ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA Procedimiento para pago de sueldos y salarios ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO Efectuar el pago de emolumentos a los trabajadores operativos y administrativos adscritos al organismo operador COMISIÓN DE COOPERACIÓN ECOLÓGICA FRONTERIZA 1 ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS POLÍTICAS 1. Considerando la importancia que reviste el pago de sueldos y salarios, los departamentos de recursos humanos y de recursos financieros deberán, al inicio de cada año fiscal, elaborar un calendario de procesos de nómina y pago, donde quedarán establecidas las fechas de cada una de las partes del proceso, a manera de fijar previamente las fechas de pago. 2. Será responsabilidad del departamento de recursos humanos el manejo del sistema de nómina, vía SMIRS, Administración, NOI, desde la alta de los trabajadores de nuevo ingreso, hasta el cálculo de los conceptos de ingreso y descuentos, de acuerdo con el instructivo de operación del paquete de nómina, para tales efectos y a manera de apoyo didáctico, se anexa al presente procedimiento una guía de tipo enunciativa del cálculo de las percepciones y las deducciones. 3. Será responsabilidad del departamento de recursos financieros efectuar la acción física del pago, de acuerdo a la información que al respecto le envíe el departamento de recursos humanos. 4. Para efectos de cubrir las responsabilidades de pago a los terceros institucionales, tales como pagos de hacienda y de servicio de seguridad social, el departamento de recursos humanos emitirá, de acuerdo al módulo de nómina, vía SMIRS, Administración, NOI, el reporte o informe correspondiente al pago de dichos terceros, mismo que, conjuntamente con el informe del costo de la nómina, enviará al departamento de recursos financieros para los procesos contables y de pago que correspondan. 5. Para los casos en que los trabajadores se vean imposibilitados de cobrar su salario en las fechas establecidas, el departamento de recursos financieros devolverá los sobres no cobrados al departamento de recursos humanos, área que los tendrá disponibles hasta por el periodo de un mes calendario, tiempo después del cual, si no han sido reclamados, los devolverá al departamento de recursos financieros para su cancelación. 6. Para la entrega de pagos de sueldos y salarios extemporáneos cuyos sobres ya hayan sido cancelados, los interesados deberán solicitar su pago por escrito aportando la documentación que el departamento de recursos humanos considere conveniente y que demuestre el derecho a tal reclamo. 7. Será responsabilidad del departamento de recursos humanos la autorización y trámite de pagos de sueldos y salarios extemporáneos. COMISIÓN DE COOPERACIÓN ECOLÓGICA FRONTERIZA 2 ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. Departamento de Recursos Humanos. 1.1 Da de alta al trabajador en nómina, SMIRS, Administración, NOI Con base en los datos contenidos en el Nombramiento de Personal, o en el Contrato de Honorarios y para trabajadores de nuevo ingreso, ingresa al sistema informático de procesamiento de nómina, los datos requeridos, de acuerdo al instructivo específico. 1.2 Ingresa al sistema las incidencias del personal que repercuten en el pago. Se considerarán incidencias a las faltas, retardos, modificaciones de salario o de cualquier otro dato que se maneje en el paquete de nómina, la aplicación de quinquenios por vez primera, y en general todas aquellas acciones que se deban reflejar en el pago, ya sea como un descuento o un incremento. 1.3 Accede a la información de los descuentos obligatorios o por ley que deban realizarse por cada trabajador. 1.4 Activa el programa de cálculo de nómina, normal o de honorarios y obtiene información de prenómina. 1.5 Revisa el contenido de la prenómina vs. La información accesada. ¿PRENOMINA CORRECTA? NO 1.6 Identifica errores o modificaciones a corregir, y reinicia las actividades a partir de la no. 1.2. ¿PRENOMINA CORRECTA? SI 1.7 Emite la nómina definitiva en tres tantos. 1.8 Aplica sello y rúbrica de Vo.Bo. A efecto de identificar el documento de nómina como el definitivo y emitido por el departamento, será necesario aplicar el sello oficial del organismo y rubricar cada una de las hojas a manera de protección, esta rúbrica será la del jefe del departamento. 1.9 Elabora, por escrito, el informe del costo de la nómina y de pago a terceros. 1.10 Informa al departamento de recursos financieros acerca del costo de la nómina para pago. COMISIÓN DE COOPERACIÓN ECOLÓGICA FRONTERIZA 3 ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Para lo anterior, envía al departamento el informe escrito y dos ejemplares de la nómina debidamente requisitada. 2. Departamento de Recursos Financieros 2.1 Recibe informe y dos tantos de la nómina. 2.2 Realiza trámites internos para el pago de la nómina. 2.3 Realiza pago de sueldos y salarios. De conformidad al calendario de pago previamente acordado con el departamento de recursos humanos, se realiza la entrega de sobres de pago y obtiene, por cada uno de los trabajadores, firma de recibido en la nómina. 2.4 Elabora informe del pago realizado. 2.5 Entrega informe, nómina firmada y sobres no cobrados al departamento de recursos humanos, continúa en la actividad 3.1. 2.6 Contabiliza pago realizado y conserva en archivo recibos de pago y nóminas firmadas. 2.7 Recibe informe de pagos de nómina, extemporáneos, conjuntamente con los sobres no pagados y el reporte de pago a terceros institucionales. 2.8 Realiza trámites contables internos. 2.9 Contabiliza y realiza pago a terceros institucionales. 2.10 Guarda la documentación que comprueba el pago en el archivo contable. 3. Departamento de Recursos Humanos. 3.1 Recibe informe de pago, nómina firmada y sobres no pagados. 3.2 Mantiene en archivo temporal sobres y nómina. 3.3 Realiza pagos de sueldo extemporáneos y obtiene firmas en nómina. 3.4 Elabora informe de pagos y turna al departamento de recursos financieros. COMISIÓN DE COOPERACIÓN ECOLÓGICA FRONTERIZA 4 ORGANISMO OPERADOR DE LIMPIA MUNICIPIO DE NACO, SONORA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS A efecto de concluir el pago de sueldos y salarios correspondientes al periodo, envía al departamento de recursos financieros el informe de los sobres entregados, copia de las nóminas correspondientes y de los recibos en caso de que así se estipule y los sobres que no fueron cobrados. Continúa en la actividad 2.7. 3.5 Archiva nómina de pago, conjuntamente con copia de los distintos informes de pago elaborados. Dándose por terminado el procedimiento. COMISIÓN DE COOPERACIÓN ECOLÓGICA FRONTERIZA 5