Volumen I: Condiciones Generales
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UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TÉRMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS VOLUMEN I: CONDICIONES GENERALES CONVOCATORIA PÚBLICA NO. 008 DE 2009 CONCURSO DE MÉRITOS PARA LA REALIZACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL MERCADO DE LA SALUD EN EL ÁREA DE INFLUENCIA DE HUS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES NECESARIAS DE VIABILIDAD PARA LA ENTREGA EN PROPIEDAD DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER A LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN ENERO DE 2009 1.1 ANTECEDENTES 1.2 DEFINICIONES 10 1.3 INSTRUCCIONES PRELIMINARES 16 1.4 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 17 9 1.4.1 Responsabilidad sobre información previa a la contratación 17 1.4.2 Complementariedad de los documentos del Proceso de Contratación 17 1.4.3 Intención y alcance de los documentos de contratación 17 1.5 Reconocimiento de las condiciones en que se ejecutarán los trabajos 18 1.6 Idioma y presentación de la propuesta 18 1.7 Propuesta básica 19 1.8 Precios 19 1.9 REQUISITOS PARA PARTICIPAR 22 1.10 DISPOSICIONES PARA LOS CONSORCIOS 24 1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO 26 1.12 CONSULTA Y VENTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 28 1.13 TRAMITE DE LAS PROPUESTAS 29 1.13.1 Presentación de las Propuestas 29 1.13.2 Plazo de Entrega de las Propuestas 30 1.13.3 Cierre DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA 30 1.13.4 Aclaraciones y modificaciones a los Términos de Referencia 31 1.13.5 Propuestas Extemporáneas 33 1.13.6 Retiro de las Propuestas 33 1.14 PLAZO DE EJECUCIÓN 33 1.15 PRESUPUESTO 34 1.16 FORMA DE PAGO 34 1.17 Propuesta única 34 1.18 Propuesta completa 34 3 1.19 Presentación de la propuesta 34 1.20 Correcciones 34 1.21 Pago de impuestos 35 1.21.1 Retención en la fuente e IVA 36 1.22 COSTO DE PREPARACIÓN DE LA OFERTA 36 1.23 VIGENCIA DE LA OFERTA. 36 1.24 EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 37 1.25 localización del estudio 37 CAPITULO 2. ALCANCE 37 2. 2.1 OBJETIVO GENERAL 37 2.2 GENERACIÓN DE HIPÓTESIS DE MERCADO 38 2.3 ALCANCE DE LOS TRABAJOS 39 CAPITULO 3. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS 3. 44 GENERALIDADES 44 3.1 45 DOCUMENTOS DE LAS PROPUESTAS 3.1.1 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIÓN JURÍDICA 45 3.1.2 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA 48 3.1.3 DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA- SOBRE No. 01 50 3.1.3.1 Carta de Presentación 50 3.1.3.2 Documento de Constitución del Consorcio. 50 3.1.3.3 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 51 3.1.3.4 Autorización al REPRESENTANTE LEGAL. 52 3.1.3.5 CERTIFICADO de Inscripción en EL Registro ÚNICO DE PROPONENTES DE LA Cámara de Comercio 53 3.1.3.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA. 53 3.1.3.7 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CON LOS SISTEMAS GENERALES DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES 54 3.1.3.8 Registro ÚNICO tributario (rut) 54 3.1.3.9 DOCUMENTACIÓN PLANEAMIENTO GENERAL DEL ESTUDIO 54 3.1.3.10 CERTIFICADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001 VERSIÓN 2000 4 56 3.1.3.11 DOCUMENTACIÓN CAPACIDAD TÉCNICA DEL PERSONAL 57 3.1.3.12 DOCUMENTACIÓN CAPACIDAD OPERATIVA OFRECIDA PARA EL PROYECTO 57 3.1.3.13 documentación sobre la experiencia del proponente 58 3.1.3.14 INFORMACIÓN FINANCIERA 59 3.2 Documentación Adicional 65 CAPITULO 4. REQUISITOS DE LOS PROPONENTES, CALIFICACIÓN Y 4. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 65 4.1 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 65 4.2 BASES DE LA EVALUACIÓN 65 4.3 Factores de EVALUACIÓN y sus puntajes 66 4.4 ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS 80 4.5 COMITÉ EVALUADOR 81 4.6 ADJUDICACIÓN 82 4.7 CONDICIONES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONVOCATORIA PÚBLICA. 82 4.8 INFORMACIÓN RESERVADA 83 CAPITULO 5: CONTRATACIÓN, INTERVENTORÍA Y COORDINACIÓN 5. 83 5.1 CONTRATACIÓN 83 5.2 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO 83 5.2.1 Firma y legalización del contrato. 83 5.2.2 DOCUMENTOS DEL CONTRATO 84 5.3 INTERPRETACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL CONTRATO 84 5.4 USO DE LOS DOCUMENTOS DEL CONTRATO 85 5.5 INTRANSMISIBILIDAD DEL CONTRATO 87 5.6 LEY DEL CONTRATO Y CONTROVERSIAS 87 5.7 MULTAS 87 5 5.8 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS 88 5.9 RESPONSABILIDAD DEL CONSULTOR 89 5.10 INDEMNIDAD 90 5.10.1 Término de liquidación del contrato 91 5.10.2 Casos en que procede la liquidación 92 5.10.3 Contenido de la liquidación 92 5.10.4 Efectos de la liquidación 92 5.10.5 Liquidación unilateral 92 5.11 FUERZA MAYOR 93 5.12 DIFERENCIAS DE OPINIÓN 93 5.13 PLAZO DEL CONTRATO 93 5.14 VIGENCIA DEL CONTRATO 93 5.15 GARANTÍAS DEL CONTRATO 94 5.16 SUSPENSIÓN DE TRABAJOS Y TERMINACIÓN POR CONVENIENCIA 94 5.16.1 Causales para declarar la caducidad 95 5.16.2 Interpretación unilateral del contrato 96 5.16.3 Modificación Unilateral 97 5.16.4 Terminación unilateral 97 5.16.5 Procedimiento para la aplicación de las cláusulas exorbitantes. 98 5.17 PATENTES Y PERMISOS 98 5.18 INTERVENTORÍA Y COORDINACIÓN 98 5.19 IDIOMA Y CORRESPONDENCIA 99 CAPITULO 6. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 100 6. 6.1 ORDEN DE INICIACIÓN DE LOS TRABAJOS 100 6.2 PERSONAL PARA LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 100 6.2.1 6.3 ASESORES INDIVIDUALES 100 SISTEMA DE CALIDAD DEL CONSULTOR 100 6 7 FORMULARIOS Formulario No. 1 Carta de Presentación Propuesta Técnica (Sobre No. 1) Formulario No. 2 Carta de Información de Consorcios Formulario No. 3 Certificación Cumplimiento de Obligaciones Seguridad Social y Parafiscales Formulario No. 4 Capacidad Técnica del Personal Ofrecido por el Proyecto Formulario No. 5 Capacidad Técnica del Personal –Hoja de Vida- Formulario No. 6 Capacidad Operativa Ofrecida Formulario No. 7 Certificación de experiencia general del proponente Formulario No. 8 Certificación de experiencia especifica del proponente Formulario No. 9 Información Financiera Formulario No. 10 PROPUESTA ECONÓMICA Formulario No. 11 Análisis del factor multiplicador del personal 8 CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN Y CONDICIONES GENERALES 1.1 ANTECEDENTES El Hospital Universitario de Santander, HUS, es una empresa social del estado, del orden departamental de Santander, de mediana y alta complejidad. Mediante facultades concedidas por la Asamblea Departamental de Santander al gobernador (ordenanza 055 de octubre 20 de 2004) se liquidó el Hospital Universitario Ramón González Valencia mediante decreto 0023 de 2005 y se procedió a crear la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander mediante decreto 0025 de febrero 4 de 2005, como una entidad descentralizada del orden departamental, adscrita a la secretaría de salud de Santander, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. La E.S.E. Hospital Universitario de Santander (HUS) tiene por objeto la prestación de servicios de salud, orientados hacia el servicio público a cargo del departamento de Santander y como cabeza de la red pública del sistema de seguridad social en salud en Santander. Es campo de práctica docente-asistencial de la Facultad de Salud de la Universidad Industrial de Santander, UIS, vínculo permanente que se remonta a la creación del anterior Hospital Universitario Ramón González Valencia, hace cuatro décadas. El modelo actual para la gestión del HUS incluye su administración y operación bajo un esquema gerencial, para lo cual se han designado 7 sub-gerencias técnicocientíficas a cargo de la UIS, pero la gerencia, y subgerencia administrativa y financiera continúan a cargo del departamento. Debido a la continuidad de los factores que originaron la crisis del Hospital Ramón González Valencia, el actual HUS adolece de condiciones críticas que no permiten su eficiente funcionamiento. Durante el proceso electoral para gobernantes territoriales realizado en los meses finales del año pasado, el candidato Dr. Horacio serpa, propuso que el HUS fuese entregado bajo la administración y tutela de la UIS, con el fin de sanear los problemas que vienen afectando la operación o funcionamiento del HUS, los cuales pueden llevar a una crisis más aguda o al colapso institucional. 9 Este compromiso se ratificó posteriormente en la iniciación de la gestión como Gobernador de Santander y se consolidó como meta del plan de desarrollo departamental 2008 -2011. La Universidad ha iniciado estudios tendientes a configurar la viabilidad técnica y financiera del HUS, así como a establecer la estrategia de mercado para posicionar los servicios hospitalarios. La Gobernación de Santander, la Universidad y el Hospital han acordado, mediante convenio ínter-administrativo, una programación tendiente a estudiar el mejoramiento de aspectos claves de la operación del HUS y a establecer un mejor modelo de operación sostenible, más eficiente y un plan de mejoramiento. Para complementar los estudios que se tienen programados, la universidad requiere una investigación de mercado en el área de influencia del HUS en la cual el hospital cumple sus funciones como cabeza de red pública hospitalaria compitiendo por segmentos del mercado de mediana y alta complejidad con instituciones tanto públicas como privadas, de cuyo diagnóstico, análisis y proyección se podrán establecer las condiciones de viabilidad del HUS para ser administrado por la UIS en un mercado altamente competitivo. 1.2 DEFINICIONES Siempre que en cualquier parte de los Términos de Referencia o de los documentos del contrato aparezcan las siguientes expresiones se interpretarán como sigue: - HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER - HUS Se emplea para identificar el Hospital objeto del diagnóstico y análisis estratégico a contratar. - UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 10 Se emplea para nombrar la Universidad, la UIS o representantes autorizados, para la cual ha de ejecutarse, los estudios y consultoría descritos en estos términos de referencia. - CONSEJO SUPERIOR Se emplea para designar a la máxima autoridad de la Universidad Industrial de Santander. - RECTOR Es el representante legal autorizado de la Universidad Industrial de Santander. - PROPONENTE Es la persona jurídica, o personas jurídicas asociadas (Consorcios) que presenta o presentan propuestas para la invitación pública a cotizar convocada por la UIS. - CONSULTOR Es el PROPONENTE seleccionado por la Universidad Industrial de Santander como adjudicatario del contrato para la ejecución de los trabajos a que se refieren estos términos de referencia. Los términos “Contratista”, “Contratista Consultor”, se entienden en el mismo sentido indicado para el “Consultor”. - CONSORCIO Es la asociación de varias personas jurídicas (máximo 2) con el objeto de presentar una misma propuesta y ejecutar el contrato conjuntamente, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten 11 en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. - DIRECTOR DEL PROYECTO Es la persona nombrada por el Consultor para formular, desarrollar, implementar, dirigir, mantener y documentar una estructura organizacional para la ejecución de los trabajos, aceptable para la UIS, y a cuyo cargo está asignada la dirección estratégica del proyecto y el desempeño del contrato. - ASESORES Son los ingenieros expertos del más alto nivel y experiencia técnica, pertenecientes a la organización del Consultor, que proveen asesoría del más alto nivel para el Proyecto, para evaluar los estudios elaborados por el personal del Consultor asociado directamente con el Proyecto, en las Áreas o Disciplinas de Trabajo en que se ha dividido el Proyecto, y asesorarlo total o parcialmente en relación con los trabajos específicos objeto del contrato. - INTERVENTOR, INTERVENTORÍA Es la persona natural o jurídica designada por la UIS., para realizar el seguimiento y vigilancia en el cumplimiento del Contrato, de los Términos de Referencia y demás tareas que le señala la UIS en relación con los estudios contratados. - SUBCONTRATISTA Es la persona natural o Jurídica que celebra un contrato con el Consultor, cuando este ha sido debidamente autorizado por la UIS., para la ejecución de trabajos específicos relacionados con el objeto del contrato, pero sin incluir en esta denominación a los empleados del Consultor. Los subcontratistas no adquieren ninguna obligación directa con la UIS. 12 - NORMAS GENERALES DE CONTRATACIÓN Es el Acuerdo emanado por el Consejo Superior de la UIS mediante el cual se expiden las Normas Generales de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. - CONVOCATORIA PÚBLICA Es el proceso de contratación que adelanta la UIS, mediante el cual convoca a las personas Jurídicas o firmas asociadas en Consorcios a presentar propuestas para la ejecución de un diagnóstico y análisis estratégico del mercado de la salud en el área de influencia del HUS. - REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE LOS PROPONENTES Es requisito indispensable para que una propuesta sea considerada, que el Proponente esté inscrito, clasificado y calificado en el Registro de proponentes de la Cámara de Comercio y que esté en todas las categorías exigidas en el numeral correspondiente a REQUISITOS PARA PARTICIPAR, en caso contrario la propuesta será rechazada. - TÉRMINOS DE REFERENCIA Son los documentos que la UIS proporciona a personas jurídicas interesadas en participar en la presente convocatoria, para que basados en ellos hagan sus propuestas técnico- económicas. - ESTUDIOS O SERVICIOS Significa el trabajo, los equipos, las acciones, las mediciones, el personal profesional y técnico, los asesores, la mano de obra, etc., que han de proveerse o ejecutarse por el CONSULTOR dentro de los términos del contrato resultante de los presentes Términos de Referencia. 13 - ADDENDA Es la información escrita por la UIS con posterioridad a la apertura de la convocatoria, pero antes de la fecha de cierre de la misma, que aclara, corrige, modifica, suprime o complementa los términos de referencia y que forma parte de los mismos y del contrato. El término “adenda”, se entiende en el mismo sentido indicado para “Addenda”. - PROPUESTA La constituye el original de la propuesta tanto técnica como económica que presenta el proponente ante la UIS, según las instrucciones de los TÉRMINOS DE REFERENCIA, antes de la fecha de cierre de la convocatoria. Forman también parte de la misma los documentos que debe anexar y que sean exigidos en los términos de referencia. - EL CONTRATO Es el acuerdo suscrito entre la UIS y el Consultor para la ejecución de los trabajos, debidamente perfeccionado y legalizado. -DOCUMENTOS DEL CONTRATO Comprende los siguientes: ∙ El contrato. ∙ Los Términos de Referencia. ∙ Las addendas y las comunicaciones aclaratorias emitidas durante el proceso de contratación. ∙ La propuesta en las partes aceptadas por la UIS. ∙ Las garantías constituidas por el Consultor de acuerdo con el contrato y aceptadas por la UIS. ∙ Las actas de modificación bilateral. 14 - PLAZO DEL CONTRATO Es el período comprendido entre la fecha del acta de inicio del contrato y la fecha en la cual se vencen las obligaciones y prestaciones a cargo del Consultor. -VIGENCIA DEL CONTRATO Es el período comprendido entre el perfeccionamiento del contrato y la fecha en que queda aprobada su liquidación definitiva. - ORDEN DE CAMBIO Es una orden emitida por la UIS, en la cual se adiciona, se modifica o se suprime parte del alcance de los estudios. -ACTA DE MODIFICACIÓN BILATERAL Es un documento suscrito entre la UIS y el Consultor que modifica o adiciona el contrato en cualquiera de sus partes. -SIGNIFICADO DE TÉRMINOS Las palabras "incluyendo", o "incluye" o una variación de éstas, cuando van seguidas de una enumeración de ítems o cosas, en cualquier caso, se deberán leer como si las palabras "incluyendo", o sus variaciones, fueran seguidas por la frase "pero sin restringir la generalidad de lo que se diga" y en ningún caso se debe presumir que los ítems o enumeraciones son complementos, o exhaustivos, o descriptivos del todo de que constituyen parte. Dondequiera que se señalen ciertas obligaciones que el Consultor debe cumplir "inmediatamente", "oportunamente", "a tiempo", y no se precise el plazo dentro del 15 cual deberán realizarse, deberá entenderse que dicho plazo será el término que la UIS señale al Consultor. Dondequiera que se utilicen las palabras "trabajo", "trabajos", “estudios” deberá entenderse que se trata de cualquier actividad que el Consultor deba desarrollar en cumplimiento del contrato. Dondequiera que se usen las expresiones “a cargo del Consultor”, “a su cargo”, “a costa del Consultor”, “a su costa”, "a su costo", “por cuenta del Consultor”, “por su cuenta” u otras expresiones análogas, tales expresiones se entenderán en el sentido de que no existe un pago adicional, separado o específico para la ejecución de las actividades a que se refieren dichas expresiones, y que todos estos están incluidos dentro del valor del Contrato que fue indicado por el Proponente. Dondequiera que se use la palabra "días" deberá entenderse que se trata de días hábiles. Solo se entenderán días calendarios si así expresamente se encuentra señalado. Dondequiera que se utilice la palabra "plazo" o "plazos" deberá entenderse que se refiere al período o períodos con que dispone el Consultor para el cumplimiento de los diferentes eventos o actividades contempladas por el contrato. 1.3 INSTRUCCIONES PRELIMINARES 1. Financiación. Los trabajos que son objeto de la presente contratación serán financiados con recursos propios de la UIS, y contratados bajo el sistema global de precio fijo, firme, no reajustable, para lo cual existen los correspondientes certificados de disponibilidad presupuestal. 2. Normatividad. La Universidad Industrial de Santander es un ente público autónomo, con régimen de contratación especial adoptado mediante el Acuerdo 019 de 2005 expedido por el Consejo Superior. El presente proceso de contratación y el contrato que llegue a suscribirse, se regirá por el ordenamiento jurídico que le es propio, por las estipulaciones del pliego, las condiciones de la propuesta que acepte la UIS y las demás cláusulas en las que se recoja el acuerdo de las partes. 16 El presente proceso de contratación se rige de forma especial por los parámetros generales y específicos de éstos términos de referencia, según versión oficial publicada en la WEB institucional, www.uis.edu.co, por el reglamento de contratación (Acuerdo 19 de 2005 y la Resolución No. 809 de 2005), por la Resolución 868 de 2008 y por los mismos principios y reglas de la ley 80 de 1993 a los cuales este documento haga remisión expresa. La UIS no aceptará como causal de reclamo o incumplimiento, la ignorancia de las disposiciones internas de la Universidad o de las Leyes Colombianas vigentes durante el proceso de contratación o durante la ejecución del contrato, y todas las disposiciones de las autoridades bajo cuya jurisdicción se ejecute el contrato. La presentación de la propuesta será evidencia de que el proponente conoce y acoge completamente las Normas Legales de la República de Colombia, las normas internas de contratación de la UIS y los Términos de Referencia. 1.4 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 1.4.1 Responsabilidad sobre información previa a la contratación La información contenida en estos documentos de contratación sustituye totalmente cualquier información que por medio de avisos, cartas o cualquier otro sistema pudiese haber suministrado la UIS, sus funcionarios, o sus representantes con anterioridad a la fecha de apertura de la contratación. Por consiguiente, todas las informaciones preliminares que en cualquier forma haya recibido el Proponente o cualquier otra persona o entidad interesada en la contratación, quedan sin ningún valor y la UIS no se responsabiliza por la utilización indebida que de las mismas haga el Proponente o cualquier otra persona o entidad. 1.4.2 Complementariedad de los documentos del Proceso de Contratación Es entendido que los documentos del Proceso de Contratación se complementan mutuamente de tal manera que lo indicado en uno de ellos se tomará como indicado en todos. 1.4.3 Intención y alcance de los documentos de contratación A menos que se indique expresamente algo diferente en otra parte de los Términos de Referencia, la intención de ellos es incluir todos los servicios técnicos y 17 profesionales, herramientas e insumos necesarios para la ejecución correcta y total del contrato; por lo tanto, el Proponente deberá incluir todos los costos directos, indirectos y de administración, variables y fijos, que incidan en la ejecución el contrato. 