PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HISTÓRICOS

PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HISTÓRICOS
REST. JENNIFER L. BRINGAS BOTELLO
SECCIÓN DE CONSERVACIÓ Y RESTAURACIÓN
AHUNAM - IISUE
Son cientos los archivos y bibliotecas mexicanos que se encuentran
amenazados por un problema masivo de deterioro y falta de recursos.
Bibliotecas
Archivos
Museos
Resguardar
Organizar
Describir
Conservar
Poner al servicio
La mayoría de estos archivos, están en constante crecimiento, por tal
motivo la Preservación se vuelve un elemento integral en la misión de la
institución y la obliga a formar planes estratégicos.
¿Qué es preservar ?
Acciones
POLÍTICO - ADMINISTRATIVAS
que tienen como fin proteger de
manera anticipada nuestro patrimonio
a nivel de ARCHIVO.
Manuales
Reglamentos
Capacitación y
actualización del
personal
Planes de emergencia
Recursos económicos
Conservación
ACCIONES TÉCNICAS
a nivel de
• Determinar áreas de almacenaje o
resguardo.
• Adecuación de las condiciones
ambientales.
• Implementar sistemas de seguridad.
• Consulta, manipulación y exhibición.
FONDOS Y ACERVOS
PLAN:
1. Establecer prioridades.
2. Determinar qué tipo de
protección requieren nuestros
acervos.
3. Y, crear planes para el
respaldo y reprografía que
permitan evitar la consulta de
originales.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
RECOMENDACIONES ELEMENTALES DE
CONSERVACIÓN
1. Condiciones medioambientales
2. Iluminación
3. Limpieza
4. Guardas de primer nivel
5. Manipulación
6. Fumigación
7. Plan de emergencia
CONDICIONES AMBIENTALES
BAJA HUMEDAD (Menos de 35%)
Papel rígido
Perdida de resistencia mecánica
HUMEDAD EXTREMA (Hasta 70%)
Proliferación de microorganismos
Hidratación excesiva
Solubilidad de medios
Perdida de plano
Disgregación
Aumento de peso
HR entre 35 y 50 %
T entre 18 y 20 °C
1. EQUIPO DE MEDICIÓN
2. BUENA VENTILACIÓN
ANTES
DESPUÉS
INTENSIDAD Y CALIDAD LUMÍNICA
Toda luz visible
es nociva y su
efecto
es acumulativo e
irreversible.
Sus efectos se
pueden reducir
controlando
tanto la
intensidad como
el tiempo
de exposición.
Lámparas deben estar sobre pasillos y no sobre la estantería
1. FILTROS UV
Hay que evitar el
incremento de la
temperatura en el
interior de las salas de
resguardo.
LIMPIEZA
El polvo genera cambio de
apariencia, abrasión,
manchas, etc.
Antes del proceso de limpieza
Elabora un plan y
estrategia de limpieza en
salas de resguardo que
contemple pisos, estantería
y contenedores
periódicamenter.
¿Cómo limpio mi acervo?
Ventajas de la limpieza periódica
• Se minimiza la
acumulación de polvo.
• Facilita la jornada laboral.
• Se evita la presencia de
otros factores de
deterioro.
Cuando el material presenta
deterioro requiere
tratamientos de
RESTAURACIÓN
Primeros auxilios
Proteger
Alertar
Socorrer
¡El polvo es uno de los
peores enemigos del
Patrimonio Documental!.
Brochas
Aspiradora
Gomas
Elaboración de guardas y contenedores
Se usan para documentos
sueltos, cuadernillos
desprendidos, libros con
costura rota, papel quebradizo,
ataque de microorganismos e
insectos
Antes de proceso
Después de proceso
El agente de peligro más común para los documentos son los seres
humanos
Lo ideal, es que si son materiales
muy consultados estén en otros
soportes que faciliten su acceso.
PRESENCIA DE PLAGAS
¿QUÉ ES UNA PLAGA?
Un animal o planta cuya densidad de población excede un
nivel no aceptable que provoca daños.
