instructivo para la aplicación del catalogo de vigencia de

INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DEL CATALOGO
DE VIGENCIA DE DOCUMENTOS QUE INTEGRAN UN EXPEDIENTE.
1
PROLOGO.
EL PRESENTE INSTRUCTIVO ES UN INSTRUMENTO PARA IDENTIFICAR Y VALORAR LOS DOCUMENTOS
QUE INTEGRAN UN EXPEDIENTE, CUYA APLICACIÓN FACILITA LA OPORTUNA CIRCULACIÓN DE LOS
MISMOS, EVITANDO OBSTACULIZAR LAS GESTIONES, ACUMULAR INNECESARIAMENTE PAPELES SIN
NINGÚN VALOR, CONSTITUYÉNDOSE EN UN PASO IMPORTANTE, QUE VA DE LA FORMA TRADICIONAL DE
CONSERVAR EXAHUSTIVAMENTE LA DOCUMENTACIÓN SIN NINGUNA TÉCNICA, A LA DE UNA
CONSERVACIÓN SELECTIVA, CON LO QUE SE SOLUCIONA EN BUENA MEDIDA EL PROBLEMA DE
EXPLOSIÓN DOCUMENTAL.
SU PROPOSITO ES FIJAR LA POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA CUMPLIR CON LOS
OBJETIVOS PRESCRITOS, PUESTO QUE SU ADECUADA APLICACIÓN, MEJORARA EN CORTO PLAZO LA
CALIDAD DEL TRABAJO ARCHIVISTICO, OBTENIENDO POR EXTENSIÓN, DICHO BENEFICIO EN LA
INSTITUCIÓN Y CON ELLO SE OBTIENE EL OBJETIVO DE LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA.
LA DIFICULTAD PARA SU APLICACIÓN QUEDA TOTALMENTE SUPERADA CON LA PARTICIPACIÓN
CONJUNTA Y RESPONSABLE DE LOS MANDOS, EN DONDE DICHO INSTRUCTIVO DEBE SER APLICADO,
PRECISAMENTE AL EFECTUAR LA DEPURACIÓN Y FORMACIÓN DE EXPEDIENTES EN LAS UNIDADES,
DEPENDENCIAS E INSTALACIONES DEL EJÉRCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS, ASI MISMO, CUANDO
LOS MISMOS SEAN REMITIDOS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO E HISTORIA.
PARA ACRECENTAR LA CALIDAD DE ESTE INSTRUCTIVO, SE RECOMIENDA A LOS LECTORES
PROPONER LOS CAMBIOS QUE ESTIMEN PERTINENTES, SEÑALANDO EN FORMA ESPECIFICA LA PAGINA,
EL PÁRRAFO Y LAS LINEAS DEL
TEXTO A MODIFICAR, INDICANDO EN CADA CASO LAS RAZONES QUE LO FUNDAMENTEN, CON
EL FIN DE ASEGURAR SU COMPRENSIÓN Y SU MEJOR VALORACIÓN, REMITIÉNDOLAS A LA
SECRETARIA DE LA DEFENSA NACIONAL, ESTADO MAYOR, SECCIÓN NOVENA (DOCTRINA
MILITAR), LOMAS DE SOTELO, D.F. CP. 11640.
2
DEFICNICIONES.
BASICO. DOCUMENTO QUE DEBE INTEGRARSE A UN EXPEDIENTE EN FORMA
PERMANENTE.
CATALOGO. LISTA DETALLADA DE LOS DOCUMENTOS QUE COMPONEN UNA COLECCIÓN,
SIGUIENDO UN ORDEN DETERMINADO PARA FACILITAR SU BÚSQUEDA.
COMPLEMENTARIO. AQUEL DOCUMENTO QUE SIRVE PARA APOYAR ALGUNA DECISIÓN O
TRAMITE DE ALGÚN ASUNTO TOMADO COMO DEFINITIVO.
CONSERVACIÓN. CONJUNTO DE MEDIDAS TOMADAS PARA LA SALVAGUARDA DE LOS
DOCUMENTOS EN VISTA DE SU CONSULTA.
COPIA CERTIFICADA. SE DICE QUE UNA COPIA ES CERTIFICADA SI PRESENTA UN SIGNO
DE AUTENTEFICACION LEGAL.
COPIA SIMPLE. SE DICE QUE UNA COPIA ES SIMPLE SI NO PRESENTA NINGÚN CARÁCTER
QUE PERMITA DARLE PLENA FE.
DEPURACIÓN O ELIMINACIÓN. DESTRUIR O HACER DESTRUIR DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS CUYA CONSERVACIÓN HA SIDO JUZGADA INÚTIL. DESTRUCCIÓN MATERIAL DE LOS
ASUNTOS QUE YA NO TIENEN NINGÚN VALOR.
IDENTIFICACIÓN. ACCIÓN DE ESPECIFICAR Y ENLISTAR LOS DOCUMENTOS QUE
CONSTITUYEN UN EXPEDIENTE PERSONAL, A TRAVÉS DE LA DENOMINACIÓN QUE RECIBEN EN
LOS ORGANISMOS DEL EJÉRCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS QUE LOS PRODUCE.
PERIODO DE CONSERVACIÓN. TIEMPO DURANTE EL CUAL SE DEBE CONSERVAR UN
DOCUMENTO.
PERMANENTE. QUE SE DEBE CONSERVAR POR TIEMPO INDEFINIDO.
TRANSITORIO. QUE SE DEBE CONSERVAR TEMPORALMENTE.
VALOR ADMINISTRATIVO. PERIODO DE TIEMPO EN QUE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS
O RECIBIDOS POR LOS ORGANISMOS DEL EJÉRCITO Y FUERZA AEREA DEBEN SER
CONSERVADOS EN EL PROPIO ORGANISMO, PARA SU UTILIZACIÓN INMEDIATA COMO
ANTECEDENTE EN LAS ACCIONES DE TRAMITE QUE EL ÁREA TIENE QUE REALIZAR DE
ACUERDO A SUS FUNCIONES.
VALOR LEGAL. PERIODO DE TIEMPO DURANTE EL CUAL DEBEN CONSERVARSE, DE
ACUERDO CON ALGUNA DISPOSICIÓN LEGAL ESPECIFICA, AQUELLOS DOCUMENTOS QUE
PUEDEN SER REQUERIDOS COMO PRUEBA PARA RESPALDAR LOS DERECHOS DE LOS
MILITARES.
VALORACIÓN. ACCIÓN DE DETERMINAR EL TIEMPO DURANTE EL CUAL DEBEN SER
CONSERVADOS LOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LOS EXPEDIENTES DE UN ARCHIVO, EN
RAZÓN DE SU UTILIDAD INMEDIATA PARA EL TRAMITE ADMINISTRATIVO, O EN VIRTUD DE
ALGUNA DISPOSICIÓN LEGAL ESPECIFICA.
3
CAPITULO I.
GENERALIDADES.
1. EL PERSONAL DEL EJERCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS, ACTÚA EN ESFERAS DE
ACCIÓN MUY DIVERSAS. LAS FUNCIONES QUE DESARROLLA, SEGÚN SUS JERARQUÍAS O
CARGOS, LO LLEVAN A ELABORAR O RECIBIR INFORMACIÓN QUE CONSIGNA SOBRE PAPEL,
CREANDO DE ESTA FORMA LOS DOCUMENTOS Y A LA VEZ CONSTITUYENDO LOS ARCHIVOS.
2. ESTA CREACIÓN NO CONSTITUYE UN FIN POR SI MISMO, RESPONDE ANTE TODO A
NECESIDAD DE TENER A LA MANO INFORMACIÓN AUTENTICA QUE LE PERMITA DECIDIR Y
ACTUAR CON TODO CONOCIMIENTO DE CAUSA; ASI COMO PROBAR, CERTIFICAR U OTORGAR
DERECHOS Y ESTUDIAR RETROSPECTIVAMENTE LOS HECHOS, LAS CAUSAS Y LOS EFECTOS.
3. EL MILITAR EN CADA ACCIÓN QUE REALIZA, CREA UN SINNÚMERO DE DOCUMENTOS,
QUE VAN DESDE UNA TARJETA VALIDADA CON LAS SIGLAS DEL JEFE Y ESCRIBIENTE, HASTA LA
CONCEPCIÓN DE OFICIOS, ACUERDOS, TELEGRAMAS, ETC., PASANDO POR LOS LLAMADOS
RECIBOS, BOLETAS, PARTES EN SUS DIFERENTES MODALIDADES, ESTUDIOS Y OTROS, QUE
MUCHAS DE LAS VECES ADQUIEREN UN CARÁCTER EFÍMERO, UNA VEZ QUE SURTIERON SUS
EFECTOS PARA LO CUAL FUERON ELABORADOS Y QUE SON INTEGRADOS Y CONSERVADOS EN
EXPEDIENTES Y LEGAJOS.
