Informe Conformidad I Trimestre 2012

Ministerio del Interior
República de Colombia
INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL I
TRIMESTRE DE 2012
Cuando se habla de “producto”, se refiere tanto al producto físico (formularios, papelería) como
al servicio intangible (orientación, capacitación).
La Entidad establece un procedimiento de Control del servicio no conforme que busca
identificar las no conformidades que se presenten en el producto, registrarlas y definir el
tratamiento adecuado, de tal forma que puedan generarse acciones correctivas, para lograr el
mejoramiento continuo.
Es importante tener en cuenta que una vez se detecte la no conformidad, se debe diligenciar el
formato “Reporte de Producto y/o Servicio No Conforme”, SI-P-03-F-02 esto para facilitar a los
funcionarios la elaboración del Informe de Conformidad del producto trimestralmente.
Los 15 Subprocesos a quienes se les solicito el informe de la conformidad del producto fueron:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Servicio al Ciudadano.
Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas.
Coordinación de los Procesos Electorales.
Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana.
Asuntos Indígenas, ROM y Minoría.
Asistencia Técnica para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana.
Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana.
Consulta Previa.
Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción
Comunales.
10. Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro.
11. Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras.
12. Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.
13. Derechos Humanos.
14. Gestión de los Asuntos Legislativos.
15. Gobierno y Gestión Territorial.
La información que reportaron cada una de las áreas se toma como real de acuerdo a las
cualidades que deben cumplir los funcionarios públicos del Ministerio del Interior en ser
Honestos y transparentes.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170
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Los Subprocesos que presentaron No Conformidades en sus Productos y/o Servicios fueron:

Derechos Humanos
Producto o Servicio
Asesoría para
Incorporación Y
Seguimiento del
Componente de DDHH
en Agendas
Departamentales.
Total
No. de
producto o Productos y/o
servicio
Servicios
prestado
Conformes
52
49
No. de
Productos y/o
Servicios NO
CONFORMES
3
Nivel de
Conformidad
del producto o
servicio
94%
La Dirección de Derechos Humanos reportó el formato SI-P03-F02 “REPORTE PRODUCTO
Y/O SERVICIO NO CONFORME” para explicar el porqué de las 3 no conformidades, y qué
acciones aplicaron para subsanar la falla.
Aún cuando las acciones parecen haber subsanado las falencias, este procedimiento estará en
seguimiento para el segundo trimestre del 2012, en dado caso que se reporten productos no
conformes, deberán aplicar un Plan de Mejoramiento con el fin de que se eliminen y/o
disminuyan los Productos No Conformes.
En dado caso que no reporte producto no conforme para el siguiente trimestre, se entenderá
que las acciones aplicadas funcionaron para cambiar el producto no conforme a conforme y así
mejorar el Sistema de Calidad del Ministerio del Interior.

Gobierno y Gestión Territorial
Producto o Servicio
Total
producto o
servicio
prestado
No. de
Nivel de
No. de Productos
Productos y/o
Conformidad del
y/o Servicios NO
Servicios
producto o
CONFORMES
Conformes
servicio
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Asesoría y Asistencia
Técnica a las entidades
territoriales de acuerdo
con las competencias
de la Dirección
13
12
1
92%
La dirección de Gobierno y Gestión Territorial presentó una inconformidad en el producto que
ofrecen, sin embargo entregaron el reporte de las acciones que implementaron para subsanar la
no conformidad, cumpliendo así en entregarle al cliente un producto y/o servicio óptimo.
OBSERVACIONES
 Al Proceso de Formulación y Adopción de Políticas no se le realizó la capacitación de
Producto No Conforme ya que dicho proceso se encuentra en modificación. Se le enviará un
comunicado a los responsables haciéndoles saber la importancia de terminar este tema, esto
con el fin de recopilar la mayor cantidad de información y así obtener un informe de
conformidad más completo y cerca de la realidad, para así poder construir estrategias que
puedan mejorar los productos y/o servicios que se le entregan al cliente.
 La información que reportaron cada una de las áreas se toma como real de acuerdo a las
cualidades que deben cumplir los funcionarios públicos del Ministerio del Interior en ser
Honestos y transparentes.
COMPROMISOS
 En este trimestre se les hará saber a las dependencias que reportaron Productos No
Conformes que se les realizará un seguimiento en los siguientes informes a fin de conocer si
las acciones aplicadas fueron efectivas y si reaparecen productos en los siguientes 2
informes se deberá aplicar un Plan de Mejoramiento.
Elaboró
Revisó y Aprobó
Lizbeth Urzola Estrada
Profesional Universitario
Jacinto Montero Lora
Coordinador del Grupo de Mejoramiento
TRD: 1103.06.0
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