Automatización de procesos clave de negocio

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
CLAVE DE NEGOCIO
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AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
CLAVE DE NEGOCIO
Conectar Personas, Procesos y Contenidos
La automatización de los procesos de negocio es
el factor de diferenciación en el que las empresas
están trabajando hoy día, a fin de mejorar su
propuesta de valor tanto interna como externa.
¿Por qué cada vez que queremos mejorar la
empresa hay que volverla a repensar y rediseñar,
en lugar de mejorar la ejecución de procesos
actuales?.
Modelar tus procesos en lugar de adaptar tu
empresa a ellos es lo que realmente están
haciendo ya las empresas innovadoras, pues la
innovación no consiste sólo en cambiar, también
en mejorar.
Una solución Workflow o de BPM permite coordinar las actividades del personal, acceder a los contenidos
e informaciones en los tiempos y formas que los procesos de tu empresa dictan y garantiza la correcta
ejecución de dichos procesos así como la maximización de los recursos y del rendimiento de los
empleados. Las soluciones de Automatización de procesos (tanto de Workflow como de BPM – Business
Process Management) permiten que todos los trabajos fluyan de forma eficiente de persona a persona, de
aplicación a aplicación, del minuto adecuado al minuto siguiente.
Automatizar cada proceso de la empresa
Automatizar los procesos más complicados o importantes de la empresa no es suficiente. La razón principal
estriba en que, en muchas ocasiones, estos procesos importantes disponen de procesos adjuntos más
simples que influyen en la fiabilidad y rentabilidad de los primeros. Es por ello que automatizar los procesos,
sin importar lo complejos o críticos que estos sean, es la base de un éxito en la propuesta de valor. Sí es
cierto que debemos ser capaces de establecer criterios de prioridad y tiempos a la hora de automatizar todos
los procesos de la empresa.
En muchas ocasiones, procesos sencillos tales como la publicación de una factura, la autorización de una
memoria técnica o la asignación de un trabajo a un empleado o departamento, aunque son tareas fáciles, su
implicación en cuanto a tiempo de personal altamente cualificado tiene un mayor coste real y de oportunidad
que el coste de los procesos clave de la empresa. No hay que olvidar nunca que los procesos no clave de la
empresa, suelen ser más numerosos que los claves, y eso suele significar el uso de más tiempo y recursos
humanos, por regla general.
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La automatización de procesos mejora la
fidelidad e implicación de los empleados
Las personas que forman parte de un proceso en
concreto lo conocen muy bien, normalmente, y
a menudo tienen muy buenas ideas sobre cómo
mejorar dicho proceso. Esto ocurre tanto con las
personas que trabajan en el día a día del proceso
como con los especialistas de IT que gestionan las
aplicaciones y herramientas para dicho proceso.
Por ello, involucrar a estos empleados en el
desarrollo de la automatización del proceso
permitirá que, por un lado aporten sus ideas, por
otro que se conviertan en defensores de las nuevas
herramientas y, sobre todo, que las adopten de
cara a maximizar el arranque de la automatización
del proceso. Por supuesto, un efecto colateral es
que podrán disponer de tiempo para iniciar nuevas
tareas que les permitan evolucionar en su actual
puesto de trabajo o en otros.
Automatización de procesos: rápida y en constante evolución
“La parálisis por el análisis “. Es el gran temor que cualquier empresa tiene cuando inicia la puesta en
marcha de un Workflow o BPM que les ayuden a mejorar. Por ello, algo que cualquier empresa debe tener en
mente es que los procesos no deben ser perfectos para empezar a funcionar.
Esto es necesario a fin de impedir que los empleados implicados no se desesperen al ver que no obtienen
resultados de sus reuniones, sus informes, sus prácticas o pruebas, y que al final sólo se genere una abulia
total o, lo que es peor, el fin del proyecto incluso antes de que empiece. Sin embargo, el principal motivo
es que en la ejecución del nuevo Workflow día a día se descubran mejoras que lo hagan más eficiente al
aplicarlas de forma que la experiencia sacada del uso nos permita mejorar paulatinamente. Es importante
recordar que ninguna empresa y, en consecuencia ningún proceso, permanece igual en el tiempo, sobre
todo en un entorno empresarial y social tan cambiante como en el actual, donde las reglas y paradigmas
del pasado se rompen a diario. Por ello es necesaria la reingeniería de procesos que permita adaptarlos a
las nuevas necesidades de la empresa y/o de clientes, lo que implica la evolución de los Workflows o BPM
implantados.
Cualquier experto en procesos sabe que el éxito de las empresas innovadoras consiste en realizar
evaluaciones constantes de dichos procesos, bien por la adaptación al mercado o por la propia iniciativa de la
empresa y empleados. Este es uno de los factores más importantes que hacen que una empresa sea líder en
su mercado.
