le systeme de classification des archives officiels français. la serie w

Revista C a t a l a n a d'Arxivística
LLIGALL/2 (1990)
LE SYSTEME DE CLASSIFICATION
DES ARCHIVES OFFICIELS FRANÇAIS.
LA SERIE W.
DEBAT
Lucie
Favier:
J e remercie
beaucoup
d a n s cette s c é a n c e hautemment technique-
Mme. Pailhes p o u r s a brillante c o m m u n i -
archivistique, mais puis qu'il n'y a
cation; j ' e s p è r e qu'elle vous a d o n n é u n e
d'autres archivistes qui interviennent, j e
pas
vision sur notre système. J e peux ajouter q u e
poserai une question qui ne s e rapporte p a s
actuellement on est en cours d e révision du
tellement à la classification, mais à la publi-
vocabulaire et q u e ce nouveau vocabulaire
cation d e s inventaires. Parce q u e les inven-
devrait être publié cette année. I y a u r a d e s
taires d u X I X s. et d e l a p r e m i è r e moitié
vocabulaires normalisés, un t h e s a u r u s et
d e c e siècle qui ont été publiés, les inven-
une liste d'indexation, avec d e s listes d'auto-
taires s o m m a i r e s , moi j e les trouve admi-
rité, generant les relations d e synonimie. Et
rables,
même
en
sachant
qu'ils
sont
puis, u n e liste d e mots-outils. D a n s c e nou-
incomplets, qu'ils n'ont p a s vidé toutes les
veau vocabulaire le nombre d e s descripteurs
liasses, toutes les boîtes, et q u e les sommai-
va être réduit d e 1 3 2 4 , à l ' h e u r e actuelle,
res sont d e s échantillons d e s documents. J e
à moins d e 1 0 0 0 et on ajoutera environ 5 0 0
les trouve d ' u n e utilité fantastique,
synonimes. Et l'ensemble est p e n s é d e telle
point d e vue d e l'historien, a u point q u e cer-
façon q u e cela puisse être implanté sur logi-
tains inventaires s o m m a i r e s sont b e a u c o u p
ciel documentaire d u t h e s a u r u s . L a r é d u c -
plus intéressants qu'e n o m b r e d e monogra-
tion du nombre d e descripteurs à été operée
p h i e s sur la m ê m e petite ville, p a r exem-
g r â c e à u n e meilleure c o n n a i s s a n c e d e s
ple, Tuïr, aux P y r é n n é e s orientales. Ils sont
du
indexables. On a fait d e s e x p é r i e n c e s et on
m o d è l i q u e s , les inventaires s o m m a i r e s d e
s'est a p p e r ç u q u e certains indexeurs n'ont
Tuïr. On y a p p r e n d é n o r m é m e n t d e s cho-
p a s servi, et on a choisi un caractère a s s e z
s e s q u e l'on n'apprendrait p a s d a n s d e s
e n c i c l o p é d i q u e enveuülant q u e le terme
monographies courrantes. Alors, j e vois q u e
retenu soit j u r i d i q u e m e n t plus exacte q u e
maintenant, l'archivistique d ' a p r è s 1 9 6 0 les
d a n s le vocabulaire primitive.
Ceci
menées
est
par
le
résultat
les services
des
reflexions
d'archives
de
traite avec c o n d e s c e n d e n c e , c o m m e
des
inventaires qui étaient faits suivant
des
méthodologies p a s b o n n e s , et p e u utiles,
France et un groupe d'utilisateurs, le groupe
alors qu'on p u b l i e d e s inventaires q u i ne
P U M A , c o m p o s é d e plusieurs archivistes de
sont q u e d e s inventaires numériques. On n'y
l'ouest d e la France qui avaient déjà pratiqué
trouve p a s , généralement, les contenus d e s
un système informatique et q u i essaient d e
b a s s e s , m ê m e p a s u n e aproximation. Evi-
faire p a s s e r les doctrines d e la série W d a n s
d e n m e n t , si on n'a p a s le t e m p s d e r é d i g e r
l'utilisation pratique à l'aide d'un ordinateur.
