elaboración de proyectos. apuntes complementarios.

ELABORACIÓN DE PROYECTOS.
APUNTES COMPLEMENTARIOS.
Claudio Rodríguez Díaz.
Introducción.
El presente documento es parte del proceso de formación efectuado por la Asociación
Chilena de Municipalidades en el marco del curso de Elaboración de Proyectos Sociales.
Su objetivo es ser un complemento al trabajo teórico práctico desarrollado en los módulos
presenciales de capacitación. Para ello pretende dar una mirada general a los distintos
componentes
y etapas de un proyecto social, enfatizando los aspectos de diseño,
principalmente en la entrega de herramientas que enfatizan el proceso de definición de
problema central y planteamiento de objetivos que constituyen la base para un diseño
pertinente y coherente.
En la primera parte sitúa el proyecto en un marco contextual, describiendo de manera
sucinta su relación con el contexto organizacional y social en que se sitúa, así como su
definición a partir de concebirse como una herramienta de planificación.
La segunda parte aborda la descripción misma de las etapas de un proyecto, enfatizando los
aspectos de diseño y contenidos de un proyecto. Finalmente se incluye un anexo con el
desarrollo de la técnica del árbol de problemas tanto para la definición del problema
central como de los objetivos a abordar por un proyecto.
1. El proyecto. Aproximaciones y contexto de ejecución.
Hoy en día es común escuchar en los más diversos ámbitos de la vida nacional, que se
refieran frecuentemente a este concepto: que se inauguró tal proyecto, que el proyecto
beneficiará a tantas personas de determinada localidad, que el diseño del proyecto estuvo
mal realizado, entre otros ejemplos. A su vez, a menudo las personas y organizaciones son
llamadas a participar en determinado proyecto que promueve alguna entidad o institución.
Es decir, la palabra “proyecto” cobra a diario un protagonismo que muchas veces es difícil
comprender a cabalidad, dado a que su significado y sentido varía según quién la utilice.
¿Qué es un Proyecto?
Junto a los programas, los proyectos son herramientas operativas para la Planificación.
Para una mejor comprensión, partiremos revisando una definición proporcionada por la
ONU, la cual indica que un proyecto “consiste en un conjunto de actividades
interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los límites
de un presupuesto y un período de tiempo dados”1.
Los proyectos se realizan por diversos tipos de razones, entre las cuales es posible
mencionar:
• Necesidades insatisfechas, ya sean en el presente o que se proyecten para el futuro.
• Optimización de recursos sub-aprovechados.
• Complementar acciones que convergen en el espacio y población afectada.
Así, entenderemos el proyecto como un Instrumento para planificar y coordinar un
conjunto de acciones y actividades destinadas a intervenir y modificar una determinada
situación social que es considerada como problemática o deficitaria por un grupo u
organización.
1
Citado por Chaparro, et al. , ¿Cómo medir el Impacto de un Proyecto Social?, Serie Documentos de Trabajo
C.P.U., Documento de trabajo Nº 17/96, C.P.U., julio de 1996, Santiago de Chile, p. 1.
Entonces ¿qué es un proyecto social?
Toda acción, individual o grupal, destinada a producir cambios en una
determinada realidad que involucra y afecta a un grupo social determinado
(Martinic, S. 1996)
Por otra parte el proyecto según su ámbito de acción, se puede definir de distintas formas.
Distinguiremos para efectos de este documento básicamente el Proyecto Social, el que está
en relación a una unidad operativa básica de intervención destinada a mejorar una
condición social, de un grupo o comunidad, definida como problema o en situación de
necesidad.
Si un proyecto está destinado a mejorar las condiciones económicas de un sector o grupo
específico lo denominaremos Proyecto Productivo. Estos han tenido un espacio muy
importante en la política social de estos últimos años, sobre todo por agencias estatales que
lo tienen como objetivo prioritario, como Sercotec, o el propio Fosis.
1.2 Contexto del proyecto.
La elaboración de proyectos es una herramienta muy específica que debemos poder
contextualizarla, es decir, definir el marco en que ésta se utiliza. Este contexto lo sitúa
como un instrumento que permitirá el desarrollo institucional, organizacional o de un
equipo o grupo de trabajo, por lo que implica la puesta en marcha de una estrategia de
desarrollo para quien lo ejecuta. A su vez se inserta en un marco sociopolítico más amplio,
como una política social o de gobierno. Es decir, un proyecto se inserta siempre dentro de
un marco de desarrollo más amplio, que supera a su propio espacio de ejecución.
Dentro de la realidad municipal podemos decir que aporta siempre al desarrollo del
objetivo de algún departamento, a la misión municipal o a algún programa o plan de
gobierno. Está en coordinación, por tanto, con una política pública, local y/o nacional. Esto
puede ser explícito o implícito, pero para un buen desarrollo de cualquier iniciativa o
proyecto es importante poder conocer con claridad aquel contexto en que se inserta y el tipo
de relación que se establece con aquel marco. Este puede ser colaborativo, de ejecutor,
complementario o en tensión con el marco de política pública en que se sitúa. Por ejemplo,
un proyecto de distribución de preservativos en población vulnerable hace referencia a la
política de salud y según el marco municipal podrá entrar en tensión o colaboración con
dicha política.
