à ndice Libro Diario 2 El Libro Mayor 4
Anuncio
à ndice Libro Diario 2 El Libro Mayor 4 Libro Inventarios y Balances 6 Libro Caja 8 Libro Bancos 10 Libro De Retenciones 11 Libro De Ingresos Y Gastos 12 Libro De Matricula De Acciones 13 Libro De Actas De La Empresa Individual De Responsabilidad Limitada 13 Libro De Actas De La Junta General De Accionistas 13 Libro De Actas Del Directorio 13 Libro De Planillas 14 Libro Caja Chica 14 Libro de Importaciones 15 Libro de Exportación 15 Registro de Compras 16 Registro De Ventas 19 Registro De Activos Fijos 21 Registro de Almacén 25 Registro de Clientes 25 Registro de Proveedores 25 Registro de Letras por cobrar 25 Registro de letras por pagar 25 Balance General 26 1 Estados de Ganancias y Pérdidas 30 Estado de Patrimonio Neto 31 Estados de Flujos de Efectivo 32 BibliografÃ−a 35 Libro Diario Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el perÃ−odo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). à ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotación. El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en el mayor. En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capÃ−tulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debÃ−a, las cuales cobramos por caja. El asiento serÃ−a el siguiente:  Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perÃ−odo de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en sÃ−, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas. El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos. Importancia y finalidad. Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, en el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre 2 de las cuentas que han de cargarse y abonarse, asÃ− como los importes de los débitos y créditos. Ventajas del Diario. El diario cumple tres útiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se rededuce al mÃ−nimo con el uso del diario. AquÃ−, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores. En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose asÃ− el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee. En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico. El Libro Mayor Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, asÃ− como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.  En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor. Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. à ste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: - Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. 3 - Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. - Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber. Importancia y Finalidad. Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caracterÃ−sticas de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad. Libro Inventarios y Balances El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Los Inventarios estarán compuestos por un listado que comprenda las diferentes partidas que forman el Patrimonio de la empresa, asÃ− como una valoración de las mismas. El partir de un adecuado inventario es fundamental para una correcta puesta en marcha de la contabilidad. Clases de inventarios Inicial.- Es el que se realiza cuando iniciamos una contabilidad por primera vez. Final.- Es el que se redacta a fin de cada ejercicio económico. Extraordinario.- Como su nombre indica es excepcional, se realiza si hay quiebras, cierres de negocio, etc. General.- Incluye la totalidad del patrimonio Parcial.- Incluye solo una parte del patrimonio. Por ejemplo el inventario de existencias que se hace a fin de año es un inventario parcial A veces se hacen inventarios sin valorar al objeto de realizar determinadas comprobaciones, por ejemplo, un inventario de los ordenadores que tenemos contabilizados para ver si están todos. Fases Hacer una lista con los distintos bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a la empresa. Esto requiere una fase importante de investigación y conlleva el análisis de muchos documentos y el hablar con varias personas, siempre dependiendo, claro está, del tamaño y complejidad del inventario que estemos realizando. 4 Pensemos, por ejemplo, que si estamos haciendo un inventario general deberemos conocer el saldo de los clientes (de cada uno de ellos y en consecuencia del total), y si no hay una adecuada contabilidad que nos lo diga, para que nosotros únicamente debamos comprobarlo, la labor puede ser muy difÃ−cil. 2. Una vez que tenemos realizada la lista con todo debemos proceder a la valoración de la misma. A la hora de valorar un inventario debemos respetar sobre todo el principio de la prudencia valorativa. Esta parte también requiere paciencia y el tener que revisar muchos papeles.  3. Por último, cuándo ya tenemos la lista valorada con todo el patrimonio, lo único que hay que hacer es presentarla adecuadamente, es decir, agrupado todo en masas patrimoniales para su mejor compresión. Esta es la fase más sencilla de todo el inventario. Se presenta en un documento que se denomina balance-inventario. Libro Caja En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. Información mÃ−nima: • Número correlativo del registro o código único de la operación. • Fecha de la operación. • Descripción de la operación registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de saldos, inicial o final, indicarlo en ésta columna. En caso la(s) operación(es) se encuentre(n) centralizada(s) en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios será necesario únicamente su referenciación. • Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose de libros o registros llevados en forma manual. • Saldos y movimientos: (v.1) Saldo deudor, de ser el caso. (v.2) Saldo acreedor, de ser el caso. • Totales. CAJA TABULAR.