DFOE-326

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
GERENCIA
MEMORANDO
Para:
Gerentes de Área.
De:
Lic. Walter Ramírez Ramírez.
Asunto:
Traslado de políticas para administración de la información que se publique
en el sitio WEB de la Contraloría General.
Fecha:
3 de diciembre, 2003.
DFOE-326
Para conocimiento de esa Gerencia de Área, y con el propósito de que lo haga
extensivo al personal a su cargo, le remito las “Políticas generales para la administración
de la información a publicar en el sitio WEB de la Contraloría General de la República” .
En los próximos días , esta Gerencia de División planteará una propuesta para dar
cumplimiento al punto A.3 de dichas políticas.
MAS
Adjunto:
“Políticas generales para la administración de la información a publicar en el sitio WEB de la Contraloría General de la República”.
POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA
INFORMACIÓN A PUBLICAR EN EL SITIO WEB
DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA1
A
A.1
ADMINISTRACIÓN DEL
SITIO WEB Y
RESPONSABLES DE LA
INFORMACIÓN
La Unidad de Servicios de Información será responsable
de:
a)
A.2
Administrar la información del sitio WEB de la
Contraloría General de la República. Para tales
efectos coordinará lo necesario con la Unidad de
Sistemas y Tecnologías de Información.
La
administración debe contemplar la vigilancia y la
evaluación periódica, sobre aspectos tales como:
funcionamiento técnico, funcionalidad, accesibilidad,
interactividad, conectividad, tiempos de respuesta y
otros que se estime pertinente.
b) La supervisión técnica y la coordinación del
cumplimiento de las presentes políticas.
c) Implementar los medios informáticos que permitan
una eficiente administración y actualización de la
información.
d) Llevar los registros históricos de toda la información
remitida por los responsables de cada dependencia
interna para su publicación en el sitio WEB, tanto
publicada como no publicada.
e) Actualizar oportunamente la información que reciba
del funcionario responsable de cada dependencia
interna.
f) Definir y divulgar los lineamientos específicos
relativos a la publicación de información en el sitio
WEB, estableciendo para ello, cuando proceda,
disponibilidad de espacio, formatos, estándares o
parámetros, a efecto de uniformar la recopilación y
posterior publicación de la información en el sitio
WEB.
g) Analizar y seleccionar técnicamente y de
conformidad con lo señalado en el inciso f) anterior,
la información que reciba de cada dependencia
interna.
h) Comunicar oportunamente a las dependencias
internas las razones técnicas por las cuales la
información no es aceptada para su publicación.
i) Optimizar el espacio utilizado en la publicación de
información en el sitio WEB.
j) Solventar aquellas situaciones no contempladas en
estas políticas.
k) Retirar la información publicada en el sitio WEB en
armonía con lo indicado en el punto A.3 incisos d) y
e).
La Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información
será responsable de :
a)
Asesorar y apoyar en materia técnica a la Unidad de
Servicios de Información.
b) Garantizar la continuidad de la conexión y
2
funcionamiento de los equipos, así como el
mantenimiento de los sistemas que soportan el sitio
WEB.
A.3
Cada Gerencia de División, y aquellas unidades que no
dependan de una Gerencia son responsables de definir la
información que estará disponible en el sito WEB, para
lo cual deben nombrar a un funcionario responsable de
coordinar a lo interno de la dependencia la información a
publicar en el sitio WEB . Dicho funcionario será
responsable de:
a)
Apoyar a la Gerencia en la determinación de la
información a ser incorporada considerando lo
establecido en los puntos E.1, F.1 y G.1 de este
documento.
b) Comunicar formal y oportunamente, mediante
oficio, correo electrónico, fax u otro medio
electrónico, a la Unidad de Servicios de
Información, la información a publicar, así como sus
actualizaciones.
c) Verificar que la información remitida para publicar
en el sitio WEB sea incorporada íntegramente y
dentro deL plazo definido por cada Unidad al
generar el producto de información respectivo, en
cuyo defecto gestionará ante la Unidad de Servicios
de Información la corrección de cualquier anomalía.
d) Determinar y comunicar a la Unidad de Servicios de
Información,
formal y oportunamente,
la
información que se debe retirar del sitio WEB.
e) Verificar que la información que no debe continuar
en el sitio WEB sea retirada, íntegramente y dentro
de un lapso razonable, plazo que será definido por
medio de los lineamientos señalados en el punto
A.1 inciso f), en cuyo defecto gestionará ante la
Unidad de Servicios de Información la corrección
de cualquier anomalía de manera inmediata.
f) Gestionar la solución de los problemas de índole
técnico que impidan la publicación de la
información en coordinación con la Unidad de
Servicios de Información, en armonía con lo
señalado en el punto A.1 inciso h).
B
C
DIVULGACIÓN DE
POLÍTICAS Y
LINEAMIENTOS DE
INFORMACIÓN
B.1
La Unidad de Servicios de Información será responsable
de la comunicación y divulgación de las políticas y
lineamientos relativos al sitio WEB, para lo cual
utilizarán los medios (correo electrónico, circulares etc.)
que garanticen su recepción por parte de los funcionarios
obligados al cumplimiento de estas políticas.
REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE
POLÍTICAS
C.1
La Unidad de Servicios de Información, será
responsable de promover la actualización de las políticas
generales, relativas a la publicación de información en el
sitio WEB.
3
D
D.1
La Unidad de Servicios de Información y la Unidad de
Sistemas y Tecnologías de Información deberán procurar
que la información incorporada en el sitio WEB sea de
fácil acceso bajo un esquema sencillo, comprensible y
amigable a los usuarios.
CONTENIDO
E.1
La Unidad de Servicios de Información, los responsables
internos y en general el resto de las unidades deberán
procurar que la información incorporada en el sitio WEB
refleje las actuaciones o actividades de mayor
trascendencia y prioridad de la Contraloría General, y con
la satisfacción de los requerimientos de información de
los usuarios internos o externos. Para la permanencia de
la información en el sitio WEB se deberá tomar en
cuenta, en cuanto proceda, la Tabla de plazos de
Selección y Eliminación de Documentos.
F
CONFIABILIDAD
F.1
Cada dependencia interna es la responsable de verificar
que la información divulgada en el sitio WEB
corresponde a versiones finales de los documentos.
G
OPORTUNIDAD
G.1
La incorporación de un documento o de información en
general al sitio WEB, deberá realizarse en el plazo
definido por cada Unidad al generar el producto de
información respectivo.
H.1
La información y sistemas contenidos en el sitio WEB
deberán encontrarse protegidos por la legislación nacional
en materia de derechos de autor y propiedad intelectual,
en tanto proceda.
I.1
La Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información es la
responsable de promover un mantenimiento preventivo y
correctivo oportuno del (de los) equipo(s) que alberga(n)
el sitio WEB, de la seguridad de la información contenida
en dicho(s) equipo(s), de elaborar e implementar planes
de
contingencia,
de
efectuar
los
respaldos
correspondientes que garanticen un servicio continuo y
realizar la vigilancia del cumplimiento de los elementos
de seguridad orientados a mantener los criterios de la
información relativos a integridad, cumplimiento y
confiabilidad.
ACCESIBILIDAD
E
H
DERECHOS DE AUTOR Y
PROPIEDAD INTELECTUAL
I
SEGURIDAD
1
"Aprobadas por el Despacho del señor Contralor General, según oficio CO-492 del 28 de noviembre de
2003".