque de
productos y requiere conocer el valor de lo que está intercambiando, que incluso se da
en comunidades rurales. La época del trueque, que caracterizó la economía de los
pueblos primitivos dejó de operar en la mayoría de las partes desde el momento en que
la moneda se convirtió en la mercancía de aceptación general, a partir de ese momento,
todas las transacciones mercantiles se conciertan en dinero. Efectivamente, ahora
cualquier bien, cosa o servicio, se cambia por dinero, y éste a su vez, se cambia
también por otras cosas, bienes o servicios.
Así es como opera la economía actual y funcionan los negocios, la moneda es el patrón
la medida universal para concertar cualquier transacción. De esta manera es posible
cuantificar y medir los aumentos o disminuciones que afectan a nuestro patrimonio y
hace posible la elaboración de la contabilidad.
Se les dijo que la contabilidad es útil para muy diversos fines, y el principal de ellos es
el de proporcionarte información para la TOMA DE DECISIONES, pero además también
ayuda para:
1. Que se lleve un registro en forma clara y precisa de todas las operaciones
realizadas en el negocio.
2. Controlar todo lo relacionado con el negocio (Humano, Material, Financiero y
Técnico).
3. Conocer si se está ganando o perdiendo,
4. Saber cuanto dinero tiene disponible nuestro negocio.
5. Conocer cuanto debemos y a quienes.
Después se les explico cada una de las cuentas y llegamos a la siguiente definición
ACTIVO: Representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa.
PASIVO: Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa.
A continuación se mencionaron los tres aspectos que se pueden presentar, o sea, el
capital económico, el capital financiero y el capital contable.
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Capital económico (o propiedades de la empresa). Es uno de los factores de la
producción y está representado por el conjunto de bienes necesarios para producir
riqueza; esto se ilustró con el siguiente ejemplo, en el caso del señor Víctor carpintero,
sus herramientas de trabajo constituyen su capital, porque sin ellas no puede hacer
productivo su trabajo, las herramientas de trabajo serían la sierra circular, el cepillo, el
taladro, el martillo, las escuadras, etc.
Capital financiero. Representa el dinero que se invierte para que produzca una renta o
un interés; por ejemplo, cuando un inversionista adquiere acciones de determinada
empresa para obtener utilidades, el valor de sus acciones constituye su capital, porque
sin ellas no puede percibir dividendos. En un esquema rural, lo más apegado sería que
una persona ofrezca a otra el dinero para iniciar el negocio de la carpintería, una tiene
los conocimientos y habilidades y otra los recursos para ponerla en marcha, ambas
realizan un convenio en el que, la persona que financia el negocio recibirá el 20% de
las ganancias cada año por el tiempo que exista el negocio, sin tener derecho a
administrar el mismo y sin retorno de su inversión; el esquema simple será entonces
invertir para cosechar las ganancias.
Capital contable. Es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, es decir
activos totales disminuidos de los pasivos, dicho derecho surge por las aportaciones de
los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad,
el cual se ejerce mediante reembolso o distribución.
Pasamos al siguiente tema, el de los libros de ingresos y egresos; para tener una mejor
idea de lo que es cada uno se les dio el concepto donde:
Ingresos: Es lo que se recibe en dinero o crédito por las ventas hechas.
Egresos: Es el dinero que sale de la organización, para el pago de las compras o de
los gastos normales del grupo.
Para que fuera más entendible se realizo un ejercicio práctico donde las participantes
registrarían los datos en el libro de ingresos: Día y mes en que se realiza la operación,
Anotar siempre, al inicio el dinero que se quedó en la caja el día anterior, Empezar con
el registro de entradas de dinero, este total lo tendrá anotado al final de su hoja de
ingresos., al total de ventas le restará las ventas a crédito de ese día, lo que le dará el
total de ventas al contado del día, ahora anote las salidas de dinero: compras y gastos,
ahora anote las suma de sus gastos (están en su hoja de egresos), al dinero que dejó el
día anterior en caja se le suman las ventas de contado y tendrá el dinero en caja, más
ventas de contado, el total de compras lo tiene anotado en su hoja de egresos, en el
renglón de compras, al total de compras le resta las compras hechas a crédito y tendrá
las compras de contado, aquí anotará aquellos gastos que están pendientes de pago o
en los que le dieron plazo, la resta le da el total de gastos pagados en efectivo, sumará
las compras de contado y el total de gastos pagados en efectivo, para saber cuánto
dinero tiene en efectivo sume los ingresos en efectivo y réstele los egresos en efectivo, y
tendrá el dinero disponible en caja.
