PLANILLA DE CALCULOS

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PLANILLA DE CÁLCULOS INICIAL - CURSOS DE CAPACITACIÓN EN INFORMÁTICA – CMD OESTE”FELIPE MORÉ”
PLANILLA DE CALCULOS
NIVEL INICIAL
TEORIA
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PLANILLA DE CÁLCULOS INICIAL - CURSOS DE CAPACITACIÓN EN INFORMÁTICA – CMD OESTE”FELIPE MORÉ”
Contenidos:
Planilla de cálculos. Presentación.
Área de trabajo
Barra de menú, barra de herramientas, barra de fórmulas
Columnas, filas, celdas
Trabajando con filas y columnas
Ancho de columna
Alto de fila
Insertando columnas
Insertando filas
Eliminar una fila o columna
Ingresando datos
Tipos de datos
Desplazarse por las celdas
Editar el contenido de una celda
Realizando operaciones matemáticas
Cómo ingresar fórmulas
Suma, autosuma
Resta
División
Multiplicación
Cortar, copiar y pegar.
Filas y columnas
Texto, números, fórmulas
Creando, abriendo y guardando planillas.
Este material didáctico está basado mayormente en el programa OpenOffice.org Calc,
que es software libre. En los casos que se creyó necesario se han añadido
comparaciones e imágenes del programa Microsoft Excel 2003 y Microsoft Excel 2010
(software propietario que para su uso requiere la adquisición de una licencia)
entendiendo que muchos/as usuarios/as cuentan con él en sus computadoras y por lo
tanto se justifica realizar la comparativa entre ambos programas que tienen algunas
diferencias en sus respectivas interfaces.
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Una planilla de cálculos es un programa
que
nos
permitirá
realizar
desde
operaciones matemáticas simples (sumar,
restar,
multiplicar
y
dividir)
hasta
operaciones más complejas relacionadas
con las estadísticas o la lógica. También,
utilizando
una
planilla
de
cálculos
podremos armar una “base de datos” y
organizarla
de
diferentes
maneras.
Podríamos decir que con una planilla de
cálculos, entonces, tenemos dos tipos de
posibilidades de trabajo: por un lado,
operatorias matemáticas (llevar las
cuentas de una casa o un negocio,
controlar
nuestros
gastos,
organizar
nuestras compras en el almacén, etc.) y por
el otro lado, la organización de bases de
datos
(organizar
una
agenda
de
compañeros, registrar los clientes y
proveedores de nuestro emprendimiento,
ordenar y clasificar los libros de la
biblioteca popular de nuestro barrio).
Utilizando una planilla de cálculos será más
fácil organizarnos y planificar, pero además
tendremos más beneficios, como la
posibilidad de “dibujar” nuestros datos en
gráficos de barra o de círculos.
Entonces, por ejemplo, utilizando una planilla de cálculos podemos:
1- Realizar las cuentas de la Peña que organizamos en la escuela para juntar fondos con el fin de
comprar útiles escolares:
Cantidad
vendida
Título
Panchos
Choripanes
Gaseosas
Cerveza
Empanadas
Papas fritas
Precio
unitario
26
15
50
17
23
28
TOTAL
1,20
1,50
0,75
2,00
0,75
1,00
Total
31,2
22,5
37,5
34
17,25
28
170,45
2- Llevar un registro de los padres, madres, vecinos y vecinas que organizaron la Peña, p ara
hacer cadenas telefónicas y comunicarnos más rápido.
Participante
Alberto
Cristina
don Giménez
doña Juana
Graciela
Javier
Mariela
Pepe
Roxana
Tito
Teléfono
Comentarios
462857 desde las 17
461558
463574 (vecino)
458521
431825 (sobrina)
1569447
455213
414789 (trabajo)
487521 a la noche
1559852
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3- Graficar las ganancias de la Peña para informar a todos los miembros de la escuela
Dinero
Ventas en la Peña
37,5
35
32,5
30
27,5
25
22,5
20
17,5
15
12,5
10
7,5
5
2,5
0
Panchos
Choripanes
Gaseosas
Cerveza
Empanadas
Papas fritas
Productos
En la actualidad existen muchos programas de planilla de cálculos, los más comunes son
Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric, etc. Nosotros trabajaremos con
OpenOffice.org Calc que pertenece al llamado “Software libre”.