Una segunda característica es que el proyecto se enmarca en un marco organizacional
particular. Ello da cuenta no sólo de cómo este espacio se relaciona con el contexto sino
cómo el propio proyecto se relaciona con el desarrollo de la institución. En este sentido,
cómo aporta a sus objetivos y más específicamente cómo da cuenta de una estrategia de
desarrollo organizacional.
1.3 El proyecto y la política social.
En la planificación podemos distinguir según su ámbito de acción distintos niveles. El más
amplio es la política social, la cual por medio de Planes dicta los objetivos centrales y
pautas estratégicas para algún tema en particular de política pública. Por ej, la política
educativa. Luego aparecen los Programas, los cuales van dando cuenta de forma más
específicas de las estrategias y objetivos de los ámbitos que conforman la política. Por ej.
El Programa de mejoramiento de la educación, como el MECE. Puede que cada programa
tenga distintas líneas de trabajo, la cual se puede desarrollar en Planes, los cuales son
generalmente más acotados y responden a espacios territoriales más específicos, como
podría ser el Plan de la Región del Maule o Plan de las 900 escuelas. Finalmente, está la
unidad operativa básica que es el proyecto, situado en un territorio específico y tiempo
claramente delimitado. En nuestro ejemplo podríamos decir, el Proyecto de mejoramiento
educativo de la escuela municipal de San Clemente.
Niveles de planificación.
Macro- Política social
Meso- Planes y Programas
Micro- Proyecto.
Como herramienta de planificación, por tanto, podemos distinguir el Proyecto como el
eslabón más pequeño de una política, pero a la vez muy importante y estratégico en cuanto
entra en relación directa con las personas y comunidades.
1.4 El proyecto en la organización.
El proyecto debe entenderse como una herramienta que contiene las mismas lógicas que
todo proceso de planificación social. Básicamente se suele distinguir las fases de
diagnóstico, diseño, ejecución y evaluación, pero ésta, como señalábamos, se relaciona
también con la generación de un proceso que se oriente a mejorar las condiciones de la
propia organización para el cumplimiento de sus objetivos.
Así, la planificación es una herramienta que ayuda y apoya a un grupo u organización, tanto
a ordenar su trabajo, a hacer uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros
y, fundamentalmente para el proceso de TOMA DE DECISIONES que, de forma
permanente y cotidiano, deben asumir y realizar los responsables de ella.
Las organizaciones deben elegir, desde sus inicios, y de forma permanente, entre múltiples
alternativas y luego de un examen preliminar de todas ellas, impulsar y realizar las que, a la
organización, le parezca la más conveniente. Por ello es que de manera creciente se hace
necesario trabajar sobre la base de un PLAN DE TRABAJO ordenado y lógico, que
contemple los diversos aspectos y elementos que intervienen en el que hacer cotidiano de
las organizaciones.
Diseñar y hacer un plan es, ante todo, estudiar y enfrentar, al menos teóricamente,
determinadas situaciones para luego realizar el trabajo en función de lo decidido en ese
plan, lo que se supone permitirá superar o mejorar aquellas situaciones que se decidieron
enfrentar como organización, por medio de la realización de una o varias acciones
previamente organizadas.
De alguna manera, con la planificación se pretende adelantar o prever el futuro de la
organización que ha decidido utilizar este instrumento de trabajo. De esta forma debemos
entender el proyecto como una herramienta para el desarrollo organizacional, que contiene
en si los principales aspectos de todo proceso de planificación.
La planificación es una herramienta que le permite a la organización que la utiliza recorrer
un camino que va desde la situación actual en que dicha organización se encuentra, hasta
una nueva situación o estado en que la organización pretende o desea estar en un futuro
determinado. Ella debe contener, al menos, los siguientes elementos:
Partiendo del análisis tanto de la propia organización como del entorno que la contiene, es
decir, realizando siempre un DIAGNÓSTICO de la situación que la rodea, así como de las
fortalezas y debilidades que esta tiene.
Del mismo modo se debe tener clara la MISIÓN que la organización debe cumplir. Esta
misión orienta y le da perspectiva a su trabajo.
A partir de esta definición central y básica para la organización se debe encontrar o definir
siempre una proposición concreta que signifique un cambio en la situación existente, es
decir, es necesario fijar los nuevos estados, LOS OBJETIVOS, a los cuales se aspira
arribar como organización.
Los objetivos son, entonces, nuevos estados, implican metas específicas, alcanzables,
definidas y cuantificables que sirven de base para la planificación y hacia las cuales debe
dirigirse la acción de la organización.
Una vez definidos los objetivos de la organización se debe analizar la forma como hacerlos
realidad.
Trabajar
estos
desafíos
significa
estudiar
y
definir
l os
diversos
PROCEDIMIENTOS que serán necesarios de realizar para precisamente, alcanzar los
objetivos previamente definidos por la organización. Normalmente estos procedimientos
incluyen los siguientes aspectos: desarrollo de actividades, determinación de recursos,
plazos y responsabilidades y evaluación del trabajo. De esta forma al analizar las etapas de
un proyecto, iremos dando cuenta de los distintos procedimientos que se encuentran en todo
proceso de planificación y cómo estos se distribuyen en la elaboración de un proyecto.
