TGN

http://www.google.com.pe/search?hl=es&q=TGN+T%C3%A9cnica+de+Grupo+Nomin
al+ejemplos+aplicaciones&btnG=Buscar&meta=lr%3Dlang_es
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Técnicas de creatividad
TGN Técnica de Grupo Nominal
La TGN se desarrolla en una reunión estructurada de grupo que procede con las
siguientes características:
• Imaginemos una sala de reuniones en la cual se sientan de siete a diez personas
alrededor de una mesa a la vista unos de otros; sin embargo, al comenzar la reunión no
se hablan entre sí, y cada una de las personas escribe ideas en un cuaderno que tiene
delante.
• Al final de un período de cinco o diez minutos cada persona, por turnos (interacción
múltiple) presenta una idea que ha escrito en su lista privada.
• Un registrador escribe esa idea en una pizarra que está a la vista de los demás
miembros del grupo. Todavía no hay discusión en este punto de reunión, sino sólo el
registro de ideas privadamente manifestadas. La presentación por turno continúa hasta
que todos los miembros indican que ya no tienen más ideas que compartir.
El producto de esta fase nominal de la reunión es una lista de proposiciones que, por lo
regular, incluye de dieciocho a veinticinco.
Durante la fase siguiente sigue la discusión pero está estructurada de tal manera que se
trata cada una de las ideas antes de la votación independiente. Esta discusión se realiza
pidiendo aclaración, o relacionando una idea con otra con el propósito de depurar la
lista.
A continuación tiene lugar la votación independiente; cada uno de los miembros, en
privado y por escrito, selecciona prioridades al ordenar por categoría (o al dar
puntuaciones). La decisión del grupo es el resultado matemáticamente agrupado de los
votos individuales.
En resumen, el proceso de la TGN es como sigue:
Generación en silencio de ideas que se ponen por escrito.
Retroalimentación por turnos de los miembros del grupo, con el fin de registrar en la
pizarra cada idea en una frase concisa.
Discusión de cada una de las ideas registradas, con fines de aclaración y depuración.
Votación individual sobre la prioridad de las ideas, la decisión del grupo se obtiene
matemáticamente mediante la ordenación por categorías o puntuación.
Así, la TGN supera los diversos problemas que son típicos en los grupos que
interactúan. Los objetivos del proceso pueden presentarse como sigue:
Asegurar los diferentes procesos para cada una de las fases de creatividad.
Equilibrar la participación entre los miembros.
Incorporar técnicas de votación matemáticas en la recopilación del juicio del grupo.
http://www.innovaforum.com/tecnica/tgn.htm
6. Puntos básicos de la Técnica del “Grupo Nominal”
Es conocida la falta de efectividad y eficiencia de muchas reuniones – no sólo por el
tiempo consumido sino por los errores en diagnóstico de situación o toma de decisiones.
Andrew Delbecq y Andrew Van de Ven desarrollaron la “Nominal Group Technique”
(NGT) [1] y la dieron a conocer en 1968 con la finalidad de suministrar una ayuda
técnica para mejorar el rendimiento de las reuniones, sobre todo aquellas en las que se
solicita la opinión de expertos. La facilidad de su aprendizaje posibilita su rápida
introducción en cualquier organización. La técnica se desarrolló como un desarrollo del
Delphi, pero para practicarlo en reuniones presenciales. Evidentemente, la
comunicación directa impone condiciones y plantea exigencias muy distintas a las de la
comunicación virtual del Delphi computarizado.
El nombre de Grupo Nominal describe realmente lo básico del procedimiento, en lugar
de la típica situación de intercambio libre de comunicaciones en un grupo pequeño, aquí
la comunicación es más parecida a la del Delphi que a la de un grupo presencial, pues
apenas si se da tiempo a la libre comunicación entre los participantes, es decir, es grupo
sólo de nombre. Esto se hace para eliminar precisamente las presiones psicológicas y
sociales que funcionan como “dinámica de grupo” en los intercambios
comunicacionales habituales en grupos pequeños. Evidentemente, el ordenamiento de
las intervenciones impide que todos hablen a la vez, o que unos quiten la palabra a otros
etc.
En cambio se da tiempo de reflexión, algo inusitado en las reuniones espontáneas. Pero
si se quiere mejorar la calidad de las decisiones, esa reflexión, una vez conocida la
opinión de los otros, será la mejor ayuda a tomar decisiones más razonadas. De ahí su
relevancia para la mejora de los procesos de toma de decisiones de planificación y
control.
