PRO007-PRC001-FOR004-Clausula de confidencialidad

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ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE
SMART BUSINESS INTEGRATORS SAS Y (NOMBRE EMPRESA DISTRIBUIDORA)
Entre los suscritos GERMAN DAVID AVILA BOHORQUEZ, identificado con cédula de ciudadanía No.
11.224.733 de Girardot, Cund. Actuando en mi calidad de representante legal de la sociedad SMART
BUSINESS INTEGRATORS SAS identificada con Nit. 830.136.526-8 y ( NOMBRE REPRESENTATE LEGAL
EMPRESA DISTRIBUIDORA), identificado con cédula de ciudadanía (No. 11.224.733) actuando en calidad
de representante legal de ( NOMBRE EMPRESA DISTRIBUIDORA) identificada con (NIT EMPRESA
DISTRIBUIDORA) , hemos convenido celebrar el presente acuerdo conforme a las siguientes
Consideraciones, Manifestaciones y Cláusulas:
PRIMERA – SMART BUSINESS INTEGRATORS SAS y (NOMBRE EMPRESA DISTRIBUIDORA) se obligan a
no revelar a terceras personas la Información Confidencial que reciba una de la otra en el curso de la
relación comercial existente o que llegue a existir, y, en consecuencia, se obligan en forma cruzada y
respectiva a mantenerla de manera confidencial y privada, y a protegerla para evitar su divulgación,
ejerciendo cada una de ellas el mismo grado de control que utilizaría para proteger la información
confidencial de su propiedad.
SEGUNDA - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Para los fines de este Acuerdo, las expresiones “Información
Confidencial” o “Informaciones Confidenciales” hacen referencia a cualquier información revelada,
suministrada o comunicada (sea verbalmente o por escrito, en forma electrónica, en textos, diseños,
fotografías, gráficos, proyectos, plantas o en cualquier otra forma) por una Parte (designada “Parte
Reveladora”) a la otra Parte (designada “Parte Receptora”) de este Acuerdo, a través de cualquiera de
sus Representantes, relacionado con cuestiones técnicas, financieras, comerciales, estratégicas o de
cualquier naturaleza, que estén relacionadas con el objeto del presente Acuerdo.
PARÁGRAFO PRIMERO: Si durante el desarrollo de la relación contractual se tiene ingreso a áreas
restringidas de cualquiera de las partes, las características físicas del lugar, los controles que se tienen
establecidos, así como toda la información a la que se tenga acceso durante la estadía de la parte
respectiva en dichos lugares, deben mantenerse bajo reserva.
TERCERA - OBLIGACIONES DEL RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN: Son Obligaciones del Receptor de la
Información respectivamente:
3.1
3.2
3.3
3.4
Guardar la reserva y confidencialidad, con excepción de lo establecido en la Cláusula quinta
(Excepciones a la Confidencialidad) del presente Acuerdo, respecto de cualquier tipo de
información que sea suministrada por la parte que revela la información, o a la cual llegare a tener
acceso o conocimiento la receptora, respectivamente.
Tomar todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la
información que tenga tal carácter, las cuales, en ningún caso, serán menores de aquellas tomadas
para mantener sus propios asuntos y negocios en reserva.
Utilizar la información suministrada por la parte que revela la información o de la que tenga
conocimiento la receptora, únicamente de la manera y para los fines establecidos en este Acuerdo.
Abstenerse de entregar o realizar para sí o para terceros, copias, arreglos, reproducciones,
adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información
confidencial.
La propiedad intelectual de este documento es de SMART BUSINESS INTEGRATORS SAS.
Se prohíbe su reproducción total o parcial sin autorización.
PRO007-PRC001-FOR004-Clausula de confidencialidad
versión: 2
fecha:30/10/2014
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3.5
3.6
3.7
3.8
No divulgar a terceros o a ninguna otra persona o entidad la información confidencial sin el
consentimiento previo, expreso y por escrito de la parte que revela la información.
Garantizar que los sistemas de comunicación y la infraestructura tecnológica en la cual almacenará
y/o procesará los datos recibidos de la parte que revela la informacón, poseen los elementos de
seguridad necesarios para salvaguardar la información, tales como Firewalls, sistemas de
autenticación y de encriptación. Al utilizar medios de intercambio de información tales como el
correo electrónico e Internet, aplicarán las mismas medidas para asegurar que la información no
sea vista ni modificada por personas ajenas al proceso.
Respetar en todo momento las políticas de seguridad informática establecidas por la parte que
revela la información.
