Guía para presentar el Informe Trimestral

Sistema Integral de Fiscalización V2.0
INFORMES TRIMESTRALES
Guía para presentar el
Informe Trimestral
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Índice
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 3
1.
Generar Informe ................................................................................................................................ 4
2.
Apartados del Informe..................................................................................................................... 6
2.1 Documentación Adjunta al Informe ............................................................................................... 6
2.1.1. Eliminar documentación adjunta al informe ...................................................................... 10
2.1.2. Informes trimestrales subsecuentes ................................................................................... 12
2.2 Numeralia de Autofinanciamiento y datos informativos ........................................................... 17
2.3 Vista Previa y Envío a Firma ....................................................................................................... 21
2.3.1 Vista Previa .............................................................................................................................. 21
2.3.3 Enviar a Firma ......................................................................................................................... 30
2.3.4 Eliminar un Informe enviado a firma .................................................................................... 31
2.4 Presentación del Informe .......................................................................................................... 33
2.5 Consulta del Informe Presentado ................................................................................................ 36
2.5.1 Dejar sin efecto el Informe Presentado ............................................................................... 37
2.6 Consulta del Reporte Estadístico de Informes .......................................................................... 38
Preguntas Frecuentes ....................................................................................................................... 42
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INTRODUCCIÓN
En la Ley General de Partidos Políticos, artículo 77 numeral 1, se dispone que el órgano interno
de los partidos políticos será el responsable de la administración de su patrimonio y de sus
recursos generales, de precampaña, así como de la presentación de los informes
correspondientes.
A través del Sistema Integral de Fiscalización (SIF) serán generados los informes trimestrales,
el cual considera totalidad de registros correspondientes al periodo a reportar, incluyendo la
totalidad de los ingresos recibidos y de los gastos efectuados por cada uno de los comités del
partido desde que inicia el ejercicio y hasta el último día del trimestre a reportar, en caso de
partidos de nueva creación desde el reconocimiento del partido hasta el primer corte trimestral
que le corresponda de conformidad con el artículo 258 del Reglamento de Fiscalización y el
Artículo 78 numeral 1, incisos a) de la Ley General de Partidos Políticos.
Es importante mencionar que a través del SIF se cumple con la obligación de presentar los
informes trimestrales correspondientes al Proceso Ordinario 2016, aplicable a los Partidos
Políticos; de acuerdo con la normatividad se contará con un plazo máximo improrrogable para
su presentación de 30 días hábiles posteriores a la conclusión del trimestre, de conformidad con
lo establecido en el Artículo 235 numeral 1, inciso a) del Reglamento de Fiscalización y
considerando que la omisión de los Informes trimestrales, pese a ser de carácter informativo,
constituye una infracción que podrá ser acreedora a una sanción conforme a la normatividad.
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1. Generar Informe
Los perfiles que pueden generar y envían el informe, son el Capturista y Responsable de
Finanzas.
Realiza el siguiente procedimiento, para obtener el Informe Trimestral (IT):
Paso 1: Ingresa al proceso Ordinario.
Paso 2: Selecciona la contabilidad a trabajar.
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Paso 3: Al seleccionar el módulo de informes se mostrarán los submenús a trabajar que se
muestran de acuerdo con el usuario que acceda
NOTA: Captura la información de cada una de éstas opciones, para concluir el proceso de
presentación del informe.
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2. Apartados del Informe
2.1 Documentación Adjunta al Informe
Se incorpora la documentación establecida en la normatividad y que se presenta con el informe
a través del sistema1.
Paso 1. Al seleccionar el apartado Documentación Adjunta al Informe, el sistema muestra
una pantalla para elegir las opciones correspondientes a los campos siguientes:

Ejercicio. Se selecciona el año del ejercicio que se reporte.

Tipo. Elige el tipo de informe con base en los periodos establecidos con la
temporalidad vigente:
a)
b)
c)
d)
Trimestre 1: del 1º. de enero al 31 de marzo.
Trimestre 2: del 1º. de enero al 30 de junio.
Trimestre 3: del 1º. de enero al 30 de septiembre.
Trimestre 4: del 1º. de enero al 31 de diciembre.
Selecciona el Ejercicio del periodo y el Tipo, al finalizar da clic en el botón de Aceptar.
1
De conformidad con el Articulo 259, del acuerdo INE/CG/1047/2015 “Acuerdo del Consejo General del Instituto Nacional
Electoral por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones del Reglamento de Fiscalización”.
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Paso 2: Elige el Tipo de Clasificación que corresponde a la documentación que se anexa en
el Informe.