2. Etapas del proyecto.
Comúnmente suele clasificarse las etapas del proyecto de acuerdo a lo que definimos como
el ciclo de la planificación. Esto, de manera lineal o secuencial, puede definirse como una
primera etapa de Diagnóstico, luego una de Diseño, la tercera de Ejecución y una cuarta y
última de Evaluación.
2.1 Diagnóstico:
Consiste en investigar la realidad social en que se desea actuar, para determinar la
naturaleza y magnitud de los problemas que en ella se manifiestan, así como las causas y
consecuencias de éstos. Para ello, es necesario analizar la tendencia histórica que origina
y explica la existencia de tales problemas.
El diagnóstico se puede entender como una etapa central del proyecto. Decimos central
pues para que un proyecto tenga un impacto importante, es imprescindible el que la
situación o estado inicial sea claramente delimitada en sus causas, consecuencias y
relaciones.
En un primer momento existe la intuición o percepción de la existencia de algún problema
o situación de carencia que amerita una acción que evite la mantención o agravamiento de
dicha situación. Esta primera percepción es ya parte del diagnóstico, en tanto nos permite ir
fijando el foco de nuestro problema a modificar o intervenir e iniciar el proceso más
descriptivo y analítico respecto a éste. Así, el Diagnóstico lo entendemos como un tipo de
estudio descriptivo cuyo objetivo en este caso es dar cuenta de la manera más detallada
posible respecto de una situación de carencia o problema y las distintas variables que le
influyen.
Hay distintos tipos de diagnósticos, según sea la metodología que se aplique para su
desarrollo. En los proyectos sociales suelen adquirir gran valor los diagnósticos
participativos. Al intentar definir el diagnóstico participativo podemos decir que este
consiste en un camino "en el cual la gente reconoce su situación, selecciona problemas, se
organiza para buscar datos, analizan estos últimos, saca conclusiones, ejerciendo en todo
momento su poder de decisión. Además, está al tanto de lo que hacen los demás, ofrece su
esfuerzo y experiencia para llevar adelante una labor en común"2.
Así una primera tipología puede dar cuenta del grado de participación de la población,
actores o comunidad de la cual se hace parte el problema o la situación que se intentará
modificar. Si la población es parte de la definición y caracterización del problema
podremos hablar que es un diagnóstico participativo.
Si el diagnóstico es realizado por agentes externos (municipio, ONG u otro actor) este lo
definiremos como técnico o realizado por “expertos” o “agentes externos”. Por otra parte,
existe la posibilidad de que la propia comunidad lo realice. El traspaso de los elementos
técnicos y metodológicos a la comunidad, y el que ésta se apropie del proceso de definición
de sus problemáticas se puede entender como un autodiagnóstico. En él, a diferencia del
diagnóstico participativo, la ingerencia de actores externos es reducida a niveles mínimos o
inexistentes. De igual forma, los instrumentos son apropiados y aprehendidos por la
comunidad y sus actores.
2
Zarzuri, Raúl 2002, apuntes Capacitación en Metodología de investigación, Universidad Academia de
Humanismo Cristiano.
El diagnóstico debe considerar distintas variables a ser estudiadas. Nuestro foco de acción
debe ser claro y preciso respecto de su expresión. Algunas preguntas que suelen estar
implícitas en todo proceso de diagnóstico son las siguientes:
A quiénes afecta, cómo, cuánto, dónde?
Afectados-destinatarios. Perfil.
Búsqueda de datos cuantitativos y/o cualitativos.
Problema central. (Causas y efectos asociados.)
Es importante poder distinguir el problema central, el cual dará cuenta del ámbito de acción
o intervención que tendrá el proyecto que desarrollaremos. Por tanto, el resultado principal
de esta etapa debe ser una buena delimitación del problema central sobre el que actuará el
proyecto. Este problema debe expresarse de manera detallada, para lo cual es preciso que se
sitúe temporal y espacialmente.
Ej. Los bajos niveles de asociatividad y participación de la comunidad de Los Maitenes,
producto de la falta de espacios de reunión.
De igual forma el diagnóstico debe dar cuenta de una cuantificación del problema, es decir,
en el ejemplo citado poder recoger cifras como cantidad de organizaciones, gente vinculada
a una organización, actividades comunitarias o sociales desarrolladas en el último año o
período, etc. Lo importante es que junto con poder justificar y cualificar el problema una
buena descripción y/o medición de éste nos permite después establecer parámetros claros
de evaluación para el proyecto. En definitiva, asegurar el impacto positivo del proyecto
sobre el problema, ya sea por su disminución o término.
Un buen diagnóstico debe cumplir al menos con tres funciones principales:
• Descriptiva
• Explicativa
• Predictiva
La función descriptiva, permite conocer exhautivamente las caracteristicas de la situación
que se quiere modificar. Deben señalarse las características más significativas de la
situación problema que afecta a los destinatarios del proyecto.
La función explicativa, nos hace ver las relaciones de tipo causal existente entre los tipos
de problemas que determinan la situación actual negativa. Es decir, explica cuáles son los
problemas que generan y están a la base de la situación negativa analizada.