Cuando abrimos la planilla de cálculos vemos una ventana similar a la siguiente:
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Ahora iremos reconociendo las partes más importantes de esta ventana, como la barra de
menús
que al igual que en el procesador de textos se encuentra en la parte superior de
la pantalla y que nos ofrece todas las posibilidades de trabajo que tenemos con
este programa, para acceder a ellas debemos hacer clic en el menú que
queremos ejecutar, por ejemplo, si “cliqueamos” en el menú “Datos” se abrirá el
siguiente cuadro:
Volvemos a hacer clic sobre la acción elegida y ya estaremos dándole “ordenes” a la planilla de
cálculos. En este caso, le estamos pidiendo que “ordene” diferentes “datos”.
Más abajo de la barra de menús está la barra de herramientas, donde tendremos las acciones
graficadas como “íconos”. En la barra de herramientas encontraremos las acciones más comunes
o las más usadas por las personas, para “ahorrarnos” tener que buscarlas dentro de la barra de
menú todo el tiempo.
En la barra de formato, tendremos a mano las herramientas más comunes para darle formato al
texto que escribamos como así también a las tablas que hagamos
El área de trabajo en la planilla de cálculos está conformado por columnas que se denominan
con letras (columna A, columna M, columna T) y filas que se denominan con número (fila 1, fila
33, fila 74). La intersección entre una columna y una fila, se denomina celda. Entonces, la celda
estará referenciada por la letra de la columna más el número de fila.
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Por ejemplo:
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En este momento estamos ubicados en la celda B5 (columna B, fila 5)
Determinar la ubicación de una celda es similar a ubicar un barco en el juego de la “Batalla Naval”
que seguramente todos conocemos.
En Microsoft Excel 2003 el área de trabajo y las barras de menú, herramientas y
fórmulas son muy similares:
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Así se ve la pantalla principal de Microsoft Excel 2010:
La planilla de cálculos nos permite modificar el ancho de sus columnas o el alto de sus filas, para
que lo que escribamos dentro de ellas no quede “cortado” y nos alcance bien el espacio.
Ancho de columna:
Tenemos dos opciones, la más simple es posicionarnos con el puntero del mouse sobre el borde
de la columna, y con el botón apretado del mouse, “arrastramos” ese borde hacia la derecha o
hacia la izquierda.
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Si no, seleccionamos la columna a modificar (en este caso, hacemos un clic sobre la “B”) y luego
hacemos clic en el menú “Formato”, luego “Columna” y luego “Ancho”
Se abrirá una ventana como la siguiente en donde debemos colocar la cifra exacta que queremos
que tenga esa columna (2,5 cm; 1,7 cm; etc.) Luego hacemos clic en “Aceptar”.
Alto de fila
De modo similar al caso anterior, podemos regular el alto de las filas de dos maneras. La primera,
arrastrando con el puntero del mouse
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O bien, seleccionando la fila (en este caso, hacemos clic sobre “1” que identifica la fila) y luego,
hacemos clic en el menú “Formato”, luego “Fila”, luego “Altura”. Se abrirá una ventana como
la siguiente:
Al igual que en el caso anterior, escribimos el número deseado y luego hacemos clic en “Aceptar”.
En Microsoft Excel 2010 podemos modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas desde la
pestaña “Inicio” y luego “Formato”
Insertando columnas:
Supongamos que la tabla con los datos de los
organizadores de la Peña “nos quedó chica”,
porque nos olvidamos de una columna o
quisimos agregarle “sobre la marcha” una
columna para anotar las direcciones de las
personas. La planilla de cálculos nos da la
posibilidad de agregar o quitar las columnas
que deseemos.
Para agregar una columna, debemos:
1º Seleccionar el lugar donde deseamos agregar una columna, en este caso, al lado de la
columna “Nombre”.
2º Hacemos clic en el menú “Insertar” y luego “Columnas”
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3º La columna se insertará y desplazará hacia la derecha la columna siguiente:
Insertando filas
De similar manera, insertamos una fila “extra”, para incorporar una persona que se suma a la
organización de la Peña.
