terminos de referencia

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AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
“PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE UNA ENTIDAD ESPECIALIZADA EN AUDITORÍA
PARA QUE REALICE LA AUDITORÍA INTERNA INTEGRAL DE CORPOICA”
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Octubre de 2016
PRESENTACIÓN DEL CONTRATANTE
La CORPORACIÓN COLOMBIANA DE INVESTIGACIÓN AGROPECUARIA CORPOICA, con NIT
800.194.600-3, es una entidad Pública Descentralizada Indirecta, sin Ánimo de Lucro, regida por las
normas del Derecho Privado, en especial por las prescripciones del Título XXXVI del Libro Primero
del Código Civil, con Personería Jurídica reconocida mediante la Resolución No. 141 del 7 de abril de
1993 proferida por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá,
D.C., el 14 de febrero de 1997 bajo el No. 00002146 del Libro I de las Entidades Sin Ánimo de Lucro,
encargada de generar conocimiento científico y soluciones tecnológicas a través de actividades de
investigación, innovación, transferencia de tecnología y formación de investigadores, en beneficio
del sector agropecuario colombiano cuyo domicilio principal está en la ciudad de Bogotá D. C.
CAPITULO I
INFORMACIÓN GENERAL
1.
OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN:
CORPOICA, está interesada en seleccionar y contratar “UNA EMPRESA ESPECIALIZADA EN
AUDITORÍA INTERNA PARA QUE REALICE LA AUDITORÍA INTERNA INTEGRAL DE CORPOICA”, para
lo cual lo invita a presentar propuesta en la forma y bajo las condiciones que se establecen en este
documento.
2.
APERTURA
El proceso de selección se iniciará con la publicación de los presentes términos de referencia en la
página web de la Corporación: www.corpoica.org.co, el día cinco (05) de octubre de dos mil dieciséis
(2016).
En la misma fecha se efectuará el envío de éstos vía correo electrónico a un número plural de
personas, mínimo cinco (5) que estén en capacidad de atender el requerimiento de CORPOICA.
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3.
ACLARACIONES Y/O INFORMACIÓN ADICIONAL
Las solicitudes de aclaración y/o información adicional deben hacerse por escrito dirigido al
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO CORPOICA – SEDE CENTRAL, ubicado en el kilómetro 14 vía
Occidental Bogotá - Mosquera (Cundinamarca), y/o a través del correo electrónico
[email protected], del cinco (05) al trece (13) de 2016, hasta las 02:00 p.m.
4.
VISITA TÉCNICA VOLUNTARIA
Los interesados en participar en el presente proceso de selección, pueden asistir con carácter
voluntario a la visita de conocimiento general, procesos y principales actividades de Corpoica, que
se realizará en las instalaciones de la sede central ubicada en el Km 14 vía Bogotá - Mosquera, el día
diez (10) de octubre de 2016 a las once de la mañana (11:00 A.M.). Podrá asistir el Representante
Legal o su delegado.
El sitio de encuentro será en la Oficina de la Jefe de Gestión Organizacional y Mejoramiento
Continuo, ubicada en el Km 14 vía Bogotá – Mosquera segundo piso de edificio Sede Central.
Los gastos de transporte de la visita correrán por cuenta de cada proponente.
CRONOGRAMA DE LA VISITA
SEDE
FECHA
Central
HORA
DIRECCIÓN
10 de octubre
ubicada en el Km 14
11:00 A.M.
de 2016
vía Bogotá - Mosquera
CONTACTO
Pedro José Benítez Molina
Profesional de Mejoramiento
Continuo
CORPOICA elaborará un acta de visita con los diferentes participantes.
5.
RESPUESTA ACLARACIONES O INFORMACIÓN ADICIONAL
Las solicitudes de aclaración o información adicional serán respondidas a través de la página Web
de Corpoica, link contratación, hasta el veinte (20) de octubre de 2016.
NOTA: En caso que la Corporación realice adenda a los presentes términos, la comunicación de la
misma se efectuará a través de la publicación en la página Web de Corpoica - link contratación.
6.
CIERRE
Las propuestas deben ser entregadas a más tardar el veintiséis (26) de octubre de 2016, a las 03:00
p.m.
Las propuestas que lleguen después de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso de
selección no serán recibidas.
7.
RESUMEN CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
ACTIVIDAD
APERTURA
FECHA Y HORA
05 de octubre de 2016
Desde el 05 y hasta el 13 de octubre de 2016,
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE
ACLARACIÓN
Y/O
INFORMACIÓN a las 02:00 p.m.
ADICIONAL
VISITA TÉCNICA VOLUNTARIA
10 de octubre de 2016, a las 11:00 a. m.
20 de octubre de 2016
RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE
ACLARACIÓN
Y/O
INFORMACIÓN
ADICIONAL
CIERRE Y ENTREGA DE PROPUESTAS
8.
26 de octubre de 2016, a las 03:00 p. m.
LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Las propuestas deben ser entregadas y radicadas en la COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Y LOGÍSTICA, en el BLOQUE SEDE CENTRAL DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN TIBAITATÁ, ubicado
en el Centro de Investigación Tibaitatá, Kilómetro 14, vía occidental Bogotá – Mosquera
(Cundinamarca), dirigidas al DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO.
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en un original y una (1) copia impresa
debidamente foliada, acompañada de un (1) CD que contenga la totalidad de la propuesta en
formato PDF y archivo en Excel del (los) anexo(s) solicitado (s) en los presentes términos de
referencia. En el sobre cerrado deberán indicar claramente; Departamento Administrativo –
Corpoica, Nombre del proponente y objeto del proceso.
•
La propuesta se ajustará a todos y cada uno de los puntos contenidos en los presentes
términos de referencia y deberá incluir un índice que relacione su contenido y número de
páginas.
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•
La propuesta deberá presentarse en idioma español, encabezada por la carta de
presentación adjunta, (ANEXO No. 1), en un (1) original y una copia impresa debidamente
foliada, acompañada de un (1) CD que contengan la totalidad de la propuesta en formato
PDF, con idéntica información y documentos, firmada por el Representante Legal de la
Empresa o la persona designada para el efecto con facultades suficientes. En caso de
divergencias, prevalecerán los datos e informaciones que se consignen en el original
impreso que se presente a CORPOICA. Los documentos que acompañen con la propuesta,
pueden ser originales o fotocopias.
•
La propuesta deberá venir en sobre sellado, con la indicación de que se trata de un proceso
de selección, el nombre de la Persona Jurídica que la presenta y el objeto de dicho proceso.
La propuesta se presentará sin borrones, tachaduras o enmendaduras a menos que se haga
la respectiva salvedad, la cual se entiende hecha con la firma del Representante Legal o
apoderado del proponente, debidamente autorizado para ello.
•
Después de recibidas las propuestas, no se permite su retiro parcial o su modificación en
cuanto se refiere a aspectos sustanciales: “Objeto, Precio y Condiciones esenciales de
ejecución”. Los errores u omisiones por parte del proponente en la elaboración de su
propuesta no lo relevan de ninguna de las obligaciones contraídas en ella ni le confieren
derechos para retirarla o revisarla.
•
CORPOICA podrá hacer efectiva la garantía de Seriedad de la Propuesta si un proponente,
dentro del período de validez de la propuesta, llegare a retirarla o manifestar que no
sostiene los términos o condiciones de la misma.
NOTA: En ningún caso CORPOICA, responderá por la mora en la entrega de alguna propuesta por
dificultades en el ingreso y/o ubicación de LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA, DEL BLOQUE SEDE
CENTRAL DEL CENTRO DE INVESTIGACIÓN TIBAITATÁ (MOSQUERA), por lo que resulta de exclusiva
responsabilidad de los Proponentes prever la debida antelación para radicar la propuesta antes de
la hora del cierre, no obstante lo anterior, se RECOMIENDA a todos los Proponentes llegar con
treinta (30) minutos de anticipación al cierre y solicitar las indicaciones en portería acerca de la
ubicación de la(s) oficina(s) anteriormente indicada(s).
9.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El presente proceso de selección se regulará de conformidad con la reglamentación interna de
CORPOICA y demás normas del Derecho Privado aplicables.
El presente proceso de selección no da lugar a licitación ni a concurso público alguno. Se trata de
una solicitud de propuesta que será analizada interiormente por la Corporación, en desarrollo de su
régimen interno de contratación y que por lo tanto no la obliga a celebrar el contrato ni a contratar
a ningún proponente.
10.
EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD DE CORPOICA
Cuando los PROPONENTES no cumplieren con los requisitos para participar en este proceso o no
reunieren las condiciones exigidas para contratar, es entendido que no adquieren ningún derecho,
ni CORPOICA asume ninguna responsabilidad para con ellos.
CORPOICA no se hará responsable ni asumirá costo alguno por los gastos en que incurra cualquiera
de los proponentes en la preparación y presentación de la propuesta.
11.
VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL PROPONENTE
CORPOICA se reserva el derecho de corroborar la veracidad de la información suministrada por el
PROPONENTE.
CAPITULO II
REQUISITOS PARA PARTICIPAR – CALIDADES DEL PROPONENTE
1.
PARTICIPANTES
Podrán participar todas las Personas Jurídicas Nacionales o Extranjeras, habilitadas, que no se hallen
incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Ley y en
éstos términos de referencia. Además deben cumplir con el siguiente requisito: ESTAR A PAZ Y
SALVO POR TODO CONCEPTO CON CORPOICA, manifestación que debe hacerse a través de la carta
de presentación de la propuesta. (Anexo No. 01).
NOTA: No podrá participar la firma especializada que actualmente se encuentra realizando la
Revisoría Fiscal de Corpoica ni aquella(s) que dentro del año inmediatamente anterior haya(n)
prestado el servicio de Auditoría Interna Integral en Corpoica.
2.
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Podrán suscribir el contrato que del presente proceso de selección se derive los proponentes que
no se encuentren incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución
o en la Ley, que les impidan contratar con CORPOICA y que se citan a continuación:
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•
Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del
segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con
cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado oferta o propuesta
para este mismo proceso de selección.
•
Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o
cualquiera de sus socios tenga parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o segundo
de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que
formalmente haya presentado oferta o propuesta para este mismo proceso.
•
Quienes fueron trabajadores del nivel directivo o ejecutivo de CORPOICA Esta incompatibilidad
se extiende por un término de un (1) año contado a partir de la fecha de retiro.
•
Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta segundo grado de consanguinidad,
segundo de afinidad o primero civil con cualquier trabajador o colaborador del nivel directivo o
ejecutivo o con las personas que ejerzan el control interno o Revisoría Fiscal de CORPOICA.
•
El cónyuge, compañero o compañera permanente de cualquier trabajador o colaborador del
nivel directivo o ejecutivo o de alguna persona que ejerza el control interno de CORPOICA.
•
Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas, que no tengan el
carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades
de personas en las que algún trabajador o colaborador del nivel directivo o ejecutivo de
CORPOICA, el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo
grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tengan participación o
desempeñen cargos de dirección o manejo.
•
La entidad especializada que actualmente se encuentra realizando la Revisoría Fiscal de
Corpoica ni aquella(s) que dentro del año inmediatamente anterior haya(n) prestado el servicio
de Auditoría Interna Integral en la Corporación, o que hubieran realizado servicios de apoyo a
la supervisión de convenios.
NOTA: El PROPONENTE debe declarar que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad mencionadas y manifestar que acepta que en el evento de
corroborarse lo contrario, CORPOICA procederá a descalificarlo del proceso de selección y/o
contratación que adelante y/o a dar por terminado el contrato que eventualmente se suscriba, sin
reconocimiento alguno a título indemnizatorio. Declaración y manifestación que debe hacer a través
de la carta de presentación de la propuesta. Anexo No. 1.
Así mismo, se hará responsable ante CORPOICA en el evento en que se lleguen a ocasionar perjuicios
por tales circunstancias.
3.
GARANTÍAS
3.1. PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO PARA PARTICULARES – AMPARO DE SERIEDAD DE
PROPUESTA
LA
El Proponente deberá constituir y anexar a su propuesta, original de la PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO
PARA PARTICULARES – AMPARO DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA constituida ante una Compañía
de Seguros legalmente establecida en el país, debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera, por un valor asegurado equivalente del diez por ciento (10%) del valor total de la misma,
conforme a las siguientes condiciones:
OBJETO: Garantizar la seriedad de la Propuesta.
VIGENCIA: Sesenta (60) días hábiles, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección,
la cual deberá ser prorrogada en caso de ser necesario, hasta tanto se legalice la contratación, y,
queden constituidas las correspondientes garantías.
3.2. PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO PARA PARTICULARES PARA EL CONTRATO
El PROPONENTE SELECCIONADO se compromete a obtener a costa suya, ante una Compañía de
Seguros legalmente establecida en el país, debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera, una PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO PARA PARTICULARES que cubra adecuadamente las
obligaciones que asumiría en la ejecución del contrato, así:

