Nociones Sobre Documentos Comerciales

Apuntes Practicas Administrativas
1 de 3
DO C UM ENT AC IÓ N C O M ERCI AL
NO C IO N E S SO B R E D O CUM ENT O S CO M ER CI AL E S :
Co n ce p t o : l a em pr es a de b e dej ar c ons t anc i a es c r i t a d e l as g es t i on es d es ar r o l l ad as e n
s u ac t i v id a d c om er c i a l. D ic h a c o ns t anc i a s e ef ec t ú a a tr a v é s d e d oc um ent os o
c om pr o ba nt es , es d ec i r , q u e es t os c o ns t it u yen e l s o po r t e de l a i nf or m ac i ón y la b as e de
to d a l a r e gis tr ac i ó n.
La f u e nt e d e l a r e g is tr ac i ón c o nt ab l e es tá c on te n id a e n un ins tr um en t o m ater ia l , u n
pa p e l qu e r es um e de t er m in ad as f or m al i da d e s y c ar ac t er ís t ic as , l l a m ado c om pr o b an te .
E l c om pr ob a nt e es i ns e p ar a b l e d e l ac t o m ism o. L a r eg is tr a c i ón e n b as e a l os
c om pr o ba nt es es u n a c r eac i ó n q ue d a ta d e m edi ad os d e l s i g lo p a s ad o .
Doc um en tar u n a op e r ac ió n s i g nif ic a em i ti r u n c om pr o ba n te , e s d ec ir a lg ú n t i p o d e
f or m ular i o qu e i nd i q ue c ar ac t er ís t ic as , p er s o n as o im por t es i n vo l uc r ad os e n u n a
op er ac ió n c om er c ia l .
Es e c om pr o b an te c on s ti t u ye , a dem ás , un d oc um en t o d e ar c h i vo qu e p er m it e c o ns er va r
l a h is t or i a d e l as o pe r ac io n es ef ec t ua d as . Los c om pr o b an tes s o n d oc um ent os f or m al e s
qu e f u er o n d is eñ a d os par a r ec o g er i nf or m ac i ón ad ec ua d a d e c a da ti po de op er ac ió n e n
par t ic u l ar .
E l f or m ul ar i o s e em ite en v ar i as v ías c on di s ti n tos d es ti n os , dic h as v ías s ue l e n s er d e
d if er e n tes c o l or es . L a s op er ac io n es c om er c i al es pr o p or c io n a n l os da t os p ar a c r e ar l os
c om pr o ba nt es .
P er o ¿ q u i én lo s c r ea ?
1) P ue d en or ig i n ar s e en l a em pr es a y s er c om p le ta d os f uer a de e ll a . Ej . : la f ac tur a
de c r é d it o q u e es em it i da p or e l v e nd e dor y f ir m ada p or e l c om pr a dor e n s e ñ al d e
c onf or m id ad p or la r ec epc i ó n de los bi e n es c u ya pr o p i ed a d ad q u ier e.
2) P ue d en or ig i n ar s e e n la em pr es a y m an ej a r s e ex c l us i vam en t e d en tr o d e l ám bi t o
de la m is m a. Ej . : v a le de c aj a , etc .
3) P ue d en s er em it id os por t er c er os y c o nt r o l ad os e n l a em pr es a. Ej .: u n r ec i b o
of ic i al em it id o p or e l a c r ee d or d oc um e nt an d o e l c o br o de u n a d eu da .
¿ Q u e i n f o rm ac ió n co n t i en e n lo s co m p r o b an t es ?
La doc um en tac i ón c o m er c ia l c o nt i e ne inf o r m ac ió n ta n to d e "h ec hos ec o n óm ic os " c om o
de "ac t os adm i n is tr at i v os ".
Los hec h os ec on óm ic os s o n l os q u e t ie n en un c on t en i do ec o nóm ic o, im por t a n u n a
v ar iac i ó n e n la es pec i e o en e l v al or o e n la c a l id a d o e n la s i tu ac ió n j ur í d ic a d e l o s
b ie n es de la em pr es a.
S on t om ad os p or l a c o nt a bi l i da d .
Los ac tos a dm in is tr a t i v os c ar ec en d e l as p ec t o ec o n óm ic o, n o a lt er a n l os e l em en tos
c ons t it ut i v os de l pa tr i m oni o, pe r o s o n i g u al m ente n ec es ar i os p ar a pr e pa r ar y as eg ur ar e l
c um pl im ie nt o d e l os h ec h os ec o nóm ic os o p ar a c on tr ol ar l os .