La función predictiva, permite extrapolar la situación problema, con o sin la intervención
del proyecto. Es decir, la situación sin proyecto, permite pronosticar la evolución “natural”
de los elementos más gravitantes que conforman la situación negativa, de acuerdo a las
actuales tendencias conocidas. Por ejemplo, cual será el daño en salud para determinada
población si no hay intervención, los posibles costos y nuevas consecuencia que esa
situación conlleva. En tanto que la situación con proyecto, permite estimar los cambios, de
acuerdo con los planificadores de la intervención.
Haciendo un esquema de la función predictiva del diagonóstico, tenemos lo siguiente:
PRONOSTICO
Situación inicial
Situación futura
Situación deseada
Tendencia histórica
Tendencia natural Situación sin intervención
Esta flecha representa el proyecto
Situación con intervención
Análisis de problemas.
Como hemos señalado anteriormente, parte relevante del diagnóstico es obtener la
información disponible que permita analizar la situación existente. De esta información,
lo primero que hay que establecer es la identificación de los principales problemas y
establecer las principales relaciones causales entre éstos.
En el análisis es importante distinguir otro tipo de variables presentes en la realidad
social, que no pueden ser influenciadas por el nivel de intervención de un proyecto. Se
les denomina condición. Es decir, se necesita otro tipo de intervención más
permanente, con una proyección estratégica y con más recursos, muchas veces de
orden multisectorial para modificarla. A veces simplemente son inmodificables, como
por ejemplo las variables que se relacionan con aspectos geográficos. Estas variables
deben ser identificadas claramente dado a que como su nombre lo indica “condicionan”
los efectos o cambios en la población beneficiaria de los proyectos.
¿Cómo se formula un problema?
En esta parte radica una de las principales dificultades para iniciar el ejercicio de
planificación, cual es, el análisis de problemas. En general, en nuestra práctica diaria,
nos hemos habituado a que ante un problema existente lo expresemos erradamente
como una solución. Esto se ha hecho una costumbre que debemos reeducar y corregir
para nuestro proceso de diseño de los proyectos.La primera consigna a tener en cuenta
es identificar los problemas existentes y no posibles, imaginados o futuros3. Es decir un
problema no es la ausencia de una solución sino, un estado negativo existente.
Por tanto, tenemos que agudizar nuestra percepción y razonamiento para captar a
primera vista el fenómeno o manifestación más observable. Por ejemplo, “en esta sala
hace calor” (que es el fenómeno perceptible por algunos de nuestros sentidos), más que
“hace falta un ventilador” que es la solución, o “la sede social es oscura”, más que
“faltan tubos florescentes”. Tenemos que habituarnos a esta lógica, porque la solución
en el análisis y planificación de los proyectos,
va a depender de un análisis de
alternativas y no podemos señalarlas a priori.
Siguiendo el caso de los ejemplos, si hace calor en una sala, hay muchas alternativas
para su solución. Que se instale un ventilador; que se abran las ventanas, que se pueda
bajar el número de asistentes, etc. Este es el tema al cual nos introduciremos en los
próximos párrafos y resulta crucial este tipo de observación y desarrollar esta habilidad
para el diseño de proyectos.
3
Instituto Universitario de Desarrollo y Cooperación, El Enfoque del marco lógico, IUDC-UCM, Madrid,
1997, p. 41
Por ello, recuerde: ¡¡perciba y exprese el fénomeno, no la solución!!
Ejemplos:
Falso
(solución)
Correcto (problema)
No hay insecticida disponible
La cosecha está infectada
por insectos
Faltan más líneas Metro
Tiempo de desplazamiento del
trabajo a la casa elevado
2.2 Diseño:
El diseño es la etapa que busca establecer los ámbitos de acción e intervención y los
procesos a desarrollar para la superación o disminución del o los problemas que identificó
el diagnóstico.
En lo esencial el proyecto debe dar cuenta del diagnóstico de la situación problemática y
del problema central que deberá abordar. Ello permite dar cuenta de la justificación de la
iniciativa. En este sentido se plantea por lo general qué pasaría si la situación no tuviese
una intervención, dando cuanta del pronóstico de una situación no deseada y que puede
aminorarse o eliminarse con la propuesta.
Una vez detectado el punto de inicio de la propuesta esta debe establecer con claridad el
objetivo general. Una manera coherente de plantear es objetivo es invertir la condición
negativa de planteamiento del problema a una positiva. En el ejemplo citado anteriormente
sería: Aumentar la participación en la comunidad de Los Maitenes.
Por lo general, el objetivo general es de más difícil medición en tanto responde a
situaciones amplias. Para ello se busca establecer un marco operacional que permita señalar
las condiciones que permitirán el cumplimiento de dicho objetivo. A estas se les denomina
Objetivos específicos. En teoría y en una secuencia lógica el cumplimiento de los objetivos
específicos debiese determinar el cumplimiento del objetivo central o general planteado.
Por ej. Mejorar los espacios para que la comunidad se reúna y encuentre.