Al elegir el tipo de clasificación de la documentación, en el Tipo de archivos permitidos, el
sistema muestra las extensiones permitidas para los documentos adjuntos.
Paso 3: Presiona Examinar para seleccionar documentos de tu equipo de cómputo o archivos
que se deseen incorporar y que correspondan al tipo de extensiones permitidas.
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Paso 4: Presiona Agregar para que el sistema cargue los documentos y muestre la barra de
porcentaje de almacenamiento, la cual permite verificar la capacidad que tiene el sistema para
que se continúe cargando información.
Paso 5: En la bandeja de Documentación adjunta, se muestra la información de los
documentos:
a) Se muestra el nombre del archivo que se adjunto.
b) Se muestra la clasificación del archivo.
c) El sistema permite eliminar uno o varios de los documentos que adjuntaste.
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En la columna de Acciones el sistema permite eliminar el o los archivos que se adjuntaron en
este apartado antes de guardarlos, al dar clic en el icono que se muestra a continuación:
Paso 6: Para finalizar el procedimiento presiona Guardar.
Paso 7: Concluir este procedimiento, se mostrará el siguiente mensaje:
NOTA: El sistema permitirá eliminar y adjuntar más documentación siempre y cuando no se
haya enviado el informe a firma; sin embargo, le notifica al usuario que el informe fue enviado
a firma o está fuera de temporalidad.
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2.1.1. Eliminar documentación adjunta al informe
IMPORTANTE: Si requieres eliminar documentación adjunta, el sistema no lo permite
siempre y cuando no se haya enviado el informe a firma, para ello debes seguir los siguientes
pasos:
Paso 1: Del menú de tareas presiona Eliminar.
Paso 2: Selecciona el Ejercicio y Tipo del cual deseas eliminar, al finalizar da clic en el botón de
Aceptar.
Paso 3: En la Bandeja de documentos se observa la documentación ingresada y del lado
izquierdo selecciona el botón de acción para señalar la documentación que deseas eliminar. Al
finalizar da clic en Eliminar Selección.
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Paso 4: Presione Aceptar para confirmar la acción de eliminar.
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Paso 5: El sistema muestra el siguiente mensaje:
2.1.2. Informes trimestrales subsecuentes
En los periodos trimestrales subsecuentes, adjunta la documentación solicitada a través del
oficio de errores y omisiones emitido por la Dirección de Auditoría de la Unidad Técnica de
Fiscalización, relativo a las observaciones emitidas en el trimestre anterior.
Para incorporar la documentación adjunta al informe, correspondiente a observaciones del
trimestre anterior, ingresa a Documentación Adjunta al Informe, y realiza los siguientes
pasos:
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Paso 1: Selecciona el Ejercicio y el Tipo del informe, en este caso será Trimestre 2 y presiona
Aceptar para continuar.
Paso 2: En Tipo de Clasificación, selecciona Retroalimentación al oficio de errores y
omisiones.
Paso 3: Se muestra la Metodología para el nombramiento de los archivos de la
documentación adjunta anexa a la presentación del Informe.
Lee con atención las instrucciones del llenado de la metodología y presiona siguiente.
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Paso 4: Aparece un aviso de manifiesto de conformidad, si estás de acuerdo presiona Aceptar.
Paso 5: Presiona el botón de Examinar para seleccionar el archivo que deseas incorporar
como parte de la contestación al oficio de errores y omisiones estipulado por la dirección de
auditoría.
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Paso 6: Presiona Agregar para adjuntar la documentación.
Paso 7: Para concluir con el procedimiento, presiona Guardar.
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Paso 8: El sistema confirma la carga exitosa de la documentación.
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2.2 Numeralia de Autofinanciamiento y datos informativos
Ingresa el dato correspondiente al número de eventos que se realizaron en el trimestre y que se
encuentran vinculados a los conceptos de ingresos por Autofinanciamiento. Adicionalmente,
captura de forma opcional, los montos del apartado Datos Informativos.
Paso 1: Selecciona Numeralia y Datos Informativos.
Paso 2: Elige las opciones correspondientes a los siguientes campos:
*Ejercicio. Selecciona el ejercicio que corresponde a la presentación del informe, en este caso
2016.
*Tipo. Escoge el periodo de presentación de informe.
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Paso 3: En el campo Cantidad (No.), captura el número de eventos realizados por concepto de
autofinanciamiento, es obligatorio el llenado de éste campo cuando el monto sea mayor a cero.
Paso 4: En la sección de Gastos en campañas y frentes (informativo) los importes
correspondientes a Gastos en campañas electorales locales y/o Gastos realizados para
efectos del frente.