4. LA GENERACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS, HA PROVOCADO A TRAVÉS DEL TIEMPO,
QUE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES DEL EJERCITO Y
FUERZA AEREA MEXICANOS ENFRENTEN PROBLEMAS DE ACUMULACIÓN, CLASIFICACIÓN Y
LOZALIZACIÓN DE DOCUMENTOS, ASÍ COMO LA FALTA DE ESPACIO Y LENTITUD
ADMINISTRATIVA.
5. LOS EXPEDIENTES QUE SE FORMAN A LOS GENERALES, JEFES, OFICIALES Y TROPA DEL
EJÉRCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS EN LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES
DONDE PRESTAN SUS SERVICIOS, CONSTAN DE LA DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENE TODA LA
INFORMACIÓN QUE SE RELACIONA CON SU VIDA MILITAR Y CIVIL; SIENDO ESTOS: EL
EXPEDIENTE DE PERSONAL Y EL EXPEDIENTE DE CUERPOS.
A. EXPEDIENTE DE PERSONAL. ES EL QUE SE FORMA ALOS GENERALES, JEFES Y
OFICIALES EN CADA UNA DE LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES DEL EJÉRCITO
Y FUERZA AEREA MEXICANOS, EN QUE PRESTEN SUS SERVICIOS, INTEGRÁNDOSE CON LA
DOCUMENTACIÓN ORIGINADA EN ESAS SITUACIONES Y QUE DE ALGUNA MANERA LES AFECTA.
B. EXPEDENTE DE CUERPOS. ES EL QUE SE LEFORMA AL PERSONAL DE TROPA, LOS
CUALES PERMANECEN EN LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES A LAS
QUE PERTENECEN HASTA EN TANTO NO CAMBIEN DE ADSCRIPCIÓN, ADQUIERAN LA
JERARQUÍA DE OFICIAL O BAJA DEL INSTITUTO ARMADO, EN CUYO CASO SON CONCENTRADOS
A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO E HISTORIA.
6. EL EXPEDIENTE BÁSICO, ES EL QUE SE FORMA AL PERSONAL DE GENERALES, JEFES,
OFICIALES Y TROPA EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO E HISTORIA, ESTE EXPEDIENTE
ES EL QUE SIRVE DE BASE PARA EL OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS AL PERSONAL MILITAR; EN
EL CONCEPTO QUE PARA EL TRAMITE DE CONDECORACIONES SE DEBERÁN REMITIR COPIAS
FOTOSTATICAS CERTIFICADAS DEL EXPEDIENTE DE CUERPOS.
7. PARA PODER FORMAR INTEGRAMENTE EL EXPEDIENTE BÁSICO EN LA CITADA
DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO, SE REQUIERE:
QUE LOS ORGANISMOS DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA CONCENTREN, EN SU
OPORTUNIDDAD, LA DOCUMENTACIÓN DEBIDAMENTE DEPURADA, CLASIFICADA Y LEGAJADA.
4
8. LA DOCUMENTACIÓN QUE SE RECIBE PARA SU INTEGRACIÓN, ES CAPTADA DE
DIVERSAS FUENTES, DE TAL FORMA QUE SE VA INTEGRANDO PAULATINAMENTE SEGÚN
EL DESARROLLO DE SU TRAMITACIÓN.
9. MUCHAS VECES, LOS DOCUMENTOS NO LLEGAN CON LA DEBIDA REGULARIDAD A LOS
ARCHIVOS, PUES SE DAN CASOS EN QUE POR CIRCUNSTANCIAS AJENAS, LOS DE
FECHAS ANTERIORES SE RECIBEN DESPUÉS DE LOS DE FECHAS RECIENTES, DE LO QUE
RESULTA SU FALTA DE CONTINUIDAD ENTRE SI Y LA CONSIGUIENTE ALTERACIÓN
POR LA MÚLTIPLE CANTIDAD DE DOCUMENTOS SIN VALOR.
10. ESTA ACCIÓN IMPLICA QUE LA CONSULTA DE LOS EXPEDIENTES SE DIFICULTE, NO
PERMITIENDO GARANTIZAR EL RÁPIDO Y EFICAZ DESPACHO DE LA INFORMACIÓN.
11. EN LA FORMACIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS EXPEDIENTES, SE OBSERVAN CIERTOS
LINEAMIENTOS
GENERALES
QUE
GUIAN
LA
ACCIÓN
ARCHIVISTICA,
EN
TAL
SENTIDO TODA AQUELLA DOCUMENTACIÓN QUE CAREZCA DE VALOR PARA CONSULTAS
POSTERIORES, DEBERÁ DEPURARSE PERIÓDICAMENTE.
12. DENTRO DE LOS DOCUMENTOS QUE SE DEPURAN PODEMOS CITAR LOS QUE
RESULTEN DUPLICADOS DE OTROS, ORDENES DE ARRESTO, AUTORIZACIONES DE
VACACIONES, CARTAS DE RECOMENDACIÓN, TRANSCRIPCIONES DE ORDENES, ENCAMES Y
SALIDAS DE HOSPITALES, ETC.
13. LA FINALIDAD DE LA DEPURACIÓN, ES QUE LA DOCUMENTACIÓN QUE SE INTEGRE A
LOS EXPEDIENTES SEA DE VALOR Y SIRVA DE BASE PARA LA TOMA DE DECISIONES ASI COMO
PARA CUALQUIER TRAMITE QUE EL INTERESADO SOLICITE COMO CONSECUENCIA DE LOS
DERECHOS QUE LE CONFIERE SU ESTANCIA EN EL INSTITUTO ARMADO.
14. UNO DE LOS PROPÓSITOS MAS IMPORTANTES PARA LA SOLUCIÓN DE LOS PROBLEMAS
DE CARÁCTER DOCUMENTAL SEÑALADOS DENTRO DE LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E
INSTALACIONES DEL EJERCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS, Y PARTICULARMENTE EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO E HISTORIA, ES LO RELATIVO A LA IDENTIFICACIÓN Y
VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR LOS MIEMBROS DEL EJERCITO,
CREANDO ORDENAMIENTOS COMO EL PRESENTE, QUE GUIEN EL QUEHACER ARCHIVISTICO EN
ESTE RUBRO.
15. SABER QUE SE TIENE EN LOS ARCHIVOS Y LAS JERARQUÍAS, POR ASI DECIRLO, DE LOS
DOCUMENTOS OFICIALES, ASIGNÁNDOLES VALORES QUE PERMITAN CONOCER SU
IMPORTANCIA, SU INCIDENCIA INSTITUCIONAL O SOCIAL Y LAS APLICACIONES
ADMINISTRATIVAS DE LOS DOCUMENTOS; RECONOCERLOS COMO DOCUMENTACIÓN ÚTIL PARA
EL TRAMITE Y LA GESTIÓN PUBLICA, O BIEN COMO INFORMACIÓN DE REFERENCIA PARA LA
TOMA DE DECISIONES O INCLUSIVE COMO MEMORIA HISTÓRICA DE LA ENTIDAD QUE LOS
PRODUCE.
16. DETERMINAR CUANDO Y PORQUE DESECHAR LOS DOCUMENTOS DE NUESTRO
ARCHIVO, DETERMINAR Y SABER QUE HACER CON AQUELLA DOCUMENTACIÓN QUE EN
NUESTROS ORGANISMOS, HA DEJADO DE SER ÚTIL Y POR LO TANTO DEBEMOS TRANSFERIRLA
PARA EVITAR CONGESTIONAMIENTOS QUE HACEN IMPRODUCTIVA Y COSTOSA LA LABOR
ARCHIVISTICA.
17. POSIBILITAR LA ADECUADA CIRCULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR LA
SECRETARIA DE LA DEFENSA NACIONAL EN MATERIA DE EXPEDIENTES, CON ARREGLO A SU
CONOCIMIENTO INTEGRAL, ES DECIR, A SUS VALORES PREDETERMINADOS DESDE EL PUNTO
DE VISTA LEGAL, FISCAL, HISTÓRICO O ADMINISTRATIVO, ASI COMO CONOCER CON EXACTITUD
CUANTO TIEMPO Y PORQUE DEBEMOS CONSERVARLOS EN NUESTROS ARCHIVOS.
