Tablas de retención documental

LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES Y
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Aprobado mediante el Acuerdo 001 de marzo 3 de 2010
UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
CICLO VITAL
CÓDIGO
SERIES
CÓDIGO
01
01
SUBSERIES
ACTAS DE COMITÉ
ACTAS
02
03
UNIDAD DOCUMENTAL
A.G A.C CT S E M/D
PROCEDIMIENTO
Actas Comité de
Gerencia
Actas Comité
Administrativo
Actas Comité de
Calidad
Actas Comité de
Control Interno
Actas Comité de Salud
Ocupacional
Actas Comité de
Seguridad
Actas Comité de
Compras
Actas Comité de
Archivo
5
20
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
X
ACTAS DE JUNTA
DIRECTIVA
ACTAS DE
ASAMBLEA
GENERAL DE
ACCIONISTAS
Junta de Socios
04
01
02
03
02
03
COMPROBANTES
ACTAS DE
REUNIONES
COMPROBANTES
DE AJUSTES
CONTABLES
COMPROBANTES
DE EGRESO
COMPROBANTES
DE INGRESO
Locales Comerciales y
Parqueaderos
2
X
X
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra aleatoria del 2% por cada
año y transferirla al archivo histórico como parte
de la memoria Institucional, los demás
documentos eliminarlos.
X
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada
año y transferirla al archivo histórico como parte
de la memoria Institucional, los demás
documentos eliminarlos.
Recibos de Caja
04
COMPROBANTES
DE NÓMINA
05
COMPROBANTES
DE VENTAS
Facturación
06
COMPROBANTES
DE PRESUPUESTO
Compromiso
Presupuestal
Disponibilidad
Presupuestal
01
CIRCULARES
02
COMUNICADOS
DE PRENSA
COMUNICACIONES
OFICIALES
10
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada
año y transferirla al archivo histórico como parte
de la memoria Institucional, los demás
documentos eliminarlos.
2
100
2
10
5
5
1
5
X
Avisos
X
Boletines de Prensa
03
DERECHOS DE
PETICIÓN
1
5
04
MEMORANDOS
1
5
X
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central a los 11 años se elimina.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo histórico el
documento físico y el soporte electrónico porque
se considera memoria institucional.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central a los 7 años se elimina.
CÓDIGO
04
05
SERIES
CONTRATOS
SUBSERIES
UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D
02
COMODATO
03
CONCESIÓN
04
CONSULTORÍA
05
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
06
OBRA
07
ASOCIACIÓN
08
COMPRAVENTA
09
SUMINISTROS
10
INTERADMINISTR
ATIVOS
01
TRANSFERENCIAS
A LA SEGURIDAD
SOCIAL
2
100
X
02
DECLARACIONES
TRIBUTARIAS
2
20
X
ESTUDIOS
1
20
X
07
HISTORIAS
X
INFORMES
01
HISTORIA
LABORAL
2
100
01
INFORMES A LA
JUNTA
2
20
02
INFORMES
CONTABLES
ANUALES
03
Informes del Revisor
Fiscal
PROCEDIMIENTO
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra por polo de interés del
2% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra por polo de interés del
2% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
DECLARACIONES
06
08
CÓDIGO
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución
X
1
20
INFORMES DE
GESTIÓN
2
20
04
INFORMES
ORGANISMOS DE
CONTROL
2
10
05
INFORMES
EVENTOS
1
10
X
06
INFORMES DE
AUDITORÍA
1
20
X
07
INFORMES DE
VENTAS
1
10
X
08
INFORMES DE
CARTERA
1
10
X
09
INFORMES A
ENTIDADES
OFICIALES
1
5
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución
X
X
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria institucional, los de
más documentos eliminarlos
X
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria institucional, los de
más documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, a los 7 años se elimina.
CÓDIGO
SERIES
CÓDIGO
SUBSERIES
UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D
PROCEDIMIENTO
Consecutivos de
Memorando Internos
1
10
X
Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12
años eliminarlos.
1
10
X
Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12
años eliminarlos.
Registro de Reservas
y/o cotizaciones
1
5
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, a los 7 años se elimina.
