Instructivo para diligenciar pagos
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MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y TRAMITE DE PAGO Como parte del mejoramiento continuo en que se encuentra comprometida la Subdirección de Gestión Financiera, se han establecido dos Formatos de Radicación de Documentos para los pagos que efectúa el Ministerio de Educación Nacional a proveedores según Contratos, Convenios u Ordenes de Servicio, Comisiones de Servicio, Asistencia en Representación del Ministerio (CONACES, CNA y CESU), Sistema General de Participaciones, Universidades, Sentencias, Servicios Públicos y Nómina. Para ello, los Formatos de Radicación han sido adaptados según las necesidades de cada tipo de trámite. Este instructivo especifica qué campos dentro del formato deben ser diligenciados dependiendo del objeto de pago así como las especificaciones a tener en cuenta al momento de radicar el formato en la Subdirección. ESPECIFICACIONES GENERALES La Radicación Debe ser asignada a través del Sistema de Correspondencia CORDIS con destino a la Subdirección Financiera, con fecha del día en que se radica en la Subdirección Financiera para controlar los tiempos de los acuerdos de servicios. Al momento de realizar la asignación se debe establecer como Eje Temático la opción “Tramite de Pago” y al funcionario Luz Marina Naranjo. El eje temático estable el margen de tiempo dentro del cual se debe realizar el pago y permite controlar la correspondencia que se asigne específicamente para transferencia de recursos, y es la pauta para controlar el cumplimiento de las metas e indicadores que se establecidos por el área. Los documentos deben ser entregados en la Subdirección Financiera en la misma fecha de asignación del documento. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y TRAMITE DE PAGO La Factura: Debe cumplir con los requisitos establecidos por la Ley: Presentar copia de la factura. La fecha de expedición, esta debe ser vigente. Razón Social del contratista. Nit del contratista. Numeración consecutiva de la factura de venta. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación, incluyendo el valor del IVA que debe aplicar. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. En los casos que se haya pactado anticipo, se debe registrar la amortización del anticipo en la Factura y especificar el porcentaje efectivo según lo establecido en el contrato. Para CUENTAS DE COBRO Apellidos y nombres o razón social. Cédula de Ciudadanía o Nit del beneficiario. Fecha de la cuenta de cobro. Numeración consecutiva del documento. Concepto de pago, especificar el contrato al cual se esta realizando la afectación del giro. Especificar el periodo que se esta cobrando y la condición pactada para realizar el pago, es decir, si es contra la presentación del plan de trabajo o del desarrollo de una actividad especifica, según corresponda y se haya especificado en el contrato en la cláusula de la forma de pago. Valor de la operación. Firma. Los datos deben ser legibles, no se admitirán formatos diligenciados a mano o con enmendaduras o tachaduras; esto constituye requisito básico para cualquier presentación de documentos para realizar trámites de pago. Es necesario recordar que la cuenta bancaria a la cual se situarán los recursos debe estar en estado ACTIVA en el sistema financiero SIIF, como requisito indispensable para realizar la transferencia, si en llegado caso se encuentra en cualquiera de estos estados, Inactiva, Validación por CENIT, Registro Previo, Bloqueada, el certificado no podrá programarse para pago hasta una vez esta se habilite para realizar la transacción y dependerá únicamente de la validación que realice el sistema internamente, con base refrendación o actualización de los datos. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN FINANCIERA INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y TRAMITE DE PAGO Cuando la cuenta bancaria se encuentre en estado DATOS INVÁLIDOS, el certificado de tramite de pago y sus soportes serán devueltos al interventor para realizar la verificación de la cuenta bancaria de acuerdo con lo indicado en el contrato una vez se registró el formato Beneficiario SIIF, puesto que este estado indica que la cuenta bancaria no esta validada por el Banco de la Republica ni por la Entidad Financiera y que los datos registrados en SIIF no son concuerdan en su totalidad. Para realizar la nueva validación, se debe enviar al Grupo de Presupuesto la Certificación Bancaria de la cuenta donde se especifique claramente, el Usuario, Banco, número de cuenta y tipo de cuenta, para registrarlos en SIIF, una vez se realice este proceso el sistema validará los datos nuevamente, tramite que dura 5 días hábiles. El certificado debe ser firmado únicamente por el interventor designado en cláusula de interventoría del contrato o convenio, en los casos que interventoría deba