estructura y composición de la nueva oficina judicial

ESTRUCTURA Y COMPOSICIÓN DE LA NUEVA OFICINA JUDICIAL
José Golderos Cebrián
Secretario Judicial
La racionalización de esfuerzos nos va a permitir diseñar y crear un
modelo de Oficina judicial compuesta de dos unidades: las unidades
procesales de apoyo directo y los servicios comunes procesales.
La organización de la nueva Oficina ha de llevarse a cabo de forma
gradual y en función de las posibilidades organizativas, técnicas y
presupuestarias de cada Administración competente.
1.- LAS UNIDADES PROCESALES DE APOYO DIRECTO.
Son aquellas donde queda residenciada la intervención procesal de
Jueces y Magistrados.
Asume de forma directa e inmediata, la tramitación procesal y
llevanza de todos aquellos asuntos, cuyo conocimiento tengan legalmente
atribuidos, asistiéndolos mediante la realización de las actuaciones necesarias
para el eficaz cumplimiento de las funciones que les son propias.
Desempeñan las funciones de las actuales “secretarías”, sitas en
cada órgano jurisdiccional, unipersonal o colegiado.
Se prevé la existencia de tantas Unidades Procesales de Apoyo
Directo como Juzgados, Secciones o Salas estén creados y en funcionamiento.
En las Fiscalías se establecerán Unidades de Apoyo adecuadas a
su propia organización. Tanto para las fiscalías como para las adscripciones de
fiscalías.
Se garantiza que cada Unidad cuente con los puestos de trabajo
necesarios para la atención del órgano de que se trate, que se determinarán en
las respectivas relaciones de puestos de trabajo, estableciéndose dotaciones
mínimas que garanticen la debida asistencia al funcionamiento del órgano
jurisdiccional o Fiscalía correspondiente.
Requiere un apoyo personal ajustado a la competencia y función,
por lo que su dimensión es absolutamente reducida.
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El tamaño de estas Unidades se reducirá sensiblemente en
comparación con su número actual (respetándose en todo caso esa dotación
mínima) a medida que los servicios comunes procesales vayan asumiendo
tareas que actualmente desempeñan los Juzgados o Tribunales.
Por tanto, junto con el Juez o Magistrado, las UPAD conforman el
órgano judicial. Tendrán un Secretario Judicial, si bien la norma permite que
actúe uno en más de una de ellas.
La dotación básica de la UPAD la realiza el Ministerio de Justicia,
previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las Comunidades
Autónomas con competencias asumidas en la materia.
La regla general es que en los órdenes jurisdiccionales civil,
contencioso-administrativo y social, habrá un Secretario Judicial por cada dos
UPADs, un miembro del Cuerpo de Gestión y uno del Cuerpo de Tramitación.
En el orden penal o mixto, por motivos propios de la inmediación
del Juez, la dotación básica es más amplia, de manera que habrá un Secretario
Judicial al frente de cada UPAD, dos miembros del Cuerpo de Gestión y dos
del Cuerpo de Tramitación.
2.- LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES BÁSICOS.
Se ha producido una variación importante en cuanto al diseño,
creación y organización de los servicios comunes procesales.
Antes las propuestas las realizaban las Salas de Gobierno, sus
Presidentes, las Juntas de Jueces, los Jueces Decanos, Administración Pública
competente o cualquier órgano del Consejo General del Poder Judicial.
La aprobación correspondía al Pleno del Consejo General del
Poder Judicial.
La constitución del Servicio, si era procedente, se le atribuía a la
Administración competente.
El régimen ha cambiado sustancialmente, quedando en manos de
la Administración competente el diseño, organización y funcionamiento.
El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas con
competencias en materia de justicia deben planificar la selección del proceso
de personal, vinculándola más al tipo de trabajo concreto que desempeñan en
estos servicios comunes, es decir, menos generalidad, menos teoría y más
práctica.
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El Secretario Judicial que se encuentre al frente de estos servicios
tiene que saber gestionar lo mejor posible ese colectivo de personas; puede y
debe seleccionar, de entre el conjunto del grupo, a los más adecuados para
cada una de las tareas concretas que sean necesarias.
Por eso es tan importante el no hacer distribuciones mecánicas de
los procedimientos, es mejor diseñar tareas dentro de los diferentes cometidos
que se relacionen con las características personales de los funcionarios.
Hacer equipos es organizar grupos de funcionarios que trabajan
juntos en las mismas tareas, no como a veces hacemos, asignar tareas de
trabajo a dos o tres funcionarios, para que entre ellos se repartan, entre si, los
asuntos por los distintos números de cada uno de los expedientes.
Los Servicios Comunes Procesales son aquellos dónde se
residencia el proceso, en un ámbito organizativo eficiente en el que se
materializa, bajo el principio de la función redirección técnico-procesal del
Secretario Judicial.
Estos se constituyen como unidades que asumirán labores
centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de
las leyes procesales, sin estar integradas en un órgano judicial concreto,
cubriéndose así un vacío legal regulador de estos servicios tan importantes en
la actualidad.
Al frente de cada servicio común procesal constituido en el seno de
la Oficina Judicial habrá un Secretario Judicial, de quien dependerán
funcionalmente el resto de los Secretarios Judiciales, el personal destinado en
los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate y que, en
todo caso, deberá ser suficiente y adecuado a las funciones que tiene asignado
el mismo.
Deberá tenerse en cuenta en las relaciones de puestos de trabajo
que se establezcan para determinar la plantilla de Secretarios Judiciales en los
Servicios Comunes, la complejidad, la magnitud, la población y el número de
Oficinas judiciales a las que el mismo servirá, lo que determinará un mayor
número de Secretarios Judiciales en el organigrama de los Servicios Comunes
para garantizar una adecuada dirección técnico-procesal de los mismos.