18. ES CONVENIENTE RESALTAR LA IMPORTANCIA QUE REVISTE EL CONSERVAR COMO
PARTE INTEGRANTE DE LOS EXPEDIENTES, TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS EN LOS QUE SE
JUSTIFIQUE, SOLICITE, PRUEBE, CONFIRME, REVOQUE, MODIFIQUE, ETC., UN HECHO
RELACIONADO CON ASPECTOS DEL DERECHO ADJETIVO (PROCESAL) O SUSTANTIVO, EN
CUALQUIERA DE SUS MATERIAS, YA SEA MILITAR, PENAL, CIVIL, LABORAL, ETC.
5
CAPITULO II.
OBJETIVOS.
19. OBJETIVO GENERAL.
ESTABLECER UNA POLÍTICA DE TRATO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN LAS
UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES DEL EJÉRCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS.
20. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
A. PROPORCIONAR LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA DEPURAR CON RACIONALIDAD
LOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAN UN EXPEDIENTE, UNA VEZ QUE HAN PERDIDO SU
VALOR ADMINISTRATIVO Y LEGAL.
B. ESTABLECER LOS PERIODOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SON
CONSERVADOS EN LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES DEL
EJÉRCITO Y FUERZA AEREA MEXICANOS.
C. CONOCER LOS DIFERENTES DOCUMENTOS QUE SE ELABORAN EN LA VIDA DE UN
MILITAR DURANTE SU ESTANCIA EN EL INSTITUTO ARMADO.
D. UNIFICAR CRITERIO PARA LA DEPURACIÓN Y FORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES.
E. EVITAR LA ACUMULACIÓN DE DOCUMENTOS INÚTILES, CREANDO ESPACIOS
SUFICIENTES PARA LA CUSTODIA DEL ACERVO.
F. DIFUNDIR EL CATALOGO
EXPEDIENTE.
DE
VIGENCIA DOCUMENTOS
QUE
INTEGRAN
UN
CAPITULO III.
PROCEDIMIENTO.
21. PARA EL BUEN MANEJO DEL PRESENTE INSTRUCTIVO, ES NECESARIO QUE EL
PERSONAL ENCARGADO DE LOS ARCHIVOS, LO CONOZCA A FONDO PARA QUE PUEDA
FAMILIARIZARSE CON LOS NOMBRES DE LOS DIFERENTES DOCUMENTOS QUE SON
ELABORADOS Y RECIBIDOS POR EL ORGANISMO DE QUE SE TRATE.
22. ASIMISMO ES NECESARIO MENCIONAR QUE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
PREVISTOS POR EL CATALOGO (CAPITULO V), SON LOS MAS USUALES QUE SE PUEDEN
ENCONTRAR EN UN EXPEDIENTE; PERO POR RAZONES YA MENCIONADAS Y LA ANARQUÍA EN
LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y NOMBRES, SE RESALTA EL HECHO DE QUE EN
DETERMINADO MOMENTO PODRAN SURGIR DOCUMENTOS NO ESPECIFICADOS EN EL
PRESENTE TRABAJO.
23. ANTE TAL SITUACIÓN SE DEBERÁ APEGAR PARA LA DETERMINACIÓN DE LA VIGENCIA Y
CONSERVACIÓN, A LO ESTABLECIDO EN LOS TIEMPOS DE CONSERVACIÓN Y EN EL USO E
IMPORTANCIA QUE REVISTA EL CONTENIDO, CON EL FIN DE HACER UNA SELECCIÓN
RAZONADA.
24. EN LA DEPURACIÓN DE CIERTOS DOCUMENTOS TALES COMO: TRANSCRIPCIONES
DIVERSAS, COPIAS FOTOSTÁTICAS SIMPLES, COPIAS AL CARBÓN, DUPLICADOS, TELEGRAMAS
DIVERSOS, REMISIONES DE DOCUMENTOS, DOCUMENTOS SIN FIRMA, SE DEBERÁN OBSERVAR
LOS SIGUIENTES LINEAMIENTOS:
6
A. TRANSCRIPCIONES DE DOCUMENTOS.
EN NUESTRO MEDIO MILITAR ES COMÚN HACER TRANSCRIPCIONES DE DOCUMENTOS,
CUANDO INTERESA QUE OTRA PERSONA U ORGANISMO AJENOS AL ESCRITO DEBAN TENER
CONOCIMIENTO DE LO ASENTADO EN EL, YA SEA PARA SIMPLE CONOCIMIENTO O PARA QUE
SURTA EFECTOS SEGÚN CORRESPONDA; EN TAL CASO SE DEPÚRALA TRANSCRIPCIÓN
SIEMPRE Y CUANDO EXISTA EL DOCUMENTO ORIGINAL; EN CASO CONTRARIO SE DEJARA LA
TRANSCRIPCIÓN.
B. COPIAS AL CARBÓN.
a. EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMALMENTE SE ADICIONAN COPIAS
A LAS PARTES QUE SE CONSIDERA DEBEN TENER CONOCIMIENTO DEL ACTO, O DEBAN
EJERCER ALGUNA ACCIÓN SOBRE LO ASENTADO EN EL TEXTO.
b. EN ESTE SENTIDO TAMBIÉN SE OBSERVA ANARQUÍA EN LA PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS, PUES MUCHAS DE LAS VECES TODOS ESOS DOCUMENTOS DEJAN
DE TENER VALOR PERMANENTE.
c. POR LO TANTO SI EXISTE EL ORIGINAL DEL DOCUMENTO SE DEJARA CO MO
PERMANENTE DESECHÁNDOSE LAS COPIAS AL CARBÓN, PERO SI POR RAZONES AJENAS NO
SE ENCUENTRA EL ORIGINAL Y SE ENCUENTRA ALGUNA DE LAS COPIAS AL CARBÓN SE DEJARA
UNA DE ESTAS (LA MAS LEGIBLE).
C. DUPLICADOS.
a. TOMANDO COMO REFERENCIA LO ANTERIOR Y COMO BASE LAS ORDENES DE
ALTA Y BAJA, CAMBIOS DE SITUACIÓN DEL PERSONAL MILITAR ETC., NORMALMENTE CUANDO
SE FORMA UN EXPEDIENTE SE ENCUENTRAN DOS Y HASTA TRES TANTOS DE UN MISMO
DOCUMENTO COMPUESTO DE 3 A 10 HOJAS, QUE SON AGREGADOS AL EXPEDIENTE.
b. PARA ESTE CASO DEBEMOS DEPURAR LOS DUPLICADOS Y LAS HOJAS EN LAS
CUALES NO APAREZCA EL INTERESADO, DEJANDO LA PRIMER HOJA, LA HOJA DONDE
ESPECIFIQUE EL NOMBRE DEL INTERESADO Y LA ULTIMA HOJA DONDE APAREZCA LA FIRMA DE
QUIEN EXPIDIO EL DOCUMENTO.
c. HACIENDO LA ACLARACIÓN, QUE DEL TANTO DE LAS ORDENES DEL ELEMENTO
QUE INICIE LA RELACIÓN, SE DEJARA COMPLETO.
D. COPIAS FOTOSTATICAS SIMPLES.
a. AQUEL DOCUMENTO QUE PRESENTE ESTA CARACTERISTICA DEBERÁ SER
DEPURADO YA QUE CARECE DE LEGALIDAD.
b. POR LO ANTERIOR SE RECOMIENDA A LOS MANDOS SUPERIORES Y DE
UNIDADES, QUE EN LA EXPEDICIÓN DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS QUE DEBAN FIGURAR
EN LOS EXPEDIENTES DE LOS INTERESADOS, SE CONSIDERE:
1. LO ESTIPULADO EN EL CODIGO FEDERRAL DE PROCEDIMIENTOS CIVILES EN
SU TITULO CUARTO, CAPÍTULOS III, VII, Y IX, Y ESPECIFICAMENTE EN EL ARTÍCULO 217 QUE A LA
LETRA DICE:
“EL VALOR DE LAS PRUEBAS FOTOGRAFICA, TAQUIGRAFICAS Y DE OTRAS
CUALQUIERA APORTADAS POR LOS DESCUBRIMIENTOS DE LA CIENCIA, QUEDARA AL
PRUDENTE ARBITRIO JUDICIAL”.
2. LO PRESCRITO EN EL CODIGO DE JUSTICIA MILITAR, TITULO SEGUNDO,
CAPÍTULO VII, ARTÍCULO 606, QUE MENCIONA:
“LOS DOCUMENTOS PRIVADOS,
CONSIDERAN COMO PRUEBA TESTIMONIAL”.
COMPROBADOS
POR
TESTIGOS,
SE
c. LAS FOTOGRAFIAS DE PERSONAS, LUGARES, EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES,
PAPELES DOCUMENTOS Y OBJETOS DE CUALQUIER ESPICIE DEBERAN CONTENER LA
CERTIFICACIÓN CORRESPONDIENTE QUE ACREDITE EL LUGAR, TIEMPO Y CIRCUNSTANCIAS EN
EL QUE FUERON TOMADAS, ASIMISMO, QUE CORRESPONDEN A LO REPRESENTADO EN ELLAS,
PARA QUE CONSTITUYAN PRUEBA PLENA.