Desde nuestra perspectiva, la estructura básica del proyecto queda establecida por la
coherencia entre el problema planteado y los objetivos que se establecen para su
superación. De todas formas es central también determinar cuál será la estrategia y
metodología a desarrollar. La primera refiere a los procesos a desarrollar durante el
proyecto (educativos, organizativos, participativos, etc.) y dan cuenta de aquellos aspectos
que serán parte de todo el proceso de ejecución. La metodología da cuenta del cómo se
hará. Qué técnicas, herramientas y marco de intervención utilizaré en el desarrollo del
proyecto. Su definición es central, sobre todo en los proyectos sociales de tipo comunitario
que implica la participación de personas durante el proceso y responden a estrategias
promocionales, preventivas o reparatorias a implementar.
Por su parte, para la implementación práctica de nuestra iniciativa existen una serie de
procedimientos a establecer, los cuales
dependiendo de los formatos y los tipos de
proyectos pueden tener algunas variaciones.
De todas formas existen una serie de procedimientos centrales en todo proceso de
planificación que no pueden dejar de estar considerados a la hora de establecer el diseño del
proyecto.
Actividades: Es necesario diseñar e implementar acciones, tareas u operaciones para llevar
a cabo la propuesta que posibilite llegar a la meta. Ellas son las actividades que nos
permiten avanzar desde el estado actual hasta la nueva situación propuesta
Recursos: Una vez definidas las actividades se deben estudiar y definir los elementos o
recursos que debemos tener para realizar dichas actividades. Esto implica definir y ordenar
los medios tanto humanos como materiales y financieros que son necesarios para realizar
las actividades precedentemente descritas.
Responsables: Las actividades y el uso correcto y eficiente de los recursos necesitan
responsables que hagan que las cosas ocurran, en el tiempo deseado y con los recursos
destinados para ello. Por ello existe la necesidad de distribuir las tareas entre los
participantes y responsables de la organización. Esta es la etapa de la asignación de
responsabilidades, en la cual se precisa lo que cada cual debe realizar.
En este sentido es importante definir claramente quien se ocupa de cada cosa, que
responsabilidad asume cada cual, a quien responde o supervisa cada uno y sobre qué
asuntos, y a quien y sobre qué temas o materias se debe rendir cuenta.
Tiempos: Una vez definidas las diversas actividades, recursos disponibles y sus
responsables, se deben enfrentar los dilemas de los plazos y tiempos en los cuales deberán
realizarse las actividades
Responder a la pregunta acerca de: ¿cuándo y en qué plazos se realizarán las actividades?,
significa precisar las oportunidades en que será necesario realizar las tareas y ello implica
utilizar algunos métodos de programación de actividades.
Existen algunos instrumentos específicos que dan cuenta de cómo se establecerán y
relacionarán tanto las actividades, los recursos y los tiempos en el período de ejecución.
Los más clásicos son:
•
Cronograma: establece la relación entre la realización de actividades y el períoso de
ejecución de éstas en el proyecto;
•
Carta Gantt: da cuenta del desarrollo de actividades y a los objetivos que apuntan,
estableciendo los responsables de estas;
•
Cuadro Presupuestario: establece los recursos involucrados en el proyecto, tanto los
tipos de aporte solicitado, como la distribución de los ítems involucrados y;
•
Flujo de Caja: el cual indica mensual o anualmente los ingresos, egresos y gastos
que el proyecto tendrá, de forma de ordenar la utilización de los recursos
financieros.
Finalmente, durante todo el proceso de realización de actividades y el término de cada
período importante del proceso y, por cierto, al final del desarrollo del plan o proyecto es
necesario EVALUAR si se están cumpliendo o alcanzando las metas previstas. En otras
palabras, esto significa revisar si se han logrado los resultados esperados, para lo cual se
pueden utilizar algunas pautas o indicadores claves que permitan, recurrentemente, verificar
los procesos y contrastar los resultados obtenidos con aquellos previstos o diseñados en el
plan inicial.
La evaluación se recomienda en todas las etapas del proceso que experimenta la
organización, es decir, antes, durante y después de la ejecución del Plan.
En definitiva, se podría decir que los contenidos claves de la planificación y que deben
estar en todo proceso de elaboración de un proyecto social son los siguientes:
CONTENIDO DEL PROYECTO.
•
IDENTIFICACION DEL PROYECTO.
•
Nombre del proyecto. Debe ser claro y reflejar las características centrales de lo
que se hará. El lector debe quedar con una idea clara acerca de la propuesta.
•
Ejecutor. Da cuenta del responsable de la ejecución.
•
Localización. Da cuenta de dónde se ejecutará el proyecto y sus características
centrales.
•
DESCRIPCION DEL PROYECTO.
•
Identificación del problema. Se refiere al diagnóstico. Se decriben sus causas, a
quiénes y cómo afecta, de acuerdo a lo ya plantaedao en el documento.
•
Justificación del proyecto. Se señala la importancia de su ejecución y los efectos o
pronósticos negativos de su no implementación.
•
Beneficiarios. Se detalle el perfil de quienes serán beneficiarios del proyecto. Se
debe indicar la cobertura de los beneficiarios directos e indirectos.