Los Servicios Comunes se dividirán o estructurarán por razón de
los cometidos en ellos llevados o en razón de la actividad concreta que
realicen, en secciones a las que se dotará de los correspondientes puestos de
trabajo y éstas, a su vez, si el servicio lo requiere, en equipos.
Estableciendo la LOPJ una estructura jerarquizada en los Servicios
Comunes, dependiendo todos los Secretarios Judiciales destinados en ellos del
que sea Jefe del servicio, deberán existir una o varias secciones, ya por
órdenes jurisdiccionales y/o por materias o cometidos concretos, para la
buscada optimización de recursos, en las que aquéllos destinados en ellas
ejercerán las funciones correspondientes a esta materia.
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Con ello se favorece:
-
La especialización de funciones.
La estandarización de servicios.
El aprovechamiento máximo de los recursos humanos y
materiales.
Se facilita el control de las funciones y de la actividad.
En las Secciones deberán crearse equipos para la realización de
actividades concretas, a quienes no se remitirá el expediente en sí, que seguirá
enclavado en una sección concreta y llevado por el Secretario Judicial en ella
destinado, como responsable de su impulso y decisión, sino que se le remitirá
la documentación oportuna para la realización del acto concreto que tenga
encomendado.
Sería una práctica parecida a la que se produce actualmente en los
Servicios Comunes de Notificaciones y Embargos, en los que se remite el
mandamiento, la citación, y en su caso el testimonio o la copia de la resolución
en la que se acuerda la diligencia a practicar.
Uno de los puntos en los que pueden surgir fricciones, dada su
intrínseca vinculación, es el funcionamiento de la Oficina Judicial.
El defectuoso funcionamiento de una UPAD o de un SCP,
condicionará la labor jurisdiccional de los Jueces, a los que sirven, con
incidencias tales como suspensiones, nulidades, retrasos, etc.
También es cierto que una dejación o retraso injustificado en las
tareas judiciales, redundaría negativamente en la marcha de la oficina al no
tener salida efectiva la tramitación de asuntos, propiciándose su acumulación.
El Consejo General del Poder Judicial podrá establecer criterios
generales que permitan la homogeneidad en las actuaciones de estos Servicios
Comunes de la misma clase en todo el territorio nacional que, en ningún caso,
podrá incidir en el ejercicio de la función jurisdiccional o en las competencias de
las Administraciones Públicas en el ámbito de la Administración de Justicia.
a) Servicio Común General.- Bajo la dirección de un Secretario
Judicial, asumirá aquellas labores centralizadas y de carácter
transversal no encomendadas expresamente a otros servicios
comunes procesales.
b) Servicio Común de Ordenación del Procedimiento.- Bajo la
dirección de un Secretario Judicial, asumirá la tramitación de los
procedimientos en todos aquellos aspectos en que no resulte
imprescindible la intervención del Juez, de conformidad con lo
establecido en las leyes procesales.
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Habrá Secciones correspondientes a los distintos órdenes
jurisdiccionales, pero una misma Sección podrá asumir la tramitación de los
procedimientos de distintos órdenes jurisdiccionales, cuando la carga y la
organización del trabajo de la Oficina Judicial así lo requiera.
c) Servicio Común de Ejecución.- Bajo la dirección de un
Secretario Judicial, asumirá la ejecución de los procedimientos
en todos aquellos aspectos en que no resulte imprescindible la
intervención del Juez.
Habrá Secciones correspondientes a los distintos órdenes
jurisdiccionales, aunque una misma Sección podrá asumir la ejecución de
resoluciones recaídas en procedimientos de distintos órdenes, cuando la carga
y la organización del trabajo de la Oficina Judicial así lo requiera.
3.- FUNCIONES DE LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES.
a) Registro y reparto.Desde este Servicio se organiza todo el registro y reparto de
demandas, denuncias, atestados, querellas y cualquier otro escrito iniciador del
proceso.
De la misma forma se procederá con los escritos que se presenten
durante la tramitación y cualquier otro documento, escrito o correspondencia
que tenga entrada en la Oficina judicial.
Se podrá dividir en Secciones distintas para cada uno de los
órdenes jurisdiccionales.
Estas Secciones a su vez se podrán dividir en Equipos.
El Servicio atenderá el reparto de los asuntos conforme a las
normas establecidas y aprobadas por la Sala de Gobierno de los Tribunales
Superiores de Justicia, a propuesta de la Junta de Jueces del respectivo orden
jurisdiccional.
Si una demanda, denuncia, querella o cualquier otra pretensión
principal adoleciera de algún defecto, no subsanable, que impidiere o dificultare
su reparto, el Secretario Judicial adoptará el oportuno Acuerdo, asignándole al
asunto la clase de reparto más próxima a su naturaleza.
Si la determinación de la clase fuera imposible, el Acuerdo se
dictará en el sentido de repartida en el concepto correspondiente a la cláusula
residual que, en su caso, se contemple en las Normas de Reparto, y, si no la
hubiera, se adjudicará por sorteo.
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Funciones:
-
-
Realización de tareas de recepción, registro y distribución de
escritos, demandas, atestados y documentación en general.
Clasificación y reparto de asuntos.
Redacción de acuerdos gubernativos del Secretario Judicial en
materia de reparto.
Recepción y clasificación de toda la correspondencia dirigida a
las Oficinas Judiciales.