HE CH O E CO NÓ M ICO . ... .. .. CO M PRO B A NT E. ... .. .. .. .R EG I ST R AC IÓ N.. .. .. .. . AR CH I VO
ACT O A D MI NI ST R AT IVO .. .. .CO M PR O B A NT E. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . ... .. .. .. .. . AR CH I VO
La d ec is ió n d e c om pr ar un a m áq u i na , por ej em p lo , es u n ac to a dm in is tr a ti v o , per o s u
c om pr a c o ns t i tu ye u n hec h o ec on óm ic o .
F u n c io n e s d e lo s co mp r o b an t es:
1) D e í n do l e c o n ta b le : los c om pr o b an tes r e s pa l d an y as e g ur an l a c or r ec t a r e g is tr ac i ón
c on t ab l e. T od a r e g is t r ac ió n d eb e es tar r e s pa l d ad a p or u n c om pr o b a nt e, l os m is m os
pr o p or c io n an l a i nf or m ac ió n ( ar tíc u los , c a nt i da d es , f ec has , im por t es , im pues to s , e tc .) .
Apuntes Practicas Administrativas
2 de 3
2) De í nd o l e j ur í dic a : los c om pr o b an t es
c um pl e n un a f u nc i ó n j u r í d ic a ya q ue la
l eg is l ac i ó n s e or i e nt a a dar p l en a v a l id e z a las c o ns t a nc ias d e l os l i br os de c om er c i o
c u yas an ot ac i on es es t én r es p a l da d as po r d oc um en t os a dec u ad os .
3) D e í n do l e im pos it i v a: l os c om pr ob a nt es s ir v en a l c om er c ia n t e p ar a d em os tr ar la
v er ac i d ad de l as m an if es t ac io n es c o nt e n i das en l as d ec lar ac i on es j ur a das qu e de be
pr es e nt ar a nt e l os or g an is m os r ec au d ad or es ( DG I, B PS , e tc .) .
4) D e c o ntr o l: to d o s i s tem a d e c o ntr o l ( au d it or ía) d e l a em pr es a s up o ne l a r e v is ió n d e
l os d oc um ent os y c o m pr ob an tes p ar a v er if ic ar s i los m is m os c u m ple n las f or m al i da d e s
r eq u er id as p or la le y y s i l as an o tac i on es d e l os l ib r os c o i nc id e n c on l os c om pr o b an tes .
P ar a f ac i l it ar l a t ar ea de a u di t or í as l os c o m pr ob an tes de b en s e r ar c h i v ad os e n f or m a
c r on o l óg ic a y de c o nf o r m ida d a l a m at er ia a qu e s e r ef i er e n ( i ng r e s os , e gr es os , c om pr as
a c r é di t o, ve nt as , etc .) .
Co n se rv ac ió n y ar ch i v o :
E l Có d i go d e Com er c i o es t a bl ec e qu e l os c o m er c ia nt es t ie n en l a o b li g ac ió n d e c ons er v ar
l os l i br os de c o nt a bi l i da d p or u n l aps o d e 20 a ñ os u n a ve z f i na l i za d a s us ac t i v id a des .
Es t a o b l ig ac i ón a lc a n z a a l os s uc es o r es e n c as o de f a l lec im ie n to .
P er o c on r es pec to a los c om pr ob a nt es n ad a d ic e. A nt e es te s i le nc i o s e a p l ic a n la s
d is p os ic io n es d el C ó d i go T r i bu ta r i o , qu e r ig e e n m ater ia im pos it i v a. Es t e d et er m in a q u e
l os c om er c i a nt es d e b en c ons er v ar los c om pr o b a nt es d ur an te u n la ps o d e c i nc o a di e z
añ os . Es t e p l a zo es tá r ef er i do a l p er ío d o d e ti em po en e l c ua l pr es c r i be n los im pu es tos .
Es t os pr es c r i be n a l o s c inc o a ños de l a f ec h a e n q u e d eb e n p ag ar s e s i el ob l i ga do
pr es e nt ó s us d ec l ar ac i on es j ur a das , s i no lo h i zo , e l p la zo s e ex t ie nd e a d i e z a ños .
La pr es c r i pc i ón es u n a f ig ur a l e ga l qu e es t ab l ec e q ue e l Es ta d o p ier d e l os d er ec h os a
c obr ar e l im pues t o s i n o l o h i zo en e l p l a zo d e c i nc o a d ie z a ñ os . L os d oc um en t os t i e ne n
qu e s er c o ns er va d os c r o no l ó g ic am en t e y g uar d a dos e n l ug ar es do n de p u ed a n s e r
c ons u lt a dos en c u a l qu i er m om ent o
E n c ua nt o a l a f or m a de ar c h i v ar ha y v ar i o s m éto dos : e l ar c h i v o d ir ec t o, e l s c a nn e o a
tr a v és d e l c om put a do r y l a r ed uc c i ón f o to gr á f ic a o m ic r of i lm .