1.5 RECONOCIMIENTO DE LAS CONDICIONES EN QUE SE EJECUTARÁN LOS TRABAJOS El Proponente deberá obtener toda la información que pueda ser necesaria para preparar la propuesta y suscribir el contrato, por sí mismo y bajo su responsabilidad y riesgo, e informarse completamente de todas las circunstancias de acceso, de seguridad, de disponibilidad, localización, suministro y transporte de la mano de obra y demás insumos requeridos; además, deberá obtener las informaciones necesarias para la ejecución de los trabajos, sobre instalaciones temporales que pueda requerir, forma y características del sitio y sobre todas las demás circunstancias y riesgos que puedan influir o afectar de alguna manera el trabajo, los costos, calidad, recursos, precios y plazos del contrato. Todos los productos y servicios objeto del contrato deberán incluir todas las informaciones y detalles técnicos necesarios para que los estudios de esta convocatoria, acorde con el alcance descrito. Por consiguiente, cualquier elemento, información, detalle, servicio, ítem, dato no mostrado o indicado en los Términos de Referencia, pero que sea necesario incluir y considerar para la correcta ejecución de los trabajos, deberá ser considerado e incluido por el Proponente en la propuesta, sin costo adicional. 1.6 El IDIOMA Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA idioma oficial de la contratación será el español. La propuesta podrá ser presentada empastada o argollada mediante elementos plásticos o metálicos, pero garantizando que los documentos queden debidamente sujetados sin posibilidad de extravío y, además, deberán estar foliadas y rubricadas todas sus páginas. Todos los documentos que hacen parte de la Propuesta deberán presentarse en idioma español. La información presentada en idioma español será la información oficial para la UIS, por encima de lo que pueda estar establecido en los documentos originales, elaborados en un idioma diferente. Cualquier diferencia substancial entre lo establecido en los documentos originales y lo establecido en la traducción al 18 español, que implique falsedad en la información, será causal de eliminación de la Propuesta; en este caso la UIS podrá hacer uso de la Garantía de Seriedad de la Propuesta. Los documentos de carácter complementario, tales como catálogos o revistas de presentación general de las compañías, catálogos o plegables de estudios realizados por las firmas proponentes, serán aceptados en un idioma diferente al español, preferiblemente en inglés. 1.7 PROPUESTA BÁSICA El Proponente deberá presentar una Propuesta Básica. Como Propuesta Básica se entiende una Propuesta que se ciñe a todos los términos establecidos en los documentos de la contratación y, por lo tanto, no presenta desviaciones, modificaciones, excepciones o reservas sustantivas a ellos. Si una propuesta presenta desviaciones, modificaciones, excepciones o reservas sustantivas a los documentos de contratación será eliminada. 1.8 PRECIOS El Proponente deberá cotizar el precio total de los trabajos en el Formulario No. 10 Propuesta económica, suministrado con los Términos de Referencia, en pesos colombianos. El Consultor deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las leyes, ordenanzas, acuerdos y reglamentos aplicables, que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por la autoridad competente, incluidos los tributos y gravámenes internacionales. Por lo tanto, al preparar su oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos y gastos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato. Las enmendaduras en los precios que aparezcan en la Propuesta deberán confirmarse con nota al margen y firma del Proponente, tanto en el original como en sus copias. Así mismo, será responsabilidad del consultor mantener el personal mínimo que figura en el numeral 4.3. de estos términos de referencia, con las calidades allí requeridas. Los sueldos del personal, la duración del personal y 19 todos los costos directos e indirectos se consideran incluidos en el precio global fijo de la propuesta. Para determinar el valor de la propuesta el proponente deberá consignar en el Formulario No. 10 la información solicitada de: sueldos, dedicaciones, factor multiplicador y demás costos de personal y costos directos. En ningún caso el propuesta económica se considerará por sueldos del personal, ni por tiempos del personal, ni por el sistema del factor multiplicador. En el Formulario No. 10, propuesta económica, los proponentes deberán definir: Costos del personal: los salarios mensuales del personal ofrecido, los tiempos de participación mínima mensual y duración mínima de los profesionales ofrecidos de acuerdo a las características del proyecto y el factor multiplicador del personal. En caso que el proponente estime que requiere personal adicional al solicitado, deberá incluirlo en la celda definida. Otros costos directos: la tarifa mensual y su duración de acuerdo a las características del proyecto y el factor multiplicador de otros costos directos (se admite máximo el diez por ciento). El proponente debe registrar los valores de las columnas: nueve (9), diez (10) y fila trece (13). En caso que el proponente estime que requiere recursos adicionales a los estimados, deberá incluirlos en la celda definida. El proponente deberá diligenciar el Formulario No. 10 – propuesta económica, no podrá modificar, ni suprimir la información en él requerida, toda vez que dicha información se requiere para la comparación de las ofertas. Estos costos y valores quedarán consignados en el contrato que se celebre con el proponente seleccionado. Estos costos deben cubrir los costos de materiales, mano de obra en el trabajo nocturno y días feriados, herramientas, todos los equipos que se requieran, licencias de software y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio 20 del contrato, inclusive la administración, imprevistos y utilidades del proponente, estos precios no estarán sujetos a revisiones ni cambios. Los costos que debe incluir el consultor en su propuesta económica se sobreentiende que incluyen los gastos de localización, viáticos, transporte y demás emolumentos necesarios que implique la ubicación de personal y equipos en el sitio del desarrollo de la consultoría, los cuales se sobreentiende quedan incluidos en los costos directos del Formulario No. 10 – propuesta económica. El proponente deberá ajustar al peso los valores consignados, bien sea por exceso o por defecto al peso, así: cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a cinco lo aproximará por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a cinco lo aproximará por defecto al número entero del peso; en caso contrario, la UIS efectuará dicho ajuste acorde a lo definido en el numeral 4.1.1.2. El Proponente deberá indicar por aparte y discriminar en el Formulario No. 10 Propuesta económica, el monto del impuesto al valor agregado IVA sobre los trabajos cotizados. Este impuesto será incluido en cada factura y será pagado en pesos colombianos de acuerdo con las normas y tarifas vigentes. El precio de la consultoría deberá establecerse por el sistema de factor multiplicador con un precio Global fijo, firme, no reajustable, el cual deberá cubrir todos los costos que la organización debe aplicar desde la legalización del contrato, durante su ejecución, los imprevistos o contingencias, los gastos generales y el reconocimiento de sus honorarios o utilidad; este factor multiplicador deberá ser indicado por el Proponente. El factor multiplicador deberá incluir todos los costos directos en que incurra el Consultor para llevar a cabo los trabajos objeto del contrato, entre otros, incluye los siguientes, sin limitarse a: - Papelería, tintas, alquiler y/o compra de computadores y equipos de oficina - Servicios públicos, impuesto predial, servicio de Internet, de las oficinas - Tiquetes aéreos, gastos de alojamiento y de sostenimiento, viáticos, transporte, 21 etc. de los funcionarios del Consultor para atender las reuniones técnicas y llevar a cabo los estudios objeto del contrato. El Proponente deberá hacer un estimativo cuidadoso del costo total de los trabajos requerido para entregar los productos que se establecen en estos Términos de referencia, y de acuerdo con los requisitos y grado de detalle aquí requeridos. El Proponente a quien se le asigne el Contrato será responsable de asumir a su costo todas las erogaciones necesarias para entregar los trabajos de acuerdo con los documentos del contrato incluidas las que excedan el precio indicado por el Proponente en su propuesta. Es entendido que dentro del precio sólo se incluyen los trabajos señalados específicamente en estos Términos de Referencia, y que para cualquier otro trabajo requerido por la UIS se acordará el correspondiente precio fijo, firme, no reajustable, de acuerdo con el tiempo de elaboración, los recursos necesarios, y los salarios y factor multiplicador indicados en la propuesta. En forma similar, los trabajos que el Consultor contrate durante el desarrollo del contrato con Subcontratistas y Asesores, serán pagados por el Consultor bajo el mismo concepto de precio fijo, firme, no reajustable. El precio establecido por el Proponente será un precio global fijo, firme, no reajustable y deberá incluir las utilidades y las provisiones para contingencias que puedan ocurrir en desarrollo de los trabajos, como por ejemplo, sin limitarse a: variaciones en los costos de los salarios y demás insumos requeridos, horas extras y cambios de jornada para cumplimiento de los plazos; estudio de alternativas, corrección y reproceso de trabajos defectuosos, reprocesos por errores del Consultor, sus agentes, asesores o subcontratistas, o por observaciones de no conformidad, o falla de los sistemas informáticos o de cualquier otro orden empleados para ejecutar los trabajos. 1.9 REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán participar en esta invitación a cotizar las personas jurídicas, nacionales o extranjeras que estén interesadas en participar en este proceso de selección y que cumplan con los siguientes requisitos y condiciones: 22 No estar impedido por causa de inhabilidades o incompatibilidades para contratar, especialmente por las establecidas en la constitución política y en la ley 80 de 1993. con la firma de la propuesta, el oferente declara bajo juramento y bajo su responsabilidad que no se halla incurso en ninguna causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la ley. Cuando el representante legal de la persona jurídica del proponente no esté facultado para presentar la oferta por el valor ofrecido deberá adjuntar el acta del órgano de dirección competente, en donde conste la autorización otorgada para comprometer a la firma en la cuantía de la propuesta y suscribir el correspondiente contrato. Comprar los términos de referencia dentro del plazo establecido por la UIS. Solo se aceptarán propuestas de personas jurídicas individualmente o asociadas en consorcios en la cual la responsabilidad de los integrantes sea solidaria. Estar debidamente inscrito, calificado y clasificado en el registro de proponentes de la Cámara de Comercio en al menos dos de los siguientes grupos: ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO 08. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE 03. SOCIAL SISTEMAS DE SALUD 09. INFRAESTRUCTURA EN CONSULTOR SALUD 01. PLANEACIÓN Y 10. OTROS GESTIÓN PÚBLICA Tener capacidad y calidad de contratación como Consultor acreditada con el Certificado de Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, no inferior a 3000 SMLMV a la fecha de cierre del presente proceso. Apoderado 23 Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la Propuesta, participar y comprometer a su representada en las diferentes instancias del proceso de contratación, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran, así como el Contrato, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con los presentes términos, así como para representarla judicial o extrajudicialmente. Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio, y en tal caso, bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio con los requisitos señalados en los presentes términos relacionados con la autenticación, consularización y traducción; particularmente con lo exigido en el Código de Comercio de Colombia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio. La ausencia de los requisitos establecidos en el presente aparte relacionado con el Apoderado será no subsanable. 1.10 DISPOSICIONES PARA LOS CONSORCIOS Para esta invitación a cotizar se autorizada la presentación de propuestas en consorcios, con un máximo de dos (2) integrantes. Los miembros deberán cumplir también con los siguientes requisitos: Todos los integrantes deberán ser elegibles de acuerdo con lo señalado en estos términos. Deberán designar la persona que, para todos los efectos (incluyendo la presentación de la oferta y la suscripción del contrato en caso de ser adjudicado), los representará. Deberán señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad al interior del Consorcio. Las relaciones que se dan frente a la UIS se rigen por el principio de solidaridad de sus miembros. 24 Los miembros integrantes, deberán adjuntar con la propuesta la copia del documento de constitución del consorcio en el cual se encuentren establecidas las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y la responsabilidad de cada uno de ellos al interior del Consorcio, frente a la UIS. La responsabilidad del consorcio es solidaria y por lo tanto exigible en su totalidad a todos o a uno solo de los integrantes como a bien lo decida la UIS. Los integrantes del consorcio no podrán ceder su participación a terceros sin previa autorización escrita de la UIS. En caso de que el contrato sea adjudicado a un consorcio en ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes lo integran. Cada uno de los integrantes del consorcio, deberá estar inscrito en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio y tener una capacidad de contratación como Consultor superior 1500 SMMLV. Cada uno de los integrantes del consorcio deberá estar inscrito como mínimo en dos de los grupos señalados en los Requisitos para Participar y en conjunto deberán cumplir con la clasificación en todos los grupos mencionados. La duración del consorcio deberá ser por un tiempo no inferior al de la liquidación del contrato y un año más, debiendo encontrarse expresamente consignado así en el documento de constitución. Pero la duración de las personas jurídicas que formen parte como miembros del consorcio no podrá ser individualmente inferior a 10 años contados a partir de la fecha de cierre de la invitación pública a cotizar, requisito que se acreditará con el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio, Una persona Jurídica sólo podrá formar parte como miembro de un consorcio, pero no podrá participar simultáneamente como miembro de varios consorcios. Tampoco podrá participar simultáneamente como miembro de un consorcio y como subcontratista o asesor de otros consorcios. Cuando el consorcio este conformado por persona(s) jurídica(s) extranjera(s), este deberá incluir como mínimo entre sus integrantes una persona jurídica nacional. 25 Cuando la persona jurídica extranjera del Consorcio no tenga domicilio en Colombia, deberá presentar el documento que acredite la inscripción de la personería jurídica en el Registro correspondiente del país donde tenga su domicilio principal, así como los documentos que acrediten su existencia y representación legal debidamente legalizados ante el consulado de Colombia, en la forma como lo establece el artículo 480 del Código de Comercio. Adicionalmente, la persona jurídica extranjera del Consorcio deberá acreditar un apoderado con domicilio en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarla judicial o extrajudicialmente, en el evento que dicha persona jurídica no tenga domicilio ni sucursal en el país. En caso de resultar favorecido un Proponente cuyo componente extranjero no tenga ni domicilio ni sucursal en Colombia, para poder ejecutar el Contrato, dicha firma extranjera deberá previamente Bucaramanga, dentro de los constituir una sucursal con domicilio en diez (10) días calendario siguientes a la fecha de comunicación de aceptación de la oferta, antes de proceder con la firma del Contrato. El certificado de la constitución de la sucursal deberá llenar todos los requisitos exigidos por el Código de Comercio vigente en Colombia. El Formulario No. 2 es un modelo de carta de información de consorcio que deberá ser diligenciado si se presenta la propuesta en consorcio. 1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO FECHA ACTIVIDAD LUGAR Diciembre 18 de Publicación de los términos de Página institucional 2008 referencia preliminares www.uis.edu.co correo electrónico Plazo máximo para recibir Diciembre 22 de observaciones y sugerencias sobre 2008 los términos de referencia preliminares [email protected] y Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, sede principal de la UIS, Bucaramanga, edificio de administración 2, piso 1 Enero 23 de Publicación términos de referencia 26 página institucional 2009 definitivos www.uis.edu.co Dirección de Contratación y Enero 23 – Febrero 2 de 2009 Venta y entrega de los términos de referencia Proyectos de Inversión, sede principal de la UIS, Bucaramanga, edificio de administración 2, piso 1 Febrero 2 de 2009 Febrero 4 de 2009 Febrero 6 de 2009 Febrero 9 de 2009 Cierre de la convocatoria pública: Dirección de Contratación y fecha límite para entrega de los Proyectos de Inversión, sede sobres no. 1 y no. 2, (original y principal de la UIS, dos copias) y apertura del sobre Bucaramanga, edificio de no. 1, Hora 10:00 a.m. administración 2, piso 1 Publicación del informe de evaluación del sobre no.1 de las propuestas página institucional www.uis.edu.co Cierre del plazo para presentar correo electrónico observaciones al informe de [email protected] y evaluación del sobre no. 1 y cierre Dirección de Contratación y del plazo para entregar los Proyectos de Inversión, sede documentos subsanables principal de la UIS, requeridos en la evaluación del Bucaramanga, edificio de sobre no. 1 a los proponentes. administración 2, piso 1 Respuesta a observaciones presentadas al informe de evaluación del sobre no.1. página institucional www.uis.edu.co Dirección de Contratación y Febrero 10 de 2009 Audiencia pública para la apertura Proyectos de Inversión, sede del sobre no. 2 - propuesta principal de la UIS, económica, Hora 10:00 a.m. Bucaramanga, edificio de administración 2, piso 1 Febrero 10 de 2009 Publicación del informe de evaluación del sobre no.2 de las propuestas página institucional www.uis.edu.co correo electrónico [email protected] y Febrero 11 de 2009 Cierre del plazo para presentar Dirección de Contratación y observaciones al informe de Proyectos de Inversión, sede evaluación del sobre no. 2 principal de la UIS, Bucaramanga, edificio de administración 2, piso 1 Febrero 12 de Respuesta a observaciones página institucional 2009 presentadas al informe de www.uis.edu.co 27 evaluación del sobre no.2 y adjudicación del contrato 1.12 CONSULTA Y VENTA DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia, podrán consultarse en la página WEB de la UIS, www.uis.edu.co y obtenerse por este medio, o en la dirección de contratación y proyectos de inversión ubicada en el primer piso del Edificio de Administración 2, en la carrera 27 calle 9, sede central de la Universidad Industrial de Santander, Bucaramanga, previa presentación de los comprobantes de pago. Los términos de referencia deberán ser adquiridos exclusivamente dentro del tiempo establecido en el cronograma del proceso. Cada término de referencia tendrá un costo de doscientos mil pesos ($200.000), no reembolsable. El valor de los términos ($200.000), debe ser consignado en el cual debe ser consignado en la siguiente cuenta corriente de recaudo nacional: Banco de Bogotá 184-16798-9, Fondo 7963. Al vender los términos de referencia se dejará constancia de lo siguiente: - nombre de la compañía - dirección, ciudad, teléfono, fax y dirección electrónica - nombre del representante legal Nombre e identificación de quien adquiere el pliego en nombre de la firma. Estos datos son los que utilizara la UIS para todos los procesos relacionados con la presente convocatoria pública. El proponente podrá enviar copia legible vía fax o escaneada de los recibos de consignación y los datos anteriores, al teléfono 6358232 de Bucaramanga o al correo electrónico [email protected]. Los términos de referencia podrán ser adquiridos en copia física en la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión o mediante la página institucional www.uis.edu.co. 28 La propuesta, tanto la original como las copias, debe contener copia legible de los recibos que acreditan el pago de los términos de referencia. 1.13 TRAMITE DE LAS PROPUESTAS 1.13.