7. Objetivos del TGN
1. Lograr una mejor obtención, procesamiento y aprovechamiento de conocimientos
distribuidos en un colectivo.
2. Configurar reuniones de forma más productiva gracias a una estructuración de la
comunicación que permita una mejor identificación de problemas, la resolución de
problemas o la planificación de programas o proyectos.
3.
Servir de catalizador a una mayor participación de los miembros del grupo
4.
Reducir errores en la toma de decisiones en grupo.
La TGN está especialmente indicada en casos de identificación de problemas
complejos, procesos de resolucion de problemas, planificación de programas – pero
como procesos de comunicación en grupos pequeños.
8. FASES en el desarrollo de la sesión del Grupo Nominal
Paso 1º) Generación silenciosa de ideas (total: 10 - 20 minutos)
El moderador presenta, en forma escrita, el tema a tratar y formula la cuestión a la que
han de responder los participantes. Les pide que tras unos cinco minutos formulen en
una lista, en un trozo de papel, sus ideas de respuesta del modo más breve.
El moderador que explica la cuestión inicial no debe clarificar demasiado el tema,
supondría influir con sus esquemas de relevancia e interpretación sobre los otros
participantes en la reunión.
Los participantes reflexionan y escriben sus respuestas.
Es indiferente la calidad de su escritura, pues no se recogerán sus notas. Se les pide
trabajen individualmente, por separado, sin mirar a lo que escriben otros, y que se
mantengan en silencio sin comunicar con otros sus soluciones o propuestas.
El moderador pregunta si quedan preguntas por responder, o resuelve posibles
dificultades no sobre el tema sino sólo en lo que respecta al seguimiento del método.
Durante este tiempo, los participantes perciben cómo otros trabajan "duro", lo que
puede estimular su propio trabajo. Se evita toda interrupción así como el que la atención
de los participantes se concentre en determinados temas candentes o en líneas de ideas,
quizá expuestas por una personalidad más fuerte. Se deben reducir posibles tensiones,
por ejemplo, por espíritu de competividad entre los asistentes, intentos de destacar o de
"lograr una buena imagen", pero también tendencias al "conformismo" (nadie sabe lo
que escriben otros y esto facilita la independencia de espíritu en todos). Se mantiene así
la orientación al tema[2].
Aunque parezca que la mayoría ha terminado, no se acorta el tiempo fijado al principio.
Si alguno comienza a hablar se le pide observe las reglas del juego y permita que los
demás continuen su proceso de reflexión sin molestarles.
Paso 2º) Manifestación secuencial de ideas por los participantes (20 – 40 minutos):
El moderador pide a cada participante lea una de las ideas de su lista y las escribe en el
tablero o pizarra.
Después de completar su aportación individual, los participantes inician un proceso
estructurado de comunicación entre ellos. Uno a uno van exponiendo la primera de sus
propuestas o aportaciones. Cuando han terminado todos, se realiza una segunda ronda
en que exponen otra idea y así sucesivamente, en diversas rondas hasta que se han
formulado todas las ideas del grupo. Pueden así ir exponiendo ‑ todavia sin ordenarlas
según rango de importancia, las ventajas y desventajas ligadas a una determinada
solución.
En esta fase, la única comunicación es la que se da entre el moderador y el participante
que formula una idea. Pero solamente para aclarar o precisar su aportación. Es útil que
el moderador repita la formulación del participante antes de anotarla en un tablero o
portafolios. Esto permitirá corregir posibles interpretaciones desviadas de lo que han
dicho los participantes. Así se van anotando, de forma visible a todos, las distintas ideas
expuestas en estas rondas. Se explica a todos que si no tienen nada que aportar en una
de las rondas, pueden pasar, pero que tienen derecho a volver a entrar luego si se les
ocurre algo.
En esta fase todavia no se discute o critican las ideas.
El objetivo de este paso es llegar a recomponer un mapa del pensamiento del grupo.
Debe procurarse la mayor brevedad y concisión. Las ideas se van exponiendo
sucesivamente. Deben evitarse en la pizarra duplicados, hay que sintetizar ideas
similares. Pero son deseables variaciones sobre las ideas.
El moderador debe mantener el orden, sancionar a los infractores de estas reglas. Debe
procurar escribir con las palabras empleadas, sin intentar mejorar su forma de
expre-sarse, a no ser que sea muy oscura y no se comprenda. Debe abstenerse de
intervenir intentando imponer su opinión como si fuera un lider, es sólo moderador.