Cucarachas
BAJO QUÉ CONDICIONES SE GENERAN LAS PLAGAS:
•Altas temperaturas (28 – 50º)
•Elevada Humedad Relativa (55 – 70%)
•Falta de circulación de aire.
•Acumulación de polvo y mugre.
ORGANISMOS QUE GENERAN PLAGAS:
Hongos
Pececillo de plata
Termitas
Escarabajos
Piojo de los libros
PRESENCIA DE PLAGAS
EFECTOS DE DETERIORO
Ataque de cucaracha
Ataque de escarabajo
Ataque de termita
Daño por hongos
Daño por hongos
Ataque de pececillo de plata
PRESENCIA DE PLAGAS
Tratamientos químicos
Nebulización de Piretrinas
(origen orgánico)
Atmósferas bajas en oxígeno
Se provoca la asfixia del
insecto
DESASTRES
Artificiales
Corto circuito, incendio, fugas de
agua o gas, amenaza de bomba, etc.
Naturales
Huracán, terremoto, erupciones
volcánicas, tornados, etc.
PLAN DE MERGENCIA
1. Formar una comisión.
2. Elaborar un listado con los números de
teléfono de las personas que deben
ser avisadas.
3. Elaborar un listado con los teléfonos
de los servicios públicos.
PLAN DE MERGENCIA
4. Realizar copias de los planos
arquitectónicos del edificio para ubicar
las salidas de emergencia, teléfonos,
interfonos, etc.
5. Elaborar un manual con instrucciones
claras y precisas sobre cómo deben
usarse las alarmas y los extintores,
6. Elaborar un listado de aquellas piezas
consideradas únicas y cuyo salvamento
es prioritario.
7. Redactar las instrucciones claramente
sobre cómo debe actuar el personal
La prioridad de cualquier plan de este tipo es salvar la vida de las personas
que trabajan en los centros; lo demás es secundario.
GRACIAS
Jennifer Libertad Bringas Botello
Restauradora de Bienes Muebles
Sección de Conservación y Restauración
AHUNAM - IISUE
[email protected]
Tel. 56226995 ext. 2029
Diapo 1
PRIMEROS AUXILIOS EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS
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Cuando hablamos de primeros auxilios en archivos, puede sonar un tanto alarmante, nos imaginamos un expediente con las hojas fuera de orden,
con las puntas dobladas y rotas, con faltantes y dentro de un folder poco apropiado; y como ese expediente, filas y filas de documentos mal
acomodados en estantería repleta de ellos.
En algunos contextos se puede evitar llegar a estas situaciones, en otras lamentablemente nuestro patrimonio documental y bibliográfico ya está
en riesgo.
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Son cientos los archivos y bibliotecas en nuestro país que se encuentran amenazados por problemas masivos de deterioro y por si fuera poco se
enfrentan también a la indiferencia y a la permanente falta de recursos económicos. En otros casos, el principal obstáculo para la conservación de
un acervo es la cantidad y diversidad de materiales que lo componen, y el nivel de deterioro que los afectan.
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Las bibliotecas, archivos, museos y la sociedad en general somos responsables, no sólo de resguardar, organizar, describir, conservar y poner al
servicio los materiales que documentan nuestra historia. Todo esto no resulta suficiente, estamos obligados a asumir la PRESERVACIÓN como eje
rector de nuestra dinámica de trabajo, sólo así podremos garantizar este legado a las próximas generaciones.
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Entendemos como PRESERVACIÓN a todas aquellas acciones político administrativas que tienen como fin proteger de manera anticipada
nuestro patrimonio a nivel de archivo.
Por tal motivo, la “preservación” nos da pauta a elaborar, desarrollar y poner en práctica, planes y estrategias integrales.
Para lograrlo, los responsables de las instituciones deberán contemplar la realización de manuales de procedimientos y de consulta, reglamentos,
capacitación y actualización del personal, planes de emergencia; y sobre todo, determinar los recursos económicos para satisfacer y dar
cumplimiento a estas actividades.
