Ministerio del Interior República de Colombia INFORME DE SEGUIMIENTO A LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL I TRIMESTRE DE 2012 Cuando se habla de “producto”, se refiere tanto al producto físico (formularios, papelería) como al servicio intangible (orientación, capacitación). La Entidad establece un procedimiento de Control del servicio no conforme que busca identificar las no conformidades que se presenten en el producto, registrarlas y definir el tratamiento adecuado, de tal forma que puedan generarse acciones correctivas, para lograr el mejoramiento continuo. Es importante tener en cuenta que una vez se detecte la no conformidad, se debe diligenciar el formato “Reporte de Producto y/o Servicio No Conforme”, SI-P-03-F-02 esto para facilitar a los funcionarios la elaboración del Informe de Conformidad del producto trimestralmente. Los 15 Subprocesos a quienes se les solicito el informe de la conformidad del producto fueron: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Servicio al Ciudadano. Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas. Coordinación de los Procesos Electorales. Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana. Asuntos Indígenas, ROM y Minoría. Asistencia Técnica para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana. Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana. Consulta Previa. Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción Comunales. 10. Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro. 11. Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras. 12. Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia. 13. Derechos Humanos. 14. Gestión de los Asuntos Legislativos. 15. Gobierno y Gestión Territorial. La información que reportaron cada una de las áreas se toma como real de acuerdo a las cualidades que deben cumplir los funcionarios públicos del Ministerio del Interior en ser Honestos y transparentes. Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 1 de 4 Ministerio del Interior República de Colombia Los Subprocesos que presentaron No Conformidades en sus Productos y/o Servicios fueron: Derechos Humanos Producto o Servicio Asesoría para Incorporación Y Seguimiento del Componente de DDHH en Agendas Departamentales. Total No. de producto o Productos y/o servicio Servicios prestado Conformes 52 49 No. de Productos y/o Servicios NO CONFORMES 3 Nivel de Conformidad del producto o servicio 94% La Dirección de Derechos Humanos reportó el formato SI-P03-F02 “REPORTE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME” para explicar el porqué de las 3 no conformidades, y qué acciones aplicaron para subsanar la falla. Aún cuando las acciones parecen haber subsanado las falencias, este procedimiento estará en seguimiento para el segundo trimestre del 2012, en dado caso que se reporten productos no conformes, deberán aplicar un Plan de Mejoramiento con el fin de que se eliminen y/o disminuyan los Productos No Conformes. En dado caso que no reporte producto no conforme para el siguiente trimestre, se entenderá que las acciones aplicadas funcionaron para cambiar el producto no conforme a conforme y así mejorar el Sistema de Calidad del Ministerio del Interior. Gobierno y Gestión Territorial Producto o Servicio Total producto o servicio prestado No. de Nivel de No. de Productos Productos y/o Conformidad del y/o Servicios NO Servicios producto o CONFORMES Conformes servicio Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 2 de 4 Ministerio del Interior República de Colombia Asesoría y Asistencia Técnica a las entidades territoriales de acuerdo con las competencias de la Dirección 13 12 1 92% La dirección de Gobierno y Gestión Territorial presentó una inconformidad en el producto que ofrecen, sin embargo entregaron el reporte de las acciones que implementaron para subsanar la no conformidad, cumpliendo así en entregarle al cliente un producto y/o servicio óptimo. OBSERVACIONES Al Proceso de Formulación y Adopción de Políticas no se le realizó la capacitación de Producto No Conforme ya que dicho proceso se encuentra en modificación. Se le enviará un comunicado a los responsables haciéndoles saber la importancia de terminar este tema, esto con el fin de recopilar la mayor cantidad de información y así obtener un informe de conformidad más completo y cerca de la realidad, para así poder construir estrategias que puedan mejorar los productos y/o servicios que se le entregan al cliente. La información que reportaron cada una de las áreas se toma como real de acuerdo a las cualidades que deben cumplir los funcionarios públicos del Ministerio del Interior en ser Honestos y transparentes. COMPROMISOS En este trimestre se les hará saber a las dependencias que reportaron Productos No Conformes que se les realizará un seguimiento en los siguientes informes a fin de conocer si las acciones aplicadas fueron efectivas y si reaparecen productos en los siguientes 2 informes se deberá aplicar un Plan de Mejoramiento. Elaboró Revisó y Aprobó Lizbeth Urzola Estrada Profesional Universitario Jacinto Montero Lora Coordinador del Grupo de Mejoramiento TRD: 1103.06.0 Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 3 de 4 Ministerio del Interior República de Colombia Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83-Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano ([email protected]) • Línea gratuita 018000911170 Página 4 de 4