Evidentemente, debe evitar que en lugar de enumerar ideas se pase ya a la crítica o
discusión.
En esta segunda fase se va creando una atmósfera de aceptación y con-fianza. Es
esencial aqui la apertura y compor-tamiento no‑ evalua-tivo del modera-dor. Debe
manifestar a todos el mismo respeto y aten-ción. El proceso debe enfocarse a lo
tematico, objetivar la busca de soluciones y no permitir el dominio de personalidades
más fuertes. No deben tolerarse discri-minacio-nes de status (todos son iguales aquí, el
jefe y el subordi-na-do más sencillo). La TGN impone distinguir entre ideas y
características personales, aumentar el nivel de tolerancia mútua, incluso ante ideas
supuesta-mente incom-patibles con las propias o las dominantes en el grupo.
Paso 3º) Fase de discusión: (2-40 minutos)
En primer lugar debe determinarse el tiempo que se dedicará a esta fase. Primero se
pregunta si todos comprenden lo expuesto. Cuando existen dudas o cuestiones sobre
dichas ideas, se pide a su autor las explique.
Luego se piden tomas de posición sobre las propuestas recogidas (acuerdo o
desacuerdo, posibles correcciones a la propuesta de otro etc.).
El objetivo de esta fase es dar e intercambiar información, clarificar ideas en común.
Debe evitarse la concentración sobre una idea aislada. Más bien hay que llegar a captar
las ideas expuestas como agrupación (casi estadística) alrededor de un centro, quizá
todavía impreciso. Hay que aprovechar la oportunidad de eliminar malentendidos. Debe
asimismo buscarse rapidez en el repaso de las ideas ofrecidas. Sacar a la luz las
conexiones lógicas entre los conceptos expuestos, lo que las relaciona o diferencia.
Aquí se producirán las primeras divergencias de opinión entre los participantes. El
mismo grupo puede decidir la eliminación de algunas ideas para evitar duplicados o
cómo pueden sintetizarse en nuevas ideas combinadas o incluso añadir nuevas variantes
pero evitar discursos largos. Se sigue distinguiendo entre ideas y sus autores, se busca
clarificar los temas y no evaluar personas.
El moderador podría iniciar la discusión de las distintas ideas con una explicación
previa de esta fase y sus objetivos: en primer lugar clarificar cada idea anotada, dar
oportunidad a expresar nuestra comprensión de la lógica latente en la idea y su
importancia relativa. Pero también, en la segunda subfase, la posibilidad de expresar
acuerdo o desacuerdo. De todas formas, debe procurar que la discusión pase de una a
otra idea de forma estructurada, sin mezclar indebidamente ideas realmente distintas.
Cualquiera puede explicar cualquier idea, no es preciso que lo haga su autor. Resumir
las ideas expuestas con claridad facilitará la posterior votación.
Paso 4º) Votación preliminar, silenciosa e independiente, sobre la importancia de las
propuestas (10 minutos):
El moderador vuelve a presentar la cuestión, por escrito, y la lee. Pide a cada
participante tome cinco minutos para ordenar sus ideas respondiendo a la cuestión
inicial brevemente y que escriba esa lista en un papel. Se ha de trabajar
independientemente y en silencio.
1. Cada uno ha de seleccionar de la lista general (en tablero resumen) unas 5 a 7
respuestas y ordenarlas según “prioridad” – de acuerdo evidentemente a sus propios
criterios.
a.
Pide a cada participante situar cada item de prioridad en una ficha (de 3x5 cm.)
b.
Una vez completada esta tarea, se pide ordenen según sus preferencias esas fichas.
Debe garantizarse la independencia de juicio ‑ se soslaya así el peligro de caer en el
pensamiento grupal – gregario (Janis: Group Thinking). También es importante
expresar matemáticamente en un ranking dichos juicios individuales.
La finalidad de estas fichas es poder prescindir luego de la pizarra o portafolios al
ordenar las propuestas. Se les concede algunos minutos para efectuar esta ordenación, y
se efectúa el countdown: les quedan 2 minutos etc. Esto también se hace en silencio e
individualmente.
Es preciso formular las instrucciones de trabajo claramente, por ejemplo:
"Despliegue las fichas de forma que sean visibles todas. Decida cual juzga ser la más
importante para Vd. Escriba un 5 en la esquina inferior derecha y enciérrelo en un
círculo (para distinguir la evaluación del número de referencia de la propuesta). Dé la
vuelta a la ficha. ¿Cuál es la menos importante? Ponga un 1 en la esquina inferior
derecha y enciérrela en una circunferencia. Ponga también boca abajo la ficha. Elija
ahora la más importante de las tres que quedan. Escriba un 4 y vuelva a marcarlo como
antes. Dele la vuelta. Elija la menos importante de las dos restantes. Escriba un 2 y
señálelo. Escriba un 3 en la última y márquelo igualmente".
