Estrategias y técnicas para optimizar el crédito y la cobranza

FACULTAD DE C O N T A M I M A PÜ8LICA Y ADMFNISTRACIOM
SEGRETARIA DE POSTGRADO
QUE PARA OiTENER EL GRADO DE
MAESTRIA EN CONTADUEIA PUBLICA
SAN NICOLAS DE LOS GARZA, N. U OCTUBRE DE 1991
1020073594
DIRECCION GENERAL DE
ESTUDIOS DE POSTGRADO
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SBOTTA RÍA
r ADMINISTRADOR
DE POSTARAS®
ESTRATEGIAS Ì T K N I C A S PAÄA
(FITT I ) LA COBRANZA
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TESIS
Q U E P A R A O B T E N E R EL S I A B Ü
MAESTRIA
EN
CONTADURÍA
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PUBLICA
P R E S E N T A
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Al r e c u e r d o
mis
Padres
de
A mi E s p o s a
A mis H i j o s
Con
amor.
y
A
mis
Hermanos
PROLOGO
El objetivo d e este t r a b a j o es desarrollar estrategias y t é c n i c a s p a r a o p t i m i z a r
el c r e d to y la c o b r a n z a .
Al s e l e c c i o n a r c o m o t e m a a n v e s t g a r a función d e crédito y c o b r a n z a , lo hice
p e n s a n d o e n d o s f a c t o r e s ; primero, q u e d e s p u e s d e v a r i o s siglos d e u s o , la
palabra c r é d i t o cont n u a v g e n t e en sus m i s m a s c o n n o t a c i o n e s y p r o b l e m á t i c a
en n u e s t r o s d as
segundo
optim zar esta f u n c o n
p a r a establecer m é t o d o s p r á c t i c o s q u e a y u d e n a
Dado que
a f u n c o n de crédito y c o b r a n z a
d e s a r r o l a d a e n e m p r e s a s p ú b l i c a s y p r i v a d a s , y a s e trate d e
manufactureras
es
empresas
c o m e r c a e s asi c o m o de s e r v e o, se h a c e patente el e n o r m e
grado d e m p o r t a n c a q u e rev ste e t e m a
R e s p e c t o a p a n t e a m e n t o y s o l u c o n d e os p r o b l e m a s c a s i c o s d e esta a r e a
se ut
zo e
enfoque tradciona
ana sis m a r g n a
propuesto
Se
d versos
presentan
e de anahs s de s s t e m a s y el m é t o d o d e
prob emas
con
su
so uc o n
y
a n a jsis
Mi a g r a d e c i m i e n t o a q u i e n e s c o n su v a l i o s a a y u d a y c o l a b o r a c i ó n ,
hicieron
posible la realización del presente estudio.
A la U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e N u e v o L e ó n y en particular, a la División d e
Postgrado d e la Facultad d e C o n t a d u r í a Pública y A d m i n i s t r a c i ó n , al H o n o r a b l e
Jurado y a mis Maestros, c o n a d m i r a c i ó n y respeto.
Al Sr. C. P. Carlos G a r z a G o n z á l e z
M. A., q u i e n no e s c a t i m a n d o t i e m p o , t u v o
la p a c i e n c i a d e a s e s o r a r esta investigación.
A s i m i s m o , a t o d a s las p e r s o n a s e i n s t i t u c i o n e s q u e c o l a b o r a r o n d i r e c t a o
indirectamente en la e l a b o r a c i ó n d e esta Tesis.
Deseo
agradecer
muy
especialmente,
a
Sistemas
Electrónicos
y
C o m p u t a c i o n a l e s , S. A. y a la Sra. M a r í a del C a r m e n R a m o s d e Y i n , p o r las
facilidades
p a r a utilizar la m i c r o c o m p u t a d o r a
"Apple
Macintosh
II Si",
la
impresora "Apple LaserWriter II NT" y la a p l i c a c ó n de "MicroSoft Word", u s a d o s
en la realización del presente trabajo.
I N D I C E
PROLOGO
INTRODUCCION
1
CAPITULO I CONCEPTOS EN LA ADMINISTRACION DEL CREDITO
5
1. CONCEPTO DE CREDITO
5
2. UBICACION DENTRO DE LA EMPRESA
8
3. HERRAMIENTAS FINANCIERAS DE ANALISIS DE CREDITO
10
A. INDICADORES FINANCIEROS
a) CONCEPTO DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR
13
b) DETERMINACION DE ROTACIONES Y RAZONES
13
B. COSTO DEL DESCUENTO POR PRONTO PACO
15
C. CALCULO DE PLAZO EN CARTERA
16
CAPITULO
1
13
a) EXTINCION DE SALDOS
16
b) CALCULO DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR
21
c) ANTIGÜEDAD DE SALDOS
22
II. FUNCIONES PROPIAS EN LA EMPRESA
GERENCIA DE CREDITO
24
24
2. INTERRELACIONES CON EL AREA DE VENTAS
26
3. LAS CINCO T V DE CREDITO
26
4. PROBLEMAS DE COBRANZA
29
CAPITULO III. M A N U A L DE CREDITO Y COBRANZA
32
1. OBJETIVO
33
2. POLITICAS GENERALES
36
3. CONDICIONES DE VENTA
40
4. INVESTIGACION DE REFERENCIAS
43
5. AUTORIZACION DE CREDITO
-47
6. CONFIRMACION DE CREDITO
-47
7. AUTORIZACION DE PEDIDOS
50
8. CLIENTES ESPECIALES
52
9. COBRANZA
54
CAPITULO IV. TITULOS DE CREDITO
57
1. CHEQUE
58
2. LETRA DE CAMBIO
62
3 PAGARE
65
4. GIROS
67
5. CARTAS DE CREDITO
67
CAPITULO V. CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS
68
1. RECUPERACION DE CREDITO EN MERCANCIA
72
2. CONTROL DE REEMBOLSOS A CLIENTES
72
3. CONTROL DE CUENTAS DE LENTA RECUPERACION
73
CAPITULO VI SERVICIOS BANCARIOS DE COBRANZA Y FINANCIAMIENTO
74
CAPITULO VII. ADMINISTRACION FINANCIERA
76
1. FUNCION FINANCIERA
76
2. ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO FINANCIERO
77
3. ADMINISTRACION DEL CAPITAL EN TRABAJO
78
4. OPTIMIZACION DEL CAPITAL NETO EN TRABAJO
91
A. EFECTIVO
91
a) SISTEMA DE CONCENTRACION
92
b) DECISIONES EN RELACION AL EFECTIVO EN CAJA
94
5. ADMINISTRACION DEL CREDITO
95
A. INVERSION EN CARTERA
95
B. PRINCIPALES VARIABLES EN LA DECISION DE NORMAS DE
CREDITO
C. CONDICIONES DE CREDITO
CAPITULO VIII.
PLANEACION FINANCIERA
100
103
105
1. NATURALEZA DE LA FUNCION
105
2. SISTEMA DE PLANEACION FINANCIERA
105
3. ESTRUCTURA FINANCIERA
108
4. PRONOSTICO DE EFECTIVO
109
CONCLUSIONES
116
BIBLIOGRAFIA
120
INTRODUCCION
En la a c t u a l i d a d las f u n c i o n e s q u e d e b e d e s e m p e ñ a r el A d m i n i s t r a d o r
Financiero
son
muy
amplias y variadas; sintetizándolas
podemos
e s t a b l e c e r q u e éste d e b e planear la o b t e n c i ó n y utilización d e r e c u r s o s
d e m a n e r a q u e se maximice el valor d e la e m p r e s a .
Esto se logra b á s i c a m e n t e :
a).- D e t e r m i n a n d o el monto apropiado d e recursos q u e d e b e
m a n e j a r la organización, su t a m a ñ o y s u crecimiento.
b).- Destinando los recursos hacia activos específicos d e
m a n e r a eficiente.
c).- O b t e n i e n d o los recursos en las mejores c o n d i c i o n e s posibles.
L a s a c t i v i d a d e s específicas d e finanzas se d i v i d e n o r g a n i z a c i o n a l m e n t e
por lo g e n e r a l en d o s funciones d e alto nivel:
L a f u n c i ó n d e tesorería y la f u n c i ó n d e contraloría, el á r e a d e c r é d i t o s y
c o b r a n z a s se encuentra bajo la responsabilidad en línea d e la tesorería.
El c a p i t a l d e t r a b a j o es la inversión d e u n a e m p r e s a en activos a corto
p l a z o ; los saldos existentes en c u e n t a s por c o b r a r a clientes se clasifican
d e n t r o d e los activos circulantes.
L a a d m i n i n s t r a c i ó n del capital en trabajo reviste especial i m p o r t a n c i a en
el a s p e c t o financiero en la e m p r e s a d e b i d o a:
a).- G r a n parte d e su t i e m p o los a d m i n i s t r a d o r e s
financieros lo e m p l e a n e n las o p e r a c i o n e s internas
diarias d e la e m p r e s a , q u e p e r t e n e c e n a la
administración del capital e n trabajo.
b).- Los activos circulantes r e p r e s e n t a n
a p r o x i m a d a m e n t e un 6 0 % d e los activos totales d e
la e m p r e s a , u n a e m p r e s a c o n crédito liberal t e n d r á
u n a fuerte inversión en cartera.
c).- Las e m p r e s a s p e q u e ñ a s y m e d i a n a s t i e n e n limitado
a c c e s o a los m e r c a d o s financieros, sin e m b a r g o no
p u e d e n evitar la inversión en efectivo, c u e n t a s por
c o b r a r e inventarios, t e n i e n d o la n e c e s i d a d d e
m a n e j a r el crédito c o m e r c i a l
d).- Existe u n a relación directa entre el crecimiento en
ventas y la necesidad de financiar los activos
circulantes.
A las f u n c i o n e s
r e l a c i o n a d a s c o n el D e p a r t a m e n t o
de Créditos
y
C o b r a n z a s , ha sido n e c e s a r o d a r l e s c a d a vez u n a m a y o r a t e n c i ó n e n
virtud del c r e c i m ento de los negoc os
R e s p e c t o a la f u n c i ó n d e créditos y c o b r a n z a s , las o b s e r v a c i o n e s q u e
hicieron ver la ex stenc a de un p r o b l e m a fueron:
- ¿ P o r q u é las e m p r e s a s p e q u e ñ a s y m e d anas y a u n las g r a n d e s no se
a p e g a n a sus po t e a s establee d a s y en os n f o r m e s d e auditoría hay
reporte d e fal as c o n s i d e r a b l e s 9
- ¿ P o r q u e sí u n a e m p r e s a solicita un c r é d i t o o un p l a z o m a y o r , se
a p r u e b a o se r e c h a z a sin un estudio técnico q u e a p o y e la d e c i s i ó n ?
- ¿ N o se elaboran los estudios porque se c o n s d e r a n c o m p l i c a d o s , no se
e s t á n c o n s d e r a n d o los c o s t o s y g a s t o s c o r r e c t o s , no se p r e s e n t a en
f o r m a o p o r t u n a o b en se cons dera q u e la informac ón no es a d e c u a d a 7
- ¿ S e r á q u e v e n t a s d e u n a m a n e r a informal i m p o n e las reglas de crédito
y cobranza?
Estas
observaciones
que
hacen
surgir
un
problema
real
en
las
e m p r e s a s , las e s t a b l e c e r e m o s c o m o p r e m i s a s p a r a fijar c o m o objetivo
g e n e r a l , a m a n e r a de hipótesis, q u e p o d e m o s desarrollar e s t r a t é g i a s y
t é c n i c a s p a r a o p t i m i z a r el crédito y la c o b r a n z a , d e u n a m a n e r a ágil,
e n t e n d i b l e y practica q u e le p e r m i t a n al a d m i n i s t r a d o r financiero c o n t a r
con
un
marco
de
referencia
razonable
para
apoyar
la t o m a
de
decisiones.
P a r a p r o b a r lo anterior, h e m o s desarrollado la t e o r í a c o n respecto a la
adminstracón
aspecto
del c r é d i t o y la c o b r a n z a
fundamental
que consiste
sin p a s a r por alto el o t r o
e n el d e s a r r o l l o
prácticos d o n d e se trata d e probar su p r a g m a t i s m o .
de
problemas
CAPITULO I CONCEPTOS EN LA ADMINISTRACION DEL C R E D I T O
1. C O N C E P T O DE CREDITO
Según el Diccionario de la Lengua Española, significa:
De reputación, de solvencia: este comerciante no tiene crédito.
De autoridad: este escritor goza de buen crédito en América
Latina.
De ascenso: dar crédito; a crédito, dar fiado a plazos.
Abrir crédito a uno: autorizarle a cobrar cierta cantidad con algún
fin.
Dar crédito a una cosa: creerla.
C a s i t o d o s los tratadistas de este t e m a t i e n e n elaborado su
propio
concepto de lo que es el crédito. John Stuart Mili, en su Economía Política
definió el crédito como el permiso para usar el capital de otro.
Crédito se puede definir como "la entrega de un valor actual, sea dinero,
mercancía o servicio, sobre la base de confianza a cambio de un valor
equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un
interés pactado" 1 .
Desde el siglo XVI que fue empleada la palabra "Crédito", confianza es su
denominador común.
I
Emilio Vtllasenor F , Elementos de Adm mstracion de Crédito y Cobranza. TRILLAS 3 a Ed c ón. Pag
II
Crédito es la transmisión de bienes, y a sea dinero, mercancías o servicios,
hecha a una persona, con la confianza d e q u e esta tendrá, tanto la
disposición como la capacidad de pagar su equivalente, en un futuro.
Crédito sin confianza es inaceptable. El crédito implica confianza, en el
m u n d o d e los negocios, es la confianza d a d a o t o m a d a a c a m b i o d e
dinero, bienes o servicios.
El Crédito se aprueba cuando existe confianza, se tiene fe o se cree, en
que el sujeto de crédito cumplirá con la obligación q u e ha contraído.
De todo lo anterior, se desprende, como primera conclusión, la existencia
de dos o más personas:
a.- Una quien lo otorga (acreedor)
b.- Otra quien la recibe (deudor)
Y que fundamentalmente impera:
a.- La confianza
b.- Los bienes y/o servicios (satisfactores)
c.- La capacidad (de dar y cobrar y/o recibir y pagar)
El crédito se forma aparejado a la simpatía, honradez, etc., es inherente a
la persona y d a prestigio social y comercial.
El crédito, de acuerdo a su otorgante y/o adquirente puede ser de diversos
tipos:
a.- Bancario
b.- Comercial
c.- Personal
d.- Público
El funcionario responsable de crédito podrá planearlo y adecuarlo
a sus
posibilidades y también a las necesidades del cliente, teniendo presente
que el crédito d a capacidad de compra en el tiempo y que como resultado
da mayores ventas y utilidades a los otorgantes.
En la presente investigación, haremos referencia al crédito en su tipo
comercial.
2. UBICACION DENTRO DE LA EMPRESA
Tradicionalmente
y en g e n e r a l ,
la m a y o r í a
de
las
empresas
han
considerado que las funciones de crédito y cobranza (que más adelante se
presentarán) están integradas en un sólo departamento, de tal forma que
sea u n a sóla persona la responsable de la correcta aplicación de las
normas, políticas y técnicas establecidas, pudiendo ser Director, Gerente,
Jefe, etc. dentro de la estructura organizacional.
La función q u e nos ocupa en m u c h o s casos h a estado s u b o r d i n a d a al
ejecutivo financiero, sin embargo, hay q u e cuidar q u e el f u n c i o n a r i o
e n c a r g a d o no esté en niveles inferiores al gerente d e ventas, y a que
puede ser manipulado por éste y en realidad se necesita de u n a persona
con la autoridad suficiente que pueda defender sin mayores p r o b l e m a s
sus puntos de vista en beneficio de los intereses de la empresa.
Para contrarrestar o minimizar el riesgo crediticio, uno de los objetivos del
responsable del área será el operarlo, pero corriendo el menor riesgo para
la empresa. Para cumplir con el objetivo anterior, tendrá que investigar con
la
profundidad
que
amerite
cada
crédito
que
estudie,
así
como
ratificaciones, aumentos, disminuciones, cancelaciones, etc., a las líneas
de crédito, recurriendo a visitar los establecimientos de los clientes para
conocer sus instalaciones, inventarios y en general todo lo que considera
importante, de tal manera que tenga elementos de juicio para una decisión
adecuada.
Afortunadamente, para disminuir «
riesgo se cuenta c o n fuentes q u e
puedan servir de información sobre
cliente y que son:
a.- Fuentes Directas:
b.-Fuentes Indirectas:
- Solicitud de Crédito
- Informes Bancarios
- Archivos Propios
• Informes Comerciales
-Visita Personal
- Informes de Proveedores
-Estados Financieros
- Informes de Competidores
-Etc.
-Etc.
3. HERRAMIENTAS FINANCIERAS DE ANALISIS DE C R E D I T O
La planeación es fundamental para el éxito de un administrador financiero.
Los planes financieros toman diversas formas, pero cualquier plan digno
de tomarse en cuenta, debe incluir los puntos fuertes y débiles que existen
en la empresa Los puntos fuertes serán usados para obtener ventajas, y
los puntos debiles para tomar acciones correctivas. Por ejemplo, ¿Son
adecuados los inventarios para apoyar el nivel proyectado de ventas?,
¿Tiene la e m p r e s a una inversión demasiado grande en las cuentas por
cobrar y refleja esta condición una política inadecuada de cobranza?.
Dependiendo
del tipo de análisis
financiero
que
se d e s e e
hacer
seleccionamos la herramienta adecuada para llevarlo a cabo.
El ana sta puede por ejemplo
ser un banquero q u e considere otorgar o
no un préstamo a corto p a z o a una empresa, por o tanto el análisis estará
enfocado princ pa mente a la pos cion a corto plazo, o liquidez de la
empresa, y se dara realce a las razones que m den I quidez y actividad.
Por otro ado los acreedores a largo plazo daran énfasis mayor al poder
para generar utilidades y a la eficiencia de o p e r a c o n de la empresa; aquí
el enfoque sera hacia la rentabilidad y el crecim ento
La administración está relacionada con todos los aspectos del análisis
financiero, ya que debe ser capaz de cumplir con sus obligaciones hacia
sus acreedores a corto y a largo plazo, así c o m o obtener rendimientos
r a z o n a b l e s para los d u e ñ o s . W e s t o n clasifica las r a z o n e s financieras
dentro de seis tipos fundamentales 2 .