Cl as if i c ac ió n d e lo s co m p r o b an t es: ex is t e n v ar ias f or m as :
1) S eg ú n el u s o y el d e s t in o d e l o s m is mo s s e d iv id en e n :
a) INT E RNO S : s o n a qu e ll os q u e d et a l la n m ovim i en tos en tr e s ec c io n es ,
de p ar t am en tos o s uc u r s a les de un a em pr es a. N ac en de nt r o d e la m is m a y
s e ut i l i za n s in s a l ir a l ex t er io r .
Ej . : or de n d e v e nt a, v a le d e c aj a, e tc .
b) EX T E RNO S : s o n l os q ue r e l ac io n an a l a em pr es a c o n las d em ás ( pú b l ic as
o pr i va d as ) . S o n doc um ent os q ue n ac en en l a em pr es a y s e en v í an a l
ex t er io r . Ej .: f ac t ur a, r ec ib o of ic i a l, e tc .
2) S eg ú n l a au t o n o mí a
o ri g e n :
res p e ct o d e l a s o p e ra c io n es co m e r ci a le s q u e l e d an
a) DO CU M ENT O S P R O B AT O RI O S : s o n a q u e ll os c om pr ob a nt es e n q ue s e dej a
c ons t anc i a d e las o pe r ac io n es ef ec t ua d as y de p en d en d e l a op er a c i ón or ig i n ar i a .
In d ic a n l as p ar t es q ue i nt er v i en e n, e l t ip o d e op er ac ió n r e a l i za d a, l as c o nd ic i on es
de las m is m as , etc . El dis e ño de es t o s c om pr ob a nt es d ep en d e
de las
nec es i da d es de l a e m pr es a, p er o al g un os d eb e n c um p l ir c on c i er t os r eq u is it os
l eg a les .
Los em ite e l c om er c i an t e y los e n v ía a te r c er os c on qu i e nes
v e z, r ec i b e d e t er c er o s o tr os c om pr o ba nt es .
c om er c i a y, a s u
Los doc um en tos pr o b a tor i os l os d i v id im os e n :
1) B ás ic os ( c on ta b l es ) : s on l os q ue to d a em pr es a d eb e t en er par a doc um ent ar las
op er ac io n es m ás c o m unes .
S on r e g is tr ad os c on t ab l em ent e .
Ej . : f ac t ur a d e
c r éd i to , b o le t a de c on t ad o , etc .
Apuntes Practicas Administrativas
3 de 3
2) Com pl em en ta r i os ( n o c o nt ab l es ) : s o n d e un a im por ta nc i a s ec u n da r i a , n o
nec es ar iam en t e l a e m pr es a es t á o b li g ad a a te n e los . N o s e c on t ab i l i za n . Ej .:
pe d i do s ec c i o na l , or de n d e v en t a.
b) T ÍT ULO S D E C R ÉD IT O ( o tí tu l os va l or es ) : s o n a qu e l los d oc um e nt os n ec es ar i os
par a ej er c e r el d er ec ho li t er a l y a u tó n om o qu e e l los c o n ti e n en . S on d oc um ent os
qu e a c o ns ec ue nc ia d e s u f ác i l c ir c u l ac ió n r eem p la za n a l a m one da y e n g en er a l
ti e ne n p or o bj et o u n a s um a d e d i n er o ex i gi b l e e n u na f ec h a r e la t i v am ent e c er c an a
o a v ec es a l a v is ta o pr es e nt ac i ón .
Es t os , a s u v e z, s e p u ed e n c l as if ic ar e n:
1) Re pr es e n ta t i vos d e d i ner o : e n e ll os c ons t a
d in er o.
l a o b l ig ac i ón d e p a g ar u n a s um a de
Los di v i d im os e n :
a) Pr om es as d e p a go : s on aq u e l los en qu e u na de l as p ar t es r ec o noc e u n a
de u da y pr om et e p a g a r l a e n u n p l a zo d e ter m ina do , ex pr es ad o e n e l m is m o
doc um en to . Ej .: c o nf or m e, v a l e.
b) O r d en es d e p a go : s on a qu e l los e n qu e u na d e las p ar t es d a o r d en a o tr a
par a q ue p ag u e u n a s um a de d i ner o a un a de t er m in ad a per s o na , ya s e a a
l a v is t a o e n u n p l a zo de t er m in ad o.
Ej .: c h e qu e ( c om ú n y d if er id o) , l etr a d e c am b io .
2) Re pr es e n ta t i vos d e m er c ad er í as : s e ut i l i za n p ar a d oc um e nt ar e l c o ntr at o d e
tr a ns por t e de m er c a de r ías . Ej . : g uí as , c on oc i m ient o d e em bar q ue , etc .