Registro de Ingreso de
vehículos
2
5
1
10
2
20
2
20
2
20
2
20
2
20
2
20
Consecutivo de
Correspondencia
Enviada
Registro de
correspondencia
recibida
Registros de clientes y
Proveedores
02
03
01
10
INVENTARIOS
02
03
11
12
LIBROS CONTABLES
REGISTROS
TÍTULOS
Registro conciliaciones
bancarias
Títulos de Propiedad
Títulos Valores
INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES
INVENTARIO
DOCUMENTAL
INVENTARIO DE
ELEMENTOS DE
CONSUMO
01
LIBRO MAYOR Y
BALANCES
02
LIBROS
AUXILIARLES
03
LIBRO DIARIO
01
DE FUNCIONES
Manual de Funciones
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
X
X
X
X
02
DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
X
02
13
PLAN DE
EVALUACIÓN
PLANES
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, seleccionar una muestra del 5%
por cada año y transferir al archivo histórico.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico, ya que se
constituye memoria Institucional y posee valores
secundarios para la Institución.
Manual de Interventora
2
20
X
1
20
X
2
10
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico, ya que se
constituye memoria Institucional y posee valores
secundarios para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución
Manual de Normas de
Seguridad
PLAN DE ACCIÓN
Cumplido el tiempo en el archivo central,
eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico ya que se
constituye memoria institucional y posee valores
secundarios para la Institución.
X
Manual de Calidad
01
Cumplido el tiempo en el archivo central,
eliminarlos.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
transferir al archivo histórico físico y el soporte
electrónico porque se considera memoria
Institucional.
X
Manual de Archivo
Manual de
Contratación
MANUALES
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, seleccionar una muestra del 10%
y transferirla al archivo histórico.
X
Evaluación del
Desempeño Laboral
Evaluación de
Proveedores
X
03
PLAN DE
MEJORAMIENTO
04
PLAN DE
MERCADEO
1
20
X
05
PLAN DE
EMERGENCIAS
2
20
X
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, eliminar dejando una muestra del 2%
anual y transferirla al archivo histórico como
memoria Institucional.
Cumplido el tiempo de retención en
central, transferir al archivo histórico
considera memoria para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en
central, transferir al archivo histórico
considera memoria para la institución.
el archivo
porque se
el archivo
porque se
CÓDIGO
SERIES
CÓDIGO
PROCESOS
2
20
01
SALUD
OCUPACIONAL
2
8
02
CAPACITACIÓN
2
8
X
03
EVENTOS
1
10
X
04
MANTENIMIENTO
1
20
X
2
10
X
2
8
2
20
02
03
15
06
07
01
PROYECTOS
O2
03
17
LICITACIONES
18
RESOLUCIONES
01
AUDITORÍAS
INTERNAS S.G.C.
BIENESTAR
LABORAL
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
EMPRESARIAL
PROYECTOS DE
REESTRUCTURACI
ÓN
PROYECTOS DE
PRESUPUEST0
PROYECTOS DE
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
EMPRESARIAL
RESOLUCIONES DE
LA GERENCIA
1
20
5
20
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, eliminar en su totalidad por haber
perdido sus valores y además se encuentra
consolidado en los informes de gestión
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, eliminar dejando una muestra del 2%
anual y transferirla al archivo histórico como
memoria Institucional.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central. Seleccionar una muestra del 1%
por años y transferirla al archivo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, seleccionar una muestra del 1%
por cada año y transferirla al archivo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, eliminar en su totalidad por haber
perdido sus valores y además se encuentra
consolidado en los informes de gestión.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
X
PROGRAMAS
05
16
UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
PROCESOS
JUDICIALES
PROCESOS DE
RESPONSABILIDAD
FISCAL
01
14
SUBSERIES
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
O2 JUNTA DE SOCIOS
ABREVIATURAS: A.G: Archivo de Gestión / A.C: Archivo Central / CT: Conservación Total / S: Selección / E: Eliminación / M/D: Microfilmación
y/o Destrucción
FECHA DE EMISIÓN: 09/11/2009
REVISION: 1
FECHA DE REVISIÓN: 14/04/2010