1.-
Razones de Liquidez: la habilidad de la empresa para satisfacer
sus obligaciones a corto plazo.
2.-
Razones de Apalancamiento
el grado en el cual la empresa ha
sido f nanciada m e d ante recursos externos
3.-
Razones de actividad: el grado de efectividad con el que la
empresa está usando sus recursos.
4.-
Razones de Rentab dad. la efectividad adm nistrativa a través de
los rendimientos generados sobre las ventas y sobre la inversión.
5.-
Razones de crecimiento: la habilidad de la empresa para mantener
su pos ción economica en el crecimiento de la economía y de la
industr a.
2
F J W e ton y E F Br gham Fundamentos de A d m n stra
E d i c o n Pag 61
n F nan era, INTERAMERICANA, 7 a
6.-
Razones de valuación: la habilidad de la administración para crear
un valor de mercado superior a los desembolsos de los costos de
inversión.
Las herram entas financieras de análisis de crédito son una valiosa ayuda
para formarse una opinión acerca d e la empresa sujeta a estudio. De las
r a z o n e s financieras m e n c i o n a d a s para un d e p a r t a m e n t o d e créditos y
cobranzas, d o s revisten singular interés, las r a z o n e s d e liquidez y las
r a z o n e s d e actividad, ya que h a c i e n d o
un análisis utilizando
estas
herramientas, el analista tendrá una base solida para formarse un juicio
sobre la situación actual y futura que guarda la empresa.
A continuación se menciona los indicadores financieros más relevantes
sobre el aspecto de cobranzas
A. INDICADORES FINANCIEROS
a) C O N C E P T O DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR
C O N C E P T O : LAS VECES QUE LAS C U E N T A S POR
COBRAR SE HAN C O B R A D O DURANTE UN PERIODO
DETERMINADO, POR EJ. ROT= 6. POR CADA $6.00
DE VENTAS, $1.00 ESTA EN C U E N T A S POR COBRAR.
b) DETERMINACION DE ROTACIONES Y RAZONES
PARA TODA LA EMPRESA, DIVISIONES,
DEPARTAMENTOS, LINEAS.
V E N T A S N E T A S (A C R E D I T O DE P R E F E R E N C I A )
C U E N T A S POR C O B R A R P R O M
365
R0TACÍ0NSES
VENTAS NETAS
365
(SIN D E D U C I R C T A S
=
D
=
VENTA PROMEDIO D ARIA
C U E N T A S POR C O B R A R
VENTA P R O M E D O DIARIA "
'AS
P R 0 M E D I 0 D E
_ AO
D A S P R 0 M E D ,
°
_ _
INCOBRABLES)"
COBRO
n c
DE
C O B R O
- CLIENTES M A S IMPORTANTES.
V E N T A S A N U A L E S AL C L I E N T E "A"
S A L D O P R O M E D I O DEL C L I E N T E "A"
- ANALISIS DE A N T I G Ü E D A D DE SALDOS.
- ANALISIS PROBABILISTICO DE LA COBRANZA.
- O T R A S RAZONES.
a).- C U E N T A S INCOBRABLES / V E N T A S A C R E D I T O O S A L D O
PROM. DE CUENTAS X COBRAR.
b).- CUENTAS POR COBRAR VENCIDAS / C A R T E R A T O T A L
PROMEDIO.
c).- C O B R A N Z A S
CUENTAS POR C O B R A R O V E N T A S A
CREDITO.
d).- COBRANZAS DE CARTERA VENCIDA
VENCIDAS.
e).- ETC.
CTAS. POR C O B R A R
B. C O S T O DEL DESCUENTO POR PRONTO P A G O
Este descuento lo establecen las empresas con el propósito de cobrar sus
ventas a crédito en un plazo relativamente corto, obteniendo liquidez para
su capital de trabajo. Este descuento lo implanta la e m p r e s a esperando
que en la mayoría de sus ventas, sus clientes aprovechen el descuento por
pronto pago.
Para las empresas que están en posibilidad de aprovechar el descuento
por pronto pago deben hacerlo, ya que no hacerlo representa un costo
demasiado alto. Por ejempio, los descuentos siguientes tienen un costo
anual aproximado.
3 10 , N 30
=
5 4 % Anual
3.5 10 , N 30
=
6 3 % Anual
2 / 1 0 , N 30
=
3 6 % Anual
El costo del descuento lo podemos calcular en forma exacta.
COSTO
P o r c e n t a j e de Descuento
( 1 0 0 P o r c e n t a j e de de cuento)
360
( F e c h a Fina de V e n e - Per o d o de D e s c )
3 / 1 0 , N 30
=
55.67% Anual
3.5 1 0 , N 30
=
65.28% Anual
2 1 0 , N 30
=
36.73%Anual
C. C A L C U L O DE PLAZO EN CARTERA
Existen diferentes métodos para calcu ar los días promedio que tarda la
empresa en cobrar las cuentas pendientes a sus clientes
Contamos con tres métodos para el calculo de plazo en cartera.
— Ext ncion de S a d o s
— Calculo de Rotacon
— Ant guedad de Sa dos
Cada
uno de los métodos
puede ser
e m p l e a d o de a c u e r d o
a las
circunstanc as y al t po de anal sis que levara a cabo la empresa, ya que
en c o n s i d e r a c o n a
a metodología propia de c a d a uno nos lleva a
resultados diferentes
a) EXTINCION DE SALDOS
Este método toma e saldo de clientes a una fecha determinada y le resta
las ventas de el mes si se extingue e s a d o o sea que las ventas del mes
fueron mayores que el s a d o de clientes imp ca que trae la e m p r e s a
menos de 30 días en cartera, pero s no se agoto el saldo de clientes
despues de haber re tado las ventas de mes, se e restarán las ventas del
mes anterior y as
hasta agotar el s a d o de c entes
Lógicamente
as
ventas de u timo mes serán mayores que e sa do en el entes y se deberá
tomar los días que correspondan al s a d o en el entes. Veamos un ejemplo:
Oct
Ventas de Mes
130
Nov
140
C X C SA DO D C 31 90
Dic
150
217
Saldo de Cuentas por Cobrar D e 31 90
217
Ventas de mes
150
Sa do
31 d as
67
Ventas Nov - 30 d as = Venta Promedo diar a
Sa do
D
*
Pr
Venta Promed o Diar a
ed
14 d as
de C br
45 d as
En a actúa dad sste método o podemos mane ar fácilmente usando un
modelo c o m p u t a c o n a l para efectuar los ca cu os
VENTA DEL M S
VENTA AC
M
DEL M c S
DA
ACUM A
MES
VENTA PR
V D AR A
VENTA PR
M D AR A
ULTM
SEPT
OCT
NOV
D C
105
120
130
140
150
355
390
420
31
30
31
92
91
92
LT M
3 MESES
DA
AGO
S 3 VeSES
4 1Q
4 67
4 84
3 o
4 29
4 57
EJEMPLOS:
Si calculamos los días venta o plazo en cartera con los saldos siguientes:
CARTERA
DIAS
SALDO
PROM.
DlC 31 90
QQBRQ
a)
$ 75
15 5 días
b)
190
39 6 días
c)
320
68 2 días
d)
450
98 5 d as
Saldo C X C $75 como es menor que las ventas de Dic. 90. obtenemos la venta
prom diana de Diciembre.
^
=
4.84
SaWoCXC
$190
Ventas Dic.
• 150
$ 40
SaktoCXC
$320
Ventas D c.
- 150
/
.
4 67
=
,
1 5
dias
31
días
+8.57
días
39.6
días
31
días
30
días
+7.2
días
68.2
días
170
Ventas Nov.
• 140
30
Saldo C X C
$450
Ventas D c
• 1§Q
300
Ventas Nov
- 14Q
160
Ventas Oct.
/
4.19
450 / 4 57 =
98.5
días
Cuando un saldo no se agota después de quitarle las ventas de los últimos
3 meses, se toma la venta promedio diaria de los últimos 3 meses para el
propósito de calcular los días venta de este rubro.
Regularmente esto más que en las cuentas que pertenecen a capital de
trabajo, se da en las cuentas de activo fijo y de capital contable.
b) C A L C U L O DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR.
RotdeCXC
=
VENTAS NETAS (A CREDITO)
S A L D O P R O M de C X C
El saldo que se tome de cuentas por cobrar debe ser representativo de los
diferentes saldos que tiene la empresa al final de cada mes.
Es decir que
para determinar el saldo promedio de cuentas por cobrar puede tomarse el
saldo a Dic.; si éste no es representativo, puede sumarse a Enero 1 más el
saldo a Dic. 31 y dividirlo entre dos o tomar e saldo a fin de mes de cada
uno de los doce meses, sumarlos y div d r os e n t r e l 2 .
La idea es que el
saldo de cuentas por cobrar sea representativo de los saldos promedio del
ejercicio con la finalidad de determinar la rotación en forma adecuada.
DASPROMEDODECOBRO
ROT DE C X C DIC
1
-
H(J I
- 1A 0 - 2
75
DIAS PROMED O DE COBRO
^
= 1 5 5 d as
VENTAS SEP DIC
=540
C X C PROMEDIO SEPT D C
= 70
ROT de C X C Sept D e
=
7o°
60 + 80 - 65+75
= 7
D A S PROMED O COBRO
^ ^
DIAS PROMED O COBRO
"VTAS'
71
i5 8das
X
, e m p
-540
15 8
°
X 122
ÜaS
das
C) A N T I G Ü E D A D DE SALDOS
Consiste en hacer un analisis del saldo de la cuenta de clientes a una
fecha determinada y establecer rango de días de acuerdo a las políticas de
la empresa para determ nar por el importe de cuentas por cobrar el plazo
que tienen estas y determ nar una med a respecto al saldo existente.
Por ejemplo
El Saldo de C X C a Dic 90 es $ 320.
Se hace un anal sis para determinar su antigüedad y tenemos:
ANT G EDAD
MPORTE
DAS
X
PROM
SALDO
DIAS
320
1 6
1 - 15
d as
16
30
d as
8
X
3
320
5 8
31
45
d as
80
X
38
320
9 5
46
60
d as
90
X
52 5
320
14 8
S
5
S320
31 7
Como herram enta f nanc era ad c ona en re ac on a ana isis de cuentas
por cobrar
tenemos e
nforme de antigüedad de los saldos, el cual nos
muestra e s a d o de las cuentas por cobrar de acuerdo con la cantidad de
t empo que han estado vene das y pend entes de cobro.
ANTIGÜEDAD
DE
IMPORTE
LA CUENTA
PORCENTAJE
TOTAL
DE LOS SALDOS
(días)
O
20
$ 180
50%
21 - 3 0
64
20%
31 • 45
80
25%
46 • 60
10
3%
g
2%
más de 60
$ 340
Si la e m p r e s a tiene c o m o política conceder 20 días d e plazo a s u s clientes,
el a n a l i s i s a t r a v é s del informe de a n t i g ü e d a d d e s a l d o s m u e s t r a s e r i o s
p r o b l e m a s d e cobranza con algunas de sus cuentas.
La m i t a d de s u s cuentas se encuentran v e n c i d a s , el 3 0 % por m á s d e un
mes, lo cual indica serios problemas en el area d e cobranza.
Este
método
es empleado
como
informe
adicional
obtenido
perió-
d i c a m e n t e , a s u vez es útil c u a n d o la e m p r e s a o t o r g a distintos plazos d e
crédito a s u s clientes.
CAPITULO
1.
II. F U N C I O N E S P R O P I A S EN LA E M P R E S A
GERENCIA DE CREDITO
M a n e j e m o s a nivel de G e r e n c i a al r e s p o n s a b l e d e l D e p a r t a m e n t o
de
C r é d i t o s y C o b r a n z a s q u e ha sido seleccionado p a r a tal p u e s t o p o r s u s
c o n o c i m i e n t o s p r o f u n d o s del crédito mercantil y q u e a d e m á s c u e n t a c o n
h a b i l i d a d analítica y q u e es muy creativo, y a q u e t e n d r á q u e d i s e ñ a r o
bien
mejorar,
o cuando
menos continuar con
el s i s t e m a
que
ha
prevalecido.
El g e r e n t e c o o r d i n a r á sus e s f u e r z o s c o n el p e r s o n a l q u e d e
alguna
m a n e r a tiene q u e ver c o n su departamento, q u e entre otros son:
a.- Distribución
b - Ventas
A d e m a s d i s e ñ a r a las formas de papelería necesarias para la o p e r a c i ó n y
c o n t r o l d e su d e p a r t a m e n t o , tales c o m o solicitudes d e crédito, p e d i d o
factura, avisos, etc , c o m o más adelante se muestran.
A s i m i s m o , d i s e ñ a r a el sistema y su m a n u a l g e n e r a l q u e le servirá p a r a
e n t r e n a r al p e r s o n a l n u e v o (en el d e p a r t a m e n t o ) c o m o p a r a q u e
la
o r g a n i z a c o n en g e n e r a l c o n o z c a sobre su f u n c i o n a m i e n t o , lo c u a l es
m p o r t a n t s i m o , sobre todo por parte de los v e n d e d o r e s , q u e s o n el
p e r s o n a l e n c a r g a d o de generar el trabajo d e este d e p a r t a m e n t o .
F i n a l m e n t e o r d e n a r á a s u s c l i e n t e s d e a c u e r d o al límite d e
crédito
c o n c e d i d o , d e a c u e r d o a la f r e c u e n c i a d e la c o m p r a , d e a c u e r d o a la
f o r m a d e p a g o y sobre todo de acuerdo a la e x p e r i e n c i a t e n i d a c o n c a d a
uno d e ellos.
El G e r e n t e de Crédito y C o b r a n z a es:
a.- Un organizador
b.- Un administrador
c.- Un técnico
d.- Un promotor d e ventas
e.- Un profesional
T o d o lo a n t e n o r lo podría hacer en base al c o n o c i m i e n t o q u e t e n g a d e la
empresa
en
un
sentido
amplio,
esto
es,
no
e x t e r n a m e n t e t a m b i é n . Debe c o n o c e r i n t e r n a m e n t e :
- O r g a n i z a c i ó n (Ejecutivos)
- Políticas G e n e r a l e s
- Producto (Proceso, calidad, materias primas, etc.)
Y externamente:
- Mercado
- Competidores
- C o n d i c i o n e s d e compra-venta, etc.
sólo
interna,
sino
2. I N T E R R E L A C I O N E S C O N EL A R E A DE V E N T A S
El d e p a r t a m e n t o d e crédito y c o b r a n z a ha sido c o n s i d e r a d o c o m o un
departamento
conflictivo,
desde
el
punto
de
vista
de
ventas,
a r g u m e n t a n d o q u e es un freno p a r a realizar v e n t a s y c u m p l i r c o n s u
c o m e t i d o . En sí p o d e m o s decir q u e ventas e s p e r a d e créditos.
a.- A p r o b a c i o n e s rápidas
b.- Q u e c o n o z c a n las políticas d e v e n t a s
c.- Q u e se tenga más flexibilidad
d.- Q u e se puedan realizar m á s n e g o c i o s
e.- Q u e sea un a p o y o a las v e n t a s
En f o r m a paralela, créditos espera d e v e n t a s :
a.- Datos completos y realistas d e los clientes
b.- Q u e c o n o z c a n las políticas d e crédito
c.- Q u e se realicen ventas s a n a s
d.- A r g u m e n t o s reales q u e p u e d a n a p o y a r el crédito
solicitado por el cliente.
3.
L A S C I N C O "C's" DE C R E D I T O .
3
En C r é d i t o y C o b r a n z a es muy r e c o m e n d a b l e q u e se t e n g a n p r e s e n t e s
las f a m o s a s cinco "C's" del crédito q u e son:
Fred W e s t o n y T h o m a s E Cope and. Finanzas en A d m i n i s t r a c o n M c W r a w - H II 8* Edición, Pag.
a.- C o n d u c t a
b.- C a p a c i d a d
c.- Capital
d.- Circunstancias externas o condiciones e c o n ó m i c a s
e.- Colateral
La s u m a d e estas "C's" es igual al riesgo de crédito, por lo q u e resulta d e
s u m a i m p o r t a n c i a tenerlas p e r f e c t a m e n t e bien a n a l i z a d a s a n t e s d e d a r
un "Sí" o un "No" en materia de crédito.
Por C O N D U C T A e n t e n d e m o s lo q u e t r a d i c i o n a l m e n t e se h a m a n e j a d o
c o m o " m o r a l i d a d " y q u e se refiere a la s o l v e n c i a m o r a l d e l c l i e n t e ,
honradez, honorab
d a d , reputación por el c u m p miento o p o r t u n o d e sus
a d e u d o s y q u e lo s a b r e m o s por las r e f e r e n c i a s q u e se o b t e n g a n d e l
solicitante
La C A P A C I D A D se refiere a la e x p e r i e n c i a e n el r a m o ,
habilidades,
a p t i t u d e s , c o n o c i m i e n t o s y fuerza c r e a t i v a c o m o a t r i b u t o p e r s o n a l d e l
administrador
del
negocio.
Para
las
empresas
la c a p a c i d a d
de
e n d e u d a m i e n t o se refiere ai m a r g e n d i s p o n i b l e p a r a p o d e r c o n t r a e r
d e u d a s y q u e se mide en el balance g e n e r a l ( p a l a n c a f i n a n c i e r a d e la
e m p r e s a ) d i v i d e n d o el pasivo total entre el c a p i t a l c o n t a b l e . Hay q u e
tener p r e s e n t e q u e la c a p a c i d a d de e n d e u d a m i e n t o , d e n i n g u n a m a n e r a
e s la c a p a c i d a d d e p a g o ni v i c e v e r s a ; s o n d o s c o n c e p t o s t o t a l m e n t e
diferentes y q u e se miden o calculan de formas distintas.
El C A P I T A L se refiere a la inversión q u e el n e g o c i o t i e n e h e c h a y q u e
p u e d a a s e g u r a r la recuperación del a d e u d o , e s el p a t r i m o n i o total del
cliente q u e p u e d a a p o y a r un mayor e n d e u d a m i e n t o .
Las C I R C U N S T A N C I A S
EXTERNAS
s e r e f i e r e n a las
condiciones
e c o n ó m i c a s de los negocios del ramo en particular, q u e no d e p e n d e n d e
la p r o p i a e m p r e s a , c o m o p u e d e ser la t e n d e n c i a d e l m e r c a d o
productos que
nacen y mueren relativamente
pronto),
m a c r o e c o n o m cas, decisiones g u b e r n a m e n t a l e s , etc.