- Se le llama también Caja Tabulada o Columnal. Representa una forma más racional de registrar el movimiento de fondos, solucionando en gran parte las dificultades que presenta la Caja Clásica. El principio general para la anotación de las operaciones es el mismo visto para la Caja Clásica, es decir, al Debe se registran los ingresos de fondos y al Haber los egresos. El Debe y el Haber están subdivididos en columnas que representan las cuentas que intervienen en la entrada y salida de fondos. En esta forma, junto con la ordenación cronológica se efectúa la clasificación por cuentas, determinándose al final del mes mediante la suma de ellas, el monto de la procedencia de los fondos y el empleo de los mismos. Como resulta generalmente imposible destinar una columna para cada cuenta que puede dar origen a entradas o salidas de fondos, se reserva una columna para las de menor movimiento que se deberá analizar al final del mes para contar con los datos necesarios para los asientos globales en el Libro Diario. 5 Este sistema de Libro Caja presenta dos variedades: 1. La primera consiste en un Libro columnal de foliación doble en que los ingresos y egresos se registran en la forma antes indicada. 2. La segunda consiste en dos libros totalmente independientes denominados Libro de Ingresos y Libro de Egresos, ambos naturalmente tabulados y que sirven para registrar respectivamente estas operaciones. Esta segunda variedad es aconsejable cuando el número de operaciones es muy numeroso lo que permite que dos personas trabajen simultáneamente, o cuando el número de cuentas impide el uso de un solo libro. LIBRO CAJA AMERICANO.- Se le llama también de "Columnas Dobles" Con el fin de reducir el doble movimiento de entradas y salidas simultáneas de fondos que se producen en los sistemas vistos anteriormente, se ha creado este sistema cuya caracterÃ−stica esencial es la de constar de diferentes columnas destinadas a las cuentas que intervienen en el movimiento de fondos. Cada una de ellas está subdividida en De- be y Haber. De este modo, en cada operación que se registra se cargan y abonan las cuentas respectivas en la misma forma que se harÃ−a si se tratara de un asiento, en el Libro Diario. Como se puede apreciar la base contable en este sistema de Caja no es concepto de ingreso y egreso visto en los casos anteriores, sino el asiento de Diario mediante la partida doble. Conviene tener presente que la cuenta Caja" es una entre todas las columnas del Libro y por consiguiente en ella se deben registrar exclusivamente el movimiento en efectivo y cheques. Libro Bancos Información mÃ−nima: • Se deberá incluir como datos de cabecera adicionales, la siguiente información: (i.1) Nombre de la entidad financiera. (i.2) Código de la cuenta corriente. • Número correlativo del registro o código único de la operación. • Fecha de la operación. • Medio de pago utilizado. • Descripción de la operación; opcionalmente se podrá consignar en esta columna, en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no será necesario utilizar la columna señalada para registrar la información que corresponde al inciso (iv). • Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del girador o beneficiario. En esta columna se indicarán los saldos, inicial o final, y de tratarse de operaciones múltiples se podrá consignar como concepto el término "varios". • Número de la transacción bancaria, número del documento sustentatorio o número de control interno de la operación. • Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose de contabilidad manual. • Saldos y movimientos: (ix.1) Saldo deudor, de ser el caso. (ix.2) Saldo acreedor, de ser el caso. • Totales 6 Libro De Retenciones Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente, con indicación de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información: • Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución. • Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo siguiente: • Tipo de documento de identidad. • Número del documento de identidad, de ser el caso. • Apellidos y Nombres. • Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente: • Monto bruto de la retribución. • Monto de las retenciones efectuadas. • Monto neto de la retribución. • Totales. LIBRO DE RETENCIONES APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIà N O RAZà N SOCIAL: PERSONA QUE BRINDà EL FECHA SERVICIO DE TIPO DE N° DE PAGO DOCUMENTO DOCUMENTO (TABLA 2) DE IDENTIDAD                                 TOTALES Libro De Ingresos Y Gastos MONTO DE RETRIBUCIà N APELLIDOS MONTO RETENCIà N MONTO Y NOMBRES BRUTO EFECTUADA NETO                            a) Para los que generan Rentas de Segunda CategorÃ−a El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información: • Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición. • Fecha de emisión del comprobante de pago. • Inciso aplicable del artÃ−culo 24° de la Ley del Impuesto a la Renta. • Número de serie del comprobante de pago emitido. • Número del comprobante de pago emitido. • Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categorÃ−a. • Número del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categorÃ−a. 7 • Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda categorÃ−a. • Monto