proceso vigilancia y control a la gestión fiscal

PROCESO VIGILANCIA Y CONTROL A LA GESTIÓN FISCAL
OBJETIVO
Ejercer la vigilancia y control a la gestión fiscal de los sujetos de control, en aras del
mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN
Mantener relaciones estrictamente técnicas, de respeto mutuo y de armonía con los
sujetos de control para el cumplimiento de la función pública de control fiscal y los
fines del Estado.
Obtener productos con estándares de calidad, oportunidad, efectividad e impacto
mediante el monitoreo permanente y el desarrollo del concepto de mejora continua.
Articular la auditoría, los estudios de economía y política pública, el control social y el
proceso de responsabilidad fiscal, fortaleciendo la efectividad de los hallazgos fiscales,
la vinculación de la ciudadanía al control fiscal y la evaluación de la política pública.
El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar y la Dirección de
Planeación ejerce la Secretaría Técnica
RESPONSABLE
DEL PROCESO
D E P E N D E N C IA S
QUE
P A R T IC IP A N
•
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•
•
•
Despacho del Contralor Auxiliar.
Dirección de Planeación.
Direcciones Sectoriales de Fiscalización.
Subdirecciones de Fiscalización.
Gerencias de Localidades.
Dirección de Reacción Inmediata.
INTERACCION CON OTROS PROCESOS
Efectúa auditorías a las entidades distritales, sometidas a su control y
vigilancia, recibiendo insumos de los procesos de: Direccionamiento
Estratégico,
Estudios
de
Economía
y
Política
Pública,
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Participación
Ciudadana; su productos se convierte en insumo para los procesos:
Direccionamiento Estratégico, Estudios de Economía y Política Pública,
Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Participación Ciudadana. Así
mismo, tiene relación directa con la parte interesada (sujetos de control).
Sus productos son:
1. Informe de Auditoría.
2. Función de Advertencia.
Fuente: Manual del Sistema Integrado de Gestión, versión 12.0. Resolución
Reglamentaria 001 de 2014.
CARACTERIZACION DEL PROCESO
La Descripción del proceso refleja las actividades claves del proceso dentro del ciclo del
PHVA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
10. Determinar e implementar
Acciones
correctivas
y
preventivas
y
efectuar
seguimiento.
Plan
de
Mejoramiento.
PLANEAR
(P)
ACTUAR
(A)
1. Identificar las necesidades de Talento
Humano y de Recursos Físicos y
Tecnológicos.
2. Formular actividades estratégicas e
indicadores de gestión.
3. Elaborar el Plan de Auditoria Distrital.
4. Elaborar memorando de asignación de
auditoria ó de Visita Fiscal
5. Asignar funcionario(s) para elaborar
DESCRIPCIÓN
DEL
PROCESO
9.
Realizar
seguimiento
y
medición a la ejecución del
proceso y el análisis de gestión
del proceso.
VERIFICAR
(V)
HACER
(H)
6. Aplicar plan de trabajo, programas
de auditoría y elaborar informe.
7. Elaborar Función de Advertencia.
8. Adelantar Indagación Preliminar
Fuente: Matriz de caracterización del Proceso Versión 10.0 Resolución
Reglamentaria 020 de 2013.
PRODUCTOS DEL PROCESO MACRO
INFORME DE
AUDITORIA
FUNCIÓN DE
ADVERTENCIA
Documento final del proceso auditor, que sintetiza el
resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el
memorando de asignación. Corresponde a un documento
“ejecutivo”, que contemple una sinopsis de los principales
aspectos obtenidos en ejecución de la actuación fiscal.
Acción que permite a la Contraloría de Bogotá advertir a la
Administración Distrital e informar al Concejo de Bogotá
(como apoyo al control político), sobre los actos, hechos,
operaciones o decisiones que generen un riesgo de pérdida de
los recursos públicos distritales y/o vulneración de los
principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal de los
sujetos de control o que si están sucediendo no sean mayores;
sin perjuicio de las actuaciones que competen al organismo de
control fiscal. Esta Función de Advertencia, deberá encontrarse
soportada para su expedición en un informe técnico que
contenga las evidencias objetivas que sustenten su suscripción.
PLANIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
La planificación de los productos del proceso de Vigilancia y control a la
gestión fiscal parte de los Lineamientos de la Alta Dirección, del análisis de
los insumos que recibe de los procesos del SIG, con el fin de establecer los
sujetos a auditar, la modalidad de auditoria, los recursos (talento humano y
tiempo) y los resultados esperados y finaliza con la aprobación del Plan de
Auditoría Distrital PAD para cada vigencia.
Procedimiento para la elaboración y actualización del PAD, Versión
10.0 Resolución Reglamentaria 045 de 2013.
La planificación de la auditoría inicia con la elaboración del
Memorando de Asignación de Auditoría y concluye con la probación
del cronograma y los programas de auditoría.
Procedimiento para la elaboración del Memorando de
Asignación y planeación de la Auditoría, Versión 10.0 Resolución
Reglamentaria 055 de 2013.
REALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS
Informe de Auditoría
Procedimiento para la ejecución de la auditoría
Procedimiento para adelantar auditoria especial o visita fiscal
Procedimiento para la identificación, evaluación, calificación, cuantificación y
certificación de los beneficios del control fiscal.
Procedimiento para la elaboración, modificación, y seguimiento al plan de
mejoramiento.
Procedimiento para la preservación del producto.
Procedimiento para el control del producto no conforme.
Procedimiento para elaborar el informe de auditoría y cierre de auditoría.
Función de Advertencia
Procedimiento para la elaboración, comunicación y seguimiento a la función de
advertencia.
.
CONTROL Y MONITOREO DE LOS PRODUCTOS
El Control y monitoreo es una función administrativa, objetiva,
sistemática y profesional que asesora, orienta y evalúa permanentemente
las actividades comprendidas en las distintas fases de la auditoría, para
que los objetivos y las metas de ésta y de cada examen en particular, se
cumplan de manera eficiente, efectiva y económica.
REQUISITOS DE LOS PRODUCTOS
La Contraloría debe determinar los requisitos especificados por el cliente, incluidos los
requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a éstas; así como los necesarios
para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido, los requisitos legales y
reglamentarios relacionados con el producto y cualquier requisito adicional determinado
por la Contraloría.
Los requisitos establecidos para los productos del proceso macro se reflejan en la matriz
de caracterización de los productos, el cual hace parte de los documentos del proceso.
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DE LOS
PRODUCTOS
La Contraloría debe identificar los productos por medios adecuados,
a través de toda la realización de los mismos. Debe identificar el
estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y
medición. Debe controlar y registrar la identificación única del
producto.
Para dar cumplimiento a lo anterior se ha
establecido dentro del proceso macro un
”Procedimiento para la identificación y
trazabilidad del producto”.
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
La Contraloría debe preservar la conformidad de los productos durante
el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservación
debe incluir, la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección.
Para dar cumplimiento a lo anterior se ha establecido
dentro del proceso macro un ”Procedimiento para la
preservación del producto”.
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
La Contraloría debe asegurarse que los productos que no sean conformes con los
requisitos, se identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional. Los
controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto
no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado.
Cuando se corrija un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación para
demostrar su conformidad con los requisitos.
Para dar cumplimiento a lo anterior se ha
establecido dentro del proceso macro un
”Procedimiento para el control del producto no
conforme”.