Analizando los stocks de seguridad

Reporte No. AVC0011
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Analizando los stocks de seguridad
El stock de seguridad es el inventario que cumple con el objetivo de cubrirnos
de las variaciones de la demanda y de los tiempos de entrega con un nivel de
servicio determinado. En forma resumida el stock de seguridad nos cubre
frente a la incertidumbre en el sistema.
La incertidumbre se presenta de muchas formas, la más conocida esta en la
demanda del mercado. Hoy los pronósticos de demanda se han vuelto en
materia de estudio y lo más curioso es que cada vez son mas inexactos con la
realidad.
¿Qué esta pasando con las cifras del mercado? La respuesta es: las reglas de
juego están cambiando la forma de hacer los negocios. Hoy los consumidores
son más exigentes y desean productos nuevos con más frecuencia. Esto
obliga a los planificadores a trabajar pronósticos sobre los cuales no hay
historia, solo productos parecidos. Por otro lado hacemos mezclas, campañas
y el entorno cambia las preferencias de nuestros consumidores de una manera
tan compleja que es imposible predecir con exactitud lo que podemos vender
mañana, con menos probabilidad lo que podemos vender en unos meses. Lo
mismo ocurre con las entregas de materias primas e insumos. Nuestros
proveedores ahora son globales y sus tiempos de entrega se volvieron
variables creando también incertidumbre en el sistema.
Esto ha generado dentro de las compañías frecuentes roturas de stock. La
solución rápida está en los inventarios, en tener un stock de seguridad que
permita cubrirnos frente a esa incertidumbre creando costos incontrolados que
luego repercuten en la economía y rentabilidad del negocio. La mayor de estas
críticas es que el capital esta invertido en el inventario y no en el negocio
principal que genera la riqueza a la compañía. Es correcto que la logística por
medio del inventario crea valor a los consumidores y clientes en la forma de
tiempo y lugar al llevar el inventario lo mas próximo a sus mercados y
almacenándolo para entregarlo cuando lo necesita. Pero es también valedero
el argumento que nos dice que si exageramos en este inventario, los costos de
almacenamiento, oportunidad del dinero, obsolescencia, entre otros, nos
consumirá el valor agregado que estamos desarrollando. Entonces la pregunta
es ¿Cuánto inventario debemos tener?
Al margen de todas las variables que están afectando la incertidumbre del
sistema, lo importante es reconocer que existe una metodología para calcular
stocks de seguridad y es la que se discute brevemente en este artículo de una
forma tangencial.
En principio la historia forma parte de este sistema. Si un SKU no tiene
variaciones y además el proveedor es local ubicado en la misma ciudad y
sabemos que ellos tienen inventario de seguridad, no tiene sentido calcular ese
valor en nuestro eslabón de la cadena. Por lo tanto el punto de partida es la
variabilidad en los datos de la demanda histórica. Al respecto existen un
conjunto de principios a tomar en cuenta. Solamente discutiremos dos en este
artículo. Estadísticamente el valor promedio y la desviación estándar son los
valores estadísticos que caracterizan a un conjunto de datos. La desviación
estándar mide la dispersión de los datos con respecto a la media.
Veamos estas variables con el siguiente ejemplo con los datos graficados en el
Cuadro 1.
Cuadro 1: Curva de la demanda de los últimos 14 meses en unidades
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Si calculamos el promedio de los últimos 14 meses de este SKU su valor sería
318.93 und. y el valor de su desviación estándar sería 189.89 und. Sin
embargo, podemos observar que en el mes 6 se presenta una anormalidad, un
fenómeno denominado pico estadístico, el cual distorsiona nuestros
parámetros.
¿Que pasaría si este “outlier” o punto fuera de control lo suavizamos a un valor
normal o lo eliminamos
? Tendríamos un valor mas ajustado a nuestra
realidad. La respuesta a este método es que si mantenemos estos valores
estaríamos considerando que son parte de nuestra modelo de negocio y no es
así. Son eventos esporádicos que siempre ocurrirán y que dependen mas del
nivel de servicio que deseamos ofrecer a nuestros clientes. Imaginemos que el
pico de 880 und. lo suavizamos a 400 und. por indagaciones al área comercial
sobre el evento que ocurrió en esos periodos (vemos que la demanda cayo 2
Reporte No. AVC0011
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Página 2
meses antes y luego se elevó pudiendo ser una respuesta al mercado vacío de
mercadería). El Cuadro 2 nos muestra el cambio.