•
Objetivos. Se debe dar cuenta del objetivo general y los específicos, de acuerdo a
las características señaladas en los puntos anteriores del documento.
•
Metodología: Da cuenta del cómo se implementará el proyecto; cuáles serán los
procesos que permitirán el desarrollo de acciones y cumplimiento de objetivos
propuestos.
•
Resultados esperados. Aquellos productos visibles que el proyecto dejará. Ej. La
sede construida, 50 dirigentes capacitados, 20 familias integradas a un sistema de
protección social. Deben ser cuantificables y observables.
•
Etapas. Generalmente se utiliza para clarificar los tiempos de ejecución estipulados
y los procesos y actividades que se desarrollarán en ellos.
•
Actividades. Dar cuenta de todas las acciones e iniciativas centrales para el
cumplimiento de los objetivos propuestos.
•
Cronograma. Fija la relación entre las actividades y los tiempos de ejecución de
estas.
•
Supuestos: Debe dar cuenta de las características del entorno que condicionan la
ejecución del proyecto y establecer mecanismos de control que impidan o reduzcan
al mínimo las posibilidades de que estas condiciones limiten el desarrollo de la
propuesta.
•
Sustentabilidad: Se refiere a los mecanismos o acciones implementados por el
ejecutor que permitirán que los efectos del proyecto se mantengan en el tiempo.,
que no desaparezcan una vez terminada la ejecución.
•
PRESUPUESTO. Entrega información detallada sobre los costos del proyecto y las
fuentes de financiamiento. También deben dar cuenta de cómo se harán los gastos
de los recursos involucrados, por medio del Flujo de Caja. Este da cuenta de la
cantidad de egresos por mes de ejecución, de acuerdo a los ítems que se establezcan.
Generalmente se elabora un cuadro presupuestario que clarifica los gastos por ítem
y las fuentes de financiamiento. Existen diversas formas de clasificar los recursos en
un cuadro presupuestario, pero las más comúnmente usadas son: Gastos
operacionales, Recursos Humanos y Gastos administrativos.
•
EVALUACION. Se debe dar cuenta de cómo se evaluará el cumplimiento de los
objetivos comprometidos, y la metodología empleada para ello.
2.3 Ejecución:
Si bien el fin de este documento es dar cuenta de los elementos centrales para la
elaboración de un proyecto, consideramos importante poder acotar un par de aspectos
respecto a la fase de ejecución.
La ejecución corresponde a la etapa práctica y operativa del proyecto. En general implica
no solo un accionar concreto, sino el establecimiento de mecanismos adecuados de
funcionamiento y ordenamiento que permitan la ejecución y monitoreo de lo planificado.
Consideramos esencial algunos aspectos que favorecen llevar a cabo esta etapa de la mejor
manera. Lo primero es establecer con claridad los roles y funciones de cada participante,
educador o profesional parte del equipo. Que exista una buena coordinación, independiente
de si ésta es más autoritaria o democrática, tiene que ver esencialmente con que las reglas
de funcionamiento estén claras y sean compartidas por el equipo.
Por su parte, un buen trabajo en equipo requiere de la capacidad de escucha entre sus
miembros, la facultad de aprender a diferir respecto a las apreciaciones que se tiene del
proceso, de que la diferencia sea el punto de partida de un mejor trabajo. Trabajar en equipo
a su vez implica el compartir los sentidos del trabajo, pero entendiendo que hay
capacidades y funciones distintas de cada cual. Es ello lo que permitirá que las distintas
instancias que genera un equipo puedan ser provechosas para el cumplimiento de los
objetivos propuestos.
Las instancias más comunes de estas son las reuniones, monitoreos y evaluaciones. La
primera es esencial para la coordinación operativa del trabajo. En ella se ve el avance de las
actividades y gestiones comprometidas por el equipo y cada uno de sus integrantes. Estas
pueden tener distintos énfasis, ya sea planificativas, de coordinación o evaluación de
acciones, dependiendo de la coyuntura. Por su parte, el monitoreo se asocia más a una
función de coordinación y control, relacionada con el seguimiento más cotidiano del
trabajo. Visitas a terreno, reuniones bilaterales o informes sobre acciones o insumos del
trabajo se inscriben en este ámbito. Finalmente, puede haber instancias más específicas de
revisión del avance de los objetivos del proyecto. Acá nos referimos a las evaluaciones
durante el proceso de ejecución. En ella podemos revisar también el funcionamiento del
equipo ejecutor, la pertinencia de las funciones desarrolladas, remirar las estrategia
desarrollada y revisar la orientación del proyecto, entendiendo que el diseño de un proyecto
debe tener un grado de flexibilidad que permita adecuarlo a las condiciones y posibles
imprevistos que encuentra en su implementación.
2.4 Evaluación:
Una última instancia del ciclo del proyecto es la evaluación. Todo proceso de planificación
debe incluir una mirada final, que de cuenta en una retrospectiva crítica de los errores y
aciertos de la ejecución.
En principio podríamos definir la evaluación como el proceso que busca determinar la
eficacia en el logro de objetivos y la eficiencia, impacto y sustentabilidad del desarrollo de
la iniciativa.