Trabajar sin fronteras
En un mundo que se mueve a ritmo virtual, donde
los contenidos pueden estar en la oficina o en
la nube, donde se accede desde casa, desde la
oficina o desde un café a miles de kilómetros de
distancia a las aplicaciones empresariales, los
procesos deben de ser capaces de ejecutarse de
la misma forma. Hoy día no tiene sentido diseñar
un Worlflow o BPM que no permitan la integración
del trabajador móvil o que estos procesos no sean
móviles.
Las personas necesitan trabajar sin fronteras
y los Workflows y BPM deben llevar los
procesos allá donde se encuentren y no al
revés, independientemente de su ubicación o
del dispositivo móvil que utilicen. La solución se
encuentra en una App que se pueda consultar o
que envíe alertas.
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La automatización de los procesos ayuda a maximizar la rentabilidad de las inversiones
Tu contenido es tuyo, tus recursos también. No permitas que la automatización de tus procesos les haga
sombra de ninguna manera. Cuando elegiste tu CRM o tu ERP y cuando decidiste adquirir un Servidor de
Bases de Datos o un Gestor Documental fue porque daban respuesta a una necesidad de tu empresa, de
la mejor forma posible. Cuando conectas todos estos sistemas mediante un Workflow o un BPM no debes
permitir bajo ningún concepto que dejen en un segundo plano el uso o funcionalidad de los mismos, sino
todo lo contrario: deben trabajar con ellos de la forma más integrada posible y facilitar que éstos funcionen y
ejecuten todo los pasos de un proceso de la forma más eficiente, sacándole un mayor partido a tu inversión
en infraestructura IT.
Los Workflow o BPM deben cumplir dos funciones: primero, automatizar al máximo ciertas tareas, vigilando
los tiempos de los pasos a ejecutar; y el segundo, el de facilitar aún más el trabajo de los empleados,
reduciendo la complejidad que ciertas aplicaciones tienen, ya que con ello conseguiremos una mayor
eficiencia y rapidez. Los Workflow y BPM reducen la complejidad, el enemigo de la eficiencia.
Los Workflow o BPM deben cumplir dos funciones:
primero, automatizar al máximo ciertas tareas,
vigilando los tiempos de los pasos a ejecutar; y el
segundo, el de facilitar aún más el trabajo de los
empleados, reduciendo la complejidad que ciertas
aplicaciones tienen, ya que con ello conseguiremos
una mayor eficiencia y rapidez.
Los Workflow y BPM reducen la complejidad, el
enemigo de la eficiencia.
El contenido está en cualquier parte y en cualquier formato
Es de sobra sabido que el contenido de una organización es un ente vivo. Puede existir en cualquier lugar,
incluso en más de un lugar, y puede adoptar cualquier formato. Las empresas usan muchas aplicaciones
on-premises o móviles, de muchos tipos de fabricantes, tanto en la nube como en los centros de datos, y los
Workflow y BPM deben adaptarse a ellas. En otras palabras, no sólo debe ser obligatorio, sino que además
debe ser práctico y fácil para el usuario.
Procesos amables
Un proceso no tiene por qué ser simple, pero si debe ser amable. Por eso, en la fase de creación y
definición de los procesos, es muy importante que las herramientas de Workflow o de BPM utilizadas sean
muy sencillas, tanto para el usuario final (sin extensos conocimientos de IT, metodologías o teorías de
procesos), como para el área de IT, donde la simplicidad de estas herramientas les ayuda a definir mejor
los procesos, sobre todo en las fases de integración con las herramientas y aplicaciones, así como en la
fase de toma de decisiones sobre qué Workflow o BPM contratar.
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CASOS DE ÉXITO
Eliminación de errores y retrasos en la
adquisición de datos del paciente.
El departamento de IT de un fabricante de equipos
médicos y servicios de diagnóstico por imagen
sabía que los procesos clave del negocio se veían
afectados de forma significativa por la falta de
automatización de la empresa.
Era evidente que había llegado el momento de
automatizar estos procesos y que ello afectaría de
forma notable y positiva al desarrollo, velocidad y
mejora del negocio.
Los procesos manuales provocan errores y
retrasos.
“Nuestros procesos clave relacionados con el
negocio, como Recursos Humanos, gestión de
inventario, contabilidad y planificación, estaban
totalmente desfasados y anticuados y nos
generaban retrasos que afectaban directamente al
negocio” – Indicó el responsable de IT en las fases
previas al cambio.
Industria: Sanidad
Situación actual: Los procesos
basados en papel creaban retrasos en
la productividad de funciones clave del
negocio.
Solución: Software de Workflow que
elimine los procesos basados en papel
y mejore la seguridad de los datos,
así como el seguimiento de activos y
procesos de aprobación.
Beneficios:
• 85% incremento en la rapidez de las aprobaciones.
• Eliminación de errores en datos.
• Incremento del 50% en la rapidez de la gestión de activos.
Cualquier autorización de gasto o compra podía llevar, la información sobre la que se tomaba decisiones y
aprobaciones en muchas ocasiones era baja y errónea.