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Dentro de la Preservación, la Conservación asume las acciones de carácter técnico sobre fondos y colecciones, como son la determinación de las
áreas de almacenaje o resguardo, la adecuación de las condiciones ambientales; principalmente temperatura, humedad relativa e iluminación, la
implementación de sistemas de seguridad, sin menospreciar otras funciones como la consulta, manipulación y exhibición.
Un plan de conservación debe comprender tres aspectos fundamentales:
• Establecer un orden de prioridades sobre las acciones que se deben implementar.
• Determinar qué tipo de protección requieren nuestros acervos, lo cual dependerá de la naturaleza del mismo
• Y, crear planes para el respaldo y reprografía (microfilmación y digitalización) que permitan evitar la consulta de originales, además de acceder
a la información de manera más expedita.
En la medida en que se precise la información de nuestras necesidades, se tendrán los elementos para solicitar a las administraciones los recursos
materiales y económicos necesarios que nos permitan cumplir con nuestro trabajo.
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Estarán de acuerdo conmigo que el principal recurso en nuestra instituciones son las personas que laboran en ellas, por ello se hace imprescindible
que los proyectos de preservación contemplen la actualización y capacitación como una prioridad, sólo de esta forma se puede garantizar la
conservación y el servicio que se requiere para brinda la información sustentada en nuestros archivos.
Otra de las formas de llevar a buen término la enorme carga de trabajo al interior de archivos y bibliotecas es atreves de programas de estadías o
de servicio social donde indudablemente las instituciones son las más beneficiadas con estos esquemas de colaboración.
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Para poder establecer las prioridades de la colección, hablare de las recomendaciones más elementales para la conservación de los fondos
documentales:
1. Las condiciones medioambientales
2. La iluminación
3. La limpieza
4. Las guardas de primer nivel
5. La manipulación
6. La fumigación
7. Y la necesidad de contar con un plan de emergencia
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Como ustedes saben, las condiciones ambientales juegan un papel muy importante en la preservación de nuestros fondos, por ejemplo, la
humedad relativa y temperatura cuando no se encuentran dentro de los parámetros indicados pueden ocasionar la aparición de otros daños.
• Los rangos ideales indican que los materiales celulósicos se encuentran estables en una HR entre el 35 y 50 % y entre 18 y 20 °C. Lo importante
es que estos valores no fluctúen constantemente, o de manera extrema.
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Es por ello que es de suma importancia tener equipo de medición entre los que se encuentran los termohigrómetros y Datta Logger. (Ventajas,
costos y accesibilidad). Con base en los registros se pueden implementar acciones específicas, tales como: incrementar la ventilación, colocar
humidificadores o deshumidificadores, según sea el caso.
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• También es indispensable contar con buena circulación de aire. Para facilitar los flujos de aire al interior de las salas se pueden abrir las puertas
de las salas en horas del día determinados, ampliar los pasillos entre la estantería, y en algunos casos se puede hacer uso de ventiladores.
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Con respecto a la intensidad y calidad lumínica se recomienda el uso de iluminación fría, preferentemente la fluorescente que no genera calor.
Sin embargo para mantener niveles bajos de radiación ultravioleta se recomienda colocar difusores y películas plásticas anti UV, las cuales se
pueden colocar sobre los propios difusores o directamente al tubo.
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• Todas las fuentes de iluminación deben colocarse sobre pasillos y no sobre la estantería para evitar el daño sobre los materiales documentales
como la decoloración y la deshidratación.
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• En caso donde las salas o el archivo en general estén expuestos a la incidencia de la luz natural, se recomienda la instalación de barreras o
cortinas que eviten que esta variable física repercuta también en el incremento de la temperatura en el interior de las salas de resguardo.
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Durante mucho tiempo, se ha considerado la actividad de limpieza como una función destinada sólo al personal de servicios; no se ha
dimensionado, ni tampoco valorado su impacto en la preservación de nuestro patrimonio documental.
La falta de la misma y sus efectos negativos, es por todos nosotros bien conocidos.
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La pregunta que hago a ustedes es: ¿Qué hemos hecho al respecto?
La primera acción deberá ser la elaboración de un plan y estrategia de limpieza en salas de resguardo que contemple pisos, estantería y
contenedores periódicamente.