El logro de los objetivos los podríamos medir por los resultados logrados, de esta forma un
mejor logro de productos en principio debiese implicar un acercamiento o cumplimiento de
los objetivos propuestos. La eficiencia es otra variable que se puede incluir y hace
referencia al uso de los recursos en relación con los objetivos y desarrollo de actividades
involucrados para su cumplimiento. Generalmente, se dice que un proyecto fue más
rentable en la medida que logra los resultados esperados con la menor inversión requerida.
También el plazo de ejecución suele ser un complemento a la eficiencia, vale decir, un
proyecto que logra los resultados en el menor tiempo y con una menor inversión de
recursos es más eficiente.
El impacto hace referencia a las metas alcanzadas y la mantención de los productos una vez
terminado el proyecto. Por tanto, se espera que una vez concluido la fase de ejecución los
efectos del proyecto se mantengan en el tiempo. Al ser estos efectos sostenibles en el
tiempo, se puede medir el impacto de la intervención o proyecto. Por su parte, la
sostenibilidad del proyecto se relaciona con el impacto positivo del proyecto e implica dar
cuenta de las acciones que permitirán o permitieron dicha sustentabilidad.
Si bien desde una mirada lineal y para efectos analíticos suele entenderse la evaluación
como la etapa final, se plantea que ésta es un proceso constante, que deriva de un monitoreo
permanente del proyecto, por lo que se sugiere tener diversas instancias en el proceso de
ejecución que permitan efectuar correcciones a la fase de implementación.
El Banco Interamericano del Desarrollo plantea que es una herramienta de aprendizaje en
todos los ciclos del proyecto, desde el diseño, hasta la ejecución, monitoreo y evaluación ex
post, con el fin de establecer algunas normas y patrones para que los procesos y productos
de la intervención sean eficaces.(BID, 1997).
Por otra parte, la mirada tradicional tiende a centrar la evaluación en los productos
comprometidos y en los facilitadores y obstaculizadores para su cumplimiento. No
obstante, otro tipo de evaluación es aquella que se centra en los procesos desarrollados en
el proyecto. Es decir, si la organización de los actores, los niveles de participación o la
estructura de los equipos, por ejemplo, fueron los ideales, lo que implica recoger
aprendizajes para el desarrollo de estrategias más pertinentes.
Por su lado, si entendemos la evaluación como un proceso de aprendizaje permanente,
podemos diferenciar tipos de acuerdo a la fase en que este proceso se realiza. Si la
evaluación se realiza una vez concluido el proyecto se habla de una evaluación expost. Si se
realiza en el transcurso de la ejecución se denomina “durante”. También se habla de una
evaluación ex ante, asimilable a la etapa de diagnóstico. Esta busca medir la condición de
inicio del proyecto para facilitar una evaluación posterior en base a la comparación del
estado inicial con el estado final de la situación a abordar. Desde el lenguaje de los
proyectos se habla muchas veces de establecer la linea base del proceso de ejecución.
Por último, una tercera posible tipología de evaluación puede establecerse en función del
carácter de la participación de los destinatarios en dicho proceso. Si la evaluación
contempla la opinión de los y las participantes se habla de un diagnóstico participativo. En
un continuo, si ésta evaluación es hecha en exclusiva por los propios usuarios se le
denomina Autoevaluación.
Tipos de evaluación.
Según lo que mide:
De Proceso y de Producto.
Según cuándo se mide:
Ex ante, durante o ex post.
Según la participación de los destinatarios:
Evaluación Participativa, autoevaluación.
En definitiva la evaluación, así como el diagnóstico, es otro proceso de estudio de una
realidad determinada, que en este caso busca verificar la pertinencia e injerencia de la
ejecución de un proceso de intervención social en dicha realidad. Es por ello, que también
se plantea la evaluación como la posibilidad de un nuevo diagnóstico, es decir se hace
referencia al proceso de planificación como un proceso circular, recurrente y que se plantea
de manera lineal solo para efectos analíticos.
ANEXO.
El árbol de problema.
Esta es una técnica del enfoque de marco lógico, que tiene por objeto identificar las
causas sustanciales y directas del problema focal, es decir, a la base del problema
señalado como focal, cuales son las causas originarias directas.
El conjunto de problemas representados unidos por sus uniones causales, recibe el
nombre de árbol de problema dado a que figurativamente se asemeja a éste. Se
identifican en él al follaje, que expresa los problemas identificados como Efectos; Al
tronco que representa el Problema Focal o clave, y las raíces que serían los
problemas a nivel de Causas. Además es posible identificar ramas, que agrupan
problemas de similar naturaleza.
En primer lugar se debe establecer las causales con el problema focal, dado que éstas
son las que generan el problema focal. También pueden establecerse subcausas. El
siguiente diagrama explicita este segmento del árbol
Arbol de problema (Causas)
PROBLEMA
CAUSA
SUBCAUSA
CAUSA
SUBCAUSA
SUBCAUSA
SUBCAUSA
De lo expuesto, es fácil concluir que la figura que adopte el árbol específico va a
depender del problema peculiar que trate de esquematizar, apoyándose en los elementos
sustantivos del diagnóstico.