No reproducir la información confidencial entregada, salvo si ello resulta necesario para cumplir la
finalidad para la cual ha sido suministrada y sólo se dará a conocer a aquellos empleados,
trabajadores o asesores, que tengan necesidad de tal conocimiento. En este último evento, deberá
advertirse a dichos empleados, trabajadores o asesores, el carácter confidencial de la información,
al tiempo que deberá advertírseles respecto de los términos de este Acuerdo. La parte receptora
de la información responderá por el cumplimiento de lo aquí dispuesto y, en todo caso,
indemnizará a la parte afectada por los perjuicios que la divulgación de la información confidencial
le ocasione.
PARÁGRAFO PRIMERO: Las partes reconocen que la legislación sobre protección de información
confidencial establece una serie de obligaciones en el tratamiento de datos aplicables a los encargados
del manejo de dicha información. Es por ello que las partes en forma cruzada se obligan además a:
1. Utilizar respectivamente los datos de carácter personal a los que tenga acceso única y
exclusivamente para cumplir sus obligaciones comerciales para con la parte que revela la
información objeto de confidencialidad.
2. Obsevar y adoptar, respectivamente en forma cruzada, cuantas medidas de seguridad sean
necesarias para asegurar la confidencialidad, secreto e integridad de los datos de carácter
personal a los que tenga acceso, así como adoptar en el futuro cuantas medidas de seguridad
sean exigidas por las leyes y reglamentos destinados a preservar el secreto, la confidencialidad e
integridad en el tratamiento automatizado de datos personales.
3. No ceder en ningún caso a terceras personas los datos de carácter personal a los que tengan
acceso, ni para efectos de su conservación.
PARÁGRAFO SEGUNDO - OBLIGACIÓN ESPECIAL: Cuando alguna de las Partes tenga conocimiento de
que se ha producido o va a producirse una revelación de la Información Confidencial y Privilegiada, se
obliga a notificar a la otra parte de este hecho de manera inmediata.
PARÁGRAFO TERCERO: Ninguna de las Partes directamente o a través de terceros podrá ordenar
anuncios en prensa, en televisión, radio o cualquier otro medio de comunicación conocido o por conocer
relacionada con el CONTRATO, con una Orden de Trabajo, o con la otra parte, sin autorización previa y
por escrito de ésta última.
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fecha:30/10/2014
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PARÁGRAFO CUARTO: Las partes respectivamente y en forma cruzada velarán porque las obligaciones
mencionadas en esta cláusula sean cumplidas por sus Subcontratistas en los mismos términos aquí
previstos.
CUARTA – RESPONSABILIDAD: Las partes en forma cruzada, respectivamente reconocen que el
incumplimiento de este Acuerdo causará un perjuicio irreparable a la parte que revela la información por
virtud de este Acuerdo. En consecuencia, las partes respectivamente podrán tomar todas las medidas
que sean necesarias para evitar cualquier incumplimiento del Acuerdo o la utilización de la información
confidencial. De igual forma, las partes respectivamente podrán reclamar judicial o extrajudicialmente el
resarcimiento económico de todos los daños y perjuicios que tal incumplimiento pudiera representarle,
entablando todas las medidas judiciales que cada una de ellas considere pertinentes.
QUINTA - EXCEPCIONES A LA CONFIDENCIALIDAD: La obligación de no revelar la Información
Confidencial y las restricciones para su utilización no existirá o cesará cuando:
1. La parte respectiva conozca la información antes de que le sea revelada por la parte que la
divulga, siempre que la hubiere obtenido libre de cualquier restricción, salvo que la hubiere
obtenido directamente por intermedio de la misma parte contractual.
2. Se haya convertido en información de dominio público, sin haberse producido violación del
presente Acuerdo por parte de la parte que revela la información.
3. Sea divulgada por una de las partes para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad
competente, pero en tal caso deberá informar de tal hecho a la otra parte antes de su
divulgación, de tal forma que ésta tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla,
quedando en todo caso la parte que la revela públicamente obligado a alegar oportuna y
debidamente el secreto profesional o mercantil para prevenir su divulgación.
4. Las partes convienen por escrito y previamente a la revelación de la información, que ésta
información queda libre de tales restricciones.
SEXTA – TITULARIDAD: La entrega de Información Confidencial no concede a la parte que recibe la
información autorización, permiso o licencia de uso de marcas comerciales, patentes, derechos de autor
o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual. Ni este Acuerdo ni la entrega o
recepción de Información Confidencial constituyen o implican promesa o intención de efectuar compra o
venta de productos o servicios, o promesa de celebrar contrato de cualquier índole por cualquiera de las
partes o compromiso con respecto a la comercialización presente o futura de cualquier producto o
servicio.
La Información Confidencial seguirá siendo propiedad exclusiva de la parte respectiva que revela la
información y será devuelta dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la solicitud que en este
sentido haga la misma parte.
PARÁGRAFO PRIMERO: La obligación de restituir la documentación y soportes que comprenden la
información confidencial, incluye los originales y las copias de todos y cada uno de ellos, así como los
medios magnéticos y demás soportes en que pueda estar impresa o grabada dicha información y que se
encuentre en su poder o en el de sus empleados, funcionarios, asesores o consultores.