Cuadro 2: Curva de la demanda de los últimos 14 meses en unidades (Ajustada)
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Ahora vemos un gráfico ajustado, suavizado y sin el pico en el mes 6. Con
estos nuevos números los nuevos parámetros de promedio y desviación
estándar serían: 284.64 y 105.27 und. Las diferencias son del orden del 18% y
45% cifras que podrían ser representativas al valor de los stocks de seguridad
que podemos reducir si hacemos este análisis en nuestras compañías.
Estamos deduciendo que el stock de seguridad es un valor calculado de la
desviación estándar de los datos históricos de un SKU. Deducimos que los
datos históricos deben de ajustarse a una realidad de demanda que nos
permita calcular una desviación estándar precisa. Pero aun falta más, a este
valor tenemos que ajustarlo con el nivel de servicio deseado.
Para este análisis adicional, recurrimos a una de las herramientas más
poderosas en la logística y estadísticas: el análisis de Pareto o el ABC. No
todos los SKU´s de una compañía deben de tener el mismo nivel de servicio.
Aquellos de categoría A deben de tener inventario y los C probablemente no,
por ejemplo. Cada modelo de negocio define sus propias políticas de inventario
o reglas de negocio.
¿Pero como se calcula el nivel de servicio de un artículo? Para responder a
esta pregunta recurrimos a la curva denominada distribución normal o
campana de Gauss, la cual nos permite modelizar el comportamiento de
nuestras variables (datos históricos) en el tiempo. Si deseamos tener un nivel
de servicio del 90% entonces el valor que tomamos de esta distribución normal
es 1.28, pero si deseamos un 95% el valor es 1.65. La tabla de distribución
normal tiene todos los valores para el nivel de servicio deseado bajo la forma
de probabilidades.
Reporte No. AVC0011
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Página 3
En conclusión, al valor obtenido de la desviación estándar tenemos que
multiplicarlo por el valor del nivel de servicio que es el resultado de la
distribución normal. Al observar esta simple ecuación podemos notar que ha
niveles de servicio superiores los stocks de seguridad son mas elevados y por
el contrario, si deseamos niveles de servicio por debajo de 85% el valor del
stock de seguridad será menor al de la desviación estándar de nuestros datos
históricos.
¿Cuántas compañías analizan sus stocks de seguridad y cuál es la frecuencia
para hacer este análisis? Las respuestas a estas preguntas son asombrosas.
Muchas compañías nunca han analizado sus stocks de seguridad. Otras lo
hicieron alguna vez en el pasado y nunca más. Los sistemas integrados ERP´s
muy valiosos en la actualidad no los calculan. Estos sistemas los piden como
un dato a colocar en un campo en su sistema. Por estas razones, las
compañías deben comprometerse a descubrir cuales son los valores reales
para sus stocks de seguridad. Este esfuerzo les asegurará mayor confianza en
su sistema, menos roturas de stocks y menos inventario, finalmente una mayor
rentabilidad.
______________________________________
Acerca del Autor
Alex Vidal Paredes es Ingeniero Industrial de la Universidad
de Lima en Perú y MBA Graduado en ESAN. Trabajó durante
varios años en compañías industriales en las áreas de
logística y operaciones. Hace 15 años se inició como
consultor y líder de proyectos implementando soluciones
ERP´s y de Cadena de Suministro SCM en la Región Andina.
Actualmente se desenvuelve como Profesor en
Universidades de Prestigio en Perú ofreciendo los cursos de
Cadena de Suministro y Gerencia de Operaciones y es socio
fundador de AVC Consulting compañía de soluciones de
Planificación para Latinoamérica.
Reporte No. AVC0011
Alex Vidal Paredes
2009 AVC Consulting, ©
Página 4