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta debe presentarse por escrito en original y copia. Cuando la propuesta se presente a través de apoderado, debe acompañarse del respectivo poder debidamente legalizado. La propuesta se conformará por dos (2) sobres que se presentarán cerrados, separados e identificados como SOBRE 1 Propuesta Técnica y SOBRE 2 Propuesta Económica así: UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER PROPUESTA PROPUESTA SOBRE No. 01 SOBRE No. 02 ORIGINAL / COPIA ORIGINAL / COPIA (Según corresponda) (Según corresponda) CONCURSO DE MÉRITOS PARA LA REALIZACIÓN DE CONCURSO DE MÉRITOS PARA LA REALIZACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL UN DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL MERCADO DE LA SALUD EN EL ÁREA DE INFLUENCIA MERCADO DE LA SALUD EN EL ÁREA DE DE HUS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES INFLUENCIA DE HUS PARA ESTABLECER LAS NECESARIAS DE VIABILIDAD PARA LA ENTREGA EN CONDICIONES NECESARIAS DE VIABILIDAD PARA PROPIEDAD DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE LA ENTREGA EN PROPIEDAD DEL HOSPITAL SANTANDER A LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE UNIVERSITARIO DE SANTANDER A LA SANTANDER UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER PROPONENTE: NOMBRE: DIRECCIÓN: E-MAIL: CIUDAD: TELÉFONO / FAX: CIUDAD: PROPONENTE: NOMBRE: DIRECCIÓN: E-MAIL: CIUDAD: TELÉFONO / FAX: CIUDAD: CONTIENE: PROPUESTA TÉCNICA : FIRMA REPRESENTANTE LEGAL: 29 Las ofertas deberán presentarse en idioma español, sin borrones, tachaduras ni enmendaduras que puedan afectar las características técnicas, cantidades, valores parciales o valores totales de la propuesta. La UIS estudiará la propuesta en los términos en que ella fuere redactada, por lo tanto, no asumirá responsabilidad alguna ocasionada en la interpretación incorrecta que el oferente pudiese hacer de los Términos de Referencia. Las propuestas deben depositarse en la urna destinada para tal fin y ubicada en la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, ubicada en la Universidad Industrial de Santander, Edificio de Administración 2, piso 1 – Bucaramanga y antes de la hora de cierre especificados en los términos de referencia o en las adendas modificatorias que se produzcan en este sentido. Cada propuesta contendrá el nombre del proponente y su firma acostumbrada en la carta remisoria y en los documentos en los cuales expresamente se solicite. Cuando la propuesta sea hecha por una persona Jurídica, Sociedad o Consorcio, se presentará bajo su razón social indicando ésta su domicilio en un anexo de la carta remisoria y en los sobres que la contengan. La carta remisoria, y los demás documentos en los cuales se solicita, llevarán la firma de su representante legal. 1.13.2 PLAZO DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán entregarse a más tardar en fecha y antes del vencimiento de la hora indicada de cierre, en los términos de referencia de la invitación o en las addendas modificatorias. No se aceptarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora indicadas, como límite para la entrega de propuestas. Cuando se estime conveniente o cuando lo soliciten las dos terceras partes de los proponentes que hayan comprado los términos de referencia, dicho término se podrá prorrogar antes de su vencimiento. 1.13.3 CIERRE DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA 30 La UIS no se hará responsable por la apertura de una Propuesta antes de tiempo, en el caso de que no esté correctamente dirigida y marcada y depositada en la respectiva urna. Las propuestas se abrirán en el día y hora indicados en los términos de referencia de la Convocatoria o en las addendas modificatorias que en este sentido se produzcan, las cuales serán publicadas en la página WEB institucional www.uis.edu.co. El Director de Contratación y Proyectos de Inversión, el Secretario General, el Director de Control Interno y Evaluación de Gestión se reunirán en la fecha y hora del cierre de la convocatoria con el fin de abrir las ofertas, verificar su contenido y elaborar el acta respectiva, en acto público al que podrán asistir los proponentes y los demás interesados que lo deseen 1.13.4 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Toda la correspondencia dirigida a la UIS en relación con este proceso de contratación deberá cursarse en español. Si algún proponente encuentra una inconsistencia, error u omisión, o requiere aclaraciones a estos términos de referencia, deberá formularlas por escrito o vía email a la UIS a la mayor brevedad posible y hasta la fecha establecida en el numeral 1.12 Cronograma del Proceso. La UIS no considerará ni está obligado a responder consultas que los proponentes hagan con posterioridad a este plazo. Las aclaraciones a los términos de referencia definitivos serán publicadas en la página institucional www.uis.edu.co. Si no se presentaran solicitudes de aclaración se entenderá que los términos de referencia se han encontrado satisfactorios y que no existen dudas sobre el mismo. Por consiguiente no se recibirán posteriormente reclamos fundamentados en discrepancias, errores, omisiones o dudas de estos términos de referencia. La UIS podrá hacer modificaciones a los términos de referencia de la presente convocatoria siempre y cuando no se haya presentado todavía ninguna propuesta y siempre y cuando se encuentre vigente el plazo de presentación de las propuestas o 31 su prórroga. Dicha modificación se hará por medio de una addenda, la cual se publicará en la página WEB institucional www.uis.edu.co. La falta de respuesta por parte de la UIS no podrá interpretarse como aceptación tácita de las observaciones y por consiguiente los términos de los documentos conservan plena validez, mientras no sean modificados expresamente mediante Addendas. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de las estipulaciones de los documentos exigidos serán de su exclusiva responsabilidad. Las solicitudes de aclaraciones u observaciones, deberán cumplir cualquiera de los siguientes procedimientos, para que sean consideradas por la UIS. a. Ser remitidas vía fax a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, al No. (7) 6358232, confirmando su recibo al mismo número. b. Ser efectuada a través de la siguiente dirección electrónica [email protected] La UIS no se responsabilizará por comunicaciones enviadas fuera del plazo establecido o que sean radicadas en otras dependencias de la UIS. Las solicitudes que no cumplan cualquiera de los requisitos de los literales a) y b), no generarán para la UIS la obligación de responderlas. Las respuestas a las observaciones recibidas serán publicadas en la página Web de la UIS, para consulta de los interesados y en especial de las personas que hubieren adquiridos los términos de referencia. Adicionalmente, toda modificación a lo establecido en los Términos de Referencia se hará mediante Addenda numerada secuencialmente, la cual además será publicada oportunamente en la página Web de la entidad. Razón por la cual, la UIS en virtud del principio de economía, da por entendido que toda la información que se publique con respecto al presente proceso de contratación, ha sido conocida por los interesados previa a la presentación de ofertas. La consulta y respuesta no producirá efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas, a menos que así se señale en una addenda. Los Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo 32 se integran los anexos y Addendas. El orden de los capítulos y cláusulas de estos Términos de Referencia no deben ser interpretados como un grado de prelación entre los mismos. Los títulos utilizados en estos Términos de Referencia sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos. Si el proponente considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones de estos Términos de Referencia, el proponente deberá solicitar la aclaración pertinente a la UIS. 1.13.5 PROPUESTAS EXTEMPORÁNEAS Las Propuestas que se no se reciban en la urna de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión después de la hora y fecha señaladas para el cierre no serán consideradas y se devolverán sin abrir. 1.13.6 RETIRO DE LAS PROPUESTAS Un Proponente que desee retirar una Propuesta deberá presentar una solicitud escrita firmada por la misma persona cuya firma aparece en el sobre contentivo de la propuesta presentada. La propuesta será devuelta sin abrir, en el momento del cierre de la convocatoria al abrir la urna previa la expedición de un recibo firmado y sellado por la misma persona que firmó el sobre que contiene la propuesta. 1.14 PLAZO DE EJECUCIÓN Las actividades se deben desarrollar en un tiempo no mayor a tres (3) meses. El proponente deberá presentar un programa de trabajo en el cual se pueda verificar cuales son las actividades principales a desarrollar. 33 1.15 PRESUPUESTO Por tratarse de un concurso de méritos no se ha establecido presupuesto oficial. 1.16 FORMA DE PAGO Anticipo: La UIS pagará al Consultor un anticipo del cuarenta por ciento (40%) una vez firmada por las partes el acta de iniciación. Segundo pago: el saldo del sesenta por ciento (60%) del valor total del contrato se cancela una vez se reciba a satisfacción el estudio por parte de la UIS. 1.17 PROPUESTA ÚNICA El Proponente deberá presentar una sola propuesta. Si el Proponente presenta o participa en más de una propuesta, todas las propuestas presentadas por él serán eliminadas. La Propuesta presentada deberá corresponder exactamente con los requisitos estipulados en estos Términos de Referencia. Para este proceso de contratación no se recibirán propuestas alternativas. 1.18 PROPUESTA COMPLETA La propuesta deberá ser completa, concisa, clara, concreta, incondicional y basada en los Términos de Referencia y deberá contener toda la información. La propuesta deberá ceñirse al contenido jurídico señalado en los términos de referencia y a la minuta del contrato. 1.19 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta debe ser presentada por el proponente en español e impresa en papel. No se aceptarán propuestas en medios electrónicos. 1.20 CORRECCIONES 34 Todas las correcciones, enmendaduras y cualquier otro cambio que se haga a la propuesta ya entregada a la UIS, deberá ser confirmado mediante documento con la firma autorizada del Proponente, los cuales se anexarán a la propuesta y formarán parte de ella. Se entiende que toda corrección o cambio solamente podrá hacerse antes del cierre de la convocatoria. Los anexos, correcciones, enmendaduras o cualquier otro cambio que se haga en la propuesta ya entregada debe presentarse en sobre cerrado identificado así: “CORRECCIÓN DE LA PROPUESTA”; radicarse en el lugar establecido en estos Términos de Referencia para la presentación de propuestas, antes del vencimiento del plazo previsto para ello. Este sobre será abierto junto con el sobre inicial en las fechas establecidas en el cronograma. No se aceptarán correcciones o cambios de la propuesta una vez finalizado el plazo previsto para su presentación. 1.21 PAGO DE IMPUESTOS En la propuesta, los proponentes deberán reflejar el impuesto al valor agregado (IVA) en los casos que aplique, en el porcentaje que se indique según la legislación vigente al respecto. Los proponentes deberán tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de la celebración y ejecución del contrato, son de cargo exclusivo del contratista, a excepción de aquellos que la ley tributaria asigne específicamente a la UIS. Las exenciones y tratamientos preferenciales de impuestos que la ley establezca, deben ser considerados en la propuesta de manera que se reflejen en el valor de la misma. El impuesto de timbre nacional (0.25%) se causará y estará a cargo del contratista en caso de superar el valor del contrato antes de IVA para la vigencia 2008 la suma de $142.578.000. La publicación de los contratos superiores a los trescientos (300) SMLMV se realizarán a cargo de la UIS, acorde a la Resolución N° 1064 de agosto 16 de 2006, en la página web institucional. 35 Los pagos que efectúe la UIS a favor del contratista quedarán sujetos al descuento del 2% del valor de cada factura antes de IVA por concepto de Estampilla Pro-UIS, ordenanza 014 de 2008. La UIS no reconocerá suma alguna por impuestos, a menos que éstos se establezcan con posterioridad al cierre del proceso de contratación. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. 1.21.1 Retención en la fuente e IVA A los pagos por contratos de consultoría con nacionales se les aplicará una retención en la fuente del 11% sobre la totalidad del pago. A los pagos por contratos de consultoría con extranjero se les aplicará una retención única del 10% sobre la totalidad del pago, a título del impuesto de renta y de remesas. Los servicios de consultoría están gravados con IVA a la tarifa general vigente del 16%, bien sea que se presten en Colombia o desde el exterior. 1.22 COSTO DE PREPARACIÓN DE LA OFERTA Los costos para la preparación de la oferta, incluidos los causados por la participación de Audiencias y/o visita a los sitios de los trabajos, serán por cuenta exclusiva del proponente, razón por la cual, la UIS no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolsos por tal concepto. Igualmente, en caso de resultar favorecido, el proponente con la adjudicación del contrato, los costos ocasionados con la preparación de la oferta, no podrán ser reembolsados del anticipo si lo hubiere. 1.23 VIGENCIA DE LA OFERTA. La oferta tendrá una vigencia de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de contratación. 36 La UIS podrá solicitar ampliar la vigencia de la oferta en el caso que lo considere necesario. En caso de no aceptar el proponente, la propuesta no será tenida en cuenta. 1.24 EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Presentada la propuesta y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, el proponente no podrá retirar, ni modificar el contenido y alcance de la propuesta. 1.25 LOCALIZACIÓN DEL ESTUDIO El HUS, localizado en Bucaramanga, en donde se concentra el 50.9% de la población de Santander, como cabeza de red pública hospitalaria y en su posición dominante en la prestación de servicios de mediana y alta complejidad, tiene cobertura en todo el territorio del Departamento de Santander y, además, presta sus servicios de salud a población procedente de municipios de los departamentos de Arauca, sur del Cesar, sur de Bolívar, Magdalena, Boyacá y oriente de Antioquia. 2. 2.1 CAPITULO 2. ALCANCE OBJETIVO GENERAL La Universidad Industrial de Santander se encuentra actualmente realizando los estudios necesarios para analizar la viabilidad técnica y financiera de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario de Santander y por esta razón, la UIS requiere contratar dentro de los estudios pertinentes, una investigación que comprenda el diagnóstico y análisis del mercado de la salud en el área de influencia del HUS, la estrategia de oferta y demanda de servicios hospitalarios, así como el pronóstico del mercado de la salud, con el fin de definir la operación del Hospital bajo la administración integral por parte de la Universidad, de acuerdo con el ofrecimiento hecho por la Gobernación de Santander. El estudio contratado debe resolver: 37 ¿Qué condiciones debe reunir una estrategia de mercado para garantizar la viabilidad del HUS con el fin de decidir recibirlo en propiedad por parte de la UIS? Teniendo en cuenta que no se dispone de la información acertada acerca del comportamiento del mercado de la salud en el área de influencia del HUS, así como la viabilidad de la operación del HUS bajo la dirección de la UIS, es de gran importancia establecer las condiciones de mercado en las cuales la UIS puede recibir el hospital; el estudio debe establecer un diagnóstico y un análisis del mercado, una estrategia de oferta y demanda de servicios del HUS y un pronóstico de mercado de la salud en el área de influencia del HUS. 2.2 GENERACIÓN DE HIPÓTESIS DE MERCADO Considerando que la estrategia de mercado debe estar orientada al mejoramiento de la atención al paciente, a garantizar un buen servicio ofertado y a incrementar la demanda de los servicios, lo cual finalmente, fortalece la sostenibilidad del Hospital, se espera un énfasis en los siguientes aspectos: Partiendo de la hipótesis que plantea que una proporción de la población del área de influencia del HUS, tiene un concepto favorable del Hospital, la cual puede modificarse positivamente si la UIS asume la dirección general de la Institución Hospitalaria, se pretende hacer una consulta sobre la opinión positiva que pueden tener los usuarios (compradores) potenciales de los servicios del hospital. Se requiere un análisis de los mismos en relación al HUS bajo la gestión actual y del HUS una vez recibido en propiedad por la UIS. De manera similar, se parte de la hipótesis que plantea que una proporción de la población del área de influencia del HUS, tiene un concepto positivo de las entidades consideradas como competencia para el HUS, se necesita de un análisis de la favorabilidad de la población del área de influencia del HUS, en relación con las entidades que se pueden considerar como competencia para el HUS (Por ejemplo: Clínica FOSCAL, Fundación Cardiovascular FCV, Clínica Chicamocha, Clínica Metropolitana, Clínica La Merced, Clínica Santa Teresa, Clínica Materno Infantil San Luis, Clínica Bucaramanga, Hospital Universitario 38 Los Comuneros -antigua Clínica Los Comuneros de la ESE Francisco de Paula Santander- entre otros.). Un tercer tema de énfasis, es el relacionado con la hipótesis que plantea que bajo la administración integral del HUS por parte de la UIS, las EPS e IPS pueden tener un cambio de opinión favorable sobre los servicios que oferta el Hospital. Se desea un análisis estratégico sobre los servicios que debe mejorar el HUS, de conformidad con el punto de vista de las EPS e IPS usuarias (compradoras) y potencialmente usuarias (compradoras) de los servicios que ofrece el HUS. El HUS cuenta con tecnología adecuada para producir servicios y venderlos satisfaciendo las necesidades de clientes y usuarios. El HUS debe seguir prestando atención de nivel dos de complejidad. El HUS debe consolidarse en una institución para la atención de nivel tres y cuatro de complejidad. 2.3 ALCANCE DE LOS TRABAJOS El estudio debe contener, por lo menos, los siguientes componentes, los cuales se deben reflejar en el documento final. 2.3.1 CONOCIMIENTO DEL ENTORNO DE MERCADO Número de habitantes Pirámide poblacional Medida de la demanda: Distribución – Segmentación por nivel de complejidad, tarifaria y geográfica. Medida de la oferta: Oferentes públicos y privados por nivel de complejidad, tarifaria y geográfica. Identificación de la competencia, distribución – segmentación de la oferta por nivel de complejidad, tarifaria y geográfica. 39 2.3.2. CONOCIMIENTO DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL 2.3.2.1. Demanda institucional: Distribución por servicios hospitalarios – Segmentación Caracterización de la demanda: Identificación del área de mercado Características de clientes y usuarios Perfil sociodemográfico de los pacientes del HUS Perfil de los pacientes según tipo de cobertura en el sistema de seguridad social en salud (pacientes por fuera de base de datos, vinculados, del régimen subsidiado, del régimen contributivo, aseguradoras y particulares) Comportamiento histórico Análisis de la demanda: Proyección de la demanda Demanda Satisfecha por el HUS Demanda insatisfecha en el HUS; pacientes derivados a otras instituciones. Caracterización de la oferta en el área de influencia del HUS Análisis de los competidores Análisis de datos históricos Oferta institucional según unidades productivas: Diagnostico y análisis de los servicios del HUS de acuerdo con portafolio de servicios Servicios de alto costo Servicios ambulatorios y apoyo terapéutico Servicios de medicina interna y urgencias adultos Servicios de la mujer y la infancia Servicios de apoyo diagnóstico Servicios de enfermería Servicios quirúrgicos Competidores potenciales del portafolio de servicios que ofrece el HUS según grado de complejidad (niveles II, III, IV) Análisis de las tarifas de los servicios: 40 Mecanismos de formación de las tarifas Normas o regulaciones existentes Comportamiento actual y esperado de las tarifas Análisis comparativo de competitividad de las tarifas en el área de influencia del HUS Identificación de los rasgos diferenciadores que dan ventaja al HUS en relación con la competencia y que dan ventaja a la competencia en relación con el HUS 2.3.3. ANÁLISIS ESTRATÉGICO Análisis de la participación del HUS en el mercado Penetración Compensación Tecnología Análisis de competitividad del régimen tarifario 2.3.4. PRONOSTICO DE MERCADO Valoración del comportamiento futuro del mercado para el HUS Predicción de Demanda de mercado Estimación de ventas de servicios Proyección del mercado; mercado meta; segmentación del mercado meta Análisis de los proveedores estratégicos: Ubicación Políticas Disponibilidad de insumos y suministros Análisis y proyección de las posibilidades de servicios hospitalarios en materia comercial 41 2.3.5. ALCANCE DEL ESTUDIO - Análisis de tendencias de mercado en el área de influencia del HUS - Mercado meta: Mercado Objetivo - Análisis de la competencia - Análisis DOFA - Análisis del servicio y del negocio (ventas) - Integración vertical por niveles de complejidad en la prestación pública de los servicios de salud - Estrategias de crecimiento: Penetración, diferenciación, desarrollo del mercado, diversificación, especialización, integración horizontal por niveles de complejidad en la prestación pública de los servicios de salud. - Ventajas competitivas - Imagen corporativa - Comprobación de hipótesis - Condiciones de viabilidad del HUS en el mercado de la salud del área de influencia del Hospital para ser asumido en propiedad por la UIS 2.3.6. PRODUCTOS ESPECÍFICOS El proponente deberá presentar además un documento dando respuesta a los siguientes cuestionamientos: 1. Cuál es la clasificación de las enfermedades, dolencias y servicios médicos que estará prestando el HUS, discriminados de acuerdo a su costo para el hospital? 