1º Seleccionamos el lugar donde deseamos agregar una nueva fila
2º Hacemos clic en el menú “Insertar” y luego “Filas”
3º La nueva fila se insertará y desplazará hacia abajo a las otras filas siguientes:
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En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas para insertar filas o columnas en la pestaña
“Inicio” y luego “Insertar”
Eliminar una fila o una columna
Para eliminar una fila o una columna, debemos:
1º seleccionar la fila o columna que queramos
eliminar
2º Hacemos clic en el menú “Editar” y luego “Borrar
celdas”
3º Automáticamente se borrará la fila o columna y
las demás se desplazarán para ocupar ese espacio
en blanco.
En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas para eliminar filas o columnas en la pestaña
“Inicio” y luego “Eliminar”
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Los datos que podemos ingresar en una planilla de cálculos son de tres tipos:
1- Texto: por ejemplo, nombres, apellidos, direcciones, productos, etc.
2- Número: números enteros (1; 3; 27; 8976...) o bien fracciones (1,75; 2,41; 896,10...) o bien
pueden ser fechas (14/08/2003; 27 de marzo de 1996; etc.), o bien porcentuales (21%; 45,20%,
etc.) o bien dinero ($12; €25,4; etc.) pero todos números al fin.
3- Fórmulas: son las que resolverán diferentes operaciones matemáticas. Siempre se encuentran
detrás de un signo = (igual)
Desplazarse por las celdas e ingresar datos en las mismas: para desplazarnos de celda en
celda, sólo debemos pulsar las teclas de dirección del teclado, o bien hacer un clic con el mouse
sobre la celda elegida y comenzar a escribir.
Una vez que terminamos de escribir en una celda, ya sea un texto, ya sea un número, ya sea una
fórmula, siempre es necesario “cerrar” la carga de datos apretando la tecla “Enter” o bien alguna
de las flechas de dirección o desplazamiento para pasar a una nueva celda. De esta forma
avisaremos que ya hemos terminado de cargar datos en esa celda.
Editar el contenido de una celda: para poder re-escribir o modificar el contenido de una celda,
primero debemos “volver a abrir” el cursor titilante en esa celda. Para ello, nos ubicamos sobre la
celda en cuestión y apretamos la tecla F2 del teclado, entonces, se habilitará el cursor que nos
permitirá “editar” (modificar) el texto, número o fórmula que se encuentra en la celda. Luego,
volvemos a “cerrar” el modo de escritura con “Enter” o con las flechas de desplazamiento.
Resumiendo:



Nos desplazamos de celda en celda con las flechas de desplazamiento
Escribimos y “cerramos” la escritura con “Enter” o con las flechas de
desplazamiento.
Editamos el contenido de una celda posicionándonos sobre ella y apretando
F2. Luego volvemos a “cerrar” el modo de escritura con “Enter” o las flechas
de desplazamiento.
Uno de los beneficios más importantes de una planilla de cálculos es que en ella podemos
resolver muy fácilmente operaciones matemáticas. Para ello, debemos valernos de las fórmulas
que existen para cada operación. Las fórmulas (sumas, restas, multiplicaciones, etc.) que
contenga una celda serán visualizadas en la barra de fórmulas (que se encuentra debajo de la
barra de herramientas). A la derecha de la barra de fórmulas encontraremos un casillero que nos
marcará la celda en donde estamos parados en este momento. Veamos el ejemplo:
En este ejemplo estamos posicionados en la celda D7 y que en ella tenemos el resultado de
multiplicar la celda B7 por la C7
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¿Cómo ingresamos fórmulas?
Una “ley” al momento de ingresar fórmulas, es que siempre deben estar precedidas por el signo =
(igual). Asimismo, cuando ingresamos una fórmula, es un requisito necesario indicarle las celdas
que vamos a “operar”: Veamos un ejemplo:
Javier y Pedro se encargaron de repartir, casa por casa, los
volantes para la Peña que se hizo en la escuela. Queremos
saber, en total, cuántos volantes repartieron entre los dos,
entonces, en la celda B3 sumaremos B1 + B2
Lo bueno de referenciar por celdas (B3=B1+B2) y no por números (B3=124+89) es que si luego
queremos modificar el valor de una celda, se modificará automáticamente el resultado
final.
¡Sumando esfuerzos!
Para realizar una suma, tenemos varias posibilidades. La más simple es que la vimos arriba:
Posicionados en B3 escribimos =B1+B2
Pero ¿y si tenemos muuuuchos factores para sumar?
