ut2 organización y funcionamiento de las empresas de restauración

Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
UNIDAD DE TRABAJO 2
Organización y funcionamiento de las empresas de Restauración
1.- Departamentos funcionales.
Las empresas del sector de la Hostelería y el Turismo, como muchas otras, se
organizan en unidades y estructuras. Desde dentro del sector solemos valorar a las
unidades, es decir, a cada uno de los eslabones que forman la estructura, como
Departamentos Funcionales, al entender que se trata de las más pequeñas divisiones
que podemos realizar para alcanzar un nivel adecuado de producción.
Las unidades organizativas pueden funcionar con, entre otras, dos modalidades
alternativas que, usualmente, coexisten, y pueden agruparse analíticamente en
verticales y horizontales. En las modalidades verticales los recursos se asignan,
esencialmente, en términos de capacidad instalada para producir resultados
(instalaciones, personal, recursos materiales que permiten determinada capacidad de
producción, más allá de que se la logre o no). Algunas organizaciones deben
organizarse alrededor de su capacidad instalada debido a la naturaleza de lo que
producen, como, por ejemplo, los hoteles, que deben contar con habitaciones,
restaurantes, personal y ascensores para atender a determinada cantidad de
pasajeros. Las modalidades de trabajo verticales han revelado ser las más eficientes
para las gestiones sistemáticas que admiten rutinas, siendo la producción en serie la
imagen más difundida. Las modalidades horizontales, por otra parte, se basan en la
asignación de los recursos a resultados concretos, casi siempre producidos a través
de programas y proyectos. El ejemplo característico de la producción por proyectos es
la construcción de un edificio, que tiene un principio, un desarrollo y un fin y cuya
asignación de recursos no se refiere a la capacidad instalada para construir edificios
sino a la construcción de un edificio concreto. Las modalidades horizontales resultan
más eficientes que las verticales en infinidad de casos, naturalmente bien conocidos
por quienes las utilizan, y tienen reglas de juego organizativas y tecnologías de gestión
que les son propias y bastante diferentes de las verticales.
Cuando las organizaciones deben funcionar de manera articulada con modalidades de
tipo vertical y horizontal, lo cual es lo más común, sus modelos organizativos tienden a
ser matriciales. Los modelos organizativos matriciales se cuentan entre los más
complejos, toda vez que en ellos deben coexistir reglas propias de los verticales con
las de los horizontales. La mayor parte de los esquemas de asignación de recursos,
categorización del personal, diseño de los organigramas, para no mencionar la cultura
predominante y otros, especialmente en las administraciones públicas, han sido
diseñadas para modelos verticales y son poco compatibles con esquemas de
asignación de recursos por proyectos y reglas de juego sobre personal donde es
Página - 1 -
Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
normal la coexistencia de varios sistemas de retribución y la misma persona puede ser
jefe y subordinado de otra al mismo tiempo pero en diferentes proyectos.
Las organizaciones reales, lejos de basarse en modelos puros, por lo general reúnen
características divisionales en algunos aspectos o áreas y funcionales en otros,
algunas de sus gestiones las administran con modalidades claramente verticales, otras
horizontales y resuelven las articulaciones entre ambas a través de algunas áreas
donde predominan los esquemas matriciales.
Una organización compleja, por ejemplo, puede hallarse dividida en DIVISIONES
regionalmente en cuanto a determinadas gestiones de la producción externa, y cada
una de estas áreas funcionar como una réplica menor de la organización total, con
autonomía relativa, capacidad de planificación, administración de sus funciones de
apoyo, etcétera. Entre estas áreas regionales existirá redundancia de gestiones (cada
una en su ámbito), mientras que otros aspectos, por ejemplo el pago de los sueldos o
la administración contable, pueden hallarse totalmente centralizados y gestionarse con
un enfoque funcional basado en la especialización. En la misma organización, a su
vez, pueden coexistir gestiones que se realicen mediante proyectos con asignaciones
de recursos específicas con áreas de tipo vertical, como las administrativas y la
conducción misma. También pueden existir mecanismos y reglas para transferir
temporalmente recursos humanos entre unidades verticales y horizontales.
1.1.- Configuración de la estructura organizativa
La representación más simple de la estructura organizativa es el ORGANIGRAMA,
una forma clásica de graficación que muestra las unidades organizativas con sus
dependencias jerárquicas. Este diagrama permite inferir algunos aspectos de la
división técnica del trabajo, la fragmentación de la autoridad, y la importancia asignada
a las unidades. Todas estas cosas deben ser registradas mediante categorías
descriptivas específicas.