Amparo de Cumplimiento: Por una cuantía igual al treinta por ciento (30%) del valor del
contrato y una vigencia igual a la duración del mismo y cuatro (4) meses más.

Amparo para el Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Del personal que
haya de utilizar para la ejecución del contrato, por una cuantía igual al cinco por ciento (5%)
del valor del contrato y una vigencia igual a la duración de éste y tres (3) años más.

Amparo de Calidad: Por una cuantía igual al treinta por ciento (30%) del valor total del
contrato y una vigencia igual a la duración del mismo y un (1) año más.
PARÁGRAFO I: El PROPONENTE que resulte seleccionado se obliga a mantener vigentes los amparos
previstos en esta cláusula durante el plazo total de ejecución del contrato, y ajustar y/o modificar
su cuantía y duración, cuando se produzca una modificación contractual que altere tales
condiciones.
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PARÁGRAFO II: En caso de que la garantía se constituya con entidad bancaria, su vigencia se
extenderá por sesenta (60) días adicionales a los enunciados en el presente numeral.
4.
DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER CADA UNA DE LAS PROPUESTAS
4.1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, debidamente diligenciada y firmada por el
Representante Legal, o Apoderado constituido para el efecto, según el caso (ANEXO No. 1).
4.2
ORIGINAL DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, expedido por la
Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica o por la autoridad que
haga sus veces, según sea el caso, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días en
relación a la fecha de entrega de su Propuesta, cuando se trate de personas jurídicas
En caso de existir limitación a las facultades del Representante Legal señaladas en los
estatutos, deberá anexar copia autentica del Acta de Junta de Socios, Asamblea de
Accionistas o Junta Directiva, según sea el caso, donde se le autorice para comprometer a
la persona jurídica, en la contratación y suscribir los documentos que se requieran en su
desarrollo.
Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deben acreditar que su duración será como
mínimo hasta el 31 de diciembre de 2019.
Las personas jurídicas extranjeras deberán acreditar la constitución de un apoderado
domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta, para la
celebración del contrato y para representarlas judicial y extrajudicialmente.
4.3
CERTIFICACIÓN DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PAGO DE PARAFISCALES:
Certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los
requerimientos de ley, o por el Representante Legal de la sociedad, según lo contemplado
en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002, artículo 23 del Decreto 1703 del
mismo año, sobre el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, pensión,
riesgos profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
4.4
ESTADOS FINANCIEROS: Copia del estado de resultados y balance general en el que se
especifique el valor del activo corriente y pasivo corriente a 31 de diciembre de 2015,
debidamente certificados por el Representante Legal, Contador de la empresa y Revisor
Fiscal (si aplica).
4.5
FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL, DEL CONTADOR
Y DEL REVISOR FISCAL, TARJETA PROFESIONAL Y CERTIFICACIÓN DE VIGENCIA DE LA
TARJETA PROFESIONAL: Fotocopia de las cédulas de ciudadanía, de las tarjetas
profesionales y certificado de antecedentes profesionales vigente de la matrícula
profesional emitido por la Junta Central de Contadores del Contador y del Revisor Fiscal (si
aplica) que hayan suscrito los Estados Financieros.
4.6
REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT: Copia del RUT actualizado.
4.7
ORIGINAL DE LA PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO PARA PARTICULARES – AMPARO DE
SERIEDAD DE LA PROPUESTA: junto con el recibo de pago correspondiente.
4.8
EXPERIENCIA: El proponente deberá presentar mínimo tres (3) certificaciones y máximo
diez (10), por medio de las cuales acredite la experiencia en realización de Auditorías
Internas (cuyo objeto sea la revisión de control interno, de la gestión, de los resultados u
operativa) ejecutadas o en ejecución en los diez (10) años inmediatamente anteriores a la
fecha de cierre del proceso objeto de contratación, en entidades públicas o privadas con
activos superiores a DIEZ MIL MILLONES DE PESOS ($10.000.000.000) MONEDA LEGAL
COLOMBIANA durante el período de ejecución del contrato que se certifica; o copia de los
respectivos contratos, ejecutados o en ejecución durante los diez (10) años inmediatamente
anteriores a la fecha de cierre del proceso objeto de contratación, con sus respectivas actas
de liquidación si a ello hubiere lugar. La sumatoria del valor de los contratos y/o
certificaciones debe ser igual o mayor a MIL MILLONES DE PESOS ($1.000.000.000)
MONEDA LEGAL COLOMBIANA, y se deberán relacionar en el ANEXO No. 3 Experiencia del
proponente.
Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información:
-
Nombre del contratista
Objeto
Valor del contrato incluido IVA
Término de duración del contrato
Información del contrato
Firma de quien emite la certificación
NOTA: Para determinar los valores objeto de evaluación, se tendrá en cuenta las certificaciones y/o
contratos que se encuentren ejecutados o en ejecución en los diez (10) años inmediatamente
anteriores a la fecha de cierre del proceso objeto de contratación, así:
i) Cuando el plazo de ejecución del contrato incluya años anteriores o posteriores al rango
establecido, se tomará como valor ejecutado la proporción del valor total del contrato
aplicando regla de tres sobre el periodo aceptado o,
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ii) La evaluación de las certificaciones en donde se especifique claramente el valor ejecutado en
el periodo solicitado.
iii) No se tendrán en cuenta certificaciones asociadas a procesos de revisoría fiscal. La
experiencia requerida tiene como alcance procesos de auditoría interna y/o control interno.
4.9
EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO: El proponente debe acreditar la experiencia del
personal propuesto para la ejecución del contrato, mediante el diligenciamiento del Anexo
No. 2 “Experiencia del personal propuesto para la ejecución de contrato – hojas de vida”,
anexando las respectivas certificaciones laborales y académicas”.
4.10
METODOLOGÍA DE TRABAJO: El proponente deberá adjuntar la metodología para el
desarrollo de los procesos de auditoría interna integral y un cronograma general de las
actividades de auditoría interna integral donde se incluya los informes a presentar, en
concordancia con lo requerido en los presentes términos y los procedimientos definidos por
Corpoica que se encuentren vigentes en su sistema de gestión durante la ejecución del
contrato (En el Anexo No.4 se presentan los procedimientos actuales como guía para el
contratista).
4.11.
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES VIGENTE: Del proponente y de su
Representante Legal.
Para los documentos aquí señalados, la Corporación podrá requerir la presentación y/o aclaración
de los faltantes o imprecisos, caso en el cual fijará un plazo determinado. Si el proponente no aporta
los documentos requeridos o no realiza las aclaraciones y precisiones solicitadas en el término
previsto para el efecto, su propuesta será inhabilitada, esto es, no podrá ser objeto de calificación
de acuerdo con los criterios establecidos.
CAPITULO III
CONDICIONES ESPECIALES
1.
VIGENCIA DE LA PROPUESTA: deberá ser de sesenta (60) días hábiles, contados a partir de
la fecha de cierre del presente proceso de selección, la cual se prorrogará si es necesario,
hasta tanto se legalice la contratación y queden constituidas las correspondientes garantías
contractuales.
NOTA: Esta condición requiere ser declarada por el proponente en forma escrita, en la presentación
de la propuesta. Anexo No. 01
2.
EMPATE ENTRE LAS PROPUESTAS: En caso de empate entre dos o más propuestas mejor
calificadas, se elegirá por: i) propuesta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación
técnica ii) En caso de persistir el empate se elegirá la propuesta que haya obtenido el mayor
puntaje en la evaluación económica.
3.
INCONGRUENCIA VALORES: De existir incongruencia en cualquiera de los documentos de
la propuesta entre los valores expresados en letras y en números, primarán los expresados
en letras.
4.
DURACIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato, será de doce (12) meses contados a partir del
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. Éste podrá ser
modificado previo acuerdo entre las partes en el evento en que se susciten causas que
generen tal modificación.
5.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
CORPOICA realizará el seguimiento, control de las actividades y supervisión del contrato
que se celebre derivado del presente proceso de selección a través de un SUPERVISOR
designado por Corpoica, persona con la cual el CONTRATISTA deberá tratar todos los
asuntos relacionados con el mismo.
6.
PROHIBICIÓN DE SUBCONTRATACIÓN
El PROPONENTE no podrá subcontratar el servicio sin autorización previa, expresa y escrita
de CORPOICA.
7.
CONFIDENCIALIDAD
El proponente seleccionado deberá observar las normas y conceptos jurisprudenciales
sobre control interno y auditoría aceptados en Colombia, respetando el valor y la propiedad
de la información que reciben y se comprometen a no divulgar información sin la debida
autorización y firmar el acuerdo de confidencialidad que define la política de propiedad
intelectual corporativa.
Para todos los efectos se entiende por CONFIDENCIALIDAD sin limitarse a ello, la obligación
del proponente de abstenerse de compartir, directa o indirectamente, por si o por
interpuesta persona, toda información a la que por razón del objeto del presente proceso
de selección, haya tenido acceso por cuenta del mismo y/o que forme parte de su propio
conocimiento pero que sea relativa a las actividades o personas que de cualquier manera
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tengan injerencia en el mismo, incluyendo entre otros y sin limitarse a éstos, diseños,
cronogramas, contratos, convenios, acuerdos, bases de datos, notas, comunicaciones,
patentes, modelos, invenciones, procesos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles
de diseño, información financiera, listas de clientes, inversionistas, trabajadores, modelos
de documentos, y cualquier información revelada sobre CORPOICA y terceras personas.
DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Para efectos del presente proceso de
selección “Información Confidencial” significa información de cualquier forma, bien sea oral,
documental, magnética, electrónica, gráfica o digitalizada, relativa a los servicios,
actividades y labores de toda naturaleza, que desarrolle CORPOICA y a las personas
naturales o jurídicas con quienes tenga relación de cualquier naturaleza.
CAPITULO IV
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
ALCANCE.
1.
La empresa especializada en Auditoría Interna que resulte seleccionada tiene el propósito de realizar
la auditoría interna integral en los siguientes aspectos de la Corporación:
1.1.
Aspectos Legales