Continuamos con el libro de cuentas por cobrar, el formato como mínimo debe
contener: Fecha en que se expidió la factura o comprobante de cobro, el número de la
factura o comprobante, el concepto por el cual se va a cobrar, nombre y datos del
cliente, la cantidad a cobrar, El pago o abono que haga el cliente, el saldo que quede en
la cuenta. A continuación presentamos el siguiente ejemplo:
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Don Chema vendió a crédito, el día 15 de julio, 50 metros de alambre a
don Pepe,
quien prometió pagar el día 20 de julio.
Don Chema hizo la factura número 132, de la cual don Pepe le firmo original y se quedó
con la copia.
Anteriormente, el día 10 de julio, don Pepe le había quedado a deber a don Chema $ 50
de varios artículos que compró, mismos que le pagó el 13 de julio.
Cómo registrarías estos movimientos en un libro de cuentas por cobrar?
Se hizo un ejemplo en el libro de cuentas por pagar, se compró a crédito 100 mts de
tubo Pvc a “Casa Abastecedora”, para pagar el día 18 de julio con la factura 230, el
costo unitario por metro es de $ 3.00
En archivos de comprobante se les mencionó que es importante guardar todos los
documentos que son importantes para ellas, tales como contratos de crédito, proyecto,
facturas, etc. Esta carpeta debe estar guardada en un lugar seguro para que no se
pierda ningún documento.
A continuación pasamos al tema de los estados financieros donde se les dijo que
existen dos documentos principales, un balance y el estado de resultados.
El balance nos muestra
la situación económica de la empresa en una fecha
determinada.
ACTIVO
¿Cuánto tengo?
PASIVO
¿Cuánto debo?
CAPITAL CONTABLE
O PATRIMONIO
¿Cuánto han invertido los dueños?
EL BALANCE GENERAL
EFECTO
¿En dónde está?
CAUSA
¿De dónde se obtuvo?
Activos
Pasivos
Capital
Contable
De la figura anterior se obtiene la siguiente ecuación contable:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
En donde:
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CAPITAL CONTABLE = CAPITAL SOCIAL + RESULTADOS DE LA EMPRESA
+ CUANDO ES GANANCIA
- CUANDO ES PÉRDIDA
Es necesario tener igualdad para que el negocio esté en equilibrio.
Continuamos con el estado del estado de resultados llamado también estado de
pérdidas y ganancias, nos muestra que hemos logrado obtener con el trabajo de
nuestra agrupación.
Para conocer el importe de lo que se ganó o perdió en la operación del negocio, es
necesario determinar lo que costaron las mercancías vendidas o los servicios
prestados.
Se les explicó que los costos son aquellos pagos efectuados en las compra de bienes,
mercancías y servicios que sirven para su venta posterior, por ejemplo, costo de venta,
costo de producción.
Los gastos necesarios para operar el negocio, es decir, aquellos sin los cuales puedes
realizar normalmente tus actividades, se conocen como gastos operativos, por ejemplo,
los gastos de administración (pago de sueldo al contador, secretaria, teléfono, luz etc.)
gastos de venta (pago de publicidad, sueldo o comisiones a vendedores etc.)
Al restar a los ingresos los costos y los gastos del negocio, se obtiene el Resultado del
ejercicio.
Estos dos documentos son complementarios entre si, debemos analizarlo los dos al
mismo tiempo. Para que se pueda entender cabalmente la situación económica de su
organización.
En conclusión se les dijo que la contabilidad se ha vuelto indispensable en todos los
negocios tanto lucrativos como los que no persiguen un fin de lucro, para el Gobierno y
aún para las Familias. Cuando emprendemos alguna empresa en lo personal o en
conjunto con otras personas, lo primero que nos cuestionamos es ¿cuánto tenemos que
aportar? ¿Cuánto gastaremos? ¿Cuál será el beneficio?, con ello estamos hablando de la
necesidad de llevar una contabilidad y lo importante que es esta técnica para la sociedad
en general.