Entrega a las Unidades Procesales de Apoyo Directo y Servicios
Comunes Procesales de toda la correspondencia, piezas de
convicción, así como de la documentación, demandas y escritos
registrados y repartidos.
Sellado de escritos y documentos.
Los funcionarios encargados de llevar materialmente el registro de
asuntos, tienen la obligación de hacerlo de conformidad con los criterios y
codificaciones que se determinen en las instrucciones correspondientes.
El personal adscrito al Servicio estará obligado a introducir la
totalidad de los datos, que al efecto exija la correspondiente aplicación
informática, recabando de quien presente el escrito o documento cuantos datos
fueren necesarios.
Las aplicaciones informáticas que se utilicen, mantendrán la
referencia común al NIG (Número de Identificación General) asignado en el
momento del registro, arrastrándolo a lo largo del íter procesal.
El contenido de la aplicación informática de este Servicio, deberá
permitir al Secretario Judicial Director, la obtención de los datos necesarios
para el cumplimiento de la elaboración de la Estadística Judicial.
b) Actos de comunicación.
Se llevarán a cabo la práctica de los actos de comunicación a los
profesionales, a las partes, peritos y testigos, salvo aquellos que por
disposición legal deban realizarse a presencia judicial.
Se podrán realizar tanto dentro como fuera de la Oficina Judicial.
El remitente deberá acompañar la correspondiente cédula de
citación o emplazamiento, o copia literal de la resolución a notificar o requerir,
con las copias de los escritos o documentos en su caso.
Dentro de su competencia queda encuadrado el traslado de copia a
los Procuradores.
El Director del Servicio, de conformidad con los protocolos e
instrucciones recibidas de sus superiores jerárquicos, adoptará los Acuerdos
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precisos para devolver a la Oficina Judicial ordenante las diligencias que no
reúnan las formalidades exigidas.
Una vez practicadas las diligencias, se remitirán a la mayor
brevedad a la UPAD o Servicio Común Procesal que la solicitó, quedando
constancia en el Servicio de la devolución de la misma.
Las diligencias realizadas se podrán encuadrar en alguno de estos
conceptos:
-
Positivas.
Negativas.
Reiteradas.
c) Auxilio judicial.
Le corresponde realizar las tareas de recepción, control, registro,
clasificación y distribución de los actos de cooperación o auxilio judicial
recibidos del Servicio Común de Actos de Comunicación.
Además se les atribuye gestionar y realizar las tareas necesarias
para que el acto de cooperación o auxilio judicial, que no requiera intervención
judicial, pueda llevarse a efecto.
Es de su competencia:
- La práctica de una actuación requerida por una Autoridad Judicial
española.
- El auxilio judicial internacional
No se admitirá solicitud de auxilio judicial para la práctica de
diligencias que deban llevarse a efecto en la misma población en que tenga su
sede el órgano que las hubiere ordenado.
Este Servicio llevará a cabo todos los actos de auxilio judicial, salvo
aquéllos que deban realizarse a presencia judicial y las diligencias de
comunicación que hayan de practicarse con los Procuradores.
Las peticiones de auxilio que precisen de intervención judicial se
repartirán a los diferentes órganos, según lo establecido en las normas de
reparto.
En tal supuesto el Servicio Común solicitará de la UPAD a quien
hubiera correspondido, la fecha para realizar la diligencia y con ello proceder
por el SCP correspondiente, a citar a los interesados y preparar los demás
trámites a fin de que aquella sólo celebre la actuación judicial interesada.
d) Ejecución de resoluciones judiciales.
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El proceso de ejecución, es sistematizado constituyendo una
ordenación sucesiva de actos, salvo que surja una cuestión incidental que
exija el pronunciamiento judicial.
El Servicio Común atenderá a todos o alguno de los órganos
judiciales de su ámbito, con independencia del orden jurisdiccional al que
pertenezcan y la extensión de su jurisdicción.
El propio Servicio fijará, cuando sea necesario, el día y hora para la
práctica de las diligencias.
El Servicio Común realizará las diligencias de comisión oportunas
atendiendo:
-
Embargos: Se acompañará el mandamiento original o testimonio
de la resolución que acuerde el embargo, con expresión de su
validez como mandamiento en forma.
Cuando se trate de una diligencia de mejora de embargo, se
adjuntará copia de la primera diligencia de embargo practicada.
En todo caso, se expresará la cuantía por la que se decretó el
embargo.
-
Lanzamientos: La resolución que acuerde el lanzamiento deberá
contener expresa referencia a la autorización para acceder a la
vivienda o lugar cerrado, procediendo al descerrajamiento de la
puerta si fuera preciso, y para recabar el auxilio de la fuerza
pública y adoptar todas aquellas medidas que se consideren
necesarias a los efectos de asegurar la práctica de la diligencia.
Tendrá que recoger, asimismo, una descripción de la finca que
permita su inequívoca localización, aportando cuantos datos pudieran
garantizar su identidad.
-
Otros actos a realizar en comisión: Se acompañará el
mandamiento original o testimonio de la resolución que acuerde
la actuación procesal, con expresión de su validez como
mandamiento en forma.
Este Servicio Común dispondrá de los sistemas de seguimiento
que le permitan conocer en todo momento el estado de las diligencias,
pudiéndose distinguir:
1.- Fecha de entrada en el Servicio.
2.- Fecha de su realización y resultado.
3.- Número de intentos para su práctica.
4.- Suspensión de la diligencia y causa.
5.- Fecha de devolución por el Servicio.
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e) Ordenación del Procedimiento.Este Servicio Común contribuirá a la consecución de una Oficina
Judicial más ágil, eficaz y eficiente y a un mejor aprovechamiento de los
recursos humanos.