1.2.
Verificación del cumplimiento de requisitos legales reglamentarios y políticas corporativas.
Seguimiento a disposiciones estatutarias, de la asamblea y la junta directiva.
Revisión de la documentación legal que soporta la titularidad de los bienes a nombre de la
corporación.
Aspectos administrativos y financieros






Revisión del cumplimiento de políticas para la contratación de bienes y servicios y de
contratos con terceros.
Control de inventarios de activos fijos, métodos para incorporación y retiro de los activos,
así como métodos de depreciación y controles asociados.
Políticas de suministro y almacenamiento.
Políticas para la selección y contratación de personal.
Revisión del cumplimiento de políticas y procedimientos asociados a la ejecución y
captación de recursos, las ventas, la facturación y las cobranzas.
Revisión al cumplimiento de obligaciones acordes con el régimen de contabilidad pública y
de las obligaciones tributarias.

1.3.
En general, revisión al cumplimiento de los procesos de administración de recursos de la
Corporación.
Aspectos técnicos relativos a los procesos misionales




1.4.
Seguimiento a los procedimientos asociados a la planificación y ejecución de la Agenda
Corporativa (Investigación, desarrollo y vinculación).
Revisión del cumplimiento de las metas asociadas a los productos de la Agenda Corporativa
y al desarrollo de procesos de vinculación de conocimientos y tecnologías.
Verificación del cumplimiento de las disposiciones para la administración, mantenimiento
y manejo de los recursos biológicos.
Verificación del cumplimiento de los procesos de seguimiento y evaluación de la Agenda
Corporativa.
Aspectos Generales


Seguimiento a planes de mejoramiento resultantes de diferentes fuentes de auditorías.
Verificación de la eficacia de los controles y de los riesgos definidos en los procesos.
NOTA 1: No será objeto de habilitación la propuesta cuyo alcance no cubra todos los aspectos
legales, administrativos, financieros, técnicos y generales descritos en este apartado.
NOTA 2: El alcance descrito en el numeral 1 del Capítulo IV, se debe realizar en el marco de la misión
y las políticas corporativas y lo definido en el sistema de gestión de la Calidad, el cual se encuentra
certificado bajo el referencial ISO 9001:2008 por parte de ICONTEC para la: “Coordinación de la
Agenda Nacional de Investigación, Desarrollo e Innovación para el Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología Agroindustrial (SNCTA), Generación y transferencia de conocimientos científicos y
soluciones tecnológicas mediante redes de innovación, Promoción y animación de sistemas locales
de innovación en el marco del Subsistema de Asistencia Técnica Integral”.
2.
OBLIGACIONES.
La empresa Especializada en Auditoría que resulte seleccionada para realizar la Auditoría Interna
Integral de la Corporación deberá.
1. Elaborar el plan de trabajo anual en el cual se involucren todas las actividades para la
evaluación y seguimiento, determinando objetivos, actividades, áreas y/o procesos objeto
de control, tipo de actuación, tiempo, recursos requeridos y responsables, así como los
indicadores de evaluación y seguimiento.
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2. Llevar a cabo actividades de auditoría sobre el cumplimiento de aspectos legales,
administrativos, financieros, técnicos, ambientales y de sistemas de información.
3. Proporcionar a la Alta Dirección y en general a CORPOICA, el conocimiento real del estado
en que se encuentra la organización en un periodo de tiempo determinado, de tal forma
que permita reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de
los objetivos institucionales propuestos.
4. Verificar la eficacia de los controles frente a los riesgos y elementos normativos de la
Corporación para el establecimiento de acciones preventivas y correctivas por parte de la
Corporación.
5. Realizar la evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad con el fin de asegurar que
los planes, programas y proyectos, estén acordes con los objetivos establecidos en la
planeación y normatividad de la Corporación.
6. Efectuar el seguimiento sobre la racionalización de los procesos y los trámites con el fin de
verificar el cumplimiento a los criterios de eficiencia, eficacia y efectividad.
7. Advertir a la Dirección Ejecutiva sobre las situaciones que puedan afectar su gestión que
puedan generar incumplimientos o responsabilidades para la Corporación.
8. Presentar en la periodicidad que se requieren los informes definidos en los presentes
términos de referencia Capitulo IV numeral 5, y aquellos que soliciten las entidades de
control y vigilancia del Estado.
9. Desarrollar el plan de auditoría y seguimiento a la Sede Central, los Centros de Investigación
y demás sedes adscritas.
10. Realizar hasta cinco (5) procesos de auditoría interna especiales, sobre planes, programas,
proyectos, materias o asuntos que priorice la Dirección Ejecutiva de la Corporación, con
objetivos y alcance específicos enmarcados en la auditoría interna integral que es objeto de
evaluación del presente proceso. Las horas que se destinen a los procesos de auditoría
especiales no podrán ser computadas con las horas asociadas al equipo permanente y la
propuesta realizada por el proponente sobre las horas que se destinen a procesos de
auditoría especial no podrá exceder 1760 horas efectivas de auditorías al año.
11. Rendir conceptos técnicos y resolver oportuna y diligentemente las consultas formuladas
en relación con planes, programas, proyectos, materias o asuntos que sean objeto de
consulta por la Corporación, enmarcados en la auditoría interna integral que es objeto del
presente proceso de selección.
12. Formular su propio programa anual de aseguramiento de la calidad y mejora del proceso
auditor, cuyo cumplimiento será revisado por el Supervisor designado.
13. Presentar informe mensual al Supervisor de las actividades desarrolladas en concordancia
con el plan de trabajo aprobado.
14. Las demás actividades que garanticen el cumplimiento del objeto, su alcance y la correcta
ejecución del contrato.
15. Ajustar dentro de su sistema reportes la inclusión de los requerimientos definidos por
Corpoica en los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad (Anexo No. 4).
NOTA: Los procedimientos del sistema de gestión de calidad de la Corporación Colombiana de
Investigación Agropecuaria – CORPOICA se revisan y actualizan cuando haya lugar, en tal sentido
durante la ejecución del contrato de auditoría la firma auditora deberá ajustarse a estos cambios.
3.
PERFIL DEL EQUIPO DE PERSONAL.
3.1.
LÍDER DE LA AUDITORÍA:

3.2
Un (1) Gerente de Auditoría, profesional en ciencias económicas, financieras y/o
administrativas con especialidad o maestría en estas mismas áreas, con experiencia mínima
de diez (10) años como gerente de auditoría.
EQUIPO PERMANENTE:

Dos (2) Auditor Senior, profesional en ciencias económicas, financieras y/o administrativas
con especialización en estas mismas áreas y con experiencia mínima de cinco (5) años en
auditoría y/o control interno.

Un (1) Auditor Senior, profesional en ciencias agropecuarias y/o ciencias afines con
experiencia mínima de cinco (5) años en auditoría y/o control interno.
NOTA 1: El personal presentado por el proponente en su propuesta deberá ser el mismo para la
ejecución del contrato, solo podrá ser objeto de cambio previa solicitud y justificación escrita del
contratista y autorización expresa del supervisor del contrato.
CORPOICA se reserva el derecho de solicitar el cambio de uno o varios de los integrantes del equipo
durante la ejecución del contrato, previa comunicación escrita al contratista que sea seleccionado.
En todos los casos de cambio de personal, el contratista que sea seleccionado dentro del presente
proceso, deberá presentar a la supervisión del contrato la solicitud de cambio de personal
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AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
manteniendo el mismo o mejor perfil con que fue calificado, previa presentación de los mismos
requisitos exigidos en los términos de referencia en un término no mayor a quince (15) días
calendario, contado a partir de la notificación de la solicitud.
NOTA 2: El equipo de trabajo tendrá el carácter de permanente a partir del momento en que el Plan
de actividades detallado sea aprobado por la supervisión del contrato. La supervisión del contrato
establecerá los mecanismos de control frente a las horas de ejecución.
El tiempo de dedicación para la etapa de planeación y para la etapa de ejecución debe ser
especificado en el Anexo No. 2 "Experiencia del personal propuesto para la ejecución del contrato hojas de vida”, se debe indicar horas hombre anuales y mensuales.
Los descritos anteriormente son los perfiles del equipo de personal mínimo requerido, sin embargo,
el proponente podrá incluir:
1. El personal que considere el proponente necesario, para auditar los procesos especiales
definidos por la Dirección Ejecutiva de Corpoica, previa presentación y aprobación de la
supervisión del contrato, indicando horas hombre anuales y mensuales. y
2. El personal que considere el proponente necesario, para el proceso de auditoría interna
integral previa presentación y aprobación de la supervisión del contrato se debe indicar
horas hombre anuales y mensuales.
Para cumplir con el alcance de la auditoría durante el desarrollo del contrato se estima una duración
mínima de 6.240 horas del equipo permanente distribuidas entre las diferentes sedes de la
corporación, de acuerdo al programa anual aprobado para la ejecución de las actividades objeto del
contrato, así:




Líder de Auditoría
Auditor Senior N° 1
Auditor Senior N° 2
Auditor Senior N° 3
40 horas mensuales, 480 horas anuales.
160 horas mensuales, 1920 horas anuales.
160 horas mensuales, 1920 horas anuales.
160 horas mensuales, 1920 horas anuales.
NOTA 3: Las horas que se destinen a los procesos de auditoría especiales deben ser ejecutadas in
situ y no podrán ser computadas con las horas asociadas al equipo permanente y la propuesta
realizada por el proponente sobre las horas que se destinen a procesos de auditoría especial no
podrá exceder 1920 horas efectivas al año.
NOTA 4: Las horas mínimas de auditoría esperada serán objeto de control por parte de la
Corporación a través de la herramienta que se defina para tal fin para cada uno de los miembros del
equipo permanente, el cual deberá asistir a la Corporación en un horario de lunes a viernes de 07:30
am a 04:30 pm. Estas
horas deben ser discriminadas en el plan de trabajo por año y mes sin exceder el número de horas
labores mes de la Corporación.
3.3 EQUIPO DE APOYO NO PERMANENTE:
La empresa especializada en auditoría seleccionada deberá incluir en el personal de apoyo a la
gestión de este contrato, como mínimo:
a) Un (1) auditor Legal, profesional en derecho, mínimo con dos (2) años de experiencia en
procesos de auditoría.
b) Un (1) auditor de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, profesional en
ingeniería de sistema o afines con dos (2) años de experiencia en procesos de auditoría.
c) Un (1) auditor ambiental, profesional en ingeniería ambiental o afines con dos (2) años en
procesos de auditoría.
NOTA 1: El personal indicado en este numeral tendrá el carácter de no permanente, su participación
y dedicación en el objeto de contratación se encontrará sujeto a la duración mínima estimada.
NOTA 2: El personal propuesto ofrecido por el proponente no podrá ser objeto de cambio durante
la ejecución del contrato, salvo expresa autorización de CORPOICA previo solicitud del
CONTRATISTA y aval del supervisor del mismo.
CORPOICA se reserva el derecho a solicitar el cambio de uno o varios de los integrantes del equipo
en cualquier tiempo durante el plazo de ejecución del contrato, previa notificación por escrito al
proponente recomendado, debiendo éste asignar el nuevo personal que cuente con igual o mejor
perfil que el del reemplazado, en un término máximo de cinco (5) días calendario, contado a partir
de la notificación de la solicitud.
NOTA 3: El personal indicado en este numeral tendrá el carácter de no permanente.
NOTA 4: Las horas mínimas de auditoría esperada serán objeto de control por parte de la
Corporación, a través de la herramienta que se defina para tal fin, para cada uno de los miembros
del equipo no permanente, el cual deberá asistir a la Corporación en un horario de lunes a viernes
de 07:30 am a 04:30 pm. Estas horas deben ser discriminadas en el plan de trabajo por año y mes
sin exceder el número de horas labores mes de la Corporación.
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4.
LUGARES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El equipo permanente de la firma especializada en auditoría seleccionada tendrá un espacio físico
en las instalaciones de la Sede Central ubicada en el Kilómetro 14 vía a Mosquera, (Cundinamarca)
y visitará mínimo siete (7) sedes Corporativas seleccionadas de común acuerdo con el supervisor del
contrato, y aquellas a las que haya lugar en desarrollo de las auditorías especiales que se requieran.
La ubicación de las sedes de Corpoica corresponde a la siguiente descripción:
SEDE
UBICACIÓN
CARIBIA
Kilómetro 6 vía Sevilla, Municipio Zona Bananera, Magdalena.
CARIMAGUA
Kilómetro 330 vía Villavicencio, Puerto Carreño, Vichada.
CARMEN DE BOLÍVAR
CIMPA
Kilómetro 1 vía Zambrano, Carmen de Bolívar, Bolívar - Sede Adscrita a
Turipaná.
Kilómetro 2 vía antigua a Cipe, Barbosa, Santander - Sede Adscrita a
Tibaitatá.
CÚCUTA
Calle 6 No. 1AE-196 Ceiba II, Cúcuta, Norte de Santander.
EJE CAFETERO
Carrera 30 No. 65 - 15, Manizales, Caldas - Sede Adscrita a La Selva.
EL MIRA
Kilómetro 38 vía Tumaco, Pasto, Nariño.
EL NUS
Corregimiento San José del Nus, municipio de San Roque, Antioquia.
FLORENCIA
Kilómetro 1 vía Morelia, instalaciones Incoder, Florencia, Caquetá - Sede
Adscrita a Nataima.
LA LIBERTAD
Kilómetro 21 vía Villavicencio, Puerto López, Meta.
LA SELVA
Kilómetro 7 vía las Palmas, Vereda Llano Grande, Rionegro, Antioquia.
LA SUIZA
Avenida Quebrada Seca No. 31 - 19 Bucaramanga, Santander.
MOTILONIA
Kilómetro 5 vía Becerril, Agustín Codazzi, Cesar.
NATAIMA
Kilómetro 9 vía Espinal, Chicoral, Tolima.
OBONUCO
Kilómetro 5 vía Pasto.
PALMIRA
Kilómetro 1 vía Palmira, Penitenciaria, Valle del Cauca.
SEDE CENTRAL
Kilómetro 14 vía a Mosquera, Cundinamarca.
TALUMA
Kilómetro 21 vía Puerto López, Puerto Gaitán - Sede Adscrita a La
Libertad.
TIBAITATÁ
Kilómetro 14 vía a Mosquera, Cundinamarca.
TURIPANÁ
Kilómetro 13 vía Montería Cereté, Córdoba.
YOPAL
Calle 5 No. 19 - 56, Yopal, Casanare - Sede Adscrita a La Libertad.
NOTA: La Corporación podrá incorporar nuevas sedes a las indicadas en este numeral a medida que
se vayan estableciendo y poniendo en operación, lo cual será informado oportunamente a la firma
auditora.
5.
RESULTADOS ESPERADOS Y/O PRODUCTOS
La firma especializada en auditoría seleccionada debe presentar los siguientes entregables.
1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
Plan de actividades detallado
Informes:
Informes mensuales de las actividades desarrolladas.
Informe de resultados de auditoria legal.
Informe de resultados de auditorías de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Informe de auditoría a la gestión ambiental.
Informes consolidados trimestrales de los aspectos administrativos y financieros.
Informes consolidados semestrales de revisión de aspectos técnicos.
Informes de control interno contable.
Informes de auditorías especiales.
Otros que sean requeridos por la corporación cuando fuere necesario, en el marco del
objeto contractual.
2.10. Informes requeridos por las entidades de vigilancia y control del estado.
2.11. Informe final.
3.
Programa anual de aseguramiento de la calidad sobre la ejecución del contrato.
4.
Otros: conceptos sobre temas solicitados.
NOTA 1: Tanto las actividades como los resultados y productos esperados deberán incluir las
recomendaciones del equipo auditor interno en relación con el establecimiento, implementación,
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adecuación, confiabilidad y eficacia de controles a las operaciones, sistemas de información,
mecanismos de protección de activos y cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos, entre otros
aspectos, por parte de la Corporación.
NOTA 2: El plazo para la presentación de los informes de los numerales 2.2, 2.3, 2.4, 2.7, 2.8, 2.9 y
2.10 será acordado con la supervisión del contrato.
NOTA 3: Los informes presentados deben articularse con los procedimientos definidos en la
corporación para el seguimiento y evaluación de la gestión y por tanto aportar recomendaciones
para la mejora continua.
CAPITULO V
CONDICIONES ECONÓMICAS Y FINANCIERAS
1.
VALOR DE LA PROPUESTA
El valor de la PROPUESTA debe presentarse en MONEDA LEGAL COLOMBIANA, incluyendo y
discriminando el IVA y demás impuestos a que haya lugar, de presentarse centavos estos no se
tendrán en cuenta dentro del valor por ítem incluidos en la propuesta
El valor de la propuesta comprende todos los costos directos e indirectos, IVA valor de impuestos,
tasas y contribuciones o participaciones tanto en el ámbito nacional, como en el departamental y
municipal, pólizas, cambio de vigencia, gastos administrativos, desplazamientos a nivel nacional,
viáticos u otros costos que se causen en razón de la suscripción, desarrollo y ejecución del contrato,
los cuales estarán a cargo del PROPONENTE.
El proponente debe estudiar minuciosamente la información contenida en los presentes términos
de referencia y analizar las circunstancias y condiciones que puedan afectar el desenvolvimiento de
todas y cada una de las actividades a ejecutar.
La propuesta debe ser en consecuencia elaborada como mínimo con los siguientes requerimientos:

En el valor de la mismas debe estar discriminado el IVA, si se encuentra gravado, y los demás
impuestos o gravámenes de cualquier naturaleza a que haya lugar.

El proponente deberá tener en cuenta en el valor de la propuesta los incrementos por
vigencia, costos directos e indirectos, que genere la ejecución del contrato.