La
1.
2.
3.
información contable resulta útil al micro empresario por las siguientes razones:
Permite determinar la situación financiera de su empresa.
Permite establecer si la operación está generando pérdidas o utilidades.
Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que genera una
orden.
4. Permite implantar medidas de disminución de costos, control de inventarios, mano
de obra etc., posibilitándolo aumentar al crecimiento y utilidad del negocio.
5. Facilitar la obtención de apoyos crediticios.
Continuamos diciéndoles que los costos unitarios son información muy valiosa para la
microempresa, ya que aporta elementos de juicio de gran importancia para que decidas
si es factible fabricar tu producto a un precio que, a la vez que te reporte un margen
razonable de ganancias, te permita colocarlo favorablemente
en el mercado,
propusimos iniciar con la dinámica, que se describe a continuación.
Cada uno de los asistentes elige una fotografía o imagen colocada sobre una mesa.
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Las imágenes y fotografías contienen figuras de:
) Animales domésticos de granja que sirven como alimento al hombre, gallinas,
codornices, tepezcuintles, iguanas, guajolotes, etc.
) Productos del campo sin procesar como maíz, fríjol, chiles, tomates, chícharos,
elotes, etc.
) Manualidades en madera, tela, piedra, metal, etc. presentados así en bordados,
tallados, pinturas, pulidos, repujados, etc.
En cada una de las tarjetas se especificaron características del producto que
representaba, las participantes solamente podían elegir una tarjeta.
Una vez que todas tenían una tarjeta en mano, se les pidió que le asignaran un precio,
esta parte es una de las importantes ya que algunos subestimaron el precio por mucho y
viceversa.
Como algunas de las participantes no entendían parte del ejemplo se
recurrió a formar grupos entre ellas, lo cual ayudó en mucho al propósito de la dinámica.
El precio que cada equipo asignó por el producto que estaba en su tarjeta fue anotado,
dado que era importante saberlo más adelante, los precios no se mostraron
aún al
grupo.
Luego se dijo que realizaran negociaciones entre sus productos, ya que estaban
formados en grupos, la negociación ficticia fue de la misma forma y entre algunos de
sus productos. Se les aconsejó recordar y respetar el precio asignado, y para cubrir
cierto grado de disparidades se les proporcionaron junto con las tarjetas, billetes de
juego de turista, por la cantidad de 15 puntos a cada uno los cuales cubrirían las
diferencias entre los costos y el precio de venta de los productos.
Como última parte de la dinámica se le presentó al grupo los precios asignados y el
precio real en el mercado, la mayor parte de los que realizaron la dinámica erró por
diferencias significativas, entre el valor asignado y el valor real dado en el comercio
actual.
Con el desarrollo de la dinámica las personas pudieron darse cuenta de la importancia
de la determinación del valor del producto para la venta, a la vez que se les despertó el
ingenio para saber asignar precios.
En esta segunda parte resaltó lo importante de saber establecer un precio a su
producto, ya que en ocasiones los productos los venden a menos de su costo o a su
costo por no tener parámetros de cálculo.
La dinámica anterior dio paso a mencionar la definición de costo la cual es, “Valor que
se incorpora a un artículo para producirlo u obtenerlo.”
Se les hizo saber que para el proveedor es precio de la materia que vende, para ellos
se les convierte en el costo de la misma para el productor. Lo que para el empleado es
el salario, se convierte en costo para quien lo emplea como su personal y que el costo
de los productos está en relación con la abundancia o escasez de los recursos
existentes y con la disponibilidad del satisfactor. Por ejemplo, aunque respirar es una
necesidad vital y prioritaria para cualquier ser humano, el hecho de que el aire sea un
bien gratuito y de disponibilidad plena para todos hace que el costo sea nulo.
En
cambio, cuando los recursos son limitados, su obtención, procesamiento y distribución
implican gastos que se convierten en costos.
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La administración de la producción permite conocer oportunamente la potencialidad
productiva de la empresa, y saber determinar y eficientar los costos de producción,
aumentan las oportunidades de la empresa en el mercado respecto a sus competidores.