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fecha:30/10/2014
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SÉPTIMA – DURACIÓN: Las partes en forma cruzada y respectivamente se obligan a mantener la
confidencialidad de la información que reciban por un período comprendido desde la entrega de la
información, durante la ejecución del respectivo vinculo comercial y por cinco (5) años más. Este
periodo de cinco (5) años se contará a partir de la terminación del contrato que regula la relación
comercial en virtud del cual se hace necesaria la entrega de la información. Las demás obligaciones
contenidas, derivadas u originadas en el presente acuerdo, tendrán una duración de siete (7) años.
OCTAVA - CLÁUSULA PENAL SANCIONATORIA: El incumplimiento de las obligaciones derivadas del
presente Acuerdo de compromiso y confidencialidad otorgará a la parte cumplida o que se ha allanado a
cumplir, el derecho para exigir a la parte incumplida, a título de penalidad, una suma equivalente a
veinte millones de pesos M/cte. ($20.000.000). Esta suma de dinero será exigible ejecutivamente para lo
cual el presente documento presta mérito ejecutivo y las partes renuncian a los requerimientos
judiciales y extrajudiciales para ser constituidos en mora.
La cláusula penal se entiende de naturaleza sancionatoria y por tal razón, con su pago no se entiende
extinguida la posibilidad de acreditar los perjuicios a que haya lugar, por cuenta del incumplimiento.
NOVENA - MÉTODO DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Cualquier controversia originada en o
relacionada con el presente acuerdo, sus anexos y Acuerdos de Servicio, se intentará solucionar por las
partes de buena fe, a través de un arreglo directo antes de acudir al trámite arbitral aquí previsto. En
consecuencia, si surgiere alguna diferencia, cualquiera de las partes notificará a la otra la existencia de
dicha diferencia y una etapa de arreglo directo surgirá desde el día siguiente a la respectiva notificación.
Esta etapa de arreglo directo culminará a los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de su
comienzo. Si no hubiere arreglo entre las partes dentro de la etapa antedicha, cualquiera de ellas podrá
dar inicio al arbitraje institucional.
En consecuencia, la diferencia, disputa o controversia correspondiente será sometida a la decisión
definitiva y vinculante de un Tribunal de Arbitramento, conformado por un (1) árbitro designado de
común acuerdo por las Partes, si no se ponen de acuerdo lo designará la Cámara de Comercio de Bogota.
El Tribunal decidirá en derecho, aplicará la ley colombiana a los méritos de la controversia, sesionará en
la ciudad de Bogota, y se regirá por las normas de funcionamiento previstas para el efecto por dicho
Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogota.
DÉCIMO - LEGISLACIÓN APLICABLE: Al presente acuerdo se le aplicará la legislación de la Republica de
Colombia.
DÉCIMA PRIMERA - MODIFICACIONES ESCRITAS: El presente acuerdo, el (los) Anexos(s), si los hay, sólo
podrá modificarse mediante mutuo acuerdo escrito firmado por las partes; sin dicha formalidad se
reputará inexistente.
DÉCIMO SEGUNDA - VALIDEZ DE ESTIPULACIONES: Si cualquiera de las estipulaciones de este acuerdo de
confidencialidad o el texto parcial de una o más de ellas llega a ser declarado nulo o de cualquier manera
en conflicto con la legislación vigente, la validez de las demás estipulaciones no resultará afectada por tal
declaración.
La propiedad intelectual de este documento es de SMART BUSINESS INTEGRATORS SAS.
Se prohíbe su reproducción total o parcial sin autorización.
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versión: 2
fecha:30/10/2014
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En constancia, se firma el presente documento por quienes en él intervinieron, en la ciudad de Bogotá, a
los cuatro (04) días del mes de Febrero del año dos mil catorce (2.014), en dos ejemplares del mismo
tenor y validez.
Por
SMART BUSINESS INTEGRATORS SAS
Por
(EMPRESA DISTRIBUIDORA)
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C.C 11.224.733
Representante Legal y/o Apoderado
(NUMERO CEDULA REPRESENTANTE LEGAL)
Representante Legal y/o Apoderado
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Se prohíbe su reproducción total o parcial sin autorización.
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versión: 2
fecha:30/10/2014
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Elaboró
Revisó
Aprobó
Versión
2
Nombre
Camilo Eduardo Sosa
German David Ávila
German David Ávila
Fecha de aprobación
30/10/2014
Control de documentos
Cargo
Gestor de calidad
Gerente General
Gerente General
Control de cambios
Descripción de cambio
Cambios de logos
Fecha
25/10/2014
30/10/2014
30/10/2014
Aprobó
Gerente General
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