Serán de exclusiva responsabilidad del PROPONENTE los errores u omisiones en que incurra
al indicar los valores individuales y/o totales en la propuesta, debiendo asumir las diferencias
presentadas derivadas de dichos errores.
NOTA: Los valores NO estarán sujetos a cambios durante la ejecución del contrato.
Como ya se advirtió, por la apertura del presente proceso CORPOICA no se obliga a suscribir el
contrato ni a celebrarlo con ningún proponente en específico, ni con aquél que presente la
propuesta más económica, no siendo responsable por los gastos en que los proponentes hayan
Incurrido al presentar su propuesta.
2.
GASTOS, DERECHOS E IMPUESTOS
Para dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, todos los gastos, impuestos, derechos,
tasas y contribuciones que se causen por razón del perfeccionamiento del contrato o su desarrollo,
serán los vigentes a la fecha de la adjudicación del contrato y correrán por cuenta del PROPONENTE.
Si con posterioridad a la fecha de firma del contrato se causaren nuevos impuestos distintos a los
actuales o se modificare la cuantía de éstos, siempre que incidan en el contrato y hubieren sido
establecidos y/o entraran en vigencia con posterioridad a la fecha de cierre de la presentación de
propuestas, las sumas que llegaren a causarse por tales conceptos también correrán a cargo del
PROPONENTE.
3.
FORMA DE PAGO
CORPOICA pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas, dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la radicación de la factura correspondiente en la Oficina de Central de CuentasSede Central de CORPOICA, ubicada en el Centro de Investigación Tibaitatá, Kilómetro 14, carretera
de occidente, vía Bogotá - Mosquera (Cundinamarca), valor de la factura que corresponderá al valor
proporcional a las horas efectivas de auditoría realizadas durante el mes, según lo definido en los
mecanismos de control frente a las horas de ejecución aprobadas para el periodo. La factura
mencionada deberá contener: i) Formato de recibo a satisfacción del Supervisor del Contrato de la
prestación del servicio ii) Constancia de pago del Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. iii)
Informe de actividades realizadas en el mes y los entregables definidos en el cronograma que
cumplan su plazo en el mes facturado.
PARÁGRAFO. El último pago estará sujeto a la presentación y aceptación por parte del supervisor
del contrato de lo siguiente: i). Informe final, ii) entregables definidos en el cronograma que cumplan
su plazo en este término.
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CAPITULO VI
VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
1. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN
1.1
VERIFICACIÓN JURÍDICA (HABILITANTE)
La Oficina Asesora Jurídica verificará la entrega y el cumplimiento de los documentos y requisitos
establecidos en estos términos de referencia y procederá a emitir el informe respectivo, para el
efecto, podrá requerir la presentación y/o aclaración de documentos faltantes o imprecisos, para lo
cual señalará un plazo determinado. En caso de que el proponente no aporte los documentos
requeridos o no realice las aclaraciones y precisiones solicitadas en el término previsto para el
efecto, su propuesta será rechazada, esto es, no podrá ser objeto de calificación de acuerdo con los
criterios establecidos.
1.2 VERIFICACIÓN TÉCNICA: (HABILITANTE)
El área técnica verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas establecidas dentro de los
presentes términos de referencia y procederá a emitir el informe respectivo, para el efecto, podrá
requerir la presentación y/o aclaración de documentos faltantes o imprecisos. En caso de que el
proponente no aporte los documentos requeridos o no realice las aclaraciones y precisiones
solicitadas en el término previsto para el efecto, su propuesta será rechazada, esto es, no podrá ser
objeto de calificación de acuerdo con los criterios establecidos.
1.3 VERIFICACIÓN FINANCIERA (HABILITANTE)
Los PROPONENTES deben acreditar a partir de los estados financieros una adecuada capacidad
financiera para el desarrollo del objeto del contrato en relación con el monto del mismo, para lo
cual se efectuará un análisis de los siguientes índices:
PATRIMONIO: Podrán participar las personas jurídicas cuyo patrimonio al treinta y uno (31) de
diciembre de 2015 supere los novecientos millones de pesos ($900.000.000).
LIQUIDEZ: Podrán participar las personas jurídicas cuyo índice de liquidez al 31 de Diciembre de
2015 sea igual o superior a 1.0. El índice de liquidez se obtiene al dividir el activo corriente por el
pasivo corriente.
ENDEUDAMIENTO: Podrán participar las personas jurídicas cuyo índice de endeudamiento al 31 de
Diciembre de 2015 sea inferior al ochenta y cinco (85%). El índice de endeudamiento corresponderá
al dividir total de pasivo por el total del activo.
CORPOICA se reserva el derecho de requerir un mayor nivel de detalle en la información
suministrada por parte del PROPONENTE en caso de ser necesario.
NOTA: LA CAPACIDAD FINANCIERA ES HABILITANTE Y NO ES OBJETO DE CALIFICACIÓN.
2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
2.1. EVALUACIÓN ECONÓMICA (40 puntos)
La propuesta que ofrezca el menor valor total de los servicios solicitados obtendrá el máximo
puntaje, cuarenta (40) puntos, y las demás propuestas se calificarán proporcionalmente por regla
de tres inversa.
2.2 EVALUACIÓN TÉCNICA (60 puntos)
2.2.1 HORAS HOMBRE OFERTADAS (10 puntos)
La propuesta que ofrezca el mayor número de horas hombre, por encima del mínimo requerido,
obtendrá el máximo puntaje, diez (10) puntos, y las demás propuestas se calificarán
proporcionalmente de acuerdo con el número de horas hombre ofrecido.
2.2.2 METODOLOGÍA DE TRABAJO (30 puntos)
El concepto técnico se desarrollará teniendo en cuenta los siguientes criterios metodológicos, que
el proponente deberá especificar en la propuesta:
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
MÍNIMO REQUERIDO
PUNTOS
MÁXIMO A
ASIGNAR
Cubrimiento de las sedes y
procesos de la Corporación
de acuerdo con la
metodología presentada
Se tendrá en cuenta el alcance metodológico
presentado en términos de marco muestral para el
cubrimiento de la agenda, los procesos y sedes de la
corporación. Obtendrá 10 puntos la propuesta que
presente el mayor marco muestral para el cubrimiento
de la agenda, las demás propuestas obtendrá 0.
10
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Valores agregados
relacionados con el objeto
del proceso que no
representen un costo
adicional para la
Corporación.
Conformación del equipo
presentado y su
competencia técnica en
formación y experiencia
Valores agregados relacionados con el objeto del
proceso que no representen un costo adicional para la
Corporación y experiencia del equipo de trabajo, el
proponente debe indicar en la propuesta las horas
requeridas para el cubrimiento del valor agregado o
manifestar la no presentación de estos. El mayor
puntaje lo obtendrá la propuesta que la sumatoria en
horas de valores agregados, sea mayor a las aportadas
por los otros proponentes, y las demás propuestas
proporcionales al tiempo aplicando regla de tres.
Estas horas en valores agregados pueden ser:
- Horas de auditoría adicionales a las
establecidas en estos términos, en
aspectos
legales,
tributarios,
administrativos, técnicos relacionados
con la agenda corporativa.
-
Horas de capacitación, formación,
aprendizaje, en temas afines con el
objeto de los presentes términos de
invitación.
-
Horas de acompañamiento para la
identificación de mejores prácticas
relacionadas
con
procesos
de
auditoría y/o control interno, gestión de
riesgos u otros similares.
-
Otros a discreción del oferente,
presentados en su equivalencia de
horas-hombre.
Hojas de vida y certificaciones de los miembros del
equipo (aplica a líder de auditoría, equipo permanente
y equipo de apoyo no permanente) y se analizará
evaluando en forma conjunta tanto los estudios
acreditados del personal como su experiencia laboral a
criterio de la Corporación considerando lo que resultará
más relevante y/o pertinente para la ejecución del
contrato que resulte del presente proceso. El mayor
10
10
puntaje lo obtendrá la propuesta que la sumatoria de
experiencia acreditada en tiempo, sea mayor a las
aportadas por los otros oferentes, y las demás
propuestas proporcionales al tiempo aplicando regla de
tres.
2.2.3 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE (20 puntos)
El proponente que presente un mayor valor de los contratos ejecutados o en ejecución con
entidades públicas y/o privadas en los diez (10) últimos años que el objeto consista en la prestación
de servicios de Auditoría Integral, obtendrá el mayor puntaje, veinte (20) puntos, los demás
proponentes, se evaluarán proporcionalmente, el número de certificaciones no puede ser superior
a (10) diez.
NOTA: Para determinar los valores objeto de evaluación, se tendrá en cuenta las certificaciones y/o
contratos que se encuentren ejecutados o en ejecución en los diez (10) años inmediatamente
anteriores a la fecha de cierre del proceso objeto de contratación, así:
i) Cuando el plazo de ejecución del contrato incluya años anteriores o posteriores al rango
establecido, se tomará como valor ejecutado la proporción del valor total del contrato
aplicando regla de tres sobre el periodo aceptado o,
ii) La evaluación de las certificaciones en donde se especifique claramente el valor ejecutado en
el periodo solicitado.
iii) No se tendrán en cuenta certificaciones asociadas a procesos de revisoría fiscal. La
experiencia requerida tiene como alcance procesos de auditoría interna y/o control interno.
CAPITULO VII
1.
RECOMENDACIÓN
La recomendación del contrato se hará en forma total dentro de un término prudencial, contado a
partir de la fecha de presentación de la propuesta, previa verificación y evaluación de las propuestas
recibidas.
NOTA: En el evento que el proponente mejor calificado haya suscrito contrato u órdenes con
Corpoica, cuyo objeto sea igual al del presente proceso, el área encargada evaluará su ejecución, y
si considera pertinente recomendará ante el comité realizar o no su contratación.
En virtud de la naturaleza de CORPOICA, esta invitación no son más que una solicitud de propuesta
la cual será analizada de acuerdo con su régimen interno de contratación, por tanto, la
CORPORACIÓN no se obliga a contratar con quienes presenten propuesta.
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2.
CESIÓN
La posición contractual ocupada por el PROPONENTE, el contrato mismo que se derive de este
proceso y los derechos y obligaciones que de él nacen, no podrán ser cedidos por éste, sin el
consentimiento previo y escrito de CORPOICA.
En el evento que llegare a autorizar la cesión, CORPOICA, se reserva desde ahora la facultad de no
liberar al cedente, quien debe asumir la carga de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
contraídas.
3.
CONFIDENCIALIDAD DEL ANÁLISIS
Durante el análisis y calificación de las propuestas, no se permitirá injerencia alguna de los
proponentes; cualquier proponente que trate de interferir, influir o informarse indebidamente,
sobre la calificación de las propuestas será descalificado y su propuesta será rechazada.
La información relativa al análisis, y calificación de las propuestas y las recomendaciones para la
suscripción del contrato no serán reveladas a los proponentes.
4.
CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de calificación las Propuestas que no reúnan los requisitos solicitados, o cuando
se presente alguna de las circunstancias que a continuación se enuncian:
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Cuando la propuesta no sea presentada en sobre cerrado.
Cuando la propuesta sea presentada extemporáneamente.
Cuando se dé confabulación entre los proponentes, esto es, cuando dos (2) o más
propuestas hayan sido presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con
nombres diferentes.
Cuando el proponente haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente
en el análisis y/o calificación de las propuestas.