La primera de estas categorías tiene que ver con la importancia de las unidades. Para
su registro es preciso establecer una escala de niveles organizativos que permita
clasificar desde las unidades más importantes hasta las de menor rango. Uno de los
aspectos esenciales de esta cuestión, desde luego son los criterios a tomar en cuenta
para
establecer
esa importancia,
tales
como
el
tipo
y
criticidad
de
las
responsabilidades asignadas, el volumen de recursos empleados y otros. Ya sea por
la aplicación de tales criterios o por simple decisión política, las unidades terminan
jerarquizadas de alguna manera.
Página - 2 -
Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
1.2.- Los Organigramas
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para análisis teóricos y la acción practica.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor
define el organigrama de la manera siguiente:
“Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes
de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su función respectiva.”
Otro autor expone su concepto de esta forma:
“El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de
una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
componente.”
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia
del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.
Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y
nos revelan:
“La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores,
entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en
cada departamento o sección de la misma.”
Según el concepto de organigrama, este muestra:
- Un elemento (figuras).
- La estructura de la organización.
- Los aspectos más importantes de la organización.
- Las funciones.
- Las relaciones entre las unidades estructurales.
- Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
- Las comunicaciones y sus vías.
- Las vías de supervisión.
- Los niveles y los estratos jerárquicos.
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
- Las unidades de categoría especial.
Página - 3 -
Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para
relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre
otros.
1.3.- Organización de la cocina:
Entendemos que del trabajo en la cocina participan los siguientes puestos, que
emanan de la Ordenanza de Trabajo para la industria de Hostelería:
Jefe de Cocina.
Segundo Jefe de Cocina.
Jefe de partida.
Cocinero.
Ayudante de cocinero.
Jefe de Repostería.
EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA PARA LA COCINA
JEFE DE COCINA
SUBJEFES
JEFES DE PARTIDA Y REPOSTERÍA
COCINEROS
AYUDANTES
APRENDICES
PINCHES
MARMITONES
Habitualmente, las grandes cocina mantienen un sistema de organización interna
basado en al existencia de Partidas. Las partidas constituyen brigadas de trabajo a los
cuales se les encomienda una un determinado trabajo, generalmente basado en el
principio de la especialización. No obstante, es necesario que exista una buena
organización entre todas ellas debido a que, en muchas ocasiones, un plato precisa de
la intervención de más de una de las partidas. Las partidas existentes son:
Página - 4 -
Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
CUARTO FRÍO: Se le encomienda la distribución de carnes y pescados, al tiempo que
cuida de las cámaras frigoríficas. Limpian y preparan carnes y pescados crudos,
además de la elaboración de patés, terrinas, platos fríos, etc..., al tiempo que se
ocupan de su decoración, como ensaladas, ensaladillas o salsas frías.
SALSERO: Confecciona los fondos y salsas para carnes. Se ocupa, además, de
aquellos platos de carne que para su servicio no van asadas o fritas. También elabora
guarniciones, especialmente a partir de legumbres
ROTISSEUR: Se encarga de los asados de carne y las carnes fritas. En algunas
ocasiones, el salsero forma parte de esta partida para complementarla con todas las
carnes.
ENTREMETIER: Puede aportar cierto grado de especialización como Potajero,
entradero y pescadero. En esta partida se asumen las sopas, cremas y potajes, las
hortalizas, legumbres y pastas alimenticias así como las elaboraciones de pescado,
además de sus fondos (fumets) o salsas.
PASTELERÍA: Que lleva a cabo la elaboración de los productos de pastelería y, si
llega el caso, de panadería, además de lo tradicional, que suelen ser los postres de
repostería. En esta partida se desarrollan, además, las elaboraciones que, a partir de
harinas, sean dulces o saladas, van a intervenir en la elaboración de otros platos,
como por ejemplo el hojaldre que se empleará para cubrir un Solomillo Wellington.
2.- Las relaciones con otras empresas del sector de la Hostelería y el Turismo
La actividad de las empresas de restauración se haya enclavada dentro del área de la
Hostelería y el Turismo, donde la variedad de empresas, tipos, modalidades, tamaños,
formas jurídicas, etc., es muy notable. En cuanto a la normativa que clasifica estos
establecimientos, decir que se ha valorado suficientemente la nacional y la autonómica
de Castilla y León. Esta normativa es válida, aún en el caso de que se trate de
establecimientos de restauración incluidos en establecimientos de otra naturaleza,
como las empresas de alojamiento. Pero ¿qué relaciones mantienen con otras
empresas? ¿De qué empresas se trata? Veamos:
EMPRESAS DE
ALOJAMIENTO
EMPRESAS DE
TRANSPORTE
EMPRESAS DE
RESTAURACIÓN
EMPRESAS DE
DISTRIBUCIÓN
OTRAS EMPRESAS DE
RESTAURACIÓN
Página - 5 -
Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
2.1.- Relaciones con empresas de alojamiento:
Por lo general suele tratarse del hecho de que estas empresas de restauración se
ubican en el interior de empresas de alojamiento hotelero, como son los hoteles, o
extrahotelero, como son los apartamentos turísticos o los Campamentos Públicos de
Turismo (camping). La relación que con estas empresas se genera está basada en la
prestación de un servicio, sea éste integral, si forman parte ambos departamentos de
la misma empresa o mediante contraprestación económica, si se trata de un
departamento gestionado desde el exterior, como una contratación.