Ejemplo de ficha con indicaciones de lugar en el tablero común y preferencia dada por
el participante
5 <-- Número de la propuesta listado en el tablero de ideas
Formulación, contenido de la propuesta (resumido)
Segundo número indicando orden de preferencia --> 1
2. El moderador recoge los grupos de fichas ordenadas y registra los votos en el
tablero visible a todos.
Después de efectuada la evaluación individual se recogen todas las fichas, sin que unos
miren lo que han hecho los otros.
Se realiza ahora el cómputo de votaciones individuales y se obtiene un orden de ideas,
un ranking de favor o rechazo.
La ventaja de esta forma de decisión en grupo sobre otros tipos (por mayorías,
consenso, votos para cada idea) radica en la posibilidad de obtener mayor información
sobre las opiniones de cada participante (algo similar a lo que realiza el Delphi como
encuesta a distancia).
Por ejemplo, los items podrían recibir 5 puntos al mas importante, 4 al siguiente etc.
Tendríamos así, por ejemplo, el siguiente reparto de votos:
Item
1
2
Votos
3‑ 2
1
3
5‑ 5‑ 4‑ 5‑ 4
7
1‑ 2‑ 1‑ 3‑ 1
9
4‑ 3‑ 2‑ 4‑ 2
10
11
13
3‑ 2
2
1‑ 2‑ 5‑ 5‑ 1
Ejemplo de recuento de votos por propuesta
Paso 5º Pausa (café etc.)
Paso 6º Discusión de los resultados de la primera votación (20-40 minutos)
El objetivo de esta discusión es examinar, primero, posibles inconsistencias y dar
oportunidadad a reconsiderar lo propuesto; o facilitar la reflexión sobre las razones de
que haya muchos o demasiado pocos votos. Por ejemplo se advierte que los items 3, 7, 9
y 13 ofrecen diferencias claras en su evaluación por el equipo. No es necesario sumar
puntos obtenidos. El indicador mejor es la concentración de interés de varios
participantes en un item. Es aquí donde puede iniciarse la discusión del resultado de la
votación. Durante el proceso de cómputo se puede invitar a un descanso a los
partipantes, o hacerles observar como se tabulan. También podrían rellenar un
cuestionario para evaluar sus reacciones al proceso global, despertar nuevas sugerencias
etc.
Paso 7º) Votación final – silenciosa e independiente (10 minutos).
Se repite el paso 4 para determinar una lista final de prioridades. Es posible hacer una
votación en que se asignen puntos de forma más refinada.
En el proceso se ha ido restringiendo el número de alternativas elegibles. Ahora se llega
a la decisión final. Esta votación puede ir a veces precedida por una fase de reflexión
individual como la primera. Para acentuar con una acción simbólica que se trata de
retomar el tema desde el principio, pueden incluso destruirse todos los papeles de
propuestas y votos anteriores.
Paso 8º ) Listado y acuerdo sobre propuestas y sus prioridades
El resultado del paso 7º se ha listado en el tablero para facilitar ahora la negociación
final sobre prioridades.
Advertencias:
1) A veces podría realizarse una nueva ronda total con sus 8 pasos (pero con separación
temporal), en tratamiento iterativo. Esto es sólo recomendable si se desea mayor
exactitud y claridad para el proceso de decisión.
2) En caso de grupos mayores convendrá dividirlos en grupos de 5 a 9 personas, y a ser
posible hacerles trabajar en habitaciones separadas, o aislados acústicamente unos de
otros. Luego se celebraría una reunión de conjunto manejando una lista de items claves
o 'consolidados' (de unos 15 a 25). Ahí habría que distinguir entre los items cuyas
preferencias se duplican en los distintos grupos, y los exclusivamente valorados en un
grupo. Éstos tendrían normalmente menor importancia para esa lista consolidada. En la
reunión plenaria debe darse oportunidad para añadir otros items que consideraron
importantes en los grupos separados pero no presentes en la lista consolidada. En tales
casos serán necesarios de 90 a 120 minutos para todo el proceso.