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La limpieza de pisos es la primera acción a desarrollar, esta debe iniciar trapeando los pisos con trapos húmedos, no mojados, esta acción tiene
como finalidad la de evitar que una cantidad importante de polvo se disipe y se deposite en la documentación. A continuación se realizaría la
limpieza de la estantería y de los contenedores. Cada archivo puede implementar la metodología más adecuada dependiendo de las condiciones
de resguardo del material documental.
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Por ejemplo en el AHUNAM primero retiramos la documentación, limpiamos la estantería con trapo húmedo, colocamos los documentos en una
superficie y los aspiramos, para después regresarlos a su lugar definitivo. La aspiradora que se utiliza contiene trampa de agua, la cual capta el
polvo y evita que se disperse.
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El personal que realice la actividad deberá estar capacitado y sensibilizado para esta tarea, no está por demás hacer un reconocimiento a la
importancia de esta labor que lamentablemente no es valorado en su justa dimensión. Tengan la certeza que estas acciones ayudan a generar un
entorno favorable en todas las actividades al interior de nuestros archivos. Por otro lado, con esta labor se puede detecta la presencia de otros
vectores de deterioro de forma tal que nos permite implementas o instrumentar respuestas para su eliminación o atenuar sus daños.
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Pero, ¿Qué hacer cuando el material documental ya presenta deterioro?, inevitablemente tendremos que recurrir a las acciones directas sobre el
documento. Pero existen intervenciones emergentes que podemos aplicar en caso de tener libros o documentos con daños que pongan en riesgo
la conservación de la información y su permanencia material.
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Algunos de los deterioros que deben ser atendidos de inmediato son:
• Suciedad excesiva
• Roturas
• Pérdida o desprendimiento de elementos
• Libro desnudo o estructura colapsada
• Material atacado por insectos y microorganismos
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En un plan emergente hay que evaluar la situación rápidamente, sin precipitarse. Lo primordial es identificar los daños y PROTEGER al resto de la
colección sana, para ello podemos aislar o retirar la documentación afectada y colocarla en un lugar estable, en donde no corra el riesgo de
propagar o empeorar el daño.
Posteriormente se debe ALERTAR al personal de conservación y a las autoridades pertinentes para que decidan cuál será el procedimiento a
seguir de acuerdo a las posibilidades y recursos. Y por último se procede a SOCORRER o atender el material atacado.
Antes de realizar cualquier tratamiento es indispensable identificar los materiales constitutivos y definir el criterio de intervención, es decir el
límite de nuestra acción.
Si no se conoce el procedimiento es preferible detenerse, pedir ayuda y buscar información al respecto.
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Continuando con el tema de la limpieza, hay distintos factores en una obra que se pueden ver afectados por el polvo y la suciedad generando
cambio de apariencia, pero son más peligrosas aún las partículas y esporas de los hongos. Cuando la HR es suficientemente alta, el hongo empieza
a crecer, alimentándose del encolante y la celulosa del papel, debilitándolo y manchándolo permanentemente.
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Por tal razón la limpieza puntual es muy importante, además de ser segura, ya que sólo se elabora de manera mecánica y superficial.
Se pueden emplear distintas herramientas:
a) Brochas.- Éstas deben ser suaves y planas, y se recomienda usar un tamaño acorde a las dimensiones de la obra. Y colocando un trapo
húmedo al frente de la obra para que capte el polvo.
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b) Aspiradora.- Es de gran utilidad, ya que tiene un campo de acción más profundo y retira suciedad y esporas que pueden estar entre las fibras
del papel. Sin embargo siempre deberá colocarse un bastidor con malla entre la boca de la aspiradora y la obra para evitar que se dañe. No es
recomendable emplear este método directamente sobre el papel, ni en el anverso de la obra con tintas o medios pictóricos pulverulentos.