Cuando sobrevenga algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad de las previstas en los
presentes términos de referencia.
Cuando la propuesta no se ajuste a los presentes términos de referencia.
4.7
Cuando se suministre información inexacta o incompleta y no se presenten o aclaren los
documentos faltantes o imprecisos dentro del plazo requerido para el efecto.
4.8
Cuando una vez revisadas y analizados los valores propuestos estos se encuentren por
encima de los precios promedio de mercado.
5. CAUSALES PARA DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
5.1
Cuando ninguna de las propuestas se ajuste a los presentes términos de referencia.
5.2
Cuando se hubiese violado la confidencialidad del proceso de selección de manera
ostensible sin perjuicio de las acciones que pueda tomar CORPOICA, contra los
responsables.
5.3
Cuando no se reciba ninguna propuesta.
5.4
Cuando a juicio de CORPOICA, se detecten irregularidades o vicios que afecten la
transparencia del proceso de contratación.
5.5
Cuando efectuadas las verificaciones y evaluaciones de las propuestas, la Corporación
considere que éstas no se ajustan a sus necesidades.
NOTA: A criterio de CORPOICA, cuando sea procedente, el desistimiento será informado mediante
comunicación escrita dirigida a cada uno de los proponentes, a través de correo electrónico o
mediante publicación en su página web, sin que sea dable a los proponentes exigir explicaciones.
6. DESISTIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Cuando a criterio de CORPOICA, en cualquiera de las etapas del proceso de selección, considere
que no es conveniente continuar con el mismo, para lo cual, el Jefe del Departamento
Administrativo debe dejar constancia por escrito.
NOTA: El desistimiento, será informado mediante publicación en la página web de CORPOICA,
link contratación, sin que sea dable a los proponentes exigir explicaciones.
CAPITULO VIII
1. NORMATIVIDAD APLICABLE AL SERVICIO
El PROPONENTE debe acreditar el cumplimiento de los requisitos y condiciones exigidos según la
ley, para realizar el servicio de auditoría interna integral.
2. DERECHOS DE CORPOICA
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2.1
DE RESERVA
CORPOICA se reserva el derecho de confirmar la veracidad de la información suministrada y solicitar
la documentación adicional que considere pertinente para complementar la aportada con las
propuestas.
2.2
DE MODIFICACIÓN UNILATERAL
CORPOICA, de acuerdo con sus necesidades, podrá aumentar o disminuir las actividades a
desarrollar.
3. DERECHOS DEL CONTRATISTA
1. Recibir oportunamente los pagos de acuerdo con los servicios efectivamente realizados en
el periodo facturado.
2. Gozar de absoluta autonomía profesional en la ejecución de las obligaciones objeto del
contrato que celebre, con la responsabilidad que la ley y la ética profesional prescriben para
esta clase de actuaciones.
4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
ESPECIFICAS:
1. Elaborar el plan de trabajo anual en el cual se involucren todas las actividades para la
evaluación y seguimiento, determinando objetivos, actividades, áreas y/o proceso objeto
de control, tipo de actuación, tiempo, recursos requeridos y responsables, así como los
indicadores de evaluación y seguimiento, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al
cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
2. Llevar a cabo actividades de auditoría sobre el cumplimiento de aspectos legales,
administrativos, financieros, técnicos, ambientales y de sistemas de información.
3. Realizar la Auditoría Interna Integral con el equipo presentado en su propuesta y evaluado
por CORPOICA.
4. Cumplir con las horas de auditoría distribuidas entre las diferentes sedes de la Corporación,
de acuerdo al programa anual aprobado para la ejecución de actividades.
5. Proporcionar a la Alta Dirección y en general a CORPOICA, el conocimiento real del estado
en que se encuentra la organización en un periodo de tiempo determinado, de tal forma
que permita reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de
los objetivos institucionales propuestos.
6. Verificar la eficacia de los controles frente a los riesgos y elementos normativos de la
Corporación para el establecimiento de acciones preventivas y correctivas por parte de la
corporación.
7. Realizar la evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad con el fin de asegurar que
los planes, programas y proyectos, estén acordes con los objetivos establecidos en la
planeación y normatividad de la corporación.
8. Efectuar el seguimiento sobre la racionalización de los procesos y los trámites con el fin de
verificar el cumplimiento a los criterios de eficiencia, eficacia y efectividad.
9. Advertir a la Dirección Ejecutiva sobre las situaciones que puedan afectar su gestión que
puedan generar incumplimientos o responsabilidades para la corporación.
10. Presentar en la periodicidad que se requieren los informes definidos en los presentes
términos de referencia.
11. Desarrollar el plan de auditoría y seguimiento a la Sede Central y Centros de Investigación.
12. Realizar hasta cinco (5) procesos de auditoría interna especial, sobre planes, programas,
proyectos, materias o asuntos que priorice la Dirección Ejecutiva de la Corporación, con
objetivos y alcance específicos de acuerdo con las horas propuestas por el proponente y
aprobadas por la Corporación.
13. Rendir conceptos técnicos y resolver oportuna y diligentemente las consultas formuladas
en relación con planes, programas, proyectos, materias o asuntos que sean objeto de
consulta por la Corporación, enmarcados en la auditoría interna integral que es objeto del
presente proceso de selección.
14. Formular su propio programa anual de aseguramiento de la calidad y mejora del proceso
auditor, cuyo cumplimiento será revisado por el supervisor designado.
15. Presentar informe mensual al supervisor de las actividades desarrolladas en concordancia
con el plan de trabajo aprobado.
16. Cumplir con los valores agregados ofrecidos en su propuesta, sin costo adicional para
CORPOICA, en las condiciones establecidas de experiencia, horas ofrecidas, entre otros.
17. Presentar los informes que sean requeridos por los entes de control y vigilancia del estado
en materia de control interno.
18. Las demás actividades que garanticen el cumplimiento del objeto, su alcance y la correcta
ejecución del contrato.
GENERALES
1. Disponer de la capacidad operativa, técnica y logística y de los recursos propios necesarios
que permitan la ejecución oportuna del contrato, de conformidad con la propuesta
presentada.
2. Mantener la confidencialidad sobre toda la información de propiedad de CORPOICA que el
CONTRATISTA, sus representantes o dependientes, puedan conocer durante el desarrollo
del contrato, y no utilizarla bajo ninguna circunstancia, salvo requerimiento judicial.
3. No ceder el presente contrato ni subcontratar el objeto del mismo, sin la previa autorización
escrita de CORPOICA.
4. Presentar a CORPOICA las correspondientes facturas para su respectivo pago, según se
determina en este documento.
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AUDITORIA INTERNA INTEGRAL
5. Atender las indicaciones que haga el supervisor del contrato relacionadas con la correcta
ejecución y cumplimiento del objeto contractual.
6. Presentar en el momento que la Corporación lo exija, los recibos de pago de los aportes
legales.
7. Reportar oportunamente a CORPOICA los hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir
durante la ejecución del contrato, que puedan retrasar la misma o afectar las condiciones
inicialmente pactadas.
8. Cumplir estrictamente con las obligaciones de carácter laboral y/o contractual para con los
trabajadores y colaboradores que contrate para la ejecución del contrato. CORPOICA no
adquiere vínculo laboral ni contractual de ninguna naturaleza, con el personal del
CONTRATISTA asignado a la ejecución del presente contrato.
9. Pagar a los trabajadores y colaboradores que destine a la ejecución del contrato resultante,
los salarios, honorarios, prestaciones sociales, e indemnizaciones laborales y cumplir a su
respecto con las normas legales aplicables.
10. Constituir y entregar para su aprobación la PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO PARA
PARTICULARES con los amparos exigidos en el presente documento, dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato que se suscriba con ocasión del
proceso referido en los presentes términos.
11. Las demás que sean necesarias de conformidad con las disposiciones legales vigentes,
derivadas de la naturaleza del presente contrato, y que garanticen su cabal cumplimiento.
12. La ENTIDAD seleccionada debe presentar certificación expedida por la entidad financiera
en donde tenga cuenta de ahorros o corriente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
al cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, a través de la cual CORPOICA,
efectuará los pagos Dicha certificación debe contener el nombre del titular, el número de
identificación, el número de la cuenta, tipo de cuenta (ahorros o corriente).
5. OBLIGACIONES DE CORPOICA
1. Aprobar el plan anual presentado por el CONTRATISTA para la evaluación y seguimiento
determinando objetivos, metas y actividades, políticas y objetivos de control, áreas y/o
procesos objeto de control, tipo de actuación, tiempo, recursos requeridos y responsables
asignados, así como los indicadores de evaluación y seguimiento.
2. Prestar al CONTRATISTA toda la colaboración que esté a su alcance para el óptimo
desarrollo del contrato.
3. Verificar el cumplimiento integral del objeto del presente contrato a través del supervisor,
de conformidad con las especificaciones solicitadas por el CONTRATANTE y señaladas en la
propuesta presentada por el CONTRATISTA.
4. Informar al CONTRATISTA sobre cualquier irregularidad, y formularle las observaciones que
encuentre pertinentes en la ejecución del contrato.
5. Pagar el precio del servicio efectivamente prestado en el lugar convenido y dentro del plazo
estipulado, siempre y cuando, el CONTRATISTA haya cumplido con sus obligaciones.
6. Las demás que sean necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto de este contrato
y que se deriven de la ley y de lo aquí estipulado.
CAPÍTULO IX
MINUTA DEL CONTRATO
Entre los suscritos, _____________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ________ quien
actúa en calidad de ____________, de la CORPORACIÓN COLOMBIANA DE INVESTIGACIÓN
AGROPECUARIA – CORPOICA, con NIT 800.194.600-3, Entidad Pública Descentralizada Indirecta,
con fines científicos y tecnológicos, sin ánimo de lucro, regida por las normas del Derecho Privado,
en especial por las prescripciones del Título XXXVI del Libro Primero del Código Civil, con Personería
Jurídica reconocida mediante la Resolución No. 141 del 7 de abril de 1993 de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C., según consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara de Comercio de Bogotá, D.C., que se anexa al presente documento, en adelante
denominada CORPOICA y/o CONTRATANTE, por una parte y por la otra parte, __________
______________ _____________, identificado con cédula de ciudadanía No. _____________,
actúa como representante legal de la sociedad _________ ____________ con NIT ___________,
domiciliada en la ciudad de ___________, constituida por Escritura Pública No. _______ de fecha
__ de ________________ de ______, inscrita en la Cámara de Comercio de ___________, bajo el
número _________ del Libro _____ Folio _________, facultado para la celebración de este acto,
por _____________________, según consta en ___________________, documento que forma
parte integrante del presente Contrato, quien para todos los efectos legales se denominará
CONTRATISTA, convenimos en celebrar el presente contrato, previas las siguientes:
CONSIDERACIONES:
1. Que CORPOICA en cumplimiento de la decisión de la Junta Directiva, requiere contratar una
entidad especializada en Auditoría Interna Integral de la Corporación, razón por la cual el día