9. Aspectos básicos a considerar
9.1 Ventajas del empleo de la TGN
La ventaja clave de la TGN consiste en que permite combinar trabajo indivi-dual,
interacción, creatividad y fases de crítica y discusión. En concreto, ofrece las siguientes
ventajas:
·
La presencia de otros estimula la tensión creativa.
·
Evita radicalmente todo comentario valorativo o critico durante la fase de
producción de ideas.
·
Suministra a cada uno tiempo y oportunidad para pensar.
·
Evita el dominio de personalidades más fuertes sobre el resto.
·
Anima a expresar ideas y opiniones incluso minoritarias.
·
- Asegura el empleo de distintas técnicas de interacción y creatividad para las
diversas fases.
·
Equilibra el grado de participación entre los miembros del grupo.
·
Incorpora técnicas de votación para conseguir un juicio grupal final.
9.2 Dificultades ordinarias
1. Dominio de un líder.
2. Falta de habilidad para describir la cuestion inicial.
3. Incertidumbre sobre las personas a que se deberia invitar.
4. Resistencias a participar en procesos estructurados de grupo.
5. Falta de habilidad para conducir reuniones de este tipo.
6. Gasto de tiempo en esta clase de reunión.
7. No se sabe cómo evitar redundancias, repeticiones.
8. Problemas en evitar que algunos dominen sobre la discusión posterior.
9. Desigualdad en la capacidad de expresarse de los distintos participantes.
10. Timidez al exponer las propias ideas.
11. Tamaño del grupo que podría dificultar la aplicación de la técnica NGT.
En general las investigaciones sobre decisión en grupos muestran que un proceso en
tres pasos: votación ‑ discusión ‑ nueva votación, ofrece mayores posibilidades de
determinar las preferen-cias que un voto aislado, pero no siempre, pues hay casos en
que la discusión puede disminuir la precisión. El moderador deberá indicar que la
discusión no pretende presionar sobre las opiniones expresadas, sino que simplemente
intenta clarificar ideas, mejorar la base de información.
9.3 Cuándo se debe emplear la técnica del grupo nominal:
No se trata de una panacea para utilizar en cualquier tipo de reunión rutinaria o
estructurada. Sí en reuniones en que lo relevante es el intercambio de informaciones, la
toma de decisiones en común, el logro de un alto grado de consenso. Pero no debe
emplearse cuando existen dos grupos con objetivos en conflicto. P. ejemplo en
negociaciones para la elaboración de un convenio colectivo. Ahí el peso recae sobre la
gestión del conflicto y la forma en que se represente adecuadamente a los distintos
grupos de intereses.
Se puede utilizar en situaciones de "heurística" para la toma de decisiones. Aquí falta
todavía el acuerdo y el conocimiento o nivel de informaciones es aún incompleto. Un
grupo con participantes hetereogéneos puede aportar sus enjuiciamientos para descubrir
entre todos un curso satisfactorio de acción.
9.4 Condiciones/limitaciones para actuar eficientemente con la NGT
Condiciones para la mejora de la calidad de la reunión
Para gestionar la "creatividad social" [3] se precisará:
·
Agrupar a los expertos, de distintas orientaciones, de marketing, investigación y
desarrollo, diseño, ingeniería y fabricación etc. que puedan aportar nuevas ideas.
·
Conseguir un clima adecuado de libre creatividad en sus reuniones, combinando
una interacción libre de trabas jerárquicas con las necesidades de tiempos.
·
Desarrollar un estilo de conducta colegial, con reglas democráticas de juego.
·
Delimitar el papel de un moderador (no jefe) de las interacciones.En concreto, las
exigencias descritas se cumplirán mejor si se consigue:
a)
Emplear técnicas de mejora de la comunicación en reuniones.
b)
Aplicar instrumentos de solución de problemas y métodos de creatividad.
La TGN se basa en estudios psicosociales sobre interacciones comunicacionales (en:
conferencias para toma de decisiones, participación de ciudadanos en la planificación de
programas etc.) e implica la presencia física de los participantes - a diferencia del
Delphi en que se inspira. Asimismo exige un moderador entrenado en dirigir a los
participantes según las reglas del método. Como el Delphi, la TGN también aprovecha
la dinámica psicosocial hacia la estabilización de actitudes y opiniones. Los
participantes pueden ir observando en las fases de exposición de sus ideas si se acercan
o alejan de grupo dominante. Esto puede influir en una posible revisión de sus ideas,
que se supone sólo serán divergentes de la media dominante si están realmente
fundamentadas.