d e s inventaires plus complets, on rédige d e s
inventaires provisoires. Mais j e ne crois p a s
Núria Sales: (historiadora). J e n'aurais
p a s o s é p o s e r u n e question q u e l q u o n q u e
utile d e les publier, p u i s q u ' i l s ne contiennent q u e les dates d e l a documentation ou
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le n o m d u notaire. Par contre, on présente
n ' e m p ê c h e p a s qu'ils aient u n e très g r a n d e
ç a c o m m e si c'était l a b o n n e c h o s e à faire,
utilité, m a i s maintenant on continue aux
mieux q u e les a n c i e n s inventaires s o m m a i -
Archives Nationales, à faire d a n s lesquel-
res. J e trouve ç a grotesque.
les la densité d e l'information est telle
qu'elle justifie un travail pareil. On fait ç a
Lucie Favier: J e ne p e n s e p a s q u e tout
soit exacte. L e s inventaires s o m m a i r e s sont
utiles, restent utiles et ils sont b i e n utilisés.
L e problème est qu'il n'est p a s possible, avec
le p e r s o n n e l q u e n o u s avons actuellement,
d e r é d i g e r d e s inventaires analítiques p o u r
l ' e n s e m b l e d e s séries. Il risque d o n c d ' y
avoir un choix: il y a u r a u n e s é r i e parfaite,
selon l a conception ancienne, et toutes les
autres, qui seron rendues innaccessibles p a r
m a n q u e d u moindre instrument d e recherc h a C'est très réaliste, l'application d e la Grculaire W. C'est faire face à la m a s s e actuelle
en permetant a u x c h e r c h e u r s non p a s
d'avoir toute l'information, en lisant l'inventaire, mais d e savoir où chercher les informations d a n s la m a s s e d e d o c u m e n t s
qui existe.
m ê m e p o u r d e s s é r i e s très contemporaines. L e s f o n d s d e versement d e s o e u v r e s
d'art, p a r exemple, on fait un inventaire
informatique qui s'appelle A R C A D E et q u i
est fait très finement. M a i s on ne peut p a s
le faire p o u r tout. J e crois q u e c'est l à le
problème.
Claudine
Pailhes. (Arxiu Departamental
d e Foix). J e dirais la m ê m e c h o s e q u e vous.
J e crois q u e le c a s d e s archives notariales
est extraordinaire. D a n s la plupart d e s fonds
d e s archives on a choisi un système intermédiaire, qui s'appelle le Repertoire Numér i q u e Détaillé, et q u i suffit à b e a u c o u p d e s
fonds d'archives. Mais le c a s du registre d e s
notaires, ce n'est p a s possible: c'est l'inventaire p i è c e à pièce ou c'est l'inventaire
n u m é r i q u e . Enfin, qui est a b s o l u m m e n t
Núria Sales: Oui, j e c o m p r e n d s très
bien q u e p o u r les archives actuelles, dont
la m a s s e ne peut a b s o l u m e n t p a s être comp a r é e a u x archives, j e ne dis p a s d u X I X ,
m a i s m ê m e d u d é b u t d u X X , on f a s s e u n e
autre chose, puisqu'on ne pourrait p a s faire
d e s inventaires analítiques p o u r tout, et
m ê m e p a r d e s inventaires s o m m a i r e s , mais
j e vois que, m ê m e en parlant d e s fonds
a n c i e n s , certains téoriciens d e l'archivistiq u e en parlent c o m m e un puisse-aller et
c'est ç a q u e j e regrette p a r c e q u e pour l'historien ils sont p r é c i e u x .
Lucie
Favier:
N o n , j e mantiens m o n
point d e vue: l'inventaire s o m m a i r e est un
puisse-aller p a r rapport aux inventaires ema60
litiques et a u x pièce-à-pièce détaillés. Ça
irréalisable. Disons q u e pour les notaires on
n'a p a s le juste milieu. E t c o m m e matériellement il est i m p o s s i b l e d e faire un inventaire acte p a r acte, on e n est a u répertoire
numérique.