Por otra parte, en la construcción de las relaciones entre problemas causa-efecto,
muchas veces es díficil identificar cual es la causa y cual es el efecto. Por lo general los
problemas interactúan. Una idea que ayuda a identificar la causa, es incorporar la
variable tiempo. La causa siempre es anterior al efecto. Por ejemplo, si un problema es
la deficiente alimentación (causa), este problema va a tener muchos efectos. Elijamos
un aspecto de los numerosos problemas que genera y señalemos que el problema va a
ser inadecuada salud bucal.
Inadecuada salud bucal
Deficiente alimentación
Otro aspecto positivo de este resultante de estos ejercicios es la necesidad de ir
mejorando la redacción del problema en una forma más concisa y clara. En este caso la
brevedad es la exigencia y lo buscado.
ARBOL DE PROBLEMA
Efectos
Problema focal
Causas
Para la construcción del árbol de problema, las causas directas del problema focal se
ubican debajo de éste. Los efectos que provoca el problema focal se ponen encima, para
luego seguir ubicando todos los problemas enunciados según los mismos principios
establecidos. Se concluye, cuando el grupo señala que los problemas esenciales están
incluídos en el árbol. Por lo tanto los árboles pueden tener diferentes formas, y también
ser más o menos exhautivos.
Otra cuestión que es necesaria tener presente es que, como se ha dicho, los elementos
que compone el árbol de problemas son precisamente, problemas, pero a distinto nivel:
problemas efectos, problema focal y problemas causales.
El ejemplo siguiente sobre la influencia de las tasas de enfermedades en el ausentismo
y repitencia escolar grafica un árbol de problema en forma completa:
ÁRBOL DE PROBLEMAS
Efectos
Ausentismo escolar
Repitencia escolar.
Aumento de enfermedades
infecciosas.
Contagio en la escuela.
Altas tasas de enfermedades
infecciosas en la periferia de
Santiago afectan proceso
educativo de niños y niñas..
Problema
Causas
Hacinamiento y malas
condiciones de
infraestructura
doméstica.
Falta de organización
comunitaria.
Desconocimiento de la
población respecto a
un adecuado manejo de
alimentos y basura.
Malas condiciones de
higiene comunitaria de
sectores periféricos.
Existencia de basurales
en los sectores.
El árbol de objetivos.
La técnica del árbol de objetivo, consiste en la reformulación del árbol de problema,
transformando cada situación negativa en un estado positivo. Muchas veces las
afirmaciones resultantes en forma literal pueden carecer de sentido, por lo cual se deben
escribir nuevamente los objetivos que muestren claramente la relación causa efecto
En el árbol de objetivo, las distintas partes del árbol cambian de nombres. La parte que
identifican las raices del árbol se denominan Medios, El tronco pasa a llamarse
Objetivo y las ramas toman el nombre de Fines.
Por ejemplo, alguno de los problemas enunciados en el listado del módulo anterior al
transformarse en estados positivos quedan así:
Situación negativa
Situación positiva
• Insuficiente aislación de la vivivienda.
Suficiente aislación de la vivienda.
• Limitado espacio de las habitaciones.
Adecuado espacio de las viviendas.
De la misma forma, el árbol de objetivo irá tomando una forma simétrica del árbol de
problema, en sus líneas de conexión.
Disminuye tasa de
enfermedades infecciosas
Mayor organización
comunitaria.
Regular condición de
higiene.
Esto quiere decir que para conseguir el objetivo de disminuir las enfermedades
infecciosas, la intervención planificada requiere como medio, producir cambios en el
buen funcionamiento de la organización comunitaria y en el mejoramiento de las
condiciones de higiene.
El árbol de objetivo, toma identica forma que el árbol de problemas pero cada uno de
sus celda está redactada como un estado positivo deseado.
Árbol de objetivos
Fines
Objetivo
Medios
En forma equivalente al árbol de problema, el árbol de objetivo contiene objetivos de
distintos niveles: fin, ojetivos, medios. A continuación se presenta, el árbol de objetivo
del ejemplo de disminución de las enfermedades infecciosas.
Árbol de objetivo (Empresa de buses)
Fines
Se reduce ausentismo escolar.
Disminuye tasa de repitencia.
Disminución de enfermedades
contagiosas
Disminuye tasa de
enfermedades infecciosas en la
periferia de Santiago.
Objetivo
Medios
Mejoramiento de
habitabilidad.
Disminuye contagio en la
Escuela.
Mejora de
infraestructura
doméstica.
Mejora organización
comunitaria.
Fomento del
protagonismo y
capacitación de las
organizaciones
Mejoran condiciones e
higiene comunitaria.
Eliminación de
basurales.
Observando el árbol de objetivo planteado, se señalan con flechas los medios que es
posible utilizar para lograr el objetivo. Cada una de estas flechas es una posible
intervención o idea de proyecto. Esta puede ser también una combinatoria de
alternativas. Su exámen más acucioso, considerando diversos aspectos se realiza con la
elección de alternativa. Esto es lo que se plantea en el Análisis de Alternativas.
En este podemos fijar criterios (ya sean financieros, políticos, viabilidad técnica u otros)
que nos permitan elegir una de las lineas de acción, a partir de la cual se puede elaborar
el proyecto a ejecutar.
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