Entre otros factores son necesarios:
‑ Selección de participantes realizada en serio, atendiendo a motivos objetivos más que
a satisfacer intereses individuales. En el caso del AV, esta selección se supone se realizó
ya al elegir a los miembros del equipo.
·
Habilidad del moderador para encauzar suave, pero eficazmen-te todo el proceso
de interacción.
·
Preparacion logística y planificación.
Para realizarla bien deberá atenderse a los siguientes puntos:
1) El moderador debe poseer una agenda detallada del tipo de actividades y
calendarios de los miembros del grupo, recursos necesitados, duración prevista de
dichas actividades (esto se facilita en el AV, si se ha efectuado un plan de trabajos
visualizado en red o en diagramas de barras etc.).
2) El moderador o un asistente entrenado debe registrar las ideas aportadas en
portafolios etc. Debe desplegarlas y visualizarlas bien, tabular, computar votaciones,
suministrar material a participantes.
3) Debe prepararse una carpeta para cada participante, p. ejemplo con: Cartulina con el
nombre de cada uno, por ambas caras y visible para los otros; las 3 x 5 fichas, rotulador
etc.
4) El lugar debe ser tranquilo, no muy grande o pequeño. Con una mesa a la que puedan
sentarse los participantes, a ser posible en forma de U. Con posibilidades para pizarra o
portafolios.
9.5 Recomendaciones
a) Dimensión del grupo
Un tamaño de grupo de 7 - 9 personas parece ser el ideal. El máximo serían 11
participantes – Si se trabaja con más personas será mejor subdividir el grupo en dos.
b) Materiales:
1. Una pizarra de cualquier tipo, pero preferente tableros (como Metaplan) donde sea
posible fijar las fichas (flip chart)
2.
Rotuladores para el moderador
3.
Fichas ( 3x5 ) para cada mesa
4.
Papel y bolígrafo para los consultados
c) Setting físico:
1. Habitación con mesas para acomodar grupos
2. Si hay que alojar más de un grupo en el mismo espacio, será aconsejable que se les
sitúe algo alejados para que no se produzcan interferencias en la comunicación oral.
3. Se aconseja sentar a los participantes, ya sea en una gran mesa rectangular u
ordenando mesas en una configuración en una "U" abierta, con el tablero o pizarra en el
borde abierto para que todos lo puedan ver facilmente.
d) Tiempo:
1. Varía evidentemente con la complejidad del tema. Pero si se hacen dos
semisesiones puede pensarse en un tiempo de 1 a 2 1/2 horas.
2. Es mejor hacer una reunión bien preparada y guiada que repetir muchas sesiones
más cortas.
e) Usos y Abusos:
1. La TGN es apropiada para reuniones en grupos menores, de expertos en el campo
de problemas a tratar y donde se trata más que de discutir un tema, de aplicar
creatividad y generación de ideas para buscar propuestas nuevas de solución a
problemas. En planificación se apropia a la busca de alternativas de planes, de objetivos
parciales etc.
2. Una vez familiarizados con la técnica, los mismos participantes podrán acomodarla
a las circunstancias. Evidentemente, si los participantes no se conocen la situación es
muy distinta del setting en que tienen ya mucha confianza mutua.
3. Cuando los problemas son más sencillos, podría prescindirse de algunas de las
formalidades – pero con prudencia y sin caer en actitudes de superficialidad.
4. La dificultad es convencer para utilizarlo por primera vez. La gente se pregunta ¿y
para qué se necesita tanta organización de una reunión? Más que explicaciones son
útiles referencias de experiencias en oras organizaciones, y la segunda vez será mucho
más fácil convencer a todos, aunque no sea sino porque estas reuniones roban menos
tiempo que las no–estructuradas.
http://sunwc.cepade.es/~jrivera/org_temas/metodos/metod_info_comunic/tgn_nominal_
group.htm
Técnicas para la toma de decisiones en grupo
A.- TORMENTA DE IDEAS
Hace ya varias décadas Alex Osborn, en su libro “Imaginación Aplicada”, introdujo el principio
de “Criterio diferido”, en el cual se fundamenta la tormenta de ideas Brainstorming.
La esencia del principio que rige el “Criterio Diferido”, consiste en elaborar toda una lista con lo
que viene a la mente a una persona cuando esta tratando de resolver un problema , aceptando
todo aquello que se le ocurra sin prejuicios de ningún tipo . No se debe analizar la calidad de
esas ideas para la solución del problema en cuestión, lo importante aquí es la cantidad.
Después se pueden modificar o cambiar esas ideas con el objeto de generar otras nuevas y
más impactantes.