Los datos confidenciales de pacientes circulaban por fax o de forma manual, incrementando las posibilidades
de pérdida o filtración y su almacenamiento en el Gestor Documental siempre era manual y poco eficiente, por
lo que los errores humanos ocurrían con frecuencia, lo que afectaba al negocio. Los procesos de seguimiento
de activos e inventario basados en papel se retrasaban con facilidad y de forma frecuente, y los errores eran
habituales. Como consecuencia de esto, era difícil encontrar cierta información, incluso contando con un
potente Gestor Documental, ya que la precisión y exactitud de la información almacenada eran ineficientes.
Estos eran, entre otros, los problemas a los que se enfrentaba la empresa a diario.
En esta ocasión, la solución ofrecida funcionaba mediante SharePoint y permitía unificar los procesos de
negocio clave y automatizar la entrada y volcado de datos en el Gestor Documental, eliminando errores de
introducción de datos y permitiendo acelerar el negocio.
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Eliminar el papel mejora la productividad
Una empresa del sector de la consultoría, especializada en soluciones estratégicas para negocios complejos
y con amplias necesidades tecnológicas: sus clientes incluyen sectores como el energético, industrial,
educación sanidad o sector público.
De la mano de esta consultora, hemos desarrollado procesos mediante herramientas de Workflow y de BPM
para sus clientes, ofreciendo un retorno de la inversión de menos de un mes, en algunos casos. A su vez, esto
ha tenido un efecto colateral de reducción de papel, que ha afectado tanto a los costes de impresión como
los costes de almacenamiento de documentos, para la empresa y sus clientes.La principal ganancia que
todos los clientes de esta consultora han tenido ha sido el aumento de la velocidad en la toma de decisiones
de procesos clave de la empresa y, sobre todo, en la casi nula posibilidad de entrada de datos erróneos que
pudieran llevar a ejecutar procesos de forma ineficiente. Esto ha hecho que los clientes de esta consultora
consigan avanzar posiciones en su sector de mercado. Una exitosa colaboración entre una empresa experta en herramientas de procesos (Workflow y BPM)
y una consultora de procesos de negocio
La automatización de proyectos para
clientes aumenta un 30% la rapidez de
ejecución de estos
Un Project Manager en una empresa de IT
dedicada a proporcionar soluciones de seguridad
IT a sus clientes sabe que la velocidad es un
factor clave de su negocio. No dar la solución de
seguridad adecuada en el momento adecuado
puede hacer que los clientes tengan agujeros de
seguridad a través de los cuales podrían perder
información, dinero y, lo que es peor, su negocio.
La rapidez lo es todo en esta industria.
Con una lista creciente de clientes, gracias al éxito
de sus soluciones de seguridad, la automatización
de tareas a realizar para los proyectos en los
clientes se ha convertido en una necesidad
prioritaria. Sin embargo, este mismo éxito impide
invertir mucho tiempo en cualquier tipo de análisis
y aprendizaje de herramientas de automatización
de procesos.
El principal problema de esta empresa de
seguridad IT consiste en ejecutar la automatización
de todos sus procesos de forma rápida y fácil y
aceptar los cambios que su mercado cambiante les
impone.
Industria: Software de Seguridad
Situación actual: El departamento de
proyectos necesita desarrollar una serie
de Workflow para los proyectos en sus
clientes, de forma fácil y rápida..
Solución: Una herramienta de BPM/
Workflow que permita desarrollar los
Workflow sin necesidad de formación
larga y avanzada.
Beneficios:
• 30% incremento en la velocidad en
entrega de proyectos a clientes.
• Mejora del servicio al cliente.
• Curva de aprendizaje casi inexistente.
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UN RETRASO EN LOS PROYECTOS REQUIERE
UNA SOLUCIÓN RÁPIDA
La solución de automatización elegida permitió
al equipo de gestión de proyectos incluir
funcionalidades clave como la gestión de contratos
con clientes y proveedores, la consolidación de
informes financieros, la aprobación de notas de
gastos, la gestión de propiedad intelectual y la
distribución de fondos de marketing.
“Necesitamos desarrollar rápidamente procesos
automatizados que sean seguros y sostenibles y
ellos nos lo han facilitado.” – comentó el Jefe de
Proyectos del cliente.
LA SOLUCION SIMPLE E INTUITIVA QUE NECESITABAMOS
Una solución muy amigable para el usuario final con un ratio de implantación de horas y al mismo tiempo que
se define el proceso es justo lo que empresas de esta industria necesitan. Debe de permitir la monitorización
en cada proceso, y de los usuarios, pero también que los propios usuarios puedan definir modificaciones
y modelarlas en la herramienta de automatización de procesos, si es necesario. La integración con otros
sistemas del cliente debía de ser nada traumática, o mejor dicho sin casi o nulo desarrollo y así fue. Con la
ventaja añadida de poder trabajar con el ERP y el SharePoint del Cliente.
El ratio de desarrollo de proyectos se ha visto incrementado en un 30%, lo cual ha permitido incrementar la
calidad del trabajo ( en este caso la rapidez ) y fidelidad de los clientes. Dicho en otras palabras posicionarse
como primeros del sector.
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Konica Minolta
Business Solutions Spain, S.A.
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Tel.: 91 327 73 00
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