Lucie Favier: J e contrarie un tout petit
p e u Mme. Pailhes sur un point: c'est q u e
p o u r les minutes d e s notaires on a fait u n e
expérience d'analyse, acte p a r acte, d e tous
les fonds notariaux parisiens, mais en choisissant u n e a n n é e donnée. C'est à dire,
qu'on a analysé tous les actes d e l'année
1 7 0 0 , et celà permet d e s études, m a i s c'est
u n e opération très g i g a n t e s q u e à laquelle
on a consacré b e a u c o u p d'argent, b e a u c o u p
d e personnel. D o n c , est un exemple, ç a ne
peut p a s être reglé.
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Margarita
Vázquez de Parga: Yo, m á s
q u e hacer u n a pregunta, quisiera contestar.
Q u i s i e r a contestar a l a historiadora. Yo
entiendo el punto d e vista d e los investigadores, pero también creo q u e los investigad o r e s tienen q u e entender el punto d e vista
d e los archiveros. Creo q u e nuestra responsabilidad m á x i m a e s conservar los archivos,
organizarlos, ordenarlos y describirlos p a r a
q u e los utilicen los investigadores, pero
s o b r e todo t e n e m o s la obligación d e tenerlos bien c o n s e r v a d o s y o r d e n a d o s . Entonces hay q u e establecer unas fases d e trabajo
en los archivos. Por supuesto q u e sería ideal
p o d e r tener todos los archivos descritos
pieza a pieza, documento a documento, con
u n a indización muy p r o f u n d a , pero yo m e
imagino q u e e s o c a e m á s bien del l a d o d e
l a ciencia ficción y a d e m á s s e g u r a m e n t e
sería insostenible d e s d e el punto d e vista
d e l gasto público. Por ello, creo sinceramente q u e hay q u e b u s c a r la justa m e d i d a .
L o s inventarios analíticos d e l siglo X I X , tan
bien realizados, ¿ a costa d e q u é s o n ? : a
costa d e q u e s e trabaja muy específicamente
en un fondo concreto, q u e alguien consid e r a b a m á s interesante, pero d e j a n d o absolutamente d e l a d o el resto y, en ocasiones,
sin ni siquiera instalar u n a proporción muy
g r a n d e d e l conjunto d e l a d o c u m e n t a c i ó n .
Por ejemplo, p u e d o decir con gran p e s a r
q u e en el Archivo Histórico Nacional d e
M a d r i d , q u e cuenta con un fondo con u n a
cantidad e n o r m e d e instrumentos d e descripción muy detallados, documento a documento, pero q u e sin e m b a r g o hoy en día
todavía hay un 4 0 % de documentación q u e
no tiene el m á s mínimo inventario ni disp o n e m o s d e la m á s ligera indicación s o b r e
s u contenido. E s o e s i m p e n s a b l e e n un sist e m a archivístico moderno, dotado d e u n a
organización archivística eficaz y con u n a
b u e n a planificación del trabajo archivístico.
LLIGALL/2 (1990)
Primero tenemos q u e s a b e r lo q u e hay, prim e r o hay q u e h a c e r u n a d e s c r i p c i ó n previa al nivel m á s g e n e r a l d e l inventario,
somero. C u a n d o t e n g a m o s controlado el
total d e los fondos, d e s p u é s p o d r e m o s llegar a e s a d e s c r i p c i ó n p o r m e n o r i z a d a .
A h o r a bien, también creo q u e hay u n a
p o s i b i l i d a d —y d e hecho nosotros lo estam o s h a c i e n d o así—, d e organizar proyectos conjuntos entre la universidad y los
archivos, con g r u p o s d e a l u m n o s previamente f o r m a d o s en el c a m p o archivístico
y en el c a m p o de la investigación en los q u e
se p u e d a desarrollar e s a descripción mucho
m á s detallada sobre fondos determinados
y, c o m o decía Mme. Favier, también haciend o muéstreos d e análisis muy detallados
s o b r e un tipo d e d o c u m e n t o s
concretos
durante u n o s a ñ o s concretos. Por s u p u e s t o
q u e p a r a los investigadores sería muy interesante p o d e r tener i n d i z a d a l a d o c u m e n tación a un nivel m á x i m o d e detalle, pero
yo creo q u e hoy por hoy, con los r e c u r s o s
h u m a n o s q u e tenemos, e s i m p e n s a b l e , y
q u e a u n q u e e s m e n o s atractivo y realmente
creo q u e todos los archiveros s i e m p r e tienen el sueño dorado de ver un catálogo muy
detallado p u b l i c a d o con s u n o m b r e
de
autor, creo q u e e s o hay q u e sacrificarlo y
h a c e r p r i m e r o u n a organización previa d e l
archivo y u n a d e s c r i p c i ó n a un nivel s u m a rio, p a r a controlar los fondos.