2. Cuál es la demanda esperada de estos servicios hospitalarios para cada uno de los estratos, diferenciándolos por población del Área Metropolitana de Bucaramanga y población de otras partes, incluyendo la población extranjera? 3. Cuál es la estacionalidad de estos servicios por estrato y procedencia del mismo, medida a lo largo del año? 4. En una matriz, para cada mes, se deben colocar en las columnas los diferentes servicios que estará prestando el HUS, y en las filas los diferentes estratos, 42 diferenciados por su procedencia. En cada recuadro de la matriz debe aparecer la siguiente información: a) Utilización del servicio por parte del estrato, medido con un indicador que sea fácilmente cuantificable y comparable (por ejemplo, horas equivalente de un neurocirujano). Este indicador, con toda su justificación, es uno de los principales productos esperados de la consultoría. b) El costo mensual que tiene para el HUS la prestación de ese servicio, para cada estrato. Este es otro de los productos principales de la consultoría. c) El excedente o faltante que queda para el HUS por la prestación de cada servicio para cada estrato, al tener en cuenta lo que pagan los pacientes de cada estrato. El análisis de estos pagos y la propuesta argumentada y justificada de unas tarifas diferentes para los estratos más altos y para los extranjeros, es otro producto principal de la consultoría. 5. El consultor debe proponer un mecanismo para que la gobernación compense a la uis por los faltantes que se puedan presentar, con todos los detalles financieros, jurídicos y logísticos. Este es otro de los principales productos de la consultoría. 6. Hacer proyecciones financieras para los próximos 5, 10 y 15 años, utilizando la información proveniente de la respuesta a la pregunta 4. Estas proyecciones se deben hacer de la siguiente manera: a) Sobre los flujos de caja proyectados hacer un análisis de sensibilidad sobre las curvas del valor presente neto, respecto a las principales variables que pueden tener grandes cambios en su valor a lo largo del tiempo. La identificación de estas variables y de la magnitud de su variabilidad –ojalá identificando 43 algún tipo de distribución de probabilidades con sus respectivos parámetros debidamente identificados- es otro de los principales productos de la consultoría. b) Hacer proyecciones del estado de resultados y del balance del HUS, teniendo especial cuidado de medir la variación del EBIDTA a lo largo del tiempo para tener dos tipos de rentabilidades, una sobre el flujo de caja (tasa interna de retorno) y la otra sobre la variación del EBIDTA. 7. Hacer un análisis cuidadoso sobre la liquidez del HUS, con sus respectivas recomendaciones sobre la forma de poder superar las épocas de faltantes. Formular una propuesta del ofrecimiento de una mezcla de servicios, unos con los pagos de la seguridad social del departamento, y otros con pagos mucho más altos, pero con atención diferenciada. Esta propuesta, argumentada y justificada en lo jurídico, constituye otro de los principales productos de la consultoría. 8. Hacer recomendaciones sobre la manera de administrar al cuerpo médico y auxiliar en cuanto a su participación en la atención diferenciada y en su vinculación con la universidad. 2.3.7. CONCLUSIONES QUE SE DERIVEN DEL PRESENTE ESTUDIO 2.3.8. RECOMENDACIONES 3. CAPITULO 3. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS GENERALIDADES La propuesta debe presentarse por escrito en original y dos copias. Cuando la propuesta se presente a través de apoderado, debe acompañarse del respectivo poder debidamente legalizado. 44 3.1 DOCUMENTOS DE LAS PROPUESTAS Toda propuesta que se presente, deberá estar acompañada de la documentación que se indica en los siguientes numerales. SOBRE No. 01 (Propuesta Técnica) En los cuadros siguientes se relacionan los documentos que debe contener el sobre No. 1 de la propuesta en los aspectos jurídicos, técnicos y financieros, los cuales permitirán evaluar a los proponentes y establecer las respectivas admisibilidades y los puntajes correspondientes. En el evento en que dos o más proponentes relacionen una misma información y ésta presente inconsistencias, se solicitará la acreditación respectiva a los oferentes y sólo se tendrá en cuenta para la evaluación aquella que esté demostrada. Frente a cada requisito conforme a lo descrito en los presentes términos de referencia se indica el efecto que tiene su incumplimiento así: Subsanable: La UIS podrá solicitar su corrección o ajuste y el proponente deberá realizarlo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud. No subsanable: Causa inmediato rechazo de la oferta y por tanto no continua en el proceso de evaluación. Otorga Puntaje: La no presentación de la información de acuerdo con lo solicitado en estos Términos de Referencia, afecta la calificación del proponente para esos criterios. La información entregada con la propuesta no podrá ser ni adicionada, ni complementada por el proponente. 3.1.1 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIÓN JURÍDICA Cuadro No. 1. Admisibilidad jurídica ITEM DOCUMENTO REQUISITO 45 EFECTO Firma del representante legal CARTA DE PRESENTACIÓN, SUSCRITA POR EL 1 REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE, DEBIDAMENTE FACULTADO Según modelo en todo su contenido Formulario No. 1 Estar habilitado para contratar con la UIS Poder cuando se firma la Propuesta mediante apoderado Fotocopia de la cedula de ciudadanía Certificado de Existencia y representación legal de cada integrante. Indicación de términos y porcentaje de la participación de cada uno de sus integrantes CONSTITUCIÓN DEL CONSORCIO 2 (CONFORME A LOS REQUISITOS DEL NUMERAL 1.11 DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA) subsanable No subsanable No subsanable No subsanable Presentación del documento DOCUMENTO DE No Designación del representante legal del consorcio No subsanable No subsanable No subsanable No subsanable No subsanable Poder cuando se firma la propuesta mediante apoderado No subsanable Autorización a los representantes legales de cada integrante para presentar oferta en consorcio No subsanable Los integrantes del consorcio deberán responder solidariamente por todas y cada una No de las obligaciones derivadas de la propuesta y subsanable el contrato Presentación del documento (Formulario No. 2) Fecha de expedición 3 EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL subsanable Subsanable No Objeto social CERTIFICADO DE No subsanable Vigencia de la sociedad No subsanable Autorización al representante legal para suscribir contrato (si se requiere según cuantía en certificado de existencia y representación legal versus el monto de la No subsanable propuesta) Presentación del documento 46 Subsanable Cuando el Representante legal de la persona jurídica o en consorcio tenga restricciones para AUTORIZACIÓN AL 4 REPRESENTANTE LEGAL contraer obligaciones a nombre de la misma, deberá adjuntar el documento o la certificación mediante el cual se le autoriza de manera No subsanable expresa por parte del órgano competente de la sociedad CERTIFICADO DE 5 INSCRIPCIÓN REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Fecha de expedición Subsanable Original del Documento Subsanable Clasificación en la actividad, especialidad y grupo subsanable K de contratación Objeto Subsanable Firma tomador Subsanable Cuantía y vigencia Recibo de pago expedido por la compañía DE LA OFERTA subsanable Subsanable particulares 6 No Presentación del documento Póliza otorgada a favor de entidades PÓLIZA DE SERIEDAD No aseguradora Subsanable Subsanable Subsanable Cuando las garantías sean expedidas por una compañía de seguros extranjera, estas deberán estar avaladas en todas sus coberturas por una compañía de seguros No subsanable legalmente establecida en Colombia. Presentación del documento Persona jurídica: certificado expedido por el CERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE PAGOS PARAFISCALES (SALUD, PENSIÓN Y 7 ARP) Y PARAFISCALES (CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, ICBF Y SENA) revisor fiscal o por el representante legal No subsanable Subsanable Consorcio: Certificado expedido por el revisor fiscal o por el representante legal de cada uno los miembros integrantes o mediante Subsanable declaración juramentada por cada uno de los representantes legales. Encontrarse al día en el pago de aportes al No sistema de seguridad social y parafiscales subsanable Expedida dentro de los treinta días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación Presentación del documento (Formulario No. 3) 47 Subsanable Subsanable 8 RECIBOS DE PAGO Copias legibles, presentación del documento. Subsanable LOS TÉRMINOS DE Adquirido dentro de los plazos estipulados en No REFERENCIA 9 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO el cronograma los términos de referencia subsanable Consorcio: Cada uno de los miembros que lo conforman deberán presentar este documento Persona jurídica: Presentación del documento Subsanable Subsanable La calificación de admisibilidad jurídica la obtendrán las propuestas que una vez concluida la revisión y la evaluación de los documentos relacionados en el cuadro anterior, cumplan con los requisitos exigidos. En caso de inadmisibilidad jurídica, la propuesta será rechazada y no continuará participando en el proceso de evaluación. 3.1.2 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA En el siguiente cuadro se relacionan los documentos que deben ser adjuntados por el proponente en su oferta, en el Sobre No. 1-Propuesta Técnica, los cuales serán revisados y su aceptación determinará la admisibilidad técnica y el puntaje obtenido según los criterios establecidos. Cuadro No. 2. Admisibilidad técnica ITEM DOCUMENTACIÓN 10 PLANTEAMIENTO GENERAL DEL ESTUDIO CERTIFICADO 11 REQUISITO DOCUMENTO GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001 VERSIÓN 2000 EFECTO A. Descripción general del enfoque y la metodología B. Organización No subsanable C. Cronograma de ejecución de los estudios, diseños e investigaciones a realizar Certificado vigente No subsanable de aseguramiento No subsanable o Gestión de la calidad ISO 9001-2000, otorgada por entidad o institución, acreditada como organismo certificador del orden nacional o internacional 48 No subsanable Consorcio: Cada una de las firmas integrantes deberá presentar dicho certificado vigente, conforme a lo establecido en el numeral No subsanable 3.1.1.11 Presentación de Documentos Subsanable Preparación académica y experiencia general y específica de cada uno de los profesionales propuestos, acompañada profesionales 12 y de experiencia títulos especifica DOCUMENTACIÓN relacionada - Certificaciones de experiencia CAPACIDAD TÉCNICA especifica relacionada de cada uno de los DEL PERSONAL profesionales propuestos, emitidas por los Otorga puntaje propietarios y/o el consultor que realizo los diseños de los proyectos y sus soportes Presentación de los Formularios No. 4 y 5 No subsanable Copia de los contratos laborales del personal a 13 DOCUMENTACIÓN cargo- Certificaciones firmadas por el jefe de CAPACIDAD recursos humanos de la organización o de su OPERATIVA OFRECIDA representante legal, donde conste el tiempo de PARA EL PROYECTO servicio y tipo de vinculación laboral Presentación del Formulario No.6 Presentación EXPERIENCIA 14 ESPECIFICA Y GENERAL DEL PROPONENTE de los No subsanable documentos de los contratos que acreditan la experiencia dentro de los últimos cinco (5) años a la fecha de cierre de este proceso de Presentación de los Formularios No. 7 y 8 No subsanable Presentación del Formulario No. 9 No subsanable Presentación de la conciliación fiscal (en caso FINANCIERA No subsanable contratación. revisor fiscal, cuando se requiera 15 Subsanable Que su fecha de terminación se encuentre Firma del representante legal, contador y INFORMACIÓN Subsanable de ser necesario) No subsanable Subsanable Presentación de la fotocopia legible de la declaración de renta de acuerdo con lo No subsanable definido en los términos de referencia Cumplimiento de lo estipulado para el capital de trabajo, nivel de endeudamiento, solvencia 49 No subsanable Copia del certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios del contador y Subsanable del revisor fiscal (si se requiere) Errores de simple forma en la presentación de la declaración de renta o de la conciliación Subsanable fiscal (en caso de ser necesaria) Presentación del Formulario No. 9 No subsanable En todo caso una vez abiertas las propuestas para su evaluación no será subsanable la falta de alguno de los documentos esenciales para la comparación de las mismas. Para efectos de la evaluación, los plazos y valores serán aproximados por exceso o por defecto a la centésima de la unidad respectiva, así: cuando la milésima de la unidad respectiva sea igual o superior a cinco se aproximará por exceso al número entero siguiente de la centésima de la unidad y cuando la milésima de la unidad respectiva sea inferior a cinco se aproximará por defecto al número entero de la centésima de la unidad. 3.1.3 3.1.3.1 DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA- SOBRE NO. 01 CARTA DE PRESENTACIÓN El original de la carta de presentación de la propuesta según modelo suministrado por la UIS (Formulario No. 1), y será suscrita por el oferente representante legal de la persona jurídica proponente y en caso de consorcio por quien haya sido designado por el mismo para el efecto. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, deberá venir suscrita por el representante legal debidamente facultado en los términos de ley. En caso que la el representante de la persona jurídica no tenga la profesión definida, la oferta deberá estar abonada por un profesional que sí la tenga, debidamente matriculado. 3.1.3.2 DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DEL CONSORCIO. Se diligenciará de acuerdo con el modelo de carta de información de consorcios (Formulario No. 2) suministrado en los presentes términos de referencia, sólo cuando el proponente sea un consorcio, teniendo en cuenta lo siguiente: 50 a) Se deberá indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la UIS. b) Los integrantes del consorcio responderán solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato; deberán designar a un representante del consorcio. 3.1.3.3 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Si se trata de personas jurídicas se debe anexar el original del Certificado expedido por la Cámara de Comercio en el cual se acredite su Existencia, representación legal, y facultades del representante legal. Igualmente la firma deberá acreditar la duración de la sociedad la cual no podrá ser inferior a 10 años contados a partir de la fecha de cierre de la invitación pública a cotizar. El objeto social de la persona jurídica individual o asociada en Consorcio deberá incluir las actividades principales materia del presente proceso. Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de autorización expresa de la junta de socios o junta directiva o en su defecto certificado del secretario de la junta, según el caso en el que conste que el Representante Legal está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato en el evento de aceptación de la oferta; este certificado debe ser expedido con una antelación no menor a treinta (30) días calendario a la fecha de entrega de la propuesta. Para el caso de Consorcios, cada sociedad integrante de los mismos, deberá demostrar su existencia y representación, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Las personas jurídicas extranjeras, deberán presentar un certificado expedido por autoridad competente del país de origen, en el que conste su existencia y el nombre del representante legal, de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente, incluyendo sus facultades. 51 Si la persona jurídica extranjera actúa a través de sucursal que se encuentre abierta en Colombia, y/o por el representante de esta, deberá acreditarse la capacidad legal de la sucursal y/o de su representante, mediante la presentación del original del certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio. Cuando el representante de la sucursal tenga limitaciones para participar, se deberá presentar copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente de la sociedad extranjera, que autorice dicha participación. 3.1.3.4 AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL. Acta de autorización al Representante Legal para comprometer a la firma por el valor de la propuesta, cuando así lo exijan los estatutos de la sociedad. Este documento es también exigible a cada una de las personas jurídicas que formen parte como miembros del consorcio si sus estatutos exigen dicha autorización. Alternativamente podrá presentarse el documento de autorización expresa de la junta de socios o junta directiva o en su defecto certificado del secretario de la junta, según el caso en el que conste que el Representante Legal está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato en el evento de aceptación de la oferta. Cuando el representante legal de la persona jurídica participante individual ó en consorcio, tenga restricciones para contraer obligaciones a nombre de la misma, en razón de la cuantía, deberá entonces adjuntar el documento mediante el cual se le autoriza de manera expresa por parte del órgano competente de la sociedad, su actuación de conformidad a lo expresado dentro del Certificado de Existencia y Representación emitido por la respectiva Cámara de Comercio, para participar en la presente invitación, firmar la respectiva propuesta y suscribir el contrato en el evento en que resulte ser adjudicatario del contrato correspondiente. Para personas jurídicas extranjeras, en caso que el representante legal no tenga la capacidad para comprometer a la persona jurídica, se debe presentar copia del acta en que conste la decisión del órgano social correspondiente, que otorgue las autorizaciones para la presentación de la propuesta, la celebración del contrato y la realización de los demás actos requeridos para la contratación. 52 3.1.3.5 CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE COMERCIO Se debe anexar copia del certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes, donde conste la inscripción, clasificación y calificación del proponente. La inscripción del oferente en el RUP debe estar vigente a la fecha de presentación de la oferta; este certificado debe ser expedido con una antelación no menor a treinta (30) días calendario a la fecha de entrega de la propuesta. En caso de asociación (consorcios) de firmas consultoras, se deberán presentar las constancias de inscripción y calificación de cada una de los proponentes que participan en dicha asociación. 3.1.3.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA. El proponente deberá suscribir a su costo y presentar para aceptación de la UIS, la garantía de seriedad de su oferta expedida por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de entidades estatales, de acuerdo a la siguiente información: GARANTÍA Seriedad de la oferta CUANTÍA VIGENCIA Veinte millones de pesos ($20.000.000) Noventa (90) días a partir del cierre del proceso de contratación. El proponente deberá presentar la certificación del pago de la prima de la póliza que ampara la seriedad de su oferta, la cual a su vez debe venir firmada por el tomador. La UIS podrá solicitar ampliar la vigencia de la póliza de seriedad de la oferta en el caso que lo considere necesario. En caso de no aceptar el proponente, su propuesta no será tenida en cuenta. La UIS hará efectiva la Garantía de Seriedad de la oferta cuando el proponente, por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, no suscriba el contrato que se le adjudique, dentro del plazo establecido para el efecto. 