oficina de control interno evaluación implementos deportivos
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OFICINA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN IMPLEMENTOS DEPORTIVOS INFORME FINAL BOGOTÁ D.C., ENERO 2016 1 Director General Aldo Enrique Cadena Rojas Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspedes Grupo de trabajo Kelly Johanna Serrano Rincón Contratista Jairo Antonio Palacios Peña Profesional Especializado 6 (E) 2 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN 4 II. OBJETIVO 4 III. ALCANCE 4 IV. GENERALIDADES, DESARROLLO Y VISITAS 5 V. FORTALEZAS 6 VI. ESCUELAS DE MI BARRIO 7 VII. LIGAS 10 VIII. CDP 11 IX. OPORTUNIDADES DE MEJORA 12 X. HALLAZGOS 15 3 I. INTRODUCCIÓN Dando cumplimiento al Plan Operativo de 2015 de la Oficina de Control Interno, se llevó acabo la Evaluación a Implementos Deportivos, este informe preliminar presenta para consideración de los responsables los resultados de la evaluación realizada con el fin de mejorar los materiales, las condiciones técnicas y la vida útil de los implementos deportivos relacionados con el programa Forjador de Campeones y los implementos en comodato con las Ligas Deportivas del IDRD. La evaluación se efectuó por profesionales al servicio de esta dependencia, a quienes se les brindó por parte de la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes y Almacén General el Inventario de Bienes y Servicios por Dependencia y el inventario de Implementos del programa Escuelas de Mi Barrio. II. OBJETIVO Evaluar el estado, la adecuación, su funcionalidad, la disposición (bodegaje – custodia), contratos y la ficha técnica de cada uno de los implementos deportivos que el Instituto tiene con las respectivas Ligas y el Programa Escuelas de mi Barrio para el óptimo desempeño de los deportistas y/o usuarios. III. ALCANCE En desarrollo del Plan Operativo 2015 aprobado por el Comité del Sistema Integrado de Gestión, Acta No. 42 del 12 de febrero de 2015, se contempla la realización de Evaluaciones en tiempo real a los diferentes procesos institucionales, por ello la Oficina de Control Interno viene realizando las visitas de campo a los Programas Deportivos y a las Ligas que tienen comodato con el IDRD. Se realizó la evaluación de acuerdo al procedimiento de auditorias internas de control interno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen indagaciones, visitas en campo con obtención de evidencias y/o soportes. Se realizaron visitas de campo en diferentes días de la semana, donde se recolectaron evidencias del estado de los elementos deportivos utilizados y posteriormente se realizó la revisión documental de los contratos realizados para la adquisición de estos mismos. 4 IV. GENERALIDADES Y DESARROLLO Durante la evaluación al Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria desarrollada por la Oficina de Control Interno, se enseñaron las tablas de Skateboard en muy malas condiciones con las que practican los usuarios del Programa Escuelas de mi Barrio del Proyecto Bogotá ParticipActiva. Adicionalmente en la Auditoría que se realizó a la Subdirección Técnica de Parques se evidenciaron algunos de los elementos en comodato y escenarios con las Ligas en malas condiciones y de los Centros de Perfeccionamiento Deportivos; por estas razones se decidió realizar la evaluación. Se realizaron visitas a las diferentes Ligas para verificar algunos elementos que se tiene en comodato, se visitaron las ligas de: Atletismo, Katare Do, Beisbol, Tenis de Mesa, Lucha Olímpica, Boxeo, Ciclismo, Voleibol, Gimnasia, Judo y Softbol. Los Centros de Perfeccionamiento que se visitaron: Lucha Olímpica y Gimnasia, Boxeo. Se visitó parte de la programación de Escuelas de mi Barrio. VISITAS OBJETIVO LUGAR FECHA CPD Lucha Olímpica Parque Cayetano Cañizares 11 de agosto de 2015 CPD Gimnasia Parque Cayetano Cañizares 11 de agosto de 2015 CPD Boxeo Parque Cayetano Cañizares 11 de agosto de 2015 Liga Atletismo Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga Karate Do Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga Beisbol Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga Tenis de Mesa Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga Lucha Olímpica Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga Boxeo Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga Ciclismo Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 5 Liga Voleibol Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga de Gimnasia Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga de Judo Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Liga de Softbol Unidad Deportiva el Salitre 25 de agosto de 2015 Escuelas de mi Barrio Suba Rincón 8 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Suba Santa Cecilia 8 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Suba Tibabuyes 8 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Suba- Tuna