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c) Gomas.- El mecanismo de limpieza superficial con gomas es la abrasión y de manera general todas las gomas existentes en el mercado
contienen sustancias potencialmente dañinas para el papel. Pero se recomiendan las de PVC ya que contienen el 30% de PVC, 35% de
carbonato de calcio como carga y neutralizante de los posibles ácidos que libere la goma. La goma se puede emplear en ralladura y en bloque
dependiendo de lo que se quiera borrar.
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Los libros, documentos sueltos y legajos con desprendimiento de cuadernillos, costura rota, papel quebradizo, pueden protegerse con las guardas
porque tienen la función de evitar la pérdida de los fragmentos de información.
Las guardas de primer nivel pueden ser sobres, camisas o contenedores diseñados a la medida, los cuales deben ajustarse al libro o documento
con precisión. En caso contrario no se logra el soporte requerido y el libro se mueve en el interior, exponiéndose a la abrasión y daño por golpes al
momento de su traslado y manipulación. En caso contrario, si está demasiado ajustada se pueden deteriorar los bordes del papel y la
encuadernación.
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El uso de contenedores o guardas de primer nivel además de ser una alternativa de resguardo, evitan la deposición de polvo al interior de los
expedientes disminuyen la incidencia de factores medio ambientales mejorando la conservación del material bibliográfico y documental.
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Existen empresas que pueden elaborarlas de manera industrial, sin embargo dependiendo de las características de la obra y el número que se
requiera, uno puede diseñarla y cubrir las necesidades para su conservación.
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Pero ustedes estarán de acuerdo conmigo: que el agente de deterioro más común para los documentos son las personas, que con acciones como
la negligencia, indiferencia, descuido y la falta de información, llegan a dañar los documentos provocando su pérdida.
Por tal motivo hay que promover la formación de los recursos humanos con los que se cuentan para que tengan conocimiento de cómo y de qué
forma se toman, consultan y guardan los documentos. Con el objetivo de sensibilizarlo y que asuma un compromiso ético frente a los acervos.
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Es lamentable que expedientes de fondos documentales intervenidos anteriormente tengan que ser restaurados en diversas ocasiones, por falta
de cuidado o conocimiento. Lo ideal, es que si son materiales muy consultados estén en otros soportes que faciliten su acceso.
También hay que considerar el número de documentos que se colocan en cada contenedor, ya que al extraerlos, o volverlos a colocar, se lastiman.
Para ello, es indispensable considerar la redistribución de los materiales; cambiar el formato del contenedor o en casos excepcionales diseñar y
elaborar el contenedor específico.
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Algunas otras recomendaciones son:
1. Siempre se deben usar guantes para la manipulación de documentos.
2. Al sacar un libro de un estante, los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atrás para que el lomo del libro quede expuesto
y así pueda ser sacado tomándolo de las tapas, y no de la parte superior o la cofia.
3. Los libros deben colocarse en posición vertical y no inclinada en los estantes.
4. Los estantes nunca deben estar directamente pegados a la pared.
5. Los materiales de gran formato, como dibujos arquitectónicos, copias heliográficas y mapas se guardan mejor colocándolos horizontalmente
dentro de planeros.
6. Se recomienda la estantería metálica con un revestimiento de esmalte horneado a temperaturas altas, con lo cual no se oxidan y no dañan la
documentación.
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En lo referente al control y erradicación de plagas, la fumigación se vuelve una actividad preventiva que se recomienda hacer si y solo si se
encuentra fauna nociva.
La mayoría de las especies de insectos que pueden infestar las colecciones de papel son atraídos por la celulosa, los aprestos, adhesivos y
engrudos. Algunos insectos también atacan las proteínas del pergamino y el cuero de las encuadernaciones.
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El daño causado por los insectos proviene por el hábito de comer, perforar y formar madrigueras. Es importante recordar que cuando se observan
uno o dos insectos, esto no representa necesariamente una situación de crisis; en todo caso se debe llevar a cabo un control o monitoreo a través
de trampas.
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Si ocurre una infestación seria es indispensable llevar a cabo su erradicación, la cual puede realizarse preferentemente de dos maneras:
• Por medio de tratamientos químicos: éste es el más usado para archivos y bibliotecas y emplean piretrinas, que son insecticidas orgánicos de
origen vegetal extraídos de los crisantemos y son aplicación por nebulización en frío. Generando una neblina húmeda, teniendo la ventaja de
que el producto permanece más tiempo y penetra en todo el espacio.