Paso 5: Para concluir el procedimiento presiona Guardar para su posterior vinculación con el
formato del Informe.
Al realizar el procedimiento de forma correcta, el sistema muestra el siguiente mensaje:
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Consulta.
Para revisar la información registrada en Numeralia y Datos Informativos, ingresa al Menú de
tareas y seleccionar Consultar.
Elige Ejercicio y Tipo para mostrar la información.
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Modificar.
Del menú de tareas, elige la opción Captura, posteriormente, selecciona el Ejercicio y Tipo.
Realiza los cambios en la columna Cantidad No. Presiona Guardar para actualizar los
cambios.
Para indicar que se actualizó la información, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
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NOTA: El sistema permitirá modificar la Numeralia y Datos Informativos siempre y
cuando no se haya enviado el informe a firma; una vez enviado, sólo el Responsable de
Finanzas podrá eliminar el informe y desbloquear la captura.
2.3 Vista Previa y Envío a Firma
Se muestra las secciones del Informe Trimestral, el Anexo de Otros Ingresos y Otros Gastos, de
acuerdo al periodo y tipo de informe seleccionado.
Los datos de la vista previa se actualizan y calculan de manera automática con base en los
registros contables efectuados en el periodo correspondiente.
2.3.1 Vista Previa
Paso 1: Selecciona Vista Previa y Envío a Firma.
Paso 2: Selecciona el Ejercicio y Tipo de informe, y posteriormente oprime el botón “Aceptar”.
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NOTA: Los datos del informe y sus anexos no se pueden modificar, no son editables,
debido a que son generados automáticamente por el sistema.
Paso 3: Elige la sección del informe o anexo que desees consultar.
O selecciona la opción Todas para mostrar el informe completo.
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I.
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Datos de Identificación
Al escoger la sección, el sistema muestra los siguientes campos correspondientes a los
datos de identificación del partido político nacional o local, así como los datos que
identifican el ejercicio, trimestre, fecha y hora de generación del informe.
II.
Resumen
Se muestra los importes correspondientes al total de Ingresos y Egresos registrados en la
contabilidad del partido político, correspondientes al trimestre que se esté consultando2; así
como refleja la diferencia entre estos dos conceptos.
2
Los importes mostrados en vista previa son por periodos acumulados.
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III.
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Integración de Ingresos, Egresos y Transferencias
Aparecen los rubros y los importes que componen el Total de Ingresos (Ingresos +
Ingresos por Transferencias), y el Total de Egresos (Gastos + Egresos por Transferencias)
registrados en la contabilidad del partido político, de acuerdo al trimestre que hayas.
IV.
Detalle de Ingresos
Se encuentran los conceptos e importes que componen el Subtotal de Ingresos mostrado
en la sección III, adicionalmente, en esta sección muestra en el numeral 3. Por
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Autofinanciamiento, la cantidad de eventos que capturaste en Numeralia y Datos
Informativos.
V.
Detalle de Ingresos por Transferencias
Se encuentran los conceptos e importes que componen el Subtotal de Ingresos por
Transferencias, los cuales se encuentran divididos por ingresos por transferencias en
efectivo y en especie.
VI.
Detalle de Gastos
Esta sección muestra los conceptos e importes que componen el Subtotal de Gastos,
detallándolos de acuerdo a las características de cada cuenta contable.
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VII.
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Detalle de Egresos por Transferencias
Esta sección muestra los conceptos e importes que componen el Subtotal de Egresos por
Transferencias, los cuales se encuentran divididos en egresos por transferencias en
efectivo y en especie.
VIII.
Detalle de Adquisiciones de Activo Fijo
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Esta sección muestra las cuentas contables e importes que integran el gasto por
Adquisiciones de Activo Fijo.
IX.
Datos Informativos
Los importes que capturaste en la sección de Gatos en Campañas y Frentes
(Informativo) del submenú Numeralia y Datos Informativos.
También aparece el nombre del Titular del Órgano Responsable de Finanzas del Comité del
partido autorizado para la presentación del informe; información obtenida del módulo
Administración del SIF.
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Anexo de Otros Ingresos y Otros Gastos
Aparece el detalle de la información correspondiente a los conceptos provenientes de los
catálogos auxiliares de Otros Ingresos y de Otros Gastos, que fueron afectados en la
contabilidad del partido político, de acuerdo al trimestre que hayas seleccionado.
2.3.2 Descarga de la Vista Previa
Puedes descargar la vista previa del informe y su anexo, realizando los siguientes pasos:
Paso 1: Dirígete al final de la sección Vista previa del informe, donde se visualiza el icono
(ZIP), para comenzar con la descarga.