Supongamos que los/as demás compañeros/as al ver el
entusiasmo de Javier y Pedro deciden ayudar a repartir volantes,
entonces se suman 9 personas más al grupo y nosotros
queremos saber cuántos volantes repartieron entre todos:
Posicionados en B12 escribimos =B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11
Si bien esta fórmula es posible, nos sería demasiado cansador escribirla entera, corriendo el
riesgo de equivocarnos de tanto tipear letras y números. Entonces, podemos utilizar la función
SUMA:
Posicionados en B12 escribimos =SUMA(B1:B11)
que significa: queremos sumar desde B1 hasta B11, estableciendo así lo que llamamos un rango
de celdas, es decir, las celdas comprendidas entre una inicial y una final. Todos los rangos se
enuncian de la misma manera:
Abrimos
paréntesis
celda inicial
dos
puntos
celda final
cerramos paréntesis
(
B1
:
B11
)
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Veamos el ejemplo:
Autosuma:
Es una herramienta muy útil porque nos
permitirá hacer grandes sumas de una
manera más simple. Hacemos clic en la
celda donde queremos poner el resultado, y
luego hacemos un clic en el botón
“Sigma”de la barra de herramientas.
Automáticamente se seleccionará un rango
de celdas, si es el correcto, simplemente
apretamos “Enter” y tenemos nuestro
resultado. Si el rango seleccionado no es el
correcto, entonces con el puntero del mouse
seleccionamos el rango válido y “Enter”.
En Microsoft Excel 2010 encontraremos la herramienta Autosuma
en la pestaña “Inicio”
Restando penas
Con el dinero recaudado en la Peña se comenzaron a comprar los útiles
escolares que faltaban. ¡Cada nueva compra iba restando dinero del fondo pero
también restando penas a los chicos que menos tenían!
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Para restar, tenemos también varias posibilidades:
En este caso, nos posicionamos sobre B3 y restamos B1 – B2 =B1-B2
Más adelante, las personas deciden comprar más útiles necesarios: lapiceras,
ceritas, tijeras, reglas, cartulinas. Entonces...
Entonces resolvemos de la siguiente manera:
Al total de $170,45 le restamos la suma de todos los productos comprados:
=B1-SUMA(B2:B7)
o bien, a la celda B1 le restamos todos los productos desde B2 hasta B7.
¡Dividiendo las cargas!
Para atender el buffet de la Peña, la escuela contaba con 15 voluntarios/as y con
5 tareas específicas: preparar los choripanes, preparar los panchos, preparar las
empanadas, servir las gaseosas y las cervezas y preparar las papas fritas.
Entonces, si había 15 voluntarios/as para realizar 5 tareas, cada tarea contaría
con 3 voluntarios.
Entonces, para introducir una división debemos escribir =A2/B2
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¡Multiplicando esperanzas!
Entusiasmados por los resultados de la Peña, los chicos y chicas
de la escuela y del barrio decidieron armar una rifa, pero esta vez,
para comprar algunos libros que regalarán a la Biblioteca. Para
que la rifa sea “accesible” a todos los bolsillos, pusieron diferentes
valores. Luego, hicieron una tabla para saber el total de dinero
juntado gracias a las rifas
Una multiplicación, entonces, la hacemos de la siguiente manera: =A2*B2
Estas tres importantes herramientas que hemos visto en el procesador de texto, también nos
servirán (y mucho!) en la planilla de cálculos. Con cortar, copiar y pegar podemos cambiar el
formato de nuestra planilla (reacomodar las columnas y las filas, moverlas, desplazarlas,
duplicarlas) o bien “ahorrarnos” de tipear texto o números repetidos y fórmulas matemáticas,
es decir, podemos también duplicar, mover, desplazar, el contenido de esas columnas y filas.
Cortar Copiar Pegar
Cortando, copiando y pegando filas y columnas
Para desplazar o duplicar las filas y columnas de nuestra planilla, debemos:
1º seleccionar la fila o columna elegida, en este ejemplo, queremos copiar la columna “Entradas
vendidas”.
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2º hacemos un clic en el ícono “copiar” de la barra de herramientas o bien en el menú “Editar” y
luego “Copiar”. Nuestros datos estarán ahora en el “portapapeles”, a la espera de que los
peguemos en la nueva ubicación.