alta 8 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Antonio Nariño – La Fragua 24 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Antonio Nariño – Villa Mayor 24 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Santa Fe – Las Cruces 24 de septiembre de 2015 Escuelas de mi Barrio Ciudad Bolívar - Arabia 29 de septiembre de 2015 V. FORTALEZAS En las diferentes visitas se observó que las personas que custodian estos implementos han elaborado herramientas de control para el uso y conservación sin dejar de lado la disposición a los usuarios, realizando la previa inducción para el uso óptimo. En el desarrollo de las actividades se pudo observar sentido de pertenencia por la implementación y un manejo adecuado por parte de las personas; el personal es calificado (entrenadores, profesores, técnicos) lo que genera que los insumos no sean mal manipulados para así evitar el deterioro por mal uso. Es de destacar la disposición que tuvieron los Profesores del Programa “Escuelas de mi Barrio” frente al desarrollo de la Evaluación y además de los funcionarios del 6 Almacén General del IDRD que prestó un buen servicio al brindar el acompañamiento en cuanto a la revisión de los comodatos en las diferentes Ligas. Se encontraron los elementos seleccionados en la muestra, se evidencia control frente a estos implementos por parte del IDRD, en complemento con los funcionarios de las Ligas. VI. ESCUELAS DE MI BARRIO En las visitas realizadas al Programa Escuelas de mi Barrio se encontró que el programa cumple con su objetivo promoviendo la práctica de la Actividad Física y el Deporte a sectores críticos de la población (Plan 75). Sin embargo, en la ejecución de las clases, los usuarios (niños y jóvenes) de este programa no cuentan con la implementación deportiva y logística necesaria para un mejor desarrollo y las clases no cumplen con las óptimas condiciones. Es de resaltar que este programa está dirigido a sectores críticos y por ello el no contar con una bicicleta apta o una tabla de Skateboard en condiciones técnicas para las actividades dificulta el aprendizaje, y además sino existe buena implementación deportiva la calidad del servicio como desarrollo deportivo se dificulta. En palabras de los usuarios, obtenidas en entrevistas durante las visitas de campo, manifiestan que cuentan con el recurso humano capacitado (profesores); sin embargo son los profesores los que gestionan el apoyo logístico, siendo notorio el esfuerzo de ellos para conseguir los recursos, que en ocasiones no se alcanzan a lograr los objetivos para el desarrollo de las actividades. Para el equipo auditor es evidente el éxito del programa y la aceptación comunitaria, ya que se cuenta con la población necesaria y el incremento en el número de beneficiados. De los usuarios (niños y jóvenes) se destaca de la continuidad, pese a no tener los recursos necesarios y la continuidad en el Programa. La ejecución de este tipo de iniciativas que son la misionalidad del Instituto requiere mas apoyos logísticos que redundarían en una mayor cobertura y mejor calidad de servicio, por esto se hace necesario que se evalúen los logros obtenidos y se mejore la planeación; por ende mejoraría los medios y los recursos (técnicos y logísticos) para el óptimo desarrollo del Programa. Es necesario que desde el Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria en cabeza de los Coordinadores locales realicen los monitoreos, que sean constantes a estas actividades; lo anterior teniendo en cuenta que los Profesionales encargados de los Equipos Locales son los Supervisores Técnicos de los Contratos de los Profesores de las Escuelas de mi Barrio, se sugiere dejar documentadas y registradas las actividades desarrolladas con el fin de 7 mejorar el servicio que se presta a la comunidad. Durante las visitas se observó la ausencia de algunos Profesores y en ocasiones los Profesores cambiaron el horario de atención, dejando la programación que facilito el Área de Deportes en entredicho, ya que estos cambios en la programación no fueron comunicados al Programa, observándose falta de acompañamiento en la labor; en estos cambios también se disminuyeron las horas laboradas, alterando de esta manera el cronograma entregado desde la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes como insumo de la Evaluación y el cual está publicado en la red. Por otra parte, se evidenció que los insumos suministrados no cuentan con la calidad pertinente para el desarrollo óptimo de las actividades, generando más gastos al Instituto, por ejemplo los balones fueron entregados tres meses antes del momento de la visita y las condiciones observadas no eran las adecuadas. Las tablas de Skate fueron entregadas poco tiempo antes de la visita de evaluación y el material de fabrica no es de la mejor calidad para el desarrollo del programa, se dificulta su mantenimiento y su puesta en uso; dado el desgaste que sufre constantemente. Al hacer la visita al Escenario de BMX del parque Vecinal Arabia, pese a que el Profesor de las Escuelas de mi Barrio fue la persona que gestionó las bicicletas en la Alcaldía Local de Ciudad Bolívar; dichas bicicletas evidencian mal estado (como se muestra en las imágenes); es necesario que se le haga el mantenimiento a las mismas o sean reemplazadas. Además es de resaltar que estas no son las bicicletas adecuadas para el desarrollo de este deporte y se encontro que los usuarios no cuentan con los medios para comprar este tipo de implementos deportivos. Por otra parte el uniforme y la protección que se proporcionó a los usuarios en el caso de las Escuelas de mi Barrio DUNT no son los adecuados, teniendo en cuenta la edad de los niños que los portan, las rodilleras no les sirven (son para adultos), en ocasiones suplantan las rodilleras por las coderas, desperdiciando así el recurso, los cascos se observaron de mala calidad como se ve en las imágenes. 8 Bicicletas en mal estado Ajustes artesanales en bicicletas Implementos inadecuados de Material del casco de baja calidad Desgaste de llantas Bolsas para elementos. Mal estado de balones Tablas astilladas por material de Los cascos se despegan baja calidad el seguridad transporte de 9 VII. LIGAS La evaluación se desarrolló verificando los comodatos que se tiene con: Liga Atletismo, Liga Karate Do, Liga Beisbol, Liga Tenis de Mesa, Liga Lucha Olímpica, Liga Boxeo, Liga Ciclismo, Liga Voleibol, Liga de Gimnasia, Liga de Judo y Liga de Softbol. Se preguntaron por algunos de estos elementos identificando el producto, la descripción, número de placa, el costo histórico y el valor en libros. Encontrando que muchos de los elementos ya se les terminó la vida útil, sin embargo se encuentran apiladas y embodegadas y no han sido reintregradas al IDRD para su destinación final. Por otro lado algunos implementos deportivos (bicicletas, colchonetas de seguridad, jabalinas, muñecos de práctica entre otros) se encuentran en malas condiciones las cuales son fundamentales para el desarrollo de las prácticas deportivas. Igualmente se encontraron muchos de los elementos son obsoletos, estos tienen más de 10 años de uso; los entrenadores manifiestan “que para las competencias estos elementos interfieren en el desempeño del deportista ya que, por ejemplo, las bicicletas actuales son más livianas que las de hace cinco años, esto hace que otro deportista pueda tener mayor velocidad y rendimiento con un mismo esfuerzo, lo que genera que nuestros deportistas estén en desventaja frente a otros deportistas en condiciones de implementación mejores”. En el mismo sentido, algunos de los implementos deportivos no son reportados por las Ligas como obsoletos, ya que se manifiesta que al momento de reportarlos serian dados de baja, sin existir inmediatamente el recurso para reponer el elemento. Como por ejemplo el lanza pelotas de la Liga de Softbol, la colchoneta de salto de altura de Atletismo, entre otros. Por último se evidenció que algunos objetos no se encontraban al momento de la visita en el lugar de origen, por ejemplo algunas bicicletas, están en custodia de los deportistas, sin embargo no se evidenció que exista un control para responsabilizarlos sobre su utilización. En algunos casos se han firmado actas de entrega, sin embargo se observó que no todas las actas se encuentran firmadas por los deportistas; algunas personas que trabajan en las Ligas manifiestan que algunos de estos deportistas ya no se encuentra en el país y la bicicleta sigue en custodia del deportista, generando falata de vigilancia y control de los elementos. Para la Evaluación de la Oficina de Control Interno, se hace necesario, que para el óptimo desarrollo de nuestros deportistas se cuente con las mejores condiciones y los mejores implementos deportivos ya que esta es la misionalidad del Instituto y son los que representan no sólo al Instituto si no a Bogotá. Por esto se recomienda que se mejore la planeación, que los programas inviertan en implementación deportiva, que se crezca 10 técnicamente a la par del desarrollo de los deportistas. Acta de entrega sin firma del Lanza pelotas de softbol obsoleto deportista Colchonetas de seguridad en mal estado VIII. CENTRO DE PERFECCIONAMIENTO DEPORTIVOS - CDP Se realizó visita al Parque Cayetano Cañizales a los Centros de Perfeccionamiento Deportivo de Lucha Olímpica, Gimnasia y Boxeo en estas, se observó que algunas de estas instalaciones deben mejorar en su dotación e infraestructura tanto en lo locativo como en la implementación deportiva cumpliendo con las especificaciones técnicas para cada deporte. Se evidenció que los elementos deportivos con los cuales los deportistas realizan sus entrenamientos se encuentran en alto grado de deterioro como se muestra en las imágenes, algunos de estos implementos ya terminaron