Se les explicó que mediante la contabilidad de costos podemos conocer a tiempo si el
margen de utilidad y el precio al que vendemos lo que producimos, para lograr la
obtención de beneficios, luego de cubrir todos los costos de funcionamiento de la
empresa.
La contabilidad de costos sirve para conocer:
1.
2.
3.
4.
Cuál es el costo unitario de un artículo, esto es, lo que cuesta producirlo
Cuál es el precio a que debemos venderlo
Cuáles son los costos totales en que incurre la empresa
Cuál es el nivel de ventas necesario para que la empresa, aunque no tenga
utilidades, tampoco tenga pérdidas; es decir, cuál es el punto de equilibrio.
5. Qué volumen de ventas se necesita para obtener una utilidad deseada.
6. Cómo se pueden disminuir los costos sin afectar la calidad del artículo que se
produce
7. Cómo controlar los costos.
Expusimos las clases de costos y se les indicó que los costos, se pueden separar en
dos grandes rubros: costos fijos y costos variables.
Los costos fijos son periódicos y se puede incurrir en ellos por el simple transcurrir del
tiempo, por ejemplo: La renta de locales, salarios, gastos de mantenimiento,
depreciaciones y amortizaciones, cualquiera sea el volumen de producción que se
pretenda lograr no se pueden evitar estos costos.
Los costos variables son los que están directamente involucrados con la producción y
venta de los artículos, por lo que tienden a variar de acuerdo con el volumen de la
producción. Por ejemplo: Las materias primas, sueldos a destajo, o por servicios
auxiliares en la producción, las comisiones sobre las ventas, servicios auxiliares tales
como agua, energía eléctrica refrigeración, combustible, etc.
Explicamos que la suma de ambos son los costos totales: Costos Totales = Costos
Fijos + Costos Variables
Esto les dio a entender que: “Los costos mínimos de la empresa están determinados
principalmente por los costos fijos”. En seguida dimos continuidad a los costos
variables utilizando el mismo ejemplo presentado. En el tema de los costos totales, se
relacionaron los dos puntos anteriores, ya que por definición, los costos totales
se
cuantifican sumando los costos fijos y costos variables.
Una vez que las personas recibieron y entendieron la información sobre los costos fijos y
variables, se les preguntó qué si ellos podían hacer posible reducir los costos, las
opiniones estuvieron divididas: la respuesta por parte nuestra fue que si era posible
hacerlo, entonces a continuación les presentamos como reducir los costos.
En los costos fijos:
¾ Aprovechar al máximo la capacidad instalada
9 Por producción masiva
9 Por uso de técnicas diferentes
9 Por cambios administrativos
9 Por cambios de maquinaria y equipo
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¾ Mejorar la productividad del personal
9 Con una mejor comunicación
9 Con incentivos que los estimulen
9 Con evaluaciones y controles periódicos
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En los costos variables:
¾ Planear producción masiva que permita realizar compras en volúmenes con los
que se puedan obtener descuentos.
¾ Investigar los precios del mercado de las materias primas y comprar al proveedor
que ofrezca el costo más económico, con la misma calidad.
¾ Mejorar el rendimiento de las materias primas.
9 Mediente el control de desperdicios y artículos defectuosos
9 Mediante el diseño de estrategias y acciones que optimicen el empleo de
la materia prima.
Posteriormente les presentamos la forma de calcular el costo unitario de lo que se
produce. Si los costos totales de la empresa son igual a los costos fijos más los costos
variables, no es dificil suponer que el costo total unitario es igual a la suma del costo
fijo unitario más el costo variable unitario.
Costo total unitario = costo fijo unitario + costo variable unitario
Les mencionamos que estimar el costo unitario es muy importante, este consiste en la
cotización que se suele hacer para establecer el precio de venta del artículo que se
produce, Se les recordó la dinámica en la cual ellos asignaron valor a los productos
cuyas figuras estaban en las tarjetas. Generalmente estos precios se estiman antes de
que se realice la producción y entrega de los productos, a eso se le conoce como costo
estandar.
