REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Oficina Productora: Código D S 1200 225 1200 225 1200 305 1200 305 1200 410 1200 410 Página 1 de 1200— OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sb Retención Disposición Final AS AC CT E MT S 2 8 NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES OFICIALES 48 Peticiones Quejas Reclamos y Solicitudes (PQRyS) • Solicitud • Respuesta • Anexos y/o soportes Numeral 14 Art, 80 Decreto 2897 de 2011. X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES 12 Estudios e Investigaciones • Plan de estudios • Acta designación responsable • Plan de trabajo • Estudio y/o informe de investigación • Insumos • Presentación • Soportes documentales de las actividades realizadas • Soportes de las fuentes de financiación • Producto final (lineamientos, propuestas, procedimientos, publicaciones, etc.) • Divulgación del documento • Comunicaciones oficiales 2 15 X X Numerales 4, 6, lOy 11 Art. 8, Decreto 2897 de 2011. Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información registrada en la serie. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al Archivo Histórico. INFORMES 24 Informe de Gestión • Solicitud • Oficio remisorio • Informe • Anexos 2 8 X X Aplicar proceso lécnico de reproducción a la totalidad de la serie con fines de consulta. Eliminar documentos físicos por perder los valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos. : Código 1 S 1200 510 1200 510 1200 510 1200 560 1200 560 1 Página 2de3 1200— OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA Oficina Productora: D REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sb Retención Disposición Final 1 AC CT E MT S AG 1 NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO PLANES 70 82 Plan Estratégico Sectorial de Información • Actas de reuniones realizadas • Estudios y mesas de trabajo • Acuerdos Interadministrativos • Cronograma Mapa de Información Sectorial • Plan formulado • • Seguimiento a la ejecución • Resultados • Comunicaciones oficiales Plan Institucional de Información • Análisis, estudios e investigaciones Formato de levantamiento de información F-Gl-02-01 • • Formulación • Mapa de Información Institucional • Evaluación • Desarrollo • Comunicaciones oficiales • Informes 2 x 8 X Función asignada por los numerales 2, 3, 4, 6, 7, 8 y 9 del artículo 8°, Decreto 2897 de 2011. Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo Histórico. Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad de la serie con fines de consulta. 2 X 8 P-Gl-02; numerales 2, 3 y 4 del artículo 8°, Decreto 2897 de x 2011. Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información registrada en la serie y posterior transferencia al Archivo Histórico. Aplicar proceso técnico de reproducción a la totalidad de la serie con fines de consulta. PROGRAMAS Y PROYECTOS 48 Programas Nacionales yio Sectoriales (Mm TIC - Gobierno en Línea; DANE - Estadística; DNP - Información al ciudadano) • • • • Actas de reuniones y mesas de trabajo Soportes de participación en el programa Comunicaciones oficiales Informes 8 X X - Numerales 4, 5, 6, 7, 10 y 11 del artículo 8°, Decreto 2897 de 2011; Decreto 4178 de 2011; Decreto 2693 de 2012; COA/PES 3649. Se debe conservar la totalidad de la serie documental a la que se aplicará el proceso técnico de reproducción con fines de respaldo y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión E' •Minioshcto 1W , REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL U' .W.'N. ç1eerecor ) Oficina Productora: Código SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES D 5 Página 3de3 1200 — OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA Sb Retención Disposición Final AG j AC CT E MT S NORMATIVIDAD 1 PROCEDIMIENTO de la Entidad. 1200 560 72 Proyectos de Inversión Análisis, estudios e investigaciones • • Formulación • Desarrollo • Seguimiento y evaluación • Comunicaciones oficiales • Informes 2 8 - - CONVENCIONES Código: D - dependencia S—serie documental Sb - subserie documental 1 Retención: AG - archivo de gestión AC — archivocontral Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información registrada en la serie. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al Archivo Histórico, APROBACIÓN Disposición Final: CT - conservación total E — eliminación MT - medios técnicos S - selección 2 1 MAR U Resolución Na: Firma: r. Nombre: Cargo: uzy Sierra Ruiz — Jefe Oficina Información en Justicia t Myr,anr St eOizQuin Licelle Mor sLeon ____________ 1 / Administrativa