su vida útil; además que no se les realiza según las entrevistas realizadas el mantenimiento preventivo y correctivo necesario. Las diferentes modalidades deportivas deben tener los materiales deportivos y escenarios pertinentes para la buena práctica del deporte, garantizando con ello una eficiencia en el entrenamiento. Además el Instituto corre riesgo antijurídico al momento de una lesión ya que los escenarios en su estado actual no garantizan que los riesgos inherentes se puedan subsanar. Implementos como colchonetas se encuentran en un grado alto de deterioro y se evidencia falta de higiene por sus precarias condiciones. El foso de espuma se encuentra con muy poco material, el entrenador comentó que este es necesario para el entrenamiento pero debido a su precariedad se ha dejado de utilizar pues presenta riesgo para el deportista. 11 Hay algunos implementos nuevos en diferentes parques que se pueden redistribuir para surtir este tipo de espacios con mejores implementos. Cajones deportivos deteriorados Implementación anti higiénico Soportes de gimnasia inadecuados Foso de espuma sin espuma IX. OPORTUNIDADES DE MEJORA Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y referente a la observación 1 “Los implementos encontrados en los parques no son propiedad del Área de Deportes por lo que no es posible que desde esta área se ejecute 12 alguna acción para aprovecharlos. Por lo anterior, la recomendación hecha por Control Interno, la cual consideramos muy pertinente, debe ser dirigida a la la Subdirección Técnica de Parques” la Oficina de Control Interno reitera la observación en el sentido de optimizar los recursos institucionales; labor que le compete a toda la entidad y particularmente a la STRD quién en vigencias anteriores adquirió por diferentes programas los elementos mencionados, por tal razón la oportunidad de mejora se mantiene: 1. En el desarrollo de la Auditoría realizada a los Parques Distritales para el primer trimestre de 2015, se evidenciaron diferentes implementos deportivos que no se están utilizando y se encuentran nuevos; antes que el IDRD enfrente investigaciones por detrimento patrimonial se recomienda que la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes de la mano de la Subdirección Técnica de Parques realicen un inventario conjunto de los implementos deportivos almacenados en los diferentes parques que se encuentran en óptimas condiciones para realizar una distribución de estos mismos a los diferentes centros donde son necesarios (por ejemplo, en el Estadio de Techo se encontraron muchos guantes de boxeo y balones nuevos almacenados allí desde hace varios años, en el Parque La Amistad igualmente se encontraron diferentes implementos deportivos). Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y referente a la observación 2 “La demora en el traslado de la implementación se originó sólo para Skate y se debió a una situación extraordinaria en la que el Coordinador local IDRD tenía confusión frente a la destinación de los implementos, por lo que no autorizó su traslado inmediato. A la fecha, el tema fue solucionado y la implementación fue trasladada a la localidad de Suba donde funciona la escuela de dicho deporte” la Oficina de Control Interno mantiene la oportunidad de mejora en el sentido de sugerir que este tipo de inconvenientes y que han quedado escritos en las obligaciones contractuales no se presente a futuro para la mejora continua, por tanto la oportunidad de mejora se mantiene: 2. Al momento de la visita se observo, que a pesar de necesitar los implementos deportivos para el Programa Escuelas de mi Barrio, algunos no se habían distribuido a los diferentes puntos donde se desarrollan las actividades. Los Profesores de este programa no podían cumplir con las obligaciones contractuales debido a la falta de implementos; como lo establecen los contratos “Obligación 1. Prestar sus servicios como INSTRUCTOR ESCUELA DEPORTIVA DE MI BARRIO, en la disciplina deportiva asignada, de acuerdo con la programación establecida por el supervisor en las Localidades asignadas”; y la obligación No.9 “Velar y responder por el manejo y conservación de los equipos, muebles, elementos deportivos y bienes confiados por el Instituto para su guarda, administración y uso, requeridos para el cumplimiento del 13 objeto contractual, los cuales debe reintegrar al Almacén General antes de la Liquidación del contrato, a través del comprobante de reintegro utilizado en la Entidad. Es necesario que estos implementos se distribuyan en forma ágil a los puntos donde se desarrollan las actividades, igualmente en las obligaciones de los Profesores no está el transporte de la implementación deportiva y la Coordinación del Programa debe hacer acompañamiento con el fin de obtener de la comunidad sitios seguros de custodia cercanos a los parques. Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y referente a la observación 3 “La invitación pública IDRD-STRD-IP-053-2015 a la que se refiere este numeral corresponde a la oferta N° 3704 de 2015 la cual fue firmada en el mes de septiembre y la implementación fue recibida hasta el mes de noviembre, por lo que no es coherente la observación dada por su oficina. El anterior contrato de implementación para el programa Escuelas de mi Barrio es el 2267 del 2013” la Oficina de Control Interno mantiene la oportunidad de mejora en el sentido de la calidad requerida de los implementos deportivos para el cumplimiento del cronograma del programa y con respecto a la Licitación se modifica de la siguiente forma: 3. Si bien se evidenció en los estudios previos de los implementos deportivos en la Licitación Pública con Número IDRD-STRD-SAS-039-2013, y que posteriormente se encuentran contemplada en el contrato 2267 de 2013; en donde una de las obligaciones contractuales, específicamente Literal h) “Garantizar que las materias primas utilizadas para la fabricación de los elementos objeto del presente contrato, sean de óptima calidad y cumplan con las normas establecidas por las autoridades correspondientes”. Los oferentes deben cumplir con todas las especificaciones técnicas y los requerimientos obligatorios relacionados con los estudios. Lo anterior debido a que en el transcurso de la evaluación, se observó que estos implementos no cuentan con la calidad requerida para el desarrollo del programa, si bien, es necesario pensar en ahorrar costos en diferentes aspectos, se hace necesario que se tome en cuenta la relación COSTO DE IMPLEMENTACIÓN / VIDA ÚTIL DEL MISMO, ya que la vida útil de estos implementos no es directamente proporcional al cronograma de este programa. Esto es una recomendación para futuras licitaciones, que se tome en cuenta el criterio de los profesores que tienen relación directa con estos implementos y que técnicamente saben cuales los mejores implementos para una buena práctica deportiva. Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y 14 referente a la observación 4 “Solicitamos que en el presente informe se detalle cuáles fueron los días, horarios y profesores que no asistieron a clase con el fin de hacer un seguimiento individual y tomar los correctivos del caso.” En el presente informe en el literal IV se observan las fechas y los escenarios visitados, sin embargo, el objeto de las auditorías y evaluaciones internas está encaminada a los procesos, controles, procedimientos y seguimientos; la labor de supervición es de las dependencias, por tanto la oportunidad de mejora se mantiene: 4. Por último, se encontró que el cronograma que se tiene publicado en la página web del Instituto, con respecto a Escuelas de mi Barrio, no se está llevando a cabo; los profesores cambian sus horarios y no lo informan a la Coordinación del Programa. Los profesores no están dictando la cantidad de horas establecidas en el cronograma (en casos donde si se contaba con la implementación adecuada). Desde el Programa de Escuelas de mi Barrio o quien haga sus veces, hace falta supervisión a estos contratos exigiendo cumplimiento y calidad. Es de aclarar que no son todos los Profesores, en algunos casos a pesar de no tener la implementación se encontraron dando clases teóricas. X. HALLAZGOS Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y referente al hallazgo No.1, este se mantiene en el sentido de llamar a las dependencias a unos mejores procesos de planeación de los programas que contemplen las necesidades de la comunidad, implementación deportiva, escenarios, beneficiados, apropiación de la comunidad de los programas. Por otro lado, la respuesta de la STRD a la “posibilidad de no abrir escuelas” por falta de implementación deportiva no es la acción a tomar ya que el sentido del hallazgo es por falta de planeación, sin olvidar los logros que el programa ha tenido en los últimos tres años; por tanto: Hallazgo 1. En el desarrollo de la Evaluación se evidenció que en las Obligaciones Contractuales de los profesores de “Escuelas de mi Barrio”; no existen obligaciones relacionadas con la obtención de los implementos Deportivos tales como bicicletas, patines, entre otros, lo cual se está dejando a manos de los Profesores, desviando el Objeto Contractual. El Programa Escuelas de mi Barrio está dirigido a 13 localidades de la ciudad de sectores críticos. No obstante, no se evidencia la planeación, ya que los usuarios no cuentan con los recursos para suplir las necesidades de implementación deportiva y cómo esta implementación ha llegado inoportunamente, se hace necesario que este programa planee de mejor manera la entrega de recursos 15 para brindar su servicio y que esto sea responsabilidad del programa y no de los profesores ni de la comunidad. Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control, manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internos del IDRD. Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y referente al hallazgo No.2, la Oficina de Control Interno remitió el Informe Preliminar a la Subdirección Administrativa y Financiera con el fin de ser respondido por el Área competente. Una vez recibida la respuesta con el memorando No. 464213 de 30 de diciembre de 2015, en cuanto a “La entidad da estricto cumplimiento al régimen de contabilidad pública, en especial a la vida útil de activos despreciables o amortizables para esta clase de elementos, se clasifican en Maquinaria y Equipo y se estableció por parte de la Contaduría General de la Nación un tiempo de 15 años es decir, 5.400 días”. A su vez el Régimen de Contabilidad Publica establece: “La vida útil de las propiedades, planta y equipo debe revisarse anualmente y, si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por razones tales como adiciones o mejoras, avances tecnológicos, políticas de mantenimiento y reparaciones, obsolescencia u otros factores, podrá fijarse una vida útil diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectúa el cambio ”, si bien así mismo en el radicado dice: “En cuanto a que se debe estimar una vida útil diferente de este tipo de elementos, solicito respetuosamente se evalúe por la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte para determinar de manera técnica la vida útil de los mismos ” por esto, aunque el concepto técnico y quienes deben determinar el estado de los bienes anualmente son los Supervisores de los comodatos de las diferentes Ligas; la Subdirección Administrativa y Financiera, se sugiere, coordinar con los supervisores, mediante reportes anuales de éstos, a fin de tomar las acciones correctivas, esto es, aplicar la depreciación acelerada a los bienes, cuando amerite. Por lo tanto el hallazgo queda en firme: Hallazgo 2. La depreciación de los implementos deportivos que hacen parte de los comodatos con las Ligas, si bien se está realizando; se encontró que su valor en libros está supeditada a un rango de 5400 días, es decir 15 años. Sin embargo, por medio de la Resolución 004 de 2012 (6 de enero) el cual está presente en el normograma del Procedimiento INGRESO DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS, en el numeral 2.3.3.1. Propiedades, Planta y Equipo “Por regla general la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos a la generación de productos o servicios del ente público. No obstante, aquellos activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron formados o adquiridos. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando aquel que mejor 16 refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente”. se puede concluir que la vida útil del bien depende de la estimación del mismo y por esto, se hace necesario que se replantee la forma de depreciar los bienes que hacen parte de los comodatos con las Ligas ya que en muchas ocasiones no amerita tantos años, sino que obedece al uso del bien. Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control, manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internos del IDRD. Teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, en el oficio radicado con el número 433523 del 09 de diciembre de 2015 y referente al hallazgo No.3. con respecto a la afirmación “jurídicamente el IDRD no tiene la facultad de solicitar controles específicos para su manejo (implementación deportiva)”; si bien es cierto que los bienes son entregados en COMODATOS, la propiedad de la cosa no deja de ser del IDRD (CODIGO CIVIL, TITULO XXIX, ARTICULO 2201); en tal sentido, los recursos con los que fueron adquiridos dichos bienes, son del estado y por tanto es obligación del IDRD ejercer vigilancia y control sobre los mismos y una de esas actividades puede ser el control a los procedimientos de préstamo, por tal motivo el hallazgo se mantiene: Hallazgo 3. Al realizar las visitas a las diferentes Ligas, se encontró que algunos elementos deportivos no se encontraban en el lugar donde deberían estar; estos elementos fueron prestados a ciertos deportistas que requieren para su entrenamiento diario. Sin embargo, se evidenció que no hay registro ni responsabilidades de los deportistas con los bienes, si bien es un procedimiento interno de la Liga, se sugiere que se establezcan controles para que estos implementos no se encuentren sin la custodia y el uso adecuado. Por ejemplo la bicicleta que está en custodia de un deportista que ya no vive en Colombia. Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control, manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internos del IDRD. Cordialmente, LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDES Jefe Oficina de Control Interno 17 Proyecto: 18 Kelly Johanna Serrano Rincón - Contratista Oficina de Control Interno Jairo Antonio Palacios Peña – Profesional Especializado (E) - Oficina de Control Interno