Asumirá la tramitación de los procedimientos en todos aquellos
aspectos en que no resulte imprescindible la intervención del Juez; ordenación
que quedará bajo la competencia de los Secretarios Judiciales destinados en
este Servicio.
Podrá constar de las siguientes Secciones:
1.- Tramitación Civil:
-
De los asuntos civiles generales.
De los asuntos competencia de los Juzgados de Familia.
De los asuntos competencia de los Juzgados de lo Mercantil.
2.- Tramitación Contencioso-administrativa:
-
De los asuntos competencia del orden jurisdiccional contenciosoadministrativo.
3.- Tramitación Social:
-
De los asuntos competencia del orden jurisdiccional social.
4.- Tramitación Penal:
-
Asistencia en los trámites de instrucción.
Trámites en la fase intermedia.
Trámites en la fase de enjuiciamiento y fallo.
Trámites del Tribunal del Jurado.
Funciones a realizar por el personal destinado en cada una de las
Secciones:
-
-
Colaborar y prestar apoyo al Secretario Jefe de la Sección en la
organización, planificación, supervisión y gestión de la misma.
Llevar a cabo la integración de resoluciones y actuaciones en la
aplicación de gestión procesal.
Tramitar los procedimientos y expedientes que le sean
asignados.
Efectuar la formación de autos y expedientes.
La búsqueda de los antecedentes penales que se hubieran
acordado, mediante el empleo de los medios mecánicos u
ofimáticos.
Tareas necesarias para la designación de intérpretes y peritos.
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-
-
-
-
Tareas necesarias para la designación de abogado o procurador
de oficio.
Confeccionar las cédulas necesarias para la práctica de los actos
de comunicación que hubieran de realizarse.
Realización de comparecencias apud acta.
Examen de los alardes proporcionados por las aplicaciones
informáticas para el seguimiento del estado de los
procedimientos, escritos o actuaciones inactivas o pendientes.
Impresión de los libros de registro a través de las aplicaciones
informáticas, con la periodicidad que se determine.
Control de la pendencia de escritos, y seguimiento del estado de
tramitación y fases de los expedientes, evitando la inactividad
procesal o dilaciones indebidas.
Control de la adecuada práctica de los actos de comunicación,
así como verificar, con la suficiente antelación a su celebración,
la constancia en los autos de la acreditación de todas las
citaciones acordadas.
Efectiva comunicación a los convocados a un acto procesal, por
el medio más rápido posible, en caso de suspensión, a fin de
evitar desplazamientos o esperas innecesarias.
f) Señalamientos.Este Servicio es necesario para lograr una adecuada
racionalización en la disponibilidad de las Salas de Vistas, evitando que se
desaprovechen espacios físicos, siempre escasos, en las sedes judiciales.
Si este Servicio Común centraliza todos los señalamientos de una
sede judicial, ofrecerá un sistema de publicidad compatible con las nuevas
tecnologías, y permitirá también una mejor atención a los ciudadanos y a los
profesionales, porque paliará en gran medida esperas inútiles y los trastornos
que suponen las suspensiones de las actuaciones judiciales.
La actividad de este Servicio Común consiste en la coordinación de
todos los señalamientos referidos a los juicios, vistas y comparecencias,
mediante un sistema de agenda informática.
Deberá respetar las indicaciones y criterios de carácter general y
sobre la duración estimada de los actos a señalar, que proporcione el titular del
órgano judicial o el Presidente de la Sala o Sección en los tribunales
colegiados.
Funciones:
-
-
Cumplimentar, en coordinación y comunicación con las distintas
unidades y servicios de la Oficina Judicial, la agenda de
señalamientos.
Mantener actualizada en todo momento, las anotaciones en la
agenda de señalamientos, a fin de concordar la información
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contenida en la aplicación informática con la situación real de los
procedimientos.
Las audiencias y vistas que requieran la presencia del
representante del Ministerio Fiscal, Abogado del Estado, Letrados de la
Seguridad Social, Comunidades Autónomas o Administración Local, en la
medida de lo posible, serán agrupadas señalándose de forma consecutiva.
g) Depósito y archivo.
En cuanto al Servicio Común de Depósito Judicial de Efectos, se
establece con el fin de conservar, de modo unificado, los objetos intervenidos
en causas criminales y de delitos de todos los Juzgados del Partido Judicial.
Un objetivo común es que los objetos permanezcan en el Servicio
sólo el tiempo estrictamente necesario, interesando de los Juzgados que tan
pronto como les sea posible indiquen el destino que se les ha de dar a los
mismos, para evitar su deterioro.
Otra razón es la insuficiencia de espacio en las instalaciones, pues
a veces llegan a las mismas gran cantidad de objetos para ser allí depositados.
El destino legal de los objetos puede ser:
-
Entrega.
Destrucción.
Subasta.
Donación a entidades benéficas.
Este destino ha de venir indicado por el titular del órgano a cuya
disposición se encuentran las piezas depositadas.
Este deberá ordenar comunicar al Servicio los cambios que se
produzcan y repercutan en los depósitos realizados a fin de que se puedan
adecuar a las nuevas circunstancias.
Deberán comunicar también la conclusión de los procedimientos,
indicando los que deban continuar depositados y el motivo que lo determina.
Según la naturaleza de los objetos recibirán distinto tratamiento:
-
-
Tratándose de alimentos y cosas fungibles se solicitará del
Magistrado a cuya disposición estén, que autorice su entrega a
una entidad benéfica.
Las armas de fuego, se pondrán a disposición de la Intervención
de Armas de la Guardia Civil para su custodia.