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Automáticamente inicia la descarga de la capeta .ZIP que contiene el Informe, Anexo, Estados
Financieros y los Reportes correspondientes al trimestre que hayas seleccionado.
La estructura del informe generado en vista previa es la siguiente:
NOTA: Los formatos descargados se consideran como "Documento sin validez oficial",
se visualizará la fecha y hora de su generación.
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2.3.3 Enviar a Firma
Una vez revisado el informe, el Capturista y el Responsable de Finanzas podrán Enviar a
Firma el informe; sin embargo, en caso de requerir una corrección en el contenido del informe
el Responsable de Finanzas.
Para enviar un Informe a Firma realiza los siguientes pasos:
Paso 1: Selecciona Vista Previa y Envío a Firma.
Paso 2: Selecciona el Ejercicio y Tipo de informe, y posteriormente oprime el botón Aceptar.
Paso 3: Presiona el botón “Enviar a Firma”, (se visualiza en la parte inferior de la opción
seleccionada).
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IMPORTANTE: En el caso de los informes trimestrales no hay un bloqueo de la
contabilidad en el momento en el que se envía a firma un informe, debido a que la
temporalidad le permite al partido político el registro de operaciones contables durante todo el
ejercicio; en este sentido la consulta de las cifras actualizadas correspondientes a cada uno de
los trimestres del ejercicio.
2.3.4 Eliminar un Informe enviado a firma
En caso de requerir una corrección en el contenido del informe enviado a firma, el Responsable
de Finanzas es el único usuario autorizado para Eliminar un informe Enviado a Firma.
Paso 1: Selecciona la operación a trabajar, presionando el icono de Trabajar.
Paso 2: Del menú de Informes, selecciona Presentación de Informe.
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Paso 3: Del menú de tareas, elige Eliminar.
Paso 4: Identifica el informe correspondiente a la contabilidad en la que deseas cancelar y
después presiona el icono Eliminar.
Paso 5: El sistema desplegará una advertencia para confirmar la operación
Paso 6: En la esquina superior derecha de la pantalla, el sistema indicará que el Envío a firma
se canceló.
Los registros contables que se adicionen por el partido político se actualizarán en el informe
correspondiente.
NOTA: Al eliminar el envío a firma, se elimina automaticamente la totalidad de la
documentación adjunta asi como la numeralia de autofinanciamiento capturada, por lo cual se
tendra que adjuntar nuevamente la documentación para la presentación de este Informe y
actualizar la numeralia de autofinanciamiento.
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2.4 Presentación del Informe3
Los usuarios con perfil de Responsable de Finanzas son los únicos autorizados para
presentar el informe, el responsable de CEN podrá firmar los informes del propio CEN y
de las 32 representaciones estatales federales (CDE´S), y el responsable del CEE (local)
únicamente podrá firmar el informe de su entidad.
Paso 1: Selecciona la contabilidad a través del icono del lápiz.
NOTA: El representante de finanzas del CEN puede omitir este paso en caso de elegir realizar el firmado
masivo.
Paso 2: Del módulo Informes, elige Presentación de Informe.
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Los informes trimestrales deberán ser firmados para su presentación a través de la FIEL del Responsable de
Finanzas.
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Paso 3: Se visualizan las contabilidades pendientes de presentar y en la columna de “Acciones”
da clic a la casilla de selección
y posteriormente presiona el botón “Firmar” (en el caso
CEE solo se visualizará una contabilidad).
NOTA: Es importante señalar que los informes enviados a firma que se encuentran
fuera de temporalidad no es posible la presentación del mismo permitiendo
únicamente eliminar dicho informe. Para realizar este procedimiento, sigue los pasos
descritos en el apartado 2.3.4 Eliminar un Envío a firma del Informe.
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Paso 4: Adjunta los archivos de la e. firma (antes FIEL).
Al ingresar el certificado (*.cer), clave privada (*.key) y la contraseña de clave privada,
aparecerá un icono el icono de validación, el cual confirma la carga exitosa del archivo. Para
finalizar presiona el botón Aceptar.
Paso 5: Se observa una barra de carga de documentos Firmando documentos.
Paso 6: Una vez procesada la información, en la parte superior derecha surge un aviso donde
se muestra el mensaje de Presentación exitosa. Con esto concluye el proceso de presentación
del informe.
NOTA: Para el Responsable de Finanzas de CEN el sistema cuenta con la
funcionalidad de firmado masivo de múltiples informes, para realizarlo se debe
de seguir los pasos antes descritos, con la única diferencia de que deberá
seleccionar más de 1 informe para su firmado.