7
E. TELEGRAMAS DIVERSOS.
a. LA COMUNICACIÓN
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS.
DE
ORDENES,
NORMALMENTE
DA
LUGAR
A
LA
1. ESTOS HECHOS PROVOCAN QUE ANTES DE GIRAR LAS ORDENES
RESPECTIVAS, SE ENVIE UN TELEGRAMA INFORMANDO AL COMANDANTE O JEFE DE
DEPENDENCIA DE TAL ACCIÓN, ASUNTO QUE CONTESTAN DE ENTERADO.
EJEMPLO: EL CAMBIO DE UN MILITAR DE UNA UNIDAD A OTRA.
2.
b.
EL EJEMPLO ANTERIOR ES UNO DE TANTOS QUE PUEDEN CITARSE.
PARA EFECTOS DE DEPURACIÓN SE DEBERA ACTUAR DE LA SIGUIENTE
MANERA:
1. SI EXISTEN LAS ORDENES ORIGINALES Y TAMBIEN LOS TELEGRAMAS O
RADIOGRAMS, SE DESECHARAN ESTOS ULTIMOS.
2. NO OBSTANTE, SE DEBERA TENER MUCHO CUIDADO PUES EN OCASIONES,
TIENEN UN CARÁCTER LEGAL CUANDO POR ALGUNA CIRCUNSTANCIA NO EXISTE LOS
DOCUMENTOS ORIGINALES.
F.
DOCUMENTOS SIN FIRMA (OFICIOS, MEMORANDUMS, ESTUDIOS, ETC.)
EN ESTE CASO SE DEPURARAN SIN TENER EN CONSIDERACIÓN DE TIPO DE
DOCUMENTOS.
G. REMISIÓN DE DOCUMENTOS (OFICIOS).
ESTOS DOCUMENTOS SE DEBERAN CONSIDERAR COMO BASICOS, INCLUYENDO
LOS TELEGRAMAS O RADIOGRAMAS QUE COMPLEMENTEN EL PROCESO. NO OBSTANTE SE
OBSERVARAN LAS INDICACIONES DE LOS INCISOS A, B, C, D. Y E DE ESTE PARRAFO.
CAPÍTULO IV.
CONSIDERACIONES.
25. PARA DAR CUMPLIMIENTO A LO CONSIDERADO EN LOS PUNTOS D Y F DEL PARRAFO
24, SE OBSERVARA:
A. POR LO QUE SE REFIERA AL PUNTO D, ES INDISPENSABLE QUE TODO AQUEL
DOCUMENTO QUE REPRESENTE ESTAS CARACTERISTICAS Y PUEDA SER CONSIDERADO CON
VALOR LEGAL, ESTE CERTIFICADO.
B. EN EL CASO DEL PUNTO F, LOS DOCUMENTOS COMO TARJETAS Y ESTUDIOS DE
ESTADO MAYOR ES NECESARIO QUE EN SU ELABORACIÓN SE ASIENTEN LAS FIRMAS DE LOS
QUE INTERVINIERON EN SU ELABORACIÓN.
26. EN EL CASO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS POR CORREO ELECTRONICO, SI SE
CONSIDERANCOMO BASICOS, DEBERAN SER CERTIFICADOS AL RECIBIRSI EN LA UNIDAD,
DEPENDENCIA O INSTALACIÓN PARA DARLES LEGALIDAD.
27. EL PERSONAL ARCHIVISTAQUE SE OCUPA DE LA DEPURACIÓN, ANATES DE
ELIMINAR UN DOCUMENTO, HARA UN ANALISIS DETALLADO DE SU CONTENIDO RELACIONADO
CON SUS ANTECEDENTES PARA DETERMINAR SU VALOR ADMINISTRATIVO O LEGAL.
28. PARA HACER MAS EFECTIVA LA DEPURACIÓN, SE RECUERDA A LOS
RESPONSABLES (SECCIÓN ADMINISTRATIVA Y S.P.A.A.) LA NECESIDAD DE ANOTAR EN LAS
HOJAS DE ACTUACIÓN DE LOS GENERALES, JEFES Y OFICIALES, ASI COMO MEMORIALES DE
SERVICIOS DEL PERSONAL DE TROPA, TODOS LOS INCIDENTES DE SU VIDA MILITAR. ESTA
ACCIÓN PERMITIRA DESECHAR UN SIN NUMERO DE DOCUEMNTOS.
29. ASIMISMO CABE INDICAR QUE LOS DOCUMENTOS EXPRESADOS SON PRODUCIDOS
Y MANEJADOS SON PRODUCIDOS Y MANEJADOS POR DIVERSOS ORGANISMOS, CADA UNO EN
LA ESFERA DE SU COMPETENCIA. POR TAL MOTIVO, NO SE PRETENDA ENCONTRAR TODOS EN
UN SOLO EXPEDIENTE.
8
30. EN LO REFERENTE A LOS LEGAJOS QUE SE ELABORAN PARA EFECTOS DE
PROMOCIÓN, ESTOS DEBEN PERMANECER EN EL ARCHIVO TEMPORALMENTE, DEBIENDO SER
REMITIDOS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO E HISTORIA, EN FORMA ESPERADA
(ASCENDIDOS Y NO ASCENDIDOS), CONSERVANDOSE, LOS LEGAJOS DEL PERSONAL
ASCENDIDO POR UN TERMINO DE 3 MESES DEL AÑO SIGUIENTEA SU PROMOCIÓN; LOS DEL
PERSONAL NO ASCENDIDO, POR 4 AÑOS Y 1 AÑO LOS QUE OBTENGAN PUNTUACIÓN
APROBATORIA PERO NO HAYA CUBIERTO VACANTE.
9
CAPITULO V.
CATALOGO DE VIGENCIA DE DOCUMENTOS QUE
INTEGRAN EL EXPEDIENTE PERSONAL.
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
VALOR.
ADMTVO.
LEGAL.
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
ACEPTACIÓN COMO LEGIONARIO.
X
PERMANENTE.
B
ACTA DE CONSEJO DE HONOR.
X
PERMANENTE.
B
ACTA DEL CONSEJO DE HONOR PARA
JUZGAR LA CONDUCTA.
X
PERMANENTE.
B
ACTA DE EXAMEN.
X
TRANSITORIO, UN MES.
C
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, SE ELIMINA
INMEDIATAMENTE.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
ACTA DE DEFUNCIÓN
(DERECHOHABIENTES.)
X
TRANSITORIO SE DEPURA
INMEDIATAMENTE.
C
ACTA DE NACIMIENTO DEL MILITAR.
X
PERMANENTE.
B
ACTA DE NACIMIENTO
(DERECHOHABIENTE)
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
ACTA DE EXAMEN (ESPECIALISTAS
INGRESOS)
ACTA DE EXAMEN PROFESIONAL.
ACTA DE IMPRESIÓN DE
CONDECORACIONES.
ACTAS INFORMATIVAS (LESIONES,
ACCIDENTES, ETC.)
ACTA DE DEFUNCIÓN MILITAR.
X
X
ACTA DE PERITAJE.
ACTA DE POLICIA JUDICIAL FEDERAL
MILITAR.
ACUERDO GENERAL (ORIGINALES O
COPIAS CERTIFICADAS.).
ACUERDO RATIFICACION DE GRADO.
ACUSE DE RECIBO.
X
ALTA EN EL EJTO. Y F.A.M. (ORDENES)
ALTA COMO JEFES, OFICIALES Y
TROPA DE PLANTELES MILITARES
(ORDENES).
ALTA EN PROCESADOS DEL GRUPO DE
SUELTOS.
ANALISI CLÍNICOS (ALTA).
ANEXOS DE HOJAS DE ACTUACIÓN Y
MEMORIALES DE SERVICIOS.
ANTECEDENTES MILITARES
(OTORGAMIENTO DE
CONDECORACIONES)
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO 3 MESES.
C
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO 1 MES.
C
X
X
ANTECEDENTES NO PENALES.
X
TRANSITORIO 3 MESES.
C
APELACIONES.
APRESIACIONES (CONCEPTOS
EMITIDOS POR LOS JEFES DE LAS
COMISIONES INSPECTORAS DE LOS
COMANDANTESDE UNIDADES
REVISADAS).
APROBACION DE LA SECRETARIA DE
RELACIONES EXTERIORES
(AGREGADOS MIOITARES).
ASCENSOS CUALQUIER (ORDENES)
ASIGNACIÓN DE MATRICULA.