3º Seleccionamos la nueva ubicación, el lugar donde “pegaremos” nuestra columna
4º Hacemos clic en el ícono “pegar” de la barra de herramientas o bien en el menú “Editar” y
luego “Pegar”
Y listo, la columna se habrá copiado al final de la tabla:
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Pegando una columna entre medio de otras dos con contenidos:
¿Qué sucede si queremos copiar o mover la columna “Entradas vendidas” entre las columnas
“Precio” y “Total”? ¡Nos faltará lugar! En estos casos, lo que debemos hacer antes de copiar o
mover la columna “Entradas Vendidas”, es agregar una columna “en blanco” donde luego
pegaremos la columna “Entradas vendidas”. Veamos el ejemplo:
(para agregar columnas en blanco, revisá el apartado “Trabajando
con filas y columnas” de esta cartilla)
Una vez agregada la columna, repetimos los pasos anteriores y obtendremos lo siguiente:
Para el caso de copiar, cortar y pegar filas, debemos llevar a cabo los
mismos procedimientos que con las columnas.
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Cortando, copiando y pegando texto, números y fórmulas de celda en celda
Para poder copiar o mover texto, números o fórmulas de una celda a otra, debemos:
1º Seleccionamos la celda deseada con un sólo clic sobre la misma
2º Hacemos clic en el ícono correspondiente (en este caso, “copiar”).
3º Nos posicionamos con un clic en la nueva ubicación
4º Hacemos clic en el ícono “pegar” tantas veces como sea necesario.
¡Una buena noticia! Para copiar fórmulas haremos el mismo procedimiento, pero la fórmula (en el
caso de nuestro ejemplo B3*C3 se irá adaptando a la nueva fila en que se encuentra, para poder
multiplicar los valores de esa fila y no de la anterior.
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Veamos el ejemplo:
Como verán, con esta herramienta nos ahorraremos mucho trabajo cuando tenemos una misma
fórmula que se repite (en este caso, la multiplicación)
En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas necesarias para cortar, copiar y pegar
en la pestaña “Inicio”
Recordemos que cuando trabajamos con una computadora podemos abrir archivos que estén
guardados, guardar archivos que acabamos de hacer y por supuesto crear nuevos archivos. Esta
posibilidad de poder guardar y luego recuperar archivos guardados, es una de las principales
ventajas que tienen las computadoras con respecto a las máquinas de escribir o a las
calculadoras.
Crear, abrir y guardar hojas de cálculos es muy similar a crear, abrir y guardar documentos de
textos, tal como hemos visto en la cartilla anterior. Pero hagamos un repaso:
Crear una hoja nueva:
Para ello, hacemos clic en el menú “Archivo” y luego “Nuevo” y luego “Hoja de cálculos”. O
bien hacemos clic en el ícono correspondiente de la barra de herramientas.
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Para crear un libro nuevo de Microsoft Excel 2010 deberemos ir a la pestaña “Archivo”, luego
“Nuevo” y luego “Crear”
Guardar una hoja de cálculos por primera vez:
Hacemos clic en el menú “Archivo” y luego “Guardar” o bien en el ícono correspondiente:
Se abrirá una ventana en donde debemos escribir con qué NOMBRE queremos guardar ese
archivo y en qué UBICACIÓN lo haremos, luego hacemos clic en “Guardar”.
Guardar los cambios
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Cuando tenemos una hoja de cálculos guardada, luego la abrimos y
modificamos, y finalmente la volvemos a guardar, lo que estamos
haciendo es “guardar los cambios” a la misma. Entonces, no
tendremos que volver a escribir el nombre del archivo y su ubicación,
ya que nuestra computadora ya tendrá esos datos. Simplemente
hacemos clic en el ícono o en el menú “Archivo” y luego “Guardar”, y
así quedarán “grabados” esos cambios que hicimos.
Abrir una hoja de cálculos:
Para abrir una hoja de cálculos que está guardada, debemos conocer
dos datos: cómo se llama nuestra hoja y dónde la guardamos.
Entonces, hacemos clic en el menú “Archivo” y luego “Abrir” o en el
ícono correspondiente.
Se abrirá una ventana como la siguiente:
En ella, elegimos el archivo que queremos abrir y hacemos clic en “Abrir”
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En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas
“Guardar”, “Guardar como” y “Abrir” en la pestaña “Archivo”
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