Ampliando más anexamos que los costos estándar son los que deben efecturarse en
condiciones normales de fabricación del producto, teniendo una importancia destacada
en el proceso de planeación de la producción y en el proceso de control, ya que
implican una conducta normativa y, señalan cuál debe ser el esfuerzo empleado para
lograr lo que debiera ser como propósitos de producción de la empresa.
Los costos estándares dependerán de:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
El costo de las materias primas
El rendimiento de las materias primas
El costo de los salarios
La eficiencia de la mano de obra
Los beneficios de la especiaización productiva
El presupuesto de gastos
Los participantes percibieron que la estimación del costo unitario permite al empresario o
a quien lleve el control del negocio, elaborar presupuestos de operación de la
empresa, así como establecer el programa tentativo de producción.
El costo fijo unitario se puede efectuar de varias formas. Se puede tomar el total de los
costos fijos realizados en el mes anterior, luego esta cantidad se divide entre el número
de productos elaborados en el mismo mes o entre la cantidad de productos que se
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estima se lograrán producir durante el mes que se programa. Se aclaró que el mismo
procedimiento es utilizado para determinar el costo variable unitario.
Esta forma que se presentó, sobre el cálculo del costo unitario, sencilla y directa, es
acorde con las características de lugar, sus actividades, etc. sin embargo, no es el único
tipo de cálculo. Hay otras formas de calcular el costo fijo y costo variable unitario, las
cuales son empleadas de acuerdo con la cantidad de información que proporcionan y
mediante la ayuda para identificar el grado de control y rendimiento de los trabajadores.
Se reafirmaron estos conocimientos mediante los siguientes ejercicios:
La señora Rosa Jiménez tiene una pequeña fábrica de elaboración de manteles
bordados a mano, en la cual ocupa a seis personas y cada una trabaja 40 horas a la
semana.
Entonces si aplicamos el cálculo de costos unitarios fijos tenemos que se puede dividir
el total del costo fijo mensual entre el total de horas trabajadas, por los seis trabajadores
con lo que se obtiene el costo fijo por hora trabajada.
1200 Hrs., laboradas al mes
$15,000 costos fijos al mes
30 000/1200= 25
Luego se calcula el tiempo requerido para la transformación de las materias primas en
productos terminados.
40 hrs. laboradas para la producción de un mantel bordado
Finalmente se multiplica el costo fijo por hora trabajada por las horas necesarias para
producir la unidad del artículo, el resultado es el costo fijo unitario.
(40) (25) = 1000
Adicionalmente a la información dada a los participantes, para este caso se utiliza el
prorrateo, es decir, se parte proporcionalmente la cantidad de los costos totales de la
empresa entre los productos elaborados, ya que son productos con las mismas
características y por consiguiente la misma ocupación de materia prima, horas de
elaboración, proceso, etc.
De la misma manera se determina el costo variable unitario, para después la suma de
los dos costos, el costo fijo unitario y el costo variable unitario, se determina el costo
total unitario.
Con lo cual tenemos
Costo unitario variable = $ 1300
Costo unitario fijo =
$ 1000
Costo total unitario =
$ 2,300
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL 10 DE ABRIL AL 25 MAYO
MULTYDESARROLLO EMPRESARIAL S.A. DE C.V.
ACTIVIDADES
SEMANAS
1a 2a 3a 4a 5a 6a 7a
x
1.
Diagnostico
aplicado
a
las
organizaciones interesadas en el taller de
asistencia
Técnica
en
aspectos
administrativos y contables.
x
2. Reunión con los líderes y/o
representantes de cada organización
interesada.
x
x
x
x
x
x
3. Realización de los talleres de asistencia
técnica en administración y contabilidad
x
x
x
x
x
x
4. Ejercicios Prácticos realizados
x
5. Entrega de Reporte intermedio de las
actividades realizadas durante el taller de
asistencia técnica
6. Informe final
8a
x
x
x
Recomendaciones
Debido a la falta de costumbre de recibir talleres y asistencia técnica sobre todo en
aspectos de administración y contabilidad y de trabajar en equipo, se recomienda que
haya un monitoreo por parte del benefactor. Hacia los trabajos que realizarán en el
futuro, así como de los resultados de la capacitación y/ apoyos que se les otorguen.