Los elementos claves son: La Cantidad y la libertad para expresar todo aquello que viene a la
mente, sin proceder a ningún tipo de evaluación.
Este método permite generar ideas en grupo lo cual produce resultados superiores en calidad y
cantidad que si se trabaja en forma individual.
Estas ideas pueden referirse a identificación de problemas o sus causas, o soluciones de los
mismos
El resultado final es una lista de ideas destinadas a ser evaluadas y que no se convertirán
necesariamente en soluciones sino mas bien en una plataforma para alcanzar nuevas ideas.
NORMAS BÁSICAS:
Para que la participación sea amplia y para aprovechar la opinión y experiencia de los
participantes se deben seguir las siguientes normas:
1. Establecer el objetivo de la reunión claramente: Es clave, previo al inicio de las reuniones,
aclarar las expectativas de los participantes respecto al objetivo de la misma y establecerlo con
precisión, así como el alcance esperado de la reunión.
2. Prohibición estricta de la critica: Se prohíbe criticar las opiniones y calificarlas de buenas o
malas. La persona que se sienta criticada puede sentirse cohibida para expresarse
posteriormente. Ninguna idea debe ser considerada como absurda.
3. Libertad y opinión libre : No debe hacerse restricciones a la libre expresión de las ideas en
función de aspectos como jerarquías o responsabilidad sobre la materia de la sesión; se parte
del hecho de que cualquier miembro del grupo puede proponer ideas novedosas
verdaderamente creativas, o si es el caso de ver problemas que otros no han advertido antes
como tales.
4. Cuantas mas ideas se produzcan mejor: Ya que hay mas probabilidades de que a través de
ellas se llegue a la idea superior. Esta prohibido decir : “Es suficiente con esas ideas”, por lo
que debe estimularse la generación hasta que las ideas se agoten.
5. Aprovechar las opiniones: Se debe promover la producción de nuevas ideas, a partir de la
asociación o perfeccionamiento de otras ya sugeridas.
6. Facilitar la sesión: Es importante la presencia de un facilitador que conduzca y oriente la
reunión y vigile el cumplimiento de las normas básicas antes descritas y otras expectativas
establecidas por los miembros, como : tiempo de la reunión, secuencia.
FASES DE LA TORMENTA DE IDEAS
Una sesión de tormenta de ideas pasa por tres fases:
1.- Fase de GENERACIÓN DE IDEAS
Es la fase inicial durante la cual se aclaran las expectativas , objetivos y normas para la sesión
y se procede a la generación de ideas por parte de los participantes hasta que se agoten ,
estas ideas suelen ser progresivamente superiores en calidad y cantidad .
Es conveniente que inicialmente se de un tiempo prudencial (3 a 5 minutos) para que cada
participante piense y escriba sus ideas .
Se recomienda que cada miembro del grupo aporte una idea por turno. Otro miembro del grupo
debe encargarse de escribir en un sitio visible las ideas que se vayan generando en el
transcurso de la sesión.
2.- Fase de CLARIFICACIÓN
En esta fase se revisa la lista de ideas generadas para garantizar que todos los participantes
las extiendan con claridad. En esta fase se pueden descartar las ideas que no corresponden al
objetivo de la sesión.
Es usual encontrar problemas (síntomas – efectos) mezclados con causas, los cuales de no
evitarse sesgara la solución, por ejemplo , para definir problemas suelen agregarse a las
causas de las siguientes frases: falta de .... carencia de ..... insuficiencia de ..... , etc.
El facilitador debe , en esta frase retomar el objetivo de la sesión, aclararlo y dar ejemplos de
cómo se expresa el mismo.
3.- Fase de EVALUACIÓN
En esta fase el grupo revisa la lista de ideas con el objetivo de eliminar duplicaciones y las
ideas que han sido enriquecidas o mejoradas con otras ideas que la contiene. Esto ultimo
siempre y cuando , quien la propuso este de acuerdo en que realmente esta repetida o esta
contenida en otra.
B.- TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
La Técnica de Grupo Nominal ( TGN ), es una técnica útil para las situaciones en que las
opiniones individuales deber ser combinadas para llegar a decisiones las cuales no pueden o
no conviene que sean tomadas por una sola persona. Ella permite la identificación y
jerarquizaron de problemas, causas o soluciones a través de consenso en grupos o equipos de
trabajo.