Con respecto a los materiales peligrosos, se procederá a su
destrucción.
El resto de los objetos quedarán a disposición de los distintos
Juzgados para poder ser entregados a los mismos, tan pronto
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como sean reclamados o sea solicitada su devolución a los
propietarios, extendiéndose diligencia de devolución y
participándolo al Juzgado correspondiente.
Respecto al Servicio Común de Archivo se plantea ante la
necesidad de archivar la documentación, generada tanto por las Unidades
Procesales de Apoyo Directo como por los Servicios Comunes.
Es por ello que se hace precisa la creación, de una manera
centralizada, de este Servicio para todas las Oficinas Judiciales, dónde los
fondos documentales quedarán debidamente custodiados y clasificados para
un fácil acceso por los particulares y organismos.
Por otro lado, al liberar de espacio físico, siempre escaso, en las
Oficinas Judiciales, se consigue una mejor optimización de los recursos, ya que
la conservación de los documentos en los archivos implica una atención a las
instalaciones (edificio, estanterías, humedad, temperatura, prevención y
extinción de incendios), que serán diferentes según la etapa en que se
encuentren.
Funciones:
-
La gestión de los expedientes en situación de archivo, incluida la
obtención del listado de asuntos.
Clasificación del archivo.
El registro y catalogación de los fondos del archivo.
El mantenimiento de expedientes, archivadores, carpetas y libros.
La gestión de las entradas y salidas en el archivo.
Traslado de expedientes entre las Unidades Procesales de
Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales.
Para aquellos expedientes que ya tengan sentencia firme o
cualquier otra resolución que les ponga fin, y para los que no estén pendientes
de actuación alguna, se aplicará la normativa específica establecida al respecto
y para el expurgo, entendiendo como tal el proceso por el que se determina
cuando un documento pierde utilidad o debe ser conservado, y en este caso
cual debe ser el curso que le corresponde.
h) Atención e información a profesionales y partes interesadas y
asistencia a víctimas.
La Sección de atención e información nace con la intención de que
exista un punto de información tanto para el ciudadano litigante como para los
profesionales que le representen y defiendan.
Que les permita conocer cualquier dato de su interés relacionado
con los procedimientos en los que son parte.
Funciones:
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-
-
-
Informar a las partes interesadas y a los profesionales, telefónica,
presencialmente o mediante otro cualquier medio telemático,
sobre los procedimientos en trámite, respetando la intimidad
personal y el carácter confidencial, de las actuaciones.
Centralizar las solicitudes de los interesados para acceder a los
libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter
reservado.
Atender las demandas de información relativas al reparto
concreto de asuntos entre Oficinas Judiciales de la sede.
Recepcionará las quejas y sugerencias que pudieran formularse
respecto del funcionamiento de los órganos y Oficinas Judiciales.
De lo que se desprende que este Servicio atenderá tanto las
peticiones de información general, como aquéllas relativas a la información
particular sobre un asunto judicial determinado.
Esta información tiene unos límites:
1.- En ningún caso puede consistir en una interpretación normativa.
2.- Hay que evitar el asesoramiento jurídico.
3.- No podrá facilitarse información sobre actuaciones declaradas
secretas o reservadas.
El Secretario Judicial Director del Servicio Común podrá contestar
por escrito a quien lo solicite, los motivos por los que se deniega el acceso a
una información de carácter procesal.
Para que este Servicio sea eficaz se hace necesario que esté
interrelacionado con las UPADs y los SCP mediante un adecuado sistema
informatizado de gestión procesal.
La Sección de atención a las víctimas por delitos, pretende dar una
respuesta jurídica a la problemática que surge en toda persona víctima de un
ilícito penal, que solicite voluntariamente ser atendida.
La finalidad del mismo es proteger a la víctima, en la medida de lo
posible, de su paso por las distintas instituciones con las que entre en contacto,
de forma que la mecánica policial, médica y judicial no suponga un gravamen
adicional al producido por el delito en sí mismo.
Asimismo busca la atención personalizada y protección de las
personas especialmente vulnerables, sean víctimas de los delitos, testigos
protegidos, menores, mujeres, personas discapacitadas o inmigrantes.
i) Estadística.
Deberá recabar lo datos de entrada de asuntos del sistema
informático.
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Los restantes datos se obtendrán del Servicio Común de
Ordenación del Procedimiento, del Servicio Común Procesal de Ejecución y de
las Unidades Procesales de Apoyo Directo.
Su finalidad es conseguir una Estadística Judicial, que se convierta
en un instrumento básico al servicio de las Administraciones Públicas con
competencias en la materia y del Consejo General del Poder Judicial para la
planificación, desarrollo y ejecución de las políticas públicas relativas a la
Administración de Justicia.
Este Servicio Común deberá seguir una serie de pautas:
a) Potenciar la armonización de los sistemas de información
procesales y conseguir la plena utilización de los mismos.
b) Debe existir una identificación única de los procesos que permita
hacer su seguimiento, incluyendo los posibles recursos a
instancias superiores.
c) Se debe normalizar el registro de los procesos, cuidando de que
se recoja información con el suficiente nivel de detalle.
d) Una vez conseguida la plena utilización de los sistemas de
gestión procesal, estos deben alimentar una base de datos
central de información estadística, del que se podrán obtener la
mayoría de las explotaciones estadísticas recogidas en los
planes estadísticos.
Funciones:
-
-
-
Recogida, tratamiento y suministro de la información estadística,
mediante el empleo de medios mecánicos y ofimáticos y
aplicaciones de gestión procesal.
Gestionar la conservación de la información estadística, así como
el archivo y ordenación de la documentación generada durante el
proceso de elaboración y suministro de la Estadística Judicial.