Así como también la continuidad
de la capacitación para reforzar y fortalecer sus
capacidades en aspectos de administrativos y contables, pero sobre todo que lo
obtenido en el proceso de desarrollo beneficie a la comunidad en su conjunto.
Debido a que en el ejido Damasco cuenta con una gran diversidad de especies de
árboles frutales y que la venta de estos es solo a nivel local, se exhorta a las mujeres
organizadas a llevar al cabo un estudio de mercado para poder conocer la demanda de
los principales productos frutícolas que da la región y así poder llevar al cabo una
producción a nivel regional contemplando todos los aspectos que involucran a la
comercialización.
También se les exhortó a los miembros de las instancias gubernamentales a llevar
acabo proyectos,
en los que señalen la importancia de que ellos apliquen La
administración y La contabilidad ya que a los habitantes de esta zona les faltan muchos
conocimientos para poder tener un mejor desarrollo y control de los recursos con que
cuentan.
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Conclusiones:
Se mejoraron las habilidades de las mujeres de trabajar de forma organizada para
realizar mejor sus actividades.
El proceso de desarrollo se vio orientado y se benefició a la comunidad de Damasco (la
mayoría de personas hablan principalmente la lengua Tzeltal).
El diagnóstico efectuado, permitió obtener información significativa de la situación que
existe actualmente en Damasco.
El proyecto permitió contribuir en el desarrollo y formación de líderes. A partir de los
trabajos efectuados durante nuestra estancia en esta región se crearon sinergias, así
como también se estimuló la participación de todas las mujeres.
Se dio un especial agradecimiento a las Participantes por su asistencia
y
entrega,
señalando ellas mismas que esta experiencia les servirá
para poder crecer como
pequeñas empresarias y que harán partícipe de ello a otras compañeras o familiares,
para que como grupo social logren construir el bienestar de la comunidad.
Bibliografía
Anzola, Sérvulo, El comportamiento de la pequeña empresa mexicana, ITESM Campus
Monterrey, 3ª.ed., México 1991.
Anzola, Sérvulo, Administración de pequeña empresas, Mc Graw-Hill, 1ª edición,
México, 1993
Anzola, Sérvulo, De la idea a tu empresa, Ed. Limusa, México, 1993.
Calvet Pérez Ricardo, Luis Carlos Emerich Zazueta, Biblioteca del Ingeniero Industrial,
Editorial Limusa S.A. de C.V. México 1993.
Castro Antonio, Carmen Nolasco, Gustavo Velásquez, Técnicas de Administración de la
Producción, Edit. Limusa México, 1980.
Demac, Desarrollo de emprendedores, Mc Graw-Hill, México, 1991.
Esteinou Madrid Ma. Teresa, Dirección de capacitación
Empresarial y Subdirección de publicaciones México, 1994.
y Asistencia Técnica
Hernández Raúl y Herrerías Gisela, Alternativas y Procesos de Participación Social A.C.
México 1998.
Promico Nafin, Colección de temas para microindustrias, Subdirección Industrial y de
Publicaciones, México, 1993.
Rodríguez, Leonardo, Planificación, Organización y Dirección de la pequeña empresa,
South-Western Publications, Cincinnati, 1980.
Romo José J., Dirección de promoción y vinculación, 1ª Edición, Estrategias de
Mercadotecnia, México 1994.
Schaum, Introducción a la Administración y Organización de empresas, Editorial Mc
Graw-Hill, México 1984.
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Memoria Fotográfica del
taller de Administración y
contabilidad básica en la
Región Selva de Chiapas.
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Actividades Realizadas
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CHIAPAS, MÉXICO – UNIÓN EUROPEA.
Director General
Rodolfo Díaz Sarvide
Director de Participación Social y Desarrollo Territorial
Raúl Pérez Pérez
Director de Economía Solidaria y Desarrollo Local
Jorge Iván Briseño Buendía
Director de Cohesión Social e Innovación Tecnológica
Mauro Valle Santiago
Director de Administración
Carlos A. Zavaleta Grajales
Cerrada Francisco Sabinal Núm. 139
Col. Francisco Sabinal, Zona Centro
Tuxtla Gutiérrez, Chiapas C.P. 29020
Tel. (01 961) 1256814 y 1253033
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