En cualquier caso, se genera como relación esa prestación del servicio de desayunos,
comidas y cenas, que condicionan la existencia del concepto de PENSIÓN
ALIMENTICIA, a lo que debe sumarse la existencia de servicios como la cafetería, el
room service o los minibares. Cada uno de los servicios debe ir amparado por la
existencia de vales que los justifiquen. En muchos casos se emplea como justificante
la propia comanda, pero es un error, ya que se trata de una orden de pedido entre
departamentos, por lo que el vale debe realizarse a partir de ella y debe además, ser
un documento valorado. Este vale será el que después justifique cada uno de los
movimientos de la factura.
En la empresa hotelera resultan muy interesantes los documentos que se generan
desde la recepción para informar acerca de las previsiones que desde este
departamento se hacen para las estancias, entradas y salidas de clientes, lo cual,
dadas las correspondientes ratios establecidas por la Dirección, ofrecerá datos claros
a la Cocina para su planificación.
2.2.- Relaciones con empresas de transporte:
En este caso se trata de una relación de doble flujo o sentido. Por un lado, la relación
existente entre las empresas de Restauración para con las empresas de transporte
para las cuales trabajan como proveedoras de servicio, pero de un servicio que
prestan las compañías de transporte. Por ejemplo, las empresas de catering que
elaboran los alimentos que las compañías van a utilizar para prestar el servicio a
bordo, o las contrataciones de empresas, incluso, para realizar la elaboración y el
propio servicio. Documentalmente, esta relación genera exclusivamente una relación
que se plasma en la existencia de un contrato mercantil y los justificantes de las
correspondientes entregas como albaranes y facturas o las correspondientes órdenes
de pedido.
En el segundo caso, cuando las relaciones son a la inversa, cabe destacar cómo
algunas compañías de transporte regular de viajeros tienen paradas fijas en
Página - 6 -
Ofertas gastronómicas
Emilio Alonso Alvarez
establecimientos de esta tipo, pudiendo incluso venderse billetes de transporte con un
servicio de comida (por ejemplo un bocadillo) en la correspondiente parada.
2.3.- Relaciones con empresas de distribución:
De todas las empresas de Hostelería y Turismo, estas empresas son las que menos
se parecen a las empresas de Restauración. Pero posiblemente sean éstas las que
generen mayor cantidad de relaciones entre empresas y la mayor carga documental
entre ambas. Se trata, cuando hablamos de empresas de distribución en el sector
turístico, de las agencias de viajes, sean estas mayoristas o no. De hecho, no resulta
extraño el hecho de adquirir un viaje que lleve incluida una pensión alimenticia, sea
ésta o no en un establecimiento de alojamiento. En muchas ocasiones, las agencias
de viajes realizan una contratación de un servicio de restauración como una comida en
ruta. En este caso, se trata de un sencillo acuerdo que puede documentarse mediante
una carta, una fax o un correo electrónico en los cuales se cursa solicitud del servicio
por un lado, y respuesta con presupuesto por la contraria, antes de establecer el
acuerdo mediante un documento de confirmación, que suele ser cualquiera de los
mencionados, sin olvidarse de la importancia del teléfono, pero que no documenta
estos acuerdos. Posteriormente, y dado que las Agencias de Viajes son empresas
mediadoras, generalmente, a la hora de la prestación del servicio entregan un
documento de compromiso de pago denominado BONO o VOUCHER, en el cual se
especifica la descripción del servicio a facturar. Esta factura debe acompañarse de
una copia del bono de la agencia, especialmente en aquellos casos en que la oficina
de emisión del bono no coincide con la dirección de pago. Este bono debe especificar:
•
Nº de pax (comensales en este caso).
•
Precio.
•
Gratuidades.
No obstante, puede ser mucho más explícito y citar horarios, composición del menú,...
2.4.- Relaciones con otras empresas de la restauración:
Pueden ser muy variadas, pero principalmente se realizan en el momento en que una
va a ser utilizada como proveedor de la otra.
Actividades
1. Realice un organigrama de una empresa de Restauración diferenciando las distintas
brigadas en cocina o sala
2. Proponga un organigrama de una empresa hotelera y los nexos entre los diferentes
departamentos.
Página - 7 -