53 En caso de presentarse garantía bancaria, ésta deberá contener la siguiente leyenda: “La presente garantía será pagada por el garante dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria del acto administrativo que declare el incumplimiento del oferente”. 3.1.3.7 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CON LOS SISTEMAS GENERALES DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES Si se trata de personas jurídicas, el proponente debe anexar con la propuesta el certificado expedido por el Revisor fiscal en caso de que lo hubiere, o por el Representante Legal, donde acredite que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones respecto de sus empleados frente a los sistemas de salud, riesgos profesionales y pensiones, e igualmente por concepto de los aportes parafiscales a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar”, según modelo adjunto (Formulario No. 3) Cuando se trate de Consorcios, cada uno de los miembros integrantes deberá aportar la acreditación aquí exigida. 3.1.3.8 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT) Se deberá presentar copia legible del registro único tributario (RUT) de los proponentes jurídicos individuales y de cada uno de los miembros que conforman el consorcio. 3.1.3.9 DOCUMENTACIÓN PLANEAMIENTO GENERAL DEL ESTUDIO La propuesta técnica contendrá toda la información referente a la forma, enfoque, contenido, metodologías y recursos sobre cómo el oferente propone desarrollar la consultoría detallando cada uno de los componentes. El proponente deberá presentar una propuesta concisa y concreta que servirá de base para la programación y control de la ejecución de los estudios y que permita 54 definir con claridad el cumplimiento del plazo y de sus objetivos, y para la elaboración del contrato respectivo haciendo referencia a los siguientes aspectos: A. Descripción General del Enfoque y la Metodología que se seguirá para la ejecución de los estudios, diseños e investigaciones. B. Organización, comprende todos los recursos humanos requeridos mensualmente y para cada actividad, discriminando el personal profesional, técnico, etc. dentro de las siguientes categorías: El proponente deberá plantear en su propuesta como efectuará la coordinación entre los grupos de trabajo en que se ha dividido este proceso de contratación. -Requerimiento en materia de Software, hardware y el período en que deberán estar disponibles. -Organigrama relativo a la ejecución de los estudios en el que se indique el nombre de los profesionales y técnicos que desempeñarán las principales actividades y el estimativo de su dedicación al estudio. Además, se deben enviar las hojas de vida actualizadas del personal profesional que figure en el organigrama. Este a su vez debe complementarse con una descripción de las funciones y actividades de cada uno de los participantes en cada una de las áreas de estudio. -Si la entidad consultora requiere la presentación de subcontratistas, la participación de estos estará sujeta a la autorización previa de la UIS pero bajo la responsabilidad del Contratista. El Proponente deberá presentar un documento en el cual esas personas o firmas acepten asesorarlo junto con la hoja de vida actualizada de cada uno de sus profesionales. El consultor, será sin embargo, responsable de los errores u omisiones de los subcontratistas. Tales subcontratos serán manejados directamente por el consultor. -Software y Hardware: los Proponentes deberán incluir en su propuesta los datos sobre los recursos que dispone o que deberá contratar para garantizar el trabajo y cuya utilización asegura la mejor calidad técnica de los estudios: 55 En los casos en que el consultor recurra al arrendamiento de equipos deberá presentar un documento en el que los propietarios garanticen su uso y disponibilidad. Si el proponente pretende utilizar programas de computador, deberá indicar el nombre y tipo de programa y sus principales características y en qué parte específica del trabajo se utilizarán. Los programas de computador que se utilicen deberán tener las licencias de uso vigentes en la fecha de presentación de las propuestas y durante la ejecución de los trabajos. C. Cronograma de Ejecución de los Estudios, Diseños e investigaciones a realizar El Proponente deberá presentar, con carácter obligatorio, un cronograma en el cual describa detalladamente los procesos, y actividades requeridos para alcanzar los objetivos, con indicación clara y detallada de los alcances, duración y secuencia de ejecución de los trabajos. Debe este cronograma explicar claramente la relación entre las distintas actividades, y mostrar la ruta crítica, también Indicará los productos específicos a ser presentados y su oportunidad (informes, reportes, etc.). Indicara el personal y los recursos empleados en cada actividad. 3.1.3.10 CERTIFICADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001 VERSIÓN 2000 El proponente debe presentar el Certificado vigente de Aseguramiento ó Gestión de la Calidad ISO 9001-2000, otorgado por entidad ó institución acreditada como organismo certificador, del orden nacional ó internacional. Cada una de las firmas integrantes del Consorcio debe presentar con la oferta el Certificado vigente de Aseguramiento o Gestión de la Calidad, con base en la norma ISO antes mencionada. 56 Los certificados de Aseguramiento ó Gestión de la Calidad ISO 9001-2000 deberán estar vigentes a la fecha de cierre de este proceso de invitación. Adicionalmente, al proponente a quien se le acepte la oferta deberá mantener vigente(s) su(s) certificado(s) del Sistema de Gestión de la Calidad, durante todo el período de ejecución del contrato. 3.1.3.11 DOCUMENTACIÓN CAPACIDAD TÉCNICA DEL PERSONAL Se deben anexar las características individuales de preparación académica y experiencia general y específica de cada uno de los profesionales propuestos para cumplir con lo establecido en el numeral 4.3 de los Términos de Referencia. Dicha información deberá ser consignada en los Formularios Nos. 4 y 5 suministrados con estos términos de referencia y acompañada de los títulos profesionales y certificaciones de la experiencia específica relacionada. La experiencia deberá ser certificada mediante comunicaciones escritas emitidas por los propietarios de los proyectos, el consultor que realizó los trabajos y/o el Departamento de Recursos Humanos del proponente donde conste los trabajos realizados, cuyos procesos específicos hayan sido diseñados con la participación de los profesionales propuestos. Por su parte, el nivel de especialización deberá ser certificado anexando la copia de los diplomas o certificados obtenidos donde se indique el año de grado o de certificación, la institución que otorga el diploma o el certificado o el título obtenido El profesional que se encuentre relacionado ofreciendo sus servicios en más de una propuesta no se considerará para la calificación de su experiencia en ninguna de las propuestas. 3.1.3.12 DOCUMENTACIÓN CAPACIDAD OPERATIVA OFRECIDA PARA EL PROYECTO El proponente deberá anexar a la propuesta el Formulario No. 6 suministrado con estos términos de referencia y copia de los contratos laborales del personal que será objeto de evaluación o certificación expedida por la dependencia de recursos 57 humanos de la organización o de su representante legal donde conste el tiempo de servicio y tipo de vinculación laboral del personal. 3.1.3.13 DOCUMENTACIÓN SOBRE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Se deberán diligenciar los Formularios Nos. 7 y 8 Experiencia General y Específica del Proponente, y se deberá acompañar de los documentos de soporte. El proponente debe soportar la información consignada en los Formularios Nos. 7 y 8 Experiencia General y Específica del Proponente, mediante copia del contrato y acta de liquidación; certificación expedida por el contratante o certificación expedida por el departamento de Recursos Humanos de la firma donde conste los trabajos realizados por el consultor. Los documentos suministrados deberán contener toda la información necesaria para que la UIS pueda evaluar la experiencia del proponente y poseer como mínimo la información requerida en los Formularios Nos. 7 y 8 Experiencia General y Específica del Proponente. Si el proponente no presenta, para un contrato en particular, los documentos que corroboren la información contenida en los Formularios Nos. 7 y 8 Experiencia General y Específica del Proponente, el contrato correspondiente no será tenido en cuenta. En caso de contradicción en la información presente en los documentos de soporte (fechas ó valores), el contrato no será tenido en cuenta para el análisis de la experiencia. Se exigirá que dentro de la correspondiente certificación expedida por la entidad contratante, se indique el nombre o razón social completa de la entidad contratante, el nombre o razón social completa de la persona certificada, el objeto del respectivo contrato, el valor total del mismo, las fechas contractuales de iniciación y de terminación del mismo, ó de suspensión, si es el caso. Para los contratos suscritos con entidades privadas se exigirá adicionalmente la constancia del pago del timbre (si el monto del mismo así lo exige), de lo contrario el contrato no será tenido en cuenta. No se aceptarán para certificar experiencia, los administración delegada, asistencia técnica ó concesión. 58 contratos ejecutados por Para efectos de la evaluación sólo se aceptarán los subcontratos que hayan sido suscritos en virtud de un contrato estatal y estos deben estar debidamente aprobados por las respectivas entidades públicas. Se aceptará un solo nivel de subcontrato. La información debe estar presente en moneda legal colombiana, por lo tanto, cuando el valor de los contratos esté expresado en monedas extranjeras, este deberá convertirse a pesos colombianos, mediante el siguiente procedimiento: Si está expresado originalmente en Dólares Americanos; los valores se convertirán a pesos colombianos, utilizando para ello el valor correspondiente al promedio de las tasas representativas del mercado, certificadas por el Banco de la República, a las fechas de inicio y de terminación en el caso de un contrato terminado o a la fecha de apertura de la presente invitación a cotizar en el caso de un contrato que tenga un saldo por ejecutar. Si está expresado originalmente en una moneda o unidad de cuenta diferente a Dólares Americanos, deberá convertirse a ésta moneda, utilizando para ello el valor correspondiente al promedio de las tasas de cambio vigente entre el dólar y dicha moneda, a las fechas de inicio y de terminación en el caso de un contrato terminado o a la fecha de apertura de la presente invitación a cotizar en el caso de un contrato que tenga un saldo por ejecutar. Hecho esto se procederá en la forma que señala el inciso anterior. 3.1.3.14 INFORMACIÓN FINANCIERA Toda la Información financiera deberá ser presentada en moneda legal colombiana. Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, bien sea persona natural o jurídica, deberá adjuntar el Formulario No. 9, el cuál debe contener la siguiente información tomada de los Estados financieros a Diciembre 31 de 2007. Activo Corriente, Activo Fijo, Otros Activos, Activo Total, Pasivo Corriente, Pasivo Mediano y Largo Plazo, Pasivo Total, Total Patrimonio. Utilidad Antes de Impuestos y Utilidad Neta. 59 Las Subcuentas definidas para obtener el Activo Corriente, Activo Fijo, Otros Activos, Activo Total, Pasivo Corriente, pasivo Mediano y largo Plazo, Pasivo Total, Total patrimonio, Utilidad Antes de Impuestos y Utilidad Neta deberán ser extractadas de los Estados Financieros, y así mismo corresponder a la codificación del PUC (Plan Único de Cuentas) Colombiano. Las personas Jurídicas, deben registrar en la Utilidad Neta del Formulario No. 9 el valor resultante de descontar a la Utilidad Antes de Impuestos del Estado de Pérdidas y ganancias a 31 de Diciembre de 2007 la provisión del Impuesto de Renta y complementarios del Año Gravable de 2007, Esta Utilidad Neta debe ser la misma que se registre corno Utilidad del Ejercicio en el Patrimonio del Balance General del mismo año. Para el caso de las Personas Naturales, cálculo de Utilidad Neta podrá omitirse en el Formulario No. 9, en caso que a 31 de Diciembre de 2007, ésta no haya sido registrada corresponderá a la Utilidad antes de impuestos, tanto para el Estado de Pérdidas y ganancias como para el balance General a 31 de Diciembre de 2007. Si la Sociedad tiene fecha de constitución posterior al 31 de Diciembre de 2007 deberá presentar la información financiera del Formulario No. 9 con corte al último día del mes anterior a aquel en que se abre la Convocatoria Pública. Este formulario deberá contener la información correspondiente al plazo comprendido entre la fecha de constitución de la sociedad y el último día del mes anterior a aquel en que se abre la Convocatoria Pública. El Formulario No. 9 debe venir firmado por el Representante Legal, el Contador y el Revisor Fiscal si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el Primer Párrafo del artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, y se deberá adjuntar fotocopia legible del Certificado de Vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, expedido por la Junta Central de Contadores, del Contador y el Revisor Fiscal que firmen el Formulario No. 9. Se deberá adjuntar únicamente fotocopia legible de la declaración de renta del año 2007, el Formulario No. 9, las fotocopias de los Certificados de Vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios correspondientes. Cuando las cifras financieras del Formulario No. 9 correspondientes al Balance General (Total Activo, Total Pasivo, Patrimonio), presenten diferencias superiores al 60 uno por mil respecto a las cifras de la Declaración de Renta de 2007 (Patrimonio Bruto, Total Pasivo, Patrimonio Liquido), deberán ser conciliadas so pena del rechazo de la propuesta. CIFRAS A INCLUIR EN FORMULARIO NO. 9 VS. CIFRAS DE LA DECLARACIÓN DE RENTA DE 2007 Formulario No. 9 Declaración de Renta de 2007 Total activo Patrimonio Bruto Total pasivo Total Pasivo Patrimonio Patrimonio Líquido Con base en los documentos presentados por el proponente la UIS calificará la consistencia entre las partidas de los Estados Financieros presentadas en el Formulario No. 9 y la Declaración de Renta. SOBRE No. 02 (PROPUESTA ECONÓMICA) El día y hora consignado en el cronograma del proceso se efectuará la apertura del sobre No. 2 de los proponentes que hayan obtenido calificación VIABLE EN LA EVALUACIÓN JURIDICA, ADMISIBLE EN LA EVALUACIÓN FINANCIERA Y EN EL PLANEAMIENTO GENERAL DEL ESTUDIO, Y QUE SU PUNTAJE EN LA EVALUACIÓN TÉCNICA SEA IGUAL O SUPERIOR AL 75% DEL PUNTAJE ASIGNADO A ESTE CRITERIO. Se abrirán las propuestas con los representantes de cada proponente que se encuentren presentes en el lugar indicado en el cronograma, se levantará Acta de la misma, los resultados definitivos de la evaluación de precio se publicaran el día y la hora consignada en el cronograma del proceso de selección de la presente invitación a cotizar en la página Web de la UIS. La oferta deberá presentarse en pesos colombianos, todos los valores de: salario mensual, valores parciales, subtotal costos de personal, total costos de personal, tarifa mensual, subtotal otros costos directos, total otros costos directos, costo básico, IVA y valor total de la propuesta deben estar 61 redondeados al peso, según corresponda por encima o por debajo. Bajo ninguna circunstancia se aplicarán reajustes por algún concepto, salvo lo dispuesto en la ley. El valor del IVA, deberá ser discriminado dentro del valor de la oferta. Para realizar la evaluación se realizará una revisión al Formulario No. 10 propuesta económica. En caso de discrepancias en el contenido del Formulario No. 10, se hará las correcciones de acuerdo con los siguientes criterios: En caso que algún valor de: salario mensual, valores parciales, subtotal costos de personal, total costos de personal, tarifa mensual, subtotal otros costos directos, total otros costos directos, costo básico, IVA y valor total de la propuesta, no este redondeado al peso, la UIS procederá a redondearlo antes de efectuar cualquier operación matemática y se corregirán las operaciones productos de este redondeo, los valores corregidos del costo básico y valor total de la propuesta obtenidos de esta corrección serán los que la UIS tenga en cuenta para efectos de evaluación y contrato respectivamente. En caso de discrepancia en la multiplicación entre los factores: columnas (1), (2), (3) y (4) ó (9) y (10), con los valores parciales: (5) ó (11), regirán los valores de los factores que se hayan consignado en el Formulario No. 10 y se corregirán los valores parciales de este formulario. Se corregirá también la suma de los valores parciales: filas (6) ó (12), el total costos de personal: fila (8), el total otros costos directos: fila (14), el costo básico: fila (15) y el valor que indique el proponente del IVA: fila (16), así como el valor total de la propuesta: fila (17), para dar el valor total corregido de la propuesta. En caso de discrepancia en la multiplicación entre los factores de las filas (6) y (7), se procederá a corregir, para dar el valor del total costos de personal corregido de la propuesta y se corregirán las demás operaciones productos de esta corrección. 62 En caso de discrepancia en la multiplicación entre los factores de las filas (12) y (13), se procederá a corregir, para dar el valor del total otros costos directos corregidos de la propuesta y se corregirán las demás operaciones productos de esta corrección. En caso de discrepancia en el cálculo del valor del IVA, regirán el valor del costo básico que se haya consignado en el del Formulario No. 10 y se corregirá el valor del IVA. Se corregirá también la suma del costo básico y el IVA, para dar el valor del costo total corregido de la propuesta. En caso de discrepancia en la suma del costo básico y el IVA, se procederá a corregir, para dar el valor del costo total corregido de la propuesta. El valor costo básico corregido de la propuesta será el valor base para la evaluación y el valor del costo total corregido de la propuesta será el valor base para la contratación. En caso de diferencias entre la propuesta original y la copia prevalecerá el original. Si el valor total corregido de la propuesta difiere en más del 1% del valor total de la propuesta presentada por el proponente, será eliminada. La calificación de admisibilidad económica la obtendrán las propuestas que una vez concluida la revisión y la evaluación de los documentos relacionados en el cuadro anterior y las revisiones aritméticas, cumplan con los requisitos exigidos. En caso de inadmisibilidad económica, la propuesta será rechazada y no continuará participando en el proceso de evaluación. 63 En el siguiente cuadro se relacionan los documentos que deben ser adjuntados por el proponente en su oferta, en el sobre No. 2 – Propuesta Económica, los cuales serán revisados y su aceptación determinará la admisibilidad para realizarle la evaluación económica. Frente a cada requisito, conforme a lo descrito en los presentes Términos de Referencia, se indica el efecto que tiene su incumplimiento así: Cuadro No. 3. Admisibilidad Económica ITEM DOCUMENTO REQUISITO Presentación del documento Firma del Representante Legal EFECTO No subsanable No subsanable Incluye entre otros sin limitarse a: Gastos de administración, Gastos Directos e Indirectos, Costos de personal, Costos Directos como: transporte, 1 Formulario No. 10 – Propuesta Económica) viáticos, papelería, arrendamientos de equipos. No Gastos de legalización del subsanable contrato, Costos de materiales u otros costos directos requeridos para ejecutar actividades prevista y no previstas en la propuesta, y los honorarios o utilidad esperada. Errores iguales o superiores al uno (1%) sobre el valor total de la propuesta corregida 2 Formulario No. 11 – Análisis Análisis del factor multiplicador Del Factor Multiplicador Formulario No. 11 64 No subsanable Subsanable La propuesta económica incluirá el cálculo del factor multiplicador (formularios no. 11), deberá incluir además todos los gastos que se ocasionen para la legalización del contrato. 3.2 DOCUMENTACIÓN ADICIONAL La UIS podrá solicitar, con posterioridad a la fecha de cierre de la invitación pública, documentación adicional con el objeto de aclarar las dudas que se presenten en la evaluación de las propuestas. Esta documentación solo servirá para tal fin y en ningún caso podrá ser utilizada ni tenida en cuenta para mejorar las condiciones jurídicas, técnicas, financieras y/o económicas de los proponentes. 