(hay
condiciones
L a C O L A T E R A L se refiere a la posibilidad d e p o d e r o b t e n e r g a r a n t í a s
adicionales c u a n d o así se requiera.
A p e s a r d e lo anterior y a u n q u e se t e n g a n bien e s t u d i a d o s los i n c i s o s
a n t e r i o r e s , la Ley del E m b u d o llega a s u c e d e r en m u c h a s e m p r e s a s y
consiste en q u e a medida que el crédito es liberal, la c o b r a n z a e s rígida y
q u e c u a n d o el c r é d t o es ríg do la c o b r a n z a e s liberal. A q u í es d o n d e el
r e s p o n s a b l e d e crédito tiene q u e defm r su a c t u a c i ó n , y a q u e si lo q u e
d e s e a e s d a r crédito sin importar la c o b r a n z a o p t a r á p o r un c a m i n o
diferente, o q u e si lo q u e quiere es c o b r a n z a a d e c u a d a .
4.
P R O B L E M A S DE C O B R A N Z A
H a s t a a h o r a h e m o s expuesto los a s p e c t o s g e n e r a l e s s o b r e el c r é d i t o ;
c o n s i d e r o necesario pasar a la parte d e c o b r a n z a q u e e s c u a n d o s u r g e n
los siguientes problemas*
P R O B L E M A S DE V E N T A
se r e f e r e n a q u e el v e n d e d o r no le explicó a
su cliente c o n lujo de detalle t o d a s las partes de la venta; las cuales por
s u p u e s t o incluyen el cobro q u e es a recuperación d e la m e r c a n c í a d a d a .
E s t a c a u s a es rea m e n t e c u l p a del p e r s o n a l d e v e n t a s , ¿ c o n o c e n las
polít cas del d e p a r t a m e n t o de cred to y c o b r a n z a 9
P R O B L E M A S D E L S E R V I C I O ' están muy a u n a d o s al parrafo anterior, en
q u e m u c h a s v e c e s el vendedor ni siquiera visita a s u cliente, sino q u e
sólo le l l a m a por teléfono, esto trae c o m o c o n s e c u e n c i a q u e las v e n t a s
b a j e n o q u e la c o b r a n z a se retrase. O t r o p r o b l e m a d e servicio s u r g e
c u a n d o el cliente tiene algún p r o b l e m a y se le a t i e n d e de inmediato, si
e s t o se l l e v a a c a b o , c o m p r o m e t e al cliente e n el p a g o , y a q u e la
e m p r e s a le ha respondido.
P R O B L E M A S D E L C L I E N T E , se refieren a a q u e l l o s q u e por u n a m a l a
selección o por deficiente información o por d e f i c i e n c i a s en el análisis d e
la i n f o r m a c i ó n no se detecta q u e el c l i e n t e no p u e d e p a g a r n o s o no
p u e d e c u m p i r c o n lo p r e v i a m e n t e estipulado p o r el v e n d e d o r . C u a n d o
se tratan d e realizar ventas al vapor, la c o b r a n z a es deficiente.
PROBLEMAS
DEL CREDITO,
surgen cuando
no se
ha
estudiado
a d e c u a d a m e n t e la solicitud y por a l g u n a c a u s a se d e t e r m i n ó o se le
a p r o b o un cierto c r e d t o y por un cierto imite sin p o n e r n o s a pensar q u e
e s lo q u e e n si necesita nuestro cliente
inclusive en f u n c i ó n de plazo y
cond ciones.
P R O B L E M A S DE LA E F I C I E N C I A
en la c o b r a n z a s u r g e n c u a n d o por
c a u s a s del sistema de c o b r a n z a no a c u d i m o s a c o b r a r las facturas, bien
p u e d e ser por falta de cobradores, o p o r q u e no e dió t i e m p o al o los q u e
t e n e m o s , o q u e simplemente no quieren y se les "olvidó" pasar a cobrar.
Con
el o b j e t o
de
minimizar
los p r o b l e m a s
de cobranza,
se
hace
n e c e s a r i a la definición de políticas q u e s o n reglas necesarias a o b s e r v a r
por t o d a la e m p r e s a y q u e d e s d e luego d e b e n estar c o n t e n i d a s en el
m a n u a l general.
Las políticas c o m ú n m e n t e se c o n f u n d e n o se m a n e j a n c o m o n o r m a s y no
s o n lo m i s m o , c o i n c i d e n en q u e a m b a s s o n reglas a seguir y q u e d e b e n
ser o b s e r v a d a s ; sin e m b a r g o , la característica q u e las hace ser diferentes
es la flexibilidad. U n a política es f exible, u n a n o r m a es rígida.
C A P I T U L O III. M A N U A L DE C R E D I T O Y C O B R A N Z A
Es c o n v e n i e n t e q u e las políticas generales d e crédito se fijen p o r escrito
p a r a q u e se u t i l i c e n c o m o criterios d e o r i e n t a c i ó n p a r a f o r m u l a r
e
interpretar las políticas específicas d e crédito, tales c o m o las relativas al
e s t a b l e c i m i e n t o d e m o n t o s de líneas d e crédito, a u m e n t o , ratificación,
d i s m i n u c i ó n , s u s p e n s i ó n o c a n c e l a c i ó n d e las m i s m a s , t r a t a m i e n t o a
e m p r e s a s fi «ales y s u c u r s a l e s , a p l i c a c i ó n d e d e s c u e n t o s p o r
pronto
p a g o , c a r g o s por financiamiento y m o r a , t r a n s f e r e n c i a s d e crédito d e u n
cliente a otro, devoluciones de mercancías, mínimos de
documentación
de
adeudos,
condciones
de
pago,
embarque,
etapas
de
la
c o b r a n z a , env os d e estados de cuenta, etc.
E n el m a n u a l g e n e r a l d e b e
políticas
normas
y
en
sí
incluirse tanto
la
descripción
os o b j e t i v o s c o m o
del
puesto
que
es
las
el
p r o c e d i m i e n t o y finalmente, el uso de las formas
Los o b j e t i v o s son las metas a alcanzar y d e b e n ser c o n o c i d o s por t o d o s
los m e m b r o s q u e integran a empresa.
D e s d e l u e g o q u e el m a n u a l de crédito y c o b r a n z a d e b e r á d i v u l g a r s e a
n vel d e t o d a la e m p r e s a , c o n o c e r s e por las tres areas q u e ya a n o t a m o s
con
anterioridad,
ventas,
distribución
d e p a r t a m e n t o d e créditos y cobranzas.
y
por
supuesto,
el
propio
D e s d e luego, q u e las políticas de ventas no las d e f i n e el d e p a r t a m e n t o
d e créditos y c o b r a n z a s .
Esto lo hace ventas en base al m e r c a d o y a las
c o n s i d e r a c i o n e s e x p u e s t a s por el d e p a r t a m e n t o d e c r é d i t o s , d e a c u e r d o
a la s i t u a c i ó n f i n a n c i e r a de la e m p r e s a y q u e d e s d e l u e g o , solo en el
á r e a d e finanzas son conocidas.
1. O B J E T I V O
En esta primera parte del m a n u a l es muy importante definir q u é e s lo q u e
se pretende c o n el mismo, pudiendo decirse q u e :
"Este Manual dará a c o n o c e r las b a s e s
operativas del Departamento d e Créditos y
C o b r a n z a s dentro de la o r g a n i z a c i ó n d e la
e m p r e s a X".
a - DEPENDENCIA
En e s t a parte se anota, a nivel d e p a n o r a m a , la u b i c a c i ó n p r o p i a del
d e p a r t a m e n t o d e n t r o de la e s t r u c t u r a o r g a m z a c i o n a l d e la e m p r e s a .
Ejemplo-
Autoridad Máxima
Director de Finanzas
R e s p o n s a b l e del Depto.
Gerente d e Crédito y C o b r a n z a
O r g a n i z a c i ó n Propia
Jefe
Analistas
Auxiliares
b.- P R O C E D I M I E N T O S
En e s t a p a r t e se a n o t a r á n los d i v e r s o s p a s o s en q u e se realizan las
funciones
aclarandolo,
de
ser
posible,
con
flujos
que
son
una
r e p r e s e n t a c i ó n graf'ca de los distintos pasos.
Hay
empresas
que
m a n e j a n en f o r m a s e p a r a d a
los
manuales
de
p r o c e d i m i e n t o s , a q u í sólo se a n o t a n el d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s c o m o
m a s a d e l a n t e se verá.
c - P E R S O N A S QUE INTERVIENEN
Se trata d e tener lo más d e s g l o s a d o posible el n ú m e r o d e p e r s o n a s q u e
intervienen con sus funciones. Ejemplo:
PERSONAS:
Director d e Finanzas
G e r e n t e del D e p a r t a m e n t o
Analistas
Cobradores
FUNCIONES:
P a r a el Director de Finanzas:
- Señalar las n o r m a s y políticas
- Coordinar y Vigilar las actividades del G e r e n t e
- Otras
Para el Gerente del D e p a r t a m e n t o :
- Mantener estrechas relaciones c o n el personal d e su
departamento.
• Vigilar el cumplimiento de las políticas
- Otras
Lo anterior es c o n el fin de q u e la organización c o n o z c a las f u n c i o n e s en
u n a m a n e r a general, de c a d a u n a d e las personas.
2. P O L I T I C A S G E N E R A L E S
A n t e r i o r m e n t e se definieron a l g u n o s a s p e c t o s sobre políticas y e s a q u í
en d o n d e se d e b e n anotar en forma específica.
a.- C L A S I F I C A C I O N DE C L I E N T E S
Esta clasificación se puede hacer de acuerdo c o n :
- S i s t e m a de Distribución
- Giro comercial
- V o l u m e n anual de c o m p r a s
- Límite de crédito c o n c e d i d o
- Experiencia en el crédito.
S I S T E M A DE D I S T R I B U C I O N
Se refiere a q u e si los c l i e n t e s s o n
mayoristas <M), medio mayoristas (Md), detallistas o ventas al m e n u d e o .
G I R O C O M E R C I A L . Se refiere a la clasificación d e clientes d e a c u e r d o a
su a c t i v i d a d
Si la e m p r e s a fabrica e m b u t i d o s , los clientes p u e d e n ser
c a r n i c e r í a s , salchichonerias, tiendas d e a u t o s e r v i c i o , r e s t a u r a n t e s , etc..
La clasificación p u e d e ser c o m b i n a d a c o n la parte anterior q u e d a n d o d e
la siguiente m a n e r a :
M
Md
Mayoristas
de
Clave
Autoservicio
MAS
Salchichonería
MS
Restaurantes
MR
Medio Mayoristas
Clave
Carnicerías
MdC
Hoteles
MdH
Oficinas y Fábricas
MdO
V O L U M E N A N U A L DE V E N T A S . - Se refiere a a q u e l l o s clientes por la
c a n t i d a d d e c o m p r a s q u e hacen, y a q u e hay clientes q u e c o m p r a n u n a
v e z al m e s , o s e a 12 veces al año 1,000 K por p e d i d o ; h a b r á otros q u e
c o m p r e n 24 v e c e s al año c o n pedidos m e n o r e s , etc.; lo q u e nos interesa
es el c u á n t o y las veces que c o m p r a n ( v o l u m e n y frecuencia), p u d i e n d o
clasificarlos c o n número o letras, por ejemplo:
- C u a n d o compran más d e u n a vez y m e n o s d e diez
- C u a n d o c o m p r a n más d e once y m e n o s d e veinte
- C u a n d o compran más d e veinte y m e n o s d e cincuenta
- C u a n d o compran más de cincuenta veces
L I M I T E D E C R E D I T O C O N C E D I D O . - De acuerdo al límite la clasificación
t a m b i é n p o d r á h a c e r s e en base n u m é r i c a o por letras. E j e m p l o (miles d e
pesos):
- 5 0 si el límite es d e hasta $50,000.
- 2 5 si el límite es d e hasta $25,000.
- 1 0 si el límite es d e hasta $10,000.
E X P E R I E N C I A E N E L C R E D I T O . - Se podrá clasificar a la clientela por la
e x p e r i e n c i a t e n i d a en materia de crédito, esto es, q u e c o n el t r a n s c u r s o
d e l t i e m p o v a m o s midiendo el c o m p o r t a m i e n t o q u e nuestros clientes han
tenido p a r a c o n nosotros. Ejemplo: si nos d e v o l v i e r o n un c h e q u e por falta
d e f o n d o s y c o r r e s p o n d e a un cliente q u e p a g a t a r d e , o q u e hace p a g o s
en a b o n o s , o q u e le g u s t a d o c u m e n t a r , o q u e p a g a p u n t u a l m e n t e en la
f e c h a a c o r d a d a , o q u e inclusive ha p a g a d o en f o r m a anticipada.
D e a c u e r d o a lo anterior lo p o d e m o s clasificar en:
A cliente b u e n o
B cliente m o r o s o
C cliente malo
D e s d e l u e g o , q u e los clientes n u e v o s t e n d r á n q u e ser c l a s i f i c a d o s e n
f o r m a diferente d e los otros c o n los q u e ya t e n e m o s e x p e r i e n c i a ; h a b r á
o c a s i o n e s en q u e un cliente nuevo en realidad no lo s e a , y a q u e bien
p u d o haber t r a b a j a d o c o n alguno d e nuestros clientes y a h o r a se s e p a r a
f o r m a n d o u n a e m p r e s a t o t a l m e n t e i n d e p e n d i e n t e . L a p e r s o n a sí e s
c o n o c i d a , la e m p r e s a no; él es un cliente p a r a n o s o t r o s , o al m e n o s
desde hace t i e m p o lo ha sido en situaciones c o m o e s t a ; a q u í e s d o n d e
interviene el criterio del responsable d e crédito y c o b r a n z a .
3. C O N D I C I O N E S DE V E N T A
L a s c o n d i c i o n e s d e v e n t a son dictadas inicialmente por el d e p a r t a m e n t o
d e v e n t a s , en b a s e a las c o n d i c i o n e s del m e r c a d o ; sin e m b a r g o , c o n el
p a s o del t i e m p o , crédito y c o b r a n z a p o d r á sugerir la modificación d e la
c o n d i c i ó n . Las c o n d i c i o n e s p u e d e n ser: p a g o a n t i c i p a d o , pronto p a g o ,
v e n t a s a crédito, ventas c o n un mínimo d e e m b a r q u e , contado y C . O . D .
D e a c u e r d o a la c o n d i c i ó n q u e s e l e c c i o n e m o s , h a b r á n e c e s i d a d d e
m a n e j a r p a r a l e l a m e n t e los s i g u i e n t e s i n c e n t i v o s d e v e n t a s :
precios,
d e s c u e n t o s , ofertas y bonificaciones.
a. P A G O P O R A N T I C I P A D O . - Es a q u e l l a c o n d i c i ó n d e v e n t a s q u e s e
e f e c t ú a c u a n d o el cliente envía su pedido c o n el p a g o c o r r e s p o n d i e n t e ,
esto es, a n t e s d e q u e nosotros d e s p a c h e m o s la m e r c a n c í a solicitada.
E s t a c o n d i c i ó n en nuestro país e s m u y u s a d a p o r e m p r e s a s del S e c t o r
P ú b l i c o ( P E M E X ) y por e m p r e s a s c o m e r c i a l e s q u e , inician o p e r a c i o n e s
c o n un c l i e n t e , o bien, c o n un cliente y a c o n o c i d o , c o n el q u e se h a
t e n i d o m a l a e x p e r i e n c i a en materia d e crédito; o e m p r e s a s q u e o p e r a n
en mercados sobredemandados.
C o n e s t a f o r m a d e venta es justo, c u a n d o el cliente lo amerita, m a n e j a r
a l g u n o d e los r e c u r s o s paralelos d e d e s c u e n t o , bonificación o un m e j o r
precio.
b. P R O N T O P A G O . - Es otra condición d e ventas, por medio d e la cual se
le permite al cliente liquidar el importe d e su f a c t u r a a un n ú m e r o d e días
a la f e c h a de:
- Factura
- E m b a r q u e de la mercancía
- R e c e p c i ó n de la mercancía
- A la s guíente visita del vendedor (con clientes foráneos, es
practica c o m ú n )
Al i g u a l q u e la c o n d i c i ó n anterior, é s t a se m a n e j a p a r a l e l a m e n t e c o n
a l g ú n incentivo q u e p u e d e ser el descuento.
c. V E N T A S A C R E D I T O - La mayoría de las v e n t a s se realizan a crédito y
f u n d a m e n t a l m e n t e se n e g o c a n a plazos y f e c h a s t a n t o d e v e n c i m i e n t o
como de pago
Esta f o r m a e v i d e n t e m e n t e no lleva n i n g ú n
motivador
a p a r e j a d o , sino al contrario, regularmente se a u m e n t a al precio d e v e n t a
u n a cant d a d por c o n c e p t o de intereses q u e r e g u l a r m e n t e e s p a r e c i d a a
la q u e los b a n c o s cobran por su servicio crediticio.
E s t a c o n d cion al igual que en las anteriores, d e b e r á e s p e c i f i c a r s e en el
p e d i d o y en la factura.
d. V E N T A S C O N UN M I N I M O DE E M B A R Q U E . - S o n las q u e se utilizan
teniendo
una cantidad mínima tanto en volumen
(dependiendo
del
artículo) c o m o d e precio, y a que si no se ponen ciertas restricciones, se
m e r m a r á n las utilidades.
e C O N T A D O Y C.O.D.- Es la condición de venta q u e implica el tener q u e
p a g a r el i m p o r t e d e la m e r c a n c í a , ú n i c a m e n t e c o n t r a e n t r e g a d e
misma
la
Si se e n t r e g a sin cobrar el monto, e s t a r e m o s incurriendo en u n a
operación
a crédito
en a l g u n a
de
las
formas
que
se
apuntaron
anteriormente.
Los d e s c u e n t o s se manejan c o m o u n a reducción al precio d e v e n t a y se
otorgan
por circunstancias
muy
especiales,
pudiendo
ser
grandes
v o l ú m e n e s , pronto pago, pago anticipado, etc..
Las ofertas consisten en dar más producto por el precio normal d e v e n t a ,
o bien, regalar otro artículo c o m p l e m e n t a r i o al nuestro por el precio d e
nuestro
producto.