Lucie Favier:
II est certain qu'on peut
mettre une place une certaine collaboration
entre l e s archivistes et d e s g r o u p e s d'étudiants, ou d e s g r o u p e s d e volontaires d u
troisième âge, p a r exemple. M a i s e n c o r e
faut-il e n c a d r e r réellement les volontaires,
trouver un thème qui soit porteur p o u r q u e
les gens s'y intéressent, et qui soit fructueux
pour les autres, parce q u e chacun d e s cherc h e u r s q u i arrivent aux archives à son i d é e
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d e c e qu'il vient y chercher. On ne sait p a s
cation, m a d a m e , est q u e l'on peut en avoir
à priori q u e l l e s sont les questions qui vont
un exemplaire d a n s c h a q u e département et
n o u s être p o s é e s .
m ê m e d a n s c h a q u e institution.
Núria Sales: J e comprends très bien que
s'il n'y a p a s d e s moyens on ne fait p a s d e s
Josep Matas:
L a innovació d e la sèrie
única contínua, en realitat p o s a en qüestió
inventaires analytiques d e tout, mais alors,
o h a obligat a replantejar — s u p o s o — tota
lorsqu'on ne fait q u e d e s inventaires numé-
la tradició d e l s q u a d r e s d e l a classificació
riques p a r c e q u e l'on ne peut p a s faire une
fets a priori. S u p o s o q u e això, p e r a l'arxi-
autre chose, j e trouve inutile d e les publier.
vística f r a n c e s a , p e r a la tradició arxivística
Il y a d e s inventaires numériques actuels qui
f r a n c e s a , e s pot dir q u e é s u n a fita, fins i
sont si minces, que, au moment d e les rélier,
tot en el c a m p d e la reflexió teòrica. J o , el
il faut ajouter q u e l q u e s peiges avant le texte
q u e volia preguntar é s el següent: vostès ara
et q u e l q u e s p a g e s en blanc a p r è s le texte.
han estat explicant q u e el q u e els va portar
Alors, ç a ne vaut p a s la peine d'être publié.
a fer aquesta proposta de la sèrie única con-
Il suffit q u e ç a soit indiqué d a n s une fiche.
tínua é s el volum d e d o c u m e n t a c i ó q u e els
Il y a d e s archives notariales d e p u i s 1317
i n g r e s s o s m é s contemporanis obliguen a
j u s q u ' à 1 9 8 0 . Pas besoin d'en faire un livre,
incorporar als arxius. Per tal d'economit-
s'il n'y a p a s d'autre contenu q u e les n o m s
zar els e s p a i s va c a l d r e fer un replanteja-
d e s notaires et les dates d e s actes.
ment i la solució p r o p o s a d a é s a q u e s t a .
Aquest é s l'argument q u e vostès han donat.
Lucie Favier: I y a d e l'exageration d a n s
votre p r o p o s , m a d a m e . Peut être qu'il n'est
p a s utile d e pubÜer mais si vous êtes à
l'extérieur d'un dépôt d'archives et vous souhaitez savoir c e qu'il y a, il est q u a n d m ê m e
b o n d'avoir un moyen d e le savoir, m ê m e
si c e n'est q u ' u n e simple ligne avec la code,
la nature d u document et la date. Vous savez
au moins q u e cela existe. Si on ne p u b l i e
rien d u tout, vous ne s a u r e z qu'en revenant
sur p l a c e et qu'en vous redreçant a u conservateur.
Núña Sales: B i e n souvent les archivistes, m ê m e s'ils disent q u e c'est un répertoire numérique, ils font d e s c h o s e s mixtes,
heureusement.