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2.5 Consulta del Informe Presentado
Los usuarios autorizados para consultar los informes presentados son los Capturistas y
Responsables de Finanzas de los Comités del CEN, CDE y CEE.
Paso 1: Del menú Informes, elige Informes Presentados.
Paso 2: Se muestra una tabla con el estatus de cada Informe así como varias opciones de
descarga.
Paso 4: Para obtener el informe, los reportes y la documentación adjunta al informe, presiona el
icono Descargar.
Paso 5: El sistema iniciara la descarga de una carpeta comprimida en formato .zip.
El archivo ZIP de Reportes contiene:






Estado de Posición Financiera
Estado de Actividades
Balanza de Comprobación
Reporte de Diario
Reporte de Mayor
Reporte de Cuentas Afectables al Informe
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2.5.1 Dejar sin efecto el Informe Presentado
IMPORTANTE: El sistema permite dejar sin efecto el informe presentado con la finalidad
de realizar las adecuaciones, siempre y cuando se cumpla con dos características;
1. Ingrese con el perfil de responsable de finanzas
2. Se encuentre dentro de la temporalidad para presentar el informe.
Paso 1: Del menú de tareas, selecciona Modificar.
Paso 2: Identifica el informe que deseas modificar y presiona el icono Dejar sin efecto.
Paso 3: Se observa un aviso de advertencia, confirmando la acción de dejar sin efecto el
informe ya presentado, se presiona Aceptar.
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2.6 Consulta del Reporte Estadístico de Informes
Los usuarios autorizados para consultar y descargar este reporte estadístico son los
Responsables de Finanzas de los Comités del CEN, CDE y CEE.
La funcionalidad del módulo de Reportes es facilitar la consulta del estatus de presentación de
los informes, ya sea que se encuentran en Envío a firma o Presentado, únicamente visualizarás
las contabilidades asignadas a tu perfil.
Sigue los pasos para consultar y descargar el reporte;
Paso 1: Ingresa al módulo de Reportes.
Paso 2: Selecciona Reporte Estadístico de Informes.
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Paso 3: Elige el rango de fecha que deseas consultar.
IMPORTANTE: El sistema identifica automáticamente el tipo de ámbito, partido político y
la entidad (en caso de entrar con cuenta de Responsable de Finanzas del CDE y CEE).
Sin embargo al entrar con perfil de Responsable de Finanzas del CEN, este puede visualizar las
contabilidades de los CDE de su partido al seleccionarlas desde el filtro de Entidad.
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Si deseas descargar únicamente el detalle de los informes con estatus de presentado, utiliza el
filtro Estatus para localizarlos.
Paso 4: Presiona el botón de Descarga.
Paso 5: Se descarga un archivo en Excel (.xls).
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Paso 6: En el archivo Reporte Estadístico, se visualiza el total de informes y el desglose de
cada uno de ellos.
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Preguntas Frecuentes
1. El sistema me solicita que agregue documentación adjunta, sin embargo, ya lo
hice al capturar las evidencias de las pólizas. ¿Es necesario adjuntarlas otra
vez?
Sí. Por normatividad es obligatorio que al momento de presentar el informe se
adjunte la documentación descrita en el apartado de “Documentación Adjunta” ya
que es parte complementaria del informe, solo se adjuntará aquella documentación
que es aplicable en la presentación.
2. ¿Es obligatorio la captura de la Numeralia de Autofinanciamiento y Datos
Informativos?
Será obligatorio el llenado de este apartado para aquellos informes que se presenten
con registros contables, de lo contrario al no contar con registros el sistema permitirá
continuar con la presentación del informe.
3. ¿Qué documentación y/o información debo agregar en la Numeralia de
Autofinanciamiento y Datos Informativos?
Al momento de afectar cuentas de Autofinanciamiento, deberás detallar
numéricamente la cantidad de eventos de autofinanciamiento que realizó, y que
representan el monto de los ingresos recaudados que se muestran en este apartado.
4. ¿Qué perfil de usuario puede presentar el informe?
Por normatividad el único perfil que tiene la facultad de presentar y firmar el Informe
es el Responsable de Finanzas.
5. He presentado el Informe trimestral y aún me encuentro en temporalidad de
presentación y quiero agregar/modificar el Informe ¿Puedo eliminar el Informe
con estatus PRESENTADO?
No, no se podrá eliminar; sin embargo, con la cuenta del Responsable de Finanzas
podrá Dejar sin efecto un informe presentado y presentar un nuevo informe con las
modificaciones deseadas.
6. ¿Dónde puedo descargar el acuse de presentación?
El acuse de presentación del informe se obtiene al descargar el informe presentado
en el archivo .ZIP.
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