Mapa de Riesgos Gestión Documental

MAPA DE RIESGOS
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ANALISIS
RIESGO
Reactividad al
Cambio
Pérdida de
Información por
Catástrofe Natural
y/o Provocada en
el Archivo Central
Desactualización
de Tecnología
Pérdida de
Información por
virus informáticos
DESCRIPCION
CAUSA
Reactividad al
Cambio por parte
de los funcionarios
de la UFPS
- Falta de
Sensibilización de
los funcionarios con
el Proceso de
Gestión
documental.
- Falta de Cultura de
Cambio
Inefectividad
del proceso de
Gestión
documental.
Destrucción de la
Información
contenida en los
diferentes
soportes, que
reposa en el
Archivo Central
- Incendio
(accidental o
provocado)
- Terremoto
- Inundación
- “Sabotaje”
- Pérdida de
Memoria
documental
Institucional.
Imposibilidad de
consulta y
acceso al
Archivo Central
e Institucional.
Software y
Hardware se
vuelven obsoletos
y no pueden
soportar el Proceso
de Gestión
Documental de la
Institución
- No renovación de
los recursos
tecnológicos de la
UGAD.
- Incremento en el
volumen
documental de la
Institución.
Incremento del
número de
Dependencias.
Invasión del
Software de
Gestión
Documental por
parte de un virus
informático que
afecte la
producción del
mismo
Uso
irresponsable de los
equipos
- Ausencia de un
antivirus efectivo.
- Ausencia de control
constante sobre la
red.
EFECTO
CLASIFICACION
CALIFICACION
EVALUACION
Probabilidad:
ALTA: 3
Riesgo Estratégico.
Impacto:
CATASTROFICO:
20
Zona de Riesgo
INACEPTABLE
VALORACION
Probabilidad e Impacto Vs.
Controles
Los Controles son efectivos y
están documentados
Zona de Riesgo:
IMPORTANTE
Valor: 60
Imposibilidad de
cumplir con las
metas de
Transferencias y
Organización de
Expedientes en
el Archivo
Central e
Histórico.
Imposibilidad de
cumplir con
todas las metas
relacionadas
con el proceso
de Gestión
Documental,
desde la
Producción
pasando por las
diferentes
etapas del ciclo
vital, hasta la
Organización en
el Archivo
Histórico.
Probabilidad:
BAJA: 1
Riesgo Operativo.
Impacto:
CATASTROFICO:
20
Zona de Riesgo
MODERADO
Los Controles son efectivos y
están documentados
Zona de Riesgo:
TOLERABLE
Valor: 20
Probabilidad:
MEDIA: 2
Riesgo Tecnológico
Impacto:
MODERADO: 10
Zona de Riesgo
MODERADO
Zona de Riesgo:
TOLERABLE: 10
Valor: 20
Probabilidad:
MEDIA: 2
Riesgo Tecnológico
Impacto:
MODERADO: 10
Valor: 20
Los Controles existen, son
efectivos, pero no están
documentados.
Zona de Riesgo
MODERADO
Los Controles existen, son
efectivos, pero no están
documentados.
Zona de Riesgo:
TOLERABLE: 10
POLITICAS
Reducir el Riesgo: Se debe iniciar un
Programa intensivo de Capacitación y
Formación de los Funcionarios de la
UFPS, para que puedan comprender los
inmensos beneficios que ofrece la
implementación de un adecuado
Programa de Gestión Documental al
interior de la institución.
Compartir o Transferir el Riesgo: La
Unidad de Gestión y Atención
Documental como Responsable de la
Custodia de la Memoria Documental
Institucional liderará el Mantenimiento de
las Instalaciones Locativas, igualmente
supervisará la función de vigilancia, pero
los encargados de ejecutar estos
procesos son los integrantes de Bienes y
Servicios y la Empresa de Vigilancia
seleccionada por la Institución.
Compartir o Transferir el Riesgo: La
Unidad de Gestión y Atención
Documental, solicitará constantes
actualizaciones a Gestión de las TIC’s,
de su software y hardware.
Compartir o Transferir el Riesgo: La
Unidad de Gestión y Atención
Documental, solicitará constantes
actualizaciones de los Antivirus, a
Gestión de las TIC’s.
MAPA DE RIESGOS
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Caída de la Red
de información
Caída de la Red
(Internet o
Servidor), que
imposibilita el
acceso de los
diferentes usuarios
al Aplicativo
(software de
Gestión
Documental)
- Dificultades con
Internet.
- Dificultades con el
servidor.
- Dificultades con la
energía eléctrica.
Imposibilidad
momentánea de
cumplir con
necesidades
relacionadas
con el proceso
de Gestión
Documental,
desde la
Producción
pasando por las
diferentes
etapas del ciclo
vital, hasta la
Organización en
el Archivo
Histórico. Esto
no implica
pérdida de
información.
Probabilidad:
BAJA: 1
Riesgo Tecnológico
ELABORO: CLAUDIA ELIZABETH TOLOZA MARTÍNEZ, Líder Proceso
INÉS VERA VILLAMIZAR, Asesor Proceso
Impacto:
MODERADO: 10
Valor: 10
Zona de Riesgo
TOLERABLE
Los Controles son efectivos y
están documentados
Zona de Riesgo:
ACEPTABLE
Asumir el Riesgo: La Unidad de Gestión
y Atención Documental, cuenta con
Planes de Contingencia, contenidos en el
Programa de Gestión Documental de la
UFPS, por lo tanto solo se debe dar
cumplimiento a dichos planes,
soportando el Proceso y prestando
apoyo a las diferentes Dependencias.