del ingreso o importe referencial. • Monto del costo computable o tasa de interés, de ser el caso. • Monto de la renta bruta gravada de segunda categorÃ−a. • Retención efectuada. • Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición. • Totales. b) Para los que generan Rentas de Cuarta CategorÃ−a El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información: • Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición. • Fecha de emisión del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado. • Inciso aplicable del artÃ−culo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta. • Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. • Número del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. • Tipo de documento de identidad del usuario del servicio. • Número del documento de identidad del usuario del servicio. • Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del usuario del servicio. • Monto de la renta bruta. • Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso. • Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso. • Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición. • Totales. Libro De Matricula De Acciones La información mÃ−nima que se debe incluir en el Libro de Matriculas de Acciones será la establecida por el artÃ−culo 92° de la Ley General de Sociedades. Libro De Actas De La Empresa Individual De Responsabilidad Limitada La información mÃ−nima que se debe incluir en el Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, será la establecida por los artÃ−culos 40° y 51° de la Ley de la EIRL. Libro De Actas De La Junta General De Accionistas La información mÃ−nima que se debe incluir en el Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, será la establecida por los artÃ−culos 134°, 135° y 136° de la Ley General de Sociedades. Libro De Actas Del Directorio La información mÃ−nima que se debe incluir en el Libro de Actas del Directorio, será la establecida por el artÃ−culo 170° de la Ley General de Sociedades. Libro De Planillas Este libro, cuyo manejo ya se ha visto en el Paso 5 de esta guÃ−a, contiene el registro de los trabajadores: su fecha de ingreso, el monto de su remuneración, el número de dÃ−as y horas trabajadas, asÃ− como cualquier otro concepto remunerativo, además de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a 8 ley. La información mÃ−nima que se debe incluir en el Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo Nº 001-98-TR y normas modificatorias es la establecida en el referido Decreto. El deudor tributario cumplirá, respecto del libro de Planillas y en el caso que corresponda, con lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 015-2005-TR y norma modificatoria, que dicta disposiciones sobre el Registro de Trabajadores, Pensionistas y Prestadores de Servicios - RTPS cuya recepción se encargará a la SUNAT, desde la fecha en que el referido Decreto entre en vigencia. Libro Caja Chica Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el año y asÃ− llevar un registro detallado de los movimientos realizados, asÃ− como también revisar un resumen anual. Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la última -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año. Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo. En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de fondos para la caja chica, basta un memorandum de Gerencia Financiera o del Gerente General. La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacion. Libro de Importaciones Es el registro en un determinado formato o libro de cualquier bien o servicio recibido desde otro paÃ−s, provincia, pueblo u otra parte del mundo, para su venta o incrementar los servicios de la empresa. En estos libros se pueden incluir los lugares de procedencia de la mercaderÃ−a asÃ− como datos de la empresa las envió. Los productos o servicios de importación son suministrados a empresas locales por proveedores extranjeros. Libro de Exportación En este libro están registrados los bienes o servicios enviados a otra parte del mundo, con propósitos comerciales. Se registran los montos y valores exportados, las cantidades de existencias; también los costos que se incurren para su exportación como los pagos de los impuestos. La exportación es el tráfico legÃ−timo de bienes y servicios nacionales de un paÃ−s pretendidos para su uso o consumo en el extranjero. Las exportaciones pueden ser cualquier producto enviado fuera de la frontera de un Estado Las exportaciones son generalmente llevadas a cabo bajo condiciones especÃ−ficas. Registro de Compras En este libro van los registros de las compras realizadas a los proveedores, Contiene el registro de todas las adquisiciones realizadas, tanto de bienes como de servicios, de acuerdo con el giro de mi negocio. Todos los movimientos deben estar sustentados con los comprobantes permitidos por la administración tributaria. En caso de ser una compra a un proveedor se le conocerá como compra corriente, si es pago de luz agua o teléfono se le conocerá como pago a servicios; a estos valores les tenemos que incorporar el pago del IGV para poder obtener el precio de compra, los montos agregados también tienen que estar registrados en el libro . Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mÃ−nima que se detalla a continuación: 9 • Número correlativo del registro o código único de la operación de compra. • Fecha de emisión del comprobante de pago o documento. • Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energÃ−a eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, telex y telegráficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes, utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda. • Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT. • Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración à nica de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará el código de la dependencia Aduanera. • Año de emisión de la Declaración à nica de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación. • Número del comprobante de pago o documento o número de orden del formulario fÃ−sico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración à nica de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes. • Tipo de documento de identidad del proveedor. • Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según corresponda. • Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo. • Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación. • Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal k). • Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas. • Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal m). • Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación. • Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal o). • Valor de las adquisiciones no gravadas. • Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción. • Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible. • Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago. • Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda. En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas. • Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda. • Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda. • Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. • En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información: • Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica. 10 • Tipo de comprobante de pago que se modifica. • Número de serie del comprobante de pago que se modifica. • Número del comprobante de pago que se modifica. El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior. • Totales. Registro De Ventas En este libro van los registros de las ventas realizadas a los clientes, es un libro auxiliar que centra la información referida a las operaciones de ventas realizadas por la empresa, registradas en forma cronológica, comprobante por comprobante. al valor de la venta se le incluye el IGV para asÃ− obtener el precio venta, las condiciones de pago pueden ser al contado crédito o letras. Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mÃ−nima que se detalla a continuación: • Número correlativo del registro o código único de la operación de venta. • Fecha de emisión del comprobante de pago o documento. • En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio. • Tipo de comprobante de pago o documento. • Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda. • Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda. • Tipo de documento de identidad del cliente. • Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda. • Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo. • Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado. • Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto. • Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas. • Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso. • Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso. • Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible. • Importe total del comprobante de pago. • Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. • En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información: • Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica. • Tipo de comprobante de pago que se modifica. 11 • Número de serie del comprobante de pago que se modifica. • Número del comprobante de pago que se modifica. El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior. • Totales. Registro De Activos Fijos En este registro se deberá registrar anualmente toda la información, proveniente de la entrada y salida de los activos fijos, asÃ− como la depreciación respectiva. Estará integrado por los siguientes formatos: • "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS". La información mÃ−nima a ser consignada en este formato, será la siguiente: • Código interno de la empresa relacionado con el activo fijo. Para el caso de las entidades del Estado comprendidas bajo el ámbito de aplicación del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por el Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y norma modificatoria, deberán consignar el código establecido por la Superintendencia de Bienes Nacionales. • Cuenta contable del activo fijo. El deudor tributario podrá colocar esta información como dato de cabecera de considerarlo necesario. • Descripción del activo fijo. El deudor tributario opcionalmente podrá incluir en este concepto la marca, el modelo y el número de serie y/o placa del activo fijo, en cuyo caso no será exigible el llenado de los datos solicitados en los incisos (iv), (v) y (vi). • Marca del activo fijo. • Modelo del activo fijo. • Número de serie y/o placa del activo fijo. • Saldo inicial del activo fijo. • Adquisiciones y adiciones. • Mejoras. • Retiros y/o bajas del activo fijo. • Otros ajustes en el valor del activo fijo. • Valor histórico del activo fijo al 31.12. • Valor del ajuste por inflación del activo fijo, de ser el caso. • Valor ajustado del activo fijo al 31.12, de ser el caso. • Fecha de adquisición del activo fijo. • Fecha de inicio del uso del activo fijo, siempre que no coincida con la fecha de adquisición. • Método de depreciación aplicado, siempre que el deudor tributario no utilice el método de depreciación de lÃ−nea recta. 