ser asumida por otra persona, se debe realizar modificación al contrato y estar publicado en la Web o adjuntar modificación como soporte para el pago. la la la la Soportes necesarios para efectuar el pago: En caso de pago a CONTRATOS, CONVENIOS U ORDENES DE SERVICIO, anexar: Factura de Venta o Cuenta de Cobro. Si es un bien, el Certificado de Ingreso al Almacén en el Sistema Stone. Certificación Bancaria de Cuenta Activa con una expedición máxima de un mes, para los casos de cesión de contrato o cambio de cuenta bancaria. Certificado de apertura de cuenta bancaria para anticipos. En caso de pago de COMISIÓN DE SERVICIOS: Realizar el proceso establecido en Tramitar comisiones y servicios en el SIG (Sistema Integrado de Gestión). Para poder diligenciar correctamente el cuadro del Balance Financiero pueden encontrar la información en las siguientes rutas: En la página Web del Ministerio, recuadro Presupuesto, Pagos Men (2009) los cuales indican la fecha exacta en que se giraron los recursos. En el sistema Cordis por medio de la consulta de trámites internos donde se relaciona paso a paso el trámite. Es importante resaltar que las solicitudes de pago que no cumplan con los anteriores requisitos no podrán se recibidas para tramite. Recomendaciones para el diligenciamiento del Formato según el tipo de pago: MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y TRÁMITE DE PAGO INFORMACIÓN GENERAL DEL Especificar si esCONTRATO contrato, orden o convenio el Marque con una X el tipo de documento: cual debe estar ingresado en Stone CONTRATO ORDEN CONVENIO Nº Cont./ Orden / Número: de DD/MM/AAAA Conv.En caso de sesión de contrato, incluir los datos de las dos Objeto: Contratista / Beneficiario: personas involucradas, tanto en nombre, como Nit y cuenta bancaria, adjuntar Espacio para registro CORDIS certificación bancaria de la persona a quien se cedió el contrato. En caso de consorcios se debe incluir el Nit del consocio siempre y cuando sea este el que facture en forma directa y si en el evento de la delegación de facturación sea por alguno de los consorciados se indicar el Nit del NIT/CC Nombre autorizado. o Razón Social del Contratista INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Incluye todas las prorrogas Fecha de inicio del contrato: DD derealizadas alMM de contrato, es la DD devencimiento. MM AAAA Tiempo ultima (días calendario): fecha de Contrato adicional No. (Prorrogas) Fecha de finalización del contrato: de AAAA BALANCE FINANCIERO DEL CONTRATO Balance General del Contrato Incluye TODAS Concepto las adiciones en dinero realizadas al contrato Valor Valor Inicial del Contrato $ Valor Adiciones $ Valor Total del Contrato ** $ Valor Pagado $ Valor causado que no se ha pagado Valor a pagar Factura Valor total ejecutado * ∑ Valor pagado + Valor causado no pagado Valor Saldo del Contrato Valor Total del Contrato – Valor Total Ejecutado Pagos realizados al contratista Concepto (Anticipo/ Parcial #) Orden de Pago Fecha La suma de todo lo relacionado en el cuadro “Pagos Realizado al Contratista Corresponde Valor a los pagos realizados al beneficiario y los que se encuentre en trámite en la Sub. Financiera. El valor de la Factura que se está radicando con este certificado ESTADO DE AVANCE DEL OBJETO CONTRATADO Estado de avance de la ejecución financiera del contrato a la fecha (%) Estado de avance de la ejecución física del contrato a la fecha (%) Valor Total Ejecutado Financieramente* = %FORMA DE PAGO Avance Prestación Bien o Servicio = % Valor Total del Contrato** Total Pactado Contrato Los datos se encuentran en el Balance anterior. Depende de lo oestablecido dentro del objeto del Transcriba la forma de pago establecida en el contrato en sus adiciones: contrato y la forma de pago. AUTORIZACIÓN DEL PAGO POR CONCEPTO DEL PRODUCTO RECIBIDO – ALMACEN Por medio del presente documento certifico que el contratista cumplió con las obligaciones establecidas y que recibí el bien y/o servicio según lo pactado en el contrato. Bien o servicio entregado A-FM-CN-IV-02-03 Solo para bienes se debe adjuntar Cantidad copia del ingreso al almacén en Stone, NO aplica para servicios. V 01 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y TRÁMITE DE PAGO El compromiso Fecha Ingreso debede tener saldo Número de Ingreso al Almacén en el Sistema STONE DD/MM/AAAA para el pago. INFORMACION PRESUPUESTAL Discrimine el Valor a pagar para cada Centro de Costo y Rubro al cual se le imputará la partida presupuestal. Si no aplica marque N.A. Centros Valor a Interna de los Recursos, Corresponde a la Asignación $ de costo Pagar pueden encontrar la información en el CDP físico, en Tener CDP Nº o en cuentaCompromiso incluir Registro el código del rubro y de o la Nºfuente de Compromiso recurso CDP Registro completo Rubro Ptal. Rubro Ptal. Rubro Ptal. Existen las siguientes asignaciones: Centros Valor a MEN ó 000, 0004, 0005, 0006, 0007,$ 0008, 