____ de _____________ de 2016, publicó en su página web los Términos de Referencia, y envió
invitaciones a ________ (____) entidades para que presentaran propuesta, a más tardar el día
_____ (___) de __________.
2. Que para participar en el proceso de selección, las entidades: 1) _______________, 2)
______________________,
3)
__________________________,
4)
________________________,
5)
__________________________,
y,6)
_________________________, presentaron propuesta de servicios, de conformidad con lo
establecido en los Términos de Referencia publicados por CORPOICA.
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3. Una vez realizadas las verificaciones jurídica, técnica y financiera de las propuestas y efectuada
la evaluación técnica y económica, el Comité de Contratación, mediante Acta ___ del __ de
____________ de 2016, recomendó la celebración del contrato con ____________
_____________ ___________.
4. Todos los documentos que se mencionan en el presente contrato, forman parte integrante del
mismo.
Con fundamento en las consideraciones anteriores, acordamos celebrar el presente contrato que
se regirá por las normas de derecho privado y disposiciones concordantes que le sean aplicables y
por las siguientes
CLÁUSULAS
PRIMERA: OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga para con el CONTRATANTE a prestar el servicio de
AUDITORÍA INTERNA INTEGRAL, con autonomía e independencia, conforme a las reglas
generalmente aceptadas y a las disposiciones legales aplicables, de conformidad con lo establecido
en los términos de referencia del ___ (__) y en la Propuesta presentada el _______ de _________de
2016.
SEGUNDA: DURACIÓN: El plazo de ejecución del contrato, será de doce (12) meses contados a partir
del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. Éste podrá ser
modificado previo acuerdo entre las partes en el evento en que se susciten causas que generen la
modificación de dicho plazo.
TERCERA: VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales, contractuales, presupuestales y
tributarios, el valor del presente contrato será la suma de __________________________ PESOS.
($___________________), MONEDA LEGAL COLOMBIANA, incluido el IVA.
CUARTA: FORMA DE PAGO: CORPOICA pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la factura correspondiente en LA
Oficina de Central de Cuentas-Sede Central de CORPOICA, ubicada en el Centro de Investigación
Tibaitatá, Kilómetro 14, carretera de occidente, vía Bogotá - Mosquera (Cundinamarca), valor de la
factura que corresponderá al valor proporcional a las horas efectivas de auditoría realizadas durante
el mes, según lo definido en los mecanismos de control frente a las horas de ejecución aprobadas
para el periodo. La factura mencionada deberá contener: i) Formato de recibo a satisfacción del
Supervisor del Contrato de la prestación del servicio ii) Constancia de pago del Sistema de Seguridad
Social y Parafiscales. iii) Informe de actividades realizadas en el mes y los entregables definidos en
el cronograma que cumplan su plazo en el mes facturado.
PARÁGRAFO. El último pago estará sujeto a la presentación y aceptación por parte del supervisor
del contrato de lo siguiente: i). Informe final, ii) entregables definidos en el cronograma que cumplan
su plazo en este término
CUARTA: DERECHO DE LAS PARTES
DE CORPOICA
1.
2.
3.
Incorporar nuevas sedes a las mínimas requeridas a medida que se vayan estableciendo y
poniendo en operación, lo cual será informado oportunamente a la firma auditora.
Decidir sobre el cambio del personal el cual deberá mantener el mismo o mejor perfil con el
que fue calificado, previa presentación de los mismos requisitos exigidos en los términos de
referencia al supervisor del contrato en un término no mayor a quince (15) días calendario,
contado a partir de la notificación de la solicitud.
Solicitar el cambio de uno o varios de los integrantes del equipo durante la ejecución del
contrato, previa comunicación escrita al contratista.
DEL CONTRATISTA
1.
2.
Recibir oportunamente los pagos de acuerdo con los servicios efectivamente realizados en
el periodo facturado.
Gozar de absoluta autonomía profesional en la ejecución de las obligaciones objeto del
contrato que celebre, con la responsabilidad que la ley y la ética profesional prescriben para
esta clase de actuaciones.
QUINTA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES:
DEL CONTRATISTA
ESPECIFICAS:
1. Elaborar el plan de trabajo anual en el cual se involucren todas las actividades para la
evaluación y seguimiento, determinando objetivos, actividades, áreas y/o proceso objeto
de control, tipo de actuación, tiempo, recursos requeridos y responsables, así como los
indicadores de evaluación y seguimiento, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al
cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
2. Llevar a cabo actividades de auditoría sobre el cumplimiento de aspectos legales,
administrativos, financieros, técnicos, ambientales y de sistemas de información.
3. Realizar la Auditoría Interna Integral con el equipo presentado en su propuesta y evaluado
por CORPOICA.
4. Cumplir con las horas de auditoría distribuidas entre las diferentes sedes de la Corporación,
de acuerdo al programa anual aprobado para la ejecución de actividades.
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5. Proporcionar a la Alta Dirección y en general a CORPOICA, el conocimiento real del estado
en que se encuentra la organización en un periodo de tiempo determinado, de tal forma
que permita reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de
los objetivos institucionales propuestos.
6. Verificar la eficacia de los controles frente a los riesgos y elementos normativos de la
Corporación para el establecimiento de acciones preventivas y correctivas por parte de la
corporación.
7. Realizar la evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad con el fin de asegurar que
los planes, programas y proyectos, estén acordes con los objetivos establecidos en la
planeación y normatividad de la corporación.
8. Efectuar el seguimiento sobre la racionalización de los procesos y los trámites con el fin de
verificar el cumplimiento a los criterios de eficiencia, eficacia y efectividad.
9. Advertir a la Dirección Ejecutiva sobre las situaciones que puedan afectar su gestión que
puedan generar incumplimientos o responsabilidades para la corporación.
10. Presentar en la periodicidad que se requieren los informes definidos en los presentes
términos de referencia.
11. Desarrollar el plan de auditoría y seguimiento a la Sede Central y Centros de Investigación.
12. Realizar hasta cinco (5) procesos de auditoría interna especial, sobre planes, programas,
proyectos, materias o asuntos que priorice la Dirección Ejecutiva de la Corporación, con
objetivos y alcance específicos de acuerdo con las horas propuestas por el proponente y
aprobadas por la Corporación.
13. Rendir conceptos técnicos y resolver oportuna y diligentemente las consultas formuladas
en relación con planes, programas, proyectos, materias o asuntos que sean objeto de
consulta por la Corporación, enmarcados en la auditoría interna integral que es objeto del
presente proceso de selección.
14. Formular su propio programa anual de aseguramiento de la calidad y mejora del proceso
auditor, cuyo cumplimiento será revisado por el supervisor designado.
15. Presentar informe mensual al supervisor de las actividades desarrolladas en concordancia
con el plan de trabajo aprobado.
16. Cumplir con los valores agregados ofrecidos en su propuesta, sin costo adicional para
CORPOICA, en las condiciones establecidas de experiencia, horas ofrecidas, entre otros.
17. Presentar los informes que sean requeridos por los entes de control y vigilancia del estado
en materia de control interno.
18. Las demás actividades que garanticen el cumplimiento del objeto, su alcance y la correcta
ejecución del contrato.
GENERALES
1. Disponer de la capacidad operativa, técnica y logística y de los recursos propios necesarios
que permitan la ejecución oportuna del contrato, de conformidad con la propuesta
presentada.
2. Mantener la confidencialidad sobre toda la información de propiedad de CORPOICA que el
CONTRATISTA, sus representantes o dependientes, puedan conocer durante el desarrollo
del contrato, y no utilizarla bajo ninguna circunstancia, salvo requerimiento judicial.
3. No ceder el presente contrato ni subcontratar el objeto del mismo, sin la previa autorización
escrita de CORPOICA.
4. Presentar a CORPOICA las correspondientes facturas para su respectivo pago, según se
determina en este documento.
5. Atender las indicaciones que haga el supervisor del contrato relacionadas con la correcta
ejecución y cumplimiento del objeto contractual.
6. Presentar en el momento que la Corporación lo exija, los recibos de pago de los aportes
legales.
7. Reportar oportunamente a CORPOICA los hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir
durante la ejecución del contrato, que puedan retrasar la misma o afectar las condiciones
inicialmente pactadas.
8. Cumplir estrictamente con las obligaciones de carácter laboral y/o contractual para con los
trabajadores y colaboradores que contrate para la ejecución del contrato. CORPOICA no
adquiere vínculo laboral ni contractual de ninguna naturaleza, con el personal del
CONTRATISTA asignado a la ejecución del presente contrato.
9. Pagar a los trabajadores y colaboradores que destine a la ejecución del contrato resultante,
los salarios, honorarios, prestaciones sociales, e indemnizaciones laborales y cumplir a su
respecto con las normas legales aplicables.
10. Constituir y entregar para su aprobación la PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO PARA
PARTICULARES con los amparos exigidos en el presente documento, dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato que se suscriba con ocasión del
proceso referido en los presentes términos.
11. Las demás que sean necesarias de conformidad con las disposiciones legales vigentes,
derivadas de la naturaleza del presente contrato, y que garanticen su cabal cumplimiento.
12. La ENTIDAD seleccionada debe presentar certificación expedida por la entidad financiera en
donde tenga cuenta de ahorros o corriente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
cumplimiento de los requisitos debe contener el nombre del titular, el número de
identificación, el número de la cuenta, tipo de cuenta (ahorros o corriente).
OBLIGACIONES DE CORPOICA
1. Aprobar el plan anual presentado por el CONTRATISTA para la evaluación y seguimiento
determinando objetivos, metas y actividades, políticas y objetivos de control, áreas y/o
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2.
3.
4.
5.
6.
procesos objeto de control, tipo de actuación, tiempo, recursos requeridos y responsables
asignados, así como los indicadores de evaluación y seguimiento.
Prestar al CONTRATISTA toda la colaboración que esté a su alcance para el óptimo
desarrollo del contrato.
Verificar el cumplimiento integral del objeto del presente contrato a través del supervisor,
de conformidad con las especificaciones solicitadas por el CONTRATANTE y señaladas en la
propuesta presentada por el CONTRATISTA.
Informar al CONTRATISTA sobre cualquier irregularidad, y formularle las observaciones que
encuentre pertinentes en la ejecución del contrato.
Pagar el precio del servicio efectivamente prestado en el lugar convenido y dentro del plazo
estipulado, siempre y cuando, el CONTRATISTA haya cumplido con sus obligaciones.
Las demás que sean necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto de este contrato
y que se deriven de la ley y de lo aquí estipulado.
SEXTA: GARANTÍA. El CONTRATISTA se compromete a constituir a favor de CORPOICA a costa suya,
en una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país, o en entidad bancaria, ambos
debidamente aprobadas por la Superintendencia Financiera, una GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
PARA PARTICULARES que cubra adecuadamente las obligaciones que asume en la ejecución del
contrato, con los siguientes amparos:

Amparo de Cumplimiento: Por una cuantía igual al treinta por ciento (30%) del valor del
contrato y una vigencia igual a la duración del mismo y cuatro (4) meses más.

Amparo para el Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Del personal que
haya de utilizar para la ejecución del contrato, por una cuantía igual al cinco por ciento (5%)
del valor del contrato y una vigencia igual a la duración de éste y tres (3) años más.

Amparo de Calidad: Por una cuantía igual al treinta por ciento (30%) del valor total del
contrato y una vigencia igual a la duración del mismo y un (1) año más.
PARÁGRAFO I: El CONTRATISTA se obliga a mantener vigente los amparos previstos en esta cláusula
durante el plazo total de ejecución del contrato, y a ajustar y/o modificar su cuantía y duración,
cuando se produzca una modificación contractual que altere tales condiciones.
PARÁGRAFO II: En caso de que la garantía se constituya con entidad bancaria, su vigencia se
extenderá por sesenta (60) días adicionales a los enunciados en el presente numeral.
SÉPTIMA: EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL: Las partes manifiestan y dejan expresa constancia
que el presente contrato no genera ninguna relación laboral entre el CONTRATISTA y/o el personal
que éste destine para la ejecución del contrato, y CORPOICA. El personal destinado por el
CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto pactado será dirigido y supervisado en forma directa
y constante por éste, quien se hace responsable de su buen rendimiento e idoneidad, así como por
el pago de sus salarios, honorarios y demás prestaciones a que tenga derecho.
PARÁGRAFO: El CONTRATISTA será responsable en forma exclusiva ante terceros por los daños que
les cause con ocasión de la ejecución del presente contrato.
OCTAVA: AFILIACIÓN SISTEMA DE PENSIÓN Y SALUD: EL CONTRATISTA se obliga a mantenerse al
día en el pago de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y
aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, de conformidad con lo establecido en el Artículo
50 de la Ley 789 de 2002, cuyo parágrafo segundo fue modificado por el Artículo 1° de la Ley 828 de
2003.
NOVENA: CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El presente contrato terminará por las
siguientes causales:
1.
2.
3.
4.
5.
Por mutuo acuerdo de las partes, en cualquier momento.
Por circunstancias ajenas a la voluntad de cualquiera de las partes que afecten gravemente o
impidan la ejecución del contrato, las cuales deben ser comunicadas por escrito a la otra parte
en el momento de su conocimiento.
Por la no prestación del servicio de Auditoría Interna Integral con el personal calificado por
CORPOICA o en caso de cambio con uno de igual o mejor perfil, de conformidad con lo
requerido en los términos de referencia y ofrecidos en su propuesta.
Por el incumplimiento de las obligaciones contraídas, a opción de la parte cumplida.
Por las demás causales de ley.
DECIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento de cualquiera de las
obligaciones contenidas en el presente contrato, la parte incumplida pagará a la otra a primer
requerimiento, a título de multa o pena, una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total
estimado del contrato establecido en el parágrafo primero de la cláusula Décimo Primera del mismo,
sin que esto vaya en desmedro de las demás indemnizaciones que tengan su génesis en la misma
causa.
PARÁGRAFO PRIMERO: El CONTRATISTA autoriza a CORPOICA para descontar y tomar el valor de
las multas o de la cláusula penal de que trata esta disposición, de cualquier suma que le adeude por
este contrato sin perjuicio de que las pueda hacer efectivas conforme a la ley.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El pago de la sanción por incumplimiento aquí pactada no exonerará al
CONTRATISTA de la obligación de cumplir con el objeto del contrato, ni de las demás obligaciones
y responsabilidades que emanen del mismo.
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DÉCIMA PRIMERA: SUPERVISIÓN: CORPOICA realizará el seguimiento, control de las y supervisión
del contrato que se celebre derivado del presente proceso de selección a través de un SUPERVISOR
designado por Corpoica, persona con la cual el CONTRATISTA deberá tratar todos los asuntos
relacionados con el mismo.
DÉCIMA SEGUNDA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. Toda controversia,
diferencia, disputa o reclamación que surja entre LAS PARTES relativa al presente contrato,
incluyendo su formación, suscripción, validez, obligatoriedad, interpretación, ejecución,
cumplimiento, terminación, liquidación y demás asuntos precontractuales, contractuales y post
contractuales, será resuelta adelantando las siguientes actuaciones en el mismo orden en que están
previstas:
PARÁGRAFO PRIMERO: ARREGLO DIRECTO. LAS PARTES intentarán arreglar sus diferencias a través
de la negociación directa de las mismas, esto es, sin la intervención de terceros (3º). Esta etapa se
extenderá por un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente
a aquel en que una de las partes manifieste por cualquier medio escrito a la otra, el origen de la
diferencia.
PARÁGRAFO SEGUNDO: CONCILIACIÓN. Una vez vencido el plazo previsto en el parágrafo anterior
sin que se haya logrado un acuerdo, se considerará que la etapa de arreglo directo resultó
infructuosa, y las diferencias surgidas entre LAS PARTES serán dirimidas a través del mecanismo de
conciliación en derecho, para lo cual la parte interesada presentará a su costa, solicitud de trámite
ante cualquiera de las entidades competentes a su elección.
PARÁGRAFO TERCERO: La iniciación y el desarrollo de los mecanismos de solución de controversias
contractuales regulados en la presente Cláusula, no provocará la terminación ni la suspensión del
contrato, mientras éste continúe vigente, debiendo LAS PARTES cumplir con las obligaciones
contractuales no afectadas por la controversia o diferencia sometida a arreglo directo y/o
Conciliación.
DÉCIMA TERCERA: PROHIBICIÓN DE CESIÓN DEL CONTRATO: Ni el presente contrato ni los
derechos y obligaciones que de él surjan, podrán ser cedidos por el CONTRATISTA a ningún título a
otra persona natural o jurídica, nacional o extranjera, ni a cualquier otra forma asociativa, sin el
consentimiento previo, expreso y porescrito de CORPOICA.
En el evento en que llegare a autorizarse la cesión CORPOICA, se reserva desde ahora la facultad de
no liberar al cedente, quien deberá asumir la carga de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
contraídas
DÉCIMA CUARTA: MODIFICACIONES: Toda modificación que se pretenda introducir al presente
contrato deberá constar por escrito suscrito por ambas partes, que se entenderá incorporado al
mismo como parte integrante.
DÉCIMA QUINTA: CONFIDENCIALIDAD: Las partes se obligan durante el plazo de ejecución del
contrato, y por el año posterior al vencimiento del mismo, a mantener en absoluta reserva, y a
abstenerse de comunicar, divulgar, reproducir o utilizar, para sí o para terceros por cualquier medio,
los documentos y/o la información respecto de la cual tengan conocimiento en desarrollo del
presente contrato. El incumplimiento, por acción u omisión, de la presente obligación, implicará
responsabilidad por el pago de los perjuicios que se puedan derivar.
DÉCIMA SEXTA: INDEMNIDAD: Los daños y perjuicios que el CONTRATISTA o el personal que este
destine a ejecutar el contrato, ocasionen en desarrollo del mismo a terceros o a CORPOICA, bien
sea a las personas o a las cosas, serán reconocidos y pagados directa y totalmente a expensas del
CONTRATISTA.
DÉCIMA SÉPTIMA: NORMATIVIDAD APLICABLE: El presente contrato se rige por las normas del
derecho privado que le sean aplicables.
DÉCIMA OCTAVA: DOMICILIO: Para todos los efectos legales, las partes acuerdan como domicilio
contractual la ciudad de Bogotá D.C. Las comunicaciones y/o notificaciones que deban enviarse, se
entenderán surtidas en las siguientes direcciones:
CORPOICA: KM 14 Vía Occidental Bogotá, D.C. – Mosquera. Teléfono 57 (1) 422 7300.
[email protected].
E Mail:
CONTRATISTA: ________________________
VIGÉSIMADÉCIMA NOVENA: GASTOS: Los gastos que se ocasionen para la legalización del presente
contrato, lo mismo que sus prórrogas, si a ello hubiere lugar, corren exclusivamente por cuenta del
CONTRATISTA
VIGÉSIMA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la firma
de las partes y requiere para su ejecución, la constitución y aprobación por parte de CORPOICA de
la garantía contractual pactada.
VIGÉSIMA PRIMERA : DOCUMENTOS: Forman parte integrante del presente contrato los siguientes
documentos:
1.
2.
Términos de referencia de CORPOICA.
Propuesta presentada por el CONTRATISTA el _________ de ____________ 2016, junto con
sus anexos.
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3.
Los demás que se deriven de la celebración, ejecución y terminación del contrato.
Las partes manifestamos libremente que hemos procedido a la lectura total y cuidadosa del
presente documento, por lo que, en consecuencia, nos obligamos a todo lo ordenado y manifestado.
Para constancia de lo anterior lo suscribimos en el KM 14 Vía a Mosquera, el __________ de
______________ de dos mil dieciséis (2016).
Por el CONTRATANTE
Por el CONTRATISTA
______________________
Director Ejecutivo
CORPOICA
____________________
Vo. Bo. Oficina Asesora Jurídica
ANEXOS
ANEXO No. 1
CARTA DE PRESENTACIÓN
(Ciudad), ____ de ___________ de 2016
Señores
CORPORACIÓN COLOMBIANA DE INVESTIGACIÓN AGROPECUARIA CORPOICA
CENTRO DE INVESTIGACIÓN TIBAITATÁ
Kilómetro 14 Vía Bogotá a Mosquera.
ASUNTO: PROCESO DE SELECCIÓN PARA CONTRATAR UNA ENTIDAD ESPECIALIZADA EN
AUDITORÍA QUE PRESTE SUS SERVICIOS DE AUDITORÍA INTERNA INTEGRAL EN CORPOICA
El suscrito ______________________________________, en calidad proponente, actuando en
nombre y representación de ______________________________ y de acuerdo con las condiciones
y especificaciones, que se establecen en la invitación del proceso de selección y en los documentos
anexos, hago o hacemos la siguiente propuesta, seria e irrevocable para participar en el proceso de
selección y contratación citado en el asunto.
En caso de resultar favorecido en la adjudicación de la contratación objeto de este proceso de
selección, me comprometo a firmar el contrato correspondiente y a cumplir con todas las
obligaciones señaladas en la invitación del mismo.
Así mismo, declaro que:
1. Tengo la capacidad legal para firmar y presentar esta propuesta;
2. He tomado cuidadosamente nota de las especificaciones y condiciones del proceso de selección
y de los términos de referencia los cuales acepto y manifiesto entender en su integridad. En
consecuencia renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de
éstos.
3. Esta propuesta y el contrato que llegare a celebrar sólo compromete a los firmantes de esta
carta y/o a la entidad que represento.
4. En la eventualidad de que sea suscrito el contrato, me obligo a cumplirlo de acuerdo con los
términos y condiciones fijadas por CORPOICA en los presentes términos de referencia.
5. Ofrezco cumplirle a CORPOICA con lo establecido en los parámetros de estos términos de
referencia, además sostengo las tarifas y condiciones señaladas en mi propuesta.
6. Ninguna persona o entidad distinta de la Sociedad, a la cual represento, tiene intereses en esta
propuesta o en el contrato que como consecuencia de la aceptación de ésta se llegue a
recomendar.
7. En el evento de que sea suscrito el contrato, me comprometo a realizar dentro del plazo máximo
fijado por CORPOICA, todos los trámites necesarios para la legalización de las pólizas de acuerdo
con las condiciones y parámetros de los presentes términos de referencia.
8. Me comprometo a ejecutar el contrato dentro del plazo establecido en la presente invitación.
9. El registro único tributario RUT aportado contiene la información actualizada que aplica a la
entidad según la normatividad legal vigente.
10. Que la empresa se encuentran al día en el pago de las obligaciones tributarias que les aplica.
11. El término de validez de mi propuesta es de sesenta (60) días hábiles contados a partir de la
fecha de cierre del presente proceso de selección.
Así mismo, declaro bajo la gravedad del juramento:
1.
Que no me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas
en los parámetros de referencia de los presentes términos. Que acepto que en el evento en
que se corrobore lo contrario, CORPOICA procederá a rechazar mi propuesta y/o a dar por
terminado el contrato que eventualmente se suscriba.
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2.
3.
4.
5.
Que me encuentro a PAZ Y SALVO por todo concepto con CORPOICA. La Sociedad, que
represento se encuentra a paz y salvo por todo concepto en sus relaciones o vínculos
comerciales con CORPOICA, según el caso.
Que tengo capacidad técnica, económica y financiera para ejecutar el contrato resultante
de este proceso de selección.
Que la presente propuesta consta de __________ (___) folios debidamente numerados en
forma ascendente.
Que el valor total de la propuesta:
VALOR MES
IVA
VALOR TOTAL MES
* VALOR TOTAL AÑO
$
$
$
$
-
*El valor de la propuesta comprende todos los costos directos e indirectos, IVA, valor de
impuestos, tasas y contribuciones o participaciones tanto en el ámbito nacional, como en el
departamental y municipal, pólizas, gastos administrativos, desplazamientos a nivel nacional,
viáticos, cambios de vigencia fiscal u otros costos que se causen en razón de la suscripción,
desarrollo y ejecución del contrato.
Acompaño los documentos exigidos en la invitación del proceso de selección.
Cordialmente:
Firma: ____________________________________________________
Nombre de quien firma: ______________________________________
Nombre o Razón Social del Proponente: ________________________
N.I.T.__________________________________________________
___
Nombre
del
Representante
Legal:
______________________________
C.C.
No.
___________________de______________________________
Dirección
del
Proponente:
_____________________________________
Teléfonos: _______________________Fax: ______________________
Ciudad: ____________________________________________________
E-mail: _____________________________________________________
ANEXO No. 2
EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
(CUADRO EXCEL)
ANEXO No. 3
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
(CUADRO EXCEL)
ANEXO No. 4
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
NOTA: Los procedimientos del sistema de gestión de calidad de la Corporación Colombiana de
Investigación Agropecuaria – CORPOICA se revisan y actualizan cuando haya lugar, en tal sentido
durante la ejecución del contrato de auditoría la firma auditora deberá ajustarse a estos
cambios.