AVERIGUACIONES PREVIAS.
AUTO TERMINO CONSTITUCIONAL.
AUTO FORMAL PRISIÓN.
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
B
B
B
AUTORIZACIÓN DE VACACIONES PARA
SALIR DELK PAÍS.
BAJAS DE EJÉRCITO Y F.A.M. POR
DIFERENTES CAUSALES (ORDENES)
BIOGRAFIA.
BIOGRAFIAS EN INGLES (CURSOS EN
EL EXTRANJERO)
BOLETA DE APROBACIÓN.
X
X
X
X
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
PERMANENTE
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
X
POR HABERSELE
DETECTADO MALA
CONDUCTA.
DESPUES DE HABER
ASCENDIDO.
B
TRANSITORIO 6 MESES.
X
OBSERVACIONES.
DEBE MANEJARSE COMO
DOCUMENTACION.
SE CONSEVARA EN LA
DIR.GRAL.DE SEG. SOC.
MIL.,PARA TRÁMITE DE
BENEFICIOS
SE CONSEVARA EN LA
DIR.GRAL.DE SEG. SOC.
MIL.,PARA TRÁMITE DE
BENEFICIOS
DESPUES DE HABER
MANIFESTADO LA
RECEPCIÓN DEL
DOCUMENTO´EVIO, ETC.
DESPUES DE CAUSAR
ALTA.
DESPUES QUE SE LE HAYA
OTORGADO LA
CONDECORACIÓN.
DESPUES DE HABER
CAUSADO LATA.
DESPUES DE HABER
DISFRUTADO DE
VACACIONES Y HACER LA
ANOTACIÓN RESPECTIVA
EN LA HOJA DE SERVICIOS.
10
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
BOLETA CON TRAMITE (DOCUMENTO
INTERIOR DEL EMDN.)
VALOR.
ADMTVO.
X
BOLETA DE DEPOSITO DE FIANZA.
BOLETA DE ENTRADA Y SALIDA DE
HOSPITALES VMILITARES.
BOLETA INFORMATIVO DE SITUACIÓN
(DIR.GRAL.DE PNAL.)
CAMBIOS DE SITUACIÓN (ORDENES).
CAMBIO DE ARMA, SERVICIOO DE
ESPECIALIDAD.
CARTA DE BUENA CONDUCTA.
LEGAL.
X
X
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 15 DIAS.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CERTIFICADO DE COMPORTAMIENTO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN DEL
MILITAR.
X
TRANSITOIRO, 1 MES.
C
CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN
(DERECHOHABIENTES).
X
TRANSITORIO, SE ELIMINA
INMEDIATAMENTE.
C
CERTIFICADO DE ESTUDIOS
(PLANTELES MILITARES).
X
PERMANENTE.
C
CERTIFICADO MEDICO (INGRESO).
X
PERMANENTE.
B
CARTA DE CONSENTIMIENTO DEL
PADRE O TUTOR.
X
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARTA PASANTE.
CARTA DE RECOMENDACIÓN.
X
X
CARTILLA DEL SERVICIO MILITAR
NACIONAL.
CERTIFICADO DE ADEUDO.
CERTIFICADO DE FIRMAS DE
DOCUMENTOS (DESIGANCIÓN DE
BENEFICIARIOS, CONSTACIAS DE
DEPENDENCIA ECONOMICA,
CERTIFICADOS MEDICOS, CARTA
PODER, ETC.)
CERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE
SALTOS DE PRCDTAS.
CERTIFICADO DE ARRIBO.
CERTIFICADO DE CIRCUNSTACIAS
(DESERTORES).
CERTIFICADO DE COMISIÓN
DIPLOMATICA CUMPLIDA.
CERTIFICADO DE CONDUCTA (ART. 14
DE LA LEY PARA LA COMPROBACIÓN,
AJUSTE DE COMPUTO DE SERVICIOS
EN EL EJTO. Y F.A. NACIONALES.)
CERTIFICADO DE CONDUCTA (ART. 9/o.
DE LA LEY DE ASCENSOS Y
RECOMPENSAS EN EL EJTO. Y F.A.
NACIONALES).
X
X
OBSERVACIONES.
DESPUES DE CAUSAR BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M., O AL
GRADUARSE.
DESPUES DE HABERSALIDO
DEL HOSPITAL Y DE
ANOTARSE EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN O MEMERIAL
DE SERVICIOS.
DESPUES DE HABER
COMPROBADO LOS DATOS.
DESPUES DE CAUSA ALATA.
DESPUES DE CUMPOLIR LA
MAYORIA DE EDAD O AL
CAUSAR BAJA SE HARA
INMEDIATA.
ESTE DOCUEMNTO ES
PERSONAL, POR LO QUE SE
ENTREGARA AL
INTERESADO.
DESPUES DE CAUSAR
ALTA.
DEBERÁ ENTREGARSELE
AL INTERESADO, DESPUES
DE UN AÑO DE SERVICIOS
EN EL INSTITUTO ARMADO,
EN CASO CONTRARIO SE
CONCENTRARA A LA
DIR.GRAL.DE ARCH. E HIST.
LA CARTILLA DEBERA
ESTAR LIBERADA.
DESPUES DE HABER
CAUSADO BAJA.
DESPUES DE ASENTARSE
EN LA PARTE RESPECTIVO.
DESPUES DE PARTICIPAR
EN PROMOCIÓN.
DESPUES DE ACENTARSE
EN LA HOJA DE ACTUACIÓN
O MEMORIAL DE SERVICOS.
ESTE DOCUEMNTO
DEBERAN CONSERVARLO
LOS FAMILIARES SE
DEBERA CONSERVAR
MIENTRAS NO EXISTA ACTA
DE DEFUNCIÓN.
ESTE DOCUMENTO
DEBERAN CONSERVALO
LOIS FAMILIARES.
SE ENTREGARA AL
INTERESADO AL
GRADUARSE, DEJANDO
UNA COPIA CERTIFICADA
EN SU EXPEDIENTE (CASO
CONTRARIO SE
CONSERVARA
PERMANENTEMENTE EN SU
EXPEDIENTE)
11
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
VALOR.
ADMTVO.
LEGAL.
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
CEDRTIFICADO MEDICO (ASCENSO O
RECLASIFICACIÓN DE PERSONAL DE
TROPA)
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CERTIFICADO MEDICO (PROMOCIÓN
SECCIÓN SANITARIA).
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CERTIFICADO MEDICO
(HOSP.CENT.MIL. PROMOCIÓN).
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CERTIFICADO MEDICO (RELACIÓN DE
PERSONAL).
X
TRANSITORIO, SE DEPURA
INMEDIATAMENTE.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
CERTIFICADO MEDICO DE
INCAPACIDAD.
CERTIFICADO MEDICO DE LESIONES.
CERTIFICADO DE PERCEPCIONES.
X
CERTIFICADO DE PRIMARIA,
SECUNDARIA O EQUIVALENTE.
CERTIFICADO DE SERVICIOS (ART. 16
DE LA LEY PARA LA COMPROBACIÓN,
AJUSTE Y COMPUTO DE SERVICIOS EN
EJTO. Y F.A.M.
CERTIFICADO DE SERVICIOS
ESPECIFICO.
CERTIFICADO DE SERVICIOS (LEGIÓN
DE HONOR).
X
X
X
X
CERTIFICADO DE SERVICIOS (SALA DE
INFECTOLOGIA).
CERTIFICADO DE TOMA DE POSESIÓN
DE EMPLEO.
CERTIFICADO DE ÚLTIMO PAGO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CERTIFICADO DE VACACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
COMPROBANTE DE REGISTRO EN EL
SISTEMA NACIONAL DE REGISTRO DE
POBLACIÓN.
COMUNICA AUTO DE
SOBRESEIMEINTO.
COMUNICA DE HABER TRANSCURRIDO
TRES MESES DE ENCONTRARSE
PROFUGO.
COMUNICA SENTENCIA EJECUTORIA.
COMUNICACIÓN DE TEMA DE TESIS.
X
COMUNICACIÓN DE RESULTADO DEL
EXAMEN MEDICO PRACTICO CON
MOTIVO DE LA PROMOCIÓN SUPERIOR.
X
CONCESIÓN DE DESPENSA DE EDAD.
CONCEPTOS DE COMANDANTES DE
ENTIDADES (INSP. Y CONT. GRAL. DEL
EJTO. Y F.A.M.)
CONDECORACACIONES Y
TELEGRAMAS.
CONDECORACIONES (FACULTATIVO,
DOCENTE, TÉCNICO, ETC.)
CONOCIMIENTO DE FIRMA Y HUELLA
DACTILAR DE LA CONYUGE O
CONCUBINA.