Los d e s c u e n t o s
en u n m o m e n t o
dado
pueden
m a n e j a r s e c o m o oferta
F i n a l m e n t e , las bon ficaciones consisten en reducirle al cliente el p a g o
d e a l g u n a p a r t e d e la factura por d i v e r s o s c o n c e p t o s
c o m p r a , etc.).
(volumen
de
4. I N V E S T I G A C I O N DE R E F E R E N C I A S
Es lógico q u e no t o d a s las c o n d i c i o n e s d e v e n t a implican crédito (pago
a n t i c i p a d o , p r o n t o p a g o , c o n t a d o y C . O . D . ) ; e n a l g u n a s o c a s i o n e s , las
ventas con mínimo de embarque
pueden
no s e r a c r é d i t o .
Los
i n c e n t i v o s d e v e n t a s p u e d e n aplicarse en v e n t a s a crédito, pero d e s d e
luego c o n suficiente criterio del r e s p o n s a b l e en autorizar el crédito y d e
la p e r s o n a e n c a r g a d a d e ventas, p a r a q u e no sólo por q u e r e r v e n d e r
h a g a n u s o d e a l g u n o d e los incentivos a p l i c a n d o a d e m á s el crédito; este
es r e c o m e n d a b l e sólo en c a s o s especiales.
L a i n v e s t i g a c i ó n d e referencias se refiere a la verificación d e q u e los
d a t o s q u e el solicitante ha anotado en s u solicitud sean reales y d e q u e
las e x p e r i e n c i a s c o n otros p r o v e e d o r e s en materia de crédito han sido
satisfactorias, al respecto es muy importante tener presente q u e los d a t o s
q u e se a n o t a n en la solicitud son de lo mejor q u e el solicitante tiene.
Existen en el m e r c a d o varias e m p r e s a s y d e s p a c h o s q u e se d e d i c a n a la
i n v e s t i g a c i ó n d e referencias y q u e lo q u e en sí h a c e n es c o n s u l t a r las
referencias q u e el solicitante anotó en su solicitud, v a l i é n d o s e d e visitas
d i r e c t a s al solicitante, llamadas telefónicas a las referencias, revisión en
las c e n t r a l e s d e información, investigación en los archivos del Registro
Público d e la Propiedad, etc., según sea el caso.
Sin e m b a r g o , m u c h a s e m p r e s a s no c u e n t a n c o n r e c u r s o s p a r a p o d e r
solicitar los servicios d e esas c o m p a ñ í a s o d e s p a c h o s e s p e c i a l i z a d o s y
la i n v e s t i g a c i ó n la t i e n e n q u e hacer en f o r m a d i r e c t a ; e n t o n c e s lo q u e
realizan es algo muy similar a lo q u e se anotó en el párrafo anterior.
En la visita al cliente, lo q u e se p e r s i g u e es tener u n a idea visual d e lo
q u e es e n sí la n e g o c i a c i ó n , del e s t a d o d e los b i e n e s e n g e n e r a l del
solicitante, d e la c a n t i d a d de p e r s o n a s q u e a c u d e n a la n e g o c i a c i ó n , del
nivel a p r o x i m a d o d e i n v e n t a r i o s , d e las r e l a c i o n e s l a b o r a l e s , d e
la
o r g a n i z a c i ó n en las a c t i v i d a d e s , la a n t i g ü e d a d y d i s t r i b u c i ó n d e
la
m a q u i n a r i a , el e q u i p o d e oficina, en g e n e r a l el f u n c i o n a m i e n t o y valor d e
la e m p r e s a .
Al igual q u e las e m p r e s a s externas d e d c a d a s a la investigación, por vía
te efónica solic tan nformes con las preguntas necesarias para tener u n a
idea clara del solicitante.
P a r a m i n i m i z a r el riesgo, se o t o r g a i n i c i a l m e n t e un límite
realmente
r e d u c i d o , el c u a l se irá i n c r e m e n t a n d o d e a c u e r d o a la e x p e r i e n c i a
tenida.
Al respecto (aumentos en límites) la e m p r e s a d e b e tener políticas, tales
como:
a Si por un período de tres meses, el cliente p a g a
puntualmente, tendrá derecho a un a u m e n t o m á x i m o del 2 5 %
sobre el límite inicial.
b. Si es por un período d e seis m e s e s , el a u m e n t o será hasta d e
un 5 0 % adicional al inicial o d e un 2 5 % sobre el límite anterior.
c. Si por un período de doce m e s e s la e x p e r i e n c i a fue
satisfactoria, se otorgará un a u m e n t o q u e variará del 7 5 % al
1 0 0 % sobre el límite inicial o anterior.
d. El límite del crédito en ningún m o m e n t o será superior al x % del
capital contable del solicitante.
e. A j u s t e s automáticos periódicos por el efecto inflacionario.
d.
RECIBO
DE
COBRO.-
Estos cumplen
con
la m i s i ó n d e
poder
c o m p r o b a r en un momento dado q u e se realizó algún p a g o d e n t r o d e la
f e c h a q u e c o m p r e n d e su estado de c u e n t a y q u e
servirá, d e s d e l u e g o ,
p a r a d e m o s t r a r q u e efectivamente se realizó.
R e g u l a r m e n t e se m a n e j a
e n u n o r i g i n a l (que se e n t r e g a al c l i e n t e )
y cuantas copias
sean
necesarias.
Es m u y i m p o r t a n t e para efectos de control, q u e é s t o s se e n c u e n t r e n
n u m e r a d o s p r o g r e s i v a m e n t e y serán e n t r e g a d o s m e d i a n t e la f i r m a d e
u n a relación en que se d e m u e s t r e q u e fue e n t r e g a d o a u n a p e r s o n a .
G e n e r a l m e n t e se entregan a los vendedores, a la caja y al d e p a r t a m e n t o
d e crédito y cobranza.
E n e s t o s recibos se explicará c o n la m a y o r c l a r i d a d la a p l i c a c i ó n del
p a g o a u n a o varias facturas, s e g ú n sea el c a s o , p r e f e r e n t e m e n t e a las
más antiguas.
E n la m a t e r i a d e crédito no todo es positivo d e inicio y c o n a u m e n t o s en
los límites c o n c e d i d o s ; en o c a s i o n e s hay d i s m i n u c i o n e s , c a n c e l a c i o n e s ,
r e c o n s i d e r a c i o n e s y traspasos o c a m b i o s de razón social.
En c a n c e aciones
la e m p r e s a d e b e r á t e n e r p o l í t i c a s d i c t a d a s , t a l e s
como:
a Antes de pasar la c o b r a n z a al Jurídico, se c a n c e l a r á el
crédito.
b La devolución de un c h e q u e por falta d e f o n d o s , s e r á
motivo de cancelación del crédito.
c C u a n d o se tengan elementos suficientes (fraudes a
otras empresas) se cancelará el crédito.
Es r e c o m e n d a b l e que antes d e t o m a r la decisión d e c a n c e l a r el crédito,
se t o m e la o p mon del d e p a r t a m e n t o de v e n t a s , y a q u e p u e d e a p o r t a r
situaciones
o
elementos
reales que
en
créditos
y cobranzas
se
desconocen.
5. A U T O R I Z A C I O N DE C R E D I T O
E s muy i m p o r t a n t e lograr crear u n a i m a g e n d e f o r m a l i d a d a n t e el cliente
y esto se logra e n v i á n d o l e a l g u n a c a r t a o a l g u n a c o m u n i c a c i ó n e n q u e
s e le n o t i f i q u e t a n t o la a u t o r i z a c i ó n c o m o el r e c h a z o d e a l g ú n c r é d i t o
solicitado, y a q u e hay m u c h a s o c a s i o n e s e n q u e c o m o c l i e n t e s no nos
e n t e r a m o s d e la decisión del proveedor.
Para p o d e r c o m p l e t a r este material, se p r e s e n t a n a c o n t i n u a c i ó n a l g u n o s
modelos
d e c a r t a s en q u e p o d a m o s c u m p l i r
c o n lo
anteriormente
anotado.
6. C O N F I R M A C I O N DE C R E D I T O
a. C A R T A
CONCEDIENDO
CREDITO.-
Estas
cartas
ofrecen
una
e x c e l e n t e o p o r t u n i d a d para atraerse el interés del cliente hacia la firma y
sus productos, y s o n usadas c o n éxito en v e n t a s d e p r o m o c i ó n .
Ejemplo-
Sr.
Domicilio:
Estado y C ó d go Postal:
Estimado:
Tenemos
el
agrado
de
otorgarle
nuestro
crédito
de
c o n f o r m i d a d con su solicitud del 12 d e marzo, bajo nuestras
condiciones más favorables: 2 % a 10 días, 3 0 días neto. Su
pedido se envió ahora por correo aéreo.
N o s i n t e r e s a q u e u s t e d s e p a q u e la c a l i d a d , e n t r e g a y
p r e c i o d e este p r i m e r p e d i d o t a m b i é n los e n c o n t r a r á
en
t o d o s los abastecimientos eléctricos c o n q u e c o n t a m o s .
La información que h e m o s recibido es c o m p l e t a m e n t e d i g n a
d e usted, personalmente, y c o m o h o m b r e d e n e g o c i o s , y en
m u c h o e s t i m a m o s el q u e nos h a y a e s c o g i d o para proveerlo.
En c u a n t o se familiarice u s t e d c o n n u e s t r a s e x i s t e n c i a s y
servicios,
se d a r á
nosotros,
como
cuenta de que
fuente
de
puede depender
abastecimiento
de
digna
de
su n e g o c i o y h a r e m o s t o d o lo p o s i b l e
por
confianza
Apreciamos
a s e g u r a r q u e este p e d i d o s e a sólo el p r i m e r o d e m u c h o s
otros
Sinceramente.
b. C A R T A S N E G A N D O C R E D I T O . - C u a n d o un a c r e e d o r d e b a r e c h a z a r
u n a s o l i c i t u d d e c r é d i t o , t i e n e el p r o b l e m a d e i n f o r m a r al c l i e n t e
su
d e c i s i ó n sin p e r d e r la b u e n a voluntad del cliente. L a s c i r c u n s t a n c i a s d e
s o l i c i t a n t e s d e c r é d i t o varían f r e c u e n t e m e n t e ; un r i e s g o p o b r e
ahora
p u e d e ser u n a b u e n a cuenta poco m á s tarde.
Ejemplo:
Estimado Sr.:
S u solicitud ha sido c o n s i d e r a d a c o n t o d a a t e n c i ó n
y
l a m e n t a m o s q u e aparezca un i n c o n v e n i e n t e , a efecto
q u e usted abra una cuenta c o n n o s o t r o s p r e c i s a m e n t e
ahora.
E s p e r a m o s que obtenga p r o v e c h o d e n u e s t r o s
servicios. Puede usted reservar c u a l q u i e r artículo e n
nuestro almacén sobre nuestro plan d e a p a r t a d o y p o r
s u p u e s t o , ordenar cualquier artículo por teléfono si d e s e a
se le envíe p o r C . O . D .
Sinceramente.
7. A U T O R I Z A C I O N DE P E D I D O S
Como
es
sabido
de todos,
los p e d i d o s d e
los c l i e n t e s
llegan
al
d e p a r t a m e n t o d e v e n t a s de la e m p r e s a , y a s e a por t e l é f o n o , c o r r e o o
bien por m e d i o d e su f u e r z a d e v e n t a s ; es ahí d o n d e los r e v i s a r á n y
f o r m u l a r á n e n la papelería de la e m p r e s a el pedido c o r r e s p o n d i e n t e .
P a r a autorizar un pedido, Créditos y C o b r a n z a s d e b e r á :
a.- Cerciorarse que los datos del pedido c o r r e s p o n d a n
precisamente al cliente indicado.
b.- Venficar en sus tarjetas d e control q u e no existen saldos
v e n e d o s de liqu dación.
c.- Q u e el importe del pedido s u m a d o al a d e u d o q u e
se t e n g a no rebase el límite d e crédito a s i g n a d o a!
cliente.
d.- Autorizar los pedidos q u e c u m p l a n con los
requerimientos de crédito.
Las c a u s a s m á s c o m u n e s d e r e c h a z o de p e d i d o s por parte d e C r é d i t o
son:
a.- Q u e exista saldo vencido.
b.- Q u e los datos p r o p o r c i o n a d o s no s e a n los registrados.
c - Por malos cálculos en los precios, d e s c u e n t o s , etc.
d.- Por tener saturado su límite.
e.- Por no cubrir el mínimo de e m b a r q u e establecido.
U n a v e z s a t i s f e c h o s los r e q u e r i m i e n t o s d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s
a p r o b a d o s los p e d i d o s se e n v i a r á u n a c o p i a al d e p a r t a m e n t o
y
cuya
función s e a la facturación, pudiendo ser c o n t a b i l i d a d o p r o c e s a m i e n t o d e
s i s t e m a s d e i n f o r m a c i ó n para su facturación y e n v í o d e l pedido. U n a vez
surtido el pedido, el d e p a r t a m e n t o c o r r e s p o n d i e n t e e n t r e g a r á a créditos y
c o b r a n z a s las facturas firmadas de recibido, p a r a q u e s e a n p r o g r a m a d a s
en el control q u e se tenga de revisión de facturas, q u e llegada la f e c h a o
día
de
revisión
de
los
clientes
sea
enviada
y
poder
cobrarla
p o s t e r i o r m e n t e . Es muy importante q u e la p e r s o n a q u e se e n c a r g u e d e
esta función, c o n o z c a todo el flujo d e a c t i v i d a d e s y los d o c u m e n t o s q u e
en él participan, siendo estos el contra recibo, d o c u m e n t o q u e sustituye a
la f a c t u r a y c o n el q u e p o d r e m o s p r o c e d e r a su c o b r o e n la f e c h a
c o n v e n i d a . P a r a efectos de control, se t e n d r á n d i s e ñ a d a u n a f o r m a p a r a
evitar q u e a quien se entregue las facturas extravíe alguna.
G29B1
8. C L I E N T E S E S P E C I A L E S
Estos s o n clasificados así regularmente por el v o l u m e n d e c o m p r a q u e
nos h a c e n y q u e d e s d e luego d e p e n d e r á del giro d e la e m p r e s a . Por
e j e m p l o , p a r a laboratorios fabricantes d e p r o d u c t o s m e d i c i n a l e s , s e r á n
c l i e n t e s e s p e c i a l e s , el IMSS, ISSSTE, etc.; p a r a f a b r i c a n t e s d e llantas,
serán las plantas armadoras, etc. y q u e por su i m p o r t a n c i a tienen q u e ser
t r a t a d o s en f o r m a distinta a los clientes normales.
Los clientes especiales pueden s ° r :
- Sucursales y cadenas
- Uniones d e crédito
- Comisionistas
- Cooperativas y sindicatos
- D e p e n d e n c i a s oficiales
- Otras
En el c a s o de sucursales y cadenas s a b e m o s q u e la diferencia radica e n
la f o r m a en q u e operan. Una sucursal opera en f o r m a c e n t r a l i z a d a a u n a
oficina central de d o n d e surgen los pedidos y en g e n e r a l las d i f e r e n t e s
decisiones
a d m i n strat vas
Las c a d e n a s s o n
manejadas
en
forma
d e s c e n t r a l z a d a c o m o empresas diferentes, pero q u e s o n m a n e j a d a s por
las
mismas
conjuntamente
políticas
y
que
están
apoyadas
o
respaldadas
Las uniones de crédito son instituciones auxiliares d e crédito
que
a g r u p a n a un d e t e r m i n a d o número d e s o c i o s y q u e h a c e n sus c o m p r a s a
t r a v é s d e é s t a s , b u s c a n d o mejores p r e c i o s y c o n d i c i o n e s s o b r e los q u e
p r e v a l e c e n e n el m e r c a d o . E s r e c o m e n d a b l e
la c e l e b r a c i ó n d e
un
c o n t r a t o e n d o n d e se e s p e c i f i q u e el c r é d i t o m á x i m o a c a d a s o c i o y la
forma de pago.
L o s c o m i s i o n i s t a s s o n a q u e l l o s a g e n t e s q u e p o r la v e n t a d e n u e s t r o s
productos perciben una comisión, es necesario celebrar con estos un
c o n t r a t o d e c o m i s i ó n mercantil en el q u e se e s t a b l e z c a las c o n d i c i o n e s
respectivas.
9. C O B R A N Z A
Es la e n c a r g a d a d e realizar f í s i c a m e n t e el c o b r o d e las f a c t u r a s q u e
a m p a r a n la m e r c a n c í a vendida y q u e es p r o p i e d a d d e nuestro cliente.
a. D O C U M E N T A C I O N
NECESARIA.- La d o c u m e n t a c i ó n básica p a r a
p o d e r e j e r c e r los d e r e c h o s d e c o b r o s o b r e los c r é d i t o s o t o r g a d o s a la
clientela es:
• Pedido o factura firmada de recibida la mercancía.
- G u í a o talón de e m b a r q u e d e la línea d e transportes
firmada por el cliente.
- Estado de cuenta
- Contratos o convenios establecidos
Los p u n t o s primero y s e g u n d o se c o n s i d e r a n v i t a l e s p a r a p o d e r realizar
el c o b r o y del tercero y cuarto no son c o n s i d e r a d o s c o m o tales, inclusive
p u e d e n ser p a s a d o s por alto, siempre y c u a n d o la e x p e r i e n c i a t e n i d a s e a
satisfactoria. En los c a s o s que se justifique o q u e no se t e n g a la a b s o l u t a
c o n f i a n z a , se hará q u e el cliente firme en d o n d e a p a r e z c a la l e y e n d a d e
un p a g a r é , esto c o n el fin de q u e si es n e c e s a r i a la c o b r a n z a l e g a l se
facilita.
Las formas de cobro podrán ser:
- Representante d e ventas
- Cobradores
- P a g o electrónico
- Correo
A l g u n a s e m p r e s a s o p t a n el s i s t e m a d e c o b r a n z a p o r c o n d u c t o d e s u s
r e p r e s e n t a n t e s d e v e n t a s , y a q u e así l o g r a n r e a l m e n t e u n
estrecho
c o n t a c t o c o n s u clientela, o s e a q u e los v e n d e d o r e s v i s i t a r á n a s u s
clientes para venderles y para cobrarles, a d e m á s los responsabilizan d e
s u s v e n t a s , d i c t a n d o c o m o política q u e la c o m i s i ó n s e r á p a g a d a hasta
q u e se c o b r e el importe de la factura, d e e s t a m a n e r a se evita t e n e r
p e r s o n a l e s p e c i a l para el cobro; es muy usual e s t e s i s t e m a c u a n d o se
t i e n e n c l i e n t e s f o r á n e o s y es i m p o s i b l e t e n e r un c o b r a d o r p a r a estos
efectos
El p a g o e l e c t r ó n i c o c o n s i s t e en q u e el c l i e n t e e f e c t ú e un
depósito
bancario a la c u e n t a d e la empresa, c o n la instrucción d e transferencia a
la c i u d a d d o n d e ésta tiene su administración.