Confección de estudios, memorias e informes.
j) Averiguación patrimonial y domicilio.
Esta Unidad integrada dentro del Servicio Común de Ejecución,
atenderá las solicitudes que presenten tanto las Unidades Procesales de Apoyo
Directo como los Servicios Comunes Procesales.
Funciones:
-
Recabar, realizar y suministrar las consultas que se les
encomienden, relativas a la averiguación patrimonial y de
domicilio, a través de los accesos telemáticos que se tengan con
diversos registros y organismos públicos.
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-
-
Solicitar a empresas, organismos o instituciones los datos
complementarios que se les encomienden sobre las consultas
relativas a la averiguación patrimonial y de domicilio.
Control de las solicitudes recibidas y seguimiento de las
pendientes o en trámite, a fin de su adecuada y pronta atención.
Obtención, actualización y conservación de la clave informática o
elementos de firma digital precisos para el acceso a las bases de
datos de las administraciones públicas y registros.
k) Caja Judicial.
Esta Unidad integrada dentro del Servicio Común de Ejecución, se
ocupará de la expedición de todos los mandamientos de pago y órdenes de
transferencia que acuerden librar tanto las UPADs como los SCP.
Funciones:
-
-
-
-
Recepción y registro de las resoluciones en que se ordene la
expedición de mandamientos de pago y órdenes de
transferencia.
Verificación de la competencia y autenticidad de la resolución
que ordena el pago.
Confección y control de las relaciones de encargos recibidos y
archivo de la documentación justificativa de la entrega de los
realizados en la unidad o servicio ordenante.
Acceder a la aplicación informática de gestión de la Cuenta de
Depósitos y Consignaciones, con su clave y contraseña.
Búsqueda de la cuenta expediente de los autos de referencia,
rellenando los datos precisos en la aplicación.
Comprobar la concordancia de los datos de las partes o
beneficiarios que figuran en la resolución, con los que constan en
la aplicación, así como la existencia de saldo disponible.
Elaborar electrónicamente el mandamiento de pago u orden de
transferencia y canalizar su retorno a la UPAD o SCP que ordenó
los mismos.
l) Sección de Subastas Judiciales.
Integrada dentro del Servicio Común de Ejecución, se ocupará de
la información, consignaciones y celebración de subastas judiciales.
Funciones:
-
-
La información de las subastas judiciales, una vez recibida de las
diferentes Oficinas Judiciales se ofrece a los particulares
interesados en participar en su celebración.
Dispone de una agenda única para cada orden jurisdiccional, en
la que se registrarán los señalamientos y el resultado de las
mismas. Estas agendas son archivos de lectura y escritura para
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-
-
-
-
la Sección, y de lectura solamente para el resto de Oficinas
Judiciales.
Cuando el Servicio correspondiente de cada orden jurisdiccional
haya acordado la subasta remitirá a la Sección la documentación
necesaria.
Con esta documentación se incoa un expediente al que se le
asigna un número de registro, dándole la publicidad
correspondiente.
Celebrada la subasta se extiende un acta, de la que se entregará
copia al Servicio Común peticionario, participando el resultado de
la misma.
Cuando se dicte la resolución de aprobación del remate, se
remitirá comunicación a la Sección correspondiente para
proceder a la devolución de los depósitos constituidos para
participar en la misma.
ll) Sección de Apoyo y Auxilio.
El personal de la Unidad de Apoyo tendrá como cometido, entre
otros:
-
-
Sustituir a los funcionarios de los Cuerpos de Gestión y
Tramitación, tanto en las UPADs como en los SCP en casos de
ausencia.
Cuando sea necesario reforzar dichas unidades en función de la
evolución de la carga de trabajo de carácter no estructural.
Cuando no sea necesaria su colaboración realizarán en los SCP
las labores correspondientes al Cuerpo al que pertenezcan.
En la Unidad de Auxilio estarán destinados un grupo de
funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial, que podrán acudir en distintas
franjas horarias a cada una de las UPADs a realizar alguna de estas funciones:
-
Asistencia en las Salas de Vista.
Realización de fotocopias.
Traslado de expedientes y documentos.
Archivo de autos y expedientes judiciales.
Aquellas tareas de auxilio que sean precisas en los SCP.
Hay que reseñar que estas funciones les son atribuidas por cuanto
la dotación de las UPADs no se encuentra integrada por funcionarios del
Cuerpo de Auxilio Judicial.
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4.- PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN. RELACIÓN DE LOS SERVICIOS
COMUNES ENTRE SÍ Y CON OTRAS UNIDADES.
Se nos presenta la oportunidad para que todos aceptemos tramitar
de un solo modo, que se considere ajustado a la realidad, más razonable,
eficaz y práctico para el fin que se pretende.
Deberá tratarse de un sistema que se utiliza para describir el
proceso impuesto por la regulación legal, pero como en la Oficina Judicial se
desarrollan muchas actividades no expresamente previstas en las Leyes
Procesales, el protocolo será más útil en la medida que incluya la mayor parte
posible de la totalidad de las actuaciones de quienes conforman el equipo; para
ello se suprimen las tareas innecesarias, se cambian las mejorables, se
acumulan las posibles.
Las pautas a seguir comienzan con la confección de los modelos
correspondientes y redactando instrucciones generales de cómo actuar en
cada situación previsible.
Una vez aprobado el protocolo procede la ordenación de tareas,
modo de practicarlas y enumeración de modelos aplicables a cada situación,
dejando claro quien es el responsable de la realización de cada tarea.