Lucie Favier:
Bien sur. J e crois qu'il y
a b e a u c o u p d e répertoires numériques comportant suffissantment d'indications p o u r
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q u e ç a soit utilisable. L'avantage d e la publi-
A r a b é , Mr. J e a n Favier, en el d i s c u r s d e
cloenda d e les J o r n a d e s sobre Arxius Municipals fetes a G r e n o b l e l'any 8 3 , q u a n sugg e r i a als arxivers municipals f r a n c e s o s q u e
incorporessin l'experiència d e l q u e e s feia
d e s d e l s d e p a r t a m e n t a l s en l ' ú s d e l a s è r i e
única contínua, donava un altre a r g u m e n t
d e caràcter t a m b é teòric q u e e m s e m b l a
molt interessant, q u e e r a dir q u e els q u a d r e s d e classificació fets a priori eren possibles en è p o q u e s en q u è les
adminis-
tracions tenien p o c s canvis d ' o r g a n i g r a m a ,
p e r ò q u e en els moments en q u è les administracions, p e r l'evolució d e l t e m p s i per
les noves exigències q u e els f a la societat,
e s veuen obligats a alterar o r g a n i g r a m e s ,
aquests q u a d r e s d e classificació trontollen,
per dir-ho així. Llavors, l'argument q u e Mr.
J e a n Favier a d d u ï a c o m a principal a l'hora
d e replantejar tot el t e m a d e l s q u a d r e s d e
classificació e r a a q u e s t altre. L ' ú n i c a c o s a
q u e volia plantejar e r a fins a quin punt
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a q u e s t altre element, els canvis d'organi-
d e s séries fractionées, u n e série M qui était
g r a m a , els canvis d e caràcter orgànic d e les
en 10 endroits d a n s le service,... mainte-
administracions,
Arxius
nant, nous avons au volume les versements
Departamentals a l'hora d e fer a q u e s t a
contemporaines. C'est vrai q u e ç a a été u n e
van
pesar
als
opció importantíssima, d e s del punt d e vista
révolution. L e p e r s o n n e l d e s archives, le
d e la teoria arxivística, d e la sèrie contínua.
conservateur le premier, a d û s ' a d a p t e r à
ce nouveau système, il y a e u u n e réticence
Lucie Favier: S u r le dernier point, j e
p e n s e q u e c'est à Mme. Pailhes d e répondre. Est-ce q u e les administrations départementales changent d ' o r g a n i g r a m m e d e la
m ê m e façon et a u s s i f r é q u e m m e n t q u e les
administrations centrales?
Claudine
Pailhes: J e p e n s e q u e oui. Un
au d é b u t , mais c e n'est p a s d u r é e . L e s
Archives d e l'Ariège, p a r exemple, sont un
petit service et on a été d a n s les d e r n i e r s
à adopter la S é r i e W. On l'a a d o p t é e a u
moment d e l'aparition d e la Circulaire et
toutes les reticences ont d é j à d i s p a r u .
Montserrat Salvador.
(Arxiu Històric d e
d e s meilleurs e x e m p l e s est le c a s récent d e
S a b a d e l l ) : J o voldria preguntar la diferèn-
la décentralisation en France. Il y a quel-
cia q u e hi ha entre els fulls d e transferèn-
q u e s années, le service d e conservation était
cia d ' a b a n s d e l'aplicació d e la s è r i e W ,
q u e l q u e c h o s e p r e s q u e squélétique, à part
i si e s preveu t a m b é —ja s ' h a indicat a l a
les d é b a t s d e l ' a s s e m b l é e départementale.
ponència— la indexació dins del formulari.
Actuellement, c'est d e qui p r e n d le plus d e
volume: d e s services nouveaux se sont créés
et c e s modifications peuvent être très grand e s . E l l e s ont toujours existé et il s e trouve
q u e d a n s c e moment elles ont particulièrement d'importance.