La técnica de grupo nominal procura asegurar que todos tengan la oportunidad de expresar sus
ideas y de que la fase de recolección de datos, generación de ideas y la fase de evaluación
estén separadas en el proceso de solución de problemas . Así se minimiza la monopolización
de la discusión de grupo por algunos individuos debido a su nivel o personalidad
FASES DE LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
La técnica de Grupo Nominal se realiza en cuatro fases, siendo las tres primeras similares a las
de la Tormenta de Ideas y siguiendo las mismas normas. La cuarta fase es la de VOTACIÓN Y
JERARQUIZACION.
En esta última fase los participantes son provistos de tantas tarjetas en blanco como número
de renglones se hayan incluido en la situación. Cada renglón puede representar una causa, un
problema o una solución dependiendo de lo que se este tratando.
Cada uno de los miembros del grupo , trabajando en forma individual , debe escribir un renglón
en cada tarjeta. Al renglón de mayor preferencia le coloca la puntuación máxima (de acuerdo a
la escala seleccionada); al renglón menos preferido le coloca el número 1 y así sucesivamente
hasta haber asignado puntuación a todos los renglones. Por ejemplo, si se tienen diez (10)
renglones, se puede escoger una escala de uno (1) a diez (10) , se le asigna el diez al renglón
de mayor preferencia y uno (1) al de menor preferencia. El resto de los renglones tienen una
puntuación entre nueve y el dos , utilizando el mismo criterio, y así sucesivamente hasta haber
asignado puntuación a todos los renglones.
Posteriormente el facilitador registra los puntajes asignados a cada renglón por cada uno de los
miembros y sumándolos obtiene una puntuación total para cada renglón.
Por ultimo, se jerarquizan los renglones según el numero total de puntos obtenidos.
La Técnica de Grupo Nominal puede ser utilizada en situaciones donde haya datos disponibles
o sea difícil su obtención y no debe abusarse de la misma.
Las participaciones de una técnica de Grupo Nominal deben tener conocimiento y experiencia
sobre los asuntos que se han de jerarquizar, ya que la votación (jerarquizaron) se hace sobre
esta base. Las diferencias de percepción sobre el asunto (entre ellas el desconocimiento) se
reflejan en la dispersión de los resultados.
Obviamente una Técnica de Grupo Nominal requiere de un buen nivel de madurez gerencial y
supervisorio, el cual debe estar dispuesto a aceptar, la opinión del grupo como la más válida
para enfrentar una situación determinada .
C.- DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Kaouro Ishikawa de la Universidad de Tokio utilizo esta técnica en los anos cincuenta y desde
entonces su aplicación se ha difundido a nivel mundial . Se le conoce también como Diagrama
de Espina de Pescado y de Causa – Efecto .
Es una herramienta útil para analizar de una manera integral, las diferentes causas que se
relacionan con un problema determinado , facilitando el proceso de búsqueda de causas al
sugerir ramas y agrupaciones de las mismas.
Cuando nos enfrentamos a un problema complejo, donde es alta la interdependencia de
factores o variables, es posible utilizar este diagrama .
La técnica permite analizar sistemáticamente una situación compleja y ayuda a detectar las
causas de los problemas. Se caracteriza por ser altamente participativa y permite involucrar a
un grupo en el análisis y la solución de problemas.
Este diagrama ayuda a clasificar las causas de un problema o situación y a organizar las
relaciones entre ellas.
ELEMENTOS DEL DIAGRAMA
Los elementos que estructuran el diagrama son :
* Problema
* Causas Mayores : Variables Criticas
* Causas Menores : Las que inciden en las variables Criticas
* Sub – Causas : Las que inciden en las causas menores
FASES DEL DIAGRAMA DE ISHIKAWA
1. Diagramación del Problema : Consiste en la clarificación para todos los miembros del grupo
de la situación que se desea analizar o efecto que se desee solucionar.
2. Determinación de las Causas Mayores : Consiste en registrar las variables Criticas que
afectan la situación o problema que se analiza . Es recomendable agrupar los factores
causales en grupos de carácter general, cada uno de los cuales representa una causa mayor.
3. Determinación de las Causas menores y Sub-Causas: Consiste en desglosar cada causa
mayor en sus posibles causas menores. Usualmente cada causa mayor es producida por otras
causas menores que es necesario precisar.
4. Evaluación : Consiste en verificar que todos los factores que son causa del efecto analizado
estén incluidos en el diagrama, y si sus relaciones están adecuadamente ilustradas en el
diagrama.
http://www.leonismoargentino.com.ar/INST460.htm
http://www.ehow.com/how_4932347_perform-nominal-group-technique-sessions.html