CONOCIMIENTO DE FIRMA DEL
MILITAR.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
CONSIGNAS (CAMBIO DE CARGOS)
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
CONSTANCIA DE ARRIBO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
OBSERVACIONES.
DESPUES DE HABER
ASCENDIDO.
DESPUES DE HABER
PARTICIPADO EN
PROMOCIÓN.
DESPUES DE HABER
PARTICIPADO EN
PROMOCIÓN.
SE DEBE MANEJAR COMO
DOCUMENTACIÓN DE
MATERIA.
DESPUES DE HABERSE
COMPROBADO.
SE ENTRAGARA AL
INTERESADO DESPUES DE
CAUSAR ALTA, DEJANDO
COPIA CERTIFICADA EN EL
EXPEDIENTE.
DESPUES DE HABER
EXPEDIDO LA ACEPTACIÓN
O NEGACIÓN COMO
LEGIONARIO.
DESPUES DE HABER
CAUSADO ALTA EN SU
NUEVO DESTINO.
DESPUES DE HACERSE LA
ANOTACIÓN EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN O MEMORIAL
DE SERVICIOS.
SE DEVOLVERA AL
INTERESADO.
CUANDO SE HAYA
TITULADO.
CUANDO CUMPLA LA
MAYORIA DE EDAD O
ANTES SI CAUSA BAJA Y NO
HA CUMPLIDO LOS 18
AÑOS.
DESPUES DE HACERSE LA
ANOTACIÓN EN LA HOJA DE
SERVICOS Y MEMORIALES
DE SERVICIOS.
DESPUES DE SU ARRIBO Y
DE DARSE EN EL PARTE
CORRESPONDIENTE.
12
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
VALOR.
ADMTVO.
CONSTANCIAS DE CONCUBINATO.
CONSTANCIA DE HABER APROBADO
CURSOS EN EL EXTRANJERO.
CONSTANCIAS DE ESTUDIO.
CONSTANCIA DE CURSOS
EFECTUADOS EN ESCUELAS
MILITARES, CIVILES Y OTRAS
INSTITUTCIONES.
CONSTANCIA DE SOLTERIA (PERSONAL
FEMENINO DE LAS ESCUELAS
MILITARES).
CONSTANCIA DE VACACIONES.
LEGAL.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
DESPUES DE HABERSE
GRADUADO.
TRANSITORIO, 1 MES.
C
DESPUES DE HABER
HECHO USO DE LAS
MISMAS Y DE HACER LA
ANOTAQCIÓN
CORRESPONDIENTE EN LA
HOJA DE ACTUACIÓN O
MEMORIAL DE SERVICIOS.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
X
X
X
X
X
CONTRATO DE REENGANCHE.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CINTRATO FILIACIÓN.
CONTRATO PEDAGOGICO SGTO.2/o.
BECADO U.N.A.M. MEDICO
ZOOTENISTA.
CONTROL COMO RESERVISTA.
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
CREDENCIALES O CEDULAS DE
IDENTIFICACIÓN.
OBSERVACIONES.
X
X
CONSTANCIA DE AGRAVIOS.
CONTRATO DCOMPROMISO.
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
X
TRANSITORIO.
C
SE LE ENTREGARA AL
INTERESADO AL CAUSAR
ALTA.
DESPUES DE QUE TENGA
OTRO REENGANCHE O EN
SU CASO AL CAUSAR BAJA
ANTES DE CUMPLIR SU
CONTRATO O ASCENDER A
SARGENTO 2/o.
AL CAUSAR BAJA EL
MILITAR ESTOS
DOCUMENTOS SE
DEBERAN REMITIR A
DEPENDENCIA QUE LOS
EXPIDIO.
DESPUES DE GRADUARSE
O CAUSAR BAJA.
CUADRO DE CALIFICACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
CURRICULUM VITAE.
DECLARACIÓN DE PROCEDENCIA
PROVISIONAL O DEFINITIVO DE
RETIRO.
DECLARACIÓN TESTIMONIAL.
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
DESCUENTO DE HABERES.
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
C
DESPUES DEL PAGO DE
ADEUDO.
X
PERMANENTE.
B
MIENTRAS NO HAYA NUEVA
DESIGNACIÓN.
X
X
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
DESIGNACION DE BENEFICIARIOS
(SEGURO DE VIDA MIL., FONDO DE
AHORRO, ETC.)
DESIGNACIÓN DE COMISIONES.
DESIGNACIÓN DE PROFESORES.
DESTITUCIÓN DE EMPLEO.
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
(SOLICITUDES DE LA DIR.GRAL.DE
ARCH. E HIST.)
DESIGANACIÓN COMO AGREGADO
MILITAR.
DIPLOMAS DIVERSOS.
DISTINCIÓN DE CADETES.
X
DICTAMEN DE QUIMICA FORENSE.
DICTAMEN DE RETIRO DEL ACTIVO.
X
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
DISTINCIÓN DE SOLDADO DE 1/A.
X
TRANSITORIO.
C
X
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
EJERCICIO DE ACCIÓN PENAL.
ESTUDIOS DE CAMBIO DE SITUACIÓN
ESTUDIOS PARA OTORGAMIENTO DE
CONDECORACIONES.
ESTUDIOS DIVERSOS DE ESTADO
MAYOR DE LA DEF. NAL.
EXAMEN DE COMPORTAMIENTO
LABORAL (PSICOLOGICO DE
PROMOCIÓN).
DESPUES DE GRADUARSE
O ANTES SI CAUSA BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M.
AL ASCERDER A CABO O
ANTES SI CAUSA BAJA
NDEL EJSTO. Y F.A.M.
DESPUES DE EXPEDIRSE
EL OFICIO O TELEGRAMA
DONDE COMUNICA SU
OTORGAMIENTO.
13
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
VALOR.
ADMTVO.
LEGAL.
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
OBSERVACIONES.
EXAMEN DE ADMISIÓN A ESCUELAS
MILITARES (CULOTURALES).
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
EXCEPTUACIONES MÉDICAS.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
C
DESPUES DE CAUSAR ALTA
EN SU NUEVO DESTINO.
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
AL HACERSE LA
ANOTACIÓN EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN O MEMORIAL
DE SERVICIOS.
PERMANENTE.
B
EXTRACTO DE ANTECEDENTES (EDAD
LIMITE, RETIRO POTESTATIVO,
INUTILIDAD, ETC., ELABORADOS POR
LA SECC. DE COMPUTOS DE
SERVICIOS DE LA DIR.GRAL.DE ARCH. E
HIST.)
EXTRACTO DE ANTECEDENTES
(CUANDO CAMBIE DE CUERPO O
DEPENDENCIA).
FELICITACIONES DEL ALTO MANDO.
X
FICHA DACTILAR.
X
FICHA PSICOLOGICA.
FOLLETOS DE INFORMACIÓN (INGRESO
A ESCUELAS MILITARES).
X
C
TRANSITORIO, SE ELIMINAN
INMEDIATAMENTE.
C
X
X
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
X
FONDO DE VIVIENDA.
FONDO DE TRABAJO.
FORMA 100-A.
FOTOGRAFIAS RELATIVAS A DELITOS
EN GENERAL.
GASTOS FUNERARIOS DEL MILITAR O
DERECHOHABIENTE.
TRANSITORIO.
X
HOJA DE ACTUACIÓN (ELABORADA
POR CUALQUIER MNOTIVO).
X
HOJA DE APRESIACIÓN DE LA S.I.I.O.
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
HOJA DE CALIFICACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
HOJA DE DATOS PERSONALES.
X
HOJA DE DESCARGO (ARMAMENTO,
VESTUARIO, EQUIPO, ETC.)
X
TRANSITORIO, SE ELIMINA
INMEDIATAMENTE.
C
HOJA INDIVIDUAL DE INSTRUCCIÓN.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
HOJA DE SERVICIOS PARA LA
RATIFICACIÓN DE GRADO.
HOJA DE TIRO.
HOJA DE TRABAJO (APLICACIÓN AL
I.S.S.F.A.M.
INCONFORMIDAD DE DICTAMEN DE
BENEFICIO.
INFORME DE LAS ACTIVIDADES
ACADEMICAS DE ESTUDIANTES EN EL
EXTRANJERO.
X
X
TRANSITORIO.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
INFORME DE BAJA DE MILITARES
INVOLUCRADOS EN DELITOS.
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
PERMANENTE.
B
INDICE DE DOCUMENTOS.
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
C
JURADO DE EXAMEN PROFESIONAL.
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
C
DESPUES DE CAUSAR
ALTA.
DESPUES DE
TRASCURRIDO EL TIEMPO
DE LA EXCEPTUACIÓN Y DE
ANOTARSE EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN O MEMORIAL
DE SERVICIOS.