Claudine
Pailhes: Non. L'application d e
la s é r i e W n'a p a s modifié la rédaction d e s
borderaux. Elle a modifié déaits, parce q u e
c'est q u e l q u e c h o s e qui a été toujours m a l
r é d i g é e d a n s les administrations, et ç a n'a
p a s été tres grave, d a n s la m e s u r e oii tout
Josep Matas: 0 sigui, la implantació del
sistema d e s è r i e única no n o m é s respondria a l'economització d ' e s p a i sinó q u e
t a m b é vindria d o n a d a p e r a q u e s t a evolució g e n e r a l d e l'Administració.
était répris aux Archives D é p a r t e m e n t a l e s
d a n s d e s autres b a s e s . Par contre, d e p u i s
l'instauration d e la S é r i e W il est évident
q u e les S e r v i c e s d'archives accordent infimimment plus d ' i m p o r t a n c e à la formation
d u p e r s o n n e l administratif, à la rédaction
Claudine Pailhes: II y a plusieurs raisons. Tous c e s a r g u m e n t s s e sont conjugés.
Peut-être q u e d a n s un service départementale l'organisation d e l a p l a c e à peut être
d o m i n é . L a s é r i e W c o r r e s p o n d bien à la
gestion d e l'espace. C'est b e a u c o u p p l u s
simple d e coter les versements continus q u e
d e réserver d e l a place. Enfin, théoriquement, d a n s un q u a d r e d e classement, avant
d e s inventaires qui ne peuvent p a s s e finir,
d e s b o r d e r e a u x , vu q u e le b o r d e r e a u est
un instrument d e r e c h e r c h e en lui-même.
Alors qu'avant il n'était, en fait, qu'un papier
de transmission administrative. Donc, disons
qu'il y a u n e différence, c'est à dire, q u e
le b o r d e r e a u n'était p a s bien fait avant.
VoUà.
Montserrat Salvador:
L a s e g o n a qüestió e r a si la indexació, é s a dir, si els voca-
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Revista C a t a l a n a d'Arxivística
LLIGALL/2 (1990)
bularis o els thesaurus estarien inclosos din-
nales d u Q u é b e c , en 1 9 7 9 , lorsqu'on a mis
tre dels fulls d e transferència, j a d e s d e roíi-
en p l a c e le n o u v e a u système informatisé, il
cina q u e remet la documentació. Si a través
y a eu é n o r m é m e n t d e d i s c u s s i o n s sur l a
d e l s arxivers e m i s s o r s e s redactarien els
façon d'identifier les f o n d s et c'est exacte-
mots clau.
ment cette solution q u i a été retenue. C'est
Claudine Pailhes: D a n s un département
il n'y a p a s d'archiviste missionaire. Il n'y
a q u ' u n service d'archivé et donc, l'indexation n'est a b s o l u m m e n t p a s c o m p r i s e d a n s
les b o r d e r e a u x . Pour le moment, est le personnel d e l'archive q u i l'e fait. D a n s les
administrations de niveau nationel, d a n s les
ministères, il y a d e s missionaires. C'est le
service d'archivé constitué qui fait l'indexation. Pour le m o m e n t , on ne confie p a s
l'indexation aux services versants. Pour le
m o m e n t , ç a paraît q u e l q u e c h o s e iréalisab l e d a n s l'état actuel d e formation d u personnel administratif.
Archives Nationales r e p o s e sur un certain
à dire q u e le C a d r e d e Q a s s e m e n t d e s
n o m b r e d e c o d e s a l p h a b é t i q u e s p o u r chaq u e catégorie d'archivé. Par exemple, les
archives d u Pouvoir Executif sont identifiées
p a r la lettre E et à l'intérieur d e la lettre
E en s é q u e n c e , c h a c u n d e s f o n d s d'archives d e c h a q u e ministère. M ê m e c h o s e p o u r
le fond d e s archives Privés, q u i porte l a lettre P, avec une identification numérique continue pour c h a q u e fonds d'archivé privé. J e
p e n s e que ç a a aidé à régler un certain nombre d e p r o b l è m e s et c'est un b o n système
d e description et d'indexation, évidemment.