Tras un período de rodaje, vigilando y evaluando su implantación y
utilizando los errores apreciados y sugerencias para mejorar y perfeccionar, se
ajustan los extremos precisos.
Los protocolos deberán incluir, además de las indicaciones de
tramitación propiamente dichas, las pautas de actuación de cada una de las
unidades intervinientes en la tramitación de cada procedimiento y de sus
relaciones internas (Unidad de Apoyo Directo, Servicio Común de Registro y
Reparto, Servicio Común de Tramitación, Servicio Común de Auxilio Judicial,
etc.), toda vez que los principios simplificadores de tramitación deberán
extender su vigencia desde cada unidad a las relaciones internas de las
distintas unidades.
Y es que la confluencia de distintas unidades, funcionalmente
independientes, con actuaciones sucesivas y alternas, en la tramitación de
cada procedimiento, con los consiguientes flujos de expedientes en ambas
direcciones, exige, además de una clara regulación de las actividades de cada
una, un claro y detallado protocolo que regule de manera eficaz las secuencias
inevitables, evitando riesgos de complicaciones innecesarias.
El protocolo se convertirá en la herramienta fundamental de todos
los miembros de la Oficina judicial.
Y además si es de gran importancia para los que llevan tiempo de
servicio, es mucho más eficaz para quienes puedan conocerlo y utilizarlo en el
momento en que se incorpore a la misma.
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Además son herramientas encaminadas a asegurar la
normalización y estandarización de las tareas que se desarrollan en los
distintos órganos judiciales.
Serán elaborados, a nivel provincial, por los Secretarios
Coordinadores Provinciales, y aprobados por los Secretarios de Gobierno de
los Tribunales Superiores de Justicia, permitiendo una justicia responsable y
transparente para el ciudadano, de modo que en garantía del principio de
seguridad jurídica de los ciudadanos y los profesionales de la justicia, puedan
conocer los criterios que serán seguidos en la práctica judicial por todos los
órganos judiciales de un mismo ámbito territorial, aplicando iguales criterios a
las mismas demandas o solicitudes.
Responsabilidad:
Del Secretario Judicial responsable de cada Servicio, que deberá
velar por el cumplimiento del contenido del protocolo.
Características:
Dinamismo, en cuanto puede ser modificado por las siguientes
circunstancias:
-
Movilidad funcional.
Flujo de entrada de asuntos.
Experiencia adquirida por su funcionamiento durante un período
determinado de tiempo.
Vigencia:
La toma de posesión o cese del Secretario Judicial correspondiente
no implica la derogación del protocolo que esté en ese momento vigente, que
sólo quedará sin efecto por la aprobación de otro posterior.
Con respecto al protocolo de actuación debemos destacar una
serie de caracteres:
-
Documento dinámico.
Elaborado por el Secretario Coordinador y aprobado por el
Secretario de Gobierno.
Con aplicación de los criterios generales de homogeneización
aprobados por el Consejo General del Poder Judicial.
Recoge aquellos datos que se estimen convenientes para el
adecuado funcionamiento del servicio, considerando entre otros:
a) Adaptación a las funciones asignadas a cada uno de los puestos
en las relaciones de puestos de trabajo.
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Esto implica que hay que respetar el reparto de funciones que la
LOPJ, leyes procesales y reglamentos establecen para cada integrante de la
Oficina Judicial, teniendo en cuenta además las relaciones de puestos de
trabajo.
También se habrá de tener en cuenta la realidad de cada Oficina
Judicial, es decir, el número y cuerpos de funcionarios que la conforman, su
formación, la infraestructura de la que se dispone, medios informáticos y
telemáticos, etc.
b) Criterios de prelación en la tramitación de los asuntos.
Esto puede constituir una instrucción de trabajo dentro del sistema
de gestión.
Es más efectivo que los criterios se establezcan por escrito a través
de una instrucción de trabajo aplicable para todos los funcionarios de la Oficina
Judicial.
Al estar escrita, las pautas de actuación son conocidas por todos
los integrantes de la Oficina Judicial y habrá unidad de actuación.
c) Documentos normalizados a emplear.
A la hora de tramitar las aplicaciones informáticas de la Oficina
Judicial tenemos una serie de modelos de resoluciones y documentos sobre los
que podemos y debemos trabajar.
Es importante que estos documentos normalizados, informáticos o
manuales sean iguales en todos los Servicios Comunes de igual tipología, pues
a través de ellos vamos a obtener datos objetivos, cuantitativos y cualitativos
que pueden ser de gran utilidad.
d) Normas de actuación y comunicación entre las distintas unidades
de la Oficina Judicial.
Estas normas de interrelación es lo primero que debe ser definido, y siempre
con carácter previo al resto del protocolo.
En un sistema de gestión toda documentación externa ha de ser
controlada, entendiendo como tal:
-
-
Todos los textos normativos tales como leyes, reglamentos,
decretos, etc.
Aquellos documentos que sean constitutivos del Servicio Común
e incidan en su diseño, organización e interrelación con otras
oficinas.
Documentos que deben ser respetados y cumplidos en todo
caso, como las normas de reparto, las instrucciones generales en
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cuanto a personal y medios materiales, las Instrucciones del
Secretario de Gobierno, etc.
El control viene dado por la revisión de esta documentación, de
manera que esté actualizada y se retire la obsoleta.
Su contenido definirá los puntos de autocontrol de los procesos de
inicio y finalización, de entradas y salidas de cada Servicio Común.
e) Medidas concretas necesarias para verificar el control de calidad
del trabajo.
Aquí habría que distinguir:
-
Los planes de control.