12 • Número de documento de autorización, en el caso de haber sido autorizado a cambiar de método de depreciación por la SUNAT. • Porcentaje de depreciación. • Depreciación acumulada al cierre del ejercicio anterior. • Depreciación del ejercicio. • Depreciación del ejercicio relacionada con los retiros y/o bajas del activo fijo. • Depreciación del ejercicio relacionada con otros ajustes. • Depreciación acumulada histórica. • Valor del ajuste por inflación de la depreciación, de ser el caso. • Depreciación acumulada ajustada por inflación, de ser el caso. • Totales. • "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS". La información mÃ−nima a ser consignada en este formato, será la siguiente: • Código interno de la empresa relacionado con el activo fijo. Para el caso de las entidades del Estado comprendidas bajo el ámbito de aplicación del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por el Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y norma modificatoria, deberán consignar el código establecido por la Superintendencia de Bienes Nacionales. • Cuenta contable del activo fijo. El deudor tributario podrá colocar esta información como dato de cabecera de considerarlo necesario. • Descripción del activo fijo. El deudor tributario opcionalmente podrá incluir en este concepto la marca, el modelo y el número de serie y/o placa del activo fijo, en cuyo caso no será exigible el llenado de los datos solicitados en los incisos (iv), (v) y (vi). • Marca del activo fijo. • Modelo del activo fijo. • Número de serie y/o placa del activo fijo. • Saldo inicial del activo fijo. • Adquisiciones y adiciones. • Mejoras. • Retiros y/o bajas del activo fijo. • Otros ajustes en el valor del activo fijo. • Valor de la revaluación efectuada: (xii.1) Valor de la revaluación voluntaria efectuada. (xii.2) Valor de la revaluación por reorganización de sociedades efectuada. (xii.3) Valor de otras revaluaciones efectuadas. • "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LA DIFERENCIA DE CAMBIO" La información mÃ−nima a ser consignada en este formato, será la siguiente: • Código interno de la empresa relacionado con el activo fijo. • Para el caso de las entidades del Estado comprendidas bajo el ámbito de aplicación del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por el Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y norma 13 modificatoria, deberán consignar el código establecido por la Superintendencia de Bienes Nacionales. • Fecha de adquisición del activo fijo. • Valor de adquisición del activo fijo en moneda extranjera. • Tipo de cambio de la moneda extranjera en la fecha de adquisición. • Valor de adquisición del activo fijo en moneda nacional. • Tipo de cambio de la moneda extranjera al 31.12. • Ajuste por diferencia de cambio. • Valor del activo fijo en moneda nacional al 31.12. • Depreciación del ejercicio. • Depreciación de los retiros y/o bajas del activo fijo. • Depreciación otros ajustes. • Depreciación acumulada histórica. • Totales • "REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO AL 31.12" La información mÃ−nima a ser consignada en este formato, será la siguiente: • Fecha del contrato de arrendamiento financiero del activo fijo. • Número del contrato de arrendamiento financiero del activo fijo. • Fecha de inicio del arrendamiento financiero del activo fijo. • Número de cuotas pactadas. • Monto total del contrato de arrendamiento financiero del activo fijo. • Total. Registro de Almacén En este libro se registran las entradas y salidas de materias primas, el departamento de logÃ−stica se encarga de manejarlo puesto que estas son existencias, la empresa decide el formato que llevará este registro y de que forma evaluaran los costos de estos. Registro de Clientes Sirve para poner en la base de datos de la empresa las principales caracterÃ−sticas de los clientes, estos pueden incluir nombre, dirección, teléfono, asÃ− como principales requerimientos y frecuentes pedidos que realizan. Registro de Proveedores Sirve para documentar los datos principales proveedores de la empresa para su rápido contacto, asÃ− como los valores y cantidades de los pedidos que la empresa suele realizar. Registro de Letras por cobrar Se denomina asÃ− al formato en el cual vamos a registrar las letras que vamos a cobrar provenientes de de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de venta es exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo efectos por cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la cuenta que soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar, no son más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o institución) que otorgó el crédito. 