Lucie Favier: Néanmoins, l o r s q u e n o u s
J e p e n s e qu'il faut q u e
avons voulu prévoir u n e gestion informati-
d a n s l'indexation il y ait une sistematisation,
q u e p o u r le nouveau bâtiment q u e n o u s
il faut d o n c employer s o i g n e u s e m e n t les
avons construit, le Centre d'Accueil
m ê m e s termes, et c'est a u m o m e n t
Recherche
Lucie Favier:
où
d e s Archives
de
Nationales,
le
l'archiviste p o s s è d e cette indexation qu'il
C A R A N , nous avons consulté d e s informa-
peut éventuellement r é p r e n d r e le contact
ticiens.
avec le service versant p o u r l'obliger à pré-
«Oh, votre système d e r é f e r a n c e est a b s o -
ciser le terme qu'il a été e m p l o y é . J e ne
l u m m e n t impossible, il n'y a q u ' u n seul
sais p a s si continue a y avoir d e s é c h a n g e s
moyen. Vous allez reprendre tous vos docu-
entre vous, a p r è s le versement.
ments et vous allez les coter en continu».
Dont l a première réaction à été:
A cette proposition, n o u s avons dit «non;
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Claudine Pailhes: E n principe non. L e s
échanges se font avant le versement puis que
nous controlons les bordereaux avant le versement. C'est d é j à un p r o b l è m e si u n e
analyse nous apparaît être d'indexation possible. Nous intervenons avant le versement.
A p r è s le versement, il n'y a plus d e relation.
comment fera-t-on à ce moment-là, il y aura
Michel Roberge: J e trouve très intéressant cette façon d'idéntifîer d é s o r m a i s les
fonds d a n s l a S é r i e W. Aux Archives Natio-
ficiles, d e telle façon qu'elles p a s s e n t d a n s
p l u s d e s c o n c o r d a n c e s ? Au point d e v u e
technique, il n'y aura p l u s rien. L e s chercheurs ne sauront plus c o m m e n t d e m a n d e r
leurs documents. C'est vous q u i devez vous
adapter à n o u s . » Et à force d e travailler
entre archivistes et informaticiens,
nous
s o m m e s arrivés à d é c o m p o s e r c e s cotes difun système informatique. N o u s les avons
d é c o m p o s é en identifiant, susidentifiant.
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Revista C a t a l a n a d'Arxivística
numéro
de
série,
et
actuellement,
au
reno d e los archivos administrativos,
se
C A R A N , vous pouvez d e m a n d e r un docu-
desarrolló todo en un plan informático q u e
ment coté F 1 C 3 A R I E G E 4 , en vous pliant
se conoce con el nombre d e S C A A (Sistema
à un certain nombre de pratiques d e l'infor-
d e Control de los Archivos de la Adminis-
m a t i q u e p o u r laquelle n o u s avons fait un
tración) y, realmente, en este momento no
m a n u e l pratique. Et ç a marche.
p o d e m o s decir q u e el sistema s e a operativo.
Q u i z á en este aspecto estamos p a g a n d o q u e
Michel Roberge: C'est u n e b o n n e ilustration q u e l'informatique doit se plier à nos
exigences, et non p a s n o u s s e plier aux exig e n c e s d e l'informatique.