El Protocolo es un instrumento de ordenación reglada y uniforme
de actividades, con especificación del alcance de responsabilidades, cuya
última finalidad es conseguir la máxima eficiencia en la tramitación de los
procedimientos judiciales, esto es, una correlación o proporcionalidad entre los
recursos empleados y resultados producidos en el seno de una Oficina Judicial.
-
El tratamiento de errores, inactividades y desviaciones.
Esto lleva consigo el delimitar responsabilidades entre los distintos
funcionarios, eliminar actividades superfluas o repetitivas y hacer que nos
planteemos campos de mejora fundamentalmente en el área informática, al
plantearnos que las aplicaciones que habitualmente utilizamos tienen una
potencialidad que es necesario maximizar o que existen parcelas para las que
no han sido concebidas.
-
La medición y seguimiento de objetivos.
Habrá que hacer un informe anual sobre el servicio.
Este informe habrá de contener los datos cuantitativos (entradas y
salidas) y también cualitativos (acciones preventivas y correctivas, quejas y
sugerencias que se hayan recibido).
También en él se hará referencia a los resultados de los controles
de calidad que periódicamente se hayan realizado a lo largo del año.
f) Integración de las instrucciones recibidas de las Comunidades
Autónomas con competencias asumidas para garantizar la
efectividad de las funciones de éstas en materia de medios
personales y materiales.
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En la medida que el protocolo ha de incorporar competencias de la
administración pública competente, es indudable que se necesita cierta
conexión y que cada Comunidad Autónoma habrá de mostrar su conformidad
con todos aquellos aspectos que le afecten.
Estas las reciben los Secretarios Judiciales a través de los
superiores jerárquicos.
Cuando hacemos referencia a la relación de los servicios comunes
entre sí y con otras unidades estamos contemplando los aspectos
interrelacionales y de comunicación.
Pero no sólo es suficiente con establecer las líneas de
comunicación entre las distintas unidades en que se compone la Oficina
Judicial, sino que es necesario describir o catalogar que actuaciones se van a
realizar en unas y otras.
Habrá de tenerse en cuenta los recursos materiales, informáticos,
infraestructurales o de personal que gestione la Administración pública
competente.
Los Protocolos habrán de precisar una visión de conjunto haciendo
partícipes a todas las Oficinas Judiciales, mediante la definición de su misión
dentro de la estructura general.
Habrá que seguir una serie de pautas:
-
Elaboración de criterios.
Comunicación de resultados.
Resolución de incidencias.
Errores que se hayan constatado.
Los Secretarios Coordinadores que son los que marcan la política
de gestión deberán:
-
Determinar los requisitos de entrada y salida de las actuaciones
judiciales entre las distintas Oficinas Judiciales.
Establecer criterios de asunción de expedientes judiciales por
parte de los Servicios Comunes.
Elaborar metodologías o procedimientos que resulten aplicables
para la solución de conflictos entre las distintas Oficinas
Judiciales.
5.- LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
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Le corresponde a las Comunidades Autónomas el diseño y
aprobación inicial de las RPTs, la creación de sus propios registros de
personal, la tramitación y resolución de las situaciones administrativas, la
determinación de los horarios, así como los mecanismos de control, tramitación
y gestión de vacaciones, permisos, licencias, compatibilidades, régimen
disciplinario y planes de redistribución de efectivos, entre otros.
Están llamadas a ejercer funciones esencialmente gerenciales,
surgiendo precisamente para gestionar lo que antes hacían las gerencias
territoriales, pero se les añade la posibilidad de prestar más servicios.
Se constituyen en el ámbito de la organización de la Administración
de Justicia con un doble objetivo:
a) Desempeñar la jefatura, ordenación y gestión de los recursos
humanos de las Oficinas judiciales sobre las que tengan
competencias.
b) Gestión de los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás
medios y recursos materiales.
No forman parte de la Oficina judicial, ya que su ámbito de
actuación y funcionamiento corresponde al Ministerio de Justicia o Comunidad
Autónoma correspondiente.
Se podrán establecer oficinas comunes de apoyo a una o varias
Oficinas judiciales, para la prestación de servicios, cuya naturaleza no exija la
realización de funciones encomendadas como propias a los funcionarios de los
Cuerpos de la Administración de Justicia y que se consideren necesarios o
convenientes para el buen funcionamiento de las mismas.
Se trata de una o varias oficinas que pueden ser creadas,
gestionadas y dirigidas directamente por la Comunidad Autónoma, con
competencias asumidas, y estarán integradas por el personal que se designe
por la misma.
Ejemplos de éstas podrían ser las oficinas de información al
ciudadano, orientación jurídica, servicio de traducción, transcripciones,
reprografía, peritaciones, consulta patrimonial, videoconferencia, etc.
Atendida la mayor o menor dispersión geográfica de los órganos
judiciales resulta necesaria la creación de Unidades Administrativas de
diferente ámbito en cada partido judicial, o en cada grupo de ellos, o incluso
servicios centralizados para servir a todos ellos.
Junto a servicios centrales que gestionen materias comunes a todo
su ámbito competencial administrativo, se podrán establecer servicios que se
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denominarían periféricos y que podrían integrar partidos judiciales, comarcas,
provincias o agrupaciones de éstas.
A su vez estas Unidades Administrativas Periféricas podrán tener
de forma que la misma resulte lo más operativa posible, diferente número de
personal, e incluso configurarse unipersonalmente.
Los puestos de trabajo de estas unidades administrativas podrán
ser cubiertos con personal de:
a) Los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de
Justicia.
b) De la Administración del Estado.
c) De las Comunidades Autónomas.
Quedan por lo tanto excluidos los Secretarios Judiciales.
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