14 Registro de letras por pagar Se denomina asÃ− al formato en el cual vamos a registrar las letras que debemos pagar a nuestros proveedores por realizar una compra de materia prima en un cierto número de letras, en este cuadro se fijan los plazos que tenemos para cancelar, asÃ− como el vencimiento de las letras. Balance General Es el estado financiero que muestra la situación financiera en que se encuentra la empresa en una fecha determinada mediante la descripción de los conceptos de activo, pasivo y de capital contable, identificados y valuados. Precisamente, a la fecha a que corresponde el balance. Las formas de presentación del balance general. La situación financiera en que se encuentra la empresa en una fecha determinada se muestra mediante la descripción de su activó, pasivo y capital contable, estos son identificados como elementos de balance; Los elementos del balance pueden ser representados en dos diferentes formas que se denominan: • Balance general en forma de cuenta: se le denomina al balance que muestra sus elementos destacando igualdad entre el activo y la suma del pasivo más el capital contable en posición horizontal. • Balance general en forma de reporte: se le denomina al balance que muestra sus elementos, destacando el capital contable como diferencia entre el activo y el pasivo, en posición vertical. Clasificación y orden de presentación de los conceptos de activo, pasivo y de capital contable. Clasificación de los conceptos de activo y su orden de representación; los recursos de la empresa para realizar operaciones deben ser presentados agrupándolos teniendo en cuenta la finalidad con que fueron adquiridos o por la cual se requieren comúnmente, el activo se clasifica: Activo circulante; son los recursos con la finalidad de realizar operaciones propias y normales es decir la compra-venta de mercancÃ−as. El activo circulante se encuentra integrado por, efectivo en caja, efectivo en bancos, cuentas por cobrar a los clientes, documentos por cobrar, mercancÃ−as. La caracterÃ−stica del activo circulante es que se convierte en efectivo en el ciclo normal de operaciones. Estos recursos se ordenan teniendo en cuenta su mayor o menor grado de disponibilidad es decir su mayor o menor facilidad y rapidez para convertirse en efectivo. Activo Fijo; son los que tienen la finalidad de disponer de ellos para desarrollar las operaciones que realiza, no para venderlos en el ciclo normal de operaciones. En el activo fijo se encuentra básicamente, los terrenos, edificios, equipo de oficina, equipo de reparto, equipo de transporte, depósitos otorgados en ganaran tÃ−a. Estos recursos se ordenan teniendo en cuenta su mayor o menor grado de permanencia como inversión en la empresa ósea su menor o mayor grado de probabilidad de que sean vendidos o dados de baja. Activo Diferido; se le clasifican a los conceptos de recursos que consisten en bienes o servicios y adquiridos pero cuyo uso o consumo habrá de realizarse posteriormente. Se encuentran integrados básicamente los conceptos de costos de organización, costos de instalación, papelerÃ−a y artÃ−culos de escritorio, rentas pagadas por anticipado, intereses pagados por anticipado, primas de seguros pagadas por anticipado, costos de publicidad y propaganda. La caracterÃ−stica de los activos diferidos es que ya sea por su uso o consumo, o por el transcurso del tiempo se convierten en gasto. 15 Estos recursos se ordenan comúnmente por su mayor o menor valor en la empresa. Clasificación y orden de los conceptos de pasivo; las aportaciones de los acreedores, es decir el pasivo se clasifican teniendo en cuenta que implican dos tipos de deudas u obligaciones para nuestra empresa. Pasivo circulante; son las aportaciones de los acreedores que constituyen deudas u obligaciones que debemos cubrir a corto plazo (menos de un año), el pasivo circulante se encuentra integrado por los proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, las caracterÃ−stica de los pasivos circulantes es que son obligaciones que debemos cumplir a corto plazo. El orden que este tipo de pasivo debe de llevar se determina por su mayor o menor grado de exigibilidad. Pasivo Fijo; se clasifica a las aportaciones de los acreedores que constituyen deudas u obligaciones que nuestra empresa debe cumplir a largo plazo (después de un año). Este se encuentra integrado por los conceptos de documentos por pagar, acreedores hipotecarios, la caracterÃ−stica de los pasivos fijos es que son obligaciones que debemos cumplir en periodos contables posteriores. Estas se ordenan en vista de su menor o mayor plazo en que deben cumplirse. Pasivo diferido; son las aportaciones de los acreedores que constituyen deudas u obligaciones que nuestra empresa debe cumplir mediante la entrega de mercancÃ−as o la prestación de servicios, este se encuentra integrado por los anticipos recibidos de clientes, rentas cobradas por anticipado, intereses cobrados por anticipado. La caracterÃ−stica es que conforme se entregan las mercancÃ−as o se proporcionan los servicios comprometidos, se convierten en productos. Estas se ordenan en vista de su mayor o menor magnitud. Clasificación y orden de presentación de los conceptos del capital contable Los conceptos que integran al capital contable son objeto de un estudio especial, únicamente hacemos referencia a las aportaciones directas de los propietarios y a su aumento o disminución por las utilidades o las perdidas. TerminologÃ−a contable En este tipo de contabilidad podemos las expresiones de aplicación de recursos y orÃ−genes de recursos para determinar el debe y haber que en muchos libros se menciona asÃ−. Del lado izquierdo ponderemos aplicaciones de recursos y del lado derecho orÃ−genes de recursos, utilizaremos la suma de aplicaciones de recursos y suma de orÃ−genes de recursos, como en cada cuenta determinamos el importe neto de origen de recursos o el importe neto de aplicaciones de recursos utilizaremos la expresiones saldo aplicación de recursos y saldo origen de recursos Cuenta Aplicaciones 1) 200000 2) 70000 3) 300000 570000 Suma de aplicaciones 170000 Saldo de aplicación de recursos Cuenta Saldada. OrÃ−genes 400000 (4   400000 Suma de orÃ−genes    16 Cuando en una cuenta el importe de orÃ−genes de recursos y el importe de aplicaciones de recursos son iguales se dice que la cuenta esta saldada y se indica trazando una lÃ−nea doble inmediatamente debajo de las sumas de orÃ−genes de recursos y de aplicaciones de recursos. Estados de Ganancias y Pérdidas Es el que muestra los productos, rendimientos, ingresos, rentas, utilidades, ganancias, costos, gastos y pérdidas correspondientes a un periodo determinado, con objeto de computar la utilidad neta o la pérdida lÃ−quida obtenida durante dicho periodo. Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado. Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General. Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado. Estado de Patrimonio Neto En contabilidad el Estado de Patrimonio Neto es el estado que suministra información acerca de la cuantÃ−a del patrimonio neto de un ente y de cómo este varÃ−a a lo largo del ejercicio contable como consecuencia de: • Transacciones con los propietarios (Aportes, retiros y dividendos con los accionistas y/o propietarios). • El resultado del perÃ−odo. El resultado del perÃ−odo se denomina ganancia o superávit cuando aumenta el patrimonio y pérdida o déficit en el caso contrario. El Estado de Evolución de Patrimonio Neto es uno de los Estados Contables básicos. Estados de Flujos de Efectivo El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de cada paÃ−s. Este provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen, necesitan de información financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo, el cual muestra los flujos de efectivo del perÃ−odo, es decir, las entradas y salidas de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento, lo que servirá a la gerencia de las empresas para la toma de decisiones. El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un perÃ−odo contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final. Estados de Flujos de Efectivo - General Según FASB-95, emitido en el año 1995 el Estado de Flujos de Efectivo especifica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio por sus actividades: 17 • De Operación • De Inversión • De Financiamiento Este estado financiero nuevo indica el efecto neto de esos movimientos sobre el efectivo y las otras partidas equivalentes al efectivo de la empresa. En este estado se incluye una conciliación de los saldos al final del ejercicio y sus equivalentes. Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo, de alta liquidez, que: son fácilmente cambiables por sumas de efectivo ciertas, y están tan cerca del vencimiento que es insignificante al riesgo de cambios en su valor debido a cambios en las tasas de interés. A lo expuesto podemos agregar que la empresa debe revelar la polÃ−tica que emplea para determinar cuáles partidas clasifican como equivalentes al efectivo. Cualquier cambio de esta polÃ−tica se trata como un cambio de principio de contabilidad y se efectúa modificando retroactivamente los estados financieros de ejercicios anteriores que se presentan para la comparación. Objetivos Del Estado De Flujo De Efectivo Entre los objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo tenemos: • Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus polÃ−ticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa. • Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus polÃ−ticas de operación y financiamiento. • Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa. • Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa. • Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de efectivo futuros. • La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el efectivo • La determinación de la capacidad que tiene una compañÃ−a para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen. • Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos. De lo expuesto se puede inferir que la finalidad del Estado de flujos de Efectivo es presentar en forma comprensible información sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante un perÃ−odo determinado y, como consecuencia, mostrar una sÃ−ntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad. El Estado de Flujos de Efectivo se diseña con el propósito de explicar los movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio, tales como la venta de activos no circulantes, obtención de préstamos y aportación de los accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos. ¿Quién es el responsable de administrar el flujo de efectivo? La administración es responsable del control interno es decir de la protección de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más lÃ−quido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañÃ−a para uso personal 18 La mayorÃ−a de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la empresa. Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están involucradas todas las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa. Por ejemplo: - El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto de efectivo que se generará. - Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito durará "almacenado" en cartera y su monto. - El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren hasta que su insatisfacción haya sido eliminada. BibliografÃ−a • www.sunat.gob.pe • http://es.wikipedia.org • www.gestiopolis.com 19