el proyecto s e iniciara bastante al principio
del desarrollo d e la aplicación d e la informática a los archivos habiendo d i s e ñ a d o un
sistema informático q u e se b a s a b a en la utilización de grandes ordenadores, y en el sis-
Margadta Vázquez de Pcuga: Por supuesto, nosotros, d e s d e la Dirección d e Archivos Estatales p o s e e m o s un pian d e informatización d e los archivos y ya tenemos u n a
experiencia desarrollada bastante amplia. Por
u n a parte, el sistema q u e estamos desarrollando cubre d o s aspectos distintos: uno s e
p u e d e decir q u e va orientado hacia el tratamiento d e los archivos históricos y otro q u e
va mucho m á s d e d i c a d o al tratamiento d e
los archivos administrativos. L a verdad e s
q u e el sistema d e tratamiento d e los archivos históricos, q u e s e está haciendo c o m o
u n a experiencia piloto, b a s a d a a d e m á s en
el proyecto de informatización integral del
Archivo General d e Indias, se está desarroll a n d o con un sistema a b s o l u t a m e n t e
moderno, caracterizado por el uso d e pequeñ o s o r d e n a d o r e s , minis o micros. E n este
momento, p u e d e decirse q u e está funcion a n d o ya en u n a f a s e experimental. E n
alguna d e s u s aplicaciones, c o m o p u e d e ser
la d e gestión d e investigadores, ya está
implantado de u n a f o r m a regular y, a continuación, este año estamos ya implantándolo
en el resto d e los archivos d e la red, a partir de que en junio del año 1 9 8 8 se implantó
en el Archivo General de Indias. Pero bien,
esto no afecta tanto a lo q u e e s el tratamiento
d e los fondos y d e los c u a d r o s d e clasificación d e las series documentales. E n el ter-
tema operativo VAX, q u e hoy en día ha
q u e d a d o totalmente obsoleto, s o b r e todo en
relación con los nuevos tipos d e ordenadores. Entonces, en lo q u e estamos trabajando
ahora, precisamente, e s en la conversión de
e s e sistema — q u e analíticamente, d e s d e el
punto d e vista archivístico, e r a muy b u e n o
y f u n c i o n a b a muy bien—, a las exigencias
del nuevo tipo d e o r d e n a d o r e s y q u e adem á s s e a un sistema q u e de alguna forma s e a
compatible con el resto d e los archivos históricos, p o r q u e p e n s a m o s q u e no p o d e m o s
tener d o s sistemas totalmente independientes: un sistema d e gestión y tratamiento de
la información en los archivos históricos y
otro sistema totalmente d e s c o n e c t a d o q u e
sirva únicamente p a r a los archivos d e tipo
administrativo. Por tanto, en este momento
estamos haciendo e s a conversión. Y, por
supuesto, todo el sistema d e cotación o de
signaturación, de codificación, va a ser mantenido. Justamente, éste ha sido uno d e los
aspectos que han consumido m á s tiempo d e
trabajo y d e definición d e toda esta codificación, con la pretensión d e adaptarlo d e
manera que las modificaciones que haya que
hacer sean lo suficientemente pequeñas para
que no s e a necesario revisar el trabajo entero.
Lucie Favier: J ' a i p e u r q u e si on p e n s e
avant, il faut ensuite prévoire d e s révisions.
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LLIGALL/2 ( 1 9 9 0 )
II faut
toujours
Revista C a t a l a n a d'Arxivística
révisions,
fonds, b a s é sur le système M I S T f l A L , et ce
d'abord p a r c e q u e le système m ê m e évolué,
prévoir
des
système maintenant il n'est p a s a s s e z con-
et on n'arrivera p a s a être à l'abri d e s révi-
viviable. L e s systèmes actuels sont b e a u c o u p
sions q u a s i p e r m a n e n t e s .
plus faciles à se'n servir p o u r les utilisateurs
et m ê m e p o u r les réalisateurs.
Margañta
Vázquez de Porga: S í , pero
yo d e t o d a s f o r m a s creo q u e la diferencia
q u e ha habido entre la generación d e orden a d o r e s con los q u e preveíamos trabajar
c u a n d o s e inició este proyecto, y la nueva
generación d e ordenadores ha sido enorme.
L a s r e f o r m a s en los p r o g r a m a s q u e v a m o s
a tener q u e hacer d e ahora en adelante son
mucho menores q u e las q u e ha habido q u e
hacer d e l a generación anterior a ésta.
Margañta
Vázquez de Porga: Sí, cierta-
mente, el sistema d e recuperación y de utilización d e la información q u e s e ha desarrollado p a r a la b a s e d e datos descriptiva del
Archivo General d e Indias, e s un sistema d e
gran facilidad d e utilización p a r a los investigadores. D e e s o e s d e lo q u e s e trataba.
Lucie Favier:
J e vous r e m e r c i e à tous
d e votre attention et j'ai été très h e u r e u s e
Lucie Favier: C'est tout-à-fait exact. Parce
q u e n o u s avons réalisé un inventaire d e s
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d e participer avec vous à cette s c é a n c e d e
c e matin.