4. CAPITULO 4. REQUISITOS DE LOS PROPONENTES, CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 4.1 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES No podrán presentar oferta, ni por si ni por otra persona, quienes a la fecha de cierre del presente proceso estén incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución Política de Colombia y en el Acuerdo Superior de la UIS No. 019 de 2005, el cual puede ser consultado en la página www.uis.edu.co en la parte de Contratación. 4.2 BASES DE LA EVALUACIÓN Las Propuestas serán evaluadas dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha fijada para el cierre del concurso por un comité, el cual estará conformados por tres (3) funcionarios que para tal efecto designará el Rector de la UIS. Para la evaluación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: 65 a) Evaluación Jurídica: se revisan los documentos legales requeridos para Evaluación Jurídica, los cuales deben estar de conformidad con lo establecido en el numeral 3.1.1 de estos términos. Dicha evaluación será calificada Admisible o no Admisible jurídicamente, será admisible la propuesta que cumpla con lo requerido en el numeral 3.1.1 y demás apartes de los términos de referencia; y en los demás casos no admisible jurídicamente b) Evaluación Financiera: se revisan los documentos de carácter financiero, los cuales deberán permitir el cálculo de los diferentes índices financieros establecidos para esta evaluación. En dicha evaluación las propuestas serán calificadas como Admisible, Admisible o No de acuerdo con el resultado obtenido de cada uno de los índices financieros en evaluación. c) Evaluación Técnica: los puntajes se asignarán de acuerdo con los rangos de valores predefinidos más adelante en estos términos. Se calificará el 0% del puntaje asignado al ítem, si por omisión del proponente no se incluye en la propuesta la documentación y certificaciones necesarias para determinar el cumplimiento de los ítems a evaluar. d) Evaluación Económica: se tendrán en cuenta solamente aquellas ofertas que cumplan con los aspectos jurídicos, financieros y que en la evaluación técnica hayan obtenido un puntaje superior al 75% del puntaje correspondiente a dicha evaluación. Para la evaluación económica se harán solamente las correcciones aritméticas de sumas y multiplicaciones sin corregir valores unitarios de sueldos, alquileres, tiempos y demás costos. 4.3 FACTORES DE EVALUACIÓN Y SUS PUNTAJES Para la calificación de las propuestas se considerarán los siguientes factores de evaluación y sus puntajes máximos: 66 ASPECTOS PUNTAJE A. Evaluación Jurídica Admisible / No Admisible B. Evaluación Técnica 700 a) Planeamiento general del Admisible/ No Admisible estudio b) Capacidad Técnica del 300 personal c) Capacidad Operativa 100 d) Experiencia del Proponente 300 C. Evaluación Financiera Admisible/ No Admisible D. Evaluación Económica /Valor 300 Propuesta TOTAL PUNTAJE 1000 A. EVALUACIÓN JURÍDICA (ADMISIBLE / NO ADMISIBLE) Se revisarán los documentos requeridos para evaluación jurídica, los cuales deben estar de conformidad con lo establecido en el capítulo 3, numeral 3.1.1 de los términos de referencia. En caso de que en la evaluación jurídica se presente ausencia o error en alguno de los documentos que según el cuadro del numeral 3.1.1 es subsanable, la UIS lo informará inmediatamente al respectivo proponente quien deberá allegarlo o corregirlo en un plazo no mayor de 2 días hábiles. Dicha evaluación será calificada como ADMISIBLE / NO ADMISIBLE JURÍDICAMENTE, será ADMISIBLE la propuesta que cumpla con lo requerido en la en el capítulo 3, numeral 3.1.1 de los términos de referencia; y en los demás casos NO SERÁ ADMISIBLE JURÍDICAMENTE. B. EVALUACIÓN FINANCIERA (ADMISIBLE / NO ADMISIBLE) La UIS con base en la información financiera presentada por el proponente en su propuesta, calculará los siguientes indicadores 67 financieros y calificará el cumplimiento de las condiciones que se detallan a continuación; en caso de incumplir alguno, la propuesta se evaluará no admisible, si cumple con todos la propuesta se evaluará admisible. Para los cálculos de las fórmulas siguientes, en el activo corriente la UIS no considerará los rubros de gastos diferidos y gastos pagados por anticipado. A) CAPITAL DE TRABAJO (CT): CT = AC – PC ≥ 1,50 * 200.000.000 Donde, CT = capital de trabajo. AC = activo corriente. PC = pasivo corriente. En caso que el capital de trabajo no cumpla con el anterior requerimiento, el proponente podrá presentar una carta de aprobación de cupo o crédito (no se acepta carta de intención, ni de preaprobación) expedida por una entidad bancaria o financiera vigilada por la superintendencia bancaria. La carta debe ser dirigida a la Rectoría de la UIS y debe establecer como destinación específica del crédito el proyecto a ejecutar. El monto de dicho crédito se sumará a la cuenta disponible del activo corriente, para la verificación de todas las condiciones financieras. El crédito anterior modificará el nivel de endeudamiento del proponente. Para efectos del cálculo del nivel de endeudamiento, el valor total del cupo de crédito o crédito obtenido para cubrir el déficit de capital de trabajo, se sumará al pasivo total del balance general a 31 de diciembre de 2006. En caso de que la carta de aprobación de cupo de crédito no cumpla con alguno de los requisitos antes citados, no se considerará para la evaluación. SOLVENCIA: La solvencia deberá ser mayor o igual a DOS PUNTO CINCO (2.5): Solvencia = Activo Corriente/Pasivo Corriente > = 2.5 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: El nivel de endeudamiento deberá ser menor o igual al setenta por ciento (70%). 68 Nivel de endeudamiento = Pasivo total / activo total < = 0.70 PATRIMONIO: El Patrimonio deberá ser mayor o igual a DOSCIENTOS MILLONES $200.000.000 Patrimonio = Activo total – Pasivo total > = $ 200.000.000 En el caso de Consorcios se calcularán los indicadores para cada firma y estos se sumaran aritméticamente y esta suma deberá cumplir con los límites establecidos para cada indicador. C. EVALUACIÓN TÉCNICA (700 Puntos) a) Planeamiento general de la Consultoría (Admisible / No Admisible) En este aspecto el proponente debe describir claramente el enfoque, metodología, organización, cronograma de ejecución y Sistema de aseguramiento o Gestión de la Calidad necesarios para cumplir el objeto definido en los términos de referencia, así como la metodología y los procedimientos a seguir en cada actividad de ejecución de los trabajos. El proponente debe incluir dentro de su propuesta la información requerida por el UIS para evaluar el planeamiento general del estudio so pena de ser considerado No admisible -Enfoque y Metodología El proponente deberá elaborar y presentar con carácter obligatorio los procesos metodológicos que considere claves para el desarrollo de la consultoría. Este componente de la Propuesta técnica deberá reflejar el entendimiento de las condiciones del proyecto con base en la información disponible, e interpretación de las Reglas de Participación, identificando los puntos críticos del esquema planteado 69 y los procesos metodológicos que considere claves para el desarrollo de la consultoría. La metodología debe basarse en las condiciones actuales del HUS y el alcance establecido en los presentes términos. -Organización El Proponente deberá presentar, con carácter obligatorio, el organigrama del equipo de personal propuesto y equipo de soporte, con las funciones específicas de los distintos cargos y con el perfil de las personas que los desempeñarán, incluyendo la dedicación de la persona que se propone para cada categoría. La experiencia del personal propuesto deberá guardar correspondencia con las funciones y responsabilidades a su cargo. -Cronograma de Ejecución El Proponente deberá presentar, con carácter obligatorio, un cronograma en el cual describa detalladamente los procesos / actividades requeridos para alcanzar los objetivos. El cronograma debe cumplir con las siguientes condiciones: Explicar claramente la relación entre las distintas actividades, especificando la ruta crítica. Indicar los productos específicos a ser presentados y su oportunidad (informes, reportes, etc.). Indicar el personal empleado en cada actividad. b) CAPACIDAD TÉCNICA DEL PERSONAL (300 Puntos) Se evalúa la capacidad del equipo de profesionales propuesto para la ejecución del trabajo, con base en sus características individuales de preparación académica y experiencia profesional y en la asignación de cada uno para la ejecución de los trabajos específicos dentro del estudio y en las necesidades del trabajo a realizar. 70 La experiencia profesional será la que se establece a partir de la fecha de expedición de la fecha de grado universitario y la experiencia específica corresponde directamente a las labores ejecutadas como Director y/o Especialista en las respectivas áreas técnicas. Se calificará solo los profesionales que a juicio de la UIS conforman la Plantilla mínima de acuerdo con los perfiles o categorías y puntajes asignados en estos términos de referencia y según la información relacionada por el proponente en los Formularios 4 y 5 suministrados, con los soportes correspondientes aportados por el proponente en su propuesta. El proponente podrá incluir en su propuesta el personal profesional a contratar. Este personal será tenido en cuenta en la evaluación de las propuestas siempre y cuando el proponente cumpla con las siguientes condiciones: Que se anexen a la propuesta las respectivas cartas de compromiso y las hojas de vida, con las respectivas certificaciones de trabajo y de los títulos obtenidos. Que en cualquiera de los casos, el personal por contratar no desempeñe funciones de dirección y el consultor se comprometa a mantener las condiciones de su propuesta durante la realización de los trabajos. El personal incluido por el proponente en su propuesta no podrá ser modificado antes o durante la ejecución de la consultoría, en el evento de presentarse en caso fortuito o de fuerza mayor que obligue a realizar algún reemplazo, el Consultor deberá presentar la misma documentación exigida para el titular del especialista, para evaluación y aprobación de UIS, sin el cumplimiento de este requisito la UIS no aceptará la sustitución de ninguno de los especialistas requeridos para el proyecto. Se calificará de acuerdo con los siguientes puntajes: PLANTILLA MÍNIMA, PERFILES O CATEGORÍAS REQUERIDOS Y PUNTAJES ASIGNADOS: Director del Proyecto: (50 puntos, máximo 100 puntos) 71 Título Profesional: Ingeniero Industrial o Administrador de Empresas Experiencia Profesional: Más de 15 años de experiencia profesional, que se establece a partir de la fecha de grado universitario. Experiencia Específica: Más de diez años de experiencia específica en la Dirección de Proyectos de Estudios de mercado, marketing o áreas afines. Si el Director del Proyecto posee Maestría o Doctorado en Ingeniería Industrial o en Administración, tendrá un puntaje adicional de 50 puntos para un total de puntaje máximo asignado de 100 puntos. En el evento de no poseer Maestría o Doctorado se tendrá en cuenta la siguiente equivalencia de la experiencia específica adicional a la requerida para obtener los primeros 50 puntos. Por cada año de experiencia específica adicional a los diez años de experiencia en la Dirección de Proyectos de Análisis de Mercados, se otorgarán 5 puntos hasta un máximo de 40 puntos. Profesional 1: (80 Puntos) Título Profesional: Ingeniero Industrial, Administrador de Empresas, Economista Título de Postgrado: Maestría o Doctorado en Ingeniería Industrial, o Maestría o Doctorado en Administración, o Maestría o Doctorado en Economía Experiencia Profesional: Más de 10 años de experiencia profesional, que se establece a partir de la fecha de grado universitario. Experiencia Específica: Este profesional debe tener más de cinco años de experiencia específica como consultor en las áreas de mercados, marketing o áreas afines. Profesional 2: (80 puntaje) Profesional en el área de salud Título de Postgrado: Especialización en administración de sistemas de salud Experiencia Profesional: Más de 10 años de experiencia profesional, que se establece a partir de la fecha de grado universitario. Experiencia Específica: Este profesional debe tener más de 5 años de experiencia específica como consultor en las áreas de mercados, marketing o áreas afines. Profesional 3: (40 puntaje) Profesional en el área de salud 72 Experiencia Profesional: Más de 3años de experiencia profesional, que se establece a partir de la fecha de grado universitario. Experiencia Específica: Este profesional debe tener más de 1 año de experiencia específica en administración de sistemas de salud. Para la evaluación de los puntajes, las operaciones aritméticas que deben realizarse manejarán un máximo de dos cifras decimales, de tal forma que se utilizará el redondeo de las cifras decimales restantes. LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, no tendrá en cuenta para efectos de calificación de la experiencia, las certificaciones o soportes que no sean presentadas con la propuesta, o aquellos que siendo presentados contienen información incompleta o presenten inconsistencias. La no presentación de los documentos exigidos para la evaluación de la capacidad técnica del personal dará lugar a la no obtención de puntos. Adicionalmente el proponente deberá incluir los siguientes profesionales, de lo contrario la propuesta será rechazada: - Un (1) estadístico con mínimo 2 años de experiencia profesional. - Personal apoyo para las encuestas c) CAPACIDAD OPERATIVA OFRECIDA PARA EL PROYECTO (100 Puntos) Los cien (100) puntos de la capacidad operativa se distribuirán de la siguiente forma: -DISPONIBILIDAD DE PERSONAL PROFESIONAL DEL PROPONENTE Se evaluará con base en la capacidad de la organización del proponente de contar con el personal técnico clave ofrecido para los trabajos para cubrir las siguientes posiciones: Director del proyecto, Profesional 1 y Profesional 2 y Profesional 3 73 La evaluación se hará con base en la información relacionada en el Formulario No. 6 suministrado y los soportes aportados por el proponente en su propuesta, del personal técnico clave con vinculación laboral en la organización del proponente. El puntaje máximo se asignará al proponente que no requiera contratar personal para cubrir las cuatro posiciones claves antes mencionadas y que serán objeto de evaluación, por estar este personal vinculado laboralmente a la organización del proponente por un periodo igual o superior a dos años, contados desde la fecha de vinculación hasta la fecha de cierre del proceso de contratación. Por cada Profesional que el proponente demuestre que se encuentra vinculado laboralmente según lo antes descrito obtendrá veinticinco (25) puntos, hasta un máximo de cien (100) puntos. Para llevar a cabo la evaluación el proponente deberá anexar a la propuesta certificación expedida por la dependencia de Recursos Humanos de la organización o de su representante Legal donde conste el tiempo de servicio y el tipo de vinculación laboral, también incluirá copia de los contratos laborales del personal técnico clave que será objeto de evaluación y que está vinculado a la organización. La UIS, no tendrá en cuenta para efectos de calificación de la experiencia, las certificaciones o soportes que no sean presentadas con la propuesta, o aquellos que siendo presentados contienen información incompleta o presente inconsistencias. d) EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: (300 puntos) En este aspecto se evalúa la experiencia del proponente tanto específica como general en estudios de análisis de mercados, marketing o áreas afines con los siguientes puntajes: -EXPERIENCIA GENERAL DEL PROPONENTE: (150 puntos) El proponente que acredite experiencia en análisis de mercado, marketing o áreas afines, se calificará de acuerdo con los puntajes establecidos en el presente numeral. Esta experiencia se calificará siempre y cuando se trate de estudios 74 iniciados y terminados durante los últimos DIEZ (10) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Se calificará hasta un máximo de cinco (5) contratos de estudios por proponente y por tanto no se deben relacionar en el Formulario No. 7 de estos Términos de Referencia más de 5 contratos. En caso de relacionarse más de cinco (5), la UIS, para salvaguardia de los principios de transparencia, lealtad e igualdad, evaluará sólo los cinco (5) primeros en el orden en que aparezcan relacionados. Para el caso de contratos ejecutados por el proponente como parte de un Consorcio o de una Unión Temporal, el integrante informará únicamente el valor correspondiente al porcentaje de su participación. Serán tenidos en cuenta los contratos relacionados en el Formulario No. 7 que cumplan con lo requerido en estos términos de referencia y se encuentren debidamente certificados y se evaluará de la siguiente manera: A cada proponente se le evaluará un máximo de cinco (5) contratos relacionados en el Formulario No. 7 de estos términos de referencia, para efectos del cálculo del valor total facturado VTF de cada contrato, el proponente calculará el valor facturado de cada uno de los contratos expresados en smlmv de acuerdo con el año de terminación de los trabajos. La UIS, verificará aritméticamente el cálculo de este valor y corregirá los errores aritméticos que presente dicho cálculo. El valor corregido será el que se utilizará para la calificación de este factor. Se efectuará la sumatoria de los valores con los contratos en SMLMV (máximo 5) que cumplan con el criterio experiencia y se obtendrá así el valor total facturado (VTF) del proponente. Con base en este valor total facturado (VTF) obtenido la UIS calificará de acuerdo con los siguientes rangos: SUMATORIA DEL VALOR DE LOS CONTRATOS POR ESTE CONCEPTO. Mayor de 1500 SMMLV 150 puntos Mayor de 1000 SMMLV e igual e inferior a 1500 SMMLV 100 puntos Mayor de 500 SMMLV e igual e inferior a 1000 SMMLV 50 puntos Menor de 500 SMMLV 0 Puntos 75 -EXPERIENCIA ESPECÍFICA: (150 puntos) Se asignará este puntaje de acuerdo únicamente con los estudios de mercados, marketing o áreas afines relacionados con la prestación de los servicios de salud, los cuales no deberán estar incluidos para la evaluación de la experiencia general, realizados por el proponente durante los últimos 2 años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso y de acuerdo a los siguientes rangos, expresado en los valores totales facturados: Mayor de 1500 SMMLV 150 puntos Mayor de 1000 SMMLV e igual e inferior a 1500 SMMLV 100 puntos Mayor de 500 SMMLV e igual e inferior a 1000 SMMLV 50 puntos Menor de 500 SMMLV 0 Puntos El proponente que demuestra a través de la respectiva certificación y /o sus soportes se le asignará los 150 puntos; caso contrario obtendrá cero (0) puntos. CERTIFICACIONES SOBRE LA EXPERIENCIA Cada uno de los trabajos relacionados debe estar acompañado de su respectiva certificación. Igualmente se tendrán en cuenta actas de recibo de trabajo debidamente firmadas por las personas y funcionarios responsables que contenga la información que supla lo solicitado en la certificación. Las certificaciones y/o actas de recibo de los trabajos deberán estar a nombre del proponente y ser expedidas directamente por la entidad oficial contratante. Cuando las certificaciones y/o actas de recibo de los trabajos sean expedidas por una entidad particular se deberá anexar fotocopia del contrato o subcontrato, de los trabajos certificados, suscrito entre el proponente y la entidad particular contratante con su respectiva fotocopia del pago del impuesto de timbre. Para el caso de los trabajos ejecutados en consorcio, se debe indicar el porcentaje de participación, de lo contrario no se tendrá en cuenta estos contratos para la evaluación de la experiencia. Además para tener en cuenta los trabajos ejecutados y certificados en consorcio la participación en ese consorcio debe haber sido igual o superior al treinta (30%) por ciento del valor del contrato ejecutado. 