• Y por último existen los métodos de atmósferas bajas en oxígeno (anoxia). El tratamiento se realiza colocando el objeto dentro de bolsas
especiales selladas con absorbedores de oxígeno provocando la asfixia del insecto sustituyendo el oxígeno por un gas inerte.
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Si en todo archivo o biblioteca se contemplan todos los puntos antes mencionados y se solventan con rapidez todos los problemas que se
pudieran presentar cotidianamente, sólo faltaría cubrir las eventualidades o catástrofes naturales que pueden acabar no sólo con el archivo sino
también dañar al personal. Ante estos fenómenos poco podemos hacer, pero lo que sí está en nuestras manos es intentar que afecten lo menos
posible a nuestra institución y esto sólo se consigue con un plan de emergencia.
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Un plan de emergencia deberá contemplar los siguientes puntos:
1. Formar una comisión o equipo de respuesta, con funciones claras y con la dirección de un responsable que dirija todas las operaciones que se
realicen.
2. Elaborar un listado con los números de teléfono de las personas que deben ser avisadas, siguiendo el orden de responsabilidad dentro del
plan.
3. Elaborar un listado con los teléfonos de los servicios públicos de emergencia (bomberos, policía, ambulancia) y del personal o empresas
especializadas en el salvamento de libros y documentos (restauradores, empresas de desinfección, congelación, etc.).
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4. Realizar copias de los planos arquitectónicos del edificio, de las instalaciones eléctricas, de los sistemas de alarmas, detectores de humo y los
sistemas automáticos de extinción. Con estas copias se pueden ubicar las salidas de emergencia, teléfonos, interfonos, etc.
5. Se recomienda elaborar un manual con instrucciones claras y precisas sobre cómo deben usarse las alarmas y los extintores, cómo debe
activarse el sistema automático de extinción en caso de que éste falle y a quién debe avisarse.
6. Elaborar un listado de aquellas piezas consideradas únicas y cuyo salvamento es prioritario en el caso de que se produzca un desastre; estas
piezas deben estar claramente ubicadas en el plano arquitectónico por plantas o por depósitos.
7. Redactar las instrucciones claramente sobre cómo debe actuar el personal de nuestro archivo o biblioteca en el caso de que se produzca una
emergencia. La prioridad de cualquier plan de este tipo es salvar la vida de las personas que trabajan en los centros; lo demás es secundario.
Una vez elaborado este plan de emergencia, se le debe dar a conocer a todo el personal, dejando muy claro cómo se debe abordar cada problema
que se presente.
En conclusión, sólo puedo decir que resulta evidente la necesidad de que los archivos y bibliotecas de nuestro país cuenten con planes integrales
de preservación y conservación, así como un programa de capacitación y actualización del personal. Si cada uno de nosotros realizamos una de
todas las acciones mencionadas, incrementaremos el índice de permanencia de nuestro patrimonio. Pero también, debemos poner todos
nuestros esfuerzos para incrementar la accesibilidad de la información por diferentes medios (digital, exposiciones, investigaciones, etc); entre
más se conozca, la gente se va a ir acercando y le dará vida a nuestros archivos y bibliotecas, logrando uno de sus grandes objetivos que es
compartir su información.
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BIBLIOGRAFÍA
Bello, Carmen, Ángeles Borrell. Los documentos de Archivo, Cómo se conservan. Colección Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, España, 2008,
140 pp.
Bello, Carmen, Ángeles Borrell. El patrimonio bibliográfico y documental, Claves para su conservación preventiva. Colección Archivos Siglo
XXI, Ediciones Trea, España, 2002, 158 pp.
Díaz de Miranda, María de los Dolores y Ana María Herrero Montero. El papel en los archivos. Colección Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea,
España, 2009, 151 pp.
Giannini, Cristina y Roberta Roani. Diccionario de restauración y diagnóstico. Editorial Nerea, España, 2008, 223 pp.