DESPUES DE CAUSAR BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M., O AL
ASCENDER A OFICIAL
)FORMA PARTE DEL
EXPEDIENTE DE CUERPOS)
DEBE MANEJARSE COMO
DOCUMENTACIÓN DE
MATERIAL.
DESPUES DE HABERSE
OTORGADO EL BENEFICIO
RESPECTIVO.
DESPUES DE HACER LA
ANOTACIÓN EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN O MEMORIAL
DE SERVICIOS.
DESPUES DE GRADUARSE
O ANTES DE CAUSAR BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M.
SE MANEJA COMO
DOCUMENTACIÓN DE
MATERIA.
DESPUES DE CAUSAR BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M., O AL
ASCENDER A OFICIAL
(FORMA PARTE DEL
EXPEDIENTE DE CUERPOS).
DESPUES DE CAUSAR BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M. O AL
ASCENDER A OFICIAL
(FORMAPARTE DEL
EXPEDIENTE DE CUERPOS)
DESPUES DEL TÉRMINO
DEL CURSO Y HABERSE
ANOTADO EN LAS HOJAS
DE ACTUACIÓN O
MEMORIALES DE SERVICIO.
DESPUES DE HABERSE
CONSERVADO COMO
DOCUMENTACIÓN DE
MATERIA.
DESPUES DE HABERSE
GRADUADO.
14
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
JORNADAS MÉDICAS (MEMORANDUM
DE ASISTENCIA).
VALOR.
ADMTVO.
LEGAL.
X
LIBERTAD POR RETIRO DE ACCIÓN
PENAL.
X
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
LIBRETA DE TIRO.
X
TRANSITORIO.
C
LICENCIAS ORDINARIAS.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 AÑO.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
PERMANENTE.
C
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
LICENCIA ORDINARIA (PERSONAL
FEMENINO).
MANIFESTACIÓN DE BENEFICIARIOS
DEL FONDO DE VIVIENDA.
MANIFESTACIÓN DE BENEFICIARIOS
DEL FONDO DE TRABAJO.
MANIFESTACIÓN DE BENEFICIARIOS
PARA EL SEGURO DE VIDA.
MANIFESTACIÓN DE DEPENDENCIA
ECONOMICA.
MANIFESTACIÓN DE ESTADO CIVIL
(PERSONAL CIVIL AL INGRESO DE
ESCUELAS MILITARES).
MEMORIAL DE SERVICIOS.
NOMBRAMIENTOS (PERSONAL DE
CLASES).
MEMORANDUM DE PROPUESTA.
OPINIONES JURIDICAS.
OPINIONES (PROCURADURÍA GENERAL
DE JUSTICIA MILITAR DE ACCIDENTES
AEREOS).
ORDEN DE APRENSIÓN.
X
X
ORDEN DE ARRESTO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
ORDENES DE ARRESTO DEL ALTO
MANDO.
X
PERMANENTE.
B
ORDEN DE ARRESTO EN PRISIONES
MILITARES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
ORDENES DE BAJA DEL EJTO. Y F.A.M.
X
ORDEN GENERAL DE LA PLAZA
(MENCIÓN HONORIFICA)
ORDEN DE VUELO.
OTORGAMIENTO DE PLAZO PARA
INCONFORMARSE DEL TRAMITE DE
RETIRO.
X
TRANSITORIO, SE ELIMINA
INMEDIATAMENTE.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
PAGOS DE DEFUNCIÓN.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PARTE DE CUMPLIR ARRESTO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PARTE DE HACER USO DE
VACACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PARTE DE PRESENTARSE DE HACER
USO DE VACACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
PARTES INFORMATIVOS, (ROBO,
ACCIDENTES, ETC.)
X
PARTES DE SALIR A PARTICIPAR EN
PROMOCIÓN.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PARTE DE PRESENTARSE DESPUES DE
PARTICIPAR EN PROMOCIÓN.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PARTE DE SALIR EN COMISIÓN DEL
SERVICIO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
OBSERVACIONES.
DESPUES DE HABERSE
ANOTADO EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN.
DESPUES DE CAUSAR BAJA
DEL EJTO. Y F.A.M. O AL
ASCENDER A OFICIAL
(FORMA PARTE DEL
EXPEDIENTE DE CUERPO).
DESPUES DE ANOTARSE EN
LAS HOJAS DE ACTUACIÓN
O MEMORIALES DE
SERVICIOS.
AL ANOTARSEEN LAS
HOJAS DE ACTUACIÓN O
MEMORIALES DE SERVICIO.
DESPUES DE GRADUARSE
O CAUSAR BAJA DELCEJTO.
Y F.A.M.
DESPUES DE ASCENDER.
DESPUES DE ANOTARSE EN
LAS HOJAS DE ACTUACIÓN
O MEMORIALES DE
SERVICIO.
DESPUES DE ANOTARSE EN
LAS HOJAS DE ACTUACIÓN
O MEMORIAL DE SERVICIO.
SE MANEJA COMO
DOCUMENTACIÓN DE
MATERIA, ADEMAS QUE SE
DEBE HACER LA
ANOTACIÓN EN LA HOJA DE
SERVICIO.
DESPUES DEL PAGO DE
BENEFICIO.
DESPUES DE CUMPLIR EL
ARRESTO.
DESPUES DE HABER
HECHO USO Y ANOTARSE
EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN.
DESPUES DE HABER
HECHO USO Y DE
ANOTARSE EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN.
DESPUES DE HABER
PARTICIPADO EN
PROMOCIÓN.
DESPUES DE HABER
PARTICIPADO EN
PROMOCIÓN.
DESPUES DE HABER
CUMPLIDO LA COMISIÓN.
15
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
PARTE DE PRESENTARSE DE LA
COMISIÓN.
VALOR.
ADMTVO.
LEGAL.
X
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PARTES (COPIAS CERTIFICADAS)
X
PERMANENTE.
B
PEDIMENTO DE INCOACIÓN.
PLIEGOS DE REFERENCIA
(DOCUMENTO QUE SE ELABORA
CUANDO UN ASUNTO AFECTA A OTROS
EXPEDIENTES.)
PROCEDENCIA DEFINITIVA DE RETIRO.
X
PERMANENTE.
B
PERMANENTE.
B
PERMANENTE.
B
X
X
PROCESOS.
PROPUESTA PARA CUBRIR VACANTE
DEE CABO.
PROTESTA DE LEY.
QUEJAS CONTRAMILITARES.
RATIFICACIONES DE GRADO POR EL
SENADO.
RECIBO DE CARTILLA DEL S.M.N.
X
PERMANENTE.
B
DESPUES DE ASCENDER.
TRANSITORIA, 1 MES.
C
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
RECIBO DE DIPLOMA Y
CONDECORACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
RECIBO DE DOCUEMNTOS
PERSONALES DE ESTUDIOS, CEDULA
CUARTE, ETC.
X
PERMANENTE.
B
RECIBO DE FIANZA.
X
TRANSITORIO.
C
RECIBO DE NOTIFICACIÓN DE
DECLARACIÓN DE RETIRO.
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 15 DIAS.
C
TRSNSSITORIO, 1 MES.
C
X
RECIBO DE PATENTE.
RECIBO DE PISTOLA (GRADUACIÓN)
RECIBO DE TARJETA DE AFILIACIÓN AL
I.S.S.F.A.M.
X
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO.
C
X
PERMANENTE.
B
X
X
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
B
TRANSITORIO 1 MES.
C
TRANSITORIO 1 MES.
C
RECIBO DE TITULO.
RECONOCIMIENTO COMO
PARACAIDISTA.
RECURSO DE APLICACIÓN.
RECTIFICACIÓN DE NOMBRE.
RECTIFICACIÓN DE ÓRDENES.
REGISTRÓ DE ASISTENCIA A CLASES.
X
REGISTRO FEDERAL DE CAUSANTE.
X
REMISIÓN DE DOCUEMNTOS.
X
TRANSITORIO, 2 AÑOS.
C
REPORTES DE EVALUACIÓN
ACADEMICA (CURSOS CIVILES EN EL
PAIS O EXTRANJERO).
X
TRSNSITORIO, 3 MESES.
C
X
PERMANENTE.
PERMANENTE.
B
B
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 15 DIAS.
C
PERMANENTE.
B
REPORTE PSICOLOGICO.
RESOLUCIO0NES DE DELITOS.
RESOLUCIÓN DE 1/A. Y DE 2/A.
INSTANCIA.
RETIRO DE ACCIÓN PENAL.
SERVICIOS FUNERARIOS (DIVERSOS
DOCUMENTOS).
SOLICITUD DE ADMISIÓNA ESCUELAS
MILITARES.