El c o r r e o es u s a d o r e g u l a r m e n t e p a r a c l i e n t e s f o r á n e o s y en q u e el
r e p r e s e n t a n t e tarda más tiempo en regresar a visitar del q u e se pacta en
un principio para el pago y no es factible el pago electrónico.
b. C O N C I L I A C I O N Y A N A L I S I S DE S A L D O S . - Esta función, q u e es u n a
d e las i m p o r t a n t e s del departamento d e créditos y c o b r a n z a s , d e b e r á ser
realizada d i a r i a m e n t e t o m a n d o c o m o base las e n t r e g a s del día anterior y
d e los c o b r o s e f e c t u a d o s y a q u e d e no h a c e r s e así, la a c u m u l a c i ó n d e
t r a b a j o p o d r á h a c e r q u e el o p e r a d o r c o m e t a e r r o r e s y d e s v i r t ú e
la
realidad d e la c o b r a n z a .
c. E S T A D O S D E C U E N T A . - C o n la i n f o r m a c i ó n o b t e n i d a d e la f u n c i ó n
anterior, se e s t a r á en posibilidades d e f o r m u l a r los e s t a d o s d e c u e n t a
q u e en f o r m a m e n s u a l se envían a los clientes y a los v e n d e d o r e s p a r a
que:
a. Los clientes se enteren de su situación p a r a c o n la
empresa.
b. Para que d e existir alguna i n c o n f o r m i d a d , lo h a g a n saber.
c. Para q u e los v e n d e d o r e s c o n o z c a n sobre los p a g o s
efectuados por sus clientes y p u e d a n c o b r a r sus
comisiones
d. Para q u e con los clientes q u e t e n g a n a d e u d o s a t r a s a d o s
p u e d a n ejercer o ayudar a la c o b r a n z a .
C A P I T U L O IV. T I T U L O S DE C R E D I T O
L o s T í t u l o s d e C r é d i t o q u e normalmente se recibirán e n la e m p r e s a p o r
c o n c e p t o del p a g o d e alguna o varías facturas s e r á n :
- Cheque
- Letras d e cambio
- Pagaré
- Giros
- C a r t a s de crédito
Es i n d u d a b l e q u e el más usual p a r a la liquidación d e un a d e u d o o d e
u n a c o m p r a s e a el cheque, este d o c u m e n t o d e b e r á c o n t e n e r :
- L u g a r y fecha d e expedición
- N o m b r e del beneficiario
• C a n t i d a d en número y letra
- Firma del librador o girador
- Fiscalmente a partir de 1991, el registro federal d e
contribuyentes de las personas m o r a l e s y d e las p e r s o n a s
físicas q u e utilicen la cuenta de c h e q u e s para actividades
empresariales.
Pudiendo incluirse la leyenda "no negociable p a r a a b o n o
en cuenta".
1. C H E Q U E
El c h e q u e e s un título d e crédito dirigido a u n a institución b a n c a r i a c o n la
q u e se d a la o r d e n incondicional d e p a g a r a la vista u n a c a n t i d a d d e
dinero a c u e n t a d e un depósito previo y acreditado por el librador.
Para la emisión d e este título intervienen tres personas:
1. El Librador.
2. El benefictano que puede ser d e t e r m i n a d o si e s
nominativo, o indeterminado si es al portador.
3. El librado o institución de crédito q u e p a g a r á el
d o c u m e n t o previo contrato de cuenta d e c h e q u e s c o n el
girador y provisión de fondos.
L a única é p o c a d e pago que acepta el c h e q u e es a la vista.
Es c o n v e n i e n t e p a r a u n a e m p r e s a q u e los c h e q u e s q u e r e c i b a s e a n
n o m i n a t i v o s a la e m p r e s a y no al portador, así m i s m o q u e el librador d e
los c h e q u e s recibidos sea precisamente la e m p r e s a cliente.
A l g u n a s d i s p o s i c i o n e s d e la Ley d e Títulos y O p e r a c i o n e s d e Crédito
relativas al c h e q u e son las siguientes:
Art. 176. D e b e contener:
I. L a mención d e ser c h e q u e , inserta e n el texto del
documento.
II. Lugar y f e c h a en q u e se expide.
III. L a orden incondicional d e p a g a r u n a s u m a
d e t e r m i n a d a d e dinero.
IV. Nombre del librado
V. Lugar de pago
VI. Firma del librador
Art. 181. Deben d e presentarse p a r a su p a g o por el b a n c o :
I. Dentro de los 15 días naturales a! d e su f e c h a si f u e r e n
pagaderos en el m i s m o lugar d e s u expedición.
II. Dentro de un mes, si fueran e x p e d i d o s y p a g a d e r o s en
diversos lugares del territorio nacional.
III. Dentro de tres m e s e s , si f u e r e n e x p e d i d o s e n el
extranjero y p a g a d e r o s en d i v e r s o s lugares del
territorio nacional.
IV. Dentro de tres meses si fueren e x p e d i d o s e n
territorio nacional para ser p a g a d e r o s e n el
extranjero, siempre q u e no fijen otro plazo las leyes
del lugar.
Art. 193.
El librador de un c h e q u e presentado en t i e m p o y no
p a g a d o por causa imputable al propio librador,
resarcirá al t e n e d o r los d a ñ o s y perjuicios q u e c o n ello le
ocasione.
En ningún caso la indemnización p o d r á ser m e n o r
del 2 0 % del valor del c h e q u e .
Art. 197.
El cheque que el librador o el t e n e d o r c r u c e n c o n
d o s líneas paralelas trazadas en el anverso, sólo
podrá ser cobrado por u n a institución d e crédito.
Si entre las líneas d e l cruzamiento d e un c h e q u e
no aparece el nombre d e la institución q u e d e b e
cobrarlo, el cruzamiento es general, y especial si
entre las líneas se c o n s i g n a el n o m b r e d e la
Institución determinada. En este último caso, el
c h e q u e solo podrá ser p a g a d o a la institución
especialmente designada o a la q u e ésta hubiere
e n d o s a d o el c h e q u e para su cobro.
El cruzamiento general puede t r a n s f o r m a r s e e n
cruzamiento especial; pero el s e g u n d o no p u e d e
transformarse en el primero. T a m p o c o p u e d e
borrarse el cruzamiento de un c h e q u e ni el
nombre de la institución en el designada. Los
c a m b i o s o supresiones q u e se hicieren contra lo
dispuesto en este artículo, se t e n d r á n c o m o no
efectuados.
El librado que p a g u e un c h e q u e c r u z a d o en
términos distintos d e los q u e este artículo s e ñ a l a ,
e s responsable del pago irregularmente
hecho.
2. L E T R A DE C A M B I O
L a letra d e c a m b i o es un i n s t r u m e n t o p r i v a d o p o r el q u e el g i r a d o r
(suscriptor) o r d e n a a aquel contra quien o a c u y o c a r g o la dirige, q u e
p a g u e a X la s u m a de dinero q u e en ella se indica. No s e r á letra d e
c a m b i o si no reúne todas las formalidades q u e p a r a serlo le s e ñ a l a la ley
d e Títulos y Operaciones de Crédito.
En la letra de c a m b i o intervienen tres personas:
1 El girador es quien la suscribe y emite la o r d e n d e pago.
2 El t o m a d o r o beneficiario es la p e r s o n a a q u i e n se hace el
pago
a través d e la letra
3
El girado es la persona a quien se dirige la o r d e n i n c o n d i c i o n a l
d e p a g o d a d a por el girador, en favor d e l t o m a d o r . El g i r a d o e s
o b l i g a d o c a m b i a r l o hasta q u e a c e p t a c o n su f i r m a el p a g o d e la
letra y se convierte además en aceptante de la misma.
4
P u e d e a d e m a s incluir el avalista que g a r a n t i z a las o b l i g a c i o n e s
d e aceptante y si no lo h u b e r e , las del girador.
M e d i a n t e el aval se garantiza en todo o en parte, el p a g o d e la letra
de cambio
Es c o m ú n q u e en el uso de la letra d e cambio intervengan d o s p e r s o n a s ,
siendo el girador y el girado, la m i s m a persona.
A c o n t i n u a c i ó n se mencionan algunas d i s p o s i c i o n e s j u r í d i c a s relativas a
la letra d e c a m b i o , insertas en la Ley d e T í t u l o s y O p e r a c i o n e s
de
Crédito.
Art. 76. La letra de cambio d e b e c o n t e n e r :
I. La mención de ser letra d e c a m b i o , inserta en el texto
del documento.
II. La expresión de lugar, día, m e s y a ñ o en q u e se
suscnbe.
III. L a orden incondicional al girado d e p a g a r u n a s u m a
determinada de dinero.
IV. El nombre del girado.
V. Lugar y época de pago.
VI. Nombre de la persona a quien h a d e h a c e r s e el pago.
VII. La firma del girado o d e la p e r s o n a q u e s u s c r i b a a su
ruego o en su nombre.
Art. 79 La letra de cambio puede ser girada:
I. A la vista.
II. A cierto tiempo vista.
III. A cierto tiempo fecha.
IV A día fijo.
1. A la vista significa q u e debe pagarse al m o m e n t o de su presentación.
2. A cierto t i e m p o vista, la letra d e b e presentarse al girado para q u e la
vea y acepte su pago y se provea de los fondos suficientes.
En este
m o m e n t o se indica en que fecha ha d e pagarse. El t o m a d o r d i s p o n e
d e se s m e s e s para presentarla a la aceptación.
3 A cierto t i e m p o fecha, el pago se hara transcurrido cierto t i e m p o d e la
fecha d e la e m i s ón.
4 A d a fijo, el p a g o q u e d a determinado a una fecha cierta
3. P A G A R E
El pagare es un título de crédito por el que el girador o suscriptor promete
p a g a r al t e n e d o r d e t e r m i n a d a c a n t i d a d d e d i n e r o
vencimiento
en la f e c h a
del
El p a g a r é es emitido a la o r d e n del t o m a d o r , ya q u e están
prohibidos los pagares emitidos al portador.
En la emis on del pagaré intervienen solamente d o s p e r s o n a s :
1. E g rador que hace la promesa de pago (es el deudor o
acreditado).
2 El t o m a d o r o beneficiario a quien se le hace la p r o m e s a d e
p a g a r (ad c onalmente es posible la existencia d e una t e r c e r a
p e r s o n a el aval sta)
Este d o c u m e n t o es usado por las e m p r e s a s para dejar u n a c o n s t a n c i a
d e los a d e u d o s que algún cliente p u e d a tener c o n ella. La suscripción de
p a g a r e s por el d e u d o r o acreditado no se o p o n e a la existencia d e otro
documento
adeudos
(como
un c o n t r a t o d e c r é d i t o ) d o n d e c o n s t e n
Sin e m b a r g o
el o
los
aun en este caso es c o n v e n i e n t e la suscripción
d e p a g a r e s en f o r m a adicional ya q u e en este c a s o de falta d e p a g o la
vía jud cial de cobro es más expedita.
El pagaré t i e n e las mismas épocas de pago que la letra d e c a m b i o .
A l g u n a s d i s p o s i c i o n e s d e la Ley d e Títulos y O p e r a c i o n e s d e C r é d i t o
relativas al pagaré son las siguientes:
Art. 170. El pagaré debe contener:
I. L a mención de ser pagaré en el texto del d o c u m e n t o .
II. La promesa incondicional d e p a g a r u n a s u m a
determinada d e dinero.
III. Nombre de la persona a la q u e h a de h a c e r s e el p a g o .
IV. La época y lugar de pago.
V. Fecha y lugar en que se suscribe el d o c u m e n t o .
VI. La firma del suscriptor o d e la p e r s o n a q u e firma a su
ruego o en su nombre.
Art. 171.
Si no menciona fecha, se considerará a la vista; si no
indica lugar de su pago se tendrá c o m o tal el domicilio
del que lo suscriba.
4 GIROS
E s t a d o c u m e n t a c i ó n podra ser telegráfica, b a n c a r i a o p o s t a l ( v a l o r e s
postales)
deberán
estar e x p e d i d a s a f a v o r d e la e m p r e s a ,
cantidad,
estos documentos
son como
un c h e q u e ,
por
p o r lo q u e
la
se
r e c o m i e n d a un b u e n control y m a n e j o m e d i a n t e n u e s t r a c u e n t a d e
cheques
5 C A R T A S DE C R E D I T O
Es un d o c u m e n t o q u e el banco expide en f a v o r d e u n a p e r s o n a , por
m e d o d e l c u a l se puede r ealizar retiros en efectivo en c u a l q u i e r a d e las
s u c u r s a l e s de la institución que lo expidió.
E n la c a r t a se m e n c i o n a n las plazas, la d e n o m i n a c i ó n d e la sucursal, la
v i g e n c i a y e monto que ampara
Este d o c u m e n t o tiene las siguientes ventajas para el cliente:
- M a n e j a d ñero en efectivo
- Servicio, puede otorgarse como crédito
- P u e d e e x p e d rse a nombre de una o mas personas físicas o
morales
- Si no se utiliza es cancelable sin costo alguno, a s i c o m o si se
extravia o lo roban
C A P I T U L O V. C O N T R O L DE C H E Q U E S D E V U E L T O S
Al d e v o l v e r el b a n c o los c h e q u e s d e nuestros clientes por insuficiencia
de
fondos
o
por
alguna
otra
causa,
serán
controlados
d e p a r t a m e n t o d e crédito y c o b r a n z a h a s t a lograr su c o b r o .
por
el
Se p u e d e
aplicar el siguiente procedimiento:
1 El e n c a r g a d o del control d e c h e q u e s devueltos del d e p a r t a m e n t o
d e crédito y cobranza los a g r u p a r á por divisiones o por z o n a s
d e ventas, manteniendo un orden por e s t a d o s y poblaciones.
2 M a r c a r a el estado de cuenta del cliente p a r a q u e al consultarle se
s e p a d e inmediato que existe un c h e q u e devuelto .
3 En e reg stro general de clientes se d e b e r á anotar para llevar el
control del número de c h e q u e s devueltos hasta la fecha.
4 C u a n d o la cobranza foranea es a través de los v e n d e d o r e s ,
se preparara una carta en la q u e se le envíe al v e n d e d o r el
c h e q u e devuelto para su cobro, m i s m o q u e se obtendrá en
efect vo o en cheque certificado.
5 U n a copia de la carta servirá para llevar el control d e los c h e q u e s
d e v u e l t o s y pendientes de cobro.
6. M e n s u a l m e n t e preparará una relación en q u e se anote p o r c a d a
c h e q u e devuelto, los siguientes datos:
a.- N o m b r e d e la División de Ventas
b.- N ú m e r o de la Zona de Ventas
c.- N ú m e r o del cheque devuelto
d.- N o m b r e y población del cliente
e.- F e c h a d e devolución
f.- Importe
g.- S u m a total del importe de los c h e q u e s d e c a d a z o n a d e
ventas.
L a d i s t r i b u c i ó n d e l importe d e los c h e q u e s de c a d a z o n a d e v e n t a s s e
llevará a c a b o mediante:
Onginal
• Para la Gerencia de Ventas
Primera copia
- Para el Representante
S e g u n d a copia
• Para Crédito y C o b r a n z a
7. En u n a carpeta especial separada por regiones y z o n a s ,
c o l o c a r las copias a las q u e se refiere el punto n ú m e r o cinco,
para llevar el control de los cheques. De esta m a n e r a se
c o n o c e r á n los reportes totales d e regiones y zonas.
A l efectuarse el cobro anotarle el número d e recibo d e c o b r o y la
f e c h a y enviarla al expediente del cliente.
8. C o m o se mencionó anteriormente, el e n c a r g a d o d e c u e n t a s se
auxiliará d e las copias de las relaciones para anotar c o n lápiz rojo
la clave C h - D - $
y fecha en el estado de c u e n t a del
cliente c o r r e s p o n d ente, los datos del c h e q u e d e v u e l t o para
c o n s i d e r a r l o tanto en la concesión de crédito c o m o en las
g e s t i o n e s d e cobranza.
9 Al c u m p rse un determinado número d e d í a s e n t r e g a d o s al
c u e r p o d e ventas y de no haberse recuperado su importe,
d e b e r á n d e v o verse a departamento de crédito y c o b r a n z a .
10 El e n c a r g a d o de cobranza, al recibir n u e v a m e n t e los c h e q u e s
d e v u e l t o s preparara una relación de ellos, q u e c o n la f i r m a d e l
efe d e departamento turnara a la Gerencia d e Crédito y
C o b r a n z a con cop a a a Gerencia de Ventas para decidir lo
procedente
11 Se preparara una carta con copia d ng d a al a b o g a d o elegido
r e c a b a n d o f rma de r e c b i d o d e c o n f o r m i d a d si reside en plaza.
En caso c o n t r a r o se e n v a r a por correo certificado c o n acuse
d e rec bo o e me or med o de transporte
12. La copia de la carta dirigida al a b o g a d o se a n e x a r á a la
d o c u m e n t a c i ó n existente, para establecer vigilancia sobre el
c h e q u e pendiente de cobro.
13 Al lograrse el cobro de los cheques devueltos, q u e d e b e r á ser
i n v a n a b l e m e n t e en efectivo o c h e q u e certificado, se e x t e n d e r á
un recibo d e cobro.
1. R E C U P E R A C I O N DE CREDITO EN M E R C A N C I A
En los c a s o s en q u e al presentarse a cobrar u n a factura al r e p r e s e n t a n t e
d e v e n t a s note q u e la situación económica del cliente e s m a l a y q u e sin
e m b a r g o t i e n e aún existencias de nuestros productos, d e b e r á r e c o g e r l a
y v a l o r i z a r l a en b a s e al estado q u e g u a r d a n y los p r e c i o s
vigentes,
t r a t a n d o l a c o m o u n a devolución de mercancía y s i g u i é n d o s e el t r á m i t e
indicado p a r a ello en el instructivo de crédito.