76 Es necesario que las certificaciones contengan la información básica referente a: Nombre de la entidad contratante o propietario de los trabajos Naturaleza de los trabajos (Objeto) Termino de la ejecución Fecha de iniciación y de terminación Valor de los trabajos (discriminando: valor básico + ajustes + IVA) Esta información debe ser consignada en los Formularios 7 y 8 de los presentes términos de referencia. La no presentación de certificaciones de experiencia dará lugar a la no obtención de puntos. Si al comparar la información presentada en el formulario, suministrado por la UIS para diligenciar la propuesta, con la documentación que aporte el proponente para acreditar dicha información, se advierten datos erróneos, incompletos o inconsistentes prevalecerá el contenido de los documentos soporte. LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, no tendrá en cuenta para efectos de calificación de la experiencia, las certificaciones o soportes que no sean presentadas con la propuesta, o aquellos que siendo presentados contienen información incompleta o presente inconsistencias. D. EVALUACIÓN ECONÓMICA/ PROPUESTA ECONÓMICA: (300 puntos) Solamente se calificarán en la parte económica los proponentes que hayan obtenido un puntaje igual o mayor al setenta y cinco por ciento (75%), del puntaje correspondiente a la evaluación técnica y tenga calificación de Admisible en la evaluación financiera. Efectuada las correcciones aritméticas, se aplicará el siguiente método para evaluar económicamente las propuestas: Este factor será evaluado a través de la siguiente fórmula: P = [1 – (V – Vmin)/Vmin] x 300 77 Donde: P = puntaje a ser asignado a la propuesta que se evalúa. V = valor costo básico de la propuesta que se evalúa. Vmin = menor valor costo básico entre las propuestas evaluadas. Nota: propuestas cuyo valor sean mayores o iguales al doble del menor valor de las propuestas evaluadas tendrá un puntaje de cero. La UIS adjudicará la presente convocatoria a la propuesta que obtenga el mayor puntaje, resultante de calificar los criterios antes señalados. Si en esta instancia del proceso dos o más propuestas tienen el mismo puntaje, se preferirá la propuesta que presente el mayor puntaje en la evaluación Técnica, si persiste el empate, se preferirá la de menor precio corregido, y si continua el empate se procederá a efectuar un sorteo público para definir la adjudicación. LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER se reserva el derecho de adjudicación si considera que ninguna de las propuestas es conveniente para sus intereses. El siguiente cuadro ilustra la distribución de los puntajes de evaluación y de calificaciones: FACTORES DE EVALUACIÓN Y PUNTAJES EVALUACIÓN O PUNTAJES ASPECTOS A EVALUAR Y/O CALIFICAR parcial1 parcial 2 Subtotales Admisible / A. Evaluación Jurídica No Admisible Admisible/ B Evaluación Financiera No Admisible 78 Admisible/ Enfoque y No Metodología Admisible Planeamiento Admisible/ general de la Organización No Auditoría Ejecución C. Evaluación Técnica Capacidad Técnica del personal Capacidad Operativa Proponente Admisible Admisible/ No Admisible 100 Director Profesional 1 80 Profesional 2 80 Profesional 3 40 700 300 Disponibilidad de personal 100 100 profesional Experiencia Experiencia General del No Admisible Cronograma de Admisible/ 150 300 Experiencia 150 Específica D. Evaluación Económica /Valor Propuesta 300 TOTAL PUNTAJE 79 1000 4.4 ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS La UIS eliminará las propuestas que incurran en una o más de las siguientes consideraciones: La presentación extemporánea de la propuesta. La propuesta que no haya calificado como Admisible Jurídicamente La falta de documentos esenciales para la comparación de las propuesta y que fueron exigidos en los términos de referencia. La no consideración de cualquiera de las recomendaciones, cambios o aclaraciones aparecidas en los adendas de la presente convocatoria pública. La propuesta presentada que demuestre un puntaje de calificación inferior al 75% del puntaje correspondiente a la evaluación técnica. La propuesta que presenta desviaciones, modificaciones o reservas sustantivas a los términos de referencia del proceso de contratación. La propuesta cuyo valor corregido difiera en el uno por ciento (1%) o más del valor inicial de la propuesta. El error se considera en valor absoluto. En general cualquier omisión que impida la comparación objetiva de las propuestas. La no corrección, o su corrección por fuera del plazo estipulado por la UIS de cualquiera de los documentos susceptibles de ser subsanados y requeridos dentro de la propuesta. Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes, que altere la aplicación del principio de selección objetiva, o cuando se compruebe que las propuestas no fueron elaboradas por los proponentes independientemente. La propuesta que ofrezca un plazo superior al establecido en los términos de referencia para la ejecución del objeto del contrato. 80 Cuando no se ajusten a los términos de referencia. Una propuesta no se ajusta a los términos de referencia cuando carece de alguno de los documentos esenciales para constatar las condiciones de participación o para verificar los factores verificables, se compruebe inexactitud en su contenido o no cumpla lo estipulado para cada uno de ellos. Cuando se presenten dos o más propuestas por un mismo oferente. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993, artículo 8º, así como en las demás disposiciones legales vigentes. Cuando la propuesta no fuere presentada debidamente firmadas por el proponente o el representante legal, si es persona jurídica. Cuando los documentos necesarios para la comparación de las propuestas presenten enmendaduras o correcciones que no aparezcan debidamente autorizadas o salvadas con la firma del proponente o la de quien suscriba el documento. Cuando se descubra y constate por vía administrativa falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la propuesta, o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por una parte del proponente a la entidad o a los demás participantes. Cuando se encuentren elementos demostrativos que indiquen falta de independencia en la elaboración entre dos o más propuestas presentadas Cuando sea económicamente desfavorable para la Universidad. El no cumplimiento de uno o más, de los requisitos definidos en las evaluaciones: jurídica, técnica, financiera y económica, cuyo efecto sea No subsanable. 4.5 COMITÉ EVALUADOR 81 El Rector de la UIS Conformará un Comité Evaluador de las propuestas, el cual estará conformado por tres (3) funcionarios designados para tal fin. Este Comité se podrá apoyar en profesionales idóneos en los aspectos jurídicos, técnicos y económicos, y el informe que elaboren se presentará a consideración del Rector. El plazo para llevar a efecto la evaluación de las ofertas, es el señalado en el cronograma del proceso de la invitación pública a cotizar. 4.6 ADJUDICACIÓN La UIS adjudicará en concordancia con las evaluaciones indicadas en los anteriores numerales. La adjudicación se hará dentro del término de cinco (5) días calendario contados a partir del vencimiento del plazo para la evaluación de las ofertas indicado en el punto anterior. Se considera que un PROPONENTE ha sido favorecido con la adjudicación cuando le sea notificada la providencia mediante la cual se le adjudica la respectiva invitación. La adjudicación será de forzosa aceptación para el PROPONENTE y se obliga a firmar el contrato de acuerdo con las cláusulas de la minuta consignadas en estos términos de referencia y a legalizarlo dentro del término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la comunicación de la adjudicación. 4.7 CONDICIONES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONVOCATORIA PÚBLICA. Durante el término previsto para la adjudicación del contrato, la UIS podrá declarar desierto el presente proceso de contratación mediante resolución motivada, cuando: - Existan motivos ó causas que impidan la escogencia objetiva, es decir cuando ninguna de las ofertas contiene los elementos necesarios para su comparación con los parámetros establecidos en los términos de referencia. - Se presenten causas que impidan la selección objetiva 82 - No haya voluntad real de participación por ausencia de propuestas hábiles o porque se advierte colusión, fraude o comunidad de intereses entre las firmas proponentes. - Habiendo una (1) sola propuesta hábil, sea económicamente desfavorablemente para la UIS. - Si la convocatoria pública se declara desierta se devolverán las ofertas originales a los proponentes. 4.8 INFORMACIÓN RESERVADA El proponente en su propuesta deberá indicar cuál información de la consignada en ella, tiene el carácter de reservada, señalando expresamente las normas específicas en las cuales sustenta dicha reserva. En el evento en que no se señalen las normas específicas que le otorgan ese carácter, se entiende que ningún documento o parte de la propuesta tiene el carácter de reservado y que la UIS se encuentra autorizado para suministrar la información cuando le sea solicitada por otro proponente o por un tercero. Se exceptúan de esta condición, únicamente aquellos documentos de la oferta, que en virtud de una disposición constitucional o legal, tengan el carácter de reservados. 5. 5.1 CAPITULO 5: CONTRATACIÓN, INTERVENTORÍA Y COORDINACIÓN CONTRATACIÓN El proponente debe aceptar los términos de contratación estipulados en este documento y en la minuta del contrato anexa a estos términos de referencia. 5.2 5.2.1 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. 83 El PROPONENTE favorecido deberá estar preparado para firmar y legalizar el Contrato con la Universidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguiente a la fecha de la notificación de adjudicación. Si el adjudicatario no suscribe o no legaliza el contrato en dicho plazo, se entenderá que renuncia a la adjudicación y la UIS podrá hacer efectiva la garantía de de Seriedad de la Propuesta. En caso de que el Proponente favorecido no acepte la adjudicación o que por causas imputables a éste, no se firme y legalice el contrato correspondiente dentro del plazo indicado la UIS podrá dejar sin efectos la adjudicación y hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta. La UIS si lo estima conveniente podrá autorizar nueva adjudicación a la siguiente propuesta en el orden de elegibilidad que cumpla con todos los requisitos exigidos. El nuevo adjudicatario tendrá las mismas obligaciones del primero. 5.2.2 DOCUMENTOS DEL CONTRATO Los siguientes son los documentos del Contrato y a él se consideran incorporados: 5.3 - ∙ Las actas de acuerdo previas a la legalización del Contrato, si las hubiere. - ∙ El Contrato. - ∙ Las actas de acuerdo suscritas por las partes en desarrollo del Contrato. - ∙ La Propuesta del Consultor en las partes aceptadas por la UIS. - ∙ Los Términos de Referencia con todos sus Formularios. - ∙ Las addendas - ∙ Las Actas de Modificación Bilateral. - ∙ Las garantías constituidas por el Consultor y aprobadas por la UIS. INTERPRETACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL CONTRATO Los documentos del Contrato constituyen el acuerdo único y total entre el Consultor y la UIS. Las obligaciones y responsabilidades de la UIS en relación con el Consultor son las definidas explícitamente en los documentos del Contrato, y la UIS, en consecuencia, no estará obligado a asumir ninguna responsabilidad implícita o tácita con el Consultor. 84 Ninguna costumbre o uso comercial, ni las aprobaciones, acuerdos, convenios, instrucciones, órdenes, o el desarrollo o resultado de Contratos celebrados previamente por el Consultor con la UIS variará los términos establecidos en los documentos del Contrato. Es entendido que los documentos del Contrato se complementan mutuamente de tal manera que lo estipulado en uno de ellos se tomará como estipulado en todos. Sin embargo, el Consultor deberá verificarlos y si descubre alguna ambigüedad, divergencia, error o contradicción deberá avisar inmediatamente a la UIS y solicitar de ellas las informaciones e instrucciones que sean necesarias para ejecutar correcta y oportunamente cada una de las actividades objeto del Contrato. Si subsiste alguna divergencia o contradicción que no pueda ser resuelta por acuerdo directo entre las partes, se atenderá a lo dispuesto en los documentos del Contrato, en el siguiente orden: Las Actas de Modificación Bilateral, las actas de acuerdo del Contrato, el Contrato, la Propuesta del Consultor en las partes aceptadas por la UIS, las adendas, los Términos de Referencia, y las garantías constituidas por el Consultor y aprobadas por la UIS. 5.4 USO DE LOS DOCUMENTOS DEL CONTRATO CONFIDENCIALIDAD: El Contratista deberá utilizar todos los medios a su alcance para garantizar que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas, respeten la obligación de reserva y confidencialidad sobre cualquier información obtenida en las investigaciones, estudios y análisis que adelanten. Para tales efectos se tendrá como confidencial cualquier información no divulgada que posea legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha información sea secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a quienes se encuentran en los círculos que en forma usual manejan la información respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin causa justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya 85 confidencialidad se la haya prevenido en forma verbal o escrita; dicha obligación subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego de su terminación mientras subsistan las características para considerarla como información confidencial. Los documentos del Contrato y toda la demás información suministrada al Consultor por la UIS, o generada por el Consultor en relación con el Contrato, permanecerán de propiedad de la UIS, y no deberá ser usada por el Consultor para propósitos diferentes de la ejecución del Contrato, sin la autorización escrita de la UIS. Sin el previo consentimiento escrito de la UIS, el Consultor no divulgará los documentos el Contrato o cualquier estipulación de ellos, ni ninguna especificación, instrucción, programa, plano, modelo, muestra, o cualquier otro documento o información suministrada por la UIS o generado por el Consultor en relación con el Contrato, a cualquier persona o entidad diferente a aquellas empleadas por el Consultor en la ejecución del Contrato, en cuyo caso la divulgación deberá hacerse confidencialmente, y solamente en la medida que sea necesario para el propósito de la ejecución del Contrato. Sin el previo consentimiento de la UIS, el Consultor no hará uso para fines diferentes a la ejecución del Contrato de ningún documento o información suministrada por la UIS en relación con el Contrato. Todos los planes de publicidad del Consultor, sus asesores, subcontratistas, empleados o agentes en relación con el Contrato deberán ser sometidos a la aprobación previa de la UIS. Lo anterior es aplicable a todos los medios de publicidad como señales, avisos, pancartas, vallas, radiodifusión, televisión, cine, videos, periódicos, revistas, folletos, y a cualquier otro material impreso o audiovisual. Cualquier solicitud de información en relación con el Contrato, que se haga al Consultor, sus asesores, subcontratistas, empleados o agentes, por la prensa, radio, televisión o por cualquier otra organización o persona externa, deberá ser trasladada por el Consultor a la UIS. Cualquier documento o información suministrados al Consultor por parte de la UIS, en relación con el Contrato y diferente del Contrato mismo, conservará el carácter de “propiedad de la UIS” y, si la UIS la requiere, le deberá ser devuelta con todas sus 86 copias en el momento indicado por la UIS. 5.5 INTRANSMISIBILIDAD DEL CONTRATO El Consultor no cederá, en todo o en parte, ninguna de las obligaciones contractuales sin el consentimiento previo escrito de la UIS. Se entiende que no podrá haber cesión total o parcial del Contrato entre integrantes de un Consorcio. Si llegaren a sobrevenir inhabilidades o incompatibilidades en el Consultor, éste deberá ceder el contrato, previa autorización escrita de la UIS, o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución 5.6 LEY DEL CONTRATO Y CONTROVERSIAS La validez e interpretación del Contrato se regirá por las leyes de Colombia. Por lo tanto, cualquier controversia que surja del Contrato y que no pueda ser resuelta por acuerdo directo entre las partes será dirimida mediante tribunal de arbitramento, según lo establecido en la Cláusula Compromisoria del Contrato. Los contratos entre el Consultor, sus asesores y subcontratistas deberán suscribirse y regirse de acuerdo con las leyes colombianas; en estos casos, los asesores y subcontratistas deberán declarar, en los contratos correspondientes, que no apelarán a reclamaciones diplomáticas en lo tocante a derechos y obligaciones que se deriven de los respectivos contratos, salvo en el caso de denegación de justicia, la cual se entiende que no existe cuando los asesores o los subcontratistas hayan tenido expeditos los recursos y medios de acción que, conforme a las leyes colombianas, pueden emplearse ante la rama jurisdiccional del Poder Público. 5.7 MULTAS En caso de incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales a cargo del contratista, éste autoriza expresamente a la universidad mediante el presente documento para efectuar la tasación y cobro, previo requerimiento, de multas diarias sucesivas equivalentes al cero punto cinco (0.5%) del valor fiscal del contrato sin exceder del diez (10%) por ciento del valor del contrato, las cuales se podrán hacer efectivas a través de la garantía de cumplimiento. La liquidación de las multas la 87 efectuará el supervisor del contrato mediante actas de informes parciales y/o final, según sea el momento en que se ocasionen, y su cobro se efectuará previa declaratoria mediante comunicación oportuna al contratista y a la compañía aseguradora con la cual haya constituido la póliza global de cumplimiento, la cual prestará mérito ejecutivo. De las multas tasadas impuestas y cobradas, se informará a la cámara de comercio y a la superintendencia financiera. 5.8 PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS La UIS conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes, documentos, escritos, planos, diseños, fotografías, material de informática, plantillas, modelos, conceptos, métodos y procedimientos que ponga a disposición del Consultor y que ponga a su disposición en desarrollo del Contrato. El Consultor no deberá, sin la autorización escrita de la UIS, utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con la ejecución del Contrato. La información básica, diseños, cálculos, criterios, metodología, procedimientos, informes, memorias de trabajo, datos, resultados de ensayos, expedientes de calidad, archivos, material de informática (cd’s, diskettes, etc) y técnicas especiales que se ejecuten, obtengan o desarrollen por el Consultor, sus asesores y subcontratistas en virtud del Contrato, quedarán de propiedad de la UIS, quien podrá utilizarlos, divulgarlos o reproducirlos en la forma y para los fines que estimen convenientes. Estos documentos deberán ser trasladados y presentados por el Consultor a la UIS en forma aceptable para éstas, y el Consultor no podrá utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con el Contrato, sin la autorización previa escrita de la UIS. El Consultor considerará como confidencial toda la información básica, criterios, metodologías, procedimientos, informes, programas de computador, técnicas especiales y todos los demás documentos en que los trabajos objeto del Contrato queden consignados, y sin el consentimiento escrito previo de la UIS no hará entrega de ellos a terceras personas ni los usará o divulgará para fines diferentes a los relacionados con el cumplimiento del objeto del Contrato, en cuyo caso tal utilización y divulgación deberá hacerse confidencialmente, y solamente en la medida que sea necesario para el propósito de la ejecución del Contrato. En los Contratos que el Consultor suscriba con sus asesores y subcontratistas dentro 88 del desarrollo de los trabajos objeto del Contrato deberá incluirse la obligación que tienen de cumplir con lo estipulado en este numeral. 