X
X
X
DESPUES DE HABER
CUMPLIDO LA COMISIÓN (SI
TIENE NOVEDAD DEBERA
CONSERVARSE) Y
HABERSE ANOTADO EN LA
HOJA DE ACTUACIÓN O
MEMORIAL DE SERVICIO.
SI SON ORIGINALES NO SE
INTEGRAN AL EXPEDIENTE,
SE DEVOLVERA AL
INTERESADO.
SE ACEPTARA TODA
AQUELLA DOCUMENTACIÓN
QUE DE FE DE TAL
SITUACIÓN, NO OBSTANTE
QUE SE MENCIONARON
ALGUNOS.
X
X
RECIBO DE PAGAS DE DEFUNCIÓN.
X
OBSERVACIONES.
DESPSUES DE SER
ENTREGADA AL
INTERESADO.
DESPUES DE HABERSE
GRADUADO O ANTES SI
CAUSA BAJA DEL
INSTITUTO ARMADO.
DESPUES DE OTORGARSE
EL BENEFICIO.
DESPUES DE ENTREGARSE
AL INTERESADO.
DESPUES DE ENTRAGAR AL
INTERESADO.
DESPUES DE
ENTREGARSER AL
INTERESADO.
DESPUES DE HABERSE
GRADUADO O CAUSADO
BAJA.
DEBERA DEVOLVERSE AL
INTERESADO POR SER DE
CARATER PERSONAL.
SE CONSERVARA COMO
DOCUMENTACIÓN DE
MATERIA.
DESPUES DE HABER
TERMINADO EL CURSO Y
HABERSE ANOTADOEN LA
HOJA DE ACTUACIÓN O
MEMORIAL DE SERVICIOS.
DESPUES DE HABERSE
OTORGADO EL BENEFICIO.
16
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE
PISTOLA.
SOLICITUD DE AFILIACIÓN DEL MILITAR
Y DERECHOHABIENTES.
SOLICITUD DE CAMBIO DE ARMA O
SERVICIO.
SOLICITUD DE FRANQUISIA DE
IMPUESTOS DE APARATOS,
VEHICULOS, ETC., DEL EXTRANJERO.
SOLICITUD DE ASIGNACIÓN TÉCNICA.
VALOR.
ADMTVO.
TRANSITORIO, 1 MESES.
C
X
TRANSITORIO, 3 MESES.
C
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO., 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
X
SOLICITUD DE CAMBIO DE FIRMA.
SOLCIITUD DE C.U.P.
X
PERMANENTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 2 AÑOS.
C
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
X
SOLICITUD DE DISPENSA DE EDAD.
SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE
DOCUMENTOS A LA DIR.GRAL.DE
ARCH.E HIST.
SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DEL
PASAPORTE.
SOLICITUD DE LICENCIA ILIMITADA.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
X
SOLCIITUD DE BAJA DEL EJÉRCITO Y
F.A.M.
SOLICITUD DE BECA PARA INGRESAR
AL INSTITUTO ARMADO COMO
SGTO.2/o. BECARIO.
SOLICITUD DE CALCOMANIA.
LEGAL.
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
X
X
SOLICITUD DE LICENCIA ORDINARIA.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
SOLICITUD DE OPINION JURIUDICA.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO.
C
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
SOLICITUD DE PARTICIPAR EN
CONCURSO DE ADMISIÓN A ESCUELAS
MILITARES.
SOLICITUD PARA EFECTUAR CURSOS
EN EL EXTRANJERO.
SOLCIITUD DE PASAJES.
SOLICITUD DE ORDENES DE BAJA DEL
ACTIVO Y ALTA EN SITUACIÓN DE
RETIRO.
SOLICITUD DE REINGRESO AL EJTO. Y
F.A.M.
SOLICITUD DE RETIRO DE ACCIÓN
PENAL.
SOLICITUD DE RETIRO DEL SERVICIO
ACTIVO.
SOLICITUD DE TRANSPORTE.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
SOLICITUD DE VACACIONES.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
PERMANENTE.
B
X
PERMANANTE.
B
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TRANSITORIO, 1 MES.
C
SUSPENSION DE RETIRO DEL SERVICIO
ACTIVO.
TARJETA DE ACUERDO.
TARJETA DE CALIFICACIONES.
TARJETA DE CONTROL DE ASPIRANTE
A CADETE.
TARJETA INDICE.
TARJETAS SOLICITANDO MOVIMIENTOS
DE PERSONAL.
TARJETA SOLICITANDO RECTIFICACIÓN
DE ORDENES.
TELEGRAMAS COMUNICANDO ALTA Y
BAJA DE UNIDAD, DEPENDENCIA O
INSTALACIÓN.
X
X
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
OBSERVACIONES.
DESPUES DE ADQUIRIR O
SER DENEGADA LA
SOLICITUD.
DESPUES DE SER
ENTREGADA LA C.I.P.
DESPUES DE HABERSE
CONCEDIDO EL PERMISO
RESPECTIVO.
DESPUES DE CONCEDERSE
O DENEGARSE LA
SOLICITUD.
DESPUES DE AUTORIZARSE
EL USO DE CALCOMANIA.
DESPUES DE EXPEDIRSE
EL C.U.P.
AL CUMPLIR LA MAYORIA
DE EDAD O ANTES SI
CAUSA BAJA DEL EJTO. Y
F.A.M.
DESPUES DE EXPEDIRSE
EL PASAPORTE.
DESPUES DE CONCEDERLE
LA LICENCIA Y AL
ANOTARSE EN LAS HOJAS
DE ACTUACIÓN O
MEMORIALES DE
SERVICIOS.
DESPUES DE EXPEDIRSE
LA OPINION JURIDICA.
DESPUES DE OTORGARLE
LA ORDEN.
DESPUES DE SER
ACEPTADO O NO.
DESPUES DE
CONCEDERSE.
DESPUES DE OTORGARSE
O DENEGARSE Y DE
ANOTARSE EN LA HOJA DE
ACTUACIÓN O MEMORIAL
DE SERVICIOS.
DESPUES DE GRADUARSE
O CAUSAR BAJA DEL EJTO.
Y F.A.M.
DESPUES DE INGRESAR O
NO SER ACEPTADO.
DESPUES DE APROBARSE
O NO EL MOVIEMIENTO.
DESPUES DE HACERSE LA
RECTIFICACIÓN.
DESPUES DE RECIBIR LA
ORDEN POR OFICIO.
17
NOMBRE DEL DOCUMENTO Y
DESCRIPCION DEL ASUNTO.
TELEGRAMA COMUNICANDO ARRESTO
EN PRISIÓN MILITAR.
VALOR.
ADMTVO.
LEGAL.
PERIODO DE
CONSERVACIÓN.
CARÁCTER DEL
DOCUMENTO.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
PERMANENTE.
B
X
PERMANENTE.
B
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TELEGRAMA SOLICTANDO
DOCUMENTACIÓN.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TESIS.
X
TRANSITORIO.
C
VOLANTES INFORMATIVOS.
X
TRANSITORIO, 1 MES.
C
TELEGRAMA COMUNICANCO CESE DE
COMISIÓN.
TELEGRAMA DE ENTERADO Y
CUMPLIMIENTO DE ÓRDENES.
TELEGRAMA COMUNICANDO
AUTORIZACIÓN DE LICENCIA
ORDINARIA.
TELEGRAMA DE FELICITACIÓN DE
ASCENSO.
TELEGRAMA COMUNICANO LIBERTAD
ABSOLUTA.
TELEGRAMA INFORMANDO DELITO DE
DESERCIÓN.
TELEGRAMA INFORMANDO
INCORPORACIÓN (POR COMISIÓN,
CAMBIO DE UNIDAD, DEPENDENCIA O
INSTALACIÓN, ETC.)
X
OBSERVACIONES.
DESPUES DE ANOTARSE EN
LAHOJA DE ACTUACIÓN O
MEMORIAL DE SERVICIOS.
DESPUES DE GIRAR EL
OFICIO DEL MOVIMIENTO.
DESPUES DE HABER DADO
CUMPLIMIENTO.
DESPUES DE SER
ACEPTADA O DENEGADA LA
SOLICITUD Y AL ANOTARSE
EN LA HOJA DE ACTUACIÓN
O MEMORIAL DE
SERVICIOS.
DESPUES DE HABER
SACENDIDO.
DESPUES DE REMITIR LAS
ÓRDENES.
DESPUES DE HABER
RECIBIDO LA
DOCUMENTACIÓN.
ESTE DOCUMENTO NO
DEBE INTEGRARSE AL
EXPEDIENTE SE MANEJARA
COMO DOCUMENTO DE
MATERIA.
DESPUES DE HABER
COMPROBADO LA
INFORMACIÓN.
18