0009, de costo Pagar Compromiso o Registro CDP Nº Fuente de Recursos Centros a Asig. Interna. la segunda casilla delValor cuadro, $ de costo Pagar 000A, 000B, 000C, 000D, 000E, 000G. Total a pagar (MEN, PER, PNSE, TAL, ACCES, etc.) $ Identificación de la Cuenta Bancaria Activa en la que se consignarán los recursos. Entidad Bancaria Nombre Nº Cuenta Corriente Ahorros Debe ser la misma que se registro con el COMPROMISO y encontrarse debe Fecha de Expedición encontrarse activa.DD/MM/AAAA Concepto de Pago: Banco Actual, Tener en cuenta la fusión Factura o Cuenta de Cobro Nº de los bancos. Ej. Caso Davivienda –equivalente Bancafe. Valor Base de la Factura o Documento Valor IVA de la Factura o Documento equivalente Menos Valor Amortización de Anticipo Valor Total a Pagar $ % Diligenciar correctamente el valor en letras $ $ $ Valor en Letras Certifico que el proveedor del bien o servicio cumplió a satisfacción las especificaciones contenidas en el contrato o convenio cumple con todos los requisitos legales necesarios para autorizar el pago. SI ______ NO ______ Para constancia de lo anterior, se firma la presente certificación a los ________ ( de ______. ________________________________ INTERVENTOR Nombre: Quien este establecido como C.C.: Cargo: interventor en el contrato o Dependencia: modificaciones únicamente. ) días del mes de ____________ Tener en cuenta diligenciar correctamente la información subrayada con rojo, así como todo los campos del certificado. Anexos: Factura de Venta o Cuenta de Cobro. Comprobante de Ingreso al almacén en STONE/Certificación Bancaria. ETC. Elaborado por: Oficina: Ext.: A-FM-CN-IV-02-03 ESPACIO EXCLUSIVO PARA LA SUB. FINANCIERA CODIGO STONE CUENTA CONTABLE Contacto para información Adjuntar factura o cuenta de cobro original y vigente, que cumplan los requisitos especificados en el instructivo. V 01 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y TRÁMITE DE PAGO En caso de autorizaciones debe modificar el nombre e INFORMACIÓN indicar queGENERAL es por medio de una AUTORIZACIÓN DE Marque con una X el tipo de documento: COMISIÓN, IMPUESTOS RESOLUCIÓN SERVICIOS PÚBLICOS Número: de Resolución DD/MM/AAAA esto solo aplica para contratistas. Espacio para registro CORDIS Objeto: Las fechas deben coincidir tanto con las especificadas en la resolución, como en el informe de comisión del sistema y el cumplido expedido por la entidad a donde se asistió, en caso que las fechas cambien deben solicitar Beneficiario: Nombre donde se modificación a la resolución o autorización especifique el periodo real del tramite. El cumplido debe TIPO DE RESOLUCION llevar membrete de la entidad que lo expide. Es el valor exacto que se asigno por resolución y debe estar debidamente soportado por el cumplido de la NIT/CC comisión, en caso de transporte deben adjuntar colillas originales y Pago de Sentencia Comisiones al Interior Comisiones al Exterior Otros por el Cual: valor exacto que se registra en la resolución, en caso de ser menor o INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE RESOLUCIÓN mayor, solicitar a Administrativa Fecha de inicio: de AAAA Fecha de finalización: de DD de MM DD de MM AAAA una modificación adicionando o reduciendo el valor según INFORMACION PRESUPUESTAL corresponda Discrimine el Valor a pagar para cada Centro de Costo y Rubro al cual se le imputará la partida presupuestal. Si el Centro de Costos No Aplica escriba N.A. Rubro Ptal. Compromiso o Registro CDP Nº Centros de costo Debe corresponder al CDP y tener Compromiso o Centros de Registro saldo disponible. costo Rubro CDP cambian Nº Tener en cuenta que los datos Ptal. en cada resolución, y verificar que concuerden con los solicitados Valor Total a Pagar $ Valor a pagar $ Valor a pagar $ Valor en Letras Diligenciar el Referenciado valor Identificación de la Cuenta Bancaria Activa en SIIF en la que se consignarán los recursos; correctamente aplica solo para Entidad Bancaria Nombre Nº Cuenta Corriente Ahorros ESPACIO RESERVADO SOLO PARA SERVICIOS PÚBLICOS E IMPUESTOS Marque con una X el tipo de servicio: Tipo de servicio Tipo de Impuestos Agua Celular Vehículo Luz Avantel Predial Teléfono Correo Adpostal Otro: Periodo que cancela Escríbalo como está en la factura Valor a cancelar $ Número de factura Fecha de Vencimiento DD/MM/AAAA Otro: Para constancia de lo anterior, se firma la presente certificación a los ________ ( de ______. ________________________________ Firma del Funcionario: Nombre: C.C.: Cargo: Dependencia: Es importante que los soportes sean originales y llenen el total de los requisitos para ser considerados validos. ESPACIO EXCLUSIVO PARA LA SUB. FINANCIERA CODIGO STONE CUENTA CONTABLE Se debe adjuntar copia de la Anexos: Recibo de Servicios Públicos, Impuestos / Resolución A-FM-CN-IV-02-03 ) días del mes de ____________ Resolución, cumplido de la comisión y copia del informe de comisión del sistema. V 01