5.9 RESPONSABILIDAD DEL CONSULTOR El Consultor será totalmente responsable de la ejecución de los trabajos que debe realizar en virtud del Contrato y de todos los daños, perjuicios, pérdidas, siniestros y lesiones por acción, retardo, omisión o negligencia suya o de sus asesores, subcontratistas, empleados o agentes. Este riesgo lo deberá garantizar de acuerdo a lo establecido en la cláusula referente a seguros. El consultor será responsable de la conducta de sus empleados, de tipo civil, administrativa o penal, siendo de su exclusivo cargo las responsabilidades en que éstos incurran. Dicha responsabilidad aplicará cuando los empleados del contratista causen algún perjuicio a la UIS en ejercicio de sus funciones objeto del contrato. El Consultor será responsable de asegurar que los proyectos, planos, especificaciones y recomendaciones producidas en desarrollo del Contrato se ajusten a las disposiciones legales, reglamentos y códigos vigentes. El Consultor será responsable de la organización, dirección y ejecución de los trabajos objeto del Contrato, tanto en los aspectos técnicos como administrativos, para lo cual deberá vigilar que los trabajos se realicen de manera económica, oportuna, eficiente y efectiva, y de acuerdo con el programa de trabajo establecido; de utilizar personal calificado, capacitado y adecuado para el correcto desarrollo de las distintas actividades, y de controlar los criterios y técnicas empleadas de tal manera que los trabajos tengan la calidad y confiabilidad necesarias. Los trabajos que sean necesarios repetir por mala organización o negligencia del Consultor, sus asesores o subcontratistas, o por no ajustarse a los requerimientos del Contrato, serán repetidos y repuestos por el Consultor a su costo y a satisfacción de la UIS no será causal para conceder prórroga en el plazo contractual. El Consultor será responsable por las investigaciones, conclusiones y recomendaciones que formule a la UIS en desarrollo del Contrato y por lo tanto será civilmente responsable de los perjuicios originados por la utilización que hagan la UIS, o terceros autorizados por éstas, de dichas investigaciones, conclusiones, 89 recomendaciones o diseños, en el caso de que tales perjuicios puedan ser imputados a mal desempeño de las funciones del Consultor, o de sus asesores o subcontratistas, o que su aplicación resulte en violación de la Ley. El consultor responderá hasta por culpa leve en la ejecución del objeto contratado, sin menoscabo de la imposición por parte de la UIS al consultor de las multas a que se refiere el numeral 5.7 MULTAS de estos Términos de Referencia. No será responsable de fuerza mayor o caso fortuito, a menos que este haya sobrevenido por su culpa o durante la mora. Para estos efectos no se considerará fuerza mayor o caso fortuito la falta de supervisores o trabajadores, ineficiencia de éstos o situaciones similares, huelga, disminuciones en el ritmo de trabajo o paros. Estará a cargo del consultor la responsabilidad civil frente a terceros. En consecuencia, defenderá, indemnizará y mantendrá libre a la UIS por toda reclamación, demanda o proceso instaurado por cualquier persona, sea por daños o pérdidas de bienes de terceros o por lesiones a terceros, y que surgieren de cualquier acto u omisión imputable al consultor, sus funcionarios, empleados, agentes, representantes o subcontratistas. Aún después de la terminación del contrato, el consultor continuará obligado a defender e indemnizar a la UIS por toda demanda, acción o pretensión, sea que provenga de socios, empleados, agentes, funcionarios, proveedores o subcontratistas del consultor, o de terceros, por causas imputables al consultor. 5.10 INDEMNIDAD El Consultor deberá informarse de todas las leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, estatutos, reglamentaciones, normas y regulaciones de todas las autoridades bajo cuya jurisdicción se ejecute el Contrato y les dará estricto cumplimiento; igualmente, el Consultor en todo momento velará para que ningún derecho sea infringido, para que ninguna persona sufra en su integridad física y para que ninguna propiedad sea dañada o perdida por causa o con ocasión de la ejecución del Contrato. El Consultor indemnizará a la UIS, a sus funcionarios, empleados o agentes por todo siniestro, reclamo, demanda, pleito, acción legal, cobranza o sentencia de cualquier género o naturaleza que se falle contra ellas por motivo de cualquier acción u omisión del Consultor, sus asesores, subcontratistas o empleados relacionados con 90 el Contrato. Igualmente, el Consultor deberá obtener para la UIS el derecho a utilizar cualquier invento que sea incorporado por el Consultor, sus asesores o subcontratistas a los trabajos objeto del Contrato; por lo tanto, el Consultor indemnizará a la UIS, sus funcionarios, empleados o agentes contra toda reclamación de terceras partes por motivo del uso por el Consultor, sus asesores o subcontratistas, o por la UIS, de dichos inventos, estén o no cubiertos por patentes, marcas registradas, derechos reservados de propiedad o de autor, etc., siendo por cuenta del Consultor el pago de todos los costos y perjuicios que se lleguen a ocasionar por tales reclamaciones. Lo estipulado en este numeral es aplicable durante el desarrollo del Contrato y posteriormente. En los contratos que el Consultor suscriba con sus asesores y subcontratistas dentro del desarrollo de los trabajos objeto del Contrato deberá pactarse la obligación que tienen de cumplir con lo estipulado en este numeral. 5.10.1 TÉRMINO DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Dentro de un término que no exceda de cuatro (4) meses calendario, siguientes al recibo de los trabajos objeto del contrato, se efectuará la liquidación del contrato, pero el Contratista para proceder a ella se compromete a presentar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha del recibo de los mismos, una relación completa, clara y detallada de los pagos efectuados en desarrollo del Contrato, así como de los pendientes; una relación de los elementos, documentación, materiales, equipos o instalaciones a cargo del Contratista, que sean de propiedad de la UIS, y tengan carácter devolutivo; una relación de los informes, memorias, especificaciones técnicas, etc., que constituyen la documentación final del Proyecto, y todos aquellos documentos que por parte de la UIS le sean solicitados para proceder a la liquidación. Para la liquidación del Contrato, la UIS le exigirá al Contratista la modificación de las garantías que sean pertinentes, con el fin de avalar el cumplimiento de las obligaciones que puedan presentarse, después de la expiración del contrato. 91 5.10.2 CASOS EN QUE PROCEDE LA LIQUIDACIÓN La liquidación del contrato también se realizará cuando el contrato se dé por terminado por circunstancias distintas al vencimiento del plazo y al cumplimiento del objeto, tales como: Cuando las partes den por terminado el contrato de mutuo acuerdo, lo cual podrá hacerse en todos los casos en que tal determinación no implique renuncia a derechos causados o adquiridos en favor de la UIS Cuando la autoridad competente lo declare terminado unilateralmente conforme a las normas que regulan la materia 5.10.3 CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN La liquidación constará en acta donde se determinarán las sumas de dinero que haya recibido el Contratista y la ejecución de la prestación a su cargo, en dicha acta se determinarán las obligaciones a cargo de las partes, teniendo en cuenta el valor de las sanciones por aplicar, todo de conformidad con lo pactado en el respectivo Contrato. 5.10.4 EFECTOS DE LA LIQUIDACIÓN Por tratarse la liquidación de una declaración mutua de las partes, de paz y salvo de las obligaciones adquiridas en el Contrato, con posterioridad a ella no podrán presentarse por ninguna de las partes, reclamaciones con ocasión del desarrollo de este Contrato, salvo las reclamaciones que de conformidad con las disposiciones legales tiene derecho a hacer la UIS por los vicios o deficiencias del producto entregado, a que se refiere el Código Civil y las demás disposiciones concordantes y aplicables. 5.10.5 LIQUIDACIÓN UNILATERAL Si el Contratista no se presenta a la liquidación del Contrato, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, dentro del término establecido para la 92 liquidación del contrato, de cuatro (4) meses calendario, la UIS la realizará unilateralmente y tomará las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los derechos que resulten de la liquidación, según sea el caso. 5.11 FUERZA MAYOR El Consultor quedará exento de toda la responsabilidad por dilación en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dicha dilación ocurra por causa constitutiva de fuerza mayor debidamente comprobada, por fuera del control del Consultor y que no implique falta o negligencia de éste. Para efectos del Contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. 5.12 DIFERENCIAS DE OPINIÓN En caso de que se presenten diferencias de opinión de carácter técnico entre la UIS y el Consultor sobre cualquier parte o sobre la totalidad de los trabajos, las partes harán todos los esfuerzos posibles para llegar a un acuerdo, pero si a pesar de ello no se logra el acuerdo, el Consultor tendrá derecho a tomar una decisión final a menos que la UIS releven al Consultor de la responsabilidad correspondiente, en cuyo caso, la UIS señalará la forma como deberán ser ejecutados los trabajos. 5.13 PLAZO DEL CONTRATO Para la ejecución del Contrato el Contratista se ceñirá al plazo estipulado en el numeral 1.16 “Plazo de Ejecución de los estudios”, el cual empezará a contarse a partir de la fecha en que se suscriba el acta de iniciación del Contrato por las partes, y la cual será posterior a la aprobación de la garantía única. 5.14 VIGENCIA DEL CONTRATO El contrato estará vigente desde la fecha de su perfeccionamiento hasta el vencimiento del plazo convenido para su liquidación, el cual será de cuatro (4) meses calendario, contados a partir de la terminación del plazo del contrato. 93 5.15 GARANTÍAS DEL CONTRATO El proponente favorecido con la adjudicación del contrato, deberá constituir a su costo y presentar para aprobación de la UIS las garantías aquí indicadas, expedidas por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de entidades estatales, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán reponerse en caso de que su valor se vea afectado por siniestros, por parte de la compañía de seguros, o en su defecto por parte del proponente, en aquellas garantías en las cuales la compañía de seguros no otorgara este amparo de reposición. De igual manera, en cualquier evento en que aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía PORCENTAJE PÓLIZA (VALOR VIGENCIA PARTES ASEGURADO) Tomador: Contratista 20% del valor Cumplimiento total del contrato (Incluido IVA) Igual al período Afianzado Contratista comprometido de Asegurado: Universidad entrega y tres (3) Industrial de Santander meses más Beneficiario: Universidad Industrial de Santander Tomador: Contratista Calidad 20% del valor Mínima de un (3) Afianzado: Contratista total del tres años, a partir Asegurado: Universidad contrato(Incluido del recibo a Industrial de Santander IVA) satisfacción Beneficiario: Universidad Industrial de Santander Tomador: Contratista Salarios y prestaciones sociales 20% del valor Mínima de un (3) Afianzado: Contratista total del tres años, a partir Asegurado: Universidad contrato(Incluido del recibo a Industrial de Santander IVA) satisfacción Beneficiario: Universidad Industrial de Santander 5.16 SUSPENSIÓN DE TRABAJOS Y TERMINACIÓN POR CONVENIENCIA 94 El Contrato podrá darse por terminado o suspendido temporalmente por mutuo acuerdo entre el Consultor y la UIS, lo cual podrá hacerse en todos los casos en que tal determinación no implique renuncia a derechos causados o adquiridos en favor de la UIS. En todos los contratos que el Consultor celebre con sus asesores y subcontratistas, de acuerdo con lo pactado en el Contrato, deberán incluirse estipulaciones que prevean su terminación o suspensión temporal en el evento de que la UIS declare la terminación del Contrato, según se establece en este numeral, y en las cuales conste que los asesores y subcontratistas carecen en éste, y en cualquier otro evento relacionado con el Contrato, de todo derecho en contra de la UIS Cláusulas excepcionales que se pactarán en la presente contratación: 5.16.1 CAUSALES PARA DECLARAR LA CADUCIDAD La UIS podrá declarar la caducidad del Contrato por la ocurrencia de hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del Contrato y evidencie que puede conducir a su paralización. La UIS por medio de acto administrativo debidamente motivado, dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. En caso de que la UIS decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado. La declaratoria de caducidad no impedirá que la UIS tome posesión de los productos objeto del Contrato o continúen inmediatamente la ejecución del objeto contratado, bien sea a través del garante o de otro contratista, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad, cuando a ello hubiere lugar. Si se declara la caducidad no habrá lugar a indemnización para el Contratista, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la ley. 95 La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento. La resolución que declare la caducidad se notificará de conformidad con lo previsto en el Decreto 01 de 1984. Una vez ejecutoriada la decisión, se publicará la parte resolutiva de la misma por dos (2) veces en medios de comunicación escrita de amplia circulación en la ciudad de Bucaramanga, se comunicará a la Cámara de Comercio en donde se encuentre inscrito el Contratista y a la Procuraduría General de la Nación y se publicará en el Diario Oficial. Declarada la caducidad, la UIS se apropiará de los productos en el estado en que se encuentren, y podrán emplear todos los materiales adquiridos por el Contratista, asociados con el presente Contrato. En este evento, con citación al Contratista, se levantará un acta en el cual se hará constar el estado de los trabajos. De igual manera, se podrá declarar la caducidad del Contrato cuando el Contratista acceda a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho y de cuya ocurrencia no informe a la UIS y a las autoridades competentes, de acuerdo con lo establecido en el artículo 45 de la ley 241 de 1995. Parágrafo. En todos los contratos que el Contratista celebre con sus subcontratistas y asesores, de acuerdo con lo pactado en este Contrato, deberá incluirse una cláusula que prevea su terminación en el evento de que la UIS declare la caducidad de este contrato y en la cual conste que los subcontratistas carecen en éste y en cualquier otro evento relacionado con este contrato, de todo derecho en contra de la UIS. 5.16.2 INTERPRETACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO Si durante la ejecución del Contrato surgen discrepancias entre las partes, sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio, que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la UIS si no logra acuerdo, interpretarán en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia. Se elaborará un acta con los resultados de la reunión; si no existiere acuerdo, la UIS 96 señalará la forma como el contrato debe continuar y ser ejecutado, mediante resolución motivada que se notificará conforme el Decreto 01 de 1984 o las normas que lo sustituyan. Contra esta resolución el Contratista podrá interponer el recurso de reposición. En firme la decisión, el cumplimiento del contrato se hará conforme allí se disponga, sin perjuicio de las acciones contencioso administrativas que pueda promover el Contratista. 5.16.3 MODIFICACIÓN UNILATERAL Si durante la ejecución del Contrato fuere necesario introducir variaciones en el Contrato y previamente las parte no llegan al acuerdo respectivo, la UIS en acto administrativo debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o adición de trabajos, suministros o servicios. Si las modificaciones alteran el valor del contrato en un veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el Contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. liquidación del Contrato y En este evento, se ordenará la la UIS adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo. 5.16.4 TERMINACIÓN UNILATERAL La UIS en acto administrativo debidamente motivado dispondrá la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos: a) Por muerte o incapacidad física permanente de el Contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica de el Contratista. b) Por interdicción judicial o declaración de quiebra de el Contratista. c) Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del Contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato. Sin embargo, en los casos a que se refieren los literales a) y b), podrá continuarse la ejecución con el garante de la obligación. La iniciación de trámite concordatario no dará lugar a la declaratoria de terminación unilateral. En tal evento la ejecución se hará con sujeción a las normas sobre administración de negocios del deudor en concordato. En los eventos anteriores, el contrato se dará por terminado mediante resolución motivada. En firme la decisión, se procederá a la liquidación del contrato. 97 5.16.5 PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS CLÁUSULAS EXORBITANTES. Cuando la UIS diere aplicación a cualquiera de las anteriores cláusulas, lo hará a través de resolución motivada, susceptible del recurso de reposición por la vía gubernativa, de acuerdo con las reglas del Código Contencioso Administrativo, y los actos administrativos en los que se ejerciten esas facultades se regirán por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y estarán sujetos al control de la Jurisdicción Contencioso Administrativa. 5.17 PATENTES Y PERMISOS El Consultor será responsable por toda reclamación que pueda presentarse por concepto de violación de patentes en relación con los sistemas de trabajo y los bienes a utilizar. Serán por su cuenta todos los gastos que puedan ocasionarse por tal motivo. El Consultor gestionará todos los documentos necesarios para obtener los permisos que en desarrollo de los trabajos deban conseguirse. La UIS firmará las solicitudes necesarias, pero no tramitarán los permisos. Los costos derivados de esta actividad y los pagos que deba realizar a las diferentes entidades para la obtención de tales permisos se incluirán en los costos indirectos de las actividades del contrato. La UIS no hará ningún pago por aparte por este concepto. 5.18 INTERVENTORÍA Y COORDINACIÓN Todos los trabajos que se realicen en el desarrollo de los contratos serán supervigilados y coordinados por el Interventor, el cual será nombrado por la Rectoría de la UIS o mediante contratación, quien además de velar por los intereses de la UIS y de obtener que EL PROPONENTE dé cumplimiento a sus obligaciones, de acuerdo al contrato, desarrollará las siguientes actividades: a) Vigilar el cabal cumplimiento del cronograma de actividades a efecto de lograr el correcto desarrollo. b) Aprobar las cuentas que EL PROPONENTE presente a la aprobación de la UIS. c) Resolver las consultas que formule EL PROPONENTE y hacer las observaciones que estime conveniente. 98 d) Inspeccionar continuamente las labores del EL PROPONENTE y dar su aprobación a las mismas o hacer oportunamente los reparos a ellas. e) Suministrar todos datos, estudios, informes y otros documentos en poder de la UIS y los que puedan obtenerse de otras entidades y que sean necesarios para el trabajo de EL PROPONENTE. f) Servir de conducto regular para las relaciones entre la UIS y el CONTRATISTA y coordinar las relaciones de la Interventoría entre sí y aquellas con las diversas dependencias de la UIS y de terceras personas o entidades. g) Aprobar o improbar los informes que debe presentar EL PROPONENTE. h) Ordenar a EL PROPONENTE la suspensión de los trabajos que no se estén desarrollando de conformidad con el Contrato y los documentos que forman parte de él. i) Deberá adelantar todas las labores de Interventoría de acuerdo con lo señalado en el manual de Interventoría, aprobado por la UIS el cual para esos efectos forma parte del contrato. 5.19 IDIOMA Y CORRESPONDENCIA El idioma oficial durante la ejecución del contrato será el español, por lo tanto todos los documentos e informaciones y correspondencia deberán ser redactados en dicho idioma. Toda la correspondencia que se produzca durante la ejecución del contrato deberá dirigirse en la siguiente forma, mientras no se indique otra cosa: Original enviado a: UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Calle 9 Carrera 27 Bucaramanga – Colombia. Correo electrónico: [email protected] 99 6. 6.1 CAPITULO 6. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS ORDEN DE INICIACIÓN DE LOS TRABAJOS Para que se pueda iniciar la ejecución de los trabajos la UIS expedirá una orden en donde le fijará al consultor la fecha de iniciación de los mismos, a partir de la cual se contarán los plazos de ejecución. Si el consultor realiza trabajos previamente a la fecha que la UIS le señale, lo hará bajo su exclusiva responsabilidad y en consecuencia, la UIS no se obliga a reconocerle pago alguno por los mismos. La UIS expedirá dicha orden una vez el contrato esté debidamente legalizado y aprobadas las pólizas respectivas. 6.2 PERSONAL PARA LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS El Consultor estará obligado a ejecutar los trabajos de acuerdo con el personal mínimo establecido según las categorías y especialidades establecidas en estos términos de referencia. En el evento en que ese personal resulte insuficiente para atender los trabajos contratados, el Consultor deberá adicionar el necesario de tal forma que logre cumplir satisfactoriamente con los alcances del contrato. 6.2.1 ASESORES INDIVIDUALES En la ejecución de los trabajos el consultor podrá utilizar los servicios de Asesores Individuales. Para casos muy específicos de los estudios el proponente podrá proponer la participación de asesores internacionales. En todo caso los costos derivados de la contratación de asesores, se entiende como incorporada en la propuesta económica. 6.3 SISTEMA DE CALIDAD DEL CONSULTOR 100 En el evento en que la UIS, o quien el designe para realizar las auditorias de calidad, encuentren alguna deficiencia o no conformidad que comprometa la calidad de los servicios contratados, podrá glosar parcial o totalmente las cuentas presentadas por el Consultor hasta cuando se efectúen las acciones correctivas del caso 101