2. C O N T R O L DE R E E M B O L S O S A C U E N T E S
Los r e e m b o l s o s de efectivo a clientes se les h a r a n ú n i c a m e n t e en los
c a s o s e n q u e q u e d e plenamente c o m p r o b a d o q u e en el p a g o d e u n a
factura
hayan
pagado
de
mas.
Por
ningún
otro
concepto
se
r e e m b o l s a r á n saldos a favor de clientes, incluyendo las d e v o l u c i o n e s d e
mercancía
Las cantidades inferiores a la s u m a a c o r d a d a se h a r á n d e l
c o n o c i m i e n t o del representante para que en el p r ó x i m o c o b r o q u e le
e f e c t ú e a c ente se lo descuente del total, lo m i s m o se h a r á c o n los
saldos or g na es por devolución de mercancía
3. C O N T R O L D E C U E N T A S DE LENTA R E C U P E R A C I O N
Por c u e n t a d e lenta recuperación deberá e n t e n d e r s e a q u e l l a c u e n t a q u e
e n virtud d e h a b e r transcurrido el plazo m á x i m o q u e o t o r g a la c o m p a ñ í a
p a r a s u p a g o e n c o n d i c i o n e s n o r m a l e s , se le c a n c e l a el c r é d i t o y s e
t r a s p a s a su s a l d o pendiente al grupo d e "cuentas d e lenta recuperación".
El o b j e t o d e t r a s p a s a r u n a c u e n t a al g r u p o anterior, e s p a r a q u e el
d e p a r t a m e n t o d e crédito y c o b r a n z a s i n t e r v e n g a j u d i c i a l m e n t e a t r a v é s
d e a b o g a d o s p a r a recuperar los saldos pendientes, o bien, p a r a o b t e n e r
un certificado legal d e la imposibilidad de realizar el cobro.
CAPITULO
VI.
SERVICIOS
BANCARIOS
DE
COBRANZA
Y
FINANCIAMIENTO
En e s t e c a p í t u l o se tratará de m a n e r a c o n d e n s a d a , las f u n c i o n e s d e
a p o y o al d e p a r t a m e n t o d e créditos y c o b r a n z a s d e n t r o d e l
sistema
financiero, c o n s i s t e n t e en factoraje y descuento d e d o c u m e n t o s .
Las instituciones
bancarias
manejan
los d o c u m e n t o s
hasta
ahora
s e ñ a l a d o s , s i n e m b a r g o , en f o r m a i n d e p e n d i e n t e o f r e c e n el s e r v i c i o
c o n o c i d o c o m o "Factonng". Este servicio no es exclusivo d e los b a n c o s ,
ya q u e e x i s t e n e m p r e s a s de "factoraje" particulares y la función principal
es la c o m p r a o financiamiento de facturas y/o contra-recibos.
En a m b o s c a s o s , sea un banco o un particular, es un i n t e r m e d i a r i o , a
t r a v é s d e l c u a l u n a institución o t o r g a f i n a n c i a m i e n t o a u n a e m p r e s a ,
c o n s t i t u y é n d o s e así en un administrador d e las garantías q u e la e m p r e s a
otorgo
a cambio
del financiamiento
recibido;
además
se t i e n e
r e s p o n s a b i l i d a d c o n la i n s t i t u c ó n d e c r é d i t o d e v i g i l a r el
correcto
c u m p m e n t o d e la o p o r t u n a liquidación d e los v e n c i m i e n t o s d e
pagarés s u s c r t o s por la empresa.
El Factorlng p u e d e s e r
a. C O B R A N Z A DIRECTA
b C R E D I T O EN LIBROS
la
los
Facíoring
selecciona
los d o c u m e n t o s
a cargo
de
las e m p r e s a s
o
instituciones en las cuales se lleva a cabo la gestión d e c o b r a n z a , siendo
e n t o n c e s en e s t e caso la cobranza directa; la institución d e t e r m i n a r á el
" a f o r o " d e a c u e r d o a la bondad de la cartera. El aforo s e refiere a la
c a n t i d a d ( p o r c e n t a j e ) q u e se le d a r á al cliente, s o b r e el i m p o r t e d e
d o c u m e n t o s (60, 70, 80 o mas porcentaje).
C u a n d o e s c o b r a n z a directa, se e n t r e g a a F a c t o r i n g los d o c u m e n t o s
f í s i c a m e n t e a d i f e r e n c i a de crédito en libros e n q u e el c l i e n t e
sólo
e n t r e g a u n a relación de los d o c u m e n t o s q u e se están e n t r e g a n d o a
Factoring d e s d e luego a c o m p a ñ a d a del pagaré respectivo.
Period camente
conc
Factoring conjuntamente
con
el c l i e n t e
a c ó n para pagar los d f e r e n c i a l e s q u e c o r r e s p o n d a n .
hace
una
C A P I T U L O VII. A D M I N I S T R A C I O N F I N A N C I E R A
Concepto.-
F i n a n z a s es la actividad d e d i c a d a a la obtención, administración y control de los recursos, así c o m o optimizar el uso d e
éstos.
1. F U N C I O N F I N A N C I E R A
L a f u n c i ó n financiera c o m p r e n d e básicamente.-
A) O B T E N C I O N DE R E C U R S O S
O b t e n e r los recursos financieros en los t é r m i n o s m á s
a d e c u a d o s para la empresa.
B) I N V E R S I O N DE R E C U R S O S
Invertir los recursos financieros en los bienes q u e g e n e r e n la
m a y o r productividad.
2. A C T I V I D A D E S DEL EJECUTIVO F I N A N C I E R O
Las principales actividades del ejecutivo en el á r e a d e
finanzas se pueden dividir en:
A) CONTRALORIA
La contraloría de la empresa g e n e r a l m e n t e tiene las
siguientes funciones.- Información financiera externa.
- Información interna para planeación y control.
• Sistemas de procesamiento d e d a t o s .
- Impuestos.
- Auditoría
B) TESORERIA
La tesorería comprende las siguientes actividades:
-Determinación de necesidades financieras.
- Definición de la estructura financiera.
• Administración de la inversión d e capital en trabajo.
- Administración financiera de las inversiones en activos
fijos.
- Obtención de los recursos financieros.
3. A D M I N I S T R A C I O N DEL CAPITAL EN T R A B A J O
En la administración financiera d e corto plazo, las p a r t i d a s e n
q u e existe mayor flexibilidad e s t á n d e n t r o d e l c a p i t a l
en
trabajo.
El c a p i t a l en trabajo o c a p i t a l neto e n t r a b a j o s e
define
c o n t a b l e m e n t e como la diferencia e n t r e a c t i v o s c i r c u l a n t e s y
p a s i v o s circulantes.
Para efectos d e e s t e t e m a d e f i n i r e m o s
c o m o capital neto en trabajo operativo (C.N.T.) la d i f e r e n c i a
e n t r e el activo circulante o p e r a t i v o y el p a s i v o
circulante
o p e r a t i v o , esto es c o n el o b j e t o d e q u i t a r d e l m i s m o
las
p a r t d a s d e naturaleza financiera y p o d e r realizar un a n á l i s i s
a d e c u a d o de m smo
El capital neto en trabajo r e p r e s e n t a las i n v e r s i o n e s en las
etapas
del ciclo
dinero-mercancías-dinero
llamado
ciclo
normal d e as operaciones de un negocio.
Esta nvers on suele ser grande y presenta un fuerte p r o b l e m a :
v a r i a en función de las ventas. Sin e m b a r g o , p r e s e n t a u n a
g r a n ventaja
se trata de una inversión flexible. U n a i n v e r s i ó n
q u e se puede modificar con ciertas v á l v u l a s d e e s c a p e o c o n
ciertas decís ones financieras.
E j e m p l o : (cifras en millones d e pesos)
Una
empresa
presenta
su
Balance
General
actual.
P o s t e r i o r m e n t e se muestran dos d i f e r e n t e s s i t u a c i o n e s "A H y
"B" partiendo a m b a s de la posición original; la modificación en
"A" c o n s i s t e en haber efectuado u n a inversión en activo fijo por
$ 3 0 0 m i l l o n e s de p e s o s m e d i a n t e f i n a n c i a m i e n t o c o n p a s i v o
b a n c a r i o a corto plazo; la m o d i f i c a c i ó n en "B" c o n s i s t e en la
d i s p o s i c i ó n d e un crédito a largo p l a z o por $ 6 0 0 m i l l o n e s d e
p e s o s y su inversión t e m p o r a l en C e t e s , m i e n t r a s se realizan
las
inversiones
respectivas
ya que
la e m p r e s a
espera
restricciones d e financiamiento en el corto plazo.
Actual
A
B
100
100
100
0
0
600
Cartera*
400
400
400
Inventano*
500
500
500
P Anticipados*
200
200
200
1,200
1,200
1,800
Efectivo*
Cetes
Total
A Fijo
Activo Total
300
1,200
1,500
1,800
Actual
A
B
100
100
100
Cuentas por Pagar*
50
50
50
Bancos Corto Plazo
300
600
300
Papel Comercial
150
150
150
Total-
600
900
600
Proveedores*
Bancos Largo Plazo
—
Capital Contable
—
600
600
600
600
Pasivo y Capctal
1,200
1,500
1,800
C N T Contable
600
300
1.200
C N T Operativo
1,050
1,050
1,050
* Partidas Operativas.
El c a p i t a l neto en trabajo operativo e s el m i s m o bajo c u a l q u i e r
s i t u a c i ó n sin e m b a r g o , el capital neto en t r a b a j o c o n t a b l e se
m o d i f i c a p o r n a t u r a l e z a d e las p a r t i d a s i n v o l u c r a d a s y s u
análisis
puede
llevar
a
a d m i n i s t r a c i ó n eficiente en
conclusiones
H
erróneas
de
una
A" o d e m a l a a d m i n i s t r a c i ó n e n
"B", c u a n d o sus c a m b i o s se d e b e n a m o v i m i e n t o s f i n a n c i e r o s .
D e s d e un punto d e vista financiero se p u e d e o p i n a r q u e el
f i n a n c i a m i e n t o es i n a d e c u a d o e n " A " , y a q u e l o s
activos
p e r m a n e n t e s se deben de financiar c o n recursos a largo plazo
y se d e b e n financiar a corto plazo ú n i c a m e n t e las inversiones
de
naturaleza
temporal.
Mientras que
en
"B M se
puede
considerar acertado el haber dispuesto del financiaminto si se
preven dificultades posteriores para hacerlo.
Si a n a l i z a m o s partidas de activo circulante y pasivo circulante
y e n ellas se localizan c u e n t a s de tipo e s p e c i a l , y a
destinadas
especial,
a
inversión,
considero
que
especulación
se
deberán
o
financiamiento
deducir
del
c i r c u l a n t e o del pasivo c i r c u l a n t e , s e g ú n c o r r e s p o n d a
determinar el cap tal neto en trabajo.
sea
activo
para
A) EL C O N C E P T O DE ROTACION DE I N V E R S I O N
E n el m a n e j o d e capital en trabajo tiene m u c h a utilidad el c o n c e p t o d e
rotación d e la inversión. L a rotación d e u n a inversión e s m u y utilizada
p a r a v e r la eficiencia d e dicha inversión o bien la m i n i m i z a c i ó n d e los
tiempos.
Si v e n d e m o s 1 2 , 0 0 0 u n i d a d e s de un artículo al a ñ o y
normalmente
t e n e m o s 2 , 0 0 0 d e dichas unidades en el inventario, d e c i m o s q u e d i c h a
inversión t i e n e u n a rotación d e 6, o bien, q u e t e n e m o s e x i s t e n c i a p a r a
d o s m e s e s d e venta.
La rotación d e un producto X se calcula pues:
Rotación del producto X =
Unidades vendidas del producto X
Unidades promedio en existencia producto X
En o c a s i o n e s se utiliza la rotación referida a t o d a la i n v e r s i ó n
productos. De tal manera que resulta:
Rotacion d e productos terminados =
Costo de ventas ($)
Inventario de productos terminados ($)
en
D e b e m o s estar conscientes de las limitaciones d e un d a t o d e e s t e tipo.
Está
influenciado
por
la m e z c l a
y por
la c o n v e r s i ó n
a
términos
financieros.
D e e s t a m a n e r a se tiene
TIEMPO
CALCULO
Período de Cobro
Clientes
Ventas a crédito + 360
Periodo de Venta
Inventarío de productos terminados
Costo de ventas + 360
Periodo de Producción
Periodo de Pago
La importancia
Inventario de matrias primas
Material consumido + 360
Proveedores
Compras a Crédito + 360
del concepto rotación es obvia. M i e n t r a s m á s v u e l t a s
l o g r e m o s d a r a la inversión, o b t e n d r e m o s
liquidez.
mayores rendimientos y
B) E V A L U A C I O N DE LA ADMINISTRACION DEL C A P I T A L EN T R A B A J O
Las m e d i d a s m a s c o m u n e s para evaluar las políticas s e g u i d a s e n el
m a n e j o d e l capital neto en trabajo es o b t e n e r las r o t a c i o n e s
reales
para c a d a partida q u e lo integra y para el capital neto en trabajo e n
f o r m a g l o b a l , e f e c t u a n d o adicionalmente el análisis
correspondiente
p a r a identificar en las variaciones c u a n d o es d e b i d o a c a m b i o s e n
precios,
en
volúmenes
y en eficiencia.
Existen también
p u e d e n ser de utilidad c o m o
análisis
específicos
que
es el c a s o d e l
de
ant g u e d a d
de s a d o s o el de cuentas incobrables para la cartera, ya
ejemplificados en el cap tulo III
4 - F L U J O DE EFECTIVO
E f u o de efect vo representa en gran parte la salud financiera de la
empresa
ya q u e el efectivo permite efectuar el pago de la d e u d a a los
acreedores,
as
nvers ones necesarias p a r a el m a n t e n i m i e n t o o el
crecim ento en el equipo productivo, el pago de dividendos, etc.
A) E V A L U A C I O N DEL FLUJO DE EFECTIVO
En g u a
f o r m a que el capital neto en trabajo el flujo de efectivo hay
que e v a u a r o
s e p a r a n d o el f ujo g e n e r a d o por las o p e r a c i o n e s d e l
negocio, de generado por las transacciones financieras.
Se d e b e a n a l zar c u a l e s son las f u e n t e s y a p l i c a c i o n e s d e l flujo d e
o p e r a c i o n y en q u é se aplicó el excedente o c o m o fue f i n a n c i a d o el
faltante
El I n s t t u t o M e x i c a n o de Contadores Públicos en su Boletín B-ll, emite las
r e g l a s d e p r e s e n t a c i ó n para el Estado de C a m b i o s en la S i t u a c i ó n
F i n a n c i e r a en B a s e a Efectivo, el c u a l es un e s t a d o d e p r e s e n t a c i ó n
obligator a a partir de 31 de d c embre de 1983, modificado por el boletín
d e B - 1 2 d e a p c a c on ob g a t o r a a partir del ejercicio iniciado el 1 d e
enero d e 1990
a G e n e r a c on y Ap cac on de Efect vo
Fuentes d e Efect vo
Ut
dad
- A u m e n t o de p a s v o
A u m e n t o de cap ta
oc a
- D sm nu on de act vos
A p cac one
de Efect vo
Perd d a s
- A u m e n t o de act vos
- D
D
m nuc on de pas vo
m nu
o n d e capta
• D v dendos
social.
P a r a p o d e r o b t e n e r el flujo d e e f e c t i v o d e la i n f o r m a c i ó n
contable
p r e s e n t a d a en el Balance General y en el Estado de Resultados p a r a un
período,
se
deben
incluir
todos
los
conceptos
gue
representen
movimientos d e efectivo. En las partidas q u e proceden del Estado d e
Resultados se presenta su cantidad correspondiente y en las partidas del
B a l a n c e se t o m a solamente su m o v i m i e n t o , c o m p a r a n d o el s a l d o final
c o n t r a el saldo inicial del período evaluado.
Ejemplo
L a e m p r e s a X p r e s e n t a s u s E s t a d o s F i n a n c i e r o s al 3 1 / 1 2 / 9 x y 31/12/ 9y.
(millones d e p e s o s )
199x
199x
199y
Proveedores
812
1,250
Cartera
Bancos corto plazo
500
1,582
Invéntanos
Vene del Largo Plazo
Total Circulante
Total
1,312
3,832
Activo fijo
P. Largo Plazo
4,000
4,000
Depreciación
Vene, en Corto Pl azo
Total
Total
4,000
3,000
Activo Total
Capital Soaal
3,000
3.000
438
563
Utilidad Neta
1,250
1,875
Total Capital
4,688
5,438
10,000
12,270
Efectivo
250
199y
Utilidad Retenidas
Pasivo y Capital
—
—
1.000
(1,000)
199x
199y
12,000
18.000
Costo de Ventas
-6,500
-9.000
Utilidad Bruta
5,500
9,000
Gastos de Operación
-2,000
-3.750
Utilidad de Operación
3,500
5,250
Intereses
-1.000
•2. 450
Utilidad
2, 500
2,800
Impuestos
-1.250
-925
1,250
1,875
Ventas
Utilidad Neta
INFORMACION ADICIONAL:
•
El i n c r e m e n t o en precios e insumos d e la empresa fue del 4 0 %
en 1 9 9 y * .
-
E n 199y la e m p r e s a operó al 1 0 0 % d e su capacidad.
-
El crecimiento del PIB y d e la Industrial fue del 6 % en 199y.
* La empresa está sujcla al régimen de control de precios.
COMPAÑIAX
F L U J O DE E F E C T I V O E N E L A Ñ O 199y
OPERACION
Utilidad Neta
1875
Depreciación
500
A) Total
2.375
Incremento de Cartera
(700)
Incremento de Inventario
(875)
Incremento de Proveedores
B) Total
A+B
Incremento de Activo Fijo
438
(1,137)
M.145)
48%
93
4%o
T R A N S A C C I O N E S FINANCIERAS
1,082
Bancos Largo Plazo
Incremento de Capital
Pago de Dividendos
Transacciones Financieras
Flujo Neto de Efectivo
48%
1.238
Flujo de Operación
Bancos Corto Plazo
100%
(1.125)
(43)
50
A N A L I S I S D E L C A P I T A L N E T O EN T R A B A J O
199X
199y
Días venta efectivo
7.5
6
Días venta cartera
15
25
Días costo inventario
90
100
Días costo proveedores
45
50
Días venta C.N.T. Operativo
47
55
1,563
2,750
INC. en C.N.T. Operativo
•
76%
INC en Ventas
-
50%
INC. en Volumen
-
7%
_
40%
-
(17%)
C.N.T. Operativo ($)
INC en Precio
INC. en Eficiencia C.N T.
C. N. T.
=
INC.
=
capital neto en trabajo
incremento
4. O P T I M I Z A C I O N D E L C A P I T A L N E T O E N T R A B A J O
L a i n v e r s i ó n d e r e c u r s o s e n u n a e m p r e s a e s t á d e t e r m i n a d a p o r la
n e c e s i d a d de a p l i c a c i ó n de éstos en a c t i v o s fijos y e n c a p i t a l neto e n
trabajo.
La a d m i n i s t r a c i ó n del capital neto en trabajo parte de políticas g e n e r a l e s ;
é s t a s s o n a p l i c a d a s en la operación diaria por el personal d e la e m p r e s a
y generalmente,
la f l e x i b i l i d a d d e las m i s m a s p u e d e llevar a t e n e r
r e c u r s o s i n v e r t i d o s adicionales, a lo o r i g i n a l m e n t e p l a n e a d o .
Es d e vital i m p o r t a n c i a , o b s e r v a r u n a política d e optimización del capital
neto e n trabajo h a s t a el nivel mínimo de inversión, en el c u a l no se afecte
la
eficiencia
representar
operativa
montos
del
muy
negocio,
ya que
importantes
y
se
esta
inversión
vuelve
más
puede
crítica
y
d e m a n d a n t e en relación directa a la inflación.
A c o n t i n u a c i ó n s e p r e s e n t a n a l g u n a s d e c i s i o n e s q u e se p u e d e n aplicar
p a r a optimizar la a d m i n i s t r a c i ó n del capital en trabajo.
A EFECTIVO.
L a . e m p r e s a mantiene efectivo c o n objeto de:
-
O p e r a c i ó n normal.
-
Segundad.
-
Especulación.
E x i s t e n d o s áreas principales d e o p o r t u n i d a d en la a d m i n i s t r a c i ó n d e
efectivo. La primera, e n f o c a d a al sistema de concentración, es aplicable
c u a n d o la e m p r e s a realiza c o b r o s en diferentes c i u d a d e s y tiene c o m o
objeto a c e l e r a r el t i e m p o en tránsito d e l dinero. La s e g u n d a c o n s i s t e en
minimizar el monto del efectivo c o n el cual se trabaja.
a) S I S T E M A DE C O N C E N T R A C I O N
Dentro
del
sistema
bancario
mexicano
existen
mecanismos
de
t r a n s f e r e n c i a d e f o n d o s q u e permiten a la e m p r e s a agilizar el t i e m p o en
tránsito del dinero recolectado en plazas foráneas.
Al evaluar c u a l q u i e r
s i s t e m a d e e s t a naturaleza se d e b e efectuar un análisis del c o s t o d e l
m i s m o c o m p a r a d o contra el beneficio {costo d e oportunidad del dinero).
A l g u n o s sistemas pueden ser.
- O r d e n e s d e pago.
- T r a n s f e r e n c i a electrónica.
- A p a r t a d o s postales.
• REDUCIR EL TRANSITO:
SISTEMAS DE CONCENTRACION
• REDUCIR SALDOS EN CAJA
Ejemplo:
U n a e m p r e s a recolecta diariamente $ 4 5 millones en u n a plaza foránea y
el t i e m p o en tránsito actual del dinero es d e cuatro días. El banco con el
q u e t r a b a j a a c t u a l m e n t e (A), le ha ofrecido i m p l e m e n t a r un sistema de
c o n c e n t r a c i ó n q u e reduciría el tránsito a un día, c o n un costo anual del
s i s t e m a d e $ 1 2 millones; otro b a n c o (B), ofrece recolectar y situar de
inmediato los fondos, de tal f o r m a q u e no existiría dinero en tránsito.
El
c o s t o d e e s t e s i s t e m a es d e $17 millones. La e m p r e s a puede invertir a
u n a t a s a del 20%.
Cobranza diana
Tránsito actual
Dinero en transito
$ 45 Millones
_x
4
$ 180 Millones
Tasa de inversión
Costo de Oportunidad
Cobranza diana
Ahorro en días tránsito
Flujo disponible
días
20°o
$ 36 Millones
Banco A
Banco B
$ 45Millones
$ 45Millones
x
3
días
$ 135 Millones
Tasa de inversión
x
4
días
$ 180 Millones
20°o
20°o
Beneficio bruto
$27 Millones
$ 36 Millones
Costo del sistema
•
- 17
Beneficio neto
$ 15 Millones
12
$ 19 Millones
b) D E C I S I O N E S EN R E L A C I O N A L E F E C T I V O EN C A J A
- P l a n e a r lo m á s a d e c u a d a m e n t e posible el efectivo, t o m a n d o
d e c i s i o n e s a n t i c i p a d a s a c e r c a d e los s o b r a n t e s o faltantes.
- Invertir o p o r t u n a m e n t e los sobrantes, p o n i e n d o a trabajar el dinero
o c i o s o a u n q u e sea en f o r m a temporal.
- Utilizar el crédito b a n c a r i o , m a n i p u l a n d o los p r é s t a m o s por v a r i a c i o n e s
estacionales.
- C o b r a r lo m a s r á p i d a m e n t e posible .
- O p e r a r c o n c e n t r a c ón e l e c t r ó n i c a c u a n d o sea posible en el lugar d o n d e
h a g a m o s cobros importantes.
- E f e c t u a r n u e s t r o s p a g o s por cheques, estableciendo un día específico .
p a r a e lo o útil zar el c o r r e o .
- Es i n c r e ble c o m o m e j o r a un estado d e c u e n t a bancario siguiendo esta
polit ca
5. A D M I N I S T R A C I O N D E L C R E D I T O
A. INVERSION EN C A R T E R A
C o m o y a h e m o s m e n c i o n a d o , la inversión en c a r t e r a se tiene por el
o t o r g a m i e n t o d e c r é d i t o d e la e m p r e s a a sus c l i e n t e s .
En m u c h a s
c o m p a ñ í a s r e p r e s e n t a m o n t o s importantes, por lo q u e se requiere un
análisis d e t a l l a d o ; las políticas de crédito g e n e r a l m e n t e están basadas
en las c o n d i c i o n e s q u e se t i e n e n q u e ofrecer p o r r e q u e r i m i e n t o s del
mercado.
En el c a m p o financiero, el análisis q u e se d e b e efectuar p a r a opciones
en
políticas
de
crédito,
consiste
en
la
comparación
entre
las
c o n t n b u c i o n e s marginales y los costos asociados con la cartera (costo de
oportunidad,
nesgo
oe
incobrables,
gastos
administrativos)
bajo
diferentes opciones en el plazo otorgado a los clientes.
Un aspecto q u e es muy importante y difícil d e cuantificar en la cartera, es
el
relat v o
al
costo
que
e n d e u d a m i e n t o . La m a y o r í a
específica
representa
ésta
en
la
capacidad
de
de las empresas de a c u e r d o a su situación
( m a g n i t u d , g i r o , r i e s g o , etc ) t i e n e n e s t a b l e c i d o
por
los
a c r e e d o r e s un m o n t o max mo en su re ación d e pasivo a capital, y el
estar c a n a z a n d o recursos a sus clientes puede llevar a la c o m p a ñ í a al
I mite de crecimiento con fuentes externas de financiamiento.
Los
d e s c u e n t o s por pronto pago es u n a manera de agilizar la r e c u p e r a c ó n
d e la cartera e incrementar el flujo de efectivo. La tasa a otorgar d e b e ser
a t r a c t i v a a los clientes d e a c u e r d o a las c o n d i c i o n e s financieras del
m e r c a d o . E j e m p l o : 3/10, n/30 e q u i v a l e a un 5 4 % a n u a l , 3 . 5 / 1 0 , n / 3 0
e q u i v a l e a un 6 3 % anual. A d i c i o n a l m e n t e c o n clientes q u e se c o n s i d e r e n
d e alto riesgo e x i s t e la posibilidad d e solicitarles q u e o b t e n g a n u n a carta
d e crédito b a n c a r i a para garantizar el p a g o d e sus c o m p r o m i s o s .
A c o n t i n u a c i ó n se p r e s e n t a n d o s e j e m p l o s d e p r o y e c t o s de a u m e n t o d e
v e n t a s m e d i a n t e la ampliación del plazo d e crédito.
E j e m p l o 1:
U n a e m p r e s a f a b r i c a n t e de estufas t i e n e un precio d e v e n t a p o r u n i d a d
d e $ 1 0 , 0 0 0 y c o s t o s variables unitarios (incluyendo los a d m i n i s t r a t i v o s y
d e v e n t a ) de $ 6 , 0 0 0 . T o d a su venta es a 30 días d e crédito y a c t u a l m e n t e
vende
2 4 M I o n e s al a ñ o c o n c u e n t a s i n c o b r a b l e s del 1%. S e
ha
d e t e r m i n a d o q u e la e m p r e s a p u e d e i n c r e m e n t a r sus v e n t a s si o t o r g a un
m a y o r plazo a los clientes d e la siguiente m a n e r a :
PLAZO
VENTAS
ESPERADAS
Polca A
45 días
$30 Millones
Política B
60 días
$ 34 Millones
CUENTAS INCOBRABLES
2%
4 12%
Si los c o s t o s fijos d e $8 Millones al a ñ o p e r m a n e c e n c o n s t a n t e s b a j o
c u a l q u i e r política d e crédito y el costo d e o p o r t u n i d a d d e la inversión en
c a r t e r a es d e l 6 0 % a n u a l , ¿qué p o l í t i c a d e c r é d i t o d e b e s e g u i r
compañía?.
la
-Miles de Pesos-
ACTUAL
A
B
24,000
30,000
34,000
1 M Contribución
9,600
12,000
13,600
Cartera
2 000
3,750
5,667
2 C. Oportunidad
1.200
2 250
3,400
3 C Incobrables
240
600
1,400
(1-2-3) Beneficio
8.1P0
9.150
8,800
Ventas
M e d i a n t e este análisis se concluye q u e f n a n c i e r a m e n t e la mejor política
es la A, sin embargo, existen otras senes de consideraciones válidas:
- Penetración de mercado (política B)
- No incrementar la inversión (política actual).
Es c o n v e n i e n t e mencionar q u e los s u p u e s t o s de c a m b i o en políticas, se
realizan en este ejemplo de manera global, es decir se t o m a en cuenta el
100°O d e la venta a crédito.
E j e m p l o 2:
E n e s t e e j e m p l o se s u p o n e q u e es posible realizar n u e v a s
v e n t a s e n u n a z o n a a c t u a l m e n t e no p e n e t r a d a y q u e el c a m b i o
de
política en plazo y el p o r c e n t a j e d e incobrables es marginal, sólo para los
clientes n u e v o s , ( m i l e s d e pesos)
Ventas
Oías
Cartera
%
Cuentas
Incobrables
Actúa!
24,000
30
2,000
1
240
Pol A
6.000
45
750
2
120
Total
2 750
30 000
Pol B
Total
4.000
60
34.000
667
360
4
160
3 417
520
A
B
24 000
30 000
34 000
Margen de Contrbucion (40°o
9 600
12,000
13,600
Cartera
2 000
2,750
3,417
2
Costo de Oportunidad {60°o)
1 200
1,650
2,050
3
Cuentas Incobrables
240
360
520
8 160
9,990
1 1,030
Miles de Pesos
Ventas
1
{1 2 - 3 ) Beneficio
ACTUAL
En este e j e m p l o , d e s d e el punto d e vista f i n a n c i e r o , e s c o n v e n i e n t e
p e n e t r a r las nuevas zonas d e ventas A y B c o n las políticas de crédito
diferentes a las actuales de la compañía.
B.
P R I N C I P A L E S V A R I A B L E S EN LA D E C I S I O N DE N O R M A S D E
CREDITO.
4
L a c o m p a ñ í a X v e n d e un producto a $ 1 0 la unidad.
L a s v e n t a s (a
crédito) p a r a este año fueron 60,000 unidades,
El c o s t o v a r i a b l e p o r u n i d a d es d e $ 6 y el c o s t o unitario p r o m e d i o ,
d a d o un v o l u m e n d e ventas d e 6 0 , 0 0 0 u n i d a d e s es d e $8.
La d i f e r e n c i a entre el costo promedio por u n i d a d y el c o s t o variable
p o r u n i d a d d e $ 2 , r e p r e s e n t a la c o n t r i b u c i ó n de c a d a u n a d e las
6 0 , 0 0 0 u n i d a d e s a los costos fijos d e la e m p r e s a .
L a e m p r e s a c o n s i d e r a u n a m e n o r r e s t r i c c i ó n e n las n o r m a s
de
c r é d i t o , e s p e r a n d o p r o d u z c a n un a u m e n t o de 5 % en las v e n t a s
unitarias, a 63,000 unidades, un incremento
e n el p e r í o d o
de
c o b r a n z a p r o m e d i o d e su nivel actual d e 30 a 4 5 días, y un a u m e n t o
en los g a s t o s d e c u e n t a s incobrables del nivel actual d e 1 % de las
ventas a 2%.
El r e n d i m i e n t o requerido sobre las inversiones d e igual riesgo es d e
15°o.
A
fin
de
determinar
si
la c o m p a ñ í a
X debe
implementar
la
flexib i z a c i o n p r o p u e s t a en las n o r m a s d e crédito, d e b e e v a l u a r s e
su efecto sobre la contribución d e las utilidades a partir d e ventas, el
c o s t o d e la inversión marginal en c u e n t a s por cobrar y el costo d e los
g a s t o s p o r c u e n t a s incobrables.
4
L a w r e n c e J G t m a n F u n d a m e n t o s de A d m nistracion F nanciera Haría. 3 a e d i c o n
296
Pag
Este análisis difiere de los ejemplificados en las páginas anteriores,
en q u e se c o n s i d e r a para el costo d e inversión marginal en cartera,
sólo el c o s t o de las u n i d a d e s y no éste más el m a r g e n d e la
empresa.
Se
considera
razonables
que
y es
ambos
análisis
responsabilidad
del
presentan
perspectivas
administrador
financiero,
d e t e r m i n a r cuál es el m á s a d e c u a d o a utilizar en la e m p r e s a .
EFECTOS
DE
UNA
FLEXIBILIZACION
EN
LAS
NORMAS
DE
CREDITO5
Contribución de utilidades adicionales a partir de ventas
(3 000 unidades)
X ($l0-$6)
$12,000
Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
Inversión promedio con el plan propuesto
(60 000 x $8) + ( 3 , 0 0 0 x $6)
8
_
$498 000
" 8
Inversión promedio con el plan actual
60 000 x $8 _ $480 000
12
"
12
Inversión marginal en cuentas por cobrar
Costo de la inversión marginal
$40,000
$22,250
($3 338)
$22,250 x 0 15
Costo de cuentas incobrables marginales Cuentas incobrables con el plan propuesto
63 000 x $10 x 2%
$12,600
Cuentas incobrables con el plan actual
60 000 x $10 x 1%
Costo de cuentas incobrables marginales
= Ut dad con el plan propuesto
5
Ibd
Pag 299
$6.000
($6.600)
$2,062
C. C O N D I C I O N E S DE CREDITO.
6
Las condiciones d e crédito d e una e m p r e s a especifican los términos
de pago estipulados
parta
los c l i e n t e s q u e o p e r a n a c r é d i t o .
C o n d i c i o n e s 2/10, n/30.
Las condiciones d e crédito c o m p r e n d e n tres aspectos:
1).- Descuentos por pronto pago si se estipula.
2).- El período de descuento por pronto pago.
3).- El período de crédito.
Los c a m b i o s en cualquier cláusula de las condiciones de crédito de
la e m p r e s a pueden afectar su rentabilidad total.
EJEMPLO.-
La c o m p a ñ í a X c o n s i d e r a establecer un descuento en
efectivo del 2 % por pronto pago dentro de los 10 días después d e la
compra.
El tiempo promedio actual de cobranza de la empresa es de 30 días
360
(rotación
30
= 12), se realizan ventas a crédito por 60,000 unidades,
cuyo costo variable u n t a r i o es de $6 y el costo promedio por unidad
de $8
La e m p r e s a espera q u e al establecer el descuento por pronto pago,
el 6 0 % de sus ventas sea según este sistema, así como un aumento
en las v e n t a s d e 5 %
Se e s p e r a q u e el período p r o m e d i o de
cobranza se reduzca a 15 d as ( R O T A C I O N =
360
IO
= 24).
Los g a s t o s por c u e n t a s incobrables se espera q u e d i s m i n u y a n del
nivel actúa de 1 % de las ventas a 0 5°o del importe de éstas.
6
Ibid
Pag
303
EFECTOS
DE E S T A B L E C E R
UN D E S C U E N T O
POR
PRONTO
PAGO7
Contribución de utilidades adicionales a partir de ventas:
(3 000 Unidades) x ($10 - $6)
$12,000
Costo de inversión marginal en C x C
Inversión promedio con el plan propuesto
(60 000 x $8) + (3 000 x $6) _ $498,000
24
"
24
<.9ft 7C . n
3>¿U / b U
Inversión promedio con el plan actual
(60 000 x $8)
12
_
"
$480000
12
40 000
($19.250)
Invers on marg nal en C X C
Costo de a nverson marg nal en C X C $19 250 x 15
$2,888
Costo de cuentas incobrab es marg nales
Cuentas incobrab s en el plan propuesto
63 000 x 10 x 5oo
$3 150
Cuentas ncobrables en el plan actual
60 000 x $10 x 1°0
6.000
$2 850
Costo de cuentas incobrables marginales
Costo de descuento por pronto pago
63 000 x $10 x 60°
t dad en el p an propuesto
7
Ihid
Pjü
W
($7.560)
x 2°o
$10.178
C A P I T U L O VIII.
Es de vital
PLANEACION F I N A N C I E R A
importancia
p a r a el e j e c u t i v o
d e crédito y
cobranza,
c o m p r e n d e r el proceso de planeación financiera para poder colaborar en
el e s t a b l e c i m i e n t o
d e políticas d e c r é d i t o a c o r d e s a Ja c a p a c i d a d
f i n a n c i e r a d e la c o m p a ñ í a , así c o m o p a r a la correcta evaluación de las
solicitudes d e crédito de los clientes.
1. N A T U R A L E Z A DE LA F U N C I O N
Es importante entender con claridad la importancia y naturaleza de
la f u n c i ó n d e p l a n e a c i ó n f i n a n c i e r a . E s t a no t i e n e p o r qué ir
a s o c i a d a a e m p r e s a s c o n p r o b l e m a s o de alto
riesgo. Por otra
parte es una función vital para la mayoría de las empresas.
U n a e m p r e s a próspera y lucrativa es probable que requiera más
efectivo para inversiones en cuentas por cobrar, inventario y activo
fijo y por c o n s e c u e n c i a encontrarse con un problema financiero.
2
S I S T E M A DE P L A N E A C I O N F I N A N C I E R A
El s i s t e m a d e p l a n e a c i ó n f i n a n c i e r a f o r m a parte del
proceso
general de planeación de la empresa.
Los
presupuestos
operativos
y de
inversiones
son
la
base
i n m e d i a t a para la d e t e r m i n a c i ó n del plan financiero. Este deberá
indicar el monto de las n e c e s i d a d e s financieras y la m a n e r a más
adecuada
de
satisfacerlas.
Para
la d e t e r m i n a c i ó n
del
plan
financiero
normalmente
se
utilizan
estados
financieros
p r e s u p u e s t a d o s ( p r o f o r m a ) q u e d e b e n reflejar, en c o n g r u e n c i a
c o n los p r e s u p u e s t a d o s y a e l a b o r a d o s , los resultados, inversiones
y flujo d e efectivo esperados. El pronóstico d e efectivo (a muy corto
p l a z o ) i n d i c a la c a n t i d a d d e f o n d o s q u e se n e c e s i t a r á n m e s por
m e s , s e m a n a por s e m a n a y aun día por día.
A)
M O D E L O DE PLANEACION F I N A N C I E R A
Los principales elementos del proceso d e p l a n e a c i ó n f i n a n c i e r a son
los siguientes:
Metas y objetivos de la empresa
+
Planes a largo plazo
I
Presupuesto de Ventas a largo
plazo
i
1
Presupuesto de Ventas a Corto
Plazo
Presupuesto Operativo y de
Inversiones a Largo Plazo
I
i
Presupuesto operativo y de
inversiones a Corto Plazo
i
Plan Financiero a Largo Plazo
Plan Financiero a Corto Plazo
I
Pronosticos de Efectivo
Estados Financeros Proforma
• Estado de Resultados
Balance Genera
Flujo de Efectivo
La p a r t i c i p a c i ó n d e la a d m i n i s t r a c i ó n
de c a r t e r a p o r parte del
d e p a r t a m e n t o d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s , es muy i m p o r t a n t e en la
elaboración
del
plan
financiero
a corto
plazo,
ya que
este
d e p a r t a m e n t o es el r e s p o n s a b l e d e la e l a b o r a c i ó n del p r o n ó s t i c o
de cobranza.
3. E S T R U C T U R A FINANCIERA
Existen d o s decisiones p a r t i c u l a r m e n t e i m p o r t a n t e s en el diseño
d e la estructura financiera de la e m p r e s a :
- El grado de capitalización d e la e m p r e s a (financiamiento a largo
plazo/activo total).
- La palanca financiera (relación pasivo/capital).
A) C A P I T A L I Z A C I O N
L a c a p i t a l i z a c i ó n d e la e m p r e s a d e b e estar en r e l a c i ó n c o n la
estructura de p e r m a n e n c i a de los activos. Esto significa q u e debe
p r o c u r a r s e q u e los a c t i v o s p e r m a n e n t e s d e la e m p r e s a estén
financiados c o n fondos a largo plazo.
El f n a n c i a m i e n t o a corto plazo p a r a hacer frente a necesidades
p e r m a n e n t e s p u e d e llegar a ser p e l i g r o s o . U n a f i r m a
rentable
p u e d e llegar a verse incapacitada p a r a cumplir sus obligaciones a
corto plazo si los fondos t o m a d o s están ligados a necesidades del
activo p e r m a n e n t e (incluyendo capital de trabajo p e r m a n e n t e ) .
B) P A L A N C A F I N A N C I E R A
L a proporción d e pasivo q u e u n a e m p r e s a planea contratar en
relación a su capital contable estara en función del:
a) Riesgo Deseado.
b) C o s t o Deseado..
- Costo de las f u e n t e s d e financiamiento.
- Proporción d e activos monetarios
- Situación fiscal g e n e r a l y d e la empresa.
4. P R O N O S T I C O DE E F E C T I V O
El pronóstico d e efectivo es u n a h e r r a m i e n t a d e g r a n utilidad p a r a
e v a l u a r la liquidez en el corto plazo, y a que permite d e t e r m i n a r los
e x c e d e n t e s o faltantes d e efectivo q u e se e s p e r a n y p l a n e a r las
a c c i o n e s de financiamiento o d e inversiones a corto plazo.
Es conveniente
separar
los
en la e l a b o r a c i ó n d e l p r o n ó s t i c o d e
ingresos
y
egresos
en
efectivo
efectivo
producto
de
la
o p e r a c i o n d e los g e n e r a d o s por transacc o n e s financieras.
De esta
manera
se
puede
visualizar
cualquier
problema
de
liqu dez así c o m o sus c a u s a s i n m e d i a t a s ; t o m a r a n t i c i p a d a m e n t e
las m e d das n e c e s a r i a s y asignar el flujo d e efectivo d e m a n e r a
prior tana.
Es importante
resaltar el e n f o q u e a corto plazo del pronóstico d e
efectivo, el cual implica f o r m a t o s d e e l a b o r a c i ó n c o n un d e s g l o s e
de partidas acorde c o n el objetivo q u e se pretende. No existe un
formato
estándar
empresas.
de
pronóstico
de
efectivo
para todas
las
C a d a c o m p a ñ í a d e b e r á diseñarlo t o m a n d o en c u e n t a
s u s partidas particulares q u e le g e n e r e n e n t r a d a s o salidas d e
efectivo.
Ejemplo.-
La c o m p a ñ í a C o m e r c i a l se d e d i c a a la c o m p r a v e n t a d e mesas y d e s e a
elaborar un pronóstico de efectivo para los m e s e s de octubre, noviembre
y diciembre de 199x, utilizando la siguiente información (miles de pesos):
- Ventas Pronosticadas
• V e n t a s Reales
- Agosto
$ 2,000
- Octubre
$2 0 0 0
- Septiembre
$ 1,500
- Noviembre
$3,400
- Diciembre
$ 5,000
- Enero-9y
$6,000
- Las ventas se efectúan 6 0 % al c o n t a d o , 3 0 % a 30 días y 10% a 6 0 días,
adicionalmente existe un ingreso fijo por rentas c o b r a d a s de $ 3 0 0 c a d a
mes.
- Las u n i d a d e s se c o m p r a n un mes antes d e ser v e n d i d a s y el costo d e
éstas representa un 6 0 % sobre el precio d e venta.
- Se tiene contratado un crédito a largo plazo por $5,000 al 6 0 % anual
c o n p a g o de intereses y amortización de principal en m a r z o , junio,
s e p t i e m b r e y diciembre d e c a d a a ñ o ; el principal se amortiza en 10
p a g o s iguales d e $ 5 0 0 .
- Se p a g a a los v e n d e d o r e s u n a c o m i s i ó n de 5 % sobre las ventas totales.
- Los costos fijos son:
- Octubre
$420
- Noviembre
$420
- Diciembre
$840
- En n o v i e m b r e se tiene q u e pagar $ 4 8 0 d e impuestos.
- El m o n t o d e disponibilidades d e financiamiento adicional, la e m p r e s a lo
e s t i m a en $2,800, revolvente a corto plazo c o n pago d e interés
m e n s u a vencido al 5%.
- Los accionistas d e s e a n se les p a g u e c o m o dividendos $ 4 5 0 en
d i c i e m b r e o la m a x i m a c a n t i d a d p o s ble de acuerdo al flujo d e efectivo.
- El saldo actual en caja es $340, el m í n i m o requerido es $100.
COMPAÑIA COMERCIAL
PRONOSTICO DE EFECTIVO
(Miles de pesos)
A •
B -
OCT
NOV
PIC
340
100
100
1 200
2,040
3.000
• C o b r a n z a 30 días p a z o 30°«)
450
600
1.020
C o b r a n z a 60 días plazo (10%)
200
150
200
300
300
300
2 150
3,090
4,520
2 040
3,000
3.600
• C o m s ones
100
170
250
- Costos F jos
420
420
840
S A L D O INICIAL DE EFECTIVO
INGRESOS.
• C o b r a n z a Contado (60 o)
- Arrendamiento
Total
C-
EGRESOS
- Compras Contado
480
Impuestos
Tota
D •
FLUJO DE O P E R A C I O N (B
C)
E -
S A L D O DISPONIBLE (A + D
F -
C O M P R O M I S O S FINANCIEROS
_
2 560
4 070
4.690
(41 )
980
(170)
(70
(880)
(70)
(750)
Pago de Intereses
Pago de Pas vo a Largo P azo
Intereses F nanc amiento Ad c
-
(500)
(9)
(58)
1163)
Pago de D videndos
9)
(1,471)
(889)
(1,541)
170
989
1,641
10
100
100
Tota)
-
G -
S O B R A N T E O (FALTANTE) (E +
H -
F I N A N C I A M E N T O ADICIONAL
I -
S A L D O FINAL DE EFECTIVO
G
(70
C A S O PRACTICO.-
La c o m p a ñ í a
H, c o m e r c i a l i z a d o r a
de
lámparas
desea elaborar
un
p r o n ó s t i c o d e efectivo para los m e s e s d e octubre, noviembre y d i c i e m b r e
d e 199x, utilizando la siguiente información:
- L a s v e n t a s e s t i m a d a s en unidades y miles d e pesos son:
Octubre
2,500
$
Noviembre
4,000
$ 8,000
Diciembre
6,000
$12,000
10,000
$20,000
E n e r o 199y
5,000
- El precio d e v e n t a por u n i d a d es de $ 2 , 0 0 0
- El 5 0 % d e la v e n t a es al c o n t a d o y el resto se cobra d u r a n t e el m e s
siguiente.
- E n s e p t i e m b r e s e vendieron 5,400 u n i d a d e s
- El costo d e los artículos es $ 1 , 0 0 0 por unidad.
- L a s c o m p r a s se realizan un mes antes d e ser v e n d i d a s y se p a g a 7 5 %
d e c o n t a d o y es resto al siguiente mes
- Se p a g a el 1 0 % d e comisiones al efectuarse la venta.
- Los c o s t o s fijos son $ 6 0 0 , 0 0 0 p a g a d e r o s c a d a mes.
-El saldo m í n i m o en caja debe ser de un millón.
-La
compañía
puede
contratar,
de
ser
necesario,
financiamiento
a d i c i o n a l a c o r t o plazo hasta por d o s millones, revolvente a seis m e s e s
d e plazo c o n interés al 5 % mensual vencido.
- E n octubre se tiene que pagar impuesto por $900,000.
- E n n o v i e m b r e se d e b e r á p a g a r un pasivo ya contratado $300,000 de
intereses m á s $ 4 0 0 , 0 0 0 de amortización principal.
- En d i c i e m b r e los accionistas d e s e a n q u e se les pague como dividendos
$ 4 , 0 0 0 , 0 0 0 o la mayor c a n t i d a d posible de a c u e r d o al flujo de efectivo
( d i s p o n i e n d o si es necesario el financiamiento de corto plazo)
COMPAÑIA H
PRONOSTICO DE EFECTIVO
(Miles de pesos)
OCT
NOV
DIC
1,000
3,275
2,175
- Cobranza Contado (50%)
2,500
4,000
6,000
- Cobranza 30 d'as plazo (50%)
5.400
2 .500
4,000
Total
7 900
6 500
10.000
3 000
4,500
7,500
Compras 30 días (25%)
625
1,000
1,500
Comsiones
500
800
1.20 0
- Costos Fijos
600
600
600
- Impuestos
900
A-
SALDO INICIAL DE EFECTIVO
B-
INGRESOS
C-
EGRESOS
- Compras Contado (75%)
Total
:—
:
5 625
6,900
10.800
2 275
(400)
(800)
3 275
2,875
1,375
• Pago de ntereses
-
(300)
- Pago de Pasivo
•
(400)
D-
FLUJO DE OPERACION (B
C)
E-
SALDO DISPONIBLE (A + D)
F-
COMPROMISOS FINANCIEROS
• Intereses Finannamiento Adiconal
- Pago de Dividendos
-
Total
-
G
SOBRANTE O FALTANTE (E
F)
H
FINANCIAM ENTO ADICIONAL
I
SALDO FINAL DE EFECTIVO G + H)
3 275
(700)
2 1 75
(2.375)
(2.375)
(1.000)
2 000
3 275
2 175
1.000
C O N C L U S I O N E S
El crédito f u n d a m e n t a l m e n t e está b a s a d o en la confianza y operarlo c o n
éxito d e p e n d e de q u e a las p e r s o n a s q u e se les concede c u m p l a n c o n
sus p r o m e s a s d e p a g o , y m a n t e n g a n b u e n a s intenciones d e s d e q u e lo
solicitan; sin e m b a r g o s a b e m o s d e a n t e m a n o que algunos no lo harán.
E n la m e d i d a q u e se otorga crédito, a u m e n t a la inversión en c u e n t a s por
c o b r a r y el riesgo d e tener p é r d i d a s por cuentas incobrables; p e r o a su
v e z , e s p e r a m o s q u e al realizar m a y o r e s ventas la contribución a las
u t i l i d a d e s s e a lo s u f i c i e n t e m e n t e
g r a n d e para que nos r e p o r t e
un
beneficio mayor a los costos anteriormente mencionados.
A l m a n e j a r el crédito, d e b e m o s estar atentos a vigilar y c o n t r o l a r las
a c c i o n e s en este d e p a r t a m e n t o , y a q u e si se descuida y q u e d a fuera d e
c o n t r o l p u e d e o c a s i o n a r g r a n d e s p e r d i d a s o inclusive el f r a c a s o d e la
empresa.
Al e x t e n d e r el crédito a los clientes d e b e m o s hacer o s'empre p e n s a n d o
en minimizar el riesgo y manteniendo un estricto contro sobre el crédito y
la c o b r a n z a
A l analizar el p r o b l e m a del crédito, es esencial hacer un análisis realista
de
los b e n e f i c i o s
marginales y enfrentarlos
a los c o s t o s y
gastos
marginales, para en base a estos estudios contar con un marco de
r e f e r e n c i a en el a s p e c t o f i n a n c i e r o q u e n o s a y u d e a u n a t o m a
de
d e c i s i ó n correcta.
L a s p o l í t i c a s crediticias d e b e n ser p l a n e a d a s en el p r i m e r nivel d e la
o r g a n i z a c i ó n y a q u e c o m p r e n d e n d e c i s i o n e s administrativas y d e a m p l i o
criterio q u e no d e b e n ser d e l e g a d a s a subordinados.
¿ Q u é se e s p e r a c u a n d o se maneja el crédito?
E s p e r a m o s q u e el crédito nos aporte v e n t a s adicionales.
¿ A p o r t a r á las s u f r i e n t e s v e n t a s a d i c i o n a l e s p a r a c u b r i r los c o s t o s y
gastos adicionales?
E s p e r a m o s por s u p u e s t o q u e el crédito inducirá a los clientes a c o m p r a r
m á s , pero d e b e m o s ser c u i d a d o s o s al revisar los estudios p a r a evaluar si
los beneficios son los esperados.
T a m b i é n p u e d e ser nuestro propósito principal atraer a nuevos y m e j o r e s
c l i e n t e s q u e no t e n e m o s a c t u a l m e n t e , un g r u p o d e m a y o r p o d e r d e
c o m p r a o más diversificado.
¿ S u c e d e r á e s t o ? . L a s v e n t a s a los clientes actuales y las
ventas
a d i c i o n a l e s a los clientes nuevos, ¿se darán para justificar los c a m b i o s
administrativos y los g a s t o s adicionales?
No hay n a d i e q u e p u e d a d e c i r n o s la respuesta precisa.
Q u i z á la única
f o r m a de s a b e r l a d e m a n e r a segura es concediendo el crédito y viendo
lo q u e sucede.
Afortunadamente
ayudaran
contamos con
al e j e c u t i v o
herramientas de g r a n
de crédito
a tener bases p a r a
utilidad
que
apoyar
sus
d e c i s i o n e s , sin olvidar por otro lado el criterio personal en c a d a caso.
E n la p r á c t i c a e x i s t e n m u c h o s factores que son e x c l u s i v o s d e
empresa
y que
no p u e d e n
una
m e d i r s e con p r e c s i o n ; p o r e j e m p l o
el
p r o d u c t o q u e m a n e j e , el tipo d e el entes con que trate, la u b i c a c i ó n , la
i m a g e n q u e t e n g a ante los clientes y la nueva magen q u e p o d r í a tener,
etc.
De h e c h o , p u e d e ser negativo q u e los el entes que p a g a n al c o n t a d o
e m p e c e n a c o m p r a r a h o r a a c r é d t o , si esto no significa un v o l u m e n
mayor d e ventas y un beneficio adicional
Las d e c i s i o n e s sobre el otorgamiento y e estabecimiento d e las políticas
d e c r é d i t o y c o b r a n z a s o n muy importantes, por lo tanto d e b e m o s ser
muy
cuidadosos
al
preparar
la información s o b r e
estimaciones
y
p r o n ó s t i c o s q u e nos p u e d e n llevar a fal as - en realidad no s a b e m o s la
f o r m a en q u e r e s p o n d e r á n los c l i e n t e s a los c a m b i o s en la p o l í t i c a
crediticia;
es
prácticamente
imposible
saber
con
certeza
cómo
r e s p o n d e r á n los c l i e n t e s actuales y los n u e v o s a un e n f o q u e c o m e r c i a l
distinto. Sin e m b a r g o , hay q u e tener siempre p r e s e n t e q u e haciendo u s o
d e las h e r r a m i e n t a s f i n a n c i e r a s a d e c u a d a s y el a m p l i o c r i t e r i o
del
a d m i n i s t r a d o r o e j e c u t i v o d e créditos y c o b r a n z a s aplicado a c a d a caso y
d e acuerdo a las c i r c u n s t a n c i a s , el nesgo por pérdidas se minimiza.
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Financiera 7* edición McGraw-Hill Interamencana, 1987 México, D F
14-WeslonJ Fred y Copeland Thomas E Finanzas en Administración